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CAPITULO DECIMOTERCERO.

PAUTAS PARA LA UTILIZACIÓN Y REGLAMENTACIÓN DEL FONDO DE EDUCACIÓN.

1. Entidades solidarias que deben contar con un fondo de educación

De conformidad con el artículo 8o. de la Ley 79 de 1988, las cooperativas, las precooperativas, los organismos cooperativos de segundo y tercer grados, las administraciones públicas cooperativas y las instituciones auxiliares constituidas bajo la forma de empresas asociativas cooperativas, deben contar con un fondo de educación y un comité u órgano encargado de desarrollar las labores de educación. Este mismo es aplicable a las asociaciones mutuales, de acuerdo con los artículos 49 y 50 del Decreto 1480 de 1989.

Los demás organismos solidarios de segundo y tercer grados, las instituciones auxiliares que no adopten la forma jurídica cooperativa, los fondos de empleados y entidades restantes de la economía solidaria supervisadas pueden establecer dicho fondo, caso en el cual quedarán sometidos a las normas establecidas en el presente capítulo. De todas formas, deben realizar de modo permanente actividades de educación cooperativa y solidaria, de conformidad con el artículo 4o., numeral 7 de la Ley 454 de 1998, en armonía con el artículo 58 ibídem.

En aras de dar adecuado cumplimiento a la observación legal arriba mencionada, esta Superintendencia considera necesario hacer las precisiones y definir sus alcances, en los términos que a continuación se establecen:

2. Pautas generales

2.1. Finalidades y formas de utilización

En concordancia con lo dispuesto en la Directiva Conjunta número 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y el Departamento Administrativo de la Economía Solidaria, Dansocial, esta Superintendencia considera que de conformidad con los objetivos y actividades previstos en el artículo 88 de la Ley 79 de 1988 y el principio cooperativo de la educación expuesto por la Alianza Cooperativa Internacional, en especial, en los Congresos de Viena (1966) y Manchester (1995), las entidades solidarias supervisadas deberán dirigir y orientar sus actividades de educación a los sujetos y con las finalidades siguientes:

a) Asociados y trabajadores en general, en torno a los principios, métodos y características del sector solidario;

b) Administradores, representantes legales y trabajadores en la actividad económica que constituya el objeto social y en la capacitación necesaria para la debida administración;

c) Potenciales asociados y público en general, para fines de promoción, en los términos establecidos en el punto 5o. de la citada Directiva número 31.

De conformidad con la Ley 788 de 2002, una parte de los recursos del fondo de educación se podrá destinar para "educación formal". Esta Superintendencia estará atenta a verificar que las entidades supervisadas cumplan con esta exigencia legal, de acuerdo con la reglamentación pertinente.

2.2. Lineamientos generales para su reglamentación

En cuanto a los lineamientos o pautas generales que, en concepto de esta Superintendencia, deben considerarse en las reglamentaciones del fondo de educación, están los siguientes:

2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación.

2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación.

2.2.3. Presupuesto del fondo de educación.

2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones.

2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta número 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial.

2.2.1. Recursos con los cuales se conformará el fondo de educación. <Subnumeral modificado por la Circular 20 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> El fondo de educación se podrá conformar con los siguientes recursos:

a) Con el porcentaje de los excedentes cooperativos que destine para tal fin la asamblea general o el órgano de administración competente, el cual, por disposición legal no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) de los mismos en el caso de las cooperativas, precooperativas, organismos cooperativos de segundo y tercer grados, administraciones públicas cooperativas e instituciones auxiliares constituidas bajo la forma jurídica cooperativa o con el porcentaje establecido en el estatuto para el fondo de educación en las asociaciones mutuales o si se crea un fondo de educación en un organismo solidario no cooperativo de segundo o tercer grados, en una institución auxiliar que no adopte la forma jurídica cooperativa, en un fondo de empleados u otra entidad de la economía solidaria supervisada, en la forma y porcentaje que dispongan los estatutos o la asamblea general;

b) Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el fondo de educación;

c) Con las contribuciones de los asociados que en forma obligatoria o voluntaria se establezcan para incrementar este fondo;

d) Con las donaciones y auxilios que se realicen por personas naturales o jurídicas con destino al incremento del fondo de educación;

e) Con los demás recursos económicos que en forma oportuna y necesaria apropie el órgano de administración competente con destino al fondo de educación.

2.2.2. Pagos que pueden ser sufragados con cargo al fondo de educación. <Subnumeral modificado por la Circular 20 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo expuesto en la ley y en los términos establecidos en el Punto No 5 de la citada Directiva Conjunta No 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y el Dansocial, los ámbitos que comprende la educación solidaria, se concretarán en las siguientes actividades:

a) Cursos presenciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asistentes a dichos eventos;

b) Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación y capacitación de sus lectores;

c) Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como cintas magnéticas de grabación, películas, discos, software académicos, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios, y la creación de página web destinada a la capacitación sobre el tema de educación;

d) Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo, que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la entidad solidaria o que contribuyan a la actividad económica relacionada con el respectivo organismo solidario, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario;

e) Adquisición de bienes muebles que tengan por objeto principal dotar a las entidades de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este evento el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas de acuerdo con las necesidades particulares propias de cada entidad y el monto de los recursos destinados a la educación;

f) Pagos con destino a la "educación formal", en los términos previstos en la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Los ó rganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de educación, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecer a disposición de esta Superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a este fondo social y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6 y 7 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.

2.2.3. Presupuesto del fondo de educación. <Subnumeral modificado por la Circular 20 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> El comité de educación u órgano de administración determinado por el estatuto para orientar y coordinar las actividades de educación solidaria, deberá elaborar cada año un plan o programa de las referidas actividades con su correspondiente presupuesto, en el cual se incluirá la utilización del fondo de educación.

De conformidad con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, debe tenerse en cuenta que las entidades del sector solidario pueden prever en sus presupuestos y registrar en la contabilidad, incrementos progresivos a los fondos sociales únicamente creados por decisión de la asamblea general.

2.2.4. Requisitos y documentación para aprobación de erogaciones

El usuario del fondo de educación debe presentar la documentación necesaria y demás requisitos que comprueben la erogación educativa que demuestren la correcta utilización de los recursos entregados con cargo a este fondo.

Todos los egresos que se generen del fondo de educación, deben quedar condicionados en su cuantía a la disponibilidad y existencia de los recursos que lo constituya.

La asignación de recursos del fondo de educación estará siempre condicionado a lo previsto en la ley, los estatutos, los reglamentos, los presupuestos y a las políticas previamente adoptadas por el organismo solidario respectivo.

2.2.5. Cumplimiento de la Directiva Conjunta número 31 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y de Dansocial

Las organizaciones solidarias supervisadas deben tener en cuenta las directrices específicas señaladas en la mencionada Directiva número 31 de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y del Dansocial para el desarrollo de los programas educativos que están obligadas a adelantar y el uso adecuado de los fondos de educación, en especial, las relacionadas con el "Proyecto Educativo Social y Empresarial, PESEM", en los términos previstos en el punto 4o. de ese documento.

CAPITULO DECIMOCUARTO.

RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LAS ENTIDADES SUPERVISADAS.

1. Fuentes

a) Legales

Las mismas, como su nombre lo indica, tienen como fuente la ley y se encuentran establecidas expresamente en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998, el cual, al referirse a las inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del consejo de administración y vigilancia de las cooperativas, dispuso expresamente lo siguiente:

"Los miembros de las Juntas de Vigilancia no podrán ser simultáneamente miembros del Consejo de Administración de la misma cooperativa, ni llevar asuntos de la entidad en calidad de empleado o de asesor.

"Los miembros del Consejo de Administración no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con la entidad.

"Parágrafo 1o. Los cónyuges, compañeros permanentes, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de los miembros de la Junta de Vigilancia, del consejo de administración, del representante legal o del secretario general de una cooperativa tampoco, podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con esa cooperativa.

"Parágrafo 2o. Lo dispuesto en el primer inciso de este artículo no rige para las cooperativas de trabajo asociado."

Al respecto, es preciso advertir, que el régimen del artículo 60 de la Ley 454 de 1998, sólo opera para las cooperativas, la cual por ser una norma "prohibitiva", no puede ser aplicada por "analogía" a los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia, así como sus par ientes y allegados, de las demás entidades de economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia. Lo anterior, no es óbice para que sean acogidas e implementadas en los estatutos, evento en el cual, se convertirían en normas de obligatorio cumplimiento.

Adicionalmente, existe una "habilidad legal" para que los asociados de las entidades supervisadas puedan asistir a reuniones de asamblea general de asociados, según la cual, son asociados hábiles, para dichos efectos, "los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de acuerdo con los estatutos y reglamentos".

Para el caso de la asamblea general de "delegados", la ley no exige que los delegados convocados sean hábiles, sin embargo, si dicha habilidad está ordenada por disposición estatutaria, debe ser acatada por ser norma de obligatorio cumplimiento. Desde luego, por lo menos deben haber sido hábiles los delegados al momento de su elección. Pero si posteriormente incurren en una causal de inhabilidad, salvo disposición estatutaria en contrario, no se podría impedir la asistencia del delegado a la asamblea, pues con esto se estarían coartando indirectamente los derechos de representación de los asociados que lo eligieron al exigir un requisito que, como ya se anotó, no quedó contemplado expresamente en la ley para los delegados sino para los asociados.

Así mismo, es preciso tener en cuenta que las organizaciones de la economía solidaria deben establecer expresamente en sus estatutos, requisitos rigurosos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, con base en los criterios señalados en el parágrafo del artículo 7o. de la Ley 454 de 1998, lo que equivale a decir, que existe una "habilidad estatutaria", para poder ocupar un cargo en uno de estos órganos.

b) Estatutarias

Además de las incompatibilidades e inhabilidades expresamente consagradas por el legislador, el mismo facultó a los asociados de las entidades solidarias para que fijen en sus estatutos las que consideren convenientes, tal como se señala, por ejemplo, en el artículo 19, numeral 6 de la Ley 79 de 1988, al tenor del cual:

"Los estatutos de toda Cooperativa deberán contener:

(.)

"6. Régimen de organización interna, constitución, procedimientos y funciones de los órganos de administración y vigilancia, condiciones, incompatibilidades y forma de elección y remoción de sus miembros".

Las demás entidades de la economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia, deben estipular en sus estatutos, de acuerdo con los principios de "autogestión" y "autonomía", el régimen de inhabilidades e incompatibilidades que las gobierne.

Con fundamento en el anterior entorno normativo, es dable concluir que las inhabilidades e incompatibilidades de los miembros de los órganos de administración y vigilancia de las entidades supervisadas son de dos clases: Las contempladas en la ley y las previstas en los estatutos.

Asimismo, que dichas inhabilidades e incompatibilidades deben ser expresas y su interpretación es restrictiva, esto es, que únicamente se tendrán como tales, las expresamente señaladas por el legislador (artículo 60 de la Ley 454 de 1998 para las cooperativas) y las contempladas en los estatutos de las entidades bajo la supervisión de esta Superintendencia. No pueden aplicarse otras en forma analógica.

En cuanto a las legales, hasta el momento, el legislador sólo ha contemplado las del artículo 60 de la Ley 454 de 1998 para las cooperativas. A contrario sensu, en las demás entidades de la economía solidaria sólo existen las inhabilidades e incompatibilidades que expresamente señalen sus propios estatutos.

Cabe resaltar que el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998, es una norma imperativa de obligatorio cumplimiento para todas las cooperativas, la cual dada su jerarquía, no puede ser desconocida por una disposición estatutaria.

CAPITULO DECIMOQUINTO.

TRÁMITE DE QUEJAS DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.

Sin perjuicio del trámite legal previsto en el Capítulo Cuarto del Título Cuarto de la presente circular, que deben seguir las entidades supervisadas, cualquier queja, reclamo o denuncia de un asociado en relación con la prestación de los servicios o por la posible violación de la ley, los estatutos o reglamentos por parte de un mismo asociado o por un miembro de los órganos de administración y vigilancia, debe ser conocida y tramitada, en primera oportunidad, ante el órgano de control social previsto en la ley para cada una de ellas (órgano natural), esto es, "junta de vigilancia" en las cooperativas y en las formas de administraciones públicas cooperativas, "comité de control social" en los "fondos de empleados", "comité de vigilancia" en las precooperativas y por la "junta de control social" en las asociaciones mutuales, quien será el encargado de darle trámite y solicitar a los órganos competentes la aplicación de los correctivos pertinentes, con fundamento en las funciones asignadas en la ley y en los estatutos.

Las quejas o reclamos por asuntos especiales, que requieren de la revisión, certificación o aprobación del "revisor fiscal", por ejemplo, régimen de inversiones, cobro de intereses, devolución de aportes, objeciones sobre balances o estados financieros, libros de contabilidad, entre otros, deben ser conocidos y tramitados en primera oportunidad ante dicho órgano.

Dentro de los estatutos de las entidades de economía solidaria deben estar establecidos expresamente los "procedimientos para resolver diferencias o conflictos transigibles entre los asociados o entre estos y la entidad solidaria, por causa o con ocasión de actos cooperativos o solidarios". Para este efecto, están autorizadas para crear en su legislación interna "centros de conciliación o arbitramento", en los términos y condiciones previstos en el Decreto 1818 de 1998.

Por tanto, el trámite interno de la reclamación o queja surtido ante los órganos de control social o el revisor fiscal, debe cumplir por lo menos, los siguientes pasos:

a) Queja o reclamación por escrito ante el órgano de control social o el revisor fiscal, la cual debe contener: El objeto de la queja, las razones en que se apoya, la relación de documentos que se acompaña, y la firma del peticionario.

Si quien presenta una queja verbal afirma no saber o no poder escribir, dichos órganos de control deben recibirla y darle una copia al interesado.

Además, el interesado, deberá acreditar interés legítimo para presentar su queja;

b) Traslado de la queja a la contraparte, por el órgano de control social o el revisor fiscal, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y determinando, igualmente, el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición del quejoso, sin perjuicio de que el órgano de control ante quien se interpone la queja, resuelva directamente el asunto;

c) Respuesta de la contraparte al quejoso, la cual deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la contraparte, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la misma;

d) Invitación del órgano de control social o el revisor fiscal a las partes a resolver el conflicto a través de la conciliación o el arbitramento, siempre que el asunto sea transigible de acuerdo con la ley. La labor de dichos órganos de control en esta diligencia debe ser activa, proponiendo dentro de lo posible, fórmulas de arreglo o conciliación, siempre ajustadas a la ley, a los estatutos y a los reglamentos de la entidad. Esta etapa puede ser llevada a cabo por los órganos de control, en cualquier tiempo, dentro del plazo para resolver la queja, incluso, si lo consideran procedente, antes del traslado de la queja a la contraparte.

Debe dejarse constancia por escrito de haberse surtido este procedimiento;

e) Solicitud por escrito del órgano de control social a los órganos competentes, de la aplicación de los correctivos pertinentes para la solución de la queja.

Si la queja fue tramitada por el revisor fiscal, debe presentar su dictamen a la junta de vigilancia, para que esta última solicite la aplicación de los correctivos;

f) Plazo. Lo anterior, debe ser resuelto dentro del plazo establecido en los estatutos. A falta de disposición estatutaria, dentro de un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la queja.

La renuencia o demora injustificada por parte del órgano de control social o el revisor fiscal, para atender la reclamación del quejoso, además de dar lugar a iniciar las investigaciones administrativas contra los mismos, por incumplimiento de sus obligaciones legales y estatutarias, será tenida como prueba en su contra por esta Superintendencia, dentro de dicho proceso.

Las quejas sobre graves irregularidades al interior de las entidades, posiblemente constitutivas de "hechos punibles" o conductas sancionables por nuestro ordenamiento jurídico, que escapan del ámbito de la competencia asignada por la ley a esta Superintendencia, deben ser puestas directamente por los asociados o por los órganos de administración, control y vigilancia, en conocimiento de las autoridades judiciales competentes. Cuando de dichas irregularidades haya tenido conocimiento el órgano de control social o el revisor fiscal, directamente o por conducto de los asociados, deben, además, informar inmediatamente a esta entidad, con los soportes correspondientes, para los fines pertinentes.

