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RESOLUCION 10 DE 2020
(junio 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
Por la cual se define el procedimiento y condiciones para la asignación y/o renovación de Código Interno de Descuento a las entidades operadoras de libranza y entidades de solo afiliación, así como también se derogan las Resoluciones No. 0345 del 2016; No. 013, 032 de 2017; No. 136, 141, 145 de 2018; No. 008 de 2019 y se dictan otras disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES
En ejercicio de las facultades legales y estatuarias, en especial las establecidas en el Decreto 309 de 2017, el Acuerdo 106 de 2017 y la Resolución 013 de 2019 y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Así mismo indica que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines estatales.
Que mediante artículo 155 de la Ley 1151 de 2007 se creó la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, como una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, encargada de administrar el Régimen de Prima Media con Prestación Definida y los Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005.
Que a través del Decreto 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurídica de Colpensiones transformándola en una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, vinculada al Ministerio del Trabajo.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, en razón a lo previsto en el artículo 1o de la Ley 1527 de 2012 modificado por la Ley 1902 de 2018, se encuentra obligada a descontar y girar directamente a la entidad operadora de libranza los recursos que, de manera expresa y voluntaria, autoricen descontar sus pensionados, trabajadores y contratistas de las mesadas, salarios y honorarios, en cada caso.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, en calidad de entidad financiera de carácter especial, está obligada a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, desarrollado por el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica - Circular Externa 029 de 2014 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia; en concordancia con el oficio número 2015042141-001 del 26 de mayo de 2015 de la misma Superintendencia y las instrucciones del Oficial de Cumplimiento de Colpensiones respecto al procedimiento de conocimiento del cliente. Que el Oficial de Cumplimiento en ejercicio de sus funciones y de conformidad con lo dispuesto en el Manual del Sistema integral de Administración del Riesgo de Colpensiones, definió mediante Memorandos OCD-1050000000-821 de noviembre 21 de 2016 y VSR 018 del 25 de abril de 2019, los lineamientos y parámetros generales relacionados con la aplicación del procedimiento de conocimiento del cliente a los diferentes tipos de solicitantes de asignación o renovación de código interno de descuento.
Que para la adecuada prestación del servicio de libranza, la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expidió la Resolución 345 del 9 de junio de 2016 “Por medio de la cual se crea el Comité de Asignación o Renovación de Código Interno de Descuento, se establece el procedimiento de asignación o renovación de código interno para su viabilidad; se adopta el reglamento a través del cual se definen los criterios para realizar descuentos por concepto de Libranzas y Afiliación a los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1527 del 2012, Leyes 71 y 79 de 1988 y se dictan otras disposiciones.”
Así mismo se expidió la Resolución 393 de 2016 “Por la cual se modifica el parágrafo transitorio del Numeral 5o del Artículo Décimo de la Resolución 345 del 9 de junio de 2016.”
Que posteriormente se emitió la resolución 013 de 2017 mediante la cual se modificaron los artículos octavo y noveno de la resolución 345 del 9 de junio de 2016, los cuales fijaban los requisitos, procedimientos y documentos que deben cumplir las entidades solicitantes.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expidió la Resolución 032 de 2017 y señaló las responsabilidades de las diferentes áreas de la Entidad relacionadas con el procedimiento para la asignación o renovación del Código Interno de Descuento, como en los procesos de incorporación de libranzas y cesiones y, en general, con todos los procesos relacionados con descuentos por libranzas y afiliaciones.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expidió la Resolución 136 de 2018, por medio de la cual se crea el Comité de asignación o renovación del Código Interno de Descuento, y establece responsabilidades respecto de las áreas competentes.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expidió la Resolución 141 de 2018 por medio de la cual modifica la resolución 136 de 2018.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expidió la Resolución 145 de 2018 "Por la cual se eliminan los plazos para la solicitud de asignación y/o renovación de Código Interno de Descuento contemplados en los numerales 4 y 5 del artículo décimo de la Resolución 345 de 2016".
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones expidió la Resolución 008 de 2019 que modifica la resolución 345 de 2016 y la 013 de 2017- Estados financieros.
Que en desarrollo del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI que deben tener todas las entidades del sector público, se consideró pertinente implementar el Portal Administrador de Terceros- PAT como un canal de gestión para las entidades operadoras de libranza y de Afiliación para los trámites relacionados con: asignación y renovación de códigos, afiliaciones, libranzas, cesión de cartera, modificación cuota (afiliación), cuota extraordinaria, cancelaciones de descuentos, reporte de fallecidos y actualización de datos, por lo que éste será el único canal disponible para realizar la solicitud de asignación y/o renovación de código y en consecuencia, el trámite por radicación física no continuará recibiéndose en los puntos de atención de Colpensiones a partir de su efectiva puesta en producción previa notificación a cada entidad, toda vez que estos trámites se realizarán de manera electrónica a través del nuevo portal.
Que en virtud de la expedición del Decreto Ley 2106 del 22 de noviembre de 2019 es necesaria la transformación de algunos trámites para adecuarse a las políticas estatales, las cuales conllevan mayor eficiencia y transparencia en la administración pública.
Que teniendo en cuenta lo anterior,
RESUELVE
DE LA REGULACIÓN.
ASPECTOS GENERALES.
| PRIMERO. OBJETO. Establecer los criterios con base en los cuales Colpensiones llevará a cabo la asignación o renovación de un código interno de descuento solicitado por las entidades operadoras de libranzas y entidades de sólo afiliación, para lo cual se definen mediante este instrumento, los requisitos que deberán atenderse por parte de las entidades mencionadas, incluido el respectivo procedimiento de conocimiento del cliente. En consecuencia, se fijan las directrices con base en las cuales se regirá el
procedimiento para el trámite de libranzas y afiliaciones, la disposición de las condiciones técnicas y operativas, en concordancia con los correspondientes Manuales Operativos, de conformidad con lo señalado en la Ley 1527 de 2012, Ley 1902 de 2018 y demás normatividad aplicable, lo que permite sin distinción alguna, a las entidades a las cuales se les asigna un código, la incorporación de libranzas, cesiones y en general, llevar a cabo los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos respecto de los pensionados, contratistas y trabajadores de Colpensiones.
ARTÍCULO SEGUNDO. CAMPO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a:
1. Entidades Operadoras de libranza.
2. Entidades de sólo afiliación.
ARTÍCULO TERCERO. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Son objetivos específicos de la presente Resolución los siguientes:
1. Establecer los parámetros, condiciones, requisitos, mediante los cuales se realizará el procedimiento de conocimiento del cliente por parte de Colpensiones con base en la obligación legal que le corresponde.
2. Garantizar el respeto del derecho de asociación del que gozan los pensionados, trabajadores y contratistas de prestación de servicios de Colpensiones, reconociendo su decisión expresa, libre y voluntaria de autorizar el descuento de los pagos de las libranzas, afiliaciones, aportes o cuotas correspondientes.
