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RESOLUCIÓN 1624 DE 2018
(julio 4)
Diario Oficial No. 50.754 de 22 de octubre de 2018
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL
Por medio de la cual se regula la Resolución 3440 de 2016 mediante la cual se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y se adopta su reglamento en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
LA DIRECTORA (E) DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL - PROSPERIDAD SOCIAL,
en uso de las facultades conferidas por los Decretos 2094 de 2016 y 1029 de 2018 y la Resolución 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades públicas de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.
Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.
Que el artículo 1o de la Ley 87 de 1993 define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Que el ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales y, en consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
Que el control interno debe expresarse a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Que el artículo 3o de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.
Que el artículo 65 de la Ley 489 de 1998 establece que en los departamentos administrativos funcionarán las unidades, consejos, comisiones o comités técnicos que se requieran para el cumplimiento de sus funciones legales.
Que el numeral 31, del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno.
Que el numeral 52, del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, define como falta gravísima, “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.
Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano - MECI 2014, es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.
Que la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones, por la cual incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para entidades de Gobierno.
Que este Marco Normativo es aplicable a las entidades de gobierno que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública, entre las que se encuentra el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social.
Que de acuerdo con el Marco Normativo para entidades de Gobierno, los estados financieros de cada entidad deben cumplir con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, las cuales se pueden ver afectadas por la efectividad de sus Sistemas de Control Interno y, en particular, por el control interno contable.
Que el Contador General de la Nación expidió la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016, “por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”.
Que el subnumeral 3.2.2 del numeral 3 GESTIÓN DEL RIESGO CONTABLE, de la Resolución 193 del 5 de mayo de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, señala que las entidades “deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera”. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del contador público de la entidad y del jefe de la Oficina de Control Interno.
Que conforme lo establece el Decreto 2094 del 22 de diciembre de 2016, Prosperidad Social es el organismo principal de la administración pública del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación.
Que Prosperidad Social debe implementar mecanismos para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, por lo que es pertinente regular el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
Que el numeral 17 del artículo 10 del Decreto 2094 de 2016, faculta al Director de Prosperidad Social para “Crear, conformar y asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Departamento”.
Que mediante Resolución 3907 del 29 de diciembre de 2017, Prosperidad Social adoptó el documento de Políticas Contables bajo el Nuevo Marco Normativo de Contabilidad Pública como Entidad de Gobierno, el cual señala que “Dada la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, Prosperidad Social contará con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora que propenda por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera”.
Que el Marco Normativo para Entidades de Gobierno y el documento de políticas contables adoptado por Prosperidad Social, señala que la baja en cuentas se dará cuando se extingan los derechos u obligaciones que las originaron, o cuando estas expiren, se renuncie a ellas o se transfieran a un tercero.
Que en mérito de lo anterior,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. INSTITUCIONALIZACIÓN. Regular el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
ARTÍCULO 2o. OBJETO. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable tiene por objeto hacer recomendaciones a la Dirección y a las dependencias que generan la información contable con los propósitos de:
1. Procurar que los estados financieros de la entidad cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.
2. Depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información.
3. Proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
4. Contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos de la entidad.
ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. El Comité estará integrado por los siguientes funcionarios:
1. El Secretario General, quien lo presidirá.
2. El Subdirector General para la Superación de la Pobreza.
3. El Subdirector General de Programas y Proyectos.
4. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
5. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
6. El Subdirector Financiero.
7. El Subdirector de Contratación.
8. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto.
PARÁGRAFO 1. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Entidad asistirá en calidad de invitado permanente con voz pero sin voto. En caso de que se requiera la asistencia de otros funcionarios o servidores públicos que puedan apoyar los asuntos que se tratarán en cada sesión, ellos asistirán en calidad de invitados con voz pero sin voto y su asistencia será de obligatoria aceptación y cumplimiento.
PARÁGRAFO 2. Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable así como los demás funcionarios o servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán de acuerdo con los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad.
PARÁGRAFO 3. El Contador de la Entidad asistirá con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO 4. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el Secretario dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si la justificación se presentó en forma oportuna.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable las siguientes:
1. Proponer las acciones administrativas necesarias para evitar que la información contable revele situaciones como las siguientes:
1.1. Bienes y Derechos
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos o bienes para la entidad.
b) Derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva.
c) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción.
d) Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad.
e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
1.2. Obligaciones
a) Obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencias de servicios.
b) Obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro.
c) Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la ley ha establecido su cruce o eliminación.
