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4. PUBLICIDAD.

Sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones impartidas en el Capítulo Sexto, Título Primero de esta Circular, los programas o campañas publicitarias tendientes a promover las operaciones de leasing habitacional, deberán remitirse a esta Superintendencia con una antelación a su utilización y divulgación no inferior a quince (15) días hábiles.

5. CONDICIONES DE LOS SISTEMAS DE AMORTIZACION.

5.1. LEASING HABITACIONAL DESTINADO A LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDA FAMILIAR.

Teniendo en cuenta que de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1787 de 2004, a las operaciones y contratos de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda familiar le son aplicables las reglas establecidas en el artículo 17 de la Ley 546 de 1999, para los efectos de lo dispuesto en el artículo 5 del citado Decreto, los sistemas de amortización autorizados por la SBC para la realización de estas operaciones son los mismos previamente aprobados para créditos de vivienda, descritos en el numeral 5, Capítulo 4, Título III de esta Circular. Para tal fin, se debe tener en cuenta que la “cuota” de los créditos de vivienda equivale al “canon” en los contratos de leasing habitacional.

5.2. LEASING HABITACIONAL DESTINADO A LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDA NO FAMILIAR.

De conformidad con lo establecido en el artículo 3 del Decreto 1787 de 2004, las condiciones financieras de los contratos de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar son las pactadas por las partes. Las entidades autorizadas deben diseñar el sistema o sistemas de amortización de las operaciones de leasing habitacional destinado a la adquisición de vivienda no familiar que vayan a ofrecer al público. Cualquiera sea el sistema o sistemas de amortización que se adopten, deben contemplar cuando menos lo siguiente:

<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de los usuarios de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 53 - Septiembre de 2004>

5.2.1. MODALIDAD. El sistema debe considerar las distintas modalidades de pacto, es decir, moneda legal o unidades de valor real (UVR).

5.2.2. COSTOS FINANCIEROS INVOLUCRADOS EN LOS CÁNONES. El sistema debe considerar los costos, los cuales deben expresarse como tasa.

5.2.3. PLAZOS. El sistema debe prever los plazos derivados de la ejecución del contrato, los cuales deben corresponder a lo pactado por las partes.

5.2.4. COMPORTAMIENTO DE LOS CÁNONES. Los sistemas pueden prever las distintas formas de comportamiento de los cánones, es decir, si son uniformes o variables. En caso de que el sistema permita cánones variables deberá ilustrarse en qué forma varían.

5.2.5. El sistema debe contar con una metodología de cálculo y proyección completa de los cánones para todo el plazo.

<TÍTULO III - CAPÍTULO OCTAVO - Reglas relativas a la protección de las operaciones de leasing Habitacional - CIRCULAR EXTERNA 038 DE 2004 - Página 54 - Septiembre de 2004>

CAPÍTULO NOVENO.

REGLAS RELATIVAS A LOS SERVICIOS FINANCIEROS PRESTADOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO A TRAVES DE CORRESPONSALES.

<Capítulo derogado por la Circular 26 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

1. REGLAS RELATIVAS A LOS SERVICIOS FINANCIEROS PRESTADOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS DE CRÉDITO A TRAVÉS DE CORRESPONSALES.

1.1. INSTRUCCIONES ESPECIALES PARA LA REALIZACIÓN DE LAS OPERACIONES PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 2 DEL DECRETO 2233 DE 2006, MODIFICADO POR EL DECRETO 1121 DE 2009. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>  <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben tener en cuenta, en el diseño de sus esquemas para operar a través de corresponsales, como mínimo, las siguientes reglas:

<Mediante la Circular 53 de 2009. se enumeran las reglas a continuación>  

1.1.1 DEPÓSITOS Y RETIROS EN EFECTIVO DE CUENTAS CORRIENTES, CUENTAS DE AHORROS O DEPÓSITOS A TÉRMINO/ CONSULTA DE SALDOS EN CUENTAS CORRIENTES Y DE AHORROS / EXPEDICIÓN DE EXTRACTOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 3 del Decreto 2233 de 2006, la apertura de las cuentas corrientes y de ahorros y la constitución de depósitos a término se hará en la agencia, sucursal o dependencia del establecimiento de crédito a la cual se encuentre asignado el respectivo corresponsal, a menos que el cliente manifieste expresamente, por escrito, su voluntad de que la apertura o constitución se haga en una agencia o sucursal diferente a la asignada.

El establecimiento de crédito debe adoptar las medidas necesarias encaminadas a impedir que el corresponsal, por cualquier medio, tenga acceso directo a la información de las cuentas de los clientes de la institución financiera.

