ACUERDO 115 DE 2017

(mayo 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Por el cual se expide el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno de la
Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones)

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE
PENSIONES (COLPENSIONES)

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto 309 de 2017, el Acuerdo 106 del 1 de marzo de 2017, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007 creó a la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), como una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que el objeto de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), es la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y de los beneficios económicos periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005, para lo cual se encuentra autorizado por la ley.

Que mediante Decreto 4121 de 2011, se cambió la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), al de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial.

Que mediante Acuerdo No. 011 del 22 de diciembre de 2011 la Junta Directiva aprobó y adoptó el Código de Buen Gobierno Corporativo.

Que mediante Acuerdó No. 012 del 22 de diciembre de 2011 la Junta Directiva aprobó y adoptó el Código de Ética.

Que se hace necesaria la unificación y actualización de los anteriores documentos en un solo cuerpo normativo denominado Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno, con el objetivo de propender porque Colpensiones desarrolle su actividad en condiciones de legalidad, transparencia y seguridad, construyendo confianza con el ciudadano y protegiendo el patrimonio público y los recursos de los trabajadores, pensionados y empleadores frente a maniobras al márgen de la ley.

Que én la sesión de la Junta Directiva de Colpensiones llevada a cabo el 17 de mayo de 2017, se presentó a consideración del órgano colegiado el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno, el cual fue aprobado como consta en Acta 110 de la misma fecha.

Que en mérito de lo expuesto, la Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones),

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO. Aprobar el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), que hace parte de este acuerdo y se adjunta como anexo.

ARTÍCULO SEGUNDO. El Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno que se adopte mediante este Acuerdo, deberá ser comunicado a las dependencias correspondientes por la Vicepresidencia de Seguridad y Riesgos Empresariales.

ARTÍCULO TERCERO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los 17 MAYO 2017

GILBERTO QUINCHE TORO

PresidentedederCunta Directiva

JUANITA DURAN VELEZ

Secretaria Tecnica de la Junta Directica (A)

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES

CODIGO DE CONDUCTA, ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

Bogotá D.C.

CONTENIDO

1.PRESENTACION

2. MARCO ESTRATEGICO

2.1 IDENTIFICACION, NATURALEZA Y OBJETO DE LA ENTIDAD

2.2 MISION Y VISION

2.3 VALORES

2.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

2.5 LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS

2.6 REGIMENES JURIDICOS APLICABLES

3. MARCO DE ACTUACION EMPRESARIAL

3.1 RENTABILIDAD SOCIAL

3.2 RESPONSABILIDAD SOCIAL

3.3 IDENTIFICACION DE GRUPOS DE INTERES

3.4 PRINCIPIOS GENERALES EN RELACION CON LOS GRUPOS DE INTERES

3.5 COMPROMISO CON LOS GRUPOS DE INTERES

3.5.1 SERVIDORES Y SUS FAMILIAS

3.5.2 EMPLEADORES, PENSIONADOS, AFILIADOS, ALIADOS, PATROCINADORES, VINCULADOS Y USUARIOS

3.5.3 CONTRATISTAS

3.5.4 ESTADO

3.5.5 MERCADO

3.5.6 SOCIEDAD Y COMUNIDAD

4. ESTRUCTURA Y GOBIERNO

4.1 ESTRUCTURA

4.2 MECANISMOS DE CONTROL Y GESTION

4.2.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

4.2.2 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS

4.2.3 DEFENSORIA DEL CONSUMIDOR FINANCIERO

4.2.4 JUNTA DIRECTIVA

5. MARCO ETICO INSTITUCIONAL

5.1 CONDUCTAS DE QUIENES EJERZAN FUNCIONES DE DIRECCION

5.2 CONDUCTAS DE LA ENTIDAD HACIA LOS COLABORADORES

5.3 CONDUCTAS DE LOS COLABORADORES

5.4 PROHIBICIONES A LAS COLABORACIONES

5.5 CONDUCTAS DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5.6 PROHIBICIONES DE LOS CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5.7 CONFLICTOS DE INTERES

5.7.1 CONFIGURACION DE UN CONFLICTO DE INTERES

5.7.2 COMPROMISO FRENTE A LOS CONFLICTOS DE INTERES

5.7.3 MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERES

5.8 MANEJO DE LA INFORMACION

6. POLITICAS ETICAS INSTITUCIONALES

6.1 PACTO DE INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA

6.2 INSTRUMENTOS DE FOMENTO DE CONFIANZA, INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA

6.3 EQUIPO DE TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD DE COLPENSIONES ETICO

6.4 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS DE LA ENTIDAD

6.5 SISTEMA DE MONITOREO

7. ORGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA

8. CUMPLIMIENTO, DIVULGACION Y VIGENCIA DEL CODIGO

CODIGO DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

1.PRESENTACION

El Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno establece un marco regulador de comportamientos y conductas con altos estándares éticos, valores, normas: directrices de buen gobierno, estilo de dirección, prácticas y procedimientos dirigidos y específicos, con el fin de que en la entidad exista autorregulación y autocontrol eficiente en la gestión encomendada que genere confianza en los grupos de interés, especialmente a los afiliados, pensionados, ahorradores, vinculados, beneficiarios y empleadores, así como para qué la gestión de la Entidad se caracterice por la excelencia, confianza, integridad, respeto y solidaridad.

La gestión de todas las personas involucradas con la Entidad, independientemente de su calidad y vinculación, deben estar orientadas hacia el respeto a la vida, la justicia, a la libertad de las personas, al cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, a la observancia de los derechos humanos y a la prevalencia del interés general sobre el interés particular en todos los campos de la vida y en particular en el campo de la seguridad social en pensiones.

Este Código provee un marco que define responsabilidades, dentro del cual interactúan los órganos de gobierno y los colaboradores de Colpensiones que permita alcanzar los objetivos de la entidad para acompañar a los colombianos en la construcción de su futuro.

En adelante, al hablar de colaboradores se entenderán que los mismos corresponden a la Junta Directiva, servidores públicos, trabajadores oficiales, trabajadores en misión y personal de apoyo y al hablarse de grupos de interés se entenderán que son los ciudadanos, contratistas, proveedores, empleadores, aliados, afiliados, pensionados, vinculados, beneficiarios, ahorradores, entes de control, empleados y los demás que se identifiquen.

Las actuaciones desplegadas por los colaboradores y grupos de interés, deben estar acordes á lo señalado en este Código y dirigidas a cumplir la misión, visión y objetivos de la entidad anteponiendo siempre los valores que inspiran el desarrollo de las actividades propias de la entidad, como son, respeto, solidaridad, confianza, integridad y excelencia.

Los conceptos enunciados en el presente Código son de obligatorio cumplimiento, para lo cual se hará un proceso de divulgación a los diferentes grupos de interés de la Entidad, con el fin de generar confianza a los ciudadanos respecto a la gestión de Colpensiones.

2. MARCO ESTRATÉGICO

2.1 Identificación, naturaleza y objeto de la Entidad

La Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES es una Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo.

COLPENSIONES tiene por objeto la administración estatal del régimen solidario de prima media con prestación definida en los términos previstos en la Ley 1151 de 2007, como también de las prestaciones especiales que las normas legales le asignen y la administración de los Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto legislativo 01 de 2005, en los términos que señale la Constitución y la Ley, en su calidad de entidad financiera de carácter especial.

