BúsquedaBUSCAR
ÍndiceÍNDICE

Resolución 36 de 2011 UGPP

Abrir documento modal
DOCUMENTO
Abrir
Búsqueda modal
BUSCAR
Abrir
Índice modal
ÍNDICE
Abrir

RESOLUCIÓN 36 DE 2011

(marzo 1o)

Diario Oficial No. 48.064 de 9 de mayo de 2011

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se crea e integra el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la entidad, se establece su reglamento y se establecen otras disposiciones.

LA DIRECTORA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,

en uso de sus facultades legales, en especial las enunciadas en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y los numerales 8 y 9 del Decreto 5021 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 446 de 1998, en su artículo 75, establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación.

Que el Decreto 1716 de 2009 establece reglas a las cuales obligatoriamente se deben acoger las entidades en la conformación de los Comités de Conciliación.

Que en consecuencia la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, debe proteger los intereses públicos y orientar las políticas de defensa de los intereses públicos al interior de la entidad y en consecuencia da cumplimiento a la creación del Comité de Conciliación, como a continuación se hace, con plena observancia a las disposiciones legales vigentes.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Créase el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, el cual actuará como instancia administrativa y como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la entidad y procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 253 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social–UGPP– estará integrado por los siguientes miembros quienes tendrán voz y voto, y de acuerdo a los temas a considerar así:

1) Miembros Permanentes

a) Director General de la entidad o su delegado, quien lo presidirá.

b) Director jurídico o su delegado.

c) Director de Soporte y Desarrollo Organizacional

2) Para los temas Pensionales:

a) Director de Pensiones.

b)) Subsidrector Jurídico Pensional.

3) Para los temas de Parafiscales

a) Director de Parafiscales.

b) Subdirector Jurídico de Parafiscales.

PARÁGRAFO 1o. La participación de los integrantes enunciados en el presente artículo será indelegable, salvo para el Director General y el Director Jurídico.

PARÁGRAFO 2o. Asistirán al Comité de Conciliación y Defensa Judicial con voz pero sin voto, el asesor de Control Interno o quien haga sus veces, el Secretario Técnico del Comité, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto y los apoderados que representen los intereses de la Unidad en cada proceso.

En la misma condición podrán invitarse a las sesiones en las que se traten temas de lineamientos de defensa jurídica del Estado o de políticas institucionales a funcionarios de las diferentes entidades del Sistema General de Pensiones.

PARÁGRAFO 3o. El Comité podrá invitar a sus sesiones al funcionario que sea designado por la Agencia Nacional Jurídica de Defensa del Estado.

PARÁGRAFO 4o. Cuando no pueda asistir el Director General ni su delegado, la respectiva sesión del Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones será presidida por el miembro del Comité que sea elegido por los integrantes del Comité presentes, quien en caso de empate decidirá finalmente sobre el asunto.

ARTÍCULO 3o. DECISIÓN Y SESIONES. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá al menos dos (2) veces al mes y/o cuando las circunstancias lo exijan.

El Comité sesionará con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto, adoptando las decisiones por mayoría simple. En caso de empate en la votación, la Directora General decidirá finalmente sobre el asunto.

PARÁGRAFO 1o. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia simple de la respectiva acta o extracto en la que consten sus fundamentos.

Las decisiones que adopte el Comité, cuando se traten temas diferentes a solicitudes de conciliaciones judiciales o extrajudiciales, constituyen políticas de prevención del daño antijurídico de obligatoria observancia por las dependencias y colaboradores de la entidad.

PARÁGRAFO 2o. Las decisiones adoptadas por el Comité, cuando se traten temas diferentes a solicitudes de conciliaciones judiciales o extrajudiciales, se podrán dar a conocer a las diferentes entidades que administran las contribuciones de la protección social y las entidades que reconocen derechos pensionales y demás prestaciones económicas asociadas.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial tendrá siguientes las funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursados en contra de la Unidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipo de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

Para tal efecto, el Comité de Conciliación y Defensa Judicial deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Unidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garantice su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al servidor público de la Dirección Jurídica de la Unidad que ejercerá la secretaría técnica del Comité.

10. Dictar su propio reglamento.

11. <Numeral adicionado por el artículo 3 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Efectuar el análisis de los casos o temas que sean presentados al Comité y emitir los conceptos o recomendaciones correspondientes.

12. <Numeral adicionado por el artículo 3 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Definir la posición jurídica y criterio institucional que deba ser asumido en el caso de existir diferencia conceptual entre las diferentes dependencias de la entidad relacionada con la interpretación y aplicación de la normatividad aplicable para la definición del mismo.

PARÁGRAFO. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público y la decisión acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

Ninguna dependencia o funcionario de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, podrá llevar a cabo conciliación alguna sin la aprobación del Comité.

ARTÍCULO 5o. SECRETARÍA TÉCNICA. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial tendrá una Secretaría Técnica que será ejercida por el funcionario de la Dirección Jurídica que designe el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la Dirección General de la Unidad y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Unidad.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Coordinar la programación de las sesiones del Comité y el envío previo de los documentos de análisis de los casos determinados en el orden del día que deban conocer con anticipación los integrantes del Comité.