3. Reconocer el derecho de los pensionados, trabajadores y contratistas de prestación de servicios de Colpensiones a suscribir libranzas o descuentos directos con el objeto de abonar con cargo a su pensión, salarios y honorarios, el costo de la adquisición de productos y servicios financieros o bienes y servicios de cualquier naturaleza, en las condiciones establecidas por la Ley 1527 de 2012 y la Ley 1902 de 2018, en concordancia con lo previsto en el artículo 27 del Decreto 2127 de 1945, en el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, en el Decreto 1848 de 1969.
ARTÍCULO CUARTO. MARCO JURÍDICO. El marco jurídico aplicable a la presente Resolución, además de la normatividad enunciada anteriormente, es el siguiente:
1. Ley 1527 de 2012.
2. Ley 1902 de 2018.
3. El artículo 143 de la Ley 1753 de 2015.
4. Todas las normas que regulan lo relativo al Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (RUNEOL), particularmente los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015.
5. El Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
6. La Circular Básica Jurídica - Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, especialmente las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I.
7. Las disposiciones que sobre administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo dispongan las demás entidades que ejercen supervisión, control y vigilancia respecto de entidades no financieras.
8. Ley 100 de 1993.
9. Ley 71 de 1988.
10. Ley 79 de 1988.
11. Ley 920 de 2004.
12. Todas las normas que regulan lo relativo a los descuentos permitidos a las mesadas pensionales en el Régimen de Prima Media con prestación definida, particularmente lo contemplado en el Decreto 1833 de 2016.
13. Las normas que regulan lo relativo a los descuentos permitidos a los trabajadores y contratistas de prestación de servicios, de sus respectivos salarios y honorarios, particularmente lo previsto en el artículo 27 del Decreto 2127 de 1945, en el artículo 12 del Decreto 3135 de 1968, en el Decreto 1848 de 1969.
14. Ley 1391 de 2010.
15. Decreto Ley 1481 de 1989, en lo aplicable a la materia objeto de este Decreto.
16. Decreto Ley 2106 de 2019.
17. Demás normas aplicables y que deroguen complementen o sustituyan las enunciadas en precedencia.
PARÁGRAFO PRIMERO. Las actividades de Libranza o descuento directo desarrolladas por los diferentes tipos de entidades incluidas dentro de la definición de Entidades Operadoras de Libranza y consagrada en el literal c) del artículo 2 de la Ley 1527 de 2012 modificado por el artículo 2o de la Ley 1902 de 2018 y el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015, y lo que respecta a los Fondos de Empleados, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 1481 de 1989, se ejecutarán bajo la exclusiva responsabilidad de la respectiva entidad operadora y con estricta observancia de toda la normatividad aplicable a dichas operaciones, así como de las instrucciones y órdenes que impartan las entidades de inspección, vigilancia y control correspondientes; los mismos términos se aplicarán para los Fondos de Empleados a la luz de lo dispuesto en el Decreto Ley 1481 de 1989.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Las operaciones y actividades de las entidades autorizadas de acuerdo con la regulación vigente y con sus estatutos, para descontar de las mesadas pensionales, de los salarios o de los honorarios a cargo de Colpensiones, recursos por concepto de libranzas, afiliaciones, aportes o cuotas, en virtud de la autorización expresa, libre y voluntaria de los respectivos pensionados, trabajadores y contratistas de prestación de servicios de Colpensiones, se ejecutarán bajo la exclusiva responsabilidad de dichas entidades y con estricta observancia de toda la normatividad aplicable, así como de las instrucciones y órdenes que impartan las entidades de inspección, vigilancia y control, correspondientes.
REQUERIMIENTOS Y TRÁMITES PARA ASIGNACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO.
ARTÍCULO QUINTO. ENTIDADES A LAS QUE SE LES PODRÁ ASIGNAR O RENOVAR CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. De acuerdo con la normatividad vigente, Colpensiones podrá asignar o renovar Código Interno de Descuento en las condiciones fijadas en la presente Resolución, a las entidades que soliciten efectuar descuentos, por los siguientes conceptos:
1. LIBRANZA O DESCUENTO DIRECTO. Para realizar descuentos derivados de operaciones de libranza o descuento directo a las entidades incluidas dentro de la definición de Entidades Operadoras de Libranza consagrada en el literal c) del artículo 2o de la Ley 1527 de 2012 modificado por la Ley 1902 de 2018 y en el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015, que cuenten con su inscripción vigente en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (RUNEOL), de acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012, modificado por el artículo 143 de la Ley 1753 de 2015 y reglamentado por los Decretos 2620 de 2013 y 1840 de 2015, siempre que acrediten los demás requerimientos a los que se refiere la presente resolución, con excepción de lo aplicable a los Fondos de Empleados, quienes se regirán por lo dispuesto en Decreto Ley 1481 de 1989 y la Ley 1902 de 2018 que modificó el artículo 2 de la Ley 1527 de 2012.
2. DESCUENTO POR AFILIACIONES, APORTES O CUOTAS. En este caso a las entidades, asociaciones o agremiaciones que solamente manejan cuota de afiliación, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5o de la Ley 71 de 1988 y en los artículos 142, 143 y 144 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 31 de la Ley 100 de 1993.
ARTÍCULO SEXTO. OBLIGATORIEDAD DE RUNEOL VIGENTE. Para desarrollar operaciones de libranza las entidades operadoras que soliciten a Colpensiones la asignación o renovación de un Código Interno de Descuento deberán contar con su inscripción vigente en el RUNEOL en los términos establecidos en la legislación vigente.
No podrá adelantarse ningún trámite para la asignación o renovación de Código Interno de Descuento hasta que no se acredite el cumplimiento de este requisito. Este requisito no aplica para los Fondos de Empleados ni para las entidades que soliciten código de descuento para cuotas por concepto de afiliación.
ARTÍCULO SÉPTIMO. REQUISITOS, PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS ENTIDADES PARA SOLICITAR LA ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DEL CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. Todas las entidades solicitantes deberán registrarse por la plataforma del Portal Administrador de Terceros – PAT, una vez entre en operación, siendo este el único canal autorizado para realizar este proceso por lo que solicitudes radicadas por otros canales de atención no serán tramitadas. Deberán diligenciar todos los campos obligatorios y adjuntar de manera digital y 100% legibles, los documentos que se indiquen como obligatorios para realizar el estudio previo necesario para la asignación o renovación de un Código Interno de Descuento, por lo que el sistema no procesará solicitudes con documentación incompleta o ilegible y, por lo tanto, no le asignará número de radicado para ser gestionado.
