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RESOLUCION 05296 DE 2001

(diciembre 11)

Diario Oficial No. 44.665, de 03 de enero de 2002

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Resolución 5313 de 2002>

Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR.

El Contralor General de la República,

en uso de las facultades constitucionales, legales y en especial, las conferidas por los artículos 1o. y 2o. de la Ley 598 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia señala: "El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”;

Que el artículo 2o. del Decreto-ley 267 de 2000, establece como misión de la Contraloría General de la República: "Cumplir cabal y eficazmente las funciones asignadas por la Constitución y la ley en representación de la comunidad, contribuir a la generación de una cultura del control fiscal en beneficio del interés común y mantener un irrevocable compromiso de excelencia para tales propósitos inspirada en principios morales y éticos”;

Que el numeral 2 del artículo 5o. del Decreto 267 de 2000 indica como función de la Contraloría General de la República, entre otras, la de "Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal conforme a los sistemas de control, procedimientos y principios que establezca n la ley y el Contralor General de la República mediante resolución”;

Que el legislador mediante Ley 598 de 18 de julio de 2000, creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, otorgando facultades al Contralor General de la República para establecer su organización y funcionamiento;

Que por disposición de la mencionada norma, el sistema estará constituido por los subsistemas, principios, métodos e instrumentos que garanticen el ejercicio del control fiscal;

Que el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, constituye una herramienta eficaz y moderna para la lucha contra la corrupción derivada de los sobreprecios pactados en la contratación estatal, por cuanto busca proporcionar toda la información relacionada con los bienes y servicios que adquiere el Estado en el desempeño de sus funciones, de manera oportuna y a precios reales del mercado, con el propósito fundamental de asegurar que las adquisiciones que se realicen se encuentren en un nivel de razonabilidad con determinados precios de referencia;

Que el SICE es un instrumento de apoyo a la ley de contratación estatal, por cuanto en ella se expresa que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad;

Que el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, garantiza el ejercicio del control fiscal posterior y selectivo y facilita los procesos de preparación y ejecución de los presupuestos públicos;

Que el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, estimula el rediseño de estrategias de auditoría para que estén más acordes con sistemas de control integrados y participativos que se ejercen sobre las entidades que conforman el sector público y sobre las entidades privadas que administran bienes y recursos públicos;

Que el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, es un instrumento capaz de implementar la escala axiológica contemplada en la Constitución Política de Colombia y, en particular, fomentar los valores de la democracia participativa, la publicidad, la transparencia, la eficiencia, la eficacia, la moralidad, la economía, entre otros, incentivando y facilitando el control social,

RESUELVE:

TITULO I.

CAPITULO I.

ASPECTOS GENERALES.

ARTÍCULO 1o. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL, SICE. Establecer, mediante la presente resolución, la organización y funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, de que trata la Ley 598 del 18 de julio de 2000, sus principios, métodos, instrumentos, subsistemas y demás aspectos que garanticen el ejercicio del control fiscal.

ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN DEL SISTEMA. El SICE es un sistema de información, ordenación y control a cargo de la Contraloría General de la República, que integra todas las cifras del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real con los precios de referencia que posee la central de información, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos del Estado.

Artíc ulo 3o. De los fines del SICE. La implementación del SICE permitirá cumplir con los siguientes objetivos:

a) Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratación del Estado;

b) Diseñar, implementar y consolidar un sistema de información que le permita al país mejorar las condiciones actuales de contratación, aportando un nuevo marco de referencia que contribuye a legitimizar el proceso de contratación pública del Estado;

c) Garantizar los principios constitucionales de democracia participativa, publicidad, transparencia, eficiencia, eficacia, moralidad, economía, celeridad y el control ciudadano;

d) Impulsar y promover un cambio institucional social y cultural sobre el problema de la corrupción en Colombia generando una cultura del control social sobre el proceso de contratación pública, mediante la implementación de nuevos instrumentos de participación y la promoción de una pedagogía del control de lo público en el país;

e) Mejorar sustancialmente el proceso de planeación, elaboración del presupuesto y planes de compras de las entidades públicas;

f) Aumentar, cualificar y mejorar el procedimiento de control institucional de la Contraloría General de la República, brindándole al país una mejora sustancial en la calidad y oportunidad de su función de control.