7. Dar lectura al acta antes de finalizar la sesión y solicitar su aprobación por los integrantes que asistan, recolectando las firmas en el original correspondiente.

8. Solicitar al apoderado informe sobre el resultado de la audiencia de conciliación de los casos estudiados en cada una de las sesiones y copia del auto de homologación para verificar el alcance del acuerdo conciliatorio y mantener informados a los miembros de los resultados obtenidos en tal sentido para la entidad.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

10. <Numeral adicionado por el artículo 5 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Solicitar cuando se trate de temas diferentes a las solicitudes de conciliación a los responsables de elaborar los documentos soportes de los temas a discutir la presentación de los mismos con la debida anticipación, recordando la observancia de los puntos de su contenido, para que los mismos puedan ser sometidos a consideración del Comité.

11. <Numeral adicionado por el artículo 5 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Remitir cuando se trate de temas diferentes a las solicitudes de conciliación los documentos soporte de los asuntos a estudiar en cada una de las sesiones, previa verificación del cumplimiento de su contenido, con la anticipación definida en la presente resolución, confirmando la recepción de cada uno de los miembros e invitados que participarán en la discusión.

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados inmediatamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTÍCULO 6o. INFORMACIÓN DE LOS CASOS A TRATAR. La información de los temas que se llevarán al Comité de Conciliación y Defensa Judicial será remitida por el apoderado o la dependencia que conozca del asunto al Secretaría Técnica del Comité, anexando el concepto técnico, económico, financiero y jurídico que sea del caso, así como, las propuestas de solución para cada caso específico.

ARTÍCULO 7o. SOLICITUDES DE CONCILIACIÓN. Las solicitudes de conciliación judicial y prejudicial que sean radicadas ante la Unidad, serán remitidas a la Dirección Jurídica, dependencia que verificará el lleno de los requisitos previstos en la ley y asignará al apoderado del caso para que se prepare la ponencia o documento a presentar ante el Comité de Conciliación y Defensa Judicial.

ARTÍCULO 8o. DOCUMENTO DE PONENCIA PARA ANÁLISIS DEL COMITÉ. Los documentos de ponencia de estudio jurídico en Conciliación Judicial para estudio y decisión del Comité, deberán contener:

1. Datos de identificación del proceso (demandante, demandados, radicado de la demanda, despacho judicial en el cual cursa el proceso, cuantía, fecha de la audiencia de conciliación, fecha de admisión de la demanda, como mínimo).

2. Síntesis del contenido de la contestación de la demanda.

3. Argumentos y pretensiones de la demanda.

4. Problema jurídico a resolver.

5. Concepto de la Dirección Jurídica de la UGPP sobre la viabilidad o no de conciliar.

6. Recomendación al Comité.

Los documentos de ponencia de estudio jurídico en Conciliación Prejudicial o Extrajudicial para estudio y decisión del Comité, deberán contener:

1. Datos de identificación de la solicitud de Conciliación extrajudicial (convocante, convocados, radicado de la solicitud, despacho ante el cual cursa se solicitó la conciliación, cuantía, fecha de radicación, como mínimo).

2. Síntesis del contenido de la solicitud de conciliación.

3. Argumentos y pretensiones de la solicitud.

4. Problema jurídico a resolver.

5. Estudio sobre la fecha de caducidad de la acción.

6. Concepto de la Dirección Jurídica de la UGPP sobre la viabilidad o no de conciliar.

7. Recomendación al Comité.

PARÁGRAFO. El apoderado responsable de presentar la ponencia cuenta con un término de diez (10) días calendario, contados desde la fecha de radicación de la solicitud de conciliación ante la Unidad, para hacer llegar el documento de análisis.

ARTÍCULO 9o. DESARROLLO DE LAS SESIONES DEL COMITÉ. En el día y hora señalados el presidente del Comité instalará la sesión.

La Secretaría Técnica del Comité verificará el quórum e informará sobre la existencia de quórum deliberatorio y decisorio. En caso de existir comunicará sobre las justificaciones presentadas por inasistencia; dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación por parte del Comité.

Se dará la palabra al apoderado, quien hará una presentación sobre el documento de análisis del caso al Comité.

Realizada la presentación, los integrantes del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, solicitarán se absuelvan las dudas e inquietudes que se presenten y entrarán a deliberar sobre el asunto sometido a su consideración.

Una vez escuchadas las diferentes posiciones se adoptará la decisión de conciliar o no conciliar y se emitirán las recomendaciones, sugerencias e instrucciones a tener en cuenta por el apoderado al momento de realizar la defensa judicial en las diferentes etapas procesales del asunto en estudio. Estos pronunciamientos se detallarán en el acta de la sesión y serán de obligatorio cumplimiento para quienes ejercen la defensa judicial de la entidad.

Efectuado la deliberación, la Secretaría Técnica procederá a solicitar la ratificación de la decisión a cada uno de los miembros permanentes el sentido de su voto.

Evacuados los puntos del orden del día se dará lectura al acta y se solicitará la aprobación por parte de los integrantes asistentes.