Por medio de circular externa que se expida para el efecto, se indicarán cuáles son los documentos que las entidades deberán aportar al momento de radicar la solicitud del respectivo trámite y cuáles consultará de forma directa Colpensiones o a través de tercero contratado si a ello hubiera lugar. En todo caso, el contenido de esta Circular podrá actualizarse en la medida en que se modifiquen los documentos que no deben aportar las entidades solicitantes. En caso de que ello tenga lugar, los ajustes contenidos en una nueva circular, serán publicados en la página web de Colpensiones y/o informados a las Entidades Operadoras de libranzas y entidades de solo afiliación de la manera más expedita.
A continuación, se enuncian los documentos exigidos y que serán objeto de validación por tipo de entidad solicitante y tipo de trámite para la asignación y renovación del código de que trata la presente resolución.
1. ENTIDADES FINANCIERAS VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA:
- Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de la Circular Básica Jurídica 29 de 2014 - Título I Parte I Capítulo IV.
- Acuerdo operativo para la realización de descuentos.
- Pacto de Integridad y Transparencia.
- Certificación bancaria.
- RUNEOL renovado a último año.
- Certificación Existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
2. PATRIMONIOS AUTÓNOMOS O ENCARGOS FIDUCIARIOS ADMINISTRADOS POR SOCIEDADES FIDUCIARIAS.
- Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de la Circular Básica Jurídica 29 de 2014 - Título I Parte I Capítulo IV expedida por la entidad fiduciaria respectiva.
- Certificación de existencia y objeto del patrimonio autónomo expedido por la entidad administradora.
- Acuerdo operativo para la realización de descuentos.
- Pacto de Integridad y Transparencia.
- Certificación bancaria.
- RUNEOL renovado a último año.
- Certificación de existencia y representación legal de la entidad administradora del Patrimonio Autónomo expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
3. FONDOS DE EMPLEADOS
- Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Economía Solidaria Capítulo XI - Circular Externa 04 de 2017.
- Estados Financieros Comparativos, de ser posible.
- Acuerdo operativo para la realización de descuentos.
- Pacto de Integridad y Transparencia.
- Certificación bancaria.
- Lista de socios, accionistas, asociados o fundadores.
- Registro Único Tributario - RUT.
- Declaración de Renta.
- Formularios de Conocimiento de Cliente.
- Certificación de Existencia y Representación Legal expedido por Cámara de Comercio.
- Documentos de identidad.
- Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal.
- Tarjeta Profesional del Contador y/o Revisor Fiscal.
4. OPERADOR DE LIBRANZAS. En este grupo se incluyen las entidades que soliciten código para realizar operaciones de descuento directo por libranza y que no estén incluidas en los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo, correspondiéndoles cumplir con los siguientes requisitos:
- Certificación sobre implementación y cumplimiento de mecanismos para la prevención y control de los riesgos asociados al LA/FT- SARLAFT, conforme lo exija la entidad que ejerza la vigilancia, control y supervisión.
- Estados Financieros Comparativos, de ser posible.
- Acuerdo operativo para la realización de descuentos.
- Pacto de Integridad y Transparencia.
- Certificación bancaria.
- Lista de socios, accionistas, asociados o fundadores.
- Registro Único Tributario - RUT.
- Declaración de Renta.
- Formularios de Conocimiento de Cliente.
- RUNEOL renovado a último año.
- Certificación de Existencia y Representación Legal expedido por Cámara de Comercio.
- Documentos de identidad.
- Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal.
- Tarjeta Profesional del Contador y/o Revisor Fiscal.
5. ASOCIACIONES DE PENSIONADOS. En este grupo se incluyen las entidades que soliciten código para realizar operaciones exclusivamente de descuento directo por afiliación y no estén habilitadas para operar libranzas, las cuales deberán cumplir con los siguientes requisitos:
- Estados Financieros comparativos.
- Acta de aprobación de estados financieros.
- Pacto de Integridad y Transparencia.
- Certificación Bancaria.
- Registro Único Tributario - RUT.
- Declaración de Renta.
- Formularios de Conocimiento de Cliente.
- Certificado de existencia y representación expedido por el Ministerio del Trabajo.
- Documentos de identidad.
- Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o revisor fiscal
- Tarjeta Profesional del Contador y/o revisor fiscal
PARÁGRAFO PRIMERO. DEL PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DE CLIENTE APLICABLE A ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. En aplicación de lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica 029 de 2014, para el caso de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, una vez verificada la completitud documental y su vigencia, la solicitud dará curso conforme el procedimiento establecido.
PARÁGRAFO SEGUNDO. DEL PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DE CLIENTE APLICABLE A ENTIDADES NO VIGILADAS POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Además de los trámites y requerimientos establecidos en esta Resolución, así como los requisitos legales que deben cumplir las entidades y operaciones señalados en el presente artículo, las entidades que soliciten a Colpensiones la asignación o renovación de un Código Interno de Descuento, deberán permitir y facilitar que la Administradora cumpla con su obligación, en su calidad de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial vigilada por la Superintendencia Financiera, de adelantar el procedimiento de "conocimiento del cliente" de acuerdo con lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, así como en el Capítulo IV del Título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica
- Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia. Una vez se realice el mencionado procedimiento, pasará a decisión final para determinar si es viable o no, otorgar el código de descuento solicitado.
ARTÍCULO OCTAVO. RESPECTO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. Los Estados Financieros deberán ser, en lo posible, comparativos de los dos últimos ejercicios anteriores a la fecha de radicación de la solicitud, deberán estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso, de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley, acompañados de sus respectivas Notas a Estados Financieros, de acuerdo con lo indicado en el Decreto Único Reglamentario DUR 2420 de 2015 y demás normas internacionales.
En caso de que la entidad solicitante no cuente con información financiera de los dos últimos ejercicios anteriores a la fecha de radicación de la solicitud, por tratarse de una entidad con una antigüedad inferior a ese tiempo, podrá aportar los estados financieros disponibles al último corte posible y deberán estar debidamente certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso, de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley, acompañados de sus respectivas Notas a Estados Financieros, de acuerdo con lo indicado en el Decreto Único Reglamentario DUR 2420 de 2015 y demás normas internacionales.
ARTÍCULO NOVENO. MECANISMO DE VERIFICACIÓN Y ANÁLISIS. Colpensiones, ya sea de manera directa o por intermedio de un tercero contratado para tal fin, realizará el
procedimiento de conocimiento del cliente y/o de revisión descrito en esta resolución, verificando previamente los siguientes componentes que se describen a continuación:
a. Enfoque operativo
Las verificaciones y actividades necesarias para la evaluación del enfoque operativo son los siguientes:
- Confrontar en las listas restrictivas definidas por Colpensiones a los socios, accionistas, asociados o fundadores que tengan directamente más del 5% del capital social, aportes o participación.
- Verificar el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas - RUNEOL publicado en la página web institucional de las Cámaras de Comercio, con el fin de validar que la entidad solicitante cuente con su inscripción vigente en el mismo.
- Verificar que el acuerdo operativo para la realización de descuentos corresponda al formato suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el Representante Legal sin notas ni enmendaduras.