ARTÍCULO 4o. ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN DEL SICE. La dirección y administración del SICE estará a cargo de la Contraloría General de la República por conducto del Despacho del Vicecontralor General, sin perjuicio de la contratación de uno o varios operadores en los términos del artículo 4o. de la Ley 598 de 2000.

CAPITULO II.

DEFINICIONES ESPECIALES.

ARTÍCULO 5o. DEFINICIONES. Para la aplicación de esta norma se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Hardware: Equipo, maquinaria, componentes, dispositivos físicos, aparatos, componentes electrónicos, componentes físicos de un computador o de una red, a diferencia de los programas o elementos lógicos que los hacen funcionar.

Internet: Hace referencia a un sistema global de información que (1) está relacionado lógicamente por un único espacio de direcciones global basado en el protocolo de Internet (IP) o en sus extensiones, (2) es capaz de soportar comunicaciones usando el conjunto de protocolos TCP/IP o sus extensiones u otros productos compatibles con IP, y (3) emplea, provee o hace accesible, privada o públicamente, servicios de alto nivel en capas de comunicaciones y otras infraestructuras relacionadas.

Margen de distorsión de precios: Es el intervalo en el que puede variar un precio de oferta de determinado bien o servicio, respecto al precio de referencia del mismo. Los límites superior e inferior de este intervalo se calculan mediante la proyección de los umbrales superior e inferior del precio indicativo a cifras que dependen: a) del tiempo de pago del bien o servicio a través de una función del DTF, tomando como base 90 días; b) de la demanda del bien o servicio a través del número de unidades de compra, y c) del sitio de entrega del bien o servicio a través de los costos de fletes y seguros. La línea de base para calcular el margen está dada por venta a detal, pago a 90 días y entrega en el lugar del registro del precio.

Operador: Persona responsable del funcionamiento de un sistema o de una red. Personas naturales o jurídicas que se contraten para administrar el SICE, conforme a lo establecido en el artículo 4o. de la Ley 598 de 2000. La administración comprende operar, mantener y gestionar las actividades necesarias para garantizar el funcionamiento del sistema.

Password: Contraseña, clave, palabra de paso. Conjunto de caracteres alfanuméricos que permite a un usuario el acceso a un determinado recurso o la utilización de un servicio dado.

Precio: Cantidad de dinero que es ofrecida o demandada a cambio de un bien o servicio (mercancía).

Precio de referencia: Es la retribución monetaria que los proveedores de bienes o servicios esperan recibir como contraprestación a las ventas u otras operaciones comerciales de sus productos, por venta a detal, pago a 90 días y entrega en el mismo lugar de registro. El precio de referencia es el registrado por el proveedor en la Central de Precios y hace referencia a los precios de los bienes y servicios que los proveedores deben registrar en el RUPR, Registro Unico de Precios de Referencia.

Precio de oferta: Es la retribución monetaria que los proveedores de bienes o servicios esperan recibir como contraprestación a las ventas u otras operaciones comerciales de sus productos, al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta.

Precio indicativo: Es el promedio recortado de los precios de referencia que registran los proveedores en la central de precios de ese bien o servicio. Entiéndase por un promedio recortado, el cálculo de la media aritmética de todos los valores que resulten después de eliminar los extremos, ya sean superiores o inferiores de los precios de referencia.

Donde Xi representa los precios de referencia de los productos que están registrados dentro del extremo superior (inferior al percentil 95) y el extremo inferior (superior al percentil 5) y n es el número de proveedores que registraron los precios del producto dentro de estos límites. Para la obtención del precio indicativo se tendrá en cuenta que deben existir como mínimo diez (10) precios de referencia registrados, con relación al respectivo bien o servicio.

RUPR: Registro Unico de Precios de Referencia, base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios que los proveedores están en capacidad de ofertar al Estado. Es el Registro que cada proveedor debe hacer como requisito indispensable para participar en los procesos contractuales del Estado.

