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ACUERDO 23 DE 2012
(Marzo 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 15 del Acuerdo 63 de 2013>
"Por el cual se crea una Gerencia Nacional en la estructura Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones y se dictan otras disposiciones"
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 90 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 10 numeral 11 del Acuerdo 09 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que mediante el Acuerdo 015 del 30 de diciembre de 2011 se crearon las Gerencias Nacionales, Regionales, Oficinas Seccionales y Puntos de Atención de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, a partir de la estructura interna de la misma, dispuesta mediante el Decreto 4936 del 30 de diciembre de 2011.
Que el artículo 10 numeral 18 del Decreto 4936 del 29 de diciembre de 2011, "Por el cual se aprueba la Estructura Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, establece que son funciones del Presidente de la Empresa, "(...) Proponer para aprobación de la Junta Directiva, previo estudio técnico, la creación, supresión o fusión de Gerencias Nacionales, Gerencias Regionales, Gerencias Departamentales, dentro de las cuales puede autorizar la del Distrito Capital, Sucursales, Oficinas y Puntos de Atención que operen en esas Gerencias y la constitución de corresponsales en todo el país".
Que el Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, sometió a consideración y aprobación de la Junta Directiva la creación de la Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones adscrita a la Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones, con fundamento en la necesidad de que la Empresa cuente con una dependencia que tenga a su cargo la gestión financiera integral de los ingresos y egresos de los fondos; como consecuencia de lo anterior, se hace necesario realizar la modificación de las funciones asignadas a la Gerencia Económica adscrita a la Vicepresidencia Administrativa.
Que la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, en sesión del 29 de marzo de 2012, según consta en el Acta No. 35, aprobó la expedición del presente Acuerdo.
Que en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 15 del Acuerdo 63 de 2013> Crear la Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones adscrita a la Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES y en consecuencia adicionar el artículo 1o, numeral 2 del Acuerdo 015 del 30 de diciembre del 2011, "Por el cual se crean las Gerencias Nacionales, Regionales, Oficinas Seccionales y Puntos de Atención de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES.", el cual quedará así:
"ARTÍCULO 1o. ESTRUCTURA INTERNA. A partir de la Estructura Interna de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES, la cual fue aprobada mediante el Decreto 4936 de 2011, adscritas a las Vicepresidencias se crean las Gerencias Nacionales, Gerencias Regionales, Oficinas Seccionales A, B y C y Puntos de Atención Colpensiones y se establecen sus funciones para el cumplimiento del objeto de la Empresa, así:
"(...)
2. VICEPRESIDENCIA DE FINANCIAMIENTO E INVERSIONES
2.1 Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos
2.2 Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo
2.3 Gerencia Nacional de Cobro
2.4 Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones
(…)”
ARTÍCULO 2o. <Acuerdo derogado por el artículo 15 del Acuerdo 63 de 2013> Adicionar el Artículo <sic, es 3> 32. VICEPRESIDENCIA DE FINANCIAMIENTO E INVERSIONES del Acuerdo 015 del 30 de diciembre del 2011, "Por el cual se crean las Gerencias Nacionales, Regionales, Oficinas Seccionales y Puntos de Atención de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES", el cual quedará así:
"ARTÍCULO <sic, es 3> 32. VICEPRESIDENCIA DE FINANCIAMIENTO E INVERSIONES. La Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones tendrá adscritas las siguientes Gerencias Nacionales:
3.1. Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos
3.2. Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo
3.3. Gerencia Nacional de Cobro
3.4. Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones
3.1 GERENCIA NACIONAL DE INGRESOS Y EGRESOS. Son funciones de la Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos las siguientes:
1. Gestionar el cobro para la financiación de las prestaciones económicas en los temas relacionados con bonos y cuotas por cobrar.
2. Controlar la gestión para el pago y reconocimiento de bonos y cuotas partes por pagar a terceros.
3. Realizar los registros en la contabilidad de las operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de cuotas partes y bonos pensionales.