Aprobado el contenido del acta el presidente del Comité levantará la sesión.

La Secretaría Técnica elaborará las respectivas actas.

PARÁGRAFO 2o. <sic> <Parágrafo adicionado por el artículo 6 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Los miembros del Comité, dentro del siguiente día hábil a la entrega del proyecto de acta para su firma deberán formular por escrito las observaciones que sobre el particular tengan. En caso de no ser formuladas en dicho tiempo se entenderá aprobado el texto.

Contenido de las actas: Las actas deberán contener:

a) Número, lugar, fecha y hora de la sesión;

b) Listado de asistentes;

c) Orden del Día;

d) Documentos Integrales que hacen parte de la sesión;

e) Desarrollo (verificación quórum): enunciación sucinta de los principales temas discutidos;

f) Sentido de la decisión, con aclaración en caso de salvamento de voto;

g) Firmas.

PARÁGRAFO 1o. PROCEDIMIENTO SESIONES VIRTUALES. <Parágrafo adicionado por el artículo 10 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. El Secretario Técnico informará a los integrantes del Comité acerca de la existencia de la circunstancia que amerite la realización de sesión virtual y la convocará mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros del Comité, así como a los apoderados e invitados especiales que deben participar en el mismo.

2. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y adjunto a la misma se remitirá la información requerida para adoptar las decisiones respectivas.

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al Secretario Técnico, máximo dentro de la media hora siguiente a la finalización de la presentación y realización de recomendación por la Subdirección respectiva.

Para tal efecto, los miembros del Comité de Conciliación podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea, utilizando para ello los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como teléfono, teleconferencia, videoconferencia, Internet, conferencia virtual o vía “chat” y todos aquellos medios que se encuentren a su disposición.

4. Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el Secretario Técnico la informará de forma inmediata por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a todos los miembros y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los miembros e invitados especiales dejando constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo adicionado por el artículo 10 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> La documentación enviada debe contener como mínimo los datos necesarios para el conocimiento de los casos, con el concepto jurídico y la exposición de los argumentos por los cuales se trata de un caso tipo, así como la ponencia del apoderado y la presentación de la Subdirección Jurídica competente para el caso.

PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 10 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> La Secretaría Técnica por el medio escogido para la realización de la sesión virtual verificará el quórum e informará por dicho mecanismo de la existencia de quórum decisorio.

ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

ARTÍCULO 11. TEMAS A DISCUTIR EN EL COMITÉ. <Artículo adicionado por el artículo 4 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Cuando se trate de asuntos diferentes a las solicitudes de conciliación se discutirán los temas que hagan parte del Orden del Día que sea aprobado por la Dirección General de la Unidad, previa propuesta presentada ante dicha dependencia por el área interesada.

El área que proponga el tema deberá enviar a la Dirección Jurídica los temas y asuntos que requieren ser tratados y sometidos al estudio del Comité, con una breve exposición de la problemática, los puntos jurídicos que considera necesario sean objeto de pronunciamiento, así como los inconvenientes que genera y el impacto del mismo en la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), con el fin de que se prepare la respectiva ponencia.

ARTÍCULO 12. SESIONES VIRTUALES DEL COMITÉ. <Artículo adicionado por el artículo 7 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  El Comité de Conciliación podrá sesionar de forma virtual, por convocatoria que haga la Secretaría Técnica.

Las sesiones virtuales podrán realizarse a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio que permita el intercambio de información entre los miembros del Comité.

ARTÍCULO 13. CONVOCATORIA SESIONES VIRTUALES. <Artículo adicionado por el artículo 8 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Una vez identificado el caso como aquellos que pueden ser objeto de sesión virtual, el Secretario Técnico informará acerca de la realización de las sesiones virtuales a los miembros del Comité e invitados por cualquier medio físico o electrónico, indicando el día, la hora y el lugar o forma de la reunión.

La citación electrónica deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la sesión virtual, el objeto de la sesión y anexar por vía electrónica el respectivo orden del día, presentación y la ponencia que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración del Comité.

PARÁGRAFO 1o. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de sesión extraordinaria presencial cuando considere y justifique que un caso amerita o requiere un estudio especial. De suceder lo anterior, dicho asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión extraordinaria presencial que deberá ser realizada dentro de los tres (3) días siguientes o en todo caso antes de la fecha de la diligencia.

ARTÍCULO 14. CASOS OBJETO DE SESIÓN VIRTUAL. <Artículo adicionado por el artículo 9 de la Resolución 690 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>  Los casos que podrán ser sometidos y decididos en sesiones virtuales son aquellos que reúnan las condiciones establecidas y aprobadas por el Comité como de caso tipo o recurrente por tener línea decisional predefinida para la actuación.

PARÁGRAFO 1o. Cuando las circunstancias así lo exijan el Comité de Conciliación podrá decidir sobre cualquier asunto sometido a su consideración mediante la realización de sesiones virtuales.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 1o de marzo de 2011.

La Directora General,

MARÍA CRISTINA GLORIA INÉS CORTÉS ARANGO.

×