CAPITULO DECIMOSEXTO.

TASA MÁXIMA DE INTERÉS QUE PUEDEN COBRAR LAS ENTIDADES SUPERVISADAS.

1. Autoridad competente para certificar el interés bancario corriente

La única autoridad competente para certificar la tasa de interés bancario corriente es la Superintendencia Bancaria, con base en el artículo 326 del Estatuto Orgánico Financiero, subrogado por el artículo 2o. del Decreto 2359 de 1993.

La Superintendencia de la Economía Solidaria no tiene atribuida expresamente ninguna facultad legal para certificar una tasa de interés corriente equivalente para el sector solidario, por lo que las entidades d e la economía solidaria para efectos de las tasas máximas de interés que pueden legalmente cobrar deben tener como punto de referencia la certificación del interés bancario corriente expedido por la Superintendencia Bancaria.

2. Tasa máxima de interés que pueden cobrar legalmente las entidades supervisadas. <Numeral modificado por la Circular 17 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Por lo anterior, las tasas de interés contempladas en la totalidad de la cartera de las entidades supervisadas no podrán sobrepasar las tasas máximas de usura, calculadas según la certificación vigente sobre interés bancario corriente emitida por la Superintendencia Bancaria, esto es, no pueden exceder en la mitad del interés bancario corriente que para el período correspondiente estén cobrando los bancos, es decir, la tasa límite de usura certificada por la Superbancaria con corte del mes inmediatamente anterior, se aplicará a la totalidad de la cartera del mes actual. En el caso de cupos de crédito, el límite máximo de tasa de interés se determinará según la tasa de interés de usura aplicable el día del desembolso.

3. Autoridades competentes para reliquidar créditos y determinar el delito de usura

No es competencia de esta Superintendencia el ordenar de manera particular a ninguna entidad que reliquide los créditos que ha otorgado para ajustarlos a las tasas máximas de interés legalmente permitidas, sino que esta decisión es competencia de la justicia ordinaria a petición de los interesados.

Igualmente, no corresponde a esta entidad sino a las autoridades penales, pronunciarse sobre la posible comisión del delito de usura con ocasión del cobro de tasas de interés por créditos.

4. De la solución de conflictos transigibles entre las entidades supervisadas y sus asociados con ocasión del cobro de tasas de interés

Los créditos que otorgan las entidades supervisadas constituyen actos cooperativos o solidarios, de conformidad con el artículo 7o. de la Ley 79 de 1988, toda vez que se trata de operaciones entre los asociados y sus entidades, en desarrollo del objeto social.

En consecuencia, debe tenerse en cuenta que antes que acudir a la justicia ordinaria, se requiere, por expresa disposición legal, surtir los procedimientos establecidos en los estatutos para solucionar conflictos transigibles entre los asociados y sus propias empresas asociativas con ocasión de dichos actos cooperativos o solidarios.

Si bien las entidades deben ajustarse a las tasas máximas de interés legalmente permitidas en las operaciones con sus asociados, toda vez que se trata de entidades en las cuales los usuarios de los servicios son los mismos asociados, dueños y gestores de la empresa que los presta ("criterio de identidad"), las dificultades económicas que tales ajustes puedan ocasionar a cada entidad supervisada, previamente a ventilarse ante la justicia ordinaria o la Superintendencia de la Economía Solidaria, debería ser objeto de soluciones concretas tomadas por los mismos asociados-usuarios y beneficiarios de los créditos de común acuerdo con las entidades vigiladas.

Estos problemas podrían ser tratados, inclusive, en asamblea general extraordinaria, debido a lo imprevisto y urgente del tema para muchas entidades.

5. Sumas que se reputan o no intereses. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el artículo 68 de la Ley 45 de 1990, “Para todos los efectos legales se reputarán intereses las sumas que el acreedor reciba del deudor sin contraprestación distinta al crédito otorgado, aun cuando las mismas se justifiquen por concepto de honorarios, comisiones u otros semejantes. Así mismo, se incluirán dentro de los intereses las sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito en exceso de las sumas que señale el reglamen to”.

La anterior disposición debe ser armonizada con lo dispuesto en el artículo 72 de la citada Ley 45, el artículo 884 del Código de Comercio, modificado por el artículo 111 de la Ley 510 de 1999, el artículo 1168 del mismo estatuto mercantil y el artículo 305 del Código Penal.

En forma complementaria, como se instruyó en el numeral 2 del presente Capítulo, ante la ausencia de reglamentación en materia de intereses en la legislación cooperativa y solidaria, es necesario y obligatorio acudir a las instrucciones o disposiciones generales que regulan la materia, en especial las impartidas por la Superintendencia Bancaria y la Junta Directiva del Banco de la República. Por tal razón, en cuanto a los alcances de las tasas de interés es preciso tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 4o de la Resolución 19 de 1998 emanada de la Junta Directiva del Banco de la República, según el cual: “El concepto de tasa de interés efectiva comprende, también, la totalidad de los costos financieros a cargo del deudor –cualquiera que sea su denominación– vinculados al préstamo o relacionados con él…”.

Como consecuencia de la normativa expuesta, esta Superintendencia entra a precisar qué sumas o cobros conforman o se reputan intereses y cuáles no.

Toda vez que los intereses son réditos de un capital, debe entenderse incluido en ellos tanto lo que se cobra por ceder el beneficio de hacer uso del dinero, como por asumir el riesgo que ello representa y, en general, todas las cargas de tipo accesorio que se derivan para el acreedor respectivo.

Así las cosas, para efectos de lo dispuesto en el artículo 1168 del Código de Comercio y el artículo 68 de la Ley 45 de 1990, debe entenderse comprendido en el concepto de interés, toda suma que reciba el acreedor directamente o por interpuesta persona, teniendo como causa el otorgamiento de un crédito, a título de depósito o de mutuo, así como aquellas sumas que el deudor pague por concepto de servicios vinculados directamente con el crédito.

En tal virtud, para fijar la tasa legalmente permitida, se reputan dentro de los intereses los cobros efectuados en el otorgamiento de los créditos de las entidades supervisadas a sus asociados, por los siguientes conceptos:

- Comisiones.

- Estudio de crédito.

- Cuotas de administración o de manejo u otra equivalente por el crédito.

- Honorarios por cobro prejurídico. <Texto tachado eliminado por la Circular 6 de 2006.>

- Otros gastos vinculados necesariamente con el crédito mismo, como la emisión y manejo de tarjeta de identificación operativa, la expedición y manejo de los cupones de pago, la evaluación de riesgos, el envío de extractos mensuales, los costos operativos y administrativos en que incurre la entidad para la puesta en marcha del negocio tales como el desarrollo y actualización de tecnología, los sistemas computacionales, papelería y nómina, entre otros. siempre y cuando se trasladen y se cobren al asociado. <Texto subrayado adicionado por la Circular 6 de 2006.>

Los anteriores conceptos que reputan interés serán los únicos a considerar en el reglamento de crédito.

<Inciso modificado por la Circular 6 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Por el contrario, no se reputan como intereses los cobros efectuados por los siguientes conceptos:

- Comisiones o cargos cobrados para terceros, por ejemplo: Seguros, operaciones de redescuento de entidades como el Fondo Nacional de Garantías, Finagro y Findeter, entre otros.

- Los honorarios de cobranza externa.

- Cuando el asociado utilice servicios adicionales de tipo tecnológico, complementarios a los básicos del producto, tales como consulta vía internet o por audio del saldo del crédito, esto no se computará como interés.

6. Límites. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

La tasa máxima de interés que pueden cobrar legalmente las entidades supervisadas a sus asociados se encuentra limitada por las previsiones legales contenidas en el artículo 884 del Código de Comercio, cuyos alcances fueron instruidos por esta Superintendencia en el numeral 2 del presente capítulo.

Para su determinación habrá de ajustarse a lo previsto en el punto anterior, a fin de que los costos financieros del crédito –expresados bajo cualquier denominación que quiera dárseles– no superen las tasas legalmente permitidas.

Lo anterior significa, que sumada la tasa de interés que se estipula expresamente en el pagaré o documento de cobro, más otro costo del crédito, por ejemplo, la cuota de manejo o de administración del crédito o cualquier otra equivalente, no puede sobrepasar el límite de la tasa de usura.

7. Reglamento de crédito y plan de amortización. <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

Con el fin de que sea más transparente y confiable el servicio de crédito prestado por las entidades solidarias a sus asociados, en adelante, cuando se otorgue un crédito se le debe entregar al asociado el plan de amortización del mismo y el reglamento de crédito del producto correspondiente.

Cuando la naturaleza de la operación activa permita establecer con claridad el monto de los pagos por concepto de capital e intereses a cargo del deudor, la entidad suministrará al cliente (asociado) una proyección de pagos, para efectos de establecer con claridad la forma como se amortizará el crédito en cada una de sus cuotas, discriminando capital e intereses.

Por extensión, cuando el asociado o posible asociado utilice otros servicios, co mo ahorros, CDAT, aportes, entre otros, se les deberá entregar el correspondiente reglamento.

Los reglamentos señalados en el presente numeral deberán ser elaborados o transcritos en un tamaño de letra legible mínimo de ocho (8) puntos.

8. Práctica no permitida <Numeral 8. eliminado por la Circular 6 de 2006>

9. Ajuste progresivo de los cobros no permitidos <Numeral 9 modificado por la Circular 6 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:>

El ajuste operará en dos sentidos:

a) Sobre la tasa de interés. Son las cuotas, comisiones o semejantes que al sumarlas a la tasa de interés del documento de cobro superan el límite de la tasa de usura, es decir, lo que se debe ajustar es el exceso cobrado sobre la tasa máxima legal permitida;

b) Sobre los aportes. Son aquellas cuotas de administración o sostenimiento que se cobran por el hecho de ser asociado. Por consiguiente, las entidades tendrán que hacer un ajuste progresivo de las mismas, en un plazo que no podrá exceder de dos (2) años, a partir de la entrada en vigencia de la Circular Externa número 008 del 23 de noviembre de 2005, de la siguiente manera:

- En el primer semestre, se debe lograr un ajuste gradual de estos montos cobrados del ciento por ciento (100%) al setenta y cinco por ciento (75%) de ese valor.

-En el segundo semestre se debe pasar del setenta y cinco por ciento (75%) del valor cobrado al cincuenta por ciento (50%).

-En el tercer semestre se debe pasar del cincuenta por ciento (50%) al veinticinco por ciento (25%).

-En el cuarto semestre se debe pasar del veinticinco por ciento (25%) al cero por ciento (0%).

A las nuevas operaciones de crédito o a los nuevos asociados que ingresen a las entidades solidarias supervisadas, no se les podrá cobrar este tipo de cuotas de administración o de sostenimiento a partir de la entrada en vigencia de la Circular Externa número 008 del 23 de noviembre de 2005.

10. Sanciones <Numeral adicionado por la Circular 8 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:>

El incumplimiento de las anteriores instrucciones de obligatoria observancia por las organizaciones solidarias supervisadas, las hará acreedoras a las sanciones administrativas pertinentes por parte de esta Superintendencia.

CAPITULO DECIMOSEPTIMO.

INSTRUCCIONES A LAS ENTIDADES SUPERVISADAS SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR EN LOS PROCESOS DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

1. Requisitos previos

1.1. De conformidad con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, las entidades supervisadas, para adelantar los procesos de liquidación voluntaria en cumplimiento del numeral 1 del artículo 107 de la Ley 79 de 1988, se someterán al régimen previsto en las disposiciones especiales consagradas en la citada Ley 79 y, en subsidio, se regirán por el Código de Comercio.

1.2. De acuerdo con los artículos 107, numeral 1 y 109 de la Ley 79 de 1988, la liquidación voluntaria es el proceso que sigue a la terminación del acuerdo solidario en forma anticipada, decisión que toman los asociados de la entidad supervisada por libre manifestación de su voluntad.

1.3. Las entidades solidarias supervisadas que se encuentren en cualquiera de las causales previstas en el artículo 107 de la Ley 79 de 1988, deberán informar al ente de supervisión, que se llevará a cabo una asamblea ordinaria o extraordinaria de asociados para tomar la decisión sobre la entidad.

Para el efecto, las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que hubieren desarrollado la actividad financiera, deberán acompañar los siguientes documentos:

a) Estados financieros del último período, mes o año, acompañado de las notas correspondientes;

b) Cálculo de la relación de solvencia;

c) Reporte sobre control al fondo de liquidez;

d) Evaluación y clasificación de cartera y régimen de provisiones;

e) Cálculo de la relación captaciones sobre aportes sociales;

f) Cálculo del activo productivo;

g) Reporte sobre riesgo de liquidez;

h) Certificación del revisor fiscal, en donde atesta o da fe pública de si existe o no cesación de pagos parcial o total.

Las entidades distintas a las mencionadas en el inciso segundo del presente subnumeral, sólo deben acompañar los documentos señalados en los literales a), d) y h) antes citados.

1.4. El ente de control evaluará la documentación suministrada de acuerdo con lo previsto en el subnumeral 1.3 del presente capítulo y tomará una decisión sobre si se prosigue con la liquidacion voluntaria o se opta por la adopción de una medida cautelar prevista en la ley. En todo caso, la Superintendencia se reserva el derecho de solicitar información financiera adicional para determinar la real situación de la entidad.

2. Supervisión del trámite de la liquidación

Las entidades supervisadas en trámite para liquidación voluntaria, deben seguir los siguientes procedimientos generales:

2.1. Realizada la evaluación de que trata el subnumeral 1.4 del presente capítulo podrá celebrarse la asamblea general de asociados ordinaria o extraordinaria convocada para tal efecto, acorde con las disposiciones legales y estatutarias.

2.2. La administración debe presentar a la asamblea general los estados financieros básicos con una antigüedad no mayor a 30 días, debidamente certificados y dictaminados, según el caso.

2.3. La administración debe presentar un informe detallado de las razones técnicas, sociales, financieras y jurídicas por las cuales se somete a consideración de la asamblea la decisión de liquidar.

2.4. Cuando las organizaciones solidarias supervisadas se disuelvan por acuerdo de los asociados en asamblea general especialmente convocada para tal efecto, la decisión requerirá del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los asistentes.

2.5. La asamblea general deberá nombrar una junta asesora, para verificar las actuaciones del proceso liquidatorio, la cual estará conformada en los términos previstos en el artículo 173 de la Ley 222 de 1995.

Las funciones de la junta asesora serán las establecidas en el artículo 178 de la Ley 222 de 1995, excepto la prevista en el numeral 7o. Cuando en dicho artículo se haga referencia a la Superintendencia de Sociedades se deberá entender Superintendencia de la Economía Solidaria.

2.6. La asamblea debe nombrar al liquidador o liquidadores, principales y suplentes, lo mismo que al revisor fiscal principal y suplente, y fijar sus honorarios. Sólo será obligatorio tener revisor fiscal, cuando los activos de la entidad solidaria superen los 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2.7. Si el liquidador o liquidadores no fueren nombrados por la asamblea o no entraren a ejercer sus funciones dentro de los treinta (30) días siguientes a su nombramiento por dicho órgano de administración, la Superintendencia de la Economía Solidaria, de oficio o a solicitud de cualquiera de los asociados, procederá a nombrarlo con cargo al presupuesto de cada entidad.

