BUSCAR
ÍNDICE
RESOLUCION 345 DE 2016
(junio 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020>
"Por medio de la cual se crea el Comité de Asignación o Renovación de Código Interno de Descuento, se establece el procedimiento de asignación o renovación de código interno para su viabilización; se adopta el reglamento a través del cual se definen los criterios para realizar descuentos por concepto de Libranzas y Afiliación a los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1527 del 2012, Leyes 71 y 79 de 1988 y se dictan otras disposiciones."
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES
COLPENSIONES
En ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las establecidas en el Decreto 4936 de 2011, modificado por el Decreto 2727 del 2013 y el Acuerdo 09 del 2011, y
CONSIDERANDO.
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, como una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente;
Que el Decreto Ley 4121 del 2 de noviembre de 2011, determinó que la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, es la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo. En tal condición estará sometida a la supervisión y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Que el objeto de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES es la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales que las normas legales le asignen y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, en los términos que determine la Constitución y la Ley, en su calidad de entidad financiera de carácter especial.
Que de conformidad con lo dispuesto por el numeral 10 del artículo 7 del Acuerdo 09 de 2011 le corresponde a la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES "Administrar la nómina de quienes se les reconozcan beneficios y prestaciones, gestionar las novedades, liquidar, verificar y pagar los correspondientes beneficios y prestaciones".
Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 71 de 1988 y en los artículos 142, 143 y 144 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 31 de la Ley 100 de 1993 se encuentra autorizado a descontar de las nóminas de trabajadores y pensionados los pagos correspondientes a afiliaciones, aportes o cuotas de las entidades, asociaciones o agremiaciones que solamente manejen cuota de afiliación.
Que de acuerdo con el artículo 1 de la Ley 1527 de 2012, los empleadores y entidades pagadoras están obligados a girar directamente a la entidad operadora de libranza los recursos que de manera expresa autoricen descontar los asalariados, contratistas y pensionados de sus respectivos salarios, pagos de honorarios o de su pensión, con el fin de adquirir productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza. COLPENSIONES en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 6 de la Ley 1527 de 2012, suscribirá con las entidades operadoras de libranzas o descuentos directos los acuerdos de condiciones técnicas y operativas correspondientes.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, en su calidad de entidad financiera de carácter especial, está obligada a adelantar el procedimiento de "conocimiento del cliente" de acuerdo con lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero desarrollado por el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, Circular Externa 029 de 2014 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia. Así lo definió la Superintendencia Financiera en su oficio número 2015042141-001 del 26 de mayo de 2015 al responder la consulta formulada por esta Administradora en relación con ese tema.
Que de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 4936 de 2011, modificado por el Decreto 2727 de 2013, corresponde al Despacho del Presidente de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES expedir los actos administrativos necesarios para la administración de la entidad.
Que, en razón de lo anterior, se considera necesario establecer el reglamento para operativizar, entre otros asuntos, la asignación o renovación del código interno de descuento por concepto de libranzas a los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1527 de 2012, modificada por la Ley 1753 de 2015.
RESUELVE:
MARCO GENERAL.
ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN COMITÉ DE ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Créase el Comité de Asignación o Renovación de Código Interno al interior de COLPENSIONES, cuya función principal es la de operativizar los procedimientos de "conocimiento del cliente" que corresponde adelantar a COLPENSIONES en virtud de la naturaleza jurídica, los cuales se materializan en la aprobación de la asignación o renovación del código interno de descuento.
PARÁGRAFO PRIMERO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ASIGNACIÓN RENOVACIÓN DE CODIGO INTERNO. El Comité estará integrado por:
Miembros con voz y voto:
1. El Vicepresidente de Beneficios y Prestaciones, quien lo presidirá.
2. El Vicepresidente Jurídico y Secretario General.
3. El Vicepresidente de Financiamiento e Inversiones.
4. El Vicepresidente de Talento Humano.
5. El Vicepresidente Comercial.
6. El Vicepresidente de Planeación y Riesgos.
7. El Vicepresidente Administrativo.
8. El Gerente Nacional de Nómina.
Invitados permanentes con voz y sin voto:
1. El Director de la Oficina de Control Interno.
2. El Oficial de cumplimiento.
PARÁGRAFO SEGUNDO. A petición de cualquiera de los miembros, se podrá invitar a otros servidores públicos, colaboradores o contratistas de COLPENSIONES o incluso terceros que por sus conocimientos puedan asesorar al Comité en temas sometidos a su consideración.
PARÁGRAFO TERCERO. La secretaria técnica del Comité de Asignación o Renovación de Código Interno será ejercida por un Profesional Máster de la Gerencia Nacional de Nomina.
ARTÍCULO SEGUNDO. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Son funciones del comité las siguientes:
1. Con el objeto de operativízar los procedimientos de "conocimiento del cliente" que corresponde desarrollar a COLPENSIONES en virtud de su naturaleza, dando aplicación a lo dispuesto en la presente resolución y con base en ella, adoptar las decisiones de autorizar, renovar o negar la asignación de código interno, con base en las recomendaciones que efectúen las áreas correspondientes, a partir de los procedimientos, documentos y demás requerimientos previstos en el numeral 1 del artículo 8 de la presente resolución, en el correspondiente manual operativo y demás regulación aplicable.
2. Revisar y aprobar el informe anual elaborado por el secretario técnico con destino a la Presidencia en el que se indique, el número de solicitudes recibidas, el número de solicitudes autorizadas, el número de solicitudes negadas y las principales razones de esas negativas. Igualmente se incluirán en el informe las principales acciones y decisiones adoptadas por el Comité con fin de garantizar el logro de las funciones a él encomendadas.
3. Presentar, cuando lo estime pertinente, las propuestas de modificación a la presente resolución o a cualquier otra norma de la Administradora relacionada con las funciones asignadas al Comité.
ARTÍCULO TERCERO. SESIONES DEL COMITÉ. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> El Comité de asignación o renovación de código interno se reunirá así:
1. Ordinariamente. El día 25 de cada mes, si el día no es hábil la sesión se realizará el día hábil siguiente, sin necesidad de surtirse convocatoria a los miembros integrantes, salvo que, para el mes de reunión, no exista solicitud alguna que tramitar, para lo cual, el Secretario Técnico procederá a comunicarlo a los miembros por correo electrónico al menos con un día de antelación.
2. Extraordinariamente. Cuándo las necesidades así lo ameriten, a solicitud de cualquiera de sus miembros integrantes a través del Secretario Técnico, para lo cual éste deberá proceder a convocar los miembros mediante correo electrónico.
