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Resolución 13 de 2017 COLPENSIONES

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RESOLUCION 13 DE 2017

(enero 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020>

Por medio de la cual se modifican los Artículos Octavo y Noveno, de la Resolución 345 del 9 de junio de 2016 y se dictan otras disposiciones.

LA PRESIDENTE ENCARGADA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES -COLPENSIONES

En ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las establecidas en el Decreto 4936 de 2011 modificado por el Decreto 2727 del 2013, el Acuerdo 09 del 2011, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, como una empresa industrial y comercial del Estado del orden Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que el Decreto Ley 4121 del 2 de noviembre de 2011, determinó que la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, es la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo. En tal condición estará sometida a la supervisión y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Que la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES expidió la Resolución 345 del 9 de junio de 2016 "Por medio de la cual se crea el Comité de Asignación o Renovación de Código Interno de Descuento, se establece el procedimiento de asignación o renovación de código interno para su viabilización; se adopta el reglamento a través del cual se definen los criterios para realizar descuentos por concepto de Libranzas y Afiliación a los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la Administradora Colombiana de Pensiones -COLPENSIONES de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1527 del 2012, Leyes 71 y 79 de 1988 y se dictan otras disposiciones."

Que de acuerdo con la información aportada por las diferentes áreas involucradas, una vez entró en aplicación lo dispuesto por la Resolución 345 del 9 de junio de 2016, se generó la necesidad de modificar la Resolución 345 de 2016 con el fin de precisar algunos de los documentos y requisitos establecidos en la mencionada resolución, a efectos de facilitar a las entidades interesadas la realización del procedimiento de asignación o renovación de, código interno ante esta Administradora.

Que en razón de lo anterior, se hace necesario modificar los Artículos Octavo y Noveno de la Resolución 345 del 9 de junio de 2016, con el fin de asegurar el adecuado desarrollo del procedimiento de asignación o renovación de código interno establecido en la mencionada Resolución.

Que en el Parágrafo Cuarto Transitorio del Numeral 4 del Artículo Décimo de la Resolución 345 de 2016, se estableció como plazo para radicar las solicitudes de renovación de código interno de descuento, el comprendido entre el 1o de octubre y el 30 de noviembre de 2016.

Que teniendo en cuenta que se trata de la primera vez que Colpensiones otorga códigos internos de descuento y que muchas entidades no radicaron las solicitudes de renovación dentro del término antes referido o lo efectuaron de manera extemporánea y venían operando desde el ISS, se considera pertinente otorgar por una única vez un nuevo plazo para la presentación de las solicitudes de renovación de los códigos internos de descuento a que se refiere el párrafo anterior.

Que mediante Resolución 5675 de 29 de diciembre de 2016, la. Ministra del Trabajo encargó de las funciones de Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones – (Colpensiones), a la doctora Adriana Guzmán Rodríguez, Vicepresidente Administrativa.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Modificase el Artículo Octavo de la Resolución 345 del 9 de junio de 2016, el cual quedará así:

"ARTÍCULO OCTAVO. REQUISITOS, PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS ENTIDADES PARA SOLICITAR O RENOVAR EL CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. A continuación se señalan los requisitos, procedimientos, documentos y demás requerimientos que deben cumplir las entidades que soliciten a COLPENSIONES la asignación o renovación de un código interno de descuento:

1. Requisitos necesarios para. que COLPENSIONES adelante el procedimiento de conocimiento del cliente, obligatorio respecto de todas las entidades que soliciten la asignación o renovación de un código interno:

A. Diligenciamiento y actualización anual del Formulario de Conocimiento del Cliente adoptado por COLPENSIONES, adjuntando los siguientes documentos, cuya legitimidad, validez y autenticidad es garantizada con la firma del respectivo formulario por parte del representante legal de la entidad solicitante:

i. Original del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente cuya fecha de expedición no sea superior a un (1) mes al momento de radicación (para entidades operadoras de libranza)

ii. Certificación de existencia y representación legal, expedido por la entidad que aprobó y concedió la personería jurídica, cuya fecha de expedición no sea superior a un (1) mes al momento de radicación (para entidades que operan solo descuento por concepto de afiliación).

iii. Fotocopia del RUT (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).

iv. Fotocopia del documento de identidad del Gerente y/o representante legal. (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).

v. Fotocopia del documento de identidad de los representantes autorizados, (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).

vi. <Ver modificaciones a este numeral directamente en la Resolución 345 de 2016> Estados Financieros comparativos de los dos últimos ejercicios, los cuales debe estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso, de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley, acompañados de sus respectivas Notas a Estados Financieros (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).