2.8. Realizada la asamblea, la entidad solidaria supervisada deberá remitir a esta Superintendencia, para el control de legalidad y la autorización de la inscripción del proceso de liquidacion voluntaria en la Cámara de Comercio, la siguiente documentación:

a) Copia del acta del consejo de administración o del órgano equivalente en las demás entidades solidarias, tomada de los libros de actas inscritos en la Cámara de Comercio, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acuerda convocar a la asamblea ordinaria o extraordinaria, fijando fecha, hora y lugar de su celebración. Si no es tomada de tales libros debe venir constancia firmada por el secretario, donde certifique que dicha acta es fiel copia del original;

b) Copia del acta de asamblea tomada de los libros de actas inscritos en la Cámara de Comercio, donde figuren elegidos los directivos competentes que están convocando actualmente. Si no es tomada de esos libros debe venir constancia firmada por el secretario, donde certifique que dicha acta es fiel copia del original;

c) Constancia expedida por la junta de vigilancia u órgano de control social equivalente en las demás entidades solidarias, sobre la publicación de la lista de asociados inhábiles, así como de su verificación y suscripción, indicando la fecha de publicación. De no existir asociados inhábiles deben hacer la correspondiente observación;

d) Copia del medio utilizado según los estatutos para hacer pública la convocatoria;

e) Copia del acta de asamblea firmada por el presidente y secretario y aprobada por la asamblea o por la comisión o comité que haya sido designado para tal efecto, la cual debe contener:

1. Número del acta, fecha, lugar y hora en que se llevó a cabo.

2. Número de asociados o delegados hábiles, convocados según el caso y el de los asistentes a la reunión.

3. Orden del día desarrollado en la asamblea.

4. Si la asamblea fue de delegados, deben anexar reglamento de la elección de los mismos y acta de escrutinio de tal elección.

5. Nombre del liquidador y del revisor fiscal, con cartas de aceptación del cargo, así como la especificación de los honorarios asignados;

f) Certificado reciente de existencia y representación legal de Cámara de Comercio;

g) Copia de los últimos estatutos debidamente aprobados.

2.9. El liquidador o liquidadores y el revisor fiscal, con sus respectivos suplentes, de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, deberán posesionarse ante la Superintendencia de la Economía Solidaria en un plazo no superior a 30 días contados desde la notificación del acto administrativo señalado en el subnumeral anterior, para cuyos efectos, tratándose de personas naturales o jurídicas, deben enviar la siguiente documentación:

a) Personas naturales

1. Copia del acta de la asamblea general donde consta la designación del liquidador y el revisor fiscal, con sus respectivos suplentes.

2. Carta de aceptación del cargo de tales designaciones.

3. Certificado de antecedentes judiciales vigente.

4. Certificado de antecedentes disciplinarios vigente.

5. Certificado de antecedentes fiscales vigente.

6. Declaración juramentada de bienes.

7. Manifestación escrita juramentada de si tienen algún vínculo con organizaciones solidarias cuya actividad sea similar o afín con el objeto social de la entidad en liquidación voluntaria; dicho vínculo estará referido a la calidad de asociado, miembro de algún órgano de administración o vigilancia o de algún cargo que tenga representación legal en tales organizaciones solidarias.

8. Manifestación escrita juramentada de que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

9. Acreditar experiencia en el ejercicio de la actividad financiera, en economía solidaria o en procesos de liquidación.

b) Personas jurídicas

En el caso de que la designación recaiga sobre una persona jurídica, se deberá allegar la documentación e información relacionada en el literal anterior del presente capítulo, en lo relacionado con las personas naturales que en su nombre o por su cuenta van a cumplir las funciones respectivas.

2.10. Evaluada la documentación la Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá la resolución de autorización o rechazo para iniciar el proceso de liquidación. Dicho acto administrativo será necesario para proceder al trámite de la posesión del liquidador y revisor fiscal nombrados por la asamblea para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera. Con todo, previa la expedición de la resolución, la Supersolidaria podrá efectuar los requerimientos que considere necesarios para completar la información y documentación pertinente.

2.11. En el caso de que el candidato a liquidador haya sido administrador de la entidad, debe presentar un informe de gestión, obtener la aprobación de cuentas por parte de la asamblea general o la junta de asociados y de la Superintendencia de la Economía Solidaria, presentar el paz y salvo de la entidad y certificación de esta última de no tener acreencia pendiente con dicho candidato. Esta aprobación debe hacerse en la misma asamblea donde se apruebe la disolución para liquidar.

2.12. El liquidador principal, una vez posesionado debidamente ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberá elaborar y presentar ante esta misma entidad el inventario de la masa activa y pasiva a liquidar, dentro de los treinta (30) días siguientes a la inscripción en la Cámara de Comercio. Este inventario debe coincidir con el presentado a la asamblea general para la liquidación, so pena de perder eficacia el proceso de liquidación.

2.13. El liquidador tendrá la obligación de informar a los acreedores sobre el inicio de la liquidación de la entidad solidaria, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas de la entidad. Copia de dicho aviso será enviada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cuyos archivos estará a disposición del público.

2.14. Dentro de los diez (10) días siguientes a la publicación del aviso, los acreedores de la entidad solidaria podrán manifestarse en relación con el inventario y, si es del caso, solicitar al liquidador la realización de los ajustes pertinentes, quien, vencido el plazo, presentará un informe a la Superintendencia de la Economía Solidaria al respecto.

2.15. El liquidador deberá inscribir el proceso de liquidación en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad solidaria.

Una vez inscrito en la Cámara de Comercio el liquidador enviará a la Superintendencia de la Economía Solidaria copias de las pólizas de manejo, el aviso de prensa y del certificado de Cámara de Comercio donde figure registrada la respectiva organización solidaria.

2.16. Una vez aprobado el inventario por parte de esta Superintendencia, el proceso de liquidación queda bajo la responsabilidad de la asamblea general y del liquidador.

2.17. El liquidador o liquidadores, presentarán a la asamblea anualmente, los informes relacionados con el estado de la liquidación, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de cada año y al término de su gestión, acompañados de:

a) Estados de liquidación junto con sus notas;

b) Estados financieros básicos junto con sus notas;

c) Informe de gestión.

2.18. Finalizada la gestión del liquidador o los liquidadores, convocarán a la junta de asociados o a la asamblea, para que aprueben las cuentas de la liquidación y el acta final de la misma, la cual deberá contener el nombre de la organización u organizaciones de la economía solidaria receptoras a quienes se les transferirán los remanentes de la liquidación, de acuerdo con lo previsto en los estatutos. Estas decisiones podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría de los asociados que concurran.

2.19. Si hecha debidamente la convocatoria no concurre ningún asociado, el liquidador o los liquidadores convocarán en la misma forma a una segunda reunión de asamblea, para dentro de los diez (10) días hábiles siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ningún asociado, se tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas.

2.20. La Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá un acto de cierre del proceso liquidatorio, con base en la siguiente documentación que deberá enviar el liquidador:

a) Acta final de liquidación. Si la misma no es tomada de los libros deberá adjuntarse constancia firmada por el secretario del acta donde se certifique que es fiel copia del original;

b) Balance final con las cuentas saldadas dictaminado por el revisor fiscal o para aquellas que no lo requerían de acuerdo con sus activos, por el contador;

c) Informe dictaminado por el revisor fiscal o el contador, según sea el caso, sobre la no existencia de pasivos;

d) En el caso que exista remanente en la liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 121 de la Ley 79 de 1988, la entidad receptora de los saldos del remanente de liquidacion transferidos por el organismo solidario, deberá expedir con destino a esta Superintendencia una certificación de los recursos recibidos;

e) Estado de cuenta expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Surtido el procedimiento señalado en el presente numeral el liquidador solicitará la cancelación del registro de la entidad objeto de liquidación ante la C ámara de Comercio respectiva. Expedido el certificado deberá enviarlo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a esta Superintendencia, momento en el cual finalizará su gestión.

Además de estos procedimientos, los procesos de liquidación voluntarios deben cumplir en su totalidad con las disposiciones y trámites contemplados en las leyes especiales para los organismos solidarios, particularmente, en la Ley 79 de 1988 y, en subsidio, con las del Código Civil, Código de Comercio, Estatuto Tributario, normas fiscales locales y demás complementarias dentro del régimen vigente para las sociedades constituidas en Colombia, así como con las disposiciones estatutarias y reglamentarias de cada entidad solidaria.

3. De las generalidades de ley

3.1. De conformidad con el artículo 111 de la Ley 79 de 1988, disuelta la entidad solidaria, las determinaciones de la junta de asociados o de la asamblea deberán tener relación directa con la liquidación y no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto social y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. En tal caso, deberá adicionar a su razón social la expresión "en liquidación".

3.2. Durante el período de la liquidación la junta de asociados o la asamblea se reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para sus sesiones ordinarias. Así mismo, cuando sea convocada por el o los liquidadores a iniciativa propia o previa instrucción de la Superintendencia de la Economía Solidaria en tal sentido.

Los asociados podrán reunirse cuando lo estimen necesario para conocer el estado de la liquidación y dirimir las discrepancias que se presenten entre los liquidadores.

La convocatoria se hará por un número superior al 20% de los asociados de la organización de la economía solidaria al momento de su disolución.

3.3. Las organizaciones solidarias que se encuentren en proceso de liquidación estarán obligadas a continuar con la contabilidad y registro de todas sus operaciones, conforme a lo dispuesto sobre el particular en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993, en el Plan Unico de Cuentas (Resolución 1515 de 2001) y a los procedimientos contables adoptados por esas organizaciones.

Así mismo, deberán llevar los libros principales: Diario, mayor y balance, o los folios de las formas continuas debidamente registrados en la Cámara de Comercio y los auxiliares o tarjetas que faciliten la comprobación de las cifras de los estados financieros.

Las operaciones deberán registrarse en los libros principales a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia, dejando constancia en el evento de que en alguno de los meses no se presente movimiento operacional.

La Superintendencia de la Economía Solidaria, en desarrollo de sus funciones de inspección y vigilancia, podrá solicitar en cualquier momento, informes parciales o globales del proceso de liquidación para verificarlos, requiriendo cuando lo estime necesario, documentos adicionales o efectuando visitas de inspección.

3.4. A partir del momento en que se ordene la liquidación, las obligaciones a término a cargo de las organizaciones solidarias se hacen exigibles, pero sus bienes no podrán ser embargados.

El pago de las obligaciones se realizará en los términos previstos en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 36 de la Ley 50 de 1990 (artículo 157 del Código Sustantivo del Trabajo).

4. De los requisitos y responsabilidades del liquidador

4.1. La Superintendencia de la Economía Solidaria, sin perjuicio de sus atribuciones legales, ordenará la remoción del liquidador o liquidadores en cualquiera de los siguientes casos:

a) Cuando el liquidador o liquidadores falten a sus deberes legales y estatutarios;

b) Cuando sobre el liquidador, persona natural o jurídica, recaigan sanciones de tipo disciplinario, penal, civil o administrativo que afecten la idoneidad del proceso liquidatorio;

c) Cuando a juicio del Superintendente se presenten situaciones extraordinarias que afecten la idoneidad del proceso liquidatorio.

Todo lo anterior, sin perjuicio de la facultad de remoción que tiene la asamblea general.

4.2. Las funciones del liquidador o liquidadores cesarán en los siguientes casos:

a) Como consecuencia de su renuncia debidamente aceptada;

b) En caso de remoción;

c) En caso de muerte de la persona natural, o disolución de la persona jurídica designada como liquidadora;

d) Cuando no preste caución o se niegue a reajustarla;

e) Cuando termine el proceso de liquidación.

4.3. De conformidad con el artículo 113 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 231 del Código de Comercio, cuando se designe un número plural de liquidadores estos actuarán de consuno y las discrepancias que se presenten entre ellos serán resueltas por los asociados con el voto de la mayoría absoluta de estos. En todo caso, el liquidador o liquidadores tendrán la representación legal de las organizaciones solidarias supervisadas en proceso liquidatorio voluntario.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 115 de la Ley 79 de 1988, el liquidador o liquidadores informarán en forma oportuna y adecuada a los acreedores y a los asociados sobre el estado en el que se encuentra la liquidación.

4.4. La responsabilidad del proceso de liquidación de las organizaciones solidarias supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, estará exclusivamente a cargo del liquidador o liquidadores designados para el efecto, posesionados (para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera) y debidamente registrados ante la Cámara de Comercio respectiva.

Para todos los efectos legales, los bienes inventariados y el avalúo de los mismos, debidamente conformados, determinarán los límites de su responsabilidad. El liquidador o liquidadores responderán de los perjuicios que por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes cause a los asociados o a terceros con interés legítimo en el proceso de liquidación.

4.5. Serán deberes del liquidador o liquidadores los siguientes:

a) Ejecutar todos los actos tendientes a la realización de la liquidación de la organización solidaria rápida y progresiva;

b) Elaborar inventario de los activos patrimoniales, de los pasivos de cualquier naturaleza, de los libros y de los documentos y papeles, dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación del cargo o a la posesión, según el caso;

c) Continuar y concluir las operaciones pendientes al tiempo de la disolución y celebrar todos los actos y contratos requeridos para el desarrollo de la liquidación. En todo caso, tal continuación no podrá referirse a la preparación o ejecución de actos que impliquen el desarrollo del objeto social;

d) Continuar con la contabilidad de las org anizaciones solidarias en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren debidamente registrados. En caso de no ser posible deberá proveer a su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la Cámara de Comercio respectiva;

e) Exigir cuentas comprobadas de su gestión a las personas que hayan manejado intereses de la organización solidaria y no hayan obtenido la aprobación correspondiente de conformidad con la ley o los estatutos;

f) Liquidar y cancelar las cuentas de la organización solidaria con terceros y con cada uno de los asociados;

g) Cobrar los créditos, percibir su importe y otorgar las correspondientes aprobaciones;

h) Enajenar los bienes de la organización solidaria;

i) Llevar y custodiar los libros y correspondencia de la organización solidaria y velar por la integridad de su patrimonio;

j) Obtener la restitución de los bienes sociales que estén en poder de los asociados o de terceros, a medida que se haga exigible su entrega, lo mismo que a restituir los que no sean de propiedad de la entidad solidaria;

k) Rendir cuentas o presentar estados de la liquidación, cuando lo considere conveniente o se lo exijan los asociados o el ente de supervisión;

l) Promover acciones de responsabilidad civil o penal contra los asociados, administradores, revisores fiscales y funcionarios de la organización solidaria en liquidación, y en general, contra cualquier persona a la cual pueda deducirse responsabilidad;

m) Mantener y conservar los archivos de las organizaciones solidarias;

n) Informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el cambio de domicilio y residencia cuando sea el caso, así como suministrar toda la información y documentación que sea requerida por esta entidad de supervisión;

o) Los demás que se deriven de la naturaleza de la liquidación y del propio mandato.

4.6. No podrán ser designados como liquidador o liquidadores las personas naturales o jurídicas que se encuentren incursas en alguna(s) de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, así como en las de los estatutos de la entidad en liquidación voluntaria.

Los liquidadores tienen el carácter de "administradores" de conformidad con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, por lo tanto, están sometidos a los deberes, responsabilidades, prohibiciones y demás aspectos contemplados legalmente para tales administradores.

Además, deben adelantar los procesos de liquidación teniendo en cuenta las siguientes disposiciones:

a) No podrán adquirir bajo ningún título los activos que se realicen con motivo de la liquidación;

b) No pueden vender los activos de la liquidación a parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil;

c) Para desarrollar el proceso de liquidación deben contratar al personal mínimo requerido, teniendo en cuenta en todo caso la capacidad e idoneidad profesional;

d) Para desarrollar la labor, toda persona vinculada al proceso de liquidación debe tener claramente definidas sus funciones y responsabilidades;

e) Deben adelantar con la debida diligencia el proceso liquidatorio a su cargo, cumpliendo a cabalidad con lo estipulado en las normas vigentes para los liquidadores;

f) Ninguna persona natural o jurídica podrá ser designada como liquidador en más de cinco (5) organizaciones solidarias, directamente o como administrador de otras personas jurídicas inscritas en la lista elaborada por la Superi ntendencia de la Economía Solidaria.

4.7. En los casos en que el liquidador no hubiere sido designado por la asamblea o habiéndolo sido no se posesione para el caso de las cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, así como en aquellos eventos en los que la ley lo establece, corresponde designarlo(s) a la Superintendencia de la Economía Solidaria.

En los casos en que los liquidadores sean nombrados por la asamblea general o por la Supersolidaria, se deberán observar los requisitos previstos en el Capítulo Décimo, Título Quinto de la presente circular.