PARÁGRAFO PRIMERO. Las sesiones de Comité, cuando así lo considere oportuno su Presidente, podrán ser no presenciales, haciendo uso para estos efectos de las tecnologías de la información y comunicadores que disponga COLPENSIONES.
PARÁGRAFO SEGUNDO. De cada sesión que adelante el Comité bien sea presencial o no presencial, el Secretario Técnico, levantará un acta, la cual será suscrita por cada uno de los miembros asistentes. En las respectivas actas se consignarán los temas debatidos y aprobados. El acta deberá elaborarse y suscribirse dentro de los cinco (5) días siguientes a la respectiva sesión.
PARÁGRAFO TERCERO. QUORUM DELIBERATORIO. Cada sesión, presencial o se efectuará con la participación de mínimo cinco (5) miembros con voz y voto
PARÁGRAFO CUARTO. QUORUM DECISORIO. EI Comité adoptará sus decísiones por mayoría absoluta de los miembros asistentes con voz y voto, en caso de empate, la mayoría la constituirá el voto dirimente del Presidente del Comité.
EL REGLAMENTO.
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO CUARTO. OBJETO DEL REGLAMENTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> El presente reglamento tiene por objeto la definición de los criterios con base en los cuales COLPENSIONES llevará a cabo la asignación o renovación de un código interno de descuento y las directrices con base en las cuales se regirá el procedimiento para el trámite de libranzas y afiliaciones de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1527 del 2012 y demás normas concordantes.
Disponer, en concordancia con el correspondiente Manual Operativo, las condiciones técnicas y operativas de que trata el artículo 6 de la Ley 1527 de 2012 para efectos de la operación de libranza que se realice entre COLPENSIONES y las entidades operadoras de libranzas que le soliciten la asignación o renovación de un código interno de descuento.
ARTÍCULO QUINTO. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Son objetivos específicos del presente reglamento los siguientes:
1. Dar cumplimiento por parte de COLPENSIONES a su obligación de efectuar el procedimiento de "conocimiento del cliente".
2. Establecer las medidas y herramientas para mejorar la seguridad de los recursos de los pensionados.
3. Garantizar el respeto del derecho de asociación de que gozan los pensionados, servidores públicas y contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES, reconociendo su decisión expresa, libre y voluntaria de autorizar el descuento de los pagos de las afiliaciones, aportes o cuotas, correspondientes.
4. Reconocer el derecho de los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES a suscribir libranzas o descuentos directos con el objeto de abonar con cargo a su pensión, salarios y honorarios, el costo de la adquisición de productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza, en las condiciones establecidas por la Ley 1527 de 2012 y en concordancia con lo previsto en el artículo 27 del Decreto 2127 de 1945, en el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, en el decreto 1848 de 1969.
ARTÍCULO SEXTO. MARCO JURÍDICO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> El marco jurídico aplicable al presente reglamento, además de la normatividad enunciada anteriormente, es el siguiente:
1. La Ley 1527 de 2012 y las normas que la modifiquen, reglamentan o sustituyan,
2. El artículo 143 de la Ley 1753 de 2015.
3. Todas las normas que regulan lo relativo al Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (RUNEOL), particularmente los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015.
4. El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
5. La Circular Básica Jurídica, Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, especialmente las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I.
6. La Ley 100 de 1993 y las normas que la modifiquen, reglamenten o sustituyan.
7. Ley 71 de 1988.
8. Ley 79 de 1988.
9. Todas las normas que regulan lo relativo a los descuentos permitidos a las mesadas pensionales en el régimen de prima media con prestación definida, particularmente los Decretos 1073 de 2002 y 994 de 2003.
10. Las normas que regulan lo relativo a los descuentos permitidos a los servidores públicas y contratistas de prestación de servicios, de sus respectivos salarios y honorarios, particularmente lo previsto en el artículo 27 del Decreto 2127 de 1945, en el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, en el Decreto 1848 de 1969.
PARAGRAFO PRIMERO. Las actividades de Libranza o descuento directo desarrolladas por los diferentes tipos de entidades, incluidas dentro de la definición de Entidades Operadoras de Libranza consagrada en el literal c) del artículo 2 de la Ley 1527 de 2012 y artículo 143 de la Ley 1753 de 2015, se ejecutarán bajo la exclusiva responsabilidad de la respectiva entidad operadora y con estricta observancia de toda la normatividad aplicable a dichas operaciones, así como de las instrucciones y ordenes que impartan las entidades de inspección, vigilancia y control, correspondientes.
PARAGRAFO SEGUNDO. Las operaciones y actividades de las Asociaciones de Pensionados, Cooperativas, Asociaciones Mutuales y demás entidades autorizadas, de acuerdo con la regulación vigente y con sus estatutos para descontar de las mesadas pensionales, de los salarios o de los honorarios a cargo de COLPENSIONES, recursos por concepto de afiliaciones, aportes o cuotas, en virtud de la autorización expresa, libre y voluntaria de los respectivos pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES, se ejecutarán bajo la exclusiva responsabilidad de dichas entidades y con estricta observancia de toda la normatividad aplicable; sí como de las instrucciones y ordenes que impartan las entidades de inspección, vigilancia y control, correspondientes.
ARTÍCULO SÉPTIMO. ENTIDADES A LAS QUE SE LES PODRÁ ASIGNAR O RENOVAR CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> De acuerdo con la normatividad vigente COLPENSIONES podrá asignar o renovar código interno en las condiciones fijadas en la presente resolución a las entidades que soliciten efectuar descuentos, por los siguientes conceptos:
1. Libranza o descuento directo. Para realizar descuentos derivados de operaciones de libranza o descuento directo a las entidades incluidas dentro de la definición de Entidades Operadoras de Libranza consagrada en el literal c) del artículo 2 de la Ley 1527 de 2012 y en el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015, que cuenten con su inscripción vigente en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (RUNEOL), de acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, modificado por el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015 y reglamentado por los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015, siempre que acrediten los demás requerimientos a los que se refiere la presente resolución.
2. Descuento por afiliaciones, aportes o cuotas. En éste caso a las entidades, asociaciones o agremiaciones que solamente manejen cuota de afiliación, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 71 de 1988 y en los artículos 142, 143 y 144 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 31 de la Ley 100 de 1993.