Red: Es un conjunto de equipos conectados entre sí con la finalidad de compartir información y recursos. Es el medio que proporciona el entorno necesario para que los usuarios, desde diferentes ubicaciones, tengan acceso en condiciones similares a la información.

SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Financiera. Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el us o de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. La administración funcional y técnica está a cargo de la Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Decreto 2806 de 29 de diciembre de 2000). Actualmente agrupa algunas de las entidades del Sector Central Nacional conectadas en línea, para la expedición y control de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal y del Flujo de Caja-Programa Anual Mensualizado de Caja, PAC.

Sistema: Conjunto de elementos relacionados de modo que constituyen un todo estructurado, no habiendo ningún elemento aislado.

Software: Programas, soportes lógicos, parte no mecánica de un sistema. Serie de instrucciones necesarias para ejecutar diversas aplicaciones y tareas. Programas desarrollados y distribuidos para dar al usuario la libertad de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar dichos programas.

Umbral de Precios de Referencia: Es el intervalo de variación razonable (permisible) del precio de contratación de un bien o servicio.

WEB: Hace referencia a la WWW.

World Wide Web (WWW): Sistema de información distribuido y basado en hipertexto, cuya función es buscar y tener acceso a documentos a través de la red de forma que un usuario podrá acceder mediante un navegador web. Se define como un sistema de protocolos intercambiados entre un cliente y un servidor, que permite que los documentos puedan compartirse entre computadores en la red.

CAPITULO III.

DE LA ESTRUCTURA DEL SICE.

ARTÍCULO 6o. SUBSISTEMAS. El SICE está compuesto por cuatro subsistemas, articulados por el CUBS, así:

1. Subsistema de la demanda. Está compuesto por el conjunto de bienes y servicios que requiere el Estado, debidamente clasificados de acuerdo con los códigos del CUBS. La información se obtiene del SIIF, de los planes de compra y de los presupuestos públicos. Este subsistema provee la información relacionada con las entidades que compran, los elementos requeridos, las fechas de las adquisiciones y los procesos a través de los cuales se compran los bienes y servicios.

2. Subsistema de la oferta. Es el registro de los precios de referencia de los bienes y servicios ofrecidos a las entidades públicas, realizado en la Central de Precios, RUPR. A través de este Subsistema se proveerá información relacionada con las personas naturales o jurídicas que estén en disposición de venderle al Estado los elementos ofrecidos al mismo, los precios de referencia de cada uno de ellos y los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servicios.

3. Subsistema control básico. Es el ejercido cuando se incorpora al sistema la información de los contratos celebrados por las entidades del Estado a través de la Imprenta Nacional, las Gacetas Departamentales y demás dependencias o entidades que publiquen contratos en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 190 de 1995 y sus normas reglamentarias, en donde, además de la información que publiquen estas entidades en relación con los contratos, las entidades contratantes deberán informar el código y el precio unitario de los bienes y servicios contratados. Este subsistema provee la información relacionada con las entidades públicas y privadas que contratan, los códigos de los bienes y servicios contratados, los precios y cuándo y dónde se contra ta.

4. Subsistema control inteligente. A través de este mecanismo se comparan e interpretan los diferentes registros de cada subsistema, en especial los que tienen que ver con los precios de referencia, con el fin de verificar el nivel de distorsión entre el precio indicativo y el precio final de contratación.

PARÁGRAFO. El Control Inteligente es una funcionalidad del SICE para facilitar el control posterior y selectivo a cargo de la Contraloría General de la República. El Sistema además verifica que los bienes y servicios contratados correspondan al sector y subsector en que se encuentran clasificadas las entidades de acuerdo con la resolución de sectorización vigente, expedida que para tal efecto por la Contraloría General de la República.

ARTÍCULO 7o. ELEMENTOS DEL SISTEMA. El SICE está conformado por cuatro elementos:

1. El Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS. Es la enumeración de los bienes y servicios clasificados, estandarizados y codificados que corresponden al universo de productos que pueden adquirir las entidades públicas.