En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo tercero del artículo primero del Decreto 1121 de 2009, según el cual previa autorización del respectivo establecimiento de crédito, los corresponsales podrán actuar como terceros autorizados para efectuar los procedimientos necesarios para que la respectiva entidad proceda a abrir cuentas de ahorro, tales como las entrevistas necesarias para la vinculación de clientes.

Cuando los corresponsales no bancarios reciban la autorización a la que se refiere el parágrafo tercero del artículo 1 del Decreto 1121 de 2009 anteriormente enunciado, las entidades vigiladas deberán establecer los controles especiales necesarios para la administración efectiva del riesgo operativo, así como los principios y obligaciones derivados de la ley 1266 de 2008.

1.1.2 DESEMBOLSOS Y PAGOS EN EFECTIVO POR CONCEPTO DE OPERACIONES ACTIVAS DE CRÉDITO. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>

El establecimiento de crédito debe adoptar las medidas necesarias para asegurarse de que el desembolso del crédito se realice efectivamente al cliente de la institución financiera o a quien éste autorice.

1.1.3. RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>

En desarrollo de lo dispuesto en el Parágrafo primero del artículo 2 del Decreto 2233, el establecimiento de crédito debe asegurarse de que esta labor esté asociada a los servicios prestados a través del corresponsal.

1.1.4 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD DE SERVICIOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 2 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, se recuerda a los establecimientos de crédito que son los únicos responsables de que las actividades de promoción y publicidad se adelanten conforme a lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y a los instructivos expedidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.2. NORMAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS IMPLÍCITOS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A TRAVÉS DE CORRESPONSALES. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>

<Mediante la Circular 53 de 2009. se enumeran las normas a continuación>

1.2.1 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben establecer un sistema de administración de riesgos operativos, que deberá cumplir como mínimo las siguientes condiciones:

<Inciso modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Antes de la celebración del contrato con el corresponsal, los establecimientos de crédito deben identificar los riesgos que conlleva la prestación de sus servicios a través de este canal. Una vez identificados los riesgos, debe iniciarse su gestión con el propósito de mitigarlos. Así mismo, ajustar sus manuales de funciones, manuales de procesos y procedimientos, planes estratégicos, planes de continuidad del negocio, planes de contingencia y mapas de riesgo.

De igual forma, el establecimiento de crédito debe complementar sus mecanismos de control interno, con el fin de ajustarlos a las nuevas condiciones que se presentan con ocasión de la prestación de sus servicios a través de corresponsales, involucrando a los organismos de control establecidos en la estructura organizacional.

Además y en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 6, numeral 1, del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deben adoptar políticas y establecer procedimientos para la selección, vinculación, capacitación, realización de pruebas que acrediten la suficiencia de la capacitación impartida, operación y desvinculación de los corresponsales contratados para la prestación de los servicios a que hace referencia el Decreto en mención. Dichas políticas deben ser aprobadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces, y los procedimientos por éstos o por quienes ellos deleguen y, en ambos casos, mantenerse actualizados y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.

En desarrollo de lo anterior y con el propósito de asegurar que los servicios prestados a través de los corresponsales se brinden bajo los estándares de calidad predeterminados por el establecimiento de crédito, se deberá contemplar una fase de acompañamiento por parte del establecimiento de crédito, al inicio de la operación de cada corresponsal, así como la disposición de los medios locales y remotos que le suministren la ayuda y el soporte necesarios para la prestación de los servicios convenidos.

<Inciso modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En el caso previsto en el numeral 10 del artículo 3 del Decreto 2233 de 2006, si el corresponsal se apropia indebidamente del efectivo recibido de los clientes y usuarios, el establecimiento de crédito debe constituir una provisión del ciento por ciento (100%) del valor de dicha exposición.

<TÍTULO III - CAPÍTULO NOVENO - Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales- CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2006 - Página 55 - Agosto de 2006>

1.2.2 REGLAS RELATIVAS A LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011>

Los establecimientos de crédito deberán cumplir estrictamente con la obligación prevista en los artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero “Prevención de actividades delictivas”

En relación con las medidas a que hace referencia el artículo 3, numeral 4 del Decreto 2233 de 2006, los establecimientos de crédito deberán desarrollar los mínimos previstos en el Capítulo XI, Título I de la Circular Externa 007 de 1996, para lo cual deberán hacer los ajustes en los procedimientos internos y manuales a que hubiere lugar, sometiéndolos a la aprobación de los órganos sociales correspondientes.

1.3. CARACTERÍSTICAS TECNOLÓGICAS MÍNIMAS DE LOS TERMINALES ELECTRÓNICOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo del parágrafo segundo del artículo 2o del Decreto 2233 de 2006, a continuación se definen las características que deben tener los terminales a través de los cuales podrán operar los corresponsales contratados por los establecimientos de crédito para la prestación de sus servicios.