PARÁGRAFO ÚNICO. Además de los trámites y requerimientos establecidos en esta resolución, así como los requisitos legales que deben cumplir las entidades y operaciones señalados en el presente artículo, las entidades que soliciten a COLPENSIONES la asignación o renovación de un código interno, deben permitir que la Administradora cumpla con su obligación, en su calidad de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, de adelantar el procedimiento de "conocimiento del cliente" de acuerdo con lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, así como en él Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
ARTÍCULO OCTAVO. REQUISITOS, PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS ENTIDADES PARA SOLICITAR CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 13 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>
A continuación se señalan los requisitos, procedimientos, documentos y demás requerimientos que deben cumplir las entidades que soliciten a COLPENSIONES la asignación o renovación de un código interno de descuento:
1. Requisitos necesarios para. que COLPENSIONES adelante el procedimiento de conocimiento del cliente, obligatorio respecto de todas las entidades que soliciten la asignación o renovación de un código interno:
A. Diligenciamiento y actualización anual del Formulario de Conocimiento del Cliente adoptado por COLPENSIONES, adjuntando los siguientes documentos, cuya legitimidad, validez y autenticidad es garantizada con la firma del respectivo formulario por parte del representante legal de la entidad solicitante:
i. Original del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o la entidad competente cuya fecha de expedición no sea superior a un (1) mes al momento de radicación (para entidades operadoras de libranza)
ii. Certificación de existencia y representación legal, expedido por la entidad que aprobó y concedió la personería jurídica, cuya fecha de expedición no sea superior a un (1) mes al momento de radicación (para entidades que operan solo descuento por concepto de afiliación).
iii. Fotocopia del RUT (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).
iv. Fotocopia del documento de identidad del Gerente y/o representante legal. (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).
v. Fotocopia del documento de identidad de los representantes autorizados, (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).
vi. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 8 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Estados Financieros comparativos de los dos últimos ejercicios, los cuales debe estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, dictaminados de ser el caso de acuerdo con el artículo 38 y acompañados de sus respectivas Notas a Estados Financieros, de acuerdo con los indicado en el Decreto Unico Reglamentario -DUR 2420 de 2015 y sus modificatorios, acerca de la forma expresa de presentación de información financiera y acorde al grupo de información financiera al que pertenezca (Grupo 1, Grupo 2 o Grupo 3), además de la aplicación a las Normas Internacionales de Auditoría -NAI. A dichos estados financieros se les aplica lo previsto en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) particularmente lo previsto en la NIC 1 sobre presentación de estados financieros donde se establecen los requisitos generales de presentación y los requisitos mínimos sobre su contenido, así como lo previsto en la normatividad vigente sobre la materia, (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).
Si la solicitud se realiza en el segundo semestre del año, las entidades que de acuerdo con su marco regulatorio o sus estatutos se encuentren obligadas a preparar Estados Financieros con Corte Semestral. Deberán suministrar los estados financieros al último corte disponible de manera comparativa. A dichos estados financieros se les aplica lo establecido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) para este tipo de estados financieros, en su Concepto CTCP -10- 00249-2018 al atender la consulta 2018-063 radicada ante dicha entidad y normatividad que regula la materia.
En todo caso las entidades que de forma voluntaria decidan hacer la presentación de información financiera intermedia podrán entregar los estados financieros al último corte disponible de manera intermedia podrán entregar los estados financieros al último corte disponible de manera comparativa, dichos estados deberán elaborarse aplicando lo previsto en la normatividad vigente que regula la materia, en la NIC 34 referente a la información financiera intermedia, así como lo establecido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) para este tipo de estados financieros, al atender la consulta arriba mencionada.
vii. Los Estados Financieros se deben presentar clasificados en activo corriente y pasivo corriente.
viii. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador (que certifica los Estados Financieros) y del Revisor Fiscal que los dictaminó, cuando aplique.
ix. Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Contador que certifica los Estados Financieros y del Revisor Fiscal que los Dictamine, cuando aplique, expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses, acorde a lo estipulado en la Ley 43 de 1990 y la Resolución 074 de 2002 de la Junta Central de Contadores.
x. Certificado sobre políticas de conocimiento del cliente y mecanismos de prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Aplica para los solicitantes que realicen una actividad económica sujeta al mencionado control (para entidades operadoras de libranza).
De conformidad con lo dispuesto en el ámbito de aplicación de la Circular Básica Jurídica No 29 de 2014, Parte I, Título IV, Capítulo IV y con los lineamientos generales emitidos por el Oficial de Cumplimiento de Colpensiones, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera están exceptuadas del cumplimiento del procedimiento de conocimiento del cliente, por tanto, únicamente deberán presentar con la solicitud de otorgamiento o renovación de código interno, la certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT.
Lo anterior, sin perjuicio de que el Oficial de Cumplimiento en casos concretos pueda solicitar la ampliación o aplicación integral del procedimiento de conocimiento del cliente respecto de un solicitante con dicha calidad, de acuerdo a su análisis de riesgo.
En los casos en que la entidad operadora solicitante indique que el recaudo será efectuado por medio de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios administrados por sociedades fiduciarias, deberá adjuntar la certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, expedida por la entidad fiduciaria respectiva.
xi. Lista de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aportes o participación. Esta información que corresponde al numeral 6° del formulario de conocimiento del cliente únicamente debe ser diligenciada por las sociedades diferentes de las sociedades anónimas. En los demás casos se debe realizar la consulta en listas restrictivas de las personas que se relacionen en el certificado de existencia y representación legal.
xii. Fotocopia legible de la declaración de renta del último año gravable disponible, en los casos que aplique, y en la cual conste la evidencia de presentación y/o pago (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).
xiii. Acta de posesión del Representante Legal y de las personas autorizadas (para los Institutos de Fomento y Desarrollo - INFIS u otras entidades públicas que de acuerdo con su régimen legal estén autorizadas para actuar como entidades operadoras de libranza).
ivx. Certificación de existencia y representación legal o de vigilancia, según sea el caso, expedida por la entidad de inspección, vigilancia y control respectiva. Para el caso de las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, el cumplimiento de este requisito podrá sustituirse, a elección de la entidad solicitante, con el envío de los paz y salvos por concepto de multas y contribuciones expedidos por dicha Superintendencia en una fecha no superior a un (1) mes al momento de radicación de los documentos ante esta Administradora (para entidades operadoras de libranza).
i. - En el caso de las solicitudes de asignación o renovación de código interno realizadas por patrimonios autónomos, de acuerdo con lo dispuesto en el Inciso Tercero del Artículo 2.2.2.49.2.3. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Artículo 2o del Decreto 1348 de 2016, deberán adjuntarse los siguientes documentos: Los Certificados de Existencia y Representación Legal de la entidad administradora del mismo, expedidos por la Cámara de Comercio respectiva y por la Superintendencia Financiera de Colombia; certificación de la existencia del patrimonio autónomo expedido por la entidad administradora, así como el documento expedido por la misma entidad que contenga la identificación del contrato de fiducia mercantil, el número de contrato, el nombre del patrimonio autónomo y el NIT del patrimonio autónomo. sin perjuicio de los demás requisitos consagrados en el artículo 8o.