2.2 Misión y visión

Somos la empresa estatal, que como parte del sistema de protección para la Vejez, administra integralmente el régimen de prima media con prestación definida (RPM), y el servicio social complementario de ahorro de beneficios económicos periódicos (BEPS), generando valor agregado y servicios con innovación para contribuir a mejorar la calidad de vida de los colombianos.

A partir de la consolidación institucional COLPENSIONES contará con una cultura empresarial caracterizada por el trabajo en equipo, el crecimiento personal y profesional de su talento humano, logrando ser reconocidos por la transparencia, excelencia y calidad en la prestación de los servicios, generando confianza de los empleadores y los ciudadanos en la empresa.

2.3 Valores

Los valores son manifestaciones que nos caracterizan en el desarrollo, todas las actividades a cargo de quienes tengan algun vinculo con COLPENSIONES los cuales permiten orientar el comportamiento de una organizacion

Los colaboradores tendran como orientacion de su conducta los valores que se describen a continuacion:

- RESPETO: Es necesario garantizar que los trabajadores trabajen en armonia dentro de la organizacion y que trasladen ese mismo trato a la relacion que tiene con el ciudadano y los demas grupos de interes.

- SOLIDARIDAD: Es una faceta trascendental del Colpensiones, que tiene arraigo constitucional. Es el concepto mas relevante y apropiado para el tema de las pensiones, dado el caracter asistencial y de procura de mejora de la calidad de vida que encierra, Asi mismo, refleja el caracter social que tiene la organizacion que se proyecta desde su talento humano hacia el exterior buscando siempre ir mas alla.

- CONFIANZA: Hace referencia a la confianza que debe existir internamente en el trabajo del otro y en el compromiso por entregar con los mejores estandares de calidad e idoneidad cada insumo a la siguiente parte del proceso, lo cual redundara en la generacion de confianza a los usuarios de la empresa.

- INTEGRIDAD: Este valor debe caracterizar el actuar de los miembros del equipo de COLPENSIONES pues consolida los minimos requeridos para trabajar en la organizacion.

En ese sentido, el valor encierra lo relacionado con la etica, la responsabilidad, honestidad y transparencia que desde el interior de la empresa se proyecta en los servicios que se brindan a los grupos de interes.

- EXCELENCIA: Cada una de las actividades que desarrollan los colaboradores de COLPENSIONES se debe caracterizar por ir mas alla, siempre pensando en entregar los insumos o los prodcutos como esperaria recibirlos.

Los colaboradores cumpliran los valores antes enunciados, teniendo siempre presente que los servicios que prestan constituyen el reconocimiento de un derecho y no la liberalidad del Estado y como premisa de sus actuaciones: "manifestados en una forma de ser: como personas y como empresa somos integros y nos debemos a nuestra palabra compromiso".

2.4 Objetivos estratégicos

Los objetivos estratégicos son transversales a todos los procesos que integran a COLPENSIONES y corresponden a los propósitos de la Entidad expresados en expectativas futuras. Estos objetivos se encuentran desagregados en cinco (5) perspectivas:

• Financiera y del Estado:

- Optimizar el flujo financiero del sistema

- Cumplir con la rentabilidad social esperada

- Aumentar la visibilidad, transparencia e impacto

• Servicio:

- Garantizar el cumplimiento de los plazos definidos para el otorgamiento de los derechos de los ciudadanos

- Generar confianza en el relacionamiento con los ciudadanos

- Brindar acompañamiento integral y permanente a los ciudadanos

- Definir e implementar un programa de responsabilidad social

• Procesos:

- Mitigar los riesgos estratégicos, financieros y operativos

- Mejorar la calidad de la información del sistema

- Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos

- Mantener el bajo costo de operación

- Implementar y certificar gradualmente las mejores prácticas de gestión empresarial

• Tecnologías de la información y la comunicación e Infraestructura:

- Proveer adecuadamente los servicios informáticos

- Proveer oportunamente la infraestructura requerida

- Desarrollar competencias orientadas a la gestión organizaciorial

- Desarrollar y promover la cultura y los valores organizacionaíes

- Mejorar y retener el capital organizacional adecuado

2.5 Lineamientos estratégicos

- Resolver la totalidad de las solicitudes presentadas de forma integral, oportuna y con calidad: Lineamiento relacionado con las respuestas de fondo, cón calidad, oportunidad, criterio legal y basadas en evidencia objetiva, que debe darse a la totalidad de solicitudes presentadas por los ciudadanos.

- poner en primer lugar los derechos de los ciudadanos, ciñéndose a la Constitución y la Ley: Lineamiento que resalta la visibilidad, transparencia e impacto; que deben tener las actuaciones de COLPENSIONES, orientadas a cumplir la responsabilidad social que le compete, en apego estricto a la normatividad vigente.

- Arraigar un rol más cercado al papel de Un empresario: Lineamiento que tiene como propósito generar un mayor aprovechamiento de la naturaleza; jurídica de COLPENSIONES como empresa industrial y comercial del Estado con carácter financiero, incluyendo aspectos como: mayor flexibilidad operativa, orientación hacia la sostenibilidad financiera, ampliación del portafolio de productos y servicios, fortalecimiento de relaciones sectoriales, mayor relevancia del empleador como cliente estratégico y generación de una política de fidelización de cliente y captación de nuevos clientes.

- Optimizar las políticas de talento humano y convertir a COLPENSIONES én un lugar atractivo para trabajar: Lineamiento que establece la impleméntación de una política integral de proyección laboral que incluya aspectos como el fortalecimiento de competencias del personal, ampliación de cobertura de los planes de incentivos y generación de espacios de participación activa.

2.6 Regímenes jurídicos aplicables

• Régimen legal: Las operaciones de COLPENSIONES se rigen por el Decreto 4121 del 2 de noviembre de 2011, los estatutos y el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que lo aclaren, adicionen o modifiquen.

Así mismo, mediante los Decretos 309, 310 y 311 de 2017 se modifica la estructura, planta de personal y régimen salarial y prestacional de los servidores públicos de COLPENSIONES.

La reglamentación del acceso y operación del servicio social complementario dé beneficios económicos periódicos BEPS, se rige por los Decretos 604 del 1 de abril de 2013, 1872 del 30 dé agosto de 2013, 2983 del 20 de diciembre de 2013,1833 de 2016 y 295 de 2017 y demás normas que lo aclaren, adicionen o modifiquen.

• Régimen contractual: Corresponde al Manual de Contratación expedido con base en lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones qué lo aclaren, adicionen o modifiquen.

Las normas establecidas en el Manual de Contratación dan cumplimiento a la finalidad y principios de la contratación pública, así como a las normas vigentes y aplicables de acuerdo á la naturaleza jurídica de COLPENSIONES, por tanto, la Entidad se compromete a que las decisiones relacionadas con adjudicación de contratos obedecen a criterios objetivos, transparentes y de economía.

• Régimen presupuestal: Corresponde ál Manual de Presupuesto expedido conforme a lo previsto en la Resolución 2416 de 1997 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las normas que los aclaren, adicionen o modifiquen.

• Régimen laboral: Se aplica el previsto para los trabajadores oficiales, con excepción del Presidente, el Jefe de la Oficina de Control interno y el Director de Cartera, quienes tendrán el carácter de empleados públicos.

De acuerdo con lo dispuesto en los Estatutos Internos, la provisión de los cargos de empleados públicos, así como la contratación dé los trabajadores oficiales de la Entidad se realizará a través de procesos de promoción interna o de selección externa.