Quienes aspiren a ser designados liquidadores estarán obligados a mantener actualizada la información mencionada en el citado Capítulo Décimo, Título Quinto de esta circular.

4.8. Cuando el liquidador se separe del cargo por renuncia o remoción deberá rendir cuentas de su gestión a la junta de asociados o a la asamblea, mediante exposición razonada y detallada de los actos de gestión de los negocios, bienes y haberes de la organización solidaria en liquidación y del pago de las acreencias y restitución de bienes. Así mismo, deberá rendir un informe sucinto respecto del estado de los procesos que se adelanten en la que sea parte o sujeto procesal la entidad en liquidación o que esta tenga algún interés en los mismos. Dichas cuentas deberán estar debidamente soportadas.

Si dicha separación del cargo del liquidador es en cooperativas que hubieren desarrollado la actividad financiera, el nuevo liquidador deberá tomar posesión ante la Superintendencia de Economía Solidaria, cumpliendo los requisitos establecidos anteriormente en este capítulo.

4.9. Los honorarios del liquidador o liquidadores serán fijados por la asamblea general, y se definirán en el mismo acto de su nombramiento.

Cuando el proceso sea adelantado por una persona jurídica, los honorarios serán liquidados y cancelados a la organización liquidadora y en ningún evento podrá asignarse honorarios a las personas naturales que en su nombre atiendan el proceso.

La Superintendencia de la Economía Solidaria fijará, mediante resolución, los honorarios de los liquidadores nombrados por ella, los cuales se establecerán teniendo en cuenta las condiciones económicas, financieras y el monto de activos de la entidad solidaria.

Cuando la asamblea general no fije los honorarios del liquidador o los liquidadores nombrados por ella, se tomarán los valores expresados en la resolución de que trata el inciso anterior expedida para tal fin.

5. Del pago de obligaciones

5.1. En primer término, debe procederse al pago de los depósitos captados y demás acreencias que no forman parte de la masa de liquidación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988 y normas concordantes.

Este subnumeral no aplica para los fondos de empleados, de acuerdo con el inciso tercero del artículo 16 del Decreto 1481 de 1989, en concordancia con el artículo 21 del mismo decreto.

5.2. <Subnumeral modificado por la Circular 20 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con la legislación vigente, especialmente, del artículo 120 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 36 de la Ley 50 de 1990, establecida la masa de liquidación, y una vez atendido el pago de la no masa, deberá procederse al pago de acuerdo con el siguiente orden de prioridades:

a) Salarios, compensaciones en las cooperativas de trabajo asociado y prestaciones sociales ciertos y ya causados al momento de la disolución;

b) Gastos de liquidación;

c) Obligaciones fiscales;

d) Créditos hipotecarios y prendarios;

e) Obligaciones con terceros;

f) Aportes de los asociados.

6. Pólizas

6.1. Los liquidadores garantizarán por el tiempo en que desarrollen su labor, el adecuado ejercicio de su gestión a través de póliza de manejo y cumplimiento, cuya vigencia será igual a la duración del proceso, así:

RANGO DE ACTIVOS ASEGURADO VALOR

De 0 a 500 millones 10%

Mayor de 500 millones y hasta 1.000 millones 5%

Mayor de 1.000 millones y hasta 5.000 millones 2.5%

Mayor de 5.000 millones 1%

6.2. Las pólizas serán tomadas por las organizaciones solidarias en liquidación, quienes serán las beneficiarias de las indemnizaciones en caso de ocurrir el riesgo amparado y se mantendrán vigentes durante el período de la liquidación.

7. Sanciones

El incumplimiento de las disposiciones establecidas en este capítulo, especialmente, la no rendición de cuentas, la negligencia en el cumplimiento de las obligaciones o el abandono del proceso, dará lugar a que la Superintendencia de la Economía Solidaria aplique las sanciones correspondientes, según la gravedad del hecho y comunique a los organismos de control respectivos las irregularidades en que hubieren podido incurrir los infractores.

8. Otras disposiciones

8.1. En el acto de cierre del proceso liquidatorio de que trata el subnumeral 2.20 del numeral 2 del presente capítulo, también se decidirá la cancelación del registro de las organizaciones solidarias supervisadas, la cual deberá ser notificada, tanto al representante legal (liquidador) como a los terceros que puedan tener algún interés en el proceso, de conformidad con las normas establecidas en el Código Contencioso Administrativo para dichos casos.

El liquidador o liquidadores y el revisor fiscal, serán responsables por los actos u omisiones en que hayan podido incurrir por violación de las leyes, decretos, resoluciones y demás normas legales dentro del proceso de liquidación.

8.2. Una vez cancelada la personalidad jurídica de las organizaciones solidarias, el liquidador deberá disponer lo concerniente a la guarda de los archivos, los cuales estarán a disposición de los interesados hasta por un término de cinco (5) años. Vencido el término, los documentos se podrán destruir, una vez sean reproducidos en cualquiera de los medios estipulados en la ley.

CAPITULO DECIMOCTAVO.

COBRO Y AUTOLIQUIDACIÓN DE LAS TASAS DE CONTRIBUCIÓN.

La Superintendencia de la Economía Solidaria de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 454 de 1998, procederá a efectuar en dos cobros, uno, antes del 1o. de febrero y otro, antes del primero de agosto de cada año, la tasa de contribución que deberán pagar las entidades supervisadas, la cual se realizará por autoliquidación.

Actualmente, para el primer cobro de la tasa de contribución para el año 2003 se expidió la Circular Externa número 0002 del 27 de enero de 2003, así:

El pago de la primera cuota de contribución debe realizarse a partir del primero (1o.) de febrero de 2003 hasta el catorce (14) del mismo mes, por medio de presentación de formulario de autoliquidación en original y dos copias, según el convenio número 740 del Megabanco S.A., entidad encargada del recaudo. La omisión del pago, o la extemporaneidad ocasionará las sanciones establecidas en la ley.

Para el pago, las organizaciones sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria tendrán en cuenta los factores de liquidación contenidos en el formulario, casilla cuatro D (4D), aplicando la fórmula que aparece en el numeral cinco A (5A).

Las tasas de contribución por niveles de supervisión fijadas por la Superintendencia con la aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el primer semestre del año 2003 son las siguientes:

Primer nivel de Supervisión 0.65 por mil

Segundo nivel de Supervisión 0.35 por mil

Tercer nivel de Supervisión 0.20 por mil

El formulario de autoliquidación y las instrucciones para diligenciarlo se encuentran en la pagina web de la Superintendencia de la Economía Solidaria (www.supersolidaria.gov.co) rectángulo Autoliquidación; o puede conseguirse a través de las asociaciones de los organismos solidarios: Ascoop, Acsa, Fescor, Cicobol, Integramos, Unicoop, Asacoop, Asocoop, Asocoris, Fedecauca, Analfe, Quindío Solidario, Cordesu, Acovalle, Adesomag, Sicoocer, Ucollanos y Megabanco; o directamente en la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Las tasas de contribución que no se cancelen en los términos fijados por la Supersolidaria, serán cobradas por el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Jurídica de esta Entidad.

CAPITULO DECIMONOVENO.

DISPOSICIONES DE LA ÚLTIMA REFORMA FINANCIERA (LEY 795 DE 2003) SOBRE FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA Y OTRAS NORMAS QUE COBIJAN A LAS ENTIDADES SOLIDARIAS SUPERVISADAS.

La Ley 795 de 2003 en cuanto a las entidades solidarias supervisadas trae las siguientes novedades en su articulado:

1. "Artículo 98. El artículo 34 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

"Artículo 34. Entidades sujetas a su acción. El Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria la inspección, vigilancia y control de las cooperativas y de las organizaciones de la Economía Solidaria que determine mediante acto general, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado. En el caso de las cooperativas de ahorro y crédito multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, las funciones serán asumidas por esta Superintendencia, mediante el establecimiento de una delegatura especializada en supervisión financiera, la cual recibirá asistencia tecnológica, asesoría técnica y formación del recurso humano de la Superintendencia Bancaria.

"Para el efectivo ejercicio de sus funciones, así como de los objetivos de la supervisió n, el control y la vigilancia asignados por la Constitución Política y las leyes, el Superintendente de la Economía Solidaria contará con las facultades previstas para el Superintendente Bancario, en lo que resulte aplicable a las entidades sujetas de su vigilancia. En consecuencia, el régimen de toma de posesión previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero se aplica a las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de Economía Solidaria en lo que resulte pertinente de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional."

2. "Artículo 99. El artículo 37 de la Ley 454 de 1998 quedará así:

"Artículo 37. Ingresos. Los recursos necesarios para cubrir los gastos de funcionamiento e inversión que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria provendrán de los siguientes conceptos:

"1. Tasa de contribución. Corresponde a las contribuciones pagadas por las entidades vigiladas y se exigirán por el Superintendente de la Economía Solidaria.

"Para estos efectos, el Superintendente de la Economía Solidaria deberá, el 1o. de febrero y el 1o. de agosto de cada año, o antes, exigir a las entidades mencionadas el pago de la contribución. El manejo y administración de estos recursos estarán a cargo de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

"El monto de la contribución impuesta a las entidades vigiladas deberá guardar equitativa proporción con sus respectivos activos.

"2. Otros ingresos.

"a) Los recursos que se le transfieran del Presupuesto General de la Nación;

"b) Los recursos que se obtengan por la venta de sus publicaciones, de los pliegos de licitación o de concurso de méritos, así como de fotocopias, certificaciones o constancias;

"c) Los aportes, subvenciones o donaciones que reciba para el cumplimiento de sus fines;

"d) Los cánones percibidos por concepto de arrendamiento de sus activos;

"e) Los recursos provenientes de los servicios que preste la entidad;

"f) Los recursos originados en la venta o arrendamiento de los sistemas de información y programas de computación diseñados y desarrollados por la entidad;

"g) Los intereses, rendimientos y demás beneficios que reciba por el manejo de sus recursos propios;

"h) Los demás ingresos que le sean reconocidos por las leyes."

3. "Artículo 110. Las entidades que en desarrollo de la parte final del inciso segundo del artículo 72 de la Ley 79 de 1988 presten directamente servicios de previsión, asistencia y solidaridad podrán crear una cooperativa que administre los productos relacionados con tales fines, la cual no estará sujeta a lo previsto en los artículos 33 inciso primero, 50 y 92 inciso segundo de la Ley 79 de 1988 en los términos que establezca el Gobierno Nacional. Los asociados de la cooperativa que le dio origen a la cooperativa así constituida, podrán utilizar los servicios de la nueva cooperativa, así como los asociados de otras cooperativas que participen en su conformación. En este último caso, las decisiones se adoptarán según lo previsto en el artículo 96 de la Ley 79 de 1988."

4. "Artículo 111. No constituyen actividad aseguradora los servicios funerarios, cualquiera sea su modalidad de contratación y pago, mediante los cuales una persona, o un grupo determinado de personas, adquiere el derecho de recibir en especie unos servicios de tipo exequial, cancelando oportunamente las cuotas fijadas con antelación.

"Parágrafo 1o. Para efectos de lo previsto en el presente artículo se entiende por servicios funerarios el conjunto de actividades organizadas para la realización de honras fúnebres; pueden constar de servicios básicos (preparación del cuerpo, obtención de licencias de inhumación o cremación, traslado del cuerpo, suministro de carroza fúnebre para el servicio, cofre fúnebre, sala de velación y trámites civiles y eclesiásticos), servicios complementarios (arreglos florales, avisos murales y de prensa, transporte de acompañantes, acompañamientos musicales) y destino final (inhumación o cremación del cuerpo).

"Parágrafo 2o. Las empresas que actualmente ofrecen contratos de prestación de servicios funerarios, en sus diferentes modalidades, contarán con un plazo máximo de dos (2) años, contados a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, para adecuarse a lo previsto en el presente artículo."

CAPÍTULO VIGÉSIMO.

<Capítulo Vigésimo adicionado por la Circular 4 de 2005, El nuevo texto es el siguiente:>

"Esta Superintendencia con base en la facultad prevista en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, considera necesario impartir las siguientes instrucciones de obligatoria observancia, en relación con las funciones legales y estatutarias que deben cumplir los miembros de los órganos de control social de las entidades vigiladas.

"En primer término, es pertinente aclarar que, con excepción del máximo órgano de la administración (Asamblea General), los demás órganos de administración y vigilancia de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, tienen el mismo nivel jerárquico dentro de la estructura de las organizaciones, es decir, no existe superioridad del uno respecto del otro, puesto que tanto los miembros del Consejo de Administración o de la Junta Directiva (o quien desempeñe las funciones de órgano permanente de administración), como los miembros de la Junta de Vigilancia o del Comité de Control Social (o quien desempeñe las funciones de control social), son igualmente elegidos por la Asamblea General para el cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias y estas deben ser ejercidas de forma autónoma e independiente, con fundamento en el principio solidario previsto en el numeral 8º del artículo 4º de la citada Ley 454.  

"En consecuencia, y con el fin de preservar los derechos fundamentales de que trata el artículo 23 de la Ley 79 de 1988, todas las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán publicar en el medio de información institucional que posean (cartelera, periódico, revista, página web, etc.) el nombre de los integrantes de los diferentes órganos de administración, control y vigilancia de la entidad, una vez estos hayan sido elegidos por la asamblea general. En el caso de las entidades que requieran posesión de sus cuerpos directivos ante esta Superintendencia, la publicación arriba mencionada deberá hacerse en cuanto se surta este trámite legal. Esta información contendrá como mínimo:

"- Nombre del elegido, documento de identificación y órgano al que pertenece.

"Cuando se trate de una organización que tenga diferentes agencias o sucursales y existan tales órganos, deberá hacerse lo pertinente en las respectivas regionales.       

"Por lo expuesto, con el fin de que el ejercicio de los órganos de control social permita el fortalecimiento y desarrollo de los principios de autonomía, autoc ontrol y autogobierno y para hacer eficaz y eficiente el papel de dichos órganos, se definen los siguientes parámetros, los cuales serán de obligatorio cumplimiento:

"1. Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente, las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 454 de 1998 y en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria en lo que hace referencia al Control Social Interno y Técnico (Circular Externa número 007 de 1999).

"2. Expedir su propio reglamento, que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del Presidente, Vicepresidente y Secretario, o de quienes hagan sus veces, los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y, en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano de control social.

"3. Inscribir ante la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización, el libro de actas correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo órgano de control social.

"4. Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, los estatutos de la entidad, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de Educación y Solidaridad, cuando hubiere lugar a ello.

"5. Revisar como mínimo semestralmente, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por estos, se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el ente de control social.

"6. En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el órgano de control social detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, la Junta de Vigilancia o el Comité de Control Social o quien haga sus veces, deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.

"7. Cuando el órgano de control social tenga la competencia estatutaria de adelantar las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el "régimen de sanciones, causales y procedimientos" estatutario referido en el numeral 4º del artículo 19 de la Ley 79 de 1988 y el debido proceso y el derecho de defensa. En tales investigaciones internas se deberá observar, como mínimo, las siguientes etapas, las cuales deben tener un tiempo o plazos razonables para cada una de ellas:

"a) Auto de apertura de investigación;

"b) Pliego de cargos al investigado donde debe señalarse las normas presuntamente violadas;

"c) Notificación del pliego de cargos;

"d) Descargos del investigado;

"e) Práctica de pruebas;

"f) Traslado, con sus recomendaciones, al órgano de administración competente para aplicar las sanciones;

"g) Notificación de la sanción por parte del órgano competente;

"h) Posibilidad de presentación de los recursos a que haya lugar;

"i) Resolución, por parte las instancias competentes, de los recursos interpuestos.

"Si no es el órgano de control social quien adelanta la investigación, este deberá velar porque quien adelante las investigaciones respete los lineamientos previstos en este numeral.

"8. Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados ante el Consejo de Administración o Junta Directiva o quien haga sus veces o ante el representante legal, a fin de verificar la atención de las mismas. Cuando se encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar los motivos que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la aplicación de los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá del mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata.