2. El Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR. Es una base de datos en la cual los proveedores que deseen contratar con el Estado deben registrar los precios de los bienes y servicios que ofrecen como requisito para participar en los procesos contractuales.

3. La Central de Precios. Es una base de datos que consolida los precios de referencia a que hace mención el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios ofrecidos por los proveedores a las entidades del Estado, debidamente identificados con su NIT.

4. La Central de Información para la Contratación Estatal, CICE. Es el elemento del Sistema encargado de recibir, consolidar y procesar toda la información pertinente a la contratación, realizando en forma automática, en línea y en tiempo real, todas las verificaciones que resulten de los procesos de contratación pública, en especial la verificación de los precios de los bienes y servicios.

La CICE informa a las entidades públicas y a los particulares sobre el registro de los planes de compra, precios indicativos y contratos celebrados por las entidades públicas. De igual forma, coordina el mantenimiento y actualización del CUBS, y almacena la información básica, tanto de las entidades públicas como de los proveedores.

CAPITULO IV.

AMBITO DE APLICACIÓN.

ARTÍCULO 8o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución se aplica a todos los proveedores de bienes y servicios de uso común, o de uso en contratos de obra, que estén en capacidad de ofrecerlos a la administración pública y a los particulares o entidades que manejen bienes o recursos públicos.

Igualmente, se aplicará a todas las entidades públicas o privadas que administren bienes o recursos públicos, salvo las exceptuadas o las excluidas de cobertura inmediata, en los términos señalados en el artículo 59 de esta resolución.

ARTÍCULO 9o. ORGANIZACIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS.  <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 5301 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de la presente resolución, las entidades contratantes se han agrupado en los siguientes niveles, con el fin de señalar su obligación de ingresar al SICE en forma progresiva, de acuerdo con lo dispuesto en la presente resolución:

a) El primer nivel corresponde a las entidades públicas y/o unidades ejecutoras que actualmente se encuentran en línea con el Sistema Integral de Información Financiera, SIIF: Ministerios, Departamentos Admin istrativos, Superintendencias sin personaría jurídica, Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica, órganos de la rama legislativa (Senado y Cámara), órganos de la Rama Judicial (Consejo Superior de la Judicatura, Corte Suprema de Justicia, Corte Constitucional, Consejo de Estado, Tribunales y Juzgados), Fiscalía General de la Nación, Organos de Control (Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Auditoría General de la República), Organización Electoral (Registraduría Nacional del Estado Civil).

b) El segundo nivel incluye los establecimientos públicos del orden nacional, las superintendencias con personería jurídica y las unidades administrativas con personería jurídica.

c) El tercer nivel incorpora las empresas industriales y comerciales del Estado del orden nacional, las Sociedades de Economía Mixta del orden nacional y, las Empresas Sociales del Estado del orden nacional.

d) El cuarto nivel está conformado por los entes autónomos constitucionales, las empresas de servicios públicos estatales y las entidades que administren bienes y recursos públicos;

e) El quinto nivel comprende las entidades departamentales, distritales y municipales de todos los órdenes;

f) El sexto nivel incluye las demás entidades administrativas y unidades ejecutoras que se indiquen mediante acto administrativo, su obligación de ingresar al SICE.

PARÁGRAFO. El ingreso de las entidades de los niveles segundo, tercero, cuarto, quinto y sexto, se hará en forma escalonada de acuerdo a las instrucciones, que para tal efecto, imparta la Contraloría General de la República.

TITULO II.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA.

CAPITULO I.

DEL CATÁLOGO UNICO DE BIENES Y SERVICIOS, CUBS.

ARTÍCULO 10. DEFINICIÓN. Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común, o uso en obras que el Estado puede adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso; y clasificados en códigos que permiten una única identificación para cada uno de ellos. Con este fin, la Contraloría General de la República y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, identificaron un conjunto de códigos que para efectos de la presente resolución se clasifican por tipo, clase, subclase, grupo y atributos del bien o servicio.