El terminal comprende la unidad central de procesamiento (CPU), la pantalla, el teclado y el dispositivo de comunicaciones para conectar el equipo, directa o indirectamente, con el establecimiento de crédito. Igualmente, se consideran como terminal los dispositivos móviles.

Adicionalmente, podrá contar con otros elementos tales como: impresora, el teclado en el cual los clientes digitan sus claves (PIN Pad), lector(es) de tarjeta(s), lectores ópticos, lectores de código de barras, elementos de identificación biométricos, entre otros, que complementen la funcionalidad del terminal y garanticen la realización de transacciones seguras.

Con el fin de lograr que la información de las operaciones realizadas a través de corresponsales se administre en condiciones de seguridad y calidad, el terminal, propio o de un tercero, debe cumplir cuando menos con las siguientes características:

a) Realizar las operaciones en línea y en tiempo real con la plataforma tecnológica del establecimiento de crédito.

b) Contar con mecanismos de identificación que permitan verificar, automáticamente, que se trata de un equipo autorizado para prestar los servicios financieros contratados con los corresponsales.

c) Disponer de mecanismos y/o procedimientos que impidan la captura, almacenamiento, procesamiento, visualización o transmisión de la información de las operaciones realizadas, para fines diferentes a los autorizados en el Decreto 2233 de 2006 y en el contrato suscrito con el corresponsal y, que adicionalmente garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones derivados de la ley 1266 de 2008.

d) Transmitir la información acerca de las transacciones realizadas, desde el terminal hasta la plataforma tecnológica del establecimiento de crédito, en forma cifrada, utilizando algoritmos reconocidos internacionalmente, que brinden al menos los niveles de seguridad ofrecidos por 3DES o AES. En caso de que la interface sea Web deberá aplicarse el protocolo SSL, fundamentada en certificados digitales con llaves 1024 o superior,

e) En desarrollo de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, en toda transacción se debe generar automáticamente el soporte correspondiente y entregarse al cliente. Por ende, ante la falta de insumos o fallas técnicas que impidan la expedición del soporte, no podrá prestarse ningún servicio a través del corresponsal.

f) Además de las condiciones previstas en el numeral 5 del artículo 3 del Decreto 2233 de 2006, modificado por el Decreto 1121 de 2009, los soportes de las operaciones deben contener: la identificación de la (s) cuenta (s) involucradas y la identificación del terminal. El soporte podrá contar con un mecanismo de control que permita verificar la autenticidad de la operación realizada.

g) Los establecimientos de crédito deberán establecer procedimientos para

informar a los clientes en los casos en los que las transacciones no sean exitosas.

h) Permitir su manejo bajo diferentes perfiles de usuario para su administración, mantenimiento y operación.

Además, los medios electrónicos que se utilicen para la prestación de servicios a través de corresponsales deberán contemplar al menos los siguientes aspectos:

i) Los sistemas utilizados por los corresponsales deben garantizar que las transacciones realizadas cumplen los principios de atomicidad, consistencia, aislamiento y durabilidad.

j) Para los servicios de transferencia de fondos, recepción de giros, retiros, consulta de saldos, expedición de extractos, generación y cambios de clave  y desembolsos de créditos, los usuarios deberán identificarse a través de un sistema de autenticación que combine cuando menos dos de estos tres factores: algo que se tiene, algo que se sabe, algo que se es.

k) Los establecimientos de crédito deben disponer, directa o indirectamente de centros de administración y monitoreo de los terminales utilizados por sus corresponsales, así como para la atención y ayuda requerida por éstos para la prestación de sus servicios.

l) Los establecimientos de crédito deben disponer de un registro detallado de todos los eventos (exitosos y fallidos) realizados en los terminales de sus corresponsales.

m) Los establecimientos de crédito, deben contar con políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.

n) Los establecimientos de crédito y sus corresponsales deben operar con sistemas de información que permitan realizar las operaciones bajo condiciones de seguridad, calidad y no repudio por parte del corresponsal.

<TÍTULO III - CAPÍTULO NOVENO - Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales- CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2006 - Página 55 - Agosto de 2006>

1.4. CONDICIONES DE IDONEIDAD MORAL, INFRAESTRUCTURA FÍSICA, TÉCNICA Y DE RECURSOS HUMANOS DE LOS CORRESPONSALES. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los establecimientos de crédito deben examinar y evaluar la idoneidad moral del corresponsal y serán los directos responsables de la prestación del servicio a través de los corresponsales, por lo tanto, deben instruir claramente al corresponsal acerca de los lineamientos que le permitan mantener una adecuada infraestructura física, técnica y de recursos humanos.