Los procesos de promoción y selección de personal de la entidad obedecerán objetivos y procedimientos que garanticen los principios de justicia imparcialidad y transparencia que permitan de contar con el mejor talento íntegro, ético y eficiente.

3 MARCO DE ACTUACIÓN EMPRESARIAL

3.1 Rentabilidad social

COLPENSIONES desarrollará sus objetivos estratégicos con la finalidad de lograr la mayor rentabilidad social mediante la mejor utilización económica y social de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles para que los beneficios a que da derecho el régimen solidario de prima media con prestación definida y el servicio social complementario de beneficios económicos periódicos sean prestados en forma adecuada, oportuna, eficiente y sin ninguna clase de limitación, disminución o restricción con el fin de asegurar el goce efectivo del derecho a la seguridad.

3.2 Responsabilidad social

COLPENSIONES asume su responsabilidad institucional como la proyección de la Entidad hacia la sociedad, basada en interacciones armoniosas y productivas con los ciudadanos, mediante las cuales contribuye al crecimiento económico, al bienestar de la comunidad y al desarrollo sostenible, asumiendo el compromiso de tener como eje central de su funcionamiento los intereses y respeto por el ciudadano. Las actuaciones se deben ajustar al objeto misional de la Entidad, el cual corresponde al estudio del reconocimiento de derechos, gestión que debe adecuarse a criterios de calidad y oportunidad, así como al nuevo modelo de atención, orientación y asesoría:

3.3 Identificación de grupos de interés

COLPENSIONES está integrada por un grupo humano organizado para satisfacer las necesidades y expectativas de otros grupos humanos, que en su conjunto forman la sociedad, y tiene el imperativo ético de obtener buenos resultados en bienestar para todos.

Es por eso que la Entidad ha identificado los distintos grupos de interés, como aquellos que de manera directa o indirecta contribuyen con su gestión o son béneficiarios de la misma, y a través de este: Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno ha asumido su compromiso frente a cada uno de ellos, facilitando mecanismos de comunicación que permitan atender sus necesidades y expectativas.

Para COLPENSIONES, los objetivos que se persiguen a través de la construcción de relaciones con cada grupo de interés, son los siguientes:

a) Reconocer y garantizar sus derechos.

b) Fomentar una activa participación y cooperación para la creación de valor, lá satisfacción de sus expectativas y la construcción del Estado Social de Derecho.

c) Desarrollar mecanismos de mejoras de desempeño qué los involucren.

d) Compartir la información relevante para los temas en los que éstos participan, según la normatividad y las leyes vigentes.

e) Buscar el mutuo beneficio entre las partes y garantizar que se encuentren enmarcadas dentro de la debida transparencia y formalidad que éstas ameritan.

f) Generar confianza para la protección de los intereses legítimos relacionados con la entidad.

3.4 Principios generales en relación con los grupos de interés

Los miembros de la Junta Directiva, directivos, servidores y colaboradores de COLPENSIONES, en relación con los grupos de interés, en todas sus actuaciones deberán tener en cuenta los siguientes principios:

a) Se informarán de manera clara las condiciones de las operaciones y de los servicios ofrecidos por la Entidad, de tal forma que sea posible que los usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones reciprocas que se generan de forma correspondiente.

b) Se acatarán todos los aspectos legales sobre prácticas Comerciales restrictivas, según los principios de la sana competencia, y en ningún caso se incurrirá en conductas de competencia desleal.

c) Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos que sean presentados por usuarios, afiliados, pensionados, empleadores, ahorradores, beneficiarios, contratistas, entes externos y ciudadanía en general, deberán ser atendidos de manera adecuada, Clara, sencilla, oportuna y precisa.

d) Los contratistas y proveedores de la Entidad serán seleccionados en forma estricta de conformidad con las normas aplicables y el Manual de Contratación.

e) Las relaciones de la Entidad con las entidades gubernamentales y demás autoridades públicas, se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo la observancia de principios éticos.

f) Los esfuerzos institucionales se enfocarán en asesorar y acompañar a los colombianos en la construcción de su futuro, potencializando los servicios que prestamos a los ciudadanos y empleadores.

3.5 Compromisos con los grupos de interés

Los siguientes son los compromisos que COLPENSIONES asume con cada uno de los grupos de interés con que tiene relación:

3.5.1 Servidores y sus familias

Promover la participación de los servidores de la Entidad, y crear condiciones para el desarrollo integral y armónico de éstos y sus familias.

3.5.2 Empleadores, pensionados, afiliados, aliados, patrocinadores, vinculadas y usuarios.

Asegurar la satisfacción de los empleadores, pensionados, afiliadas, aliados, patrocinadores, vinculados y Usuarios, con excelencia en los servicios prestados por la Entidad, asesorando y acompañándolos en la construcción de su futuro, contribuyendo a la calidad de vida de éstos y sus familias con servicios oportunos que correspondan a los derechos que los mismos tienen, y construir relaciones de confianza y transparencia.

3.5.3 Contratistas

Crear y mantener relaciones de mutuo beneficio, garantizando la transparencia a través de la aplicación de reglas claras y previamente conocidas, cumpliendo con las condiciones contractuales pactadas entre las partes y promoviendo prácticas responsables entre los contratistas.

3.5.4 Estado

Contribuir a la sostenibilidad financiera del sistema general de pensiones, a la construcción y consolidación del Estado Social de Derecho, asegurar y promover el cumplimiento de las obligaciones con los entes del Estado, particularmente aquéllos que por razón de sus funciones se relacionen directamente con la actividad de la Entidad, y apoyar el fortalecimiento institucional.

3.5.5 Mercado

Actuar con lealtad, transparencia y contribuir al desarrollo del mercado, mediante él acatamiento de las disposiciones vigentes sobre prácticas comerciales restrictivas, y evitar cualquier conducta de competencia desleal.

3.5.6 Sociedad y comunidad

Contribuir a la sostenibilidad en términos de bienestar social, crecimiento económico, rentabilidad social, desarrollo y protección ambiental, en un marco de corresponsabilidad, diálogo, participación y respeto a los derechos humanos.

4 ESTRUCTURA Y GOBIERNO

4.1 Estructura

La estructura provee el marco que define las responsabilidades para que interactuen los órganos de gobierno asegurando el funcionamiento de la entidad, con él balance necesario entre ellos y el control de la gestión, para que las decisiones adoptadas se tomen con un nivel alto de comprensión y entendimiento y de acuerdo con el mejor interés para Colpensiones y sus grupos de interés.

Para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos, COLPENSIONES se encuentra organizada bajo el modelo de mapa de procesos, en el que cada uno de estos se articulan y complementan generando valor agregado a la gestión, de cara a la satisfacción de las necesidades dé los ciudadanos.

COLPENSIONES está integrada por un grupo humano organizado para satisfacer necesidades y expectativas de los ciudadanos y tiene él imperativo ético buenos resultados en términos de bienestar para todos.

De conformidad con el mapa de procesos, la estructura organizacional corresponde al esquema que a continuacion se presenta:

4.2 Mecanismos de Control y Gestión

Con el fin de garantizar la gestión eficiente de la Entidad, Colpensiones da cumplimiento a los siguientes estándares normativos:

4.2.1 Sistema de Control Interno

Colpensiones en desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno y demás normas concordantes, adoptó el Sistema de Control Interno como parte inherente de la estructura administrativa y operacional de la Entidad, a través del cual se establece como propósito el cumplimiento y mejoramiento del control interno, asegurando que los procesos se desarrollen de manera eficiente, eficaz y resaltando los principios de autorregulación, autogestión, autocontrol y mejoramiento continuo en el marco de los objetivos estratégicos y de los fines del Estado, propiciando el control, la gestión y la evaluación.