Si la solicitud se realiza en el segundo semestre del año, se deberán remitir además los Estados Financieros comparativos al último corte disponible, los cuales deben estar Certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, en este caso se deben remitir Notas Especificas, explicando las principales variaciones.

vii. Los Estados Financieros se deben presentar clasificados en activo corriente y pasivo corriente.

viii. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador (que certifica los Estados Financieros) y del Revisor Fiscal que los dictaminó, cuando aplique.

ix. Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Contador que certifica los Estados Financieros y del Revisor Fiscal que los Dictamine, cuando aplique, expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses, acorde a lo estipulado en la Ley 43 de 1990 y la Resolución 074 de 2002 de la Junta Central de Contadores.

x. Certificado sobre políticas de conocimiento del cliente y mecanismos de prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Aplica para los solicitantes que realicen una actividad económica sujeta al mencionado control (para entidades operadoras de libranza).

De conformidad con lo dispuesto en el ámbito de aplicación de la Circular Básica Jurídica No 29 de 2014, Parte I, Título IV, Capítulo IV y con los lineamientos generales emitidos por el Oficial de Cumplimiento de Colpensiones, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera están exceptuadas del cumplimiento del procedimiento de conocimiento del cliente, por tanto, únicamente deberán presentar con la solicitud de otorgamiento o renovación de código interno, la certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT.

Lo anterior, sin perjuicio de que el Oficial de Cumplimiento en casos concretos pueda solicitar la ampliación o aplicación integral del procedimiento de conocimiento del cliente respecto de un solicitante con dicha calidad, de acuerdo a su análisis de riesgo.

En los casos en que la entidad operadora solicitante indique que el recaudo será efectuado por medio de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios administrados por sociedades fiduciarias, deberá adjuntar la certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, expedida por la entidad fiduciaria respectiva.

xi. Lista de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aportes o participación. Esta información que corresponde al numeral 6° del formulario de conocimiento del cliente únicamente debe ser diligenciada por las sociedades diferentes de las sociedades anónimas. En los demás casos se debe realizar la consulta en listas restrictivas de las personas que se relacionen en el certificado de existencia y representación legal.

xii. Fotocopia legible de la declaración de renta del último año gravable disponible, en los casos que aplique, y en la cual conste la evidencia de presentación y/o pago (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).

xiii. Acta de posesión del Representante Legal y de las personas autorizadas (para los Institutos de Fomento y Desarrollo - INFIS u otras entidades públicas que de acuerdo con su régimen legal estén autorizadas para actuar como entidades operadoras de libranza).

ivx. Certificación de existencia y representación legal o de vigilancia, según sea el caso, expedida por la entidad de inspección, vigilancia y control respectiva. Para el caso de las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, el cumplimiento de este requisito podrá sustituirse, a elección de la entidad solicitante, con el envío de los paz y salvos por concepto de multas y contribuciones expedidos por dicha Superintendencia en una fecha no superior a un (1) mes al momento de radicación de los documentos ante esta Administradora (para entidades operadoras de libranza).

i. - En el caso de las solicitudes de asignación o renovación de código interno realizadas por patrimonios autónomos, de acuerdo con lo dispuesto en el Inciso Tercero del Artículo 2.2.2.49.2.3. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Artículo 2o del Decreto 1348 de 2016, deberán adjuntarse los siguientes documentos: Los Certificados de Existencia y Representación Legal de la entidad administradora del mismo, expedidos por la Cámara de Comercio respectiva y por la Superintendencia Financiera de Colombia; certificación de la existencia del patrimonio autónomo expedido por la entidad administradora, así como el documento expedido por la misma entidad que contenga la identificación del contrato de fiducia mercantil, el número de contrato, el nombre del patrimonio autónomo y el NIT del patrimonio autónomo. sin perjuicio de los demás requisitos consagrados en el artículo 8o.