- Validar que el formulario de conocimiento del cliente se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal o que una vez entre en operación el Portal de Administración de Terceros - PAT, se surta el procedimiento ahí exigido para estos efectos. La información contenida en el mismo será confirmada durante la entrevista que se realice.
- Validar que la certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT corresponda a la entidad solicitante y que ésta última cumpla con su aplicación, lo cual será validado en la entrevista que se realice.
- Validar que la Certificación Bancaria sea expedida por una entidad bancaria y que contenga número, tipo y estado de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes.
- Validar que la información del certificado de Existencia y Representación Legal expedido por Cámara de Comercio o por la entidad que reconoció la personería jurídica y aprobó los estatutos de constitución corresponda a la reportada por la entidad solicitante.
- Validar que el pacto de Integridad y Transparencia corresponda al suministrado por Colpensiones, se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal.
- Validar que la información contenida en el certificado de existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponda a la información reportada por la entidad solicitante.
- Validar que Certificación de existencia y objeto del patrimonio autónomo expedido por la entidad administradora, contenga el objeto del contrato de fiducia mercantil.
b. Enfoque Comercial
Corresponde a la verificación y ampliación de la información suministrada por medio de un acercamiento con la Entidad solicitante a través de su representante legal principal o suplente(s). Para efectos de la asignación o renovación del código interno de descuento requerida, la entrevista presencial en el domicilio principal de la entidad solicitante o, en caso de ser necesario, Colpensiones autorizará que este contacto se realice por teléfono o por medios virtuales. Se precisa que la Entidad Operadora de Libranza deberá permitir que la mencionada entrevista se realice en un término máximo de ocho (días hábiles) contados a partir del primer día en que Colpensiones o el tercero contratado para estos efectos, le solicite el agendamiento para realizarla.
Las verificaciones y actividades necesarias para la evaluación del enfoque comercial son las siguientes:
- Validar que la entidad ejecute la actividad comercial referida en su objeto social.
- Validación de la operación comercial (como realizan la venta de sus productos, satélite, en oficina, a domicilio, mediante convenios interinstitucionales, etc.)
- Validación de la infraestructura locativa (Aviso exterior, publicidad exterior, equipos de cómputo, muebles, equipos de comunicación, entre otros).
- Validar que la entidad solicitante cuente con instalaciones para la atención a sus clientes.
- Validar la consistencia de la información y documentación aportada por la entidad.
- Validar que durante la entrevista sea suministrada la información requerida por Colpensiones mínimo en cuanto a:
- Antigüedad de la entidad.
- Número de socios.
- Nombre y número de cédula de los socios
- Número de empleados.
- Número de sedes de la entidad.
- Información relevante en Internet, redes sociales (tiene página web, tiene redes sociales, cuáles)
- Número de clientes.
- Entidad que ejerce la supervisión, vigilancia y control.
- Otros convenios de libranza que manejen y antigüedad de los mismos, plazo promedio de sus créditos de libranza y cantidad de créditos de libranzas activos con Colpensiones.
c. Enfoque jurídico
Los documentos y verificaciones necesarias para la evaluación del enfoque jurídico son los siguientes:
- Verificar para el caso de las entidades operadoras de libranza que, en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, el objeto social especifique actividades propias del manejo de libranza (con excepción de los Fondos de Empleados). Adicionalmente, con el código de verificación se validará la autenticidad del certificado en la página web de Cámara de Comercio.
- Validar que en el RUT (Registro Único Tributario) coincida el NIT y nombre del representante legal y coherencia de la actividad comercial.
- Validar la identidad de los representantes legales y representantes autorizados.
- Validar antecedentes judiciales del Representante Legal de la entidad solicitante.
d. Enfoque financiero
Se realiza a partir de la información de los estados financieros certificados, remitidos por las entidades solicitantes. Esta información debe corresponder, en lo posible, a los dos últimos años o períodos fiscales anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuentan las entidades solicitantes cuya fecha de creación sea inferior a dos (2) años. Esta información se analizará de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad como parte del conocimiento de cliente que Colpensiones debe adelantar dada su naturaleza jurídica de entidad financiera de carácter especial.
Los documentos para efectos de este análisis son los siguientes:
- Estados Financieros comparativos de los dos últimos ejercicios o con el corte de la información con que cuenten las entidades solicitantes y creadas en los últimos dos
(2) años, los cuales deben estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley, acompañados de sus respectivas Notas a Estados Financieros, (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación).
- Que el Contador y/o Revisor Fiscal se encuentren debidamente habilitados para el ejercicio de la profesión conforme a la validación de la Tarjeta Profesional, así mismo, que no presenten sanciones e inhabilidades de acuerdo con la consulta de antecedentes disciplinarios.
PARÁGRAFO TRANSITORIO: De manera transitoria todas las entidades destinatarias de esta resolución continuarán reportando su solicitud de asignación o renovación del código interno de descuento con el proceso actual (Radicación por medio físico diligenciando formulario 9 dispuesto en la página web www.Colpensiones.gov.co, sección empleador), hasta tanto, esta Administradora informe por cualquiera de los canales dispuestos a las entidades de manera previa, la fecha en que deberán entrar a operar a través del nuevo Portal Administrador Terceros – PAT.
ARTÍCULO DÉCIMO. PLAZOS DE SOLICITUD Y VIGENCIA DEL CÓDIGO DE DESCUENTO.
1. ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA: El código asignado tendrá una vigencia anual. El código de descuento otorgado a las Operadoras de Libranza o Descuento Directo deberá renovarse dentro del período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de abril de cada año, sin importar cuál hubiere sido la fecha de la asignación inicial o renovación por parte del operador de libranzas o descuento directo. En todo caso la entidad solicitante deberá contar con su RUNEOL renovado para realizar el trámite correspondiente ante Colpensiones. Vencido el término señalado, si la entidad no ha presentado su solicitud de renovación o esta ha sido resuelta de manera desfavorable, se procederá a su inactivación inmediata.
2. ENTIDADES DE SOLO AFILIACIÓN: El código asignado tendrá vigencia por un (1) año contado a partir de la fecha en que se realice la activación inicial. Vencido el término señalado si la entidad no ha presentado su solicitud de renovación o esta ha sido resuelta de manera desfavorable, se procederá a su inactivación inmediata.
PARÁGRAFO PRIMERO. Una vez se inactiva el código de descuento por no presentar solicitud de renovación o por negación de la misma, la entidad podrá realizar solicitud de asignación en cualquier tiempo.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Las entidades que solicitan código por primera vez o que tienen su código inactivo podrán realizar el trámite en cualquier tiempo.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. TÉRMINOS DE RESPUESTAS Y CANALES DE INFORMACIÓN.