Por tanto, el Sistema de Control Interno es transversal a los procesos y procedimientos de Colpensiones.

4.2.2 Sistema de Administración de Riesgos

Colpensiones reconoce que dentro del desarrollo de sus actividades está expuesto a la ocurrencia de riesgos, contando con sistemas de administración para cada tipo de riesgo que afronta, con el fin de asegurar la gestión integral de los mismos, de tal forma que se prevenga y/o minimice el impacto que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.

4.2.3 Defensor del Consumidor Financiero

Colpensiones cuenta con un Defensor del Consumidor Financiero encargado de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos interpongan, en cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en las normas que regulan la presente figura.

De conformidad con lo establecido en el literal d, artículo 14 de la Ley 1328 de 2009, el defensor del consumidor financiero no podrá asumir el conocimiento y tramitar asuntos relativos al reconocimiento de las prestaciones económicas que decide Colpensiones dentro de su actividad misional, salvo en los aspectos relaciónados con la calidad del servicio y trámite que a las solicitudes se le otorgue,

4.2.4 Junta Directiva

La Junta Directiva de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, estará integrada por los siguientes miembros:

Un representante del Ministro del Trabajo.

Un representante del Ministro de Hacienda y Crédito Público.

Tres representantes del Presidente de la República.

Los miembros de la Junta Directiva, como responsables de la estrategia y desempeño de la entidad, cumplirán las funciones señaladas en las normas legales, en los reglamentos y en Estatutos de la Empresa y la presidirá uno cualquiera de los representantes del Presidente de la República, para lo cual contará con su reglamento de funcionamiento. Para el cumplimiento de sus funciones, podrá ordenar la creación de los comités de apoyo que consideren necesarios.

Para lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, los miembros de Junta deberán recibir a tiempo toda la información necesaria y pertinente para la adopción de las decisiones a que haya lugar y podrán establecer medios que les permitan la supervisión continua de la entidad y el desempeño de la entidad.

5 MARCO ETICO INSTITUCIONAL

Los colaboradores de COLPENSIONES deben comprometerse con los valores y principios institucionales, permitiendo que la toma dé decisiones y actuaciones sean coherentes con la misión, visión y objetivos de COLPENSIONES.

Teniendo en cuenta que este Código no puede enmarcar todas las posibles situaciones a las que se puede ver enfrentada una persona, así como las respuestas u orientaciones acerca de todas las cuestiones éticas que puedan suscitarse en desarrollo de las actividades de la Entidad, dé las relaciones laborales y de la interacción de los colaboradores entre sí o con los usuarios y ciudadanía en general, en cada caso será necesario acudir a los valores fundamentales del ser humano, al sentido común, la prudencia, la actitud de diálogo, la reflexión y la sensatez.

5.1 Conductas de quienes ejerzan funciones de dirección

Todos los colaboradores de COLPENSIONES que ejerzan funciones de dirección y tengan personal a su cargo deberán;

1. Ser líderes que influencien positivamente a las personas que fórmen parte de sus equipos de trabajo, con él propósito de lograr el bien común para la Entidad, la sociedad y los grupos de interés de Colpensiones.

2. Dar a todos los colaboradores y grupos de interés un trato respetuoso y asegurar que en las decisiones que se adopten con respecto a ellos, prevalezca el reconocimiento al desempeñó objetivo, excluyendo toda consideración o preferencia por razones diferentes,

3. Retroalimentar el desempeño de sus colaboradores dé manera objetiva, individual y oportuna.

4. Fomentar el cumplimiento del Código mediante su ejemplo y asegurarse de que su equipo de trabajo lo conozca, entienda y aplique.

5. Cumplir los deberes y funciones que legalmente les correspondan y que les sean asignadas en este Código, el Manual de Funciones y Competencias Laborales, el Pacto de Integridad y Transparencia y los contratos de trabajo, respondiendo por el ejercicio de la autoridad que se les delegue, así cómo por la ejecución de las órdenes que impartan sin perjuicio de la propia de sus subordinados.

6. Desarrollar la gestión de COLPENSIONES manteniendo el enfoque en la gestión integral de riesgos, así como realizando el seguimiento adecuado respecto a la efectividad de los controles para que permitan mitigar estos eventos identificados.

5.2 Conductas dé la entidad hacia los colaboradores

1. Otorgar a los colaboradores los medios para desarrollar la labor encomendada, tales como usuarios, claves, aplicativos y elementos de trabajo.

2. Establecer procedimientos claros y expresos de los procesos encomendados a la dependencia en aras de optimizar los recursos destinados por la entidad

3. Promover el derecho de sus trabajadores a la libertad de expresión, y a exponer y argumentar racional y respetuosamente el desacuerdo sin temor a consecuencias desfavorables.

4. Garantizar el respeto al principio de no discriminación por razones de jerarquía, origen étnico, religión, género, preferencias políticas, afiliación sindical, afiliacion a la seguridad social, edad, díscapacídad u orientación sexual.

5. Impulsar los procesos de selección y promoción de líderes y de personal, con fundamento en criterios objetivos, claros, transparentes y previamente conocidos por todos los colaboradores.

6. Ofrecer a sus colaboradores capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.

7. Elegir o delegar funciones a personas calificadas, de acuerdo con la experiencia y nivel de estudio, para el desempeño de una labor.

8. Asegurarse de que la entidad tenga un ambiente laboral seguro y respetuoso, libre de discriminación y hostigamiento, donde se conceda máxima importancia a la equidad, la justicia y la dignidad,

9. Ofrecer un trato digno y respetuoso a los colaboradores, rechazando cualquier comportamiento constitutivo de maltrato y acoso laboral, tomando las medidas necesarias para evitarlos y sancionarlos,

5.3 Conductas de los colaboradores

En desarrollo de sus actividades, todos los colaboradores que tengan algún vínculo con COLPENSIONES, deberán:

1. Conocer y cumplir la Constitución Política, las leyes, el régimen disciplinario, los contratos de trabajo, el pacto de integridad y transparencia, los reglamentos y las demás normas aplicables al ejercicio de sus cargos, incluyendo aquellas disposiciones relacionadas con los sistemas de administración de riesgos implementados por COLPENSIONES.

2. Conocer y observar las conductas incluidas en este Código, tanto en sus decisiones y actuaciones laborales, como en su vida personal, en tanto éstas afecten la capacidad del colaborador de establecerse como modelo ético dentro y fuera de la empresa.

3. Contar con las competencias requeridas para que todos los procesos que se realicen respondan con la mejor calidad posible a las necesidades de la entidad, los ciudadanos y grupos de interés.

4. Ejecutar todas las labores asignadas con profesionalismo, para satisfacer las expectativas de los usuarios de la Entidad, utilizando de manera racional y económica los recursos (tiempo, físicos, de capital, técnicos y humanos, entre otros) que la entidad les asigne para la ejecución de las mismas,

5. Realizar sólo aquellas tareas para las cuales están calificados, y comprometerse a mantener, mejorar y compartir permanentemente sus conocimientos.

6. Invertir su jornada de trabajo en la atención de asuntos relativos a sus tareas y responsabilidades derivadas de su vinculación con la entidad.