B. La entidad solicitante prestará toda su colaboración a fin de que COLPENSIONES pueda dar cabal cumplimiento a los siguientes requisitos:
i. Entrevista: La cual se deberá realizar, de acuerdo con lo establecido en el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT de COLPENSIONES y a los criterios que defina el Oficial de Cumplimiento para el efecto. La información pertinente se consignará en los formatos establecidos para tal fin.
ii. Visita: Esta deberá realizarse en los casos en que sea necesario, de acuerdo al nivel de riesgo que defina el Oficial de Cumplimiento y con el procedimiento señalado en el Manual SARLAFT de COLPENSIONES.
C. La entidad solicitante deberá presentar debidamente suscrito por su representante legal, el acuerdo de condiciones técnicas y operativas que le suministre COLPENSIONES, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 6o de la Ley 1527 de 2012.
2. Otra documentación que deben aportar las entidades solicitantes:
A. Diligenciar en el formulario No. 9 en el numeral IV INFORMACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA, adjuntando la certificación bancaria en la cual conste nombre del banco, nombre del titular, número, tipo y estado de la cuenta, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. Para los casos donde la entidad solicite la consignación a un patrimonio autónomo, es necesario adjuntar además de la certificación bancaria, una certificación de la sociedad fiduciaria sobre la existencia y objeto del contrato. Para las entidades en las que opera el descuento por concepto de afiliación o de aporte, deberán indicar en el formulario No. 9 en el numeral III INFORMACIÓN DE DESCUENTO POR AFILIACIÓN el valor mensual a descontar señalado en los estatutos. El valor a descontar deberá estar expresado en forma porcentual o en una cuota fija (de acuerdo con los parámetros establecidos en el sistema de Nómina aplica un solo valor de descuento por este concepto a todos sus afiliados). Para el caso de los descuentos a los servidores públicos y a los contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES, se aplicará lo previsto en el respectivo Manual Operativo.
PARÁGRAFO PRIMERO. La Inscripción en el RUNEOL no se exigirá a aquellas entidades que pretendan únicamente efectuar descuentos por concepto de cuotas de afiliación.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Las entidades que soliciten a COLPENSIONES la asignación o renovación de un código interno para desarrollar operaciones de libranza o descuento directo deben contar con su inscripción vigente en el RUNEOL, en los términos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, modificado por el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015 y reglamentado por los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015, modificado por el Decreto 1348 de 2016; no podrá adelantarse ningún trámite para la asignación o renovación de código hasta que no se acredite el cumplimiento de este requisito.
ARTÍCULO NOVENO. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN Y RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 13 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> A continuación se señalan los procedimientos que deben surtirse para obtener de COLPENSIONES la asignación o renovación del código interno de descuento:
Todos los documentos y requisitos establecidos en el artículo 8o de la presente resolución son indispensables para poder adelantar el trámite de asignación o renovación anual del código interno de descuento. En caso que la entidad interesada insista en la radicación de una solicitud incompleta, se procederá a la radicación dejando constancia de la situación, señalando los documentos faltantes, COLPENSIONES requerirá por una sola vez a la entidad solicitante para que complete la información otorgando un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la recepción del requerimiento por parte de la entidad solicitante, si la entidad no completa la documentación se tendrá por desistida la solicitud.
Los documentos señalados en el numeral anterior deberán ser radicados en el punto de atención al ciudadano (PAC), señalando con claridad el tipo de solicitud en el formulario No. 9 asignado por COLPENSIONES. La relación de documentos podrá consultarse en el portal web en la ruta: www.colpensiones.gov.co/descarga de formularios/Formulario Asignación o Renovación de Código Interno a Entidades Operadoras de Libranza y de Afiliación No. 9.
Cuando se cuente con la información completa se hará la revisión de la misma por cada una de las áreas de acuerdo con lo señalado en la "Resolución Interna por medio de la cual se establecen las responsabilidades de las áreas competentes dentro del procedimiento para la asignación o renovación de código interno de descuento, en los procesos de incorporación de libranzas, cesiones y en general de los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos en desarrollo de la Resolución 0345 del 9 de junio de 2016 y se dictan otras disposiciones" y en los lineamientos generales para la realización del procedimiento de conocimiento del cliente establecidos por el Oficial de Cumplimiento.
Una vez el Secretario Técnico cuente con la totalidad de los conceptos o recomendaciones emitidas por cada una de las áreas, incluirá dentro de la próxima sesión del Comité de Asignación o Renovación de Código Interno, el análisis de la asignación o renovación de código interno respecto de la (entidad solicitante correspondiente.
5. Dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a que el Comité adopte su decisión, la misma será comunicada a través de correo certificado a la dirección señalada y autorizada por el solicitante en el formulario No. 9.
PARÁGRAFO. Teniendo en cuenta la fecha establecida en el numeral 1o del Artículo Tercero de la presente Resolución, las solicitudes completas que podrán ser consideradas en la respectiva sesión son aquellas radicadas hasta el día 12 o el día hábil inmediatamente siguiente, al del mes en que se celebre la respectiva sesión ordinaria.
CAPITULO III.
CONDICIONES TÉCNICAS Y OPERATIVAS.
SECCIÓN I.
CONDICIONES GENERALES.
ARTÍCULO DÉCIMO. CONDICIONES DEL CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO ASIGNADO POR COLPENSIONES. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> El código interno de descuento tiene las siguientes características y en su uso deben seguirse las siguientes reglas:
1. COLPENSIONES asignará únicamente un (1) código interno de descuento para cada una de las entidades Solicitantes,
2. Prioridad de los descuentos: Los descuentos los realiza COLPENSIONES a través de las Gerencias correspondientes, observando el siguiente orden de prioridades:
A. Legales.
B. Embargos judiciales.
C. Descuentos reportados por entidades legalmente constituidas, siempre y cuando consten en libranzas y/o afiliaciones que hayan sido expresamente autorizadas por el afiliado o beneficiado para ser descontadas de su mesada pensional, de sus nóminas de salarios o de sus honorarios a cargo de COLPENSIONES, según corresponda.
3. Las comunicaciones de COLPENSIONES que se refieren al tema de asignación o renovación de código interno, se enviarán únicamente a través de correo certificado a la dirección indicada en el Formulario No. 9 de Colpensiones; las comunicaciones de las entidades operadoras de libranza y/o de afiliación a COLPENSIONES se harán por escrito y deberán radicarse en los Puntos de Atención (PAC).