Colpensiones emitirá respuesta a la solicitud de asignación o renovación de código interno de descuento en un término no mayor a sesenta (60) días calendario contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud. De manera excepcional, el término puede ser mayor al indicado si se estuviere frente a situaciones no imputables a Colpensiones, tales como: fuerza mayor, imposibilidad operativa de realizar visita y/o entrevista comercial por dilaciones del tercero, caso fortuito, situaciones de emergencia que impidan desplazamientos o contactos personales, entre otras.
Colpensiones informará a través de su página web www.Colpensiones.gov.co la respuesta a las solicitudes, siendo este un medio válido para comunicar su decisión. De igual manera podrá informar por medio escrito o mediante correo electrónico, conforme a los datos registrados en el formulario de conocimiento del cliente, la respuesta proferida.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. CAUSALES DE INACTIVACIÓN DE CÓDIGO Y SUS EFECTOS.
1. Por terminación de la vigencia del código. Acorde con lo dispuesto en el artículo 10 de la presente resolución, se procederá con la inactivación del código interno asignado por Colpensiones.
2. Por cancelación del código RUNEOL.
3. Por cumplimiento de sentencia judicial o por orden de autoridad competente. Cuando se determine por autoridad judicial o administrativa competente mediante sentencia o decisión en firme, la existencia de hechos de fraude, corrupción o cualquier otra situación
o hecho atribuible al operador de descuentos que de forma expresa limite a aquella el ejercicio de esta actividad.
4. Por inobservancia de las disposiciones vigentes y aplicables en materia de Lavado de activos y financiación del terrorismo: Si una vez adelantado el estudio de conocimiento del cliente a partir de los enfoques a los que hace mención el artículo noveno de esta resolución o de forma posterior a la realización de éste y habiéndose asignado un código interno de descuento, se evidencia alguna situación que dé cuenta, suponga y/o configure un riesgo objetivo para Colpensiones relacionado con Lavado de Activos y Financiación del terrorismo conforme las disposiciones legales vigentes y aplicables sobre la materia, deberá reportarse, por el tercero o la dependencia respectiva, lo pertinente para efectos de que el Oficial de Cumplimiento emita un concepto que deberá ser considerado para la toma de decisión de inactivar o no, un código de descuento.
PARÁGRAFO PRIMERO. A continuación, se informan las áreas responsables de ordenar inactivar un código por las causales antes mencionadas, así:
- Por vencimiento de la vigencia del código, a la Dirección de Comercialización y Acompañamiento Empresarial o a la dependencia que Colpensiones designe para el control del proceso.
- Por cancelación del código RUNEOL, a la Dirección de Comercialización y Acompañamiento Empresarial o a la dependencia que Colpensiones designe para el control del proceso.
- Por cumplimiento de sentencia judicial u orden de autoridad competente que impida o limite el ejercicio a cargo de la entidad solicitante de fungir como operador de libranzas, a la Gerencia de Defensa Judicial y a la Dirección de Comercialización y Acompañamiento Empresarial o el área que llegare a tener conocimiento de dicha determinación.
- Por hechos o situaciones relacionadas con el SARLAFT: En el caso de que por causas objetivas se identifiquen situaciones que incumplan los lineamientos y políticas del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos, al Oficial de Cumplimiento quien podrá solicitar la inactivación de un código de descuento.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Si el código interno asignado por Colpensiones se encuentra INACTIVO por las causales antes expuestas, la Entidad Operadora de Libranzas no podrá incorporar nuevos descuentos, únicamente podrá reportar el retiro de los descuentos que se encuentra vigentes, antes de la inactivación del código.
PARÁGRAFO TERCERO. Condiciones del Código interno de descuento.
- Colpensiones asignará un (1) código interno de descuento para cada una de las entidades solicitantes.
- El mencionado código no podrá ser objeto de cesión ni de sustitución.
PARÁGRAFO CUARTO. Colpensiones informará la inactivación del código a través de su página web www.colpensiones.gov.co o cuando cada entidad haga el ingreso de manera individual a través de sus credenciales, siendo estos un medio válido para comunicar su decisión. De igual manera podrá informar dicha determinación por medio escrito o mediante correo electrónico, conforme los datos registrados en el formulario de conocimiento del cliente.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. CAUSALES DE SUSPENSIÓN DE DESCUENTOS Y/O GIROS. Una vez iniciada la relación de los operadores con Colpensiones, esta Administradora se abstendrá de descontar y girar los descuentos aplicados que venían operando por concepto de libranzas y/o afiliaciones si se presenta cualquiera las siguientes situaciones:
1. Por orden expresa de autoridad competente, se procederá con la suspensión de los descuentos y giros a las Entidades Operadoras de Libranza y/o afiliación de conformidad con lo ordenado por la respectiva autoridad.
Si al momento de recibir la orden de autoridad competente Colpensiones ya ha procedido con el descuento de los recursos al beneficiario, los mismos deberán ser puestos a disposición de dicha autoridad en los términos que ella disponga. En la medida en que la orden no establezca la forma de proceder con los recursos o la autoridad no responda a la inquietud que en este sentido le formule Colpensiones, deberá insistirse ante la autoridad que impartió la orden respectiva, que genere una precisión al respecto.
2. Cuando se presenten inconsistencias en la documentación soporte que impidan operativa o técnicamente proceder con los descuentos, se procederá con la correspondiente suspensión de descuentos y/o giros a favor de la Entidad Operadora de Libranza y/o a afiliación, respecto de la libranza que presente la novedad o el inconveniente.
3. Cuando se presente la inactivación del código de descuento de Colpensiones conforme lo referido en el artículo décimo segundo de esta resolución.
Si al momento en que deba tener lugar la suspensión del código interno de descuento respecto de las entidades que hayan solicitado el código a partir de lo exigido en esta resolución, y ya se hubiere descontado el dinero al beneficiario, pero todavía no se hubiere efectuado la transferencia o giro a favor de la entidad operadora, se deberá suspender el giro de los recursos y en caso de que se presenten controversias al respecto, los recursos descontados al beneficiario deberán ser entregados a quien ordene la autoridad competente.
4. Cuando más de una entidad esté reclamando el giro de los mismos títulos valores, Colpensiones deberá continuar aplicando los descuentos y deberá suspender los giros hasta tanto la autoridad judicial dirima lo pertinente.
5. Por inobservancia de las disposiciones vigentes y aplicables en materia de Lavado de activos y financiación del terrorismo, que evidencien alguna situación que dé cuenta, suponga y/o configure un riesgo objetivo para Colpensiones relacionado con Lavado de Activos y Financiación del terrorismo conforme las disposiciones legales vigentes y aplicables sobre la materia.
PARÁGRAFO PRIMERO. Cuando se evidencien posibles datos falsos en la documentación soporte para la incorporación de los descuentos o cualquier situación irregular, ésta será informada a la Gerencia de Prevención del Fraude para que adelante las verificaciones del caso y ponga en conocimiento de las autoridades competentes el hecho si así lo estima pertinente y procedente.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando se presenten los hechos descritos en el presente artículo, Colpensiones, con el fin de proteger los recursos de los pensionados, trabajadores y contratistas de prestación de servicios, informará de esas situaciones a la entidad que ejerza la inspección, vigilancia, y control de la entidad operadora de que se trate; a la Fiscalía General de la Nación y a las Cámaras de Comercio en su calidad de administradores del RUNEOL.