7. Transmitir la información veraz y necesaria para el correcto desempeño de sus actividades y el adecuado funcionamiento de la entidad:

8. Reportar de manera oportuna los riesgos evidenciados dentro de los procesos.

9. Informar oportunamente sobre los errores propios o ajenos que se hubieren cometido en desarrollo de las actividades asignadas, para buscar una solucion al problema.

10. Aprender de sus errores y trabajar sobre sus causas para evitar que se repitan, buscando soluciones y creando oportunidades de mejoramiento.

11. Actuar proactivamente con respecto a los riesgos de seguridad industrial y de salud  ocupacional que se identifiquen (previniéndolos o informándolos), área de trabajo, cómo en otras instalaciones dé la entidad.

12. Ser puntuales y cumplir con los horarios establecidos como muestra de respeto, deferencia y consideración hacia la empresa, hacia los compañeros y hacia las demás personas con quienes la entidad tenga algún tipo de interacción:

13. Proteger los bienes de la entidad, mediante su utilización exclusiva para el desarrollo de las actividades relacionadas con las funciones asignadas.

14. Utilizar adecuadamente los medios de comunicación proporcionados por la entidad (correo electrónico, Internet, teléfono, etc.), para el desarrollo exclusivo de las actividades asignadas.

15. Utilizar de manera personal e intransferible las claves de acceso a los sistemas de información, manteniendo su confidencialidad; toda vez que el uso indebido o nó autorizado generará consecuencias para el titular del acceso.

16. Comunicar el grado de parentesco qué tengan o establezcan con otros trabajadores de la entidad, o con quienes sean candidatos para vincularse a la misma.

17. Declararse impedido para actuar en cualquier asunto cuando tenga interés particular, directo o indirecto en su regulación, gestión, control o decisión o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o cualquiera de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o; su socio o socios de hecho o de derecho.

18. Escuchar con atención, ser tolerantes, respetuosos y asegurarse de entender el punto de vista de los demás, reconociendo y aceptando que otras personas o compañeros pueden tener diferentes apreciaciones y comportamientos.

19. Asumir frente a sus compañeros una actitud de no discriminación por razones de jerarquía, origen étnico, religión, género, preferencias políticas, afiliación sindical, edad, discapacidad u orientación sexual, absteniéndose dé conductas que puedan resultar ofensivas, excluyentes o descalificadoras.

20. Mantener una sana competencia que busque la excelencia empresarial, en donde esta no afecte la cohesión de los equipos de trabajo, el compañerismo y la solidaridad, evitando apropiarse del conocimiento, y de los resultados obtenidos por sus compañeros, para obtener reconocimientos que no les corresponden.

21. Informar oportunamente a su superior inmediato, las situaciones donde se detecten posibles conflictos de interés o se configuren los mismos.

22. Rechazar e informar dé inmediato a sus superiores cualquier presión indebida por parte de los grupos de interés de la Entidad, con el propósito de que se adopten las medidas pertinentes.

23. Entregar información veraz, transparente y oportuna a las diferentes autoridades y al público en general. Se excluye de esta conducta la información que tenga el carácter de confidencial.

24. Informar oportunamente todo aquello de lo que tenga conocimiento y que pueda constituirse en un hecho de corrupción y/o fraude a través de los instrumentos de fomento de confianza, integridad y transparencia implementados por COLPENSIONES, así mismo se deben promover acciones para fomentar la transparencia en todas Sus actuaciones.

25. Dirigir sus esfuerzos para lograr el cumplimiento de la mision y objetivos estrategicos de COLPENSIONES, teniendo en cuenta que le servicio que se presta es el reconocimiento de un derecho y no liberalidad del Estado.

26. Atender en forma adecuada, clara, sencilla y con celeridad la peticiones, solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias que sean presentados por los grupos de interes en general.

27. Custodiar celosamente la informacion reservada a que tenga acceso como colaborador en todas sus modalidades en desarrollo de las operaciones propias de la entidad.

28. Dar aplicacion a la Ley antitramites, sin que exista proceso de tramitologia innecesaria protegiendo y garantizando la efectividad de los derechos de las personas.

29. Gestionar con transparencia y responsabilidad los recursos naturales requeridos para el ejercicio de todas sus funciones y contribuir a la sostenibilidad tanto de sus operaciones como del entorno ambiental.

30. Dar a conocer a los ciudadanos que pueden acceder a los servicios otorgados por COLPENSIONES sin necesidad de intermediarios ni tramitadores.

31. Brindar una atencion, orientacion y asesoria integral a los ciudadanos en relacion con el regimen de Prima Media con Prestacion Definida y el servicio social complementario de ahorro de beneficios economicos periodicos.

32. Atender con amabilidad, igualdad y equidad a todas las personas en cualquier situacion, a travez de las palabras, gestos y actitudes, sin importar su condicion social, economica, religiosa, etnica o de cualquier otro orden.

33. Actuar con claridad, transparencia y buena fe, frente a las relaciones con los grupos de interes.

34. Ser conscientes que como colaboradores representan a la entidad en todo momento, por lo que siempre deberan esforzarse por mantener una presentacion personal adecuada y proyectar una imagen intachable, evitando cualquier  conducta laboral o personal que deteriore el buen nombre y la reputación de COLPENSIONES.

35. Evitar y comunicar cualquier actuación asociada a prácticas de acoso laboral, que conlleven el maltrato físico o moral de algún colaborador de la entidad,

36. Decir la verdad, incluso cuando se cometen errores.

37. Solicitar orientación en las instancias pertinentes al interior de COLPENSIONES, al tener dudas de sus deberes.

38. Facilitar el acceso a la información pública, completa, veraz, oportuna y comprensible a través de los medios destinados para ello.

39. Estar dispuesto al dialogo y a la comprensión a pesar de las perspectivas y opiniones distintas.

40. Asumir el rol cómo servidor público, entendiendo el valor de los compromisos y responsabilidades que se adquieren frente a la ciudadanía y al país.

41. Escuchar, atender y orientara quién necesite información o guía.

42. Prestar un servicio ágil, amable y con calidad.

43. Usar responsablemente los recursos públicos para cumplir las obligaciones.

44. Cumplir con los tiempos estipulados para el logro de cada obligación laboral.

45. Asegurar la calidad en cada uno de los productos que entrego o las actividades desempeñadas bajo los estándares del servicio público.

46. Ser proactivo, comunicando a tiempo propuestas para mejorar contunuamente_: la labor desempeñada.

47. Tomar decisiones informadas y objetivas basadas en evidencias y datos confiables.

48. Reconocer y proteger los derechos de cada persona de acuerdo con sus necesidades y condiciones.

49. Tomar decisiones estableciendo mecanismos de diálogo y concertación de  las partes involucradas.

50. Cumplir con las políticas y medidas de transparencia e integridad establecidas por la Entidad orientadas a velar por la seguridad de su actividad y el control de las funciones ejercidas por sus colaboradores.

5.4 Prohibiciones a los colaboradores

En desarrollo de sus actividades, todos los colaboradores que tengan algún COLPENSIONES, no podrán:

1. Hablar o actuar en nombre de COLPENSIONES, a menos que estén expresamente autorizados para hacerlo, En tal caso, los colaboradores deberán asumir la representación de COLPENSIONES con el mayor decoro y buen criterio sin utilizar su relación laboral para obtener o conocer algún beneficio que no poería obtener como cualquier ciudadano.