4. Vigencia del código interno: La vigencia de los códigos internos de descuento será la siguiente, según se trate de entidades de afiliación o de operadores de libranza:
A. El código interno de descuento correspondiente a entidades de afiliación tendrá vigencia de un (1) año. Todas las entidades que deseen renovar dicho código interno deberán sin excepción y de acuerdo con su naturaleza actualizar anualmente la documentación de que trata el literal A y permitir que se cumpla con los requisitos previstos en el literal B del numeral 1 del artículo 8 de la presente resolución.
B. El código interno de descuento correspondiente a una entidad operadora de libranza tendrá corno fecha máxima de vigencia la misma fecha que corresponde a la vigencia del registro del respectivo operador en el RUNEOL, de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, modificado por el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015 y reglamentado por los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015.
Todas las entidades que deseen renovar dicho código Interno deberán sin excepción y de acuerdo con su naturaleza actualizar anualmente la documentación de que tratan los literal A y C, así como permitir que se cumpla con los requisitos previstos en el literal 8 del numeral 1 del artículo 8 de la presente resolución.
Fecha de renovación de códigos internos: La solicitud de renovación de los códigos activos podrán presentarse por parte de las entidades en cualquier momento, teniendo en cuenta los requisitos y procedimientos dispuestos en la presente resolución.
PARÁGRAFO. Las entidades obligadas a inscribirse en el RUNEOL deberán tener su inscripción vigente; la vigencia del código interno de descuento será hasta la fecha máxima para la renovación prevista en la presente resolución, siempre y cuando cuenten para ese momento con su inscripción vigente en el RUNEOL, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.49.2.12. del Decreto 1840 de 2015.
PARÁGRAFO PRIMERO TRANSITORIO. Las condiciones técnicas administrativas y operativas vigentes se seguirán aplicando para los códigos activos hasta el momento en que proceda su renovación de acuerda con las reglas establecidas en el presente artículo.
PARÁGRAFO SEGUNDO TRANSITORIO. Para aquellas entidades que cuentan actualmente con código interno de descuento y que su relación en materia de descuentos por libranzas con COLPENSIONES se encuentre regida por un Convenio suscrito entre la Entidad y COLPENSIONES, las condiciones técnicas, administrativas, económicas y operativas que actualmente se están aplicando en virtud del respectivo convenio, se seguirán aplicando hasta el momento en que proceda a la renovando del correspondiente código interno de descuento, de acuerdo con las fechas establecidas en la presente resolución para ese efecto.
PARÁGRAFO TERCERO TRANSITORIO. Los códigos actualmente activos conservarán esta condición hasta tanto se produzca su renovación, lo anterior, sin perjuicio que en el caso de no darse las mencionadas renovaciones o producirse la cancelación de la inscripción se causen los efectos previstos en la normatividad vigente para dichos eventos.
PARÁGRAFO CUARTO TRANSITORIO. Para la renovación de código interno de descuento correspondiente al año 2016, las solicitudes de renovación deberán radicarse entre el 1o de octubre y el 30 de noviembre de 2016.
5. Solicitud de códigos internos: Las entidades que por primera vez deseen solicitar código, las entidades que cuenten con Código transitorio o aquellas cuyo código se encuentre inactivo podrán presentarse por parte de las entidades en cualquier momento, teniendo en cuenta los requisitos y procedimientos dispuestos en la presente resolución.
PARÁGRAFO. Las entidades obligadas a inscribirse en el RUNEOL deberán tener su inscripción vigente; la vigencia del código interno de descuento será hasta la fecha máxima para la renovación prevista en la presente resolución, siempre y cuando cuenten para ese momento con su inscripción vigente en el RUNEOL, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.49.2.12. del Decreto 1840 de 2015.
PARÁGRAFO TRANSITORIO.<Parágrafo modificado por el artículo 1 de la Resolución 393 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:>Para las solicitudes de asignación de código interno de descuento que vayan a realizarse durante el año 2016 deberán presentarse en las siguientes oportunidades: í) Las entídades de afílíación a partir del décimo día hábil siguíente a la publícación cle la presente Resolución y hasta el 31 de agosto de 2016; ii) las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria entre el 1o de agosto y el 30 de septiembre de 2016; y, iii) las entidades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades entre el 1o de septiembre y el 31 de octubre de 2016.
6. Efecto de la no actualización de la información: Las entidades que no entreguen toda la documentación y requisitos dispuestos en el artículo 8o de la presente resolución, o que no lo hagan en las fechas señaladas en los numerales anteriores, no podrán presentar, a partir del día siguiente a la fecha de vencimiento para la solicitud de renovación de código interno de descuento establecida en la presente resolución, novedades para nuevos descuentos de afiliación o préstamos, solamente podrán reportar los retiros de afiliaciones o aportes y los retiros de préstamos en curso. COLPENSIONES continuará realizando los pagos correspondientes a los descuentos causados salvo orden judicial, de los organismos de control o de los Centras de Conciliación en los procedimientos de insolvencia de persona natural no comerciante de acuerdo con el artículo 531 y siguientes del Código General del Proceso.
7. Las entidades a las cuales se les haya asignado código interno, podrán hacer uso del mismo interactuando en línea a través de los medios dispuestos por COLPENSIONES para el proceso de cargue de novedades, consulta de inconsistencias, relación de pagos, relación de fallecidos, cronograma de proceso y comunicados en general, de acuerdo con el Manual Operativo correspondiente.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. CONDICIONES EXIGIDAS POR COLPENSIONES A LAS ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZAS Y AFILIACIONES. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> COLPENSIONES requiere que, con el fin de garantizar la protección de los derechos de sus pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios, las entidades operadoras de libranzas y afiliaciones, además de las que les corresponden en virtud de la regulación que les es aplicable en razón de su naturaleza y operaciones, dichas entidades deben dar estricto cumplimiento a lo previsto en la presente resolución, en los respectivos Manuales Operativos, en el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas y en general en todos los formatos, formularios y documentos adoptados por COLPENSIONES para errnanejo de este proceso en desarrollo de la presente resolución.
Las entidades operadoras garantizan que los créditos otorgados por ellas o que les sean cedidos a cualquier título cumplen con los requisitos establecidos en el artículo 3o de la Ley 1527 de 2012.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DE COLPENSIONES EN SU CALIDAD DE ENTIDAD PAGADORA. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> COLPENSIONES en su condición de entidad pagadora respecto de Ios descuentos aplicables a su nómina de pensionados, a su nómina de servidores públicos y a los pagos de honorarios de sus contratistas de prestación de servicios por operaciones de libranzas y afiliaciones, cumplirá con sus obligaciones legales y las consagradas en el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas y en los respectivos Manuales Operativos, de conformidad con su capacidad técnica, administrativa y operativa, sin detrimento de su función misional.