PARÁGRAFO. El Comité para la Administración del CUBS de que trata el artículo 14 de la presente resolución, podrá excluir del Catálogo Unico de Bienes y Servicios aquellos servicios que por su naturaleza y características no permitan una individualización en cuanto a su tipo, clase, subclase, grupo y atributos.

ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL CATÁLOGO UNICO DE BIENES Y SERVICIOS, CUBS. El CUBS cumplirá las siguientes funciones:

a) Clasificar los bienes y servicios que adquieren usualmente las entidades del Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos;

b) Identificar los bienes y servicios y, una vez clasificados, asignarles un código único de identificación;

c) Facilitar a los proveedores el registro de sus precios y a la Imprenta Nacional el registro de los contrat os por bien o servicio adquirido por el Estado;

d) Articular la información de los diferentes sistemas que concurren en el SICE, a través de los códigos de los bienes y servicios de cada uno de los productos que el Estado esté en necesidad de adquirir y los que los proveedores estén interesados en venderle al Estado;

e) Facilitar a los proveedores, a los funcionarios públicos y a la ciudadanía en general, identificar el tipo, clase, subclase, grupo y atributos del bien o servicio y la información relativa a cada uno de ellos, que se surta en el proceso contractual con el Estado.

ARTÍCULO 12. ADOPCIÓN DEL CUBS. El Catálogo Unico de Bienes y Servicios será adoptado por la Contraloría General de la República mediante resolución y sus modificaciones, adiciones o aclaraciones se efectuarán mediante acto administrativo expedido para tal efecto.

ARTÍCULO 13. ACTUALIZACIÓN DEL CUBS. La actualización del Catálogo Unico de Bienes y Servicios se realizará de acuerdo con la información o solicitud que para tales efectos suministren los proveedores, el mismo operador, las entidades contratantes y la ciudadanía en general.

La actualización implica incorporar o desincorporar bienes y/o servicios nuevos que no estén registrados, así como también aquellos que no actualicen o modifiquen sus precios en la central de precios durante el último año, contado a partir del registro o última actualización.

ARTÍCULO 14. CREACIÓN DEL COMITÉ PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CUBS. Créase el Comité para la Administración del Catálogo Unico de Bienes y Servicios, el cual será reglamentado mediante resolución expedida por el Contralor General de la República, y estará conformado por las siguientes entidades:

a) La Contraloría General de la República;

b) El Departamento Administrativo Nacional de Estadística;

c) La Imprenta Nacional;

d) El Ministerio de Hacienda y Crédito Público–Dirección General de Presupuesto.

PARÁGRAFO. La Secretaria Técnica de este Comité será ejercida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística.

ARTÍCULO 15. FUNCIONES DEL COMITÉ PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CUBS. El Comité para la Administración del CUBS tendrá como funciones aprobar, rechazar o modificar las propuestas de inclusión, modificación o aclaración de los Códigos de Bienes y Servicios.

CAPITULO II.

SUBSISTEMA DE LA DEMANDA DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES.

ARTÍCULO 16. CONFORMACIÓN. El Subsistema de la demanda está integrado por las entidades públicas y las entidades privadas que administren bienes y recursos públicos, cuando actúan como compradores de bienes y servicios en el proceso contractual y se expresa con la ejecución del gasto público para adquirir bienes o servicios.

ARTÍCULO 17. OBLIGACIONES DE LOS CONTRATANTES. Todas las entidades estatales y las que administren bienes y recursos públicos, deberán cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Inscripción. Las entidades que no se encuentren vinculadas al SIIF y deban inscribirse al SICE, de acuerdo con las vigencias escalonadas establecidas en el artículo 59 de la presente resolución, lo harán siguiendo el procedimiento indicado en el artículo 18 de la misma.