2. Utilizar información confidencial, restringida o interna de la empresa o de los usuarios, para obtener provecho propio o a favor de un tercero o permitir el tráfico de influencias.

3. Recibir, solicitar o aceptar dádivas para el favorécimiento de un tercero o por el cumplimiento normal de sus funciones.

4. Presentar documentación falsa a la entidad para obtener la vinculación, promoción o ascenso o para recibir beneficios laborales.

5. Acceder sin autorización a equipos de cómputo, violar licencias de software, implantar virus o código dañino; acceder o divulgar información no autorizada a través de archivos electrónicos, usar indebidamente la red, destruir o distorsionar información clave para la entidad, y realizar cualquier otro tipo de fraude informático.

6. Permitir que la entidad sea utilizada como instrumento para el o manejo, inversión o aprovechamiento de dineros o bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a estas actividades

7. Consumir en su lugar de trabajo y demás instalaciones de la empresa y en cualquier horario, bebidas alcohólicas o sustancias psicoactivas; asistir al trabajo en estado de embriaguez o bajo efecto el de estupefacientes.

8. Divulgar aspectos privados de sus compañeros, promover la circulación de rumores qué afecten negativamente la motivación, las relaciones de trabajo, la honra y el buen nombre de las personas y de COLPENSIONES.

9. Recibir o solicitar, directa o indirectamente, regalos, dádivas, agasajos, favores o cualquier otra clase de beneficio, y realizar o aceptar atenciones sociales cuando hacerlo influya, limite la independencia ó genere lealtades o gratitudes que afecten o pueda afectar o implique un riesgo reputacional en la toma de decisiones.

10. Realizar gestiones, averiguaciones o trámites a favor de familiares o terceros relacionados en relación con los asuntos propios de la competencia de la entidad, pqr fuera de los canales oficiales dispuestos específicamente para el suministro dé información. Cuando se utilicen los canales oficiales para estos efectos, se deberá informar esta situación a sus superiores utilizando los mecanismos dispuestos para el efecto.

11. Incurrir en conductas indebidas que contraríen las leyes, el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno y los valores y principios de la entidad.

12. Anteponer los intereses propios sobre los intereses generales.

13. Aceptar cualquier invitación, dádiva, contra prestación y participar en eventos ofrecidos directa o indirectamente por contratistas y proveedores.

14. Usar indebidamente el ejercicio de la función, para obtener provecho propio o de un tercero.

15. Realizar actividades fraudulentas en forma personal o en coordinación con un tercero.

16. Incumplir los procedimientos internos de COLPENSIONES.

17. Adulterar información en el ejercicio de sus funciones.

18. Usar indebidamente la marca de COLPENSIONES.

19. Dar trato preferencial a personas cercanas o favorecerlos en un proceso en igualdad de condiciones.

20. Usar recursos públicos para fines personales relacionados con su familia, sus estudios y sus pasatiempos, esto incluye el tiempo en la jornada laboral, los élementos y bienes asignados para cumplir la labor.

21. Actuar de manera discriminatoria, grosera o hiriente.

22. Asumir que el rol como servidor público es irrelevante para la sociedad.

23. Postergar las decisiones y actividades que den solución a problema; ciudadanos o que hacen parte del funcionamiento de su cargo.

24. Demostrar desinterés en las actuaciones ante los ciudadanos y demás colaboradores.

25. Promover y ejecutar políticas o medidas que afecten la igualdad y la libertad de las personas.

26. Favorecer el punto de vista de un grupo de interés sin tener en cuenta factores involucrados en una situación.

27. Permitir qué odios, simpatías, antipatías, caprichos, presiones ó intere; personal o grupal interfieran en su criterio en la toma de decisionés públicas.

28. Celebrar contratos o cualquier otro negocio jurídico con personas; naturales o jurídicas o cualquier otro vínculo jurídico con personas naturales o jurídicas respecto de las cuales se tengan indicio de que de manera directa o indirecta participen o hayan participado en conductas contrarias a la ley, sin que para tal efecto sea necesario contar con decisiones de las autoridades competentes, o que impliquen un riesgo reputación al para Colpensiónes.

29. Entregar o usar indebidamente información privilegiada y confidencial de los ciudadanos del sistema de régimen de prima media con prestación definida y beneficios económicos periódicos, o de los aplicativos y bases de datos de la entidad a la cual tenga acceso en virtud de sus funciones o por las actividades personales realizadas en el ámbito laboral, a través del usuario propio o ajeno por medio del cual tenga acceso a los aplicativos y sistemas informáticos internos de la Entidad.

30. Superar las autorizaciones de acceso y uso de los aplicativos y bases de datos de la entidad con el fin de favorecer indebidamente a terceros.

5.5 Conductas de contratistas y proveedores

En desarrollo de sus actividades, todos los contratistas y proveedores de COLPENSIONES, deberán:

1. Conocer y cumplir la Constitución Política, las leyes, el pacto de integridad y transparencia y las demás normas aplicables al ejercicio de sus actividades, incluyendo aquellas disposiciones relacionadas con los sistemas de administración de riesgos implementados por COLPENSIONES,

2. Conocer y observar las conductas incluidas en este Código, tanto en sus decisiones y actuaciones, como en su vida personal, en tanto éstas afecten la capacidad de la persona de establecerse como modelo ético dentro y fuera de la empresa en relación con el servicio que presta a Colpensiones.

3. Contar con las competencias requeridas para que todos los procesos que se realicen respondan con la mejor calidad posible a las necesidades de la entidad, los usuarios, afiliados, pensionados, receptores de beneficios y prestaciones, y la sociedad en general.

4. Ejecutar todas las actividades con profesionalismo, para satisfacer las expectativas déla Entidad.

5. Informar oportunamente sobre los errores propios o ajenos que se hubieren cometido en desarrolló de las actividades, para buscar una solución al problema.

6. Informar oportunamente todo aquello de lo que tenga conocimiento y que pueda constituirse en un hecho de corrupción y/ó fraude a través de los instrumentos de fomento de confianza, integridad y transparencia, así mismo se deber promover acciones para fomentar la transparencia en todas sus actuaciones.

7. Crear y mantener una cultura de respeto a la legalidad.

8. Custodiar celosamente la información reservada a que tenga acceso en todas sus modalidades en desarrollo de las operaciones propias de la entidad.

5.6 Prohibiciones de los contratistas y proveedores

En desarrollo de sus actividades, todos los contratistas y proveedores de COLPENSIONES, no deberán:

1. Hablar o actuar en nombre de COLPENSIONES, a menos que estén expresamente autorizados para hacerlo. En tal caso, se deberá asumir la representación dé COLPENSIONES con el mayor decoro y buen criterio sin utilizar su vínculo para obtener o conocer algún beneficio que no podría obtener como cualquier ciudadano.

2. Utilizar información confidencial, restringida o interna de la empresa o de los usuarios, para obtener provecho propio o a favor de un tercero o perro tir e! tráfico de influencias.

3. Recibir, solicitar o aceptar dádivas para el favorecimiento de un tercero

4. presentar documentación falsa a la entidad.

5. Acceder sin autorización a equipos de cómputo, de violar licencias de software, implantar virus u otro código dañino, acceder o divulgar información na autorizada a través de archivos electrónicos, usar indebidamente la red, destruir o distorsionar información clave para la entidad, y realizar cualquier ptro tipo de fraude informático.