PARÁGRAFO TERCERO. En consecuencia, las entidades operadoras de libranza y las entidades que solo manejan afiliación, cuando se presenten las situaciones previstas en el presente artículo, no podrán incorporar novedades de ingreso, pero sí podrán reportar retiros de descuentos en curso. Colpensiones informará a la entidad operadora de su decisión a través del medio más expedito, página web, contact center, comunicación física y/o correo electrónico reconocido, la fecha a partir de la cual dicha medida misma se hará efectiva.
PARÁGRAFO CUARTO. En el caso en que se inicie una intervención forzosa y/o voluntaria respecto de la entidad operadora de libranzas, se procederá con la suspensión de los giros de los recursos por concepto de préstamo y afiliación si a ello hubiere lugar, mientras el responsable del proceso o la Superintendencia o entidad encargada de ejercer la inspección,
vigilancia y control, ordena o determina quién es él legítimo tenedor del título valor y en dónde deben ser dirigidos los recursos respectivos.
PARÁGRAFO QUINTO. Corresponderá al oficial de cumplimiento en lo que corresponda a los riesgos objetivos relacionados con asuntos de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo ordenar el no giro de los recursos derivados de la aplicación de los descuentos, y para el caso del cumplimiento de sentencias judiciales, corresponderá a la Gerencia de Defensa Judicial dar traslado de dicha decisión a las áreas competentes.
PARÁGRAFO SEXTO. Colpensiones informará a las entidades operadores de libranzas, a través de la Dirección Comercialización y Acompañamiento Empresarial, conforme lo que le reporten para el efecto, la Dirección Contractual, Gerencia de Talento y/o Dirección de Nómina de Pensionados y mediante oficio enviado vía correo electrónico, la suspensión de la aplicación de Giros, siendo éste un medio válido para comunicar su decisión, sin perjuicio de reportar lo que considere pertinente a la Cámara de Comercio correspondiente, las autoridades judiciales, autoridades administrativas y aquellas que ejerzan la supervisión, vigilancia y control según corresponda respecto de las entidades operadoras de libranzas. De igual manera, Colpensiones podrá informar lo pertinente por medio de su página web.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN Y RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. Los procedimientos internos, instructivos, áreas responsables, alcances y funciones se encuentran definidos al interior de Colpensiones.
COMITÉ DE ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. COMITÉ DE ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO. Aún con la entrada en operación del PORTAL ADMINISTRADOR DE TERCEROS PAT, el Comité de Asignación o Renovación de Código interno podrá, según necesidad interna de la entidad, sesionar y operar, teniendo a cargo las siguientes funciones:
1. Adoptar, conforme la información y análisis que se le presente, las decisiones de autorizar o negar la asignación, renovación de códigos internos de descuentos que sean presentadas a través del trámite físico de AGS Asignación y/o renovación de código.
2. Analizar y definir las pautas o recomendaciones que deben atenderse al interior de la entidad para atender y resolver casos o situaciones particulares y excepcionales que se presenten con ocasión del trámite de asignación y/o renovación de códigos internos de descuentos que no estén regulados o contemplados en la presente resolución.
3. Presentar, cuando lo estime pertinente, las propuestas de modificación a la presente resolución o cualquier otra norma de la Administradora relacionada con las funciones asignadas al comité.
4. Revisar y aprobar el informe anual elaborado por el Secretario Técnico con destino a la Presidencia en el que se indique el número de solicitudes recibidas, el número de solicitudes rechazadas, el número de solicitudes aprobadas, el número de solicitudes negadas y las principales razones de rechazos y negaciones. Igualmente se incluirán en el informe las principales acciones y decisiones adoptadas por el Comité con el fin de garantizar el logro de las funciones a él encomendadas.
PARÁGRAFO PRIMERO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO. Estará conformado por los siguientes miembros:
Miembros con voz y voto:
1. Vicepresidente Comercial y de Servicio al Ciudadano.
2. Gerente Comercial, quién lo presidirá.
3. Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Legales o su delegado.
4. Gerente administrativo
Miembros permanentes con voz y sin voto:
1. Jefe de Oficina de Control Interno o su delegado.
2. Oficial de Cumplimiento o su delegado
También asistirán sin voto y a petición de cualquiera de los miembros y por invitación del Secretario Técnico e instrucción del Presidente del Comité, otros servidores públicos, trabajadores oficiales o contratistas de Colpensiones o incluso, terceros que por sus conocimientos puedan asesorar al Comité en temas especiales sometidos a su consideración.
PARÁGRAFO SEGUNDO. DEL SECRETARIO TÉCNICO. El Secretario Técnico del Comité de Asignación o Renovación de Código Interno continuará siendo el Director de Comercialización y Acompañamiento empresarial quien tendrá las siguientes funciones:
1. Citar por correo electrónico las sesiones del Comité por instrucción del Presidente del Comité o cualquiera de sus miembros.
2. Presentar a los miembros del Comité, los casos para su decisión.
3. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.
4. Guardar y custodiar las actas y los documentos de soporte.
5. Entregar las copias de los documentos que soliciten los miembros del Comité.
6. Recopilar y recibir la información y documentación soporte que se analizará en cada sesión.
7. Realizar revisión y seguimiento a las decisiones tomadas por el Comité.
8. Dar respuesta a las peticiones presentadas respecto del procedimiento de asignación o renovación de códigos internos de descuento.
9. Comunicar las decisiones del Comité a las áreas competentes de aplicarlas.
10. Expedir certificaciones de la respectiva sesión en la que conste la fecha, número de acta y la decisión adoptada.
11. Preparar informes de gestión y de la ejecución de las decisiones del Comité.
12. Apoyar a la Gerencia Comercial en la gestión del cumplimiento de actividades y demás controles propios del proceso.
13. Administrar la información de las solicitudes que se reciban para trámite del Comité y base de datos relacionados con el proceso.
14. Ordenar las inactivaciones por vencimiento de vigencia o no renovación de los códigos internos a las áreas competentes de aplicar la novedad, de conformidad con los controles realizados al proceso.
PARÁGRAFO TERCERO. SESIONES DEL COMITÉ.
1. El comité sesionará cuando las necesidades así lo ameriten, a solicitud de cualquiera de sus miembros integrantes a través de Secretario Técnico, para lo cual éste deberá proceder a convocar a los miembros mediante correo electrónico.
Las sesiones del Comité, cuando así lo amerite oportuno su Presidente, podrán ser no presenciales, haciendo uso para estos efectos de las tecnologías de información y comunicaciones que disponga Colpensiones.