Las entidades vinculadas al SIIF, que sean registradas en forma automática en el SICE, deberán complementar la información adicional que sea solicitada en la Web del Sistema, de acuerdo con las instrucciones que para tal efecto imparta la Contraloría General de la República;

b) Elaborar y enviar los planes de compra. A partir de la fecha de vigencia de la presente resolución, las entidades públicas deben elaborar y enviar los planes de compras de acuerdo con el procedimiento establecido en los artículos 22 a 28 y 34 de la presente resolución;

c) Consultar el CUBS y el RUPR. Los representantes legales de las entidades, estarán en la obligación de consultar el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS; el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, en las oportunidades, condiciones y términos señalados en los artículos 32 y 34 de la presente resolución;

d) Exigir el Certificado de Registro. Exigir en los procesos contractuales, que el proveedor adjunte a las ofertas de adquisición de bienes y servicios, el Certificado de Registro señalado en el artículo 47 y 48 de la presente resolución;

e) Registrar en el SICE los contratos celebrados. Las entidades registrarán sus contratos de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 33 de la presente resolución;

f) Publicar en su página Web los pliegos de condiciones y los términos de referencia, de las compras que pretenda realizar, de conformidad con lo expresado en la directiva presidencial número 2 de agosto 28 de 2000, mediante la cual se implementó la agenda de conectividad, e informar inmediatamente al SICE a través de la WEB www.sice-cgr.gov.co, de la inclusión de esta información, con el propósito de que los usuarios del SICE puedan encontrar en la WEB del sistema los vínculos a las Web de las entidades contratantes y consultar los mencionados pliegos de condiciones, términos de referencia e información referenciada en la Directiva Presidencial mencionada.

ARTÍCULO 18. PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES NO VINCULADAS AL SIIF. Las entidades estatales no vinculadas al SIIF, y las entidades privadas que manejen bienes y recursos públicos, estarán obligadas a inscribirse en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, diligenciando el formato denominado "Inscripción de las entidades estatales o entidades que administran bienes y recursos públicos”, el cual estará disponible en la Web del sistema.

PARÁGRAFO. El formulario de que trata el presente artículo deberá contener los siguientes datos:

 Nombre de la entidad.

 NIT de la entidad.

 Nombre del representante legal de la entidad.

 Identificación del representante legal.

 Correo electrónico, URL de la página web, dirección domiciliaria y teléfono.

ARTÍCULO 19. REGISTRO DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES VINCULADAS AL SIIF. El registro de las entidades estatales vinculadas al SIIF se realizará en forma automática, mediante la captura que realice el SICE de la información que posea el mencionado Sistema. Adicionalmente la entidad pública contratante tendrá la obligación de complementar la información requerida en la web del Sistema.

ARTÍCULO 20. ENTREGA DE LA CLAVE DE ACCESO. Una vez que las entidades contratantes se encuentren inscritas o registradas de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 18 y 19 de la presente resolución, el representante legal de la entidad solicitará la entrega de la clave de acceso (password), mediante alguno de los siguientes procedimientos:

1. Entrega personal al representante legal de la persona jurídica, o a la persona autorizada para tales efectos, mediante poder conferido en legal forma.

2. Por correo certificado.

ARTÍCULO 21. DERECHOS DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES UNA VEZ REGISTRADAS EN EL SISTEMA. Las en tidades contratantes tendrán el derecho a consultar la información que ofrezca el operador del SICE, en los términos señalados en los artículos siguientes. De igual forma tendrán derecho a que la Contraloría General de la República realice un programa de socialización, acompañamiento y asistencia técnica durante la etapa de registro y consultas iniciales que deben realizar las mismas.

CAPITULO III.

DEL PLAN DE COMPRAS.

ARTÍCULO 22. ELABORACIÓN, AJUSTE, EJECUCIÓN Y ENTREGA DEL PLAN DE COMPRAS. De conformidad con el artículo 5o. de la Ley 598 de 2000 en concordancia con las leyes anuales del presupuesto y el Decreto 111 de 1996, el Plan de Compras de las entidades estatales, deberá construirse, consultando el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR.

Los Planes de Compras de las entidades estatales tendrán dos componentes:

Primero, el de la adquisición de bienes y servicios que se ejecutan contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operación, según el caso y segundo, el de la adquisición de bienes o servicios que se financien contra las partidas incluidas en la Ley Anual del Presupuesto, en el capítulo de gastos de inversión, que debe reflejar el Plan Operativo Anual de Inversiones, de que trata el artículo 8o. del Decreto 111 de 1996, compilador de las Leyes Orgánicas del Presupuesto.