6. Realizar gestiones, averiguaciones o trámites a favor de familiares o terceros relacionados en relación con los asuntos propios de la competencia de la entidad, por fuera dé los canales oficiales dispuestos específicamente para el suministro de información. Cuando se utilicen los canales oficiales para estos efectos, se deberá informar esta situación a la Entidad,

7. Incurrir en conductas indebidas que contraríen las leyes, el Pacto de Integridad y Transparencia, el Código de Conducta, Ética y Buen Gobierno y los valores y principios de la entidad.

8. Incurrir en cualquier práctica corrupta o fraudulenta en contra de Colpensiones.

9. Anteponer los intereses propios sobre los intereses de Colpensiones en los casos en que se llegare a presentar un conflicto de interés,

10. Ofrecer a los colaboradores cualquier clase de soborno y/o dádiva u otros favores ofrecidos o beneficios de manera directa o a través de terceros, para obtener un beneficio particular y en detrimento de los intereses de Colpensiones.

9. Realizar actividades fraudulentas en coordinación con un tercero.

10. Adulterar información.

11. Apropiación y desviación indebida de los recursos de la Entidad.

12. Uso de las marcas y enseñas comerciales de Colpensiones sin estar autorizados expresamente.

5.7 Conflictos de interés

5.7.1 Configuración de un conflicto dé interés

Los miembros de la Junta Directiva, los directivos y colaboradores de COLPENSIONES se encuentran en una situación de conflicto de intereses cuando deban tomar una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, y se encuentren en la posibilidad de escoger éntre el interés de la entidad, cliente, usuario o proveedor de la situación presentada, y su interés propio o el de un tercero, de manera que, de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría un indebido beneficio pecuniario y/o extra-económico para sí o para un tercero que de otra forma no recibiría, desconociendo así sus deberes éticos, legales, estatutarios o contractuales.

5.7.2 Compromiso frente a los conflictos de interes

COLPENSIONES se compromete a aplicar todos lo mecanismos necesarios para garantizar la prevencion, manejo, divulgacion y resolucion de los conflictos de interes.

Para cumplir con este proposito, los miembros de la Junta Directiva, Diretivos y colaboradores de COLPENSIONES, tienen prohibido incurrir en cualquiera de las siguientes practicas:

a. Aceptar cualquier invitacion, dadiva, contraprestacion y participar en eventos ofrecidos directa o indirectamente por contratistas y proveedores

b. Recibir remuneracion, dadiva o cualquier otro tipo de compensacionen dinero o especie por parte de cualquier persona juridica o natural, en razon del trabajo o servicio prestado a la entidad o a sus grupos de interes.

c. Utilizar indevidamente informacion privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales, propios o de terceros.

d. Realizar gestiones, averiguaciones o tramites a favor de familiares o terceros, relacionados con los asuntos propios de la competencia de la entidad, por fuera de los canales oficiales dispuestos especificamente para el suministro de informacion.

e. Todas aquellas practicas que atenten contra la integridad y transparencia de la gestion de la entidad y en contra del buen uso de los recursos publicos.

f. Todo trafico de influencias o injerencias de cualquier tipo para privilegiar tramites, otorgar contratos o vinvular personal a la entidad por fuera de los procedimientos previamente estableciados.

g. Toda conducta orientada a seguir o aconsejar la contratacion con personas naturales o juridicas con violacion de los principios eticos y procedimientos establecidos en este Codigo, en el Manual de Contratacion o en la Ley.

5.7.3 Manejo de los conflictos de interés

Cuando se configure cualquier situación que reste independencia u objetividad, o en la cual se vean avocados a la adopción de una decisión y/o a alternativas de conducta, en la que tengan la posibilidad de elegir entre el interés de la entidad y su interés personal o el de terceras personas, los miembros de la Junta Directiva, directivos y colaboradores de COLPENSIONES deben actuar con diligencia y lealtad hacia la entidad dentro del marco de conducta contenido en el presente Código, y abstenerse de intervenir directa o indirectamente, en las decisiones y/o conductas respecto de las cuales exista o pueda existir conflicto de interés.

Ante toda situación que presente duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, el miembro de la Junta Directiva, directivo, servidor, trabajador o colaborador dé COLPENSIONES, estará obligado a proceder como si éste existiera.

De presentarse un conflicto de interés real o presunto (porque sé tenga duda sobre la existencia del mismo), estos deberán:

1. Suspender toda actuación e intervención directa o indirecta en las actividades, deliberaciones y/o decisiones que tengan relación con el conflicto real o presunto, é informar por escrito y oportunamente a su superior inmediato. En el caso de los miembros de la Junta Directiva, éstos deberán ponerlo en consideración de la propia Junta.

2. El superior inmediato se pronunciará sobre la efectiva existencia del conflicto de interés e informará la decisión adaptada. Para el caso de la Junta Directiva, los miembros restantes decidirán sobre la efectiva existencia o no del conflicto de interés, para lo que el miembro de Junta implicado se abstendrá de deliberar y votar. De lo anterior se dejará constancia en las actas de la Junta Directiva. En el evento en que se presente un conflicto de interés por parte de los miembros de la Junta Directiva y con ocasión del mismo no pueda conformarse quórum, los impedimentos deberán ser tramitados ante el Presidente de la República.

3. En el evento en que el superior inmediato considere la efectiva existencia del conflicto de interés, se deberá designar otro servidor para que dé continuidad a las actividades correspondientes, a través de la realización del proceso respectivo.

4. Si el conflicto de interés es compartido por el superior inmediato, éste a su vez deberá poner el asunto en conocimiento de su superior, quien procederá de la forma descrita en los numerales anteriores.

5.8 Manejo de la información

Teniendo en cuenta la importancia de la información que maneja Colpensiones, sé asume él compromiso de manejar las comunicaciones y la información con el grado de responsabilidad que la misma requiere.

Por tanto, los colaboradores que conozcan y manejen información privilegiada o reservada en forma directa o indirecta no podrán publicarla, divulgarla o utilizarla para fines diferentes a los establecidos en la entidad o a las funciones asignadas.

Es deber de todo colaborador de la entidad guardar reserva sobre los datos e información que conozcan respecto a los ciudadanos o interna en desarrollo de las funciones asignadas. Dé acuerdo a lo anterior, sé debe custodiar si cuidar la información a la cual se tenga acceso, para lo cual resulta indispensable el acatamiento de la política de gestión de accesos en cuanto a asignación de usuarios y contraseñas para los accesos a los diferentes medios de información de la entidad, garantizando la confidencialidad y seguridad.

6 POLÍTICAS ÉTICAS INSTITUCIONALES

6.1 Pacto de Integridad y Transparencia

Teniendo en cuenta que COLPENSIONES sé encuentra comprometida en la lucha contra la corrupción y el fraude a través de los principios de integridad y transparencia y a través de ella sus colaboradores, es importante también que quienes contraten con la entidad se comprometan y coadyuden en la cultura de cero tolerancia a la corrupción y de esta forma lograr eliminar conductas irregulares que afecten el patrimonio publico y el de los ciudadanos, evitando generar impactos negativos en la sociedad, a quienes prestamos un servicio día a día y de vital importancia, pues se trata de la dignidad de miles de Colombianos que sueñan con un futuro mejor.