"El presente seguimiento deberá generar un informe que debe estar a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en el libro de actas respectivo.

"El precitado documento debe hacer parte del informe de actividades que el órgano de control social presenta a la asamblea general cada año.

"9. En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, este debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda, la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios.

"Asimismo, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos en la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen o en el plazo establecido en el estatuto, siempre que este no sea superior a 15 días hábiles.

"10. Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quién puede participar en la asamblea o para elegir delegados de acuerdo con la ley, el estatuto y los reglamentos. Esta es una función exclusiva de los órganos de control social.

"Todas estas disposiciones deben ser cumplidas por el órgano de control social, sin perjuicio del cumplimiento a lo establecido en las Leyes 79 de 1988, 454 de 1998 y en el artículo 109 de la Ley 795 de 2003 o en las normas que las modifiquen, adicionen o complementen y en sus estatutos y reglamentos.

"Adicionalmente, vale la pena recordar que, según lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998, los miembros del órgano de control social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos y sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valorac ión y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.

"Igualmente se recuerda a los miembros de los órganos de administración que están en la obligación de prestar toda la colaboración requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social.

"Por lo aquí expuesto, y ante la importancia de las funciones que ejercen los miembros que integran las instancias administrativas y de control y vigilancia, la Superintendencia de la Economía Solidaria reitera una vez más a todas sus entidades vigiladas, que en los estatutos de dichas organizaciones se deben establecer requisitos rigurosos para acceder a los cargos de los órganos de administración y vigilancia. Las entidades que a la fecha de la expedición de la presente circular no lo hayan hecho, deberán hacer la respectiva reforma estatutaria, a más tardar en la próxima reunión de asamblea general que celebren y, posteriormente, enviar dicha documentación a esta Superintendencia para el respectivo control de legalidad."

TITULO SEXTO.

DE LAS CIRCULARES INTERPRETATIVAS VIGENTES

Y NORMAS DEROGADAS.

1. Circulares interpretativas vigentes

Las siguientes circulares externas interpretativas expedidas por esta Superintendencia, las cuales no son reglamentarias sino conceptuales, no pierden su vigencia:

" 001 de 1999, modificada por la 011 de 2002.

" 007 de 1999.

" 017 de 2000.

" 020 de 2000.

" 007 de 2001.

Las mismas hacen parte integrante de la presente circular (ANEXO 2).

2. Normas derogadas

Las demás circulares y resoluciones reglamentarias expedidas por esta Superintendencia quedan derogadas con la presente circular, así como las expedidas por el Dancoop y el Dansocial en materia de supervisión.

<Resolución adicionada con el texto de la Resolución 1121 de 2003.  El nuevo texto es el siguiente: >

Resolución 1121 de 2003 <Resolución 1121 de 2003 derogada por la Circular 7 de 2004>

<Adicionada por la Circular 2 de 2006. El texto de la Circular 2 de 2006 es el siguiente:>

ASUNTO: Información base para efectuar seguimiento a los procesos de liquidación forzosa administrativa.

1. OBJETIVOS

Obtener la información básica para adelantar y soportar el seguimiento integral y permanente sobre los procesos de liquidación forzosa administrativa, en lo relacionado con las áreas administrativa, financiera, de gestión y legal.

Contar con información histórica, actualizada y unificada de las entidades en proceso de liquidación forzosa administrativa.

Estandarizar la metodología para efectuar el seguimiento a la gestión y eficacia de la actividad del liquidador.

2. COMPETENCIA

a) Competencia para la supervisión.

El artículo 34 de la Ley 454 de 1998 modificado por el artículo 98 de la Ley 795 de 2003 y el numeral 23 del artículo 36 de la citada Ley 454, así como el numeral 6 del artículo 2o del Decreto 186 de 2004 otorgan al Superintendente de la Economía Solidaria las facultades de toma de posesión para administrar o liquidar, previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo establecido por el artículo 2o del Decreto 455 de 2004;

b) Competencia para la liquidación.

De acuerdo con el artículo 294 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, es competencia de los liquidadores adelantar bajo su inmediata dirección y responsabilidad los procesos de liquidación forzosa administrativa de entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

3. MARCO LEGAL

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2o y literal h) numeral 5 del artículo 3o del Decreto 186 de 2004 en concordancia con lo dispuesto en el literal b) del numeral 1 y el numeral 2 del artículo 296 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria llevar a cabo el seguimiento de la actividad del liquidador, para tal efecto tendrá acceso a los libros y papeles de la entidad y a los documentos y actuaciones de la liquidación, sin que le sea oponible reserva alguna, con el objeto de examinar la gestión y eficacia de la actividad del liquidador.

Dicha facultad opera respecto de las entidades que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

Las disposiciones legales citadas en cada uno de los anexos que hacen parte de esta circular, sólo constituyen un marco de referencia sobre el tema que ellos tratan, y no eximen al liquidador de observar el régimen legal aplicable a los procesos de liquidación forzosa administrativa.

4. RENDICION DE INFORMES

A partir de la fecha de expedición de la presente circular, los liquidadores presentarán a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en adelante Supersolidaria, los informes en la forma y fechas que a continuación se detallan, sin perjuicio de los que deban remitirse por ley.

El texto de la presente circular y los anexos serán sumin istrados en medios magnéticos o correo electrónico por la Supersolidaria. La información reportada, así como la registrada en cada anexo, será validada mediante la firma del liquidador y del contralor.

La información será remitida por la entidad en medios magnéticos o correo electrónico y los anexos que hacen parte de esta circular por ningún motivo deben ser modificados. Los anexos deben ser remitidos en su totalidad de acuerdo con lo establecido para cada informe.

4.1. Informe de diagnóstico integral.

Los liquidadores rendirán este informe dentro de los 60 días calendarios siguientes a la fecha de posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.

El informe de diagnóstico integral debe reflejar la situación de la liquidación al inicio del proceso liquidatorio o al momento de posesionarse un nuevo liquidador dentro del término anteriormente establecido. Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la documentación que se debe anexar al mismo, son los siguientes:

4.1.1. Situación administrativa.

a) Personal al servicio de la entidad, anexo 1;

b) Contratos del área administrativa, anexo 2;

c) Pólizas de seguros, anexo 3;

d) Bienes inmuebles, anexo 4;

e) Bienes muebles. y enseres, anexo 5;

f) Ficha técnica, anexo 6.

4.1.2. Situación legal.

a) Procesos jurídicos, anexo 7;

b) Situación tributaria: Indicar la situación real en materia de impuesto de renta, industria y comercio, retención en la fuente, IVA, impuesto de vehículos, predial, entre otros, en lo relacionado a fechas de presentación, si se encuentran al día, requerimientos de la DIAN, sanciones, demandas, etc.; anexo 8.

4.1.3. Situación financiera:

a) Al inicio del proceso liquidatorio, remitir el Balance General y el Estado de Resultados con sus respectivas notas a la fecha de intervención.

b) Informe de caja y bancos, anexo 9;

c) Portafolio de inversiones, anexo 10.

4.1.4. Situación del sistema de gestión.

a) Indicar los procedimientos, instructivos y demás documentos emitidos para el manejo de las operaciones durante la liquidación;

b) Procesos y sistemas operativos: Indicar los aplicativos y procedimientos para el procesamiento de la información, señalando los procesos manuales y los sistematizados, en relación con las áreas de tesorería, cartera, inversiones, activos fijos, exigibilidades, contabilidad, nómina, archivo, entre otros;

c) Informar sobre los controles implementados después de la intervención, para los siguientes aspectos:

Custodia y salvaguarda de los activos de la entidad, como los de terceros a su cargo.

Medidas adoptadas para la custodia, conservación y transporte de valores (efectivo, chequeras, sellos, garantías, inversiones, etc.).

Archivo, conservación, custodia, reproducción y destrucción de correspondencia, libros y demás papeles de la entidad.

Otros aspectos relevantes del proceso liquidatorio.

4.2. Plan operativo anual.

Corresponde al plan de trabajo donde se present an los compromisos de las actividades a desarrollar en el año calendario (1o enero al 31 de diciembre), en relación con los gastos de personal y honorarios, administrativos, recaudos de cartera, venta de activos y pagos de acreencias.

Una vez elaborado, analizado y definido el presupuesto por el liquidador, deberá ser remitido a la Supersolidaria los 20 primeros días calendario del año que se presupuesta, a efectos de evaluar, acordar y establecer los parámetros de control de gestión del mismo hacia el liquidador; compromisos que una vez en firme no podrán ser modificados sin previa autorización de esta Superintendencia.

Cuando una entidad es intervenida después del 1o de enero, el presupuesto correspondiente se deberá diligenciar junto con la presentación del informe de diagnóstico integral.

Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la información que se debe anexar al mismo, son los siguientes:

a) Un objetivo general, que pretenda visualizar el horizonte en el período sobre el cual se traza el plan de trabajo, considerando además, el término establecido para adelantar el proceso liquidatorio señalado en la resolución de intervención;

b) Unos objetivos específicos, que serán las herramientas para alcanzar dicho objetivo general;

c) Unas estrategias, que son los medios para lograr los objetivos específicos a fin de dar cumplimiento a las metas trazadas, las cuales se deben enmarcar principalmente en los siguientes aspectos: Gastos de personal incluido honorarios, gastos administrativos, recaudo de cartera, venta de activos y pagos de acreencias;

d) La metodología utilizada para determinar la cifra proyectada de gastos de personal incluido honorarios y gastos administrativos, así como, para el recaudo de cartera, la venta de activos y el pago de acreencias;

e) Presupuesto de ingresos, gastos y costos, según anexo 11;

f) Flujo de caja proyectado detallando como mínimo. El saldo inicial en caja, el saldo inicial en cuentas corrientes, de ahorros, fideicomisos y demás depósitos a la vista, ingresos mensuales proyectados por redención de inversiones temporales, rendimientos financieros, recaudo de cartera, venta de activos y otros (venta y rendimientos de inversiones permanentes, arrendamientos, etc.), las erogaciones mensuales proyectadas para atender los gastos por todo concepto de la entidad, provisiones contables y pago de acreencias dispuestas; considerar además, los dineros congelados por reservas a efectos de atender la guarda y conservación de archivos o posibles contingencias;

g) Información sobre el total ejecutado de cada uno de los conceptos de ingresos y egresos debidamente discriminados por cada ítem que fueron ejecutados durante el año inmediatamente anterior al que se proyecta, complementada con el valor que se presupuesta para cada ítem durante el periodo, así como, con el análisis vertical y horizontal de las cifras, justificando las variaciones que se presentan para cada una de ellas;

h) Informe de cartera al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al que se presupuesta, detallando el valor de la cartera bruta, neta y vencida, así como, el índice de morosidad, el número total de obligaciones y el número de obligaciones en cobro jurídico, para cada una de las categorías (A, B, C, D y E);

i) Análisis de la cartera, señalando el valor a recaudar durante el periodo que se presupuesta según el vencimiento mensual de las cuotas, los acuerdos de pago firmados o previstos y los informes de abogados sobre la recuperabilidad de la cartera;

j) Detalle de los activos disponibles para la venta, para lo cual se tendrá en cuenta los anexos 4 y 5; si existen activos diferentes (Acciones, participaciones, bienes restituidos en operaciones de leasing, etc.) a los que se contemplan en los anexos en mención, se deben detallar en una relación adicional en la que se indique como mínimo el tipo de activo, características, restricciones y el valor del último avalúo.

4.3. Informe de ejecución trimestral.

Este informe tiene como finalidad conocer el avance de la gestión que ha adelantado el liquidador frente al plan operativo anual de que trata el numeral 4.2, así como determinar el nivel de cumplimiento y de variación del mismo.

La periodicidad de entrega del informe de ejecución será trimestral, y tendrá como plazo los primeros 20 días calendario de los meses de abril, julio y octubre, correspondiente al trimestre que les antecede. El informe con fecha de corte 31 de diciembre, atenderá en lo pertinente a la rendición de cuentas de que trata el numeral 4.5 de la presente circular.

Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y sus anexos está relacionada con los siguientes temas: Balance general y estado de resultados, gastos de personal y honorarios, gastos administrativos, recaudo de cartera, venta de activos y pagos de acreencias.

El informe de ejecución se debe estructurar así:

a) Un informe de ejecución comentado, el cual debe ser soportado mediante documentos de texto explicativos, gráficas, cuadros, entre otros, indicando el nivel de cumplimiento del presupuesto durante el periodo, así como el acumulado, las variaciones que se presenten, la justificación de las variaciones, comentarios sobre la ocurrencia de situaciones relevantes y las nuevas acciones ó estrategias que se adopten;

b) Anexos del informe de ejecución trimestral 2, 4, 5, 8, 9, 10 y 11;

c) Balance general y estado de resultados, que incluya saldo inicial, movimientos débitos y créditos y el saldo final, según anexo 12;

d) Ficha técnica, anexo 6;

e) Relación de los actos administrativos emitidos por el liquidador.

4.4. Informe jurídico

Durante los primeros 20 días calendario del mes de julio correspondiente al semestre que le antecede, se deberá remitir a Supersolidaria una relación detallada de los procesos judiciales de cobro de cartera y otros, según anexo 7. El informe con fecha de corte 31 de diciembre, atenderá en lo pertinente a la rendición de cuentas de que trata el numeral 4.5 de la presente circular.

4.5. Rendición de cuentas.

De conformidad con lo establecido por el artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y en concordancia con el artículo 56 del Decreto 2211 de 2004, el liquidador deberá presentar cuentas comprobadas de su gestión a los acreedores reconocidos en el proceso liquidatorio cuando se separe del cargo y al cierre de cada año calendario, y en cada caso comprenderá únicamente la gestión realizada entre la última rendición de cuentas y la que presenta.

La rendición de cuentas tendrá como plazo límite de entrega a la contraloría del proceso de liquidación para su respectiva revisión, 20 días calendario y de envío a Supersolidaria 30 días calendario, siguientes al cierre de cada año o a la fecha de separación del cargo del liquidador. El plazo señalado, no exime al liquidador del cumplimiento de lo definido en el numeral 2 del artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

El contenido de la rendición de cuentas, se debe sujetar a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 297 del citado Estatuto, adicionalmente, se complementará en lo pertinente con el informe de ejecución acumulado, de que trata el numeral 4.3 de esta circular.

4.6. Informes adicionales.

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 3 “Marco Legal” de la presente circular, la Supersolidaria podrá en cualquier momento solicitar los informes que considere necesarios, en adición a los definidos en los numerales precedentes.

Para tal efecto, la Supersolidaria mediante comunicación escrita, indicará las características de la información, la periodicidad y la fecha límite de presentación del informe.

4.7. Mecanismos de control y prevención de lavado de activos.

En desarrollo de las funciones asignadas en el proceso de liquidación forzosa administrativa, el liquidador y el contralor deben adoptar los mecanismos orientados al control y prevención de actividades ilícitas, a efectos de evitar que la entidad en liquidación pueda ser utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

5. DEROGATORIAS

La presente circular deroga en su totalidad la Carta Circular número 004 del 14 de junio de 2001 expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, la Carta Circular número 003 del 6 de mayo de 1999 expedida por el Dansocial, la Circular Externa número 013 del 31 de agosto de 1999 expedida por Dansocial y la Circular Externa número 012 del 26 de mayo de 1999 expedida por el Dansocial y las demás disposiciones que le sean contrarias.

6. VIGENCIA

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y será incorporada en la Circular Básica Jurídica número 007 de 2003.

<Adicionada por la Circular 3 de 2006. El texto de la Circular 3 de 2006 es el siguiente:>

ASUNTO: Información base para efectuar seguimiento a los procesos de toma de posesión y toma de posesión para administrar

1. OBJETIVOS

Obtener la información básica para adelantar y soportar el seguimiento integral y permanente sobre los procesos de toma de posesión y toma de posesión para administrar, en lo relacionado con las áreas administrativa, financiera, de gestión y legal.

Contar con información histórica, actualizada y unificada de las entidades en toma de posesión y toma de posesión para administrar.

Estandarizar la metodología para efectuar el seguimiento a la gestión y eficacia de la actividad del agente especial.