ARTÍCULO 23. REQUISITOS MÍNIMOS DEL PLAN DE COMPRAS. Todo Plan de Compras deberá contener como mínimo la siguiente información:

 Nombre de la entidad.

 NIT de la entidad.

 Tipo de contrato.

 Funcionarios responsables de la elaboración del Plan de Compras.

 Ordenador u ordenadores del gasto.

 Código del Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, genérico y/o específico, según el caso, para cada bien o servicio incluido en el Plan de Compras.

 Número de bienes a adquirir.

 Precio de los bienes y servicios que se pretenden contratar.

 Modalidad de pago.

 Fecha proyectada de pago o plan de pagos.

 Valor total del Plan de Compras.

PARÁGRAFO 1o. El código específico de los Bienes y Servicios se debe incorporar en el Plan de Compras en aquellos eventos en los cuales este exista en el CUBS y haya certeza del bien o servicio que se va a adquirir, en los demás casos se utilizará el código genérico.

PARÁGRAFO 2o. Los precios referenciados en el Plan de Compras deben consultarse en el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR.

ARTÍCULO 24. FECHA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. Las entidades estatales, sin excepción alguna, desde el mes de marzo de cada año fiscal, iniciarán la construcción del Plan de Compras de que tratan los artículos anteriores, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 30 de junio del año fiscal anterior al de su vigencia.

El Plan de Compras debe ser el soporte de las partidas presupuestales que se incluyan en el proyecto de presupuesto para la vigencia fiscal que el Gobierno Nacional presenta al Congreso de la República, o del que los representantes legales de los Entes Autónomos Constitucionales, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Sociedades de Economía Mixta, y demás Entidades Estatales, presentan a las respectivas autoridades señaladas por la ley y el reglamento, para la discusión y aprobación de sus respect ivos presupuestos.

PARÁGRAFO 1o. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 5301 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Para la vigencia fiscal del año 2002, las entidades, que de acuerdo al capítulo V del Título III de la presente resolución, ingresen al SICE, en sus respectivos planes de compras deberán codificar los bienes y servicios de conformidad con el CUBS y remitirlo al operador del SICE antes de 28 de febrero del año 2002.

ARTÍCULO 25. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. Para la elaboración del Plan de Compras, los representantes legales de las entidades, tendrán en cuenta, como mínimo, los siguientes lineamientos:

 Revisión de las existencias de los diferentes bienes que posee la entidad.

 Análisis de las necesidades reales de cada entidad estatal y sus diferentes dependencias.

 Identificación de los bienes y servicios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las normas jurídicas sobre la materia.

ARTÍCULO 26. AJUSTE DEL PLAN DE COMPRAS. Una vez aprobados los presupuestos anuales de las diferentes entidades estatales por las autoridades correspondientes, los representantes legales cotejarán el respectivo Plan de Compras contra el presupuesto público aprobado y procederán a ajustarlo y armonizarlo con las partidas presupuestales definitivas.

ARTÍCULO 27. ENTREGA DEL PLAN DE COMPRAS. A más tardar el 31 de enero de cada año fiscal y después de realizar el ajuste señalado en el artículo 26 de la presente resolución, los representantes legales de las entidades entregarán en medio electrónico el Plan de Compras ajustado, según los requerimientos que establezca la Contraloría General de la República.

ARTÍCULO 28. EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS. Para ejecutar el Plan de Compras el ordenador del gasto deberá consultar el SICE con sus elementos, el RUPR y el CUBS, en los términos señalados en el artículo 22 de la presente resolución.

CAPITULO IV.

DEL PROCESO CONTRACTUAL.

ARTÍCULO 29. REGISTRO DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con los convenios suscritos, enviará al operador del SICE la información diaria de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Compromisos generados por el SIIF, lo mismo que las modificaciones que se realicen a los mismos.