2. Recomendar al Director de la Entidad la baja en cuentas, según la norma aplicable en cada caso en particular, cuando la información financiera se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones.
3. Estudiar y evaluar los informes que presente la Oficina de Control Interno y la Contraloría General de la República y sugerir alternativas de solución frente a aquellas observaciones o hallazgos que afecten las características fundamentales de relevancia y representación fiel de los estados financieros.
4. Evaluar los eventos de fuerza mayor y caso fortuito, que puedan tener incidencia en la información contable.
5. Recomendar la adopción de directrices, procedimientos y acciones de control asociadas al proceso contable con el fin de mitigar o neutralizar los factores de riesgo que pueden llegar a afectar el proceso contable y por consiguiente la calidad de los estados financieros.
6. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.
PARÁGRAFO 1. La baja en cuentas de las propiedades, planta y equipo, bienes devolutivos activados y controlados llevados al gasto, bienes de consumo controlado, bienes intangibles y de otros activos manejados y controlados por el GIT Administración de Bienes de la Subdirección de Operaciones, será considerada en el Comité de Evaluación de Bienes.
PARÁGRAFO 2. La baja en cuentas de donaciones en especie registradas contablemente como “inventarios” gestionadas por el GIT de Cooperación Internacional y Donaciones de la Dirección de Gestión y Articulación de la Oferta Social será considerada en el Comité de Donaciones.
ARTÍCULO 5o. SESIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá de manera ordinaria una vez en el año y extraordinariamente cuando se estime necesario, previa citación de sus integrantes por parte del Secretario del Comité, con la antelación prevista en el numeral 1 del artículo 7 siguiente. La citación se surtirá por escrito o a través de medios electrónicos.
El Comité sesionará con un quórum deliberatorio de mínimo cinco (5) miembros y las decisiones serán tomadas por mayoría simple. De las reuniones que se lleven a cabo, inclusive de las virtuales de que trata el parágrafo 2 de este artículo, se levantarán actas las cuales serán aprobadas y suscritas por los miembros asistentes a la respectiva reunión.
PARÁGRAFO 1. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros, deberán expresar las razones que motivan su decisión, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
PARÁGRAFO 2. En concordancia con lo preceptuado por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, el Comité podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.
PARÁGRAFO 3. Las actas serán enviadas a los asistentes por el Secretario del Comité mediante correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la respectiva reunión, quienes contarán con cinco (5) días para revisarlas y aprobarlas, a fin de que las decisiones adoptadas puedan implementarse. De no recibir comentarios sobre el texto enviado dentro del término previsto, se entenderá que los asistentes están de acuerdo con el mismo y de esa forma imparten su aprobación al acta, la cual será suscrita por los miembros asistentes a la respectiva reunión.
ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA. La Secretaría del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará a cargo del Contador de la entidad, quien será el encargado de levantar las actas de las sesiones del Comité, de acuerdo con lo preceptuado en el artículo anterior.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE. Serán funciones del Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable:
1. Convocar a sesiones ordinarias o extraordinarias cuando lo considere conveniente, con una antelación de cinco (5) días hábiles a la misma, por escrito o a través de medios electrónicos.
2. Suministrar a los miembros del Comité con una antelación no menor de cinco (5) días hábiles los documentos e información necesarios para su adecuada intervención en la sesión convocada.
3. Preparar la agenda a tratar en las sesiones del Comité.
4. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité.
5. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
ARTÍCULO 8o. DEPURACIÓN DE DERECHOS U OBLIGACIONES. La Oficina Asesora Jurídica de la entidad presentará al Comité un informe sobre los casos que se encuentran en su dependencia y que correspondan a convenios y/o contratos con saldos pendientes de legalizar u otro tipo de deudores, sobre los cuales concluya que no es posible adelantar procesos judiciales para la recuperación de recursos a favor de la Entidad por cuanto están agotadas todas las gestiones legales, o que las mismas no resultan viables por diversas causas.
La depuración de los demás derechos u obligaciones diferentes de los anteriores que no representen un valor patrimonial para la Entidad, será propuesta al Comité por la dependencia responsable y competente para ello.
PARÁGRAFO. En todo caso siempre existirá un informe jurídico de la Oficina Asesora Jurídica sobre cada caso.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 3440 del 28 de noviembre de 2016.
Publíquese y cúmplase.
4 de julio de 2018.
Nidia Margarita Palomo Vargas.
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019
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