Cada sesión se efectuará con la participación de mínimo la mitad más uno de los miembros con voz y voto. El Comité adoptará sus decisiones por mayoría absoluta de los miembros asistentes con voz y voto, en caso de empate, éste será definido a través del voto del Presidente.
De cada sesión que adelante el Comité, el Secretario Técnico elaborará un acta en la que se consignarán los temas debatidos y decididos, la cual deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico previa aprobación de los miembros del Comité, conforme al siguiente procedimiento:
A. El Secretario Técnico elaborará el acta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la respectiva sesión y la remitirá a los demás miembros, para lo cual contarán con tres (3) días hábiles para remitir sus comentarios o aprobación. Transcurrido el anterior término, sin que los miembros remitan su aprobación o comentarios, se entenderá aprobada y el Presidente y Secretario Técnico deberán suscribir la respectiva acta.
B. Si se suscitaran comentarios por parte de los miembros, el Secretario Técnico deberá realizar los ajustes dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de los mismos y remitirá nuevamente el acta para aprobación de todos los miembros, los cuales contarán con dos (2) días hábiles adicionales. Transcurrido el anterior término, sin que los miembros remitan su aprobación o comentarios, se entenderá aprobada y el Presidente y Secretario Técnico deberán suscribir la respectiva acta.
C. Si pese al anterior procedimiento, persistieran objeciones por parte de alguno de los miembros del Comité, deberá convocarse una sesión extraordinaria para dirimir entre los miembros dicha situación.
ASPECTOS TÉCNICOS GENERALES.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DE COLPENSIONES EN SU CALIDAD DE ENTIDAD PAGADORA. Colpensiones, en su condición de entidad pagadora respecto de los descuentos aplicables a su nómina de pensionados, a su nómina de servidores públicos y a los pagos de honorarios de sus contratistas de prestación de servicios por operaciones de libranzas y afiliaciones, cumplirá con sus obligaciones legales así como con las consagradas en el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas y en los respectivos Manuales Operativos, de conformidad con su capacidad técnica, administrativa y operativa, sin detrimento de su función misional. Es preciso aclarar que Colpensiones aplicará el descuento sobre el giro mensual a la Entidad Operadora de Libranza de los mayores valores girados con ocasión del fallecimiento de los pensionados.
En su calidad de entidad pagadora le está prohibido a Colpensiones realizar las siguientes actividades y operaciones:
1. Asumir algún tipo de responsabilidad en el otorgamiento de los créditos por parte de las entidades operadoras de libranzas.
2. Suministrar u ofrecer servicios adicionales diferentes a los que se encuentran descritos en la presente resolución, así como en el correspondiente manual operativo.
3. Prestar servicios de recaudo o cobro de cartera.
4. Actuar como garante de las obligaciones adquiridas por los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de Colpensiones.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DE LAS ENTIDADES EN SU CALIDAD DE ENTIDAD OPERADORA. Las entidades en su condición de Entidad Operadora de Libranza respecto de los descuentos aplicables a la nómina de pensionados, a la nómina de servidores públicos y a los pagos de honorarios de los contratistas de prestación de servicios de Colpensiones, cumplirán con sus obligaciones legales y las consagradas en el Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas, en el Acuerdo de Cesión Cartera y Asunción de Compromisos y Responsabilidades respecto de Colpensiones y en los correspondientes Manuales Operativos, de conformidad con su capacidad técnica, administrativa y operativa, sin detrimento de su función misional.
En su calidad de Entidad Operadora de Libranza las entidades no podrán realizar las siguientes actividades ni operaciones:
1. Utilizar bajo ninguna circunstancia y a ningún título el nombre de Colpensiones para cualquier tipo de publicidad, promoción o información sobre la actividad de la entidad operadora.
2. Realizar, fraguar, cometer, instar o participar en hechos de fraude o corrupción en la incorporación de los descuentos o en la solicitud de asignación y/o renovación de código interno de descuento.
3. Realizar cesión de cartera sin contemplar de forma previa, lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 1902 del 22 de junio de 2018.
4. Acceder a la información del pensionado en la sede electrónica, de acuerdo a lo establecido en la ley de habeas data.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. CONDICIONES TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTO BÁSICO DE OPERACIÓN. Colpensiones, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6o de la Ley 1527 de 2012 el cual la faculta para la implementación de un Acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas para la transferencia de los descuentos por libranza, deducirá, retendrá y girará a las entidades operadoras de libranzas conforme corresponda y aplique, las sumas de dinero que sus pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios hayan autorizado en forma escrita, expresa e irrevocable.
La forma en que debe remitirse la información, la periodicidad de la información de regreso y en general, todo lo referente a las condiciones técnicas, operativas y administrativas en que Colpensiones dará cumplimiento a sus obligaciones como entidad pagadora, estarán determinadas en los correspondientes Manuales Operativos y en el Acuerdo Operativo para la realización de descuentos, suscrito entre Colpensiones y la entidad operadora de libranzas. Dichos documentos podrán consultarse a través del portal www.Colpensiones.gov.co y serán parte integral de la presente resolución.
INCORPORACIÓN DE NOVEDADES.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. PROCESO DE INCORPORACIÓN DE DESCUENTOS.
Una vez la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones haya autorizado la asignación y/o renovación de Código Interno de Descuento, la incorporación de descuentos concernientes a servidores públicos, contratistas de prestación de servicios, pensionados de Colpensiones y beneficiarios del Fondo de Pensionados de las Empresas Productoras de Metales Preciosos creado mediante la Ley 50 de 1990, y las de las Empresas de Obras Sanitarias Liquidadas, se regirán por el Manual Operativo para la Nómina de Servidores Públicos, el Manual Operativo para los Descuentos sobre los Honorarios de los Contratistas de Prestación de Servicios y el Manual Operativo para la Nómina de Pensionados y Beneficiarios del Fondo de Pensionados de EMPOS y Metales Preciosos, respectivamente.
PARÁGRAFO PRIMERO. Las Entidades Operadoras de Libranza y operadoras de descuento por afiliación serán las únicas responsables de la custodia de los originales de las libranzas-pagarés- títulos valores y formato de autorización de descuento que se generen al momento del otorgamiento de los créditos respectivos. No obstante lo anterior, con la asignación y/o renovación del Código Interno de Descuento, cuando así lo exija Colpensiones o las autoridades administrativas o judiciales competentes, las entidades operadoras de libranzas, se comprometen y obligan a aportar los títulos en original, o fieles copias tomadas de su original.
PARÁGRAFO SEGUNDO. PROCEDIMIENTOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS ENTIDADES PARA INCORPORAR NOVEDADES DE DESCUENTOS. Una vez inicie operación todas las entidades solicitantes deberán registrarse a través de la plataforma del Portal Administrador de Terceros - PAT, como único canal autorizado, para efectos de los trámites relacionados con: afiliaciones, libranzas, cesión de cartera, modificación cuota (afiliación), cuota extraordinaria, cancelaciones de descuentos, reporte de fallecidos y actualización de datos.