2. COMPETENCIA

a) Competencia para la supervisión.

El artículo 34 de la Ley 454 de 1998 modificado por el artículo 98 de la Ley 795 de 2003 y el numeral 23 del artículo 36 de la citada Ley 454, así como el numeral 6 del artículo 2o del Decreto 186 de 2004 otorgan al Superintendente de la Economía Solidaria las facultades de toma de posesión para administrar o liquidar, previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con lo establecido por el artículo 2o del Decreto 455 de 2004;

b) Competencia para la toma de posesión y toma de posesión para administrar.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 23 del Decreto 756 de 2000 la toma de posesión y posesión para administrar, le serán aplicables al Agente Especial y al Revisor Fiscal de la entidad intervenida, las disposiciones previstas en el artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

A su vez, el artículo 5o del Decreto 2211 de 2004 establece que mientras no se disponga la liquidación de la entidad intervenida, la representación legal de la entidad estará en cabeza del Agente Especial, quien podrá actuar como liquidador.

Por consiguiente, es competencia de los agentes especiales adelantar bajo su inmediata dirección y responsabilidad los procesos de toma de posesión y toma de posesión para administrar.

3. MARCO LEGAL

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2o y literal i) numeral 5 del artículo 3o del Decreto 186 de 2004 en concordancia con lo dispuesto en el literal b) del numeral 1 y el numeral 2 del artículo 296 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria llevar a cabo el seguimiento de la actividad del liquidador, para tal efecto tendrá acceso a los libros y papeles de la entidad y a los documentos y actuaciones de la liquidación, sin que le sea oponible reserva alguna, con el objeto de examinar la gestión y eficacia de la actividad del liquidador.

Dicha facultad opera respecto de las entidades que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

4. RENDICION DE INFORMES

A partir de la fecha de expedición de la presente circular, las entidades objeto de toma de posesión y toma de posesión para administrar, continuarán presentando a la Superintendencia de la Economía Solidaria los informes en la forma y fechas que establecen los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Contable y Financiera número 0013 de 2003 expedida por esta Superintendencia, hasta tanto se determine, si es del caso, la liquidación de la entidad y/o el levantamiento de la medida. La periodicidad del reporte de la información será trimestral independientemente del nivel de supervisión en el que se e ncuentren.

No obstante lo anterior, las entidades de que trata la presente circular deberán remitir a esta Superintendencia los informes que a continuación se señalan:

4.1. Informe de diagnóstico integral

Los agentes especiales rendirán este informe dentro de los 60 días calendarios siguientes a la fecha de posesión ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.

El informe de diagnóstico integral debe presentar la situación de la entidad al momento de la toma de posesión y/o toma de posesión para administrar o al momento de posesionarse un nuevo agente especial dentro del término anteriormente señalado. Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la documentación que se debe anexar al mismo, son las siguientes:

4.1.1. Situación administrativa

a) Organigrama de la entidad, señalando las principales funciones de cada una de las áreas;

b) Personal al servicio de la entidad, anexo 1;

c) Contratos del área administrativa, anexo 2;

d) Pólizas de seguros, anexo 3;

e) Bienes inmuebles, anexo 4;

 f) Bienes muebles y enseres, anexo 5;

g) Ficha técnica, anexo 14.

4.1.2. Situación legal

a) Procesos Jurídicos: anexo 7;

b) Situación tributaria: Indicar la situación real en materia de impuesto de renta, industria y comercio, retención en la fuente, IVA, impuesto de vehículos, predial, entre otros, en lo relacionado a fechas de presentación, si se encuentran al día, requerimientos de la DIAN, sanciones, demandas, etc.; según anexo 8.

4.1.3. Situación financiera

a) Remitir el Balance General y el Estado de Resultados con sus respectivas notas a la fecha de intervención;

b) Informe de caja y bancos, anexo 9;

c) Portafolio de inversiones, anexo 10;

4.1.4. Situación del sistema de gestión

a) Políticas y procedimientos: Indicar los procedimientos, instructivos, manuales y demás documentos existentes para el manejo de las operaciones;

b) Procesos y sistemas operativos. Indicar los aplicativos y procedimientos para el procesamiento de la información, señalando los procesos manuales y los sistematizados, en relación con las áreas de tesorería, cartera, inversiones, activos fijos, exigibilidades, contabilidad, nómina, archivo, entre otros;

c) Informar sobre los controles implementados después de la intervención, para los siguientes aspectos:

Custodia y salvaguarda de los activos de la entidad, como los de terceros a su cargo.

Medidas adoptadas para la custodia, conservación y transporte de valores (efectivo, chequeras, sellos, garantías, inversiones, etc.).

Archivo, conservación, custodia, reproducción y destrucción de correspondencia, libros y demás papeles de la entidad.

Otros aspectos relevantes del proceso de toma de posesión.

4.2. Plan de reactivación y/o recuperación

De conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 756 de 2000 en concordancia con lo establecido p or el artículo 13 del Decreto 2211 de 2004, el agente especial deberá presentar un Plan para aprobación de esta Superintendencia, que incluya el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la entidad intervenida, las fuentes de liquidez, el cronograma de reapertura y las medidas necesarias para efectuar la racionalización operativa y administrativa de la entidad; tomando como base las causales que motivaron la intervención de la entidad.

El Plan debe incluir alternativas y/o estrategias a ejecutar para colocar a la entidad en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social, en el cual se señalen los plazos para el pago de los créditos y para subsanar las causales que motivaron la intervención de la entidad. Lo anterior, sin perjuicio de que pueda haber acuerdos entre los acreedores y la entidad objeto de toma de posesión o utilizar los institutos de salvamento de la confianza pública consagrados en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Para la elaboración del Plan, el Agente Especial debe contar con los escenarios que estime convenientes, para lo cual debe proyectar tanto su viabilidad como su inviabilidad y plantear en conjunto y en orden de prioridades los mismos, que permitan establecer técnica y financieramente el restablecimiento de la solvencia patrimonial de la cooperativa sin que se vea menoscabado por la inaplicabilidad de algún supuesto.

En cuanto a cada escenario es procedente que se indique en forma metodológica y procedimental las diferentes alternativas propuestas en forma narrativa, para lo cual se propone la siguiente estructura:

Definición de la Propuesta.

Variables macros a considerar en la propuesta.

Cuantificación de las variables.

Proyección y ejecución de las variables en escenarios de tiempo contemplados por el Agente Especial.

Evolución de los estados financieros proyectados, en el cual se indique el cumplimiento a la relación de solvencia requerida.

Flujo de caja de la propuesta.

Otros aspectos que se consideren.

4.3. Informe de ejecución trimestral

Este informe tiene como finalidad conocer el avance de la gestión que ha adelantado el agente especial frente al Plan de Reactivación y/o Recuperación aprobado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, así como determinar el nivel de cumplimiento y de variación del mismo.

La periodicidad de entrega del informe de ejecución será trimestral, y tendrá como plazo los primeros 20 días calendario de los meses de abril, julio y octubre, correspondiente al trimestre que les antecede. El informe con fecha de corte 31 de diciembre, atenderá en lo pertinente a la rendición de cuentas de que trata el numeral 4.5 de esta circular.

Los aspectos sobre los cuales debe referirse este informe y la información que se debe anexar, está relacionada principalmente con los siguientes temas: Gastos de personal y honorarios, gastos administrativos, recaudo de cartera, venta de activos y pagos de acreencias, entre otros.

El informe de ejecución se debe estructurar así:

a) Un informe de ejecución comentado, el cual debe ser soportado mediante documentos de texto explicativos, gráficas, cuadros, etc., en esta parte como mínimo se debe indicar el nivel de cumplimiento del plan de reactivación y/o recuperación durante el periodo, así como acumulado, las variaciones que se presenten, la justificación de las desviaciones, comentarios sobre la ocurrenci a de situaciones relevantes y las nuevas acciones ó estrategias que se adopten con el fin de subsanar las causales que motivaron la intervención de la entidad;

b) Documentación del informe de ejecución, según anexos 2, 4, 5, 8, 9, 10 y 11;

c) Ficha técnica, según anexo 14;

d) Relación de los actos administrativos emitidos por el agente especial.

4.4. Informe jurídico

Durante los primeros 20 días calendario del mes de julio correspondiente al semestre que le antecede, se deberá remitir a Supersolidaria una relación detallada de los procesos judiciales de cobro de cartera y otros, según anexo 7. El informe con fecha de corte 31 de diciembre, atenderá en lo pertinente a la rendición de cuentas de que trata el numeral 4.5 de la presente circular.

4.5. Rendición de cuentas

De conformidad con lo establecido por el artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y en concordancia con el artículo 15 del Decreto 2211 de 2004, el agente especial deberá presentar cuentas comprobadas de su gestión a los acreedores de la intervenida cuando se separe del cargo y al cierre de cada año calendario, y en cada caso comprenderá únicamente la gestión realizada entre la última rendición de cuentas y la que presenta.

La rendición de cuentas tendrá como plazo límite de entrega a la revisoría fiscal del proceso de intervención para su respectiva revisión, 20 días calendario y de envío a la Supersolidaria 30 días calendario, siguientes al cierre de cada año o a la fecha de separación del cargo del agente especial. El plazo señalado, no exime al agente especial del cumplimiento de lo definido en el numeral 2 del artículo 297 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

El contenido de la rendición de cuentas, se debe sujetar a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 297 del citado Estatuto, adicionalmente, se complementará en lo pertinente con el informe de ejecución acumulado, de que trata el numeral 4.3 de esta circular.

La información a que se refieren los numerales 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4 de la presente circular, será remitida por la entidad en medios magnéticos o correo electrónico y los anexos que hacen parte de esta circular por ningún motivo deben ser modificadas. Los anexos deben ser remitidos en su totalidad de acuerdo con lo establecido para cada informe, sin importar que la información no haya sufrido modificaciones.

4.6. Informes adicionales

Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 3 “Marco Legal” de la presente circular, la Supersolidaria podrá en cualquier momento solicitar los informes que considere necesarios, en adición a los definidos en los numerales precedentes.

Para tal efecto, la Supersolidaria mediante comunicación escrita, indicará las características de la información, la periodicidad y la fecha límite de presentación del informe.

4.7. Mecanismos de control y prevención de lavado de activos

En desarrollo de las funciones asignadas en el proceso de intervención forzosa administrativa, el agente especial y el revisor fiscal deben adoptar medidas de control, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación sean utilizadas las entidades objeto de toma de posesión y toma de posesión para administrar como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Por consiguiente, tales entidades deberán implementar un sistema integral para la prevención de lavado de activos SIPLA, para lo cual tendrán en cuenta las disposiciones que sobre este tema ha expedido la Superintendencia de la Economía Solidaria, en particular lo establecido en el Título II, Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica número 007 de 2003 y las demás que la modifiquen y complementen.

<Adicionada por la Circular 4 de 2006. El texto de la Circular 4 de 2006 es el siguiente:>

ASUNTO: Fiscalización de las entidades en liquidación forzosa administrativa

1. OBJETIVO

Establecer pautas claras y precisas a las cuales debe sujetarse el contralor, sin perjuicio de las funciones que por ley se les han encomendado, en su calidad de auxiliar de la justicia, en ejercicio de su labor de fiscalización del proceso liquidatorio y como instrumento de apoyo a la función de seguimiento a la actividad del liquidador que debe ejercer la Superintendencia de la Economía Solidaria, en adelante Supersolidaria.

2. MARCO LEGAL

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 4 del artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), modificado por el artículo 28 de la Ley 510 de 1999 y en concordancia con el literal a) del numeral 1 del artículo 296 del citado Estatuto y el numeral 6 del artículo 2o del Decreto 186 de 2004 corresponde al superintendente designar, remover discrecionalmente y dar posesión a quienes deban desempeñar las funciones de contralor.

Así mismo, en virtud de lo previsto por el numeral 10 del artículo 295 del mismo estatuto, “Los contralores ejercerán las funciones propias de un revisor fiscal conforme al Código de Comercio y demás normas aplicables a la revisoría y responderán de acuerdo con ellas”.

Dicha facultad opera respecto de las entidades que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

3. CARACTERISTICAS PROPIAS DE LA FUNCION DE CONTRALORIA

El ejercicio de la función de la contraloría debe sujetarse a las características, descritas en el Capítulo Sexto, Título Quinto de la Circular Básica Jurídica número 007 de 2003 expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria:

4. ALCANCE DEL TRABAJO DE LA CONTRALORIA

La Contraloría es un órgano de fiscalización, que en interés del Estado y los acreedores, cumple con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, las funciones de revisoría fiscal.

Es importante mencionar que el contralor, en ejercicio de sus funciones, debe considerar: Que las entidades que son sujeto de intervención forzosa administrativa para liquidar no están desarrollando normalmente sus operaciones y que la finalidad del proceso liquidatorio es la pronta realización de los activos, así como el pago gradual y rápido del pasivo externo.

Por consiguiente, los contralores designados por la Supersolidaria, en cumplimiento de las funciones que por ley le corresponden, ejercerán entre otras, las siguientes:

a) Verificar el cumplimiento a lo establecido en el Decreto-ley 663 de 1993, en la Ley 510 de 1999, en el Decreto 2211 de 2004, en el Decreto 756 de 2000 y demás normas que los modifiquen y reglamenten;

b) Examinar la rendición de cuentas que debe presentar el liquidador, conforme al artículo 297 del Decreto 663 de 1993 y dictaminar los estados financieros que hacen parte de la misma;

c) Velar porque la contabilidad de las entidades se continúe llevando de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta materia por la Superintendencia de la Economía Solidaria, el Decreto 2649 de 1993 y las nuevas disposiciones que en su momento emitan las autoridades competentes, que sean compatibles con el proceso liquidatorio;

d) Validar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con la Supersolidaria por parte del liquidador, relacionados con el área administrativa, financiera, legal, así como de gestión para agilizar el proceso liquidatorio.

e) Validar y efectuar seguimiento a la depuración contable;

f) Analizar, revisar y hacer seguimiento a las obligaciones de la entidad en materia fiscal;

g) Constatar que los activos de la entidad y los bienes de terceros a su cargo, estén debidamente custodiados y presenten las salvaguardas necesarias;

h) Evaluar los procedimientos establecidos y efectuar seguimiento a las actividades de cobro, recaudo, castigo y recuperación de cartera, adelantados por la entidad;

i) Evaluar los procedimientos definidos por la entidad para la realización de activos, verificar su cumplimiento y determinar que estos se ajusten a las disposiciones legales vigentes que lo regulan;

j) Vigilar que la entidad cumpla ágil y oportunamente los compromisos y obligaciones para con sus acreedores;

k) Efectuar seguimiento y determinar la razonabilidad y congruencia de los ingresos y gastos que se generan, de acuerdo con la dinámica del proceso y el acatamiento de lo dispuesto en la ley sobre el particular;

l) Determinar y hacer seguimiento a las posibles contingencias que se deriven de la liquid ación de las entidades, principalmente, por la existencia de procesos legales y establecer el impacto que los mismos pueden llegar a significar dentro del proceso o la ocurrencia de eventos subsecuentes que afecten financieramente la entidad;

m) Emitir por requerimiento legal, por iniciativa propia o por motivación ordinaria o extraordinaria de la Junta Asesora o de la Supersolidaria y con la periodicidad que se requiera; el dictamen, los informes y las certificaciones relacionadas con la resolución de reconocimiento de acreencias, fórmulas para acuerdos de acreedores y cálculo de desvalorización monetaria, entre otras, tendientes a expresar con base en los resultados obtenidos en desarrollo de la auditoría integral adelantada, una opinión y un plan de acción, sobre la situación de la entidad en materia financiera, de cumplimiento, de gestión y de control interno;

n) Establecer un plan de auditoría que le permita, sin perjuicio de aquellos que por ley deban observarse, definir y dar cubrimiento a todos y cada uno de los objetivos básicos tendientes a cumplir las funciones enunciadas, y propender porque su gestión se realice mediante el diseño y ejecución de programas de trabajo que se hayan elaborado observando las características que particularizan este tipo de entidades.