En su calidad de entidad pagadora le está prohibido a COLPENSIONES realizar las siguientes actividades y operaciones:
1. Ejercer funciones de central de riesgos, visación de créditos y realizar funciones parecidas o similares que sirvan de apoyo a las decisiones para la aprobación de créditos. Por lo tanto, no asume ningún tipo de responsabilidad en el otorgamiento de los créditos.
2. Suministrar u ofrecer servicios adicionales diferentes a los que se encuentran en la presente resolución, así como en el correspondiente manual operativo.
3. Prestar servicios de recaudo o cobro de cartera.
4. Actuar como garante de las obligaciones adquiridas por los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES.
5. Asumir responsabilidad por los descuentos o retiros de mesadas pensionales de fallecidos que no fueron oportunamente informados a COLPENSIONES. En razón de lo cual COLPENSIONES aplicará un descuento a su favor por dicho concepto.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. CONDICIONES TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTO BÁSICO DE OPERACION. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> COLPENSIONES en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 1527 de 2012 deducirá, retendrá y girará a las entidades operadoras de libranzas las sumas de dinero que sus pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios hayan autorizado en forma escrita, expresa e irrevocable.
La forma en que debe remitirse la información, la periodicidad de la información de regreso y en general todo lo referente a las condiciones técnicas, operativas y administrativas en que COLPENSIONES dará cumplimiento a sus obligaciones como entidad pagadora estarán determinadas en los correspondientes Manuales Operábós y en el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas suscrito entre COLPENSIONES y la entidad operadora de libranzas, dichos documentos podrán consultarse a través del portal vvww.colpensiones.gov.co
PARÁGRAFO ÚNICO. Para efectos de implementar la presente resolución, se adoptará la Plantilla de Autorización de Descuentos, el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas, el Manual Operativo para la Nómina de Pensionados. el Manual Operativo para la Nómina de Servidores Públicos y el Manual Operativo para los Descuentos sobre los Honorarios de los Contratistas de Prestación de Servicios de COLPENSIONES mediante la publicación de los mismos a través del portal www.coIpensiones.gov.co
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. NO APLICACIÓN DE DESCUENTOS. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Una vez iniciada la relación de los operadores con COLPENSIONES, ésta Administradora se abstendrá de aplicar descuentos por concepto de libranzas y/o afiliaciones si se presenta cualquiera de las siguientes situaciones:
1. Por orden expresa de autoridad competente.
2. Cuando se presenten inconsistencias evidentes en el formulario No. 9 y sus documentos soporte, así como en la documentación soporte para la incorporación de los descuentos.
3. En el momento en que se decida la disolución, fusión, escisión o liquidación de la entidad que actúa como operador de libranza.
4. Cuando la respectiva Superintendencia o entidad encargada de la vigilancia ordene la intervención para liquidar la entidad que actúa como operador de libranza.
5. Por suspensión o pérdida de la personería jurídica.
6. Por cancelación de la inscripción en el RUNEOL.
7. Por incumplimiento de los requisitos y obligaciones previstos en la presente resolución, en los Manuales Operativos correspondientes, así como el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas.
PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando se evidencien posibles datos falsos en el formulario No. 9 y sus documentos soporte, así como en la documentación soporte para la incorporación de los descuentos, esta situación será informada al Oficial de Cumplimiento para que adelante las verificaciones del caso y lo ponga en conocimiento de las autoridades competentes si así lo estima procedente.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando se presenten los hechos descritos en el presente artículo COLPENSIONES, además de tomar las medidas aqui previstas, con el fin de proteger los recursos de sus pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios, informará de esas situaciones a la Superintendencia que ejerza la inspección, vigilancia y control de la entidad operadora de que se trate; a la Fiscalía General de la Nación y a las Cámaras de Comercio en su calidad de administradoras del RUNEOL.
PARÁGRAFO TERCERO. Las entidades operadoras de libranza y las entidades que solo manejan afiliación, cuando se presenten las situaciones previstas en los numerales 5, 6 y 7 del presente artículo, no podrán incorporar nuevos descuentos, solamente. podrán reportar los retiros de los descuentos en curso. Para el caso de la situación prevista en el numeral 7, COLPENSIONES señalará en la comunicación a la entidad operadora de su decisión, la fecha a partir de la cual la misma se hace efectiva.
PARÁGRAFO CUARTO. En el caso en que se inicie la liquidación de las entidades operadoras de libranza que en virtud de su naturaleza jurídica aplican también descuentos por afiliaciones, COLPENSIONES dejará de aplicar los descuentos por concepto de afiliación, a partir de la fecha en que se adopte por el árgano o entidad competente la respectiva decisión.
SECCIÓN II.
CONDICIONES TÉCNICAS Y OPERATIVAS ESPECIALES APLICABLES A LOS DESCUENTOS CORRESPONDIENTES A LA NÓMINA DE PENSIONADOS DE COLPENSIONES.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. PROCESO DE INCORPORACIÓN DE DESCUENTOS. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Una vez el Comité haya autorizado la asignación de código de descuento se seguirán los siguientes trámites para incluir las respectivas libranzas, afiliaciones y/o créditos en la nómina correspondiente:
1. Una vez informado de la asignación del código, COLPENSIONES le asignará el usuario y contraseña para ingresar al sistema a través del portal Www.colpensiones.gov.co donde podrán descargar los soportes documentales necesarios para que COLPENSIONES aplique los descuentos.
2. Los soportes requeridos por COLPENSIONES para aplicar los descuentos por concepto de préstamos son los siguientes: plantilla de autorización de descuentos (totalmente diligenciada), fotocopia de la cédula ampliada al 150 % y pagaré libranza.
3. El soporte requerido por COLPENSIONES para aplicar el descuento por concepto de afiliación es: plantilla de autorización de descuentos (totalmente diligenciada).
4. Si en la revisión de los documentos y/o archivos planos, la información presenta tachones, enmendaduras o alguna diferencia frente a la plantilla de autorización de descuentos, no será conciliada.
5. Una vez la entidad beneficiaria del código interno radique las novedades, el sistema ejecutará automáticamente y reportará los resultados (inconsistencias captura – inconsistencias proceso), en las fechas establecidas en el cronograma que COLPENSIONES publica a través del portal www.colpensiones.gov.co
6. Cuando un pensionado registre descuento con la entidad operadora y esta solicite el retiro de la deducción, se deberá reportar en el archivo plano, claramente el número de la libranza a retirar.