Las solicitudes radicadas por otros canales de atención no serán tramitadas. Deberán diligenciarse todos los campos obligatorios según la novedad a aplicar, adjuntándose los archivos requeridos.
El sistema no procesará solicitudes si presentan alguna inconsistencia o documentación incompleta y no asignará número de radicado para ser procesado.
ARTÍCULO VIGÉSIMO. PROCESO DE INCORPORACIÓN DE LA CESIÓN DE CRÉDITOS OBJETO DE LIBRANZA. Para efectos de la presente Resolución se entiende por entidad cedente o endosante a aquella persona jurídica o Patrimonio Autónomo que, habiendo acreditado ante Colpensiones su calidad de legítima tenedora de los títulos valores, los transfiere mediante su endoso en propiedad. Tendrá la calidad de entidad cesionaria o endosatario, la persona jurídica o Patrimonio Autónomo que recibe la propiedad de los títulos mediante el respectivo endoso.
Ahora bien, para efectos de adelantar ante Colpensiones el trámite de incorporación de la cesión de créditos objeto de libranza, las entidades operadoras de libranzas deberán contar previamente con (i) Código Interno de Descuento otorgado por esta Administradora y este encontrarse en estado ACTIVO, (ii) inscripción vigente en el RUNEOL y para el caso de la entidad cesionaria, deberá ser vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con el artículo 6 de la ley 1902 del 22 de junio de 2018 y (iii) deberán suscribir el Acuerdo Cesión de Cartera y Asunción de Responsabilidades. De no contar con estos requisitos no se adelantará ninguna incorporación de la cesión de créditos.
PARÁGRAFO PRIMERO. Colpensiones no se hace responsable frente a la entidad cedente y cesionaria, ni frente a terceros, por las demoras y los perjuicios que se llegaren a derivarse por el incumplimiento a esta Resolución y de la normatividad aplicable por parte de las entidades operadoras de libranza.
Será responsabilidad única y exclusiva de las entidades cedente y cesionaria, allegar a Colpensiones los documentos completos y cumplir con las condiciones exigidas en la Ley 1527 de 2012, Ley 1902 de 2018, en las demás que las modifiquen, adicionen o complementen, la presente Resolución y los Manuales Operativos que se expidan.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de que las entidades cedente y cesionaria no informen oportunamente a Colpensiones de la transferencia de la propiedad de los títulos mediante el endoso en propiedad de los mismos, de acuerdo con lo previsto en el presente artículo, Colpensiones, con la mera noticia de la transacción, así provenga de un tercero, procederá a suspender de manera inmediata el giro de los recursos hasta tanto se adelante el proceso de incorporación respectivo, de acuerdo con lo previsto en este artículo.
Colpensiones, en aplicación de lo previsto en el parágrafo 1o del artículo 3 de la Ley 1527 de 2012, efectuará los giros únicamente al legítimo titular de la acreencia que esté legalmente acreditado ante esta Administradora, de acuerdo con el procedimiento establecido en el presente artículo y en el correspondiente Manual Operativo.
La suspensión contemplada en el presente artículo no puede tener respecto del pensionado ninguna consecuencia por concepto de mora en el pago, así como tampoco ocasionar a su cargo la causación de intereses de mora, habida cuenta dicha suspensión no tiene origen en ningún tipo de incumplimiento imputable al pensionado, empleado o contratista ni de Colpensiones.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. SUSTITUCIÓN DE LA TITULARIDAD. Cuando por efecto de la fusión, conversión o adquisición que se presente entre Entidades Operadoras de Libranza, la propiedad de los títulos valores (pagaré - libranza – título valor), por efecto de la ley, sea puesta en cabeza de otra entidad, tal situación deberá ser informada a Colpensiones dentro del plazo que la ley disponga para ello o, a más tardar dentro de mes siguiente a la realización de la operación.
Para efecto que se produzca la sustitución de la titularidad es necesario que, al momento de la información de la operación, la entidad que detentará la condición de titular, cuente con un código interno de descuento activo y otorgado por Colpensiones, para lo cual, deberá surtir previa y estrictamente el procedimiento dispuesto en la presente resolución.
Colpensiones tomará nota del cambio de titularidad notificada y la aplicará en la nómina correspondiente, teniendo en cuenta los períodos de aplicación de la misma y la fecha de recepción de la información. Mientras no sea posible efectuar la sustitución de la titularidad, Colpensiones continuará, de ser posible, realizando los giros a la entidad titular registrada ante esta Administradora, de lo contrario, esto es, en caso de no poder continuar realizando los giros a la entidad registrada, suspenderá estos hasta tanto se cumpla con el trámite de la sustitución previsto en la presente resolución.
Para todos los demás casos en que se produzca cambio de titularidad por efecto del endoso de los títulos valores, será necesario aplicar y dar curso al procedimiento señalado para el efecto en el artículo vigésimo de la presente resolución.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. DEBIDO PROCESO Y DERECHO DE DEFENSA. Con el fin de garantizar el derecho de contradicción que le asiste a las entidades solicitantes respecto de las decisiones adoptadas en el marco del procedimiento de asignación y/o renovación del código de descuento, éstas, una vez conozcan de la decisión adoptada por Colpensiones, podrán manifestar las discrepancias que consideren pertinentes.
ARTÍCULO VIGESIMO TERCERO. APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE FAVORABILIDAD. Teniendo en cuenta que la aplicación del principio de Favorabilidad es una garantía constitucional que debe ser cumplida en todas las actividades públicas, Colpensiones lo aplicará respecto de las solicitudes radicadas y no resueltas a la fecha de expedición de la presente resolución, las cuales se analizarán y resolverán conforme a los mecanismos de evaluación definidos en la presente resolución, de serle más favorable a la entidad solicitante.
ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO TEMPORALIDAD DE VIGENCIA DEL CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO. Con el propósito de alinear los vencimientos de los códigos internos de descuento para los operadores de libranza a los períodos máximos de renovación del RUNEOL, de manera transitoria, para las entidades que cuenten con código activo a la fecha de expedición de la presente resolución, tendrán como plazo máximo para presentar la renovación del código interno de descuento en el año 2021, el mismo que otorgue la Cámara de Comercio para realizar la renovación de RUNEOL.
ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO. APLICABILIDAD. Colpensiones continuará aplicando los descuentos y giros respecto de los Operadores previamente autorizados y con libranzas activas al momento de la entrada en vigencia de la presente Resolución. Las entidades solicitantes que requieran de la asignación o renovación de un código interno descuento, deberán atender y observar los requisitos dispuestos en la presente.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones No. 0345 del 2016; No. 013, 032 de 2017; No. 136, 141, 145 de 2018; No. 008 de 2019 y demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D. C., 16 de junio de 2020
JUAN MIGUEL VILLA LORA
PRESIDENTE