4. Controlar el vencimiento, registrar e incorporar los recursos para la financiación de las prestaciones económicas provenientes de títulos pensionales.
5. Ejecutar las acciones de cobro persuasivo hasta agotar la vía gubernativa por concepto de bonos y cuotas partes por cobrar.
6. Analizar el comportamiento histórico por concepto de ingresos y egresos que financian la seguridad social diferente de los aportes, y realizar las proyecciones para cada vigencia.
7. Realizar la gestión de liquidación, incorporación y registro contable por concepto de sentencias judiciales, cálculos actuariales cobrados y demás conceptos de ingresos diferentes de los aportes.
8. Realizar la conciliación de los ingresos con las cuentas bancarias definidas.
9. Controlar el vencimiento, registrar e incorporar los recursos para la financiación de las prestaciones económicas provenientes de títulos pensionales.
10. Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados al área.
11. Participar activamente en el establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la cultura de autocontrol, y en el cumplimiento de las responsabilidades frente al sistema integral de gestión de Colpensiones.
12. Elaborar y presentar los informes requeridos por los clientes internos y externos.
13. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.
3.2 GERENCIA NACIONAL DE APORTES Y RECAUDO. Son funciones de la Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo las siguientes:
1. Consultar, conciliar y hacer seguimiento permanente al movimiento de las operaciones bancarias relacionadas con recursos de recaudo de aportes que le corresponden.
2. Velar por la oportuna imputación y actualización de la historia laboral de los clientes a partir de los aportes que se efectúan.
3. Realizar el proceso de seguimiento a todos los procesos de conciliación e imputación con el fin de establecer los planes de acción respectivos.
4. Realizar las gestiones con las demás empresas de otros regímenes con el fin de propender por el mejoramiento y la coordinación de acciones tendientes al mejoramiento del recaudo.
5. Realizar la distribución y traslado de los recursos para la apropiación de las reservas de cada uno de los riesgos y la comisión de administración.
6. Garantizar que se genere el informe de deuda y de la deuda presunta con sus correspondientes montos de la cartera de acuerdo con la normatividad vigente.
7. Realizar las gestiones que propendan por el cobro oportuno de los aportes.
8. Dirigir y coordinar la formulación y ejecución de políticas, planes, programas, proyectos con el propósito de mejorar el recaudo de los aportes al régimen de prima media.
9. Elaborar y presentar los informes requeridos por los clientes internos y externos.
10. Realizar las tareas de fiscalización con el fin de establecer los montos de los aportes que no han realizado los empleadores en su debida oportunidad.
11. Llevar a cabo las acciones de cobro persuasivo de aportes hasta agotar la vía gubernativa.
12. Realizar acuerdos de servicio con proveedores de información tanto internos como externos, con el propósito de adelantar las tareas de depuración de la deuda presunta.
13. Realizar las acciones de cobro persuasivo en relación con los aportes.
14. Propender por una identificación plena de cada concepto de recaudo.
15. Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados al área.
16. Participar activamente en el establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la cultura de autocontrol, y en el cumplimiento de las responsabilidades frente al sistema integral de gestión de Colpensiones.
17. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.
3.3 GERENCIA NACIONAL DE COBRO. Son funciones de la Gerencia Nacional de Cobro las siguientes:
1. Ejercer y dirigir la jurisdicción coactiva de Colpensiones, acorde a las disposiciones legales vigentes.
2. Establecer, controlar y evaluar la ejecución del plan de cobro de acuerdo con las políticas establecidas por Colpensiones.
3. Ejecutar las acciones que garanticen la efectividad del proceso de jurisdicción coactiva, acorde con las normas que reglamentan la materia.
4. Determinar acciones encaminadas al efectivo cobro a los deudores de Colpensiones.
5. Expedir los actos administrativos que se requieran para ejercer la jurisdicción coactiva, de acuerdo a la normatividad legal.
6. Librar el mandamiento de pago con base en la certificación y resoluciones administrativas.
7. Expedir los actos administrativos que se requieran para decretar y aplicar medidas cautelares, destinadas a garantizar las acciones de cobro coactivo.