5. INSTRUCCIONES Y REQUERIMIENTOS PARTICULARES

Por la importancia de las funciones asignadas al contralor, la responsabilidad que se deriva de su cumplimiento impone el deber de obtener una evidencia válida y suficiente, con el objeto de que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los cometidos que señala la ley.

Para tal efecto, se hace necesario que los contralores establezcan un plan de trabajo, en concordancia con lo dispuesto en el literal a) del numeral 2 del artículo 7o de la Ley 43 de 1990, que establece entre otras cosas que: “El trabajo debe ser técnicamente planeado...”.

La remisión de este plan de trabajo, conjuntamente con un informe sobre el avance del mismo, podrá ser solicitado por la Supersolidaria cuando así lo estime pertinente.

En todo caso, los papeles de trabajo de conformidad con el parágrafo del artículo 9o de la Ley 43 de 1990, deberán estar disponibles para revisión y consulta por parte de la Supersolidaria.

6. RENDICION DE INFORMES

A partir de la fecha de expedición de la presente circular, los contralores presentarán como mínimo los informes en la forma y fechas que a continuación se detallan, sin perjuicio de los que deban emitirse por ley y en razón de lo expuesto en el literal m) numeral 4 de esta circular:

6.1. Informe de diagnóstico integral

Este informe aplica para aquellos contralores que asumen la fiscalización al inicio de un proceso de liquidación forzosa administrativa o para aquellos que se vinculen a un proceso de liquidación en marcha.

La fecha de entrega a la Supersolidaria será de 60 días calendario a partir de la fecha de posesión del contralor. Este informe debe referirse como mínimo, a los siguientes aspectos de la entidad objeto de liquidación forzosa:

Situación contable.

Situación financiera.

Situación administrativa.

Situación legal.

Situación del control interno.

Situación de los sistemas de procesamiento electrónico de datos.

Para tal efecto, se tendrán en cuenta las instrucciones del anexo número 13.

6.2. Informe sobre el Plan Operativo Anual

Este informe deberá ser remitido dentro de los primeros 20 días calendario del año que se presupuesta. A través del mismo, el contralor debe informar el resultado del análisis y revisión sobre el informe presentado por el liquidador de conformidad con lo establecido en el numeral 4. 2 de la Circular Externa número 002 de 2006.

6.3. Informe trimestral.

Este informe debe ser remitido a esta entidad por parte de los contralores durante los meses de abril, julio, y octubre, correspondiente al trimestre que les antecede. A través del mismo, el contralor debe sintetizar sus actividades de seguimiento y determinar el estado de los aspectos más relevantes del proceso liquidatorio plasmados por el liquidador en el informe de ejecución trimestral de que trata el numeral 4.3 de la Circular Externa número 002 de 2006:

El informe a que se hace referencia debe incluir:

a) Resultado del análisis y pruebas practicadas al cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte del liquidador en el Plan Operativo Anual;

b) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre los anexos y demás información requerida y suministrada por el liquidador;

c) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre los actos administrativos emitidos por el liquidador;

d) Resultado del análisis y pruebas practicadas sobre las principales variaciones de los rubros más representativos del balance general y del estado de pérdidas y ganancias;

e) Relación de los comunicados, informes o requerimientos dirigidos al liquidador relacionados con el proceso liquidatorio, con sus respectivas respuestas.

Nota: El informe correspondiente al último trimestre calendario hará parte del informe sobre la rendición de cuentas de que trata el numeral 4 del Capítulo VI de esta circular.

6.4. Informe sobre la rendición de cuentas del liquidador

Este informe se relaciona con la rendición de cuentas que debe presentar el liquidador conforme al artículo 297 del Decreto 663 de 1993 y al numeral 4.5 de la Circular Externa número de 2006.

El plazo límite de envío del informe es de 30 días calendarios siguientes al cierre de cada año ó a partir de la fecha de separación del cargo del liquidador, sin perjuicio de las acciones a que hace referencia el artículo en cita.

El informe debe contener:

a) El dictamen sobre los estados financieros correspondiente al periodo de la rendición de cuentas;

b) El resultado del análisis adelantado sobre el informe de ejecución acumulado presentado por el liquidador;

c) El resultado del análisis sobre los documentos e informes adicionales que el liquidador adjunte a la rendición de cuentas y demás actividades que comente;

d) Los comentarios de la contraloría sobre aspectos que se consideren relevantes para el proceso liquidatorio;

e) Recomendaciones o sugerencias de la contraloría sobre la rendición de cuentas.

7. DEROGATORIAS

La presente circular deroga las disposiciones que le sean contrarias.

8. VIGENCIA

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y será incorporada en la Circular Básica Jurídica número 007 de 2003.

<Adicionada por la Circular 5 de 2006. El texto de la Circular 5 de 2006 es el siguiente:>

Asunto: Procedimiento aplicable a los procesos de intervención forzosa administrativa.

1. OBJETIVOS

Reglamentar el procedimiento que deben utilizar las entidades objeto de intervención forzosa administrativa en lo referente a la venta de activos, conformación de junta asesora, gastos de administración del proceso de intervención, atención a usuarios y trámite de prórrogas ante el Gobierno Nacional.

Estandarizar la metodología para efectuar el seguimiento a la gestión de los agentes especiales, liquidadores, contralores y/o revisores fiscales.

2. MARCO LEGAL

El artículo 34 de la Ley 454 de 1998 modificado por el artículo 98 de la Ley 795 de 2003 en concordancia con el numeral 6 del artículo 2o del Decreto 186 de 2004, establece que para el efectivo ejercicio de sus funciones, así como de los objetivos de la supervisión, el control y la vigilancia asignados por la Constitución Política y las leyes, el Superintendente de la Economía Solidaria contará con las facultades previstas para el Superintendente Bancario, en lo que resulte aplicable a las entidades sujetas de su vigilancia. En consecuencia, el régimen de toma de posesión previsto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero se aplica a las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria en lo que resulte pertinente; para tal efecto, fue expedido el Decreto 455 de 2004.

Dicha facultad opera respecto de las entidades que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.

De conformidad con lo dispuesto por el literal b) del numeral 1 y el numeral 2 del artículo 296 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, en adelante Supersolidaria, llevar a cabo el seguimiento de la actividad del liquidador, efecto para el cual tendrá en cualquier tiempo, acceso a los libros y papeles de la entidad y a los documentos y actuaciones de la liquidación, sin que le sea oponible reserva alguna, con el objeto de examinar la gestión y eficacia de la actividad del liquidador.

3. VENTA DE ACT IVOS

3.1. Para entidades intervenidas que ejercen actividad financiera en los términos de la Ley 454 de 1998 que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop, Decreto 756 de 2000

Conforme a lo señalado en el artículo 9o del Decreto 756 de 2000 en concordancia con lo dispuesto en el artículo 35 del Decreto 2211 de 2004, las entidades intervenidas deben solicitar autorización a la Superintendencia de la Economía Solidaria para proceder a la venta total o parcial de activos. Para tal efecto, la entidad intervenida deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la solicitud en forma escrita, relacionando el número y tipo de bienes que posee, acompañada de los siguientes documentos:

Tres (3) personas y/o firmas avaluadoras, a fin de que la misma elija cuál de ellas realizará el avalúo sobre los activos. Con el fin de verificar la idoneidad de las firmas avaluadoras, estas deberán reunir los requisitos que para el efecto ha regulado la Superintendencia de Industria y Comercio por medio de la Resolución número 22639 del 4 de septiembre de 2000 y remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria los siguientes documentos:

Hojas de Vida.

Portafolio de servicios que incluya propuesta económica.

Certificado de Cámara de Comercio actual.

Constancias o certificaciones expedidas por las empresas o establecimientos donde se han prestado los servicios como avaluadores con una expedición no superior a 2 meses.

Registro de Avaluador Profesional Vigente.

Si es Contador Público deberá adjuntar copia de la Tarjeta Profesional y la respectiva resolución de la Junta Central de Contadores.

Y demás documentación que se considere pertinente para verificar la idoneidad.

En consideración a la naturaleza de los activos de la entidad o a su volumen, la Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá solicitar a la entidad intervenida, adelante una invitación pública a avaluadores o firmas avaluadoras, con el objeto de mantener la transparencia del proceso.

El agente especial y/o liquidador deberá elaborar el Reglamento de Venta de Activos el cual será sometido a la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria y deberá, observar las siguientes reglas:

Que la propuesta de la venta sea hecha al público en general permitiendo la libre concurrencia de oferentes en igualdad de condiciones.

Que determine los medios de publicidad o de divulgación que se deben emplear para lograr el anterior objetivo.

El tiempo durante el cual los bienes podrán ser ofertados al público en general.

El tiempo en que se deberá mantener la propuesta.

Para todos los eventos el liquidador y/o agente especial en cumplimiento de lo establecido en el numeral 9 del artículo 295 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deberá obrar con la debida diligencia en el cuidado y conservación de los activos con el fin de evitar perturbaciones, detrimento o limitaciones al dominio o posesión que restrinja o dificulte su venta u ocasionen gastos no previstos al proceso concursal.

3.2. Organizaciones solidarias sometidas a la supervisión de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y de la Forma Asociativa Solidaria-Decreto 455 de 2004

Las entidades que fueren objeto de toma de posesión para liquidar de acuerdo con lo señalado en el Decreto 2211 de 2004, deberán tener en cuenta la metodología indicada en el Título III, Capítulo III de dicho decreto para la determinación y valoración de los activos y el Capítulo IV para la enajenación de los activos.

4. GASTOS DE ADMINISTRACION DE LOS PROCESOS DE INTERVENCION FORZOSA ADMINISTRATIVA

De conformidad con lo señalado en el artículo 15, numeral 10 del Decreto 756 de 2000 en concordancia con lo establecido por el artículo 38 del Decreto 2211 de 2004 y dentro de las atribuciones otorgadas a la Superintendencia de la Economía Solidaria de señalar los instructivos de carácter general, reconoce como gastos de administración de las entidades intervenidas, los siguientes:

Los créditos que se causen durante el curso de la liquidación y/o administración por concepto de salarios y prestaciones sociales, siempre que estos se originen a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.

Las primas por concepto de seguros, siempre que estos se originen a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.

Gastos en que se incurra para la realización o recuperación de activos: todo tipo de avisos en prensa, avalúos, gastos que cobren los martillos, sitios de los cuales se disponga para su enajenación.

Los gastos para la conservación de archivos.

Honorarios profesionales que se causen con ocasión del proceso de toma de posesión, honorarios de abogados que representen los intereses de la entidad intervenida, salvo en los casos de recuperación de cartera, ya que en estos casos debe pactarse a cuota litis, pero tanto en este caso como en el caso de recaudo extra procesal, los honorarios no podrán exceder en ningún caso las tarifas señaladas para el efecto por el Colegio de Abogados, según lo dispuesto en el artículo 393 numeral 3 del Código de Procedimiento Civil.

Las pólizas judiciales, notificaciones, peritos judiciales y todos aquellos que se exijan por los juzgados en desarrollo de los procesos judiciales iniciados a partir de la toma de posesión.

Los gastos en que incurra en la papelería, correo o mensajería, aseo y cafetería.

Publicidad o cualquier otro medio empleado para informar sobre el proceso de liquidación y/o administración, según las exigencias de la ley.

Los pagos de agua, luz y teléfono de la sede propia o arrendada para el funcionamiento de la entidad o los gastos de administración, si el inmueble está afectado por la propiedad horizontal.

Cuando la entidad intervenida no tenga sede propia, los gastos de arriendo.

Los gastos de vigilancia y cerramientos de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad intervenida, originados a partir de la toma de posesión para administrar o liquidar.

Las reparaciones locativas (mejoras necesarias según el Código Civil) de los bienes de propiedad de la intervenida.

Los impuestos de los bienes de propiedad de la entidad intervenida, originados y causados a partir de la toma de posesión.

Gastos notariales.

Gastos de viaje. En ningún caso pueden generarse viáticos. Se acepta como gastos de traslado, cuando el desplazamiento es de una ciudad a otra y por más de un día, por transporte aéreo el valor de los tiquetes en vuelos comerciales; por transporte terrestre, hotel y alimentos, una suma por día de gastos equivalente al 37% del sa lario mínimo legal mensual vigente en ciudades capitales, o del 25% del salario mínimo legal mensual vigente en otras ciudades.

Las anteriores cifras son las máximas, pero en cualquier caso, se deberá anexar a la contabilidad los recibos correspondientes y se reconocen como gastos el valor efectivamente causado y pagado, con un informe que contenga las razones que justifiquen la realización del viaje.

Gastos bancarios.

Los gastos de otra naturaleza tales como celulares, sistematización, etc., que no hayan sido contemplados en la presente circular así como la posibilidad del pago de honorarios de cualquier orden con bienes de la entidad, deberán ser informados con la respectiva justificación del caso, en forma previa a la Superintendencia de la Economía Solidaria quien podrá objetar su realización.

5. JUNTA ASESORA

5.1. Para entidades intervenidas que ejercen actividad financiera en los términos de la Ley 454 de 1998 que no se encuentren inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop-Decreto 756 de 2000

Con base en las atribuciones conferidas a la Superintendencia de la Economía Solidaria y en uso de sus facultades, en especial la que le confiere el numeral 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, en concordancia con el artículo 6o del Decreto 756 de 2000, las Juntas Asesoras de las entidades objeto de intervención forzosa administrativa estarán integradas por cinco (5) miembros, de la siguiente forma:

a) Dos (2) de sus miembros serán designados de los acreedores cuyos créditos vigentes sean los de mayor cuantía, incluyendo la totalidad de acreedores (masa y no masa) sin discriminación alguna, respecto del pasivo externo (se excluyen los aportes). Para tal efecto se toma como base la media aritmética resultante de sumar la totalidad de tales acreencias y dividirla por el mismo número de acreencias sumadas. Determinada la media aritmética, se seleccionarán los dos acreedores cuyas acreencias sean las más cercanas al valor de la media;

b) Otros dos (2) de sus miembros serán designados del total de los depositantes y ahorradores que se encuentren pendientes de pago, tomando como base la media aritmética, que será la resultante de sumar la cuantía total de ahorros y depósitos y dividirla por el mismo número de ahorradores.

Determinada la media aritmética se seleccionarán los dos ahorradores y/o depositantes que tengan el carácter de asociados cuyos depósitos serán los más cercanos al valor de la media.

En caso de que los depositantes y ahorradores pendientes de pago no tengan el carácter de asociados, se tomará el total de depósitos y ahorros que se encuentren pendientes de pago y se seguirá el procedimiento señalado en los dos párrafos anteriores;

c) Un (1) miembro que represente a los acreedores minoritarios será elegido de la siguiente manera:

Se toma como base la totalidad de acreedores (masa y no masa) sin discriminación alguna, respecto del pasivo externo (se excluyen los aportes).

Se establecerá la media aritmética de los créditos minoritarios, esto es, aquellos cuyo monto sea inferior a la media aritmética de todos los créditos, establecida conforme al procedimiento descrito en el literal a). Dicha media aritmética de créditos minoritarios será la resultante de sumar la cuantía total de créditos minoritarios y dividirla por el mismo número de tales acreencias sumadas.

Determinada la media aritmética de los créditos minoritarios se seleccionará el acreedor cuya acreencia sea la más cercana al valor de la me dia.

Si alguno de los miembros seleccionados mediante los mecanismos anteriormente descritos no acepta su designación por escrito y dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que así lo informe, se procederá a escoger los siguientes montos más cercanos hacia abajo a la media y así sucesivamente hasta designar los miembros de que trata este numeral.

Cuando la entidad objeto de toma de posesión sea una entidad pública nacional, la Junta Asesora estará integrada por dos acreedores cuyos créditos vigentes sean los de mayor cuantía designados por el liquidador y/o agente especial y tres (3) personas designadas por el Gobierno Nacional.

Una vez los acreedores han aceptado su designación, el liquidador y/o agente especial lo informará a la Superintendencia de la Economía Solidaria, y procederá a publicar mediante aviso en un medio de amplia circulación o por el medio más idóneo, la integración de la Junta.