B. La entidad solicitante prestará toda su colaboración a fin de que COLPENSIONES pueda dar cabal cumplimiento a los siguientes requisitos:

i. Entrevista: La cual se deberá realizar, de acuerdo con lo establecido en el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT de COLPENSIONES y a los criterios que defina el Oficial de Cumplimiento para el efecto. La información pertinente se consignará en los formatos establecidos para tal fin.

ii. Visita: Esta deberá realizarse en los casos en que sea necesario, de acuerdo al nivel de riesgo que defina el Oficial de Cumplimiento y con el procedimiento señalado en el Manual SARLAFT de COLPENSIONES.

C. La entidad solicitante deberá presentar debidamente suscrito por su representante legal, el acuerdo de condiciones técnicas y operativas que le suministre COLPENSIONES, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 6o de la Ley 1527 de 2012.

2. Otra documentación que deben aportar las entidades solicitantes:

A. Diligenciar en el formulario No. 9 en el numeral IV INFORMACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA, adjuntando la certificación bancaria en la cual conste nombre del banco, nombre del titular, número, tipo y estado de la cuenta, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. Para los casos donde la entidad solicite la consignación a un patrimonio autónomo, es necesario adjuntar además de la certificación bancaria, una certificación de la sociedad fiduciaria sobre la existencia y objeto del contrato. Para las entidades en las que opera el descuento por concepto de afiliación o de aporte, deberán indicar en el formulario No. 9 en el numeral III INFORMACIÓN DE DESCUENTO POR AFILIACIÓN el valor mensual a descontar señalado en los estatutos. El valor a descontar deberá estar expresado en forma porcentual o en una cuota fija (de acuerdo con los parámetros establecidos en el sistema de Nómina aplica un solo valor de descuento por este concepto a todos sus afiliados). Para el caso de los descuentos a los servidores públicos y a los contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES, se aplicará lo previsto en el respectivo Manual Operativo.

PARÁGRAFO PRIMERO. La Inscripción en el RUNEOL no se exigirá a aquellas entidades que pretendan únicamente efectuar descuentos por concepto de cuotas de afiliación.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Las entidades que soliciten a COLPENSIONES la asignación o renovación de un código interno para desarrollar operaciones de libranza o descuento directo deben contar con su inscripción vigente en el RUNEOL, en los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, modificado por el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015 y reglamentado por los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015, modificado por el Decreto 1348 de 2016; no podrá adelantarse ningún trámite para la asignación o renovación de código hasta que no se acredite el cumplimiento de este requisito."

ARTÍCULO SEGUNDO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Modificase el Artículo Noveno de la Resolución 345 del 9 de junio de 2016, el cual quedará así:

"ARTÍCULO NOVENO. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN Y RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. A continuación se señalan los procedimientos que deben surtirse para obtener de COLPENSIONES la asignación o renovación del código interno de descuento:

Todos los documentos y requisitos establecidos en el artículo 8o de la presente resolución son indispensables para poder adelantar el trámite de asignación o renovación anual del código interno de descuento. En caso que la entidad interesada insista en la radicación de una solicitud incompleta, se procederá a la radicación dejando constancia de la situación, señalando los documentos faltantes, COLPENSIONES requerirá por una sola vez a la entidad solicitante para que complete la información otorgando un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la recepción del requerimiento por parte de la entidad solicitante, si la entidad no completa la documentación se tendrá por desistida la solicitud.

Los documentos señalados en el numeral anterior deberán ser radicados en el punto de atención al ciudadano (PAC), señalando con claridad el tipo de solicitud en el formulario No. 9 asignado por COLPENSIONES. La relación de documentos podrá consultarse en el portal web en la ruta: www.colpensiones.gov.co/descarga de formularios/Formulario Asignación o Renovación de Código Interno a Entidades Operadoras de Libranza y de Afiliación No. 9.