8. Expedir los actos administrativos que se requieran para establecer la liquidación de obligaciones a favor de Colpensiones.
9. Resolver las objeciones que se presenten relacionadas con la liquidación de obligaciones.
10. Expedir los actos administrativos que se requieran para declarar la extinción de obligaciones.
11. Expedir las comunicaciones pertinentes dirigidas al deudor para que se presente a recibir notificación del mandamiento de pago y las demás que se requieran.
12. Ordenar el recaudo de los dineros ordenados mediante fallos emitidos por las instancias competentes.
13. Suscribir compromisos de pago de acuerdo con la normatividad vigente.
14. Remitir a la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General de Colpensiones la información que se requiera en caso de iniciarse actuaciones judiciales relacionadas con la jurisdicción de cobro coactivo.
15. Resolver los recursos de reposición relacionados con la jurisdicción de cobro coactivo.
16. Intervenir en los procesos de concordato, intervención, liquidación judicial o administrativa, quiebra, liquidación forzosa, concurso de acreedores, liquidación de sociedades y sucesiones, para garantizar y obtener el pago de obligaciones a favor de Colpensiones.
17. Generar y enviar los reportes que sean necesarios para mantener actualizada la información de recaudo de cuentas por cobrar.
18. Expedir respuesta oportuna y de fondo a los de Derechos de Petición y dirigir la representación judicial de Colpensiones relacionada con Acciones de Tutela de competencia de la dependencia.
19. Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados al área.
20. Participar activamente en el establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la cultura de autocontrol, y en el cumplimiento de las responsabilidades frente al sistema integral de gestión de Colpensiones.
21. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.
3.4 GERENCIA NACIONAL DE TESORERÍA E INVERSIONES. Son funciones de la Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones las siguientes:
1. Ejecutar las políticas y procedimientos en materia de Tesorería e Inversiones para invertir los recursos provenientes del recaudo que se realice.
2. Brindar información que permita a Colpensiones como administradora de los fondos la formulación y adopción de políticas en materia financiera de su competencia.
3. Procurar que el manejo del flujo de recursos recaudados por Colpensiones sea gestionado bajo los criterios de rentabilidad y bajo costo de transacción, todo dentro de los límites de riesgo.
4. Orientar la ejecución de las actividades de administración e inversión de los dineros relacionados con los fondos a través de cuentas remuneradas o fiducia, de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas definidas por el Comité de Inversiones.
5. Proponer al Comité de Inversiones las políticas que deben regir las inversiones acorde con la normatividad vigente y con los criterios de riesgo que se definan.
6. Realizar el seguimiento al portafolio de inversiones en relación con el cumplimiento de las políticas y los estándares de riesgo que el Comité de Inversiones defina.
7. Coordinar con la Gerencia Nacional Económica, de la Vicepresidencia Administrativa, el registro contable de las operaciones del portafolio de inversiones, las cuentas de depósitos remuneradas y los registros relacionados con las cuentas de recaudo.
8. Generar los indicadores de monitoreo del portafolio de su competencia.
9. Elaborar los informes relativos a la gestión de los recursos de los fondos para someterlos a consideración de la Presidencia, Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones, de la Junta Directiva, del Comité de Inversiones y de los organismos internos y externos que, conforme a las normas vigentes, lo requieran.
10. Realizar el cumplimiento de las operaciones de la tesorería a través de los medios de pagos disponibles.
11. Generar los informes de saldos de las cuentas bancarias de los fondos a través de los canales disponibles.
12. Realizar los estudios y análisis que se requieran para el otorgamiento de los identificadores de descuento acorde con la normatividad vigente.
13. Gestionar la apertura de cuentas bancarias ante los establecimientos financieros previa solicitud de las áreas que lo demanden.
14. Administrar la cuentas y portales para definir roles de los usuarios.
15. Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados al área.
16. Participar activamente en el establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la cultura de autocontrol, y en el cumplimiento de las responsabilidades frente al sistema integral de gestión de Colpensiones.
17. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.
ARTÍCULO 3o. <Acuerdo derogado por el artículo 15 del Acuerdo 63 de 2013> Modificar el numeral 11.1 del artículo 11. GERENCIA NACIONAL ECONÓMICA del Acuerdo 015 del 30 de diciembre del 2011, “Por el cual se crean las Gerencias Nacionales, Regionales, Oficinas Seccionales y Puntos de Atención de la Administradora Colombiana de Pensiones, COLPENSIONES.", en cuento a las funciones de la citada Gerencia Nacional, adscrita a la Vicepresidencia Administrativa, el cual quedará así:
"11.1. GERENCIA NACIONAL ECONÓMICA. Son funciones de la Gerencia Nacional Económica las siguientes:
1. Dirigir el diseño de estrategias, mecanismos, procedimientos e instructivos que garanticen el registro y control presupuestal y contable de los fondos y de la Administradora y de la tesorería de la Administradora, en cumplimiento de la normatividad aplicable.
2. Dirigir la gestión financiera de la Administradora teniendo en cuenta los planes, programas y proyectos de la Empresa y las normas legales sobre la materia.
3. Elaborar y presentar los informes en materia presupuestal y contable de los fondos y de la Administradora y de la tesorería de la Administradora, que sean solicitados por las autoridades competentes y las diferentes áreas de la Empresa.
4. Realizar el seguimiento a las recomendaciones y observaciones formuladas por la Junta Directiva y entidades de control y fiscalización en materia presupuestal y contable de los fondos y de la Administradora y de tesorería de la Administradora.
5. Cumplir y hacer cumplir las normas aplicables en materia de gestión presupuestal y contable de los fondos y de la Administradora y de la tesorería de la Administradora.
6. Dirigir la elaboración de instructivos en materia presupuestal y contable de los fondos y de la Administradora y de la tesorería de la Administradora, para la correcta gestión financiera.
7. Garantizar el registro y evaluación de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la Administradora y de los Fondos.
8. Evaluar y tramitar las solicitudes de modificaciones presupuestaos y proyectar los actos administrativos correspondientes.
9. Consolidar y tramitar ante las instancias competentes las solicitudes de las áreas para realizar compromisos con plazos superiores a un año.
10. Dirigir la elaboración mensual y anual de los Estados Financieros de los fondos y de la Administradora para ser sometidos a consideración de la Vicepresidencia Administrativa.
11. Controlar la organización, manejo, archivo y custodia de Libros Oficiales y de los Estados Financieros, de acuerdo con las normas contables y del Archivo General de la Nación.
12. Garantizar la elaboración, presentación y pago oportuno de las obligaciones tributarias.
13. Garantizar la elaboración de las conciliaciones de las cuentas bancarias de la Administradora y de los fondos, salvo lo correspondiente a las cuentas de recaudo que corresponderán conjuntamente a la Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones y a la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología.
14. Elaborar, modificar y realizar el seguimiento del flujo mensualizado de Caja y las proyecciones financieras de corto plazo, de la Administradora.
15. Aplicar las metodologías de costeo que deben utilizar la Administradora y los fondos, para medir la productividad y racionalizar el uso de los recursos.
16. Participar en la identificación, medición y control de riesgos relacionados con los procesos asociados al área.
17. Participar activamente en el establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la cultura de autocontrol, y en el cumplimiento de las responsabilidades frente al sistema integral de gestión de Colpensiones.
18. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por las normas legales, reglamentarias y estatutarias.
ARTÍCULO 4o. <Acuerdo derogado por el artículo 15 del Acuerdo 63 de 2013> El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y modifica en lo pertinente el Acuerdo 015 del 30 de diciembre de 2011.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dado en Bogotá, D. C., a los 30 MAR. 2012
EL PRESIDENTE
MAURICIO OLIVERA GONZÁLEZ
EL SECRETARIO TÉCNICO
DIEGO MANRIQUE NIETO
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de febrero de 2021 - Diario Oficial No. 51567 - Enero 24 de 2021
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