Así mismo, son directamente responsables ante la Superintendencia Financiera de Colombia por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto 2233, modificado por el Decreto 1121 de 2009, fundamentalmente en lo relacionado con el artículo 53, numeral 5o, inciso 3o, literales a), b), c) y d) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Para efectos de establecer la idoneidad moral del corresponsal, cuando se trate de personas naturales, o de los representantes legales y revisores fiscales, tratándose de personas jurídicas, el establecimiento de crédito realizará las averiguaciones pertinentes, tales como solicitud de antecedentes penales, administrativos y disciplinarios.

Para la realización de operaciones que requieran del uso de la tarjeta del cliente, el lector debe estar a su alcance con el fin de que éste no pierda de vista el plástico. Así mismo, el Pin Pad sólo debe ser visible para el cliente al momento de digitar su clave.

1.5. CONTRATOS CON LOS CORRESPONSALES. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> De acuerdo con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2233, los establecimientos de crédito deberán enviar a la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación, de forma previa a su celebración, los modelos de contratos con los corresponsales, así como cualquier modificación a los mismos, junto con la siguiente información:

a) Descripción de las características técnicas de los terminales con las cuales operará.

b) Infraestructura de comunicaciones que soportará la red de corresponsales.

c) Medidas de seguridad que protegerán la información de las transacciones

realizadas.

d) Recursos dispuestos para la operación de los centros de administración, monitoreo y soporte.

e) Descripción del proceso adoptado por el establecimiento de crédito para la

identificación y autenticación del cliente para realizar transferencias de fondos, pagos, recepción de giros, retiros, consulta de saldos, generación de extractos, generación y cambios de clave y desembolsos de créditos, a través del corresponsal.

f) Procedimiento adoptado para el registro y conservación de la información de las transacciones realizadas y los eventos asociados a la operación de los terminales.

g) Diseño del punto de atención previsto para la prestación del servicio a través del corresponsal, en donde se distinga que se trata de un punto autorizado por el establecimiento de crédito.

h) Identificación de los riesgos operativos asociados a la prestación del servicio a través del corresponsal y las medidas adoptadas para su mitigación.

i) Certificación suscrita por el representante legal en la cual conste que el establecimiento de crédito cumple con la obligación de contar con los manuales a que alude el numeral 1.2. de este Capítulo y con las políticas y procedimientos para el alistamiento, transporte, instalación, mantenimiento y administración de los terminales de sus corresponsales, así como para el retiro del servicio de los mismos.

1.6. INFORMACIÓN A LOS CLIENTES Y USUARIOS. <Capítulo IX derogado por la Circular 26 de 2011> <Numeral modificado por la Circular 53 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En desarrollo de lo dispuesto en el  artículo 4 del Decreto 2233 de 2006, el establecimiento de crédito deberá además diseñar una estrategia que le permita informar a los clientes y usuarios, con la claridad,  el detalle y en los términos previstos en dicho artículo, las características del servicio prestado a través de los corresponsales, las operaciones realizadas a través de éstos, las medidas de seguridad que deben tomar para su realización los datos necesarios que le permitan identificar a los corresponsales autorizados y los medios a través de los cuales podrá comunicar al establecimiento de crédito cualquier falla o irregularidad en la prestación del servicio.

<TÍTULO III - CAPÍTULO NOVENO - Reglas relativas a los servicios financieros prestados por los establecimientos de crédito a través de corresponsales- CIRCULAR EXTERNA 026 DE 2006 - Página 57 - Agosto de 2006>

TÍTULO CUARTO.

ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PENSIONES Y CESANTIAS.

CAPÍTULO PRIMERO.

INSTRUCCIONES GENERALES RELACIONADAS CON LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.

1. CÁLCULO DE RESERVAS.

Las entidades administradoras del sistema general de pensiones y las correspondientes entidades aseguradoras de vida al efectuar los cálculos que involucran la utilización de tablas de mortalidad, de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas, indicadas en el subnumeral 6.3 del numeral 6, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular, para efectos del cálculo de reservas, deberán emplear un interés técnico del cuatro por ciento (4%).

2. TABLAS DE MORTALIDAD DE INVALIDEZ DE ACTIVOS, DE MORTALIDAD DE INVÁLIDOS Y DE RENTISTAS.

Para estos efectos las entidades administradoras deberán remitirse a lo dispuesto en el subnumeral 6.3 del numeral 6, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular.

3. PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS.

De conformidad con lo previsto en los artículos 60, literal c), 113 y 114 de la Ley 100 de 1993, 15 y 16 del Decreto 692 de 1994, y con fundamento en el literal a) del numeral 3o. del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, esta Superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones sobre el procedimiento para el traslado entre regímenes pensionales y entre las diferentes administradoras del Sistema General de Pensiones.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 1 - Marzo de 1998>

3.1. TÉRMINOS PARA LOS TRASLADOS.

Este Despacho estima conveniente recordar los términos de tres (3) años y de seis (6) meses, ambos contados desde la selección anterior, para trasladarse de