7. En el evento que la autoridad judicial competente ordene la aplicación de un embargo al pensionado, inmediatamente se procederá con esta novedad, y como consecuencia de la misma se retirarán los préstamos de libranza y afiliaciones que no sea posible aplicar en razón de los límites establecidos en la ley.
8. COLPENSIONES no se hace responsable por las novedades no procesadas, porque fueron presentadas fuera de las fechas establecidas o porque no cumplan los requisitos expuestos en el correspondiente manual operativo.
9. El envió de las novedades por descuento que presenten en la plantilla de autorización de descuentos fecha de diligenciamiento mayor a tres (3) meses, con respecto a la nómina que se esté procesando, no será procesado.
10. Para efectos de trámites ante COLPENSIONES, las entidades operadoras de libranza y de afiliación deberán remitir la plantilla de autorización de descuentos que hayan sido expresa y debidamente autorizadas por el afiliado o beneficiario.
PARÁGRAFO ÚNICO. Las condiciones técnicas y operativas señaladas en la presente Sección aplicarán únicamente respecto de las libranzas, afiliaciones y/o préstamos correspondientes a la nómina de pensionados de COLPENSIONES.
Lo relativo a la incorporación de descuentos y a la cesión de libranzas correspondientes a descuentos concernientes a servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de COLPENSIONES, se regirá por el Manual Operativo para la Nómina de Servidores Públicos y el Manual Operativo para los Descuentos sobre los Honorarios de los Contratistas de Prestación de Servicios de COLPENSIONES, respectivamente.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. PROCESO DE INCORPORACIÓN DE LA CESIÓN DE CRÉDITOS OBJETO DE LIBRANZA. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Para efectos de adelantar ante COLPENSIONES el trámite de incorporación de la cesión de créditos objeto de libranza, todas las entidades que participen en la transferencia de la propiedad de los títulos valores (pagaré libranza) mediante el endoso en propiedad de los mismos deben contar previamente con código interno de descuento otorgado por esta Administradora.
Para efectos de la presente resolución se entiende por entidad cedente o endosante a aquella persona jurídica que habiendo acreditado ante COLPENSIONES su calidad de legítima tenedora de los títulos valores los transfiere mediante su endoso en propiedad; tendrá la calidad de entidad cesionaria o endosatario la persona jurídica que recibe la propiedad de los títulos mediante el respectivo endoso.
La entidad cedente como entidad propietaria de los títulos valores debidamente acreditada ante COLPENSIONES para efectos de que esta Administradora pueda cumplir con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo de la Ley 1527 de 2012 debe informar en los términos dispuestos en el presente artículo de la transferencia de la propiedad de los títulos valores.
El proceso de Incorporación se realizará de la siguiente forma:
1. Las entidades cedente y cesionaria, deben diligenciar el Formulario No. 10 Compraventa de Cartera Objeto de Libranza, para el caso de las cesiones referentes a la nómina de pensionados, dicho documento se encontrará a través del portal www.colpensiones.dov.co/descargaformularios/ Compraventa de Cartera Objeto de Libranza y deberá radicarse, dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la realización de la cesión.
2. El Formulario No. 10 Compraventa de Cartera Objeto de Libranza, para informar de la cesión constará de los siguientes anexos:
A. Los archivos de las imágenes de las libranzas y de los correspondientes pagarés cón sus respectivos endosos.
B. Un listado. en Excel relacionando la totalidad de los títulos objeto de la sesión con la siguiente estructura:
i. Nombre y apellidos
ii. Número de documento
iii. Tipo de Documento
iv. Número del pagaré y de la libranza.
v. El valor del préstamo
vi. La tasa de interés.
vii. El plazo.
viii. El valor de la cuota mensual.
ix. El número de cuotas totales,
x. Número de cuotas pagadas a la fecha.
xi. Número de cuotas pendientes a la fecha.
C. Constancia de la información a los pensionados de COLPENSIONES sobre la cesión.
D. Certificados de existencia y representación legal de las entidades cedente y cesionaria, con fecha de expedición inferior a 30 días calendario al momento de la radicación.
E. Formato Acuerdo de Cesión Cartera y Asunción de Compromisos y Responsabilidades Respecto de COLPENSIONES, el cual, se encontrará a través del portal www.colpensiones.gov.co
F. Adicionalmente deberán adjuntar los documentos que se indiquen en el correspondiente manual operativo, sección compra y venta de cartera.
3. COLPENSIONES informará a las entidades cedentes y cesionaria sobre los créditos que no corresponden a descuentos activos de acuerdo con la información que reposa en los sistemas de administración de la nómina de pensionado de COLPENSIONES.
4. Con respecto a los créditos que coincidan con la información que reposa en los sistemas de administración de la nómina de pensionados de COLPENSIONES procederá a retirar respecto del título cedido a la entidad cedente y se incluirá a la entidad cesionaria como beneficiario de las pagas, para proceder a la realización de los mismos en la oportunidad y periodicidad propias de cada uno de los pagos correspondientes, en el mes siguiente al de la radicación.
5. En los casos en que los créditos objeto de cesión no coincidan con la información que reposa en COLPENSIONES, según lo previsto en el numeral 30 del presente artículo, se seguirán efectuado los descuentos por parte de COLPENSIONES pero se suspenderán los giros hasta que se acredite ante esta Administradora en aplicación de lo previsto en el parágrafo 1 del artículo de la Ley 1527 de 2012 quién es el legítimo titular de acuerdo con el procedimiento establecido en el presente artículo y/o se sustenten y aclaren en debida forma las inconsistencias en la información. La solución de esa situación corresponderá exclusivamente a las entidades cedente y cesionaria, y en esa forma lo declaran expresamente en el Formato Acuerdo de Cesión Cartera y Asunción de Compromisos y Responsabilidades Respecto de COLPENSIONES, mediante el cual informen de la cesión.
PARÁGRAFO PRIMERO. La entidad cesionaria debe contar con inscripción vigente en el RUNEOL y con código interno de descuento activo asignado por COLPENSIONES para efectos de que pueda adelantarse el trámite de incorporación de la cesión de créditos objeto de libranza. De no contar la entidad cesionaria con estos requisitos se devolverán los documentos radicados por las entidades cedente y sesionaría informando la ausencia de los mencionados requisitos. COLPENSIONES no se hace responsable frente a las entidades cedente y cesionaria, ni frente a terceros por las demoras y los perjuicios que se llegaren a derivar por estas circunstancias. Es responsabilidad única y exclusivamente de las entidades cedente y cesionaria allegar a COLPENSIONES los documentos completos y cumplir con las condiciones exigidas en la presente resolución.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso la entidad cedente no informe a COLPENSIONES de la transferencia de la propiedad de los títulos mediante el endoso en propiedad de los mismos de acuerdo con lo previsto en el presente artículo COLPENSIONES procederá a suspender de manera inmediata el giro de los recursos hasta que se adelante el proceso de incorporación de acuerdo con lo previsto en el presente artículo. La suspensión de que trata el presente parágrafo se entiende autorizada por la entidad cedente al momento de presentar su solicitud de asignación o renovación de código interno de descuento ante COLPENSIONES.
