RESOLUCIÓN 37 DE 2019

(agosto 1)

Diario Oficial No. 51.033 de 2 de agosto 2019

IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA

Por la cual se conforma el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en la Imprenta Nacional de Colombia y se determinan sus funciones.

EL GERENTE GENERAL DE LA IMPRENTA NACIONAL,

en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas en el artículo 92 de la Ley 489 de 1998, numeral 1 del artículo 11 del Decreto 2469 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 y el 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos para el Control Interno por parte de las Entidades y Organismos del Sector Público.

Que el artículo 352 de la Constitución Política le asigna al Contador General la función de llevar la contabilidad general de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que el artículo 1o de la Ley 87 de 1993 define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas.

Que la Ley 42 de 1993 establece el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y de los procedimientos jurídicos aplicables.

Que el Procedimiento para la avaluación del Control Interno Contable, adoptado a través de la Resolución 193 de 2016 “por la cual se incorpora, en los Procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, al Procedimiento para a Evaluación de Control Interno Contable”, expedida por la Contaduría General de la Nación “orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública”.

Que en virtud de las anteriores consideraciones se debe conformar el Comité de Sostenibilidad Contable de la Imprenta Nacional de Colombia, cuyo fin es recomendar a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre:

1. La aplicación y actualización de las políticas contables y de operación.

2. La depuración de valores con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos.

3. Los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable; entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno; lo anterior, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos de las áreas de gestión correspondientes.

Que teniendo en cuenta que la Imprenta Nacional de Colombia está constituida como una Empresa Industrial y Comercial del Estado, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Interior, se considera pertinente la conformación e integración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CONFORMAR. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en la Imprenta Nacional de Colombia.

ARTÍCULO 2o. OBJETIVO. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Imprenta Nacional de Colombia tiene por objeto hacer las recomendaciones a las dependencias que generan la información contable con el propósito de:

1. Procurar que los estados financieros de la entidad cumplan con las características fundamentales de la relevancia y representación fiel.

2. Depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información.

3. Proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

4. Contribuir a la cultura del autocontrol en los procesos y procedimientos de la entidad.

ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable estará integrado por:

1. El Subgerente Administrativo y Financiero.

2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

3. Jefe de la Oficina de Planeación.

4. El Coordinador del Grupo de Gestión Financiera.

5. Tesorero.

6. Contador.

7. Líder de Presupuesto.

PARÁGRAFO 1o. El Comité tendrá como presidente al Subgerente Administrativo y Financiero, quien tendrá la facultad de refrendar los documentos que el citado comité expida.

PARÁGRAFO 2o. La asistencia al Comité será indelegable, con las excepciones previstas anteriormente.

PARÁGRAFO 3o. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Imprenta Nacional de Colombia será invitado permanente a las reuniones del Comité con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO 4o. Cuando los temas a tratar en las reuniones del Comité lo requieran, podrán asistir en calidad de invitados los Subgerentes, Jefes de Oficina o Trabajadores Oficiales que determine el presidente del mismo.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ. Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable las siguientes:

1. Asesorar en la identificación de las acciones tendientes a depurar la información contable, así como los procedimientos para tal fin, y el registro de los ajustes contables correspondientes, con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública.

2. Velar y procurar por el mejoramiento de la calidad de la información contable de las áreas responsables, implementando medidas y controles de dicha información.

3. Proponer controles, procesos y procedimientos para reducir o mitigar el riesgo de que la información contable reporte situaciones, tales como las siguientes:

a) Valores que afecten la situación patrimonial, y no representen bienes, derechos u obligaciones para la Entidad.

b) Derechos u obligaciones existentes pero que no puedan ser ejecutados por el procedimiento de la jurisdicción coactiva.

c) Derechos u obligaciones que no puedan ser pagadas o cobradas, por haber operado alguna causal de extinción.

d) Derechos u obligaciones que carecen de los documentos soporte necesarios para adelantar de manera idónea y eficaz el proceso de cobro o pago.

e) Valores, bienes o derechos cuya pérdida no haya podido ser jurídicamente imputable a ningún sujeto en particular.

4. Asesorar en el tratamiento y presentación de información contable comprensible, oportuna, relevante, razonable y confiable.

5. Acompañar y coadyuvar en la rendición de informes trimestrales de manera previa a los reportes a los distintos entes de control, precisando en el contenido de los valores expuestos e informando de las distintas situaciones que los afecten.

6. Las demás que se deriven de su naturaleza y se relacionen con sus funciones.

ARTÍCULO 5o. REUNIONES. El Comité deberá realizar dos (2) reuniones ordinarias en el año en los meses de mayo y noviembre respectivamente y se podrá reunir en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran por convocatoria del Secretario del Comité.

ARTÍCULO 6o. QUÓRUM. El Comité deliberará y decidirá con la presencia de sus cinco (5) integrantes y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

ARTÍCULO 7o. SECRETARIO DEL COMITÉ. El secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será el Coordinador del Grupo Contabilidad de la Imprenta Nacional de Colombia y tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar las reuniones ordinarias del Comité con una antelación no menor a tres (3) días a la misma, por escrito y suministrando a sus miembros los documentos e informaciones necesarias para su adecuada intervención.

2. Convocar a las reuniones extraordinarias a su criterio o por instrucción del Presidente del Comité.

3. Preparar el orden del día y presentar al Comité los temas a tratar.

4. Proyectar los informes que deba presentar al Comité.

5. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el Comité, velando por que las mismas se ajusten a la verdad de lo actuado y suscribirlas junto con el Presidente del Comité.

ARTÍCULO 8o. DOCUMENTACIÓN. Las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las decisiones adoptadas por el Comité requerirán para formalizar los comprobantes de contabilidad de los siguientes sustentos:

1. Copia del acta del comité en la cual constan las decisiones de registro o depuración contable adoptadas.

2. Documentos de soporte idóneos, que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos adelantados.

3. Los demás soportes que a juicio del secretario del comité, se consideren pertinentes para justificar los registros contables correspondientes.

ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 1 de agosto de 2019.

El Gerente General, Imprenta Nacional de Colombia,

Octavio Villamarín Abril.

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Última actualización: 31 de agosto de 2019

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