Para efectos de establecer la media aritmética en ningún caso se tomará en cuenta las acreencias que correspondan a los acreedores que fueron inicialmente designados por razón del monto de sus créditos.

Si alguna o algunas de las personas elegidas para conformar la Junta a que se refiere la presente circular, formaron parte de la administración de la cooperativa con anterioridad al acto que generó la intervención, no podrá formar parte de la Junta por lo que se designará un nuevo miembro utilizando el procedimiento anteriormente descrito.

En el evento en que los representantes de los acreedores de mayor cuantía pertenezcan a un mismo grupo empresarial, solo podrán elegir a uno de ellos en la Junta Asesora.

5.2. Organizaciones solidarias sometidas a la supervisión de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y de la Forma Asociativa Solidaria-Decreto 455 de 2004

La constitución de la Junta Asesora para estas organizaciones es obligatoria en los procesos de liquidación, y deberá acatarse lo señalado en el artículo 59 del Decreto 2211 de 2004 para la conformación y posterior modificación o cambio de sus integrantes, bien sea por no aceptación de las personas designadas o por haberse cumplido el pago de las acreencias correspondientes. Las funciones de la junta asesora serán las señaladas en el artículo 12 del Decreto 2211 de 2004.

Para las intervenciones forzosas administrativas para administrar o la general, corresponderá a la Superintendencia de la Economía Solidaria si lo considera pertinente, designar una junta asesora integrada por los cinco mayores acreedores de la entidad, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 2211 de 2004. Las funciones serán las indicadas en el artículo 12 del citado decreto.

6. ATENCION A USUARIOS

Las entidades objeto de intervención forzosa administrativa, prestarán el servicio de atención a sus asociados y al público en general, bajo las siguientes pautas generales:

1. Prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la entidad, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales. En todo caso, de esas 28 horas, los horarios que se establezcan deberán prestarse como mínimo 15 horas semanales de atención entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p. m.

2. La implantación del horario, así como su modificación, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria. El primero de los casos, dentro de los 30 días siguientes a la vigencia de la presente circular y el segundo, con una antelación de diez (10) días hábiles. De igual forma, debe rá ser informado a los asociados y al público en general mediante avisos visibles colocados en las oficinas de la entidad.

3. La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente por motivos de fuerza mayor o caso fortuito y festividades, sin autorización previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de 5 días hábiles de antelación e informar a esta Superintendencia.

4. Cualquier variación de los horarios de atención a usuarios, así como el cierre de fin de año, serán comunicados también por aviso colocados en las oficinas de la entidad con diez (10) días hábiles de antelación e informar a esta Superintendencia.

7. Prórrogas ante el Gobierno Nacional de los procesos de liquidación forzosa administrativa

Conforme lo establece el numeral 2, artículo 117 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero modificado por el artículo 23 de la Ley 510 de 1999, en concordancia a lo dispuesto en el artículo 48 del Decreto 2211 de 2004, cuando se disponga la liquidación forzosa administrativa de una cooperativa ó de una organización de la economía solidaria, la misma no podrá prolongarse por más de cuatro (4) años desde su inicio, sin perjuicio de que el Gobierno lo pueda prorrogar por resolución ejecutiva por un término mayor en razón del tamaño de la entidad y las condiciones de la liquidación.

Para lo anterior, la entidad intervenida deberá presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la solicitud del liquidador debidamente sustentada y con una antelación no menor a tres (3) meses antes de que culmine el término para adelantar el proceso de liquidación forzosa administrativa, anexando los siguientes documentos:

Resumen consolidado que indique el número de acreedores, el valor de la no masa y la masa, pagos de acreencias realizados con recursos propios, gastos del proceso por año, valor total del activo inicialmente inventariado y venta de activos.

Flujo de caja proyectado para el período de la prórroga.

Cronograma que contenga las actividades que se pretenden evacuar durante el periodo de la prórroga, el cual debe contener, entre otros aspectos, lo siguiente:

Determinación del estado de la cartera y terminación de los procesos jurídicos que se adelantan por cobro de cartera, adjudicación por consenso de acreedores, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras entidades intervenidas para el manejo y administración de la cartera y/o proceso de adjudicación forzosa.

Definición de la situación de los activos de la entidad, adjudicación por consenso de acreedores, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras entidades intervenidas para la administración de los activos y/o proceso de adjudicación forzosa.

Determinación del estado de los procesos o situaciones jurídicas no definidas, adjudicación por consenso de acreedores, constitución de patrimonios autónomos y encargos fiduciarios o propuesta de celebración de contratos con otras entidades intervenidas para la administración y seguimiento de los procesos jurídicos.

Reunión junta asesora o de acreedores para la presentación del informe sobre la celebración de contratos de mandato para la administración y enajenación de los activos remanentes y para el pago de las obligaciones a cargo de la entidad intervenida.

Traslado informe a los acreedores.

Resolución sobre objeciones al informe.

Perfeccionamiento del contrato de mandato para la administración y enajenación de los activos remanentes y para el pago de las obligaciones a cargo de la entidad intervenida.

Conformación del directorio de acreedores debidamente actualizado.

Alistamiento del archivo para su entrega final.

Celebración contrato para la custodia y guarda del archivo.

Entrega final y definitiva del archivo.

Conformación de Reservas.

Cierre contable del proceso.

Creación reservas para gastos posteriores al cierre.

Presentación declaración final de renta.

Presentación otras declaraciones tributarias.

Balance final y obtención de paz y salvos correspondientes.

Citación y celebración asamblea de acreedores.

Preparación informe final de rendición final de cuentas.

Aviso traslado rendición final de cuentas.

Presentación objeciones al informe final de rendición de cuentas.

Valoración y definición de objeciones.

Protocolización del informe final de rendición de cuentas.

Expedición resolución de terminación de la existencia legal de la entidad intervenida, previa autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Publicación, notificación resolución por edicto, fijación y desfijación

Presentación de recursos de reposición.

Definición de recursos de reposición y expedición de resoluciones.

Protocolización resolución de terminación de la existencia legal de la entidad intervenida (escritura pública).

Cancelación del registro mercantil.

Cancelación del NIT ante la DIAN.

Informe final ante la Supersolidaria

La Superintendencia de la Economía Solidaria sólo tramitará ante el Gobierno Nacional, las prórrogas de las entidades en liquidación forzosa administrativa, que cumplan los parámetros anteriormente señalados, teniendo en cuenta para el efecto el tamaño de la entidad y las condiciones de la liquidación.

8. DEROGATORIAS

La presente circular deroga en su totalidad la Carta Circular número 0001 de enero 10 de 2001, Carta Circular número 0002 del 10 de enero de 2001, Carta Circular número 0003 de enero 10 de 2001, Carta Circular número 0005 de noviembre 27 de 2001 y Circular Externa número 006 de 2005 expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y las demás disposiciones que le sean contrarias.

9. VIGENCIA

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y será incorporada en la Circular Básica Jurídica número 007 de 2003.

ANEXO 1.

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA

REPORTE DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO.

FORMATO NUMERO 001

CIRCULAR EXTERNA 014 DE 2000

A N E X O 2.

CIRCULAR EXTERNA NUMERO 0011 DE 2002

(julio 17)

SEÑORES : REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DE LOS ORGANOS

DE ADMINISTRACION  Y  VIGILANCIA Y REVISORES FISCALES

DE LAS  ENTIDADES  SOMETIDAS A LA SUPERVISION DE LA

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA.

DE : SUPERINTENDENTE

ASUNTO : TERMINOS Y REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD

FINANCIERA BAJO EXCEPCION A LOS MONTOS MINIMOS

FECHA : 17 JULIO 2002

La Ley 454 de 1998, en su artículo 42, estableció originalmente que "las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con secciones de ahorro y crédito, deberán acreditar y mantener un monto mínimo de aportes sociales pagados no inferior a quinientos millones de pesos ($500.000.000). El Gobierno Nacional podrá establecer montos mínimos inferiores a los señalados en este artículo, teniendo en cuenta el vínculo de asociación, y la insuficiencia de servicios financieros en el área geográfica de influencia". Igualmente, en el parágrafo cuarto del mismo artículo, se estipula que "los valores absolutos indicados en este artículo se ajustarán anual y acumulativamente a partir de 1999, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total ponderado, que calcula el DANE".

Posteriormente, se expidió la Ley 510 de 1999 que en su artículo 104 modificó el inciso tercero del artículo arriba mencionado, quedando así: "El Gobierno Nacional, a través del Superintendente de Economía Solidaria, podrá establecer montos mínimos inferiores a los señalados en este artículo, teniendo en cuenta el vínculo de asociación y las condiciones socioeconómicas o el área geográfica de influencia de la organización interesada"

La norma anterior fue interpretada por esta Superintendencia mediante Circular Externa número 001 de 1999 y reglamentada por la Resolución 162 de 1999, pronunciamientos que, de acuerdo con la práctica, ameritan una nueva orientación en cuanto a los casos en que se justifica autorizar montos mínimos inferiores a los establecidos por el legislador.

En consecuencia, para acceder a la autorización con excepción a los montos mínimos se requiere el cumplimiento de, como mínimo, dos requisitos: el vínculo de asociación, que resulta obligatorio (concurrente), y uno de los dos siguientes (excluyentes): las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia, todos los cuales se desarrollan a continuación.

Vínculo de asociación (requisito concurrente)

El vínculo de asociación, tal como fue interpretado en su momento "como el conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre estos y la empresa cooperativa", puede extenderse a diferentes tipos de situaciones que generen cercanía entre los asociados, lazos y beneficios en cuanto al control so bre las operaciones que realice la cooperativa. Tal es el caso, tanto de las relaciones derivadas de un vínculo laboral, como de las características propias de pertenecer a un mismo ámbito territorial.

En cuanto al primero de los vínculos, el cual ha sido utilizado hasta el momento, como requisito para acogerse a la excepción, se considera que en los siguientes casos se justifica tal excepción:

" Cooperativas integradas por asociados vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.

" Cooperativas conformadas por trabajadores vinculados laboralmente a un mismo grupo empresarial o a entidades entre las cuales exista unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo.

Ahora bien, considera esta Superintendencia que el vínculo de asociación no está determinado de manera exclusiva por la vinculación laboral a un ente económico (llámese entidad pública o privada, grupo empresarial o entidades entre las cuales exista unidad de empresa). Los casos de vínculo de asociación, por el contrario, pueden ser de diversa índole, siempre y cuando se mantenga el concepto básico arriba descrito.

Por ejemplo, se entiende que con los habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o territorio claramente demarcado, se mantendría ese "conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre estos y la empresa cooperativa", justificándose de esa manera la excepción que contempla la ley. En nuestro país, los habitantes de un mismo ámbito territorial tienen en común costumbres, rasgos culturales, nivel educativo, e incluso comparten intereses y perspectivas hacia el futuro. Dichos elementos hacen que la asociación se convierta en una opción de ayuda, solidaridad y crecimiento para comunidades urbanas o rurales. Estas características, comunes a habitantes de un mismo ámbito territorial, se constituyen, en este contexto, en lazos que determinan un vínculo de asociación.

Existen, en resumen, dos tipos de vínculo de asociación que pueden ser aceptados como requisito concurrente para el otorgamiento de una autorización con excepción a los montos mínimos: el vínculo laboral y el vínculo derivado del ámbito territorial. Estos casos son susceptibles de estudio por parte de la Superintendencia, siempre que tal vínculo esté expresamente estipulado en los estatutos de la cooperativa.

Condiciones socio-económicas (requisito excluyente)

Considerada esta como la primera de las condiciones excluyentes, se mantiene el criterio de interpretarla como las características propias de cooperativa y asociados, y la coyuntura social y económica en la que se encuentran, argumentación que debe ser sustentada adecuadamente ante esta Superintendencia.

Area geográfica de influencia (requisito excluyente)

Se trata en este caso de la segunda de las condiciones excluyentes para acceder a la autorización de la excepción. El área geográfica de influencia de la organización se refiere fundamentalmente al radio de acción de la cooperativa, la zona determinada en la que la entidad está en posibilidad de prestar servicios a sus asociados.

Entiende esta Superintendencia que el espíritu del legislador para justificar una excepción a los montos mínimos exigidos para el ejercicio de la actividad financiera, está en tomar en consideración el tamaño reducido de algunas cooperativas como aquellas que, a nivel regional o local, desarrollan una función social, imposible de lograr con otro tipo de entidad. Aplicados estos elementos al contexto de actividad financiera, estas cooperativas están limitadas, en cuanto a su base social, a ese territorio, lo cual les impone un límite a su capacidad de expansión y, por ende, al crecimiento de su nivel de aportes sociales.

El pertenecer a esta área geográfica de influencia, puede ser considerada como otra de las condiciones opcionales para solicitar la excepción, siempre y cuando la entidad interesada sustente de manera suficiente y documentada tal situación.

Definición de niveles inferiores de montos mínimos

En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 104 de la Ley 510 de 1999, y con el ánimo de fijar normas y reglas claras frente a los niveles inferiores a los montos mínimos, estableció la Superintendencia en la Circular 001 de 1999, el cuadro de categorías por número de habitantes en el municipio, apoyados en la categorización contemplada en la Ley 136 de 1994.

Dicho cuadro fue elaborado originalmente para los casos del requisito excluyente de área geográfica de influencia. Los casos de cooperativas que contaran con el vínculo laboral como requisito concurrente, no tenían que acogerse a dichos niveles, sino exclusivamente a los fijados en los estatutos particulares de cada una de ellas. Tal interpretación amerita un nuevo enfoque.

Considera esta Superintendencia que, en aras de una mayor transparencia, eficiencia e igualdad de condiciones, todas las cooperativas que deseen acogerse a la excepción a los montos mínimos legalmente establecidos, deberán ubicarse en los niveles predeterminados por esta entidad, independientemente de los requisitos concurrente/excluyente que sustenten.

Ahora bien, teniendo en cuenta que los parámetros de evaluación tienen hoy nuevas perspectivas, se hace necesario igualmente adecuar los términos de cuantificación de los niveles predeterminados de montos mínimos. Se contemplará, para la determinación de dichos niveles, un nuevo criterio que permita una medición objetiva y ajustada a la naturaleza de las entidades supervisadas, relacionado con el tamaño de cada cooperativa.

Así las cosas, el monto de aportes sociales mínimos que se exigirá, a efectos de conceder la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, será el necesario para mantener la relación de solvencia establecida en las disposiciones legales vigentes sobre el particular, siempre que tal monto no sea inferior a $100"000.000,oo (cien millones de pesos), cifra que se ajustará anual y acumulativamente, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor total ponderado, que calcule el DANE a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

En términos generales, y a manera de síntesis, toda cooperativa especializada, multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito que desee ejercer la actividad financiera, con excepción a los montos mínimos establecidos por la Ley 454 de 1998, deberá acreditar, de manera obligatoria, el requisito de vínculo de asociación arriba descrito, en cualquiera de sus dos opciones. Como complemento, deberá acreditar uno de los dos requisitos opcionales, sustentando adecuadamente las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia, según sean las características de su entidad. Cumplidos los requisitos anteriores, la cooperativa deberá acreditar los aportes sociales mínimos de acuerdo con lo previsto en esta circular.

Es importante resaltar que las condiciones para el ejercicio de la actividad financiera bajo excepción a los montos mínimos aquí enunciadas, continúan siendo entendidas como casos particulares qu e serán analizados de manera individual por la Superintendencia de la Economía Solidaria y aprobados de acuerdo con los estudios técnicos pertinentes. El cumplimiento de los referidos requisitos no obliga a esta Superintendencia a impartir la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, la cual se expedirá una vez evaluada, adicionalmente, la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores.

La presente circular deroga el Capítulo VII de la Circular Externa 001 de 1999 y el artículo 12 de la Resolución 162/99, y rige a partir de su publicación.

La Superintendente,

ELVIA MEJÍA FERNÁNDEZ.

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