COLPENSIONES en aplicación de lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 1527 de 2012 efectuará los giros únicamente al legítimo titular legalmente acredito-ante esta Administradora de acuerdo con el procedimiento establecido en el presente artículo.
La suspensión contemplada en el presente artículo no puede tener para el pensionado ninguna consecuencia por concepto de mora en el pago ni ocasionar la acusación de intereses de mora, dado que dicha suspensión no tiene origen en ningún tipo de incumplimiento por parte del pensionado ni de COLPENSIONES.
6. Las entidades cedente y cesionaria se hacen responsables de la información remitida a COLPENSIONES de acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1o y 2o del presente artículo, en los siguientes términos:
A. Que se ha efectuado el endoso de los títulos valores objeto de la cesión y que los mismos corresponden fielmente a las condiciones del préstamo consignadas en el archivo particularmente respecto de: El número de libranza, el valor del préstamo, la tasa de interés, el plazo, el valor de la cuota mensual, el número de cuotas totales, el número de cuotas pagadas a la fecha y el número de cuotas pendientes a la fecha. Con base en esta información se dará cumplimiento a lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 3o de la Ley 1527 de 2012. Solamente en los casos en que no coincida la información reportada por las entidades cedente y cesionaria con la información que reposa en los sistemas de COLPENSIONES, y si dichas entidades así lo solicitan se hará verificación de los respectivos títulos. En los demás casos se aplicará lo previsto en el numeral 5o del presente artículo.
B. La entidades cedente y cesionaria se hacen exclusivamente responsables por los perjuicios que puedan surgir en caso de existir cualquier tipo de discrepancia entre la información consignada en formato y la situación real del crédito, particularmente respecto de su legalidad, titularidad, reconocimiento y pago de los titulas valores (pagarés libranza); así como por lo relativo al valor del préstamo, la tasa de interés, el plazo, el valor de la cuota mensual, el número de cuotas totales, el número de cuotas pagadas a la fecha y el número de cuotas pendientes a la fecha.
7. Las obligaciones y responsabilidades correspondientes al contrato celebrado entre la entidad endosante, y la entidad endosatario no se hacen extensivas a COLPENSIONES. Esta Administradora responderá únicamente por las obligaciones consignadas en el artículo 12 de la presente resolución y en la ley.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Con el fin de respetar negocios jurídicos ya celebrados, el procedimiento que se establece en este artículo para la cesión de créditos rio será aplicable a los títulos valores (pagarés – libranza) cuya propiedad haya sido transferida mediante el endoso de los mismos con anterioridad a la vigencia de la presente Resolución, siempre y cuando la entidad cesionaria informe a COLPENSIONES hasta el 30 de septiembre de 2016, de la cesión de dichos títulos valores. Para este fin deberá remitir la información de que trata el literal b) del numeral segundo del presente artículo respecto de los pagarés y pensionados que hacen parte de la mencionada cesión, era la matriz que para el efecto disponga esta Administradora.
Vencido dicho plazo, las entidades que pretendan acreditar su calidad de cesionarias de títulos valores (pagarés – libranza) deberán hacerlo cumpliendo con el procedimiento previsto en el presente artículo.
En aplicación de lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 3o de la Ley 1527 de 2012, una vez se informe de la cesión de los titulas valores (pagarés – libranza), COLPENSIONES seguirá efectuado los descuentos, pero suspenderá los giros a la entidad cedente hasta tanto se verifique por esta Administradora, a quién corresponden la titularidad.
Cuando entre las entidades cedente y cesionaria exista un contrato Vigente que permita la administración de los títulos, cedidos, se mantendrá el giro de los recursos en la entidad que venga percibiéndolos.
Sin perjuicio de todo lo anterior, previa a la acreditación de la titularidad prevista en este parágrafo, la entidad cesionaria está obligada a obtener su código interno de descuento el cual corresponde al procedimiento de "conocimiento del cliente" establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y desarrollado por el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica, Circular Externa 029 de 2014 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, en razón a que el conocimiento del cliente es requisito indispensable para el inicio de relaciones contractuales o legales, de acuerdo con dicha normatividad.
Para la acreditación de la titularidad legitima de los correspondientes títulos valores, una vez la entidad cesionaria haya superado el procedimiento de conocimiento del cliente, COLPENSIONES en aplicación de lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 30 de la Ley 1527 de 2012 verificará los mencionados títulos y sus respectivos endosos para proceder a efectuar los giros a su legítimo propietario. Colpensiones comunicará a la entidad sesionaría la forma y oportunidad en que se realizará la verificación de los títulos.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. SUSTITUCIÓN DE LA TITULARIDAD. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Cuando por efecto de la fusión, conversión o adquisición que se presente entre entidades operadoras de libranza, la propiedad de los títulos valores (pagaré libranza), por efecto de la ley, sea puesta en cabeza de otra entidad, tal situación déberá ser informada a COLPENSIONES dentro del plazo que la ley disponga o a más tardar dentro de mes siguiente a la realización de la operación.
Para efecto que se produzca la sustitución de la titularidad es necesario que al momento de la información de la operación la entidad que detentará la condición de titular cuente, con código interno de descuento otorgado por COLPENSIONES, para lo cual deberá efectuar el procedimiento dispuesto en la presente resolución. COLPENSIONES tomará nota del cambio de titularidad y la aplicará para la nómina correspondiente a partir de la información.
Mientras no sea posible efectuar la sustitución de la titularidad, COLPENSIONES continuará realizando los giros a la entidad titular registrada ante esta Administradora, si es posible, de lo contrario suspenderá los giros hasta que se cumpla la sustitución de acuerdo con lo previsto en la presente resolución.
Para todos los demás casos en que se produzca cambio de titularidad por efecto del endoso de los títulos valores será necesario efectuar el procedimiento señalado para el efecto en el artículo 16 de la presente resolución.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. VIGENCIA. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
PUBUQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
MAURICIO OLIVERA GONZALEZ
Presidente