El operador del Sistema procederá a incluirlos en el SICE, con el fin de permitir la ejecución de los procesos señalados en el numeral 4 del artículo 7o. de la presente resolución.

PARÁGRAFO. Las entidades que no se encuentren vinculadas al SIIF y deban registrarse en el SICE de acuerdo a las vigencias escalonadas indicadas en el artículo 59 de la presente resolución, deberán ingresar la información de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, diligenciando el formato creado para tal efecto en la web del sistema, de acuerdo a las instrucciones que se impartan para tal efecto.

ARTÍCULO 30. INFORME SOBRE LOS CÓDIGOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS QUE SE VAN A CONTRATAR. Una vez obtenido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, por parte de la entidad contratante, ésta deberá proceder a informar en forma inmediata al operador del SICE, a través de su Web, el código específico de los bienes y servicios que se van a contratar, tipo de contrato que se va a celebrar, y la fecha en que se iniciará el proceso.

ARTÍCULO 31. DIVULGACIÓ N DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y TÉRMINOS DE REFERENCIA. A partir del 1o. de enero de 2002, y en cumplimiento a la Directiva Presidencial número 2 del 28 de agosto de 2000, las entidades públicas y los particulares o entidades privadas que administren bienes y recursos públicos, estarán obligadas a publicar en su página Web los pliegos de condiciones y términos de referencia, de las compras que pretenda realizar, e informar inmediatamente a la Web del SICE la inclusión de esta información, con el propósito que los usuarios del sistema puedan encontrar en la dirección Web www.sice-cgr.gov.co los vínculos de las páginas web de dichas entidades, en los cuales se publican los mencionados pliegos de condiciones y términos de referencia.

ARTÍCULO 32. OBLIGACIÓN DEL ESTADO DE CONSULTAR ANTES DE ADJUDICAR. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5o. de la Ley 598 de julio 18 de 2000, las entidades públicas y aquellas que manejen bienes y recursos públicos, con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios catalogados en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratación estatal, deberán consultar el Catálogo Unico de Bienes y Servicios CUBS, el Registro Unico de Precios de Referencia RUPR, como requisito previo a la adjudicación.

El SICE registrará las consultas que realicen estas entidades con el fin de permitir el control posterior a la contratación realizada.

Las consultas se realizarán en las siguientes etapas contractuales:

a) En los procesos contractuales que requieran licitación o concurso, en la fecha del cierre de la licitación o concurso;

b) En los procesos contractuales que no requieren licitación o concurso:

 Si se necesita invitación previa, en la fecha límite señalada para la entrega de las ofertas.

 Si no se requiere invitación en la fecha de la presentación de la oferta.

PARÁGRAFO 1o. En el evento en que la entidad consultante no encontrare precios indicativos en relación con el lugar específico donde se pretenda adquirir el bien o servicio (municipio, distrito o departamento), consultará los precios indicativos de los diferentes municipios de la Región Natural, en la que se encuentre ubicada la entidad contratante. Si tampoco encontrare precios sobre los bienes o servicios que pretenda adquirir en los diferentes municipios o distritos que hacen parte de la región natural, consultará los precios indicativos a nivel nacional con el fin de compararlos y buscar las mejores condiciones para la adquisición.

PARÁGRAFO 2o. Para efectos de la presente resolución se tienen como regiones naturales de la República de Colombia las siguientes:

Centro Oriente: Conformada por los departamentos de Boyacá, Cundinamarca, Huila, Norte de Santander, Santander y Tolima.

Costa: Conformada por los departamentos de Atlántico, Bolívar, Córdova, Magdalena, Sucre, Guajira, Cesar y San Andrés.

Amazonia: Conformada por los departamentos de Caquetá, Putumayo y Amazonas.

Orinoquia: Conformada por los departamentos de Meta, Arauca, Casanare, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada.

Occidente: Conformada por los departamentos de Antioquia, Caldas, Cauca, Chocó, Nariño Quindío, Risaralda y Valle del Cauca.

PARÁGRAFO 2o. Las entidades e statales accederán a la consulta obligada por conducto de la clave de acceso (password), de que trate la presente resolución,

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