La entidad en aras de unirse en la lucha contra la corrupción y el fraude, y de incentivar en todos los colombianos el uso efectivo de las herramientas, políticas y normas vigentes para el fortalecimiento de la transparencia y la toma de conciencia sobre la responsabilidad que cada uno tiene en la prevención de la corrupción y en la construcción de una sociedad más justa y equitativa, en la que el interés; público este sobre el interés personal, implemento el PACTO DE INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA, que sin perjuicio del cumplimiento de la ley colombiana, enfoca el compromiso de todos de decir NO A LA CORRUPCIÓN, de rechazarla en todas sus presentaciones, pero sobre todo de asumir el compromiso de informar cualquier forma de fraude o corrupción.

El pacto debe ser suscrito por la totalidad de colaboradores de la entidad, igualmente por los grupos de interés de COLPENSIONES, con el finde que se logre un compromiso general y consolidado de todos los que tengan algún tipo de vínculo con Colpensiones.

6.2 Instrumentos de fomento de Confianza, Integridad y Transparencia

COLPENSIONES implemento los Instrumentos de fomento de confianza, integridad y transparencia, mecanismos a través dé los cuales los ciudadanos, colaboradores y grupos dé interés de Colpensiones pueden reportar hechos de corrupción y/o fraude de manera segura, anónima, reservada, confiable y confidencial.

Uno de los compromisos del Pacto de integridad y Transparencia es el de reportar o informar cualquier hecho irregular o constitutivo de fraude o corrupción, por tanto, COLPENSIONES diseñó estos instrumentos para facilitar la presentación de reportes, con el fin de verificar su contenido y adelantar las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar.

Por eso se creó la Línea y él Buzón de Integridad y Transparencia, mecanismos de interacción con el que los ciudadanos y colaboradores, y en general cualquier persona a través de la página web de Colpensiones y la línea telefónica 018000 518500, podrán dar a conocer sus reportes sobre eventuales hechos constitutivos de corrupción y/o fraude.

Característica fundamental de estos instrumentos es que se garantiza la confidencialidad y reserva de quien presenta el reporte. Es anónimo a menos que la persona quiera identificarse.

6.3 Equipo de Transparencia e Integridad de COLPENSIONES ETICO

Como complemento de la implementacíón de los instrumentos de fomento de confianza, integridad y transparencia, Colpensiones contará con el Equipo de Transparencia e Integridad de Colpensiones ETICO. El equipó de transparencia e

integridad estará integrado, no solo por los colaboradores de Colpensiones, grupos de interés y cualquiera que tenga algún vínculo con la entidad. Todós somos ETICO, todos hacemos parte del equipo que protege el patrimonio publico y el patrimonio de los ciudadanos.

6.4 Sistema de Administración de riesgos de la Entidad

Teniendo en cuenta que la administración del riesgo es un aspecto fundamental en la estructura del gobierno corporativo, que consiste en la aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas que permiten identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos a los cuales está expuesta la entidad, Colpensiones implemento un Sistema de Administración de Riesgo Operativo a través del cual se identifica y controla oportunamente los riesgos financieros y no financieros que puedan afectar el cumplimiento dé los objetivos y metas estratégicas definidas por la Entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Junta Directiva y la normatividad vigente y dentro del cual se ejecutará los subprocesos detallados a continuación:

- Gestión de la continuidad del negocio: Su objetivo es administrar la continuidad del negocio y la recuperación de las operaciones críticas de la entidad en el menor tiempo posible, administrando los eventos inesperados; qué se puedan presentar, aplicando un protocolo de comunicaciones efectivo, velando por la protección de la integridad de las personas y los activos de Colpensiones.

- Gestión de seguridad de la información: Su objetivo es planear, Administrar, implementar y monitorear el cumplimiento de la política de seguridad de la información, de tal manera que se logre la integridad, la confidencialidad, disponibilidad, exactitud, completitud, consistencia y trazabilidad de la información en cada proceso, así como propender porque los riesgos de seguridad sobre la información de COLPENSIONES, sean gestionados de tal forma que se minimice su impacto, incluye la gestión de roles y privilegios y la matriz de roles y perfiles.

- Gestión de riesgo de mercado y contraparte: Su objetivo es detectar y controlar oportunamente los riesgos de mercado que puedan afectar los portafolios que administra Colpensiones, asegurando el cumplimiento de las políticas de inversión de los portafolios de RPM y BEPS; así como asignar y controlar el riesgo de contraparte a través del modelo establecido por la Entidad.

- Gestión de lavado de activos y financiación del terrorismo; Su objetivo es prevenir que sé introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo, así como detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

- Gestión de riesgo de fraude y corrupción: Su objetivo es administrar el riesgo de fraude y corrupción a través de las etapas propias de la gestión de riesgos, con el fin de prevenir, mitigar y tomar las acciones pertinentes en los casos de materialización del riesgo, incentivando la cultura de ética, transparencia e integridad en la Entidad.

6.5 Sistema de Monitoreo

Colpensiones implementará los sistemas de monitoreo de las actuaciones de los colaboradores de la Entidad, relacionado con diferentes herramientas instaladas en computadores, sistema de CCTV y telefonía interna, entre otros, orientadas a velar por la seguridad de la información, actividad de la empresa, el control de las funciones ejercidas por los colaboradores y protección de los ciudadanos del sistema de régimen de prima media con prestación definida y beneficios económicos periódicos, garantizándose en todo caso la dignidad e intimidad personal.

7 ÓRGANOS DE CONTROL Y VIGILANCIA

Ejercen funciones de control y vigilancia externos el Ministerio del Trabajó, la Superintendencia Financiera, la Contrataría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, la Revisoría Fiscal, así como otros órganos con funciones específicas tales como la Contaduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Fiscalía General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y la Unidad de Información y Análisis Financiero y la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República.

El Control Interno es un conjunto de elementos interrelacionados, dónde intervienen todos los servidores de la entidad, cómo responsables del control en el ejercicio de sus actividades

En razón al relacionamiento constante de la Entidad con los órganos de control en mención, COLPÉNSIONES se compromete a mantener relaciones armónicas con los mismos, suministrar la información que requieran observando los criterios de calidad, oportunidad y efectividad, así como a implementar los mecanismos y planes de mejoramiento concertados con los entes de control.

8 CUMPLIMIENTO, DIVULGACIÓN Y VIGENCIA DEL CÓDIGO

Las disposiciones establecidas en el presente código son de obligatorio cunplimiento para los colaboradores y grupos de interés de la Entidad y estará vigente a partir de la divulgación del mismo.

Su efecto vinculante será objeto de seguimiento y control por parte de la Vicepresídencia de Seguridad y Riesgos Empresariales. Por tanto, su inobservancia será considerada incumplimiento de deberes y dará lugar a la aplicación de las sanciones disciplinarias o penales que correspondan.

El presente Código será un documento de libre consulta y será divulgado y socializado por todos los medios que se estimen pertinentes por parte de la Vicepresídencia de Seguridad y Riesgos Empresariales en coordinación con la Gerencia de Talento Humanó y Relaciones Laborales debiéndose publicar en la página web de COLPENSIONES.

El presente Código entrará en vigencia a partir de la expedición del Acuerdo de la Junta Directiva qué lo adopte.

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

FECHA	VERSION	MODIFICACION
22/12/2011	1.0	Acuerdo 011 de 2011, Por el cual se aprueba el Codigo de Buen Gobierno Coperativo de Colpensiones
22/12/2011	1.0	Acuerdo 012 de 2011, Por el cual se aprueba el Codigo de Etica de Colpensiones
XX/XX/2017	2.0