Cuando se cuente con la información completa se hará la revisión de la misma por cada una de las áreas de acuerdo con lo señalado en la "Resolución Interna por medio de la cual se establecen las responsabilidades de las áreas competentes dentro del procedimiento para la asignación o renovación de código interno de descuento, en los procesos de incorporación de libranzas, cesiones y en general de los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos en desarrollo de la Resolución 0345 del 9 de junio de 2016 y se dictan otras disposiciones" y en los lineamientos generales para la realización del procedimiento de conocimiento del cliente establecidos por el Oficial de Cumplimiento.

Una vez el Secretario Técnico cuente con la totalidad de los conceptos o recomendaciones emitidas por cada una de las áreas, incluirá dentro de la próxima sesión del Comité de Asignación o Renovación de Código Interno, el análisis de la asignación o renovación de código interno respecto de la (entidad solicitante correspondiente.

5. Dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a que el Comité adopte su decisión, la misma será comunicada a través de correo certificado a la dirección señalada y autorizada por el solicitante en el formulario No. 9.

PARÁGRAFO. Teniendo en cuenta la fecha establecida en el numeral 1o del Artículo Tercero de la presente Resolución, las solicitudes completas que podrán ser consideradas en la respectiva sesión son aquellas radicadas hasta el día 12 o el día hábil inmediatamente siguiente, al del mes en que se celebre la respectiva sesión ordinaria."

ARTICULO TERCERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las entidades que no presentaron la solicitud, la presentaron de manera extemporánea o les fue negada la renovación de código interno de descuento correspondiente, se otorga por una única vez un plazo para radicar la solicitud de renovación de código interno entre el 20 de enero y el 20 de febrero de 2017, estas solicitudes deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en la Resolución 345 de 2016, así como en las resoluciones que la modifiquen, adicionen o sustituyan, incluido lo dispuesto en la presente Resolución.

Vencido el plazo señalado en el presente artículo, las entidades que no presenten su solicitud de renovación, no podrán incorporar nuevas libranzas y nuevos descuentos por afiliación, y el Comité de Asignación y Renovación de Código Interno de Descuento de Colpensiones determinará las acciones pertinentes, las cuales podrán incluir, entre otras, la cancelación del código interno de descuento.

PARAGRAFO: Aquellas entidades que radicaron oportunamente su solicitud de renovación de código interno de descuento y sobre las cuales Colpensiones aún no se ha pronunciado, podrán adicionar y allegar la documentación que consideren pertinente dentro del plazo establecido en este artículo.

ARTICULO CUARTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> La fechas de renovación de código interno de descuento establecidas en el numeral 4o (Literal B) del Artículo Décimo de la Resolución 345 de 2016, regirán a partir del año 2018; en razón a lo anterior, tos códigos otorgados yfo renovados en aplicación de la Resolución 345 de 2016 durante los años 2016 y 2017 estarán vigentes hasta tanto se produzca su renovación, siempre y cuando la solicitud se presente en las fechas establecidas en la norma citada.

Sin perjuicio de lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Circular Básica Jurídica 029 de 2014, parte I Título IV Capítulo IV, numeral 4.2.2.2.1.8.1 las entidades deberán realizar la actualización de la información suministrada en el formulario de conocimiento del cliente dentro del año siguiente a la asignación o renovación del código, término que se contará a partir de la fecha de la radicación de la solicitud ante Colpensiones. La actualización de la información de que trata este artículo deberá realizarse a través de la presentación del formulario en mención.

ARTICULO QUINTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Colpensiones en su calidad de entidad financiera de carácter especial, podrá revisar en cualquier momento, la vigencia de la inscripción en el RUNEOL y adelantar otras consultas acerca del estado de la entidad operadora, con base en dicha información podrá adoptar las medidas pertinentes, incluida la cancelación del código interno de descuento otorgado.

ARTICULO SEXTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las entidades que presentarán por primera vez su solicitud para asignación de código interno de descuento, deberán hacerlo en las fechas establecidas en el numeral 5o del Artículo Décimo de la Resolución 345 de 2016.

ARTÍCULO SÉPTIMO. VIGENCIA. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá

ADRIANA MARIA GUZMAN RODRÍGUEZ

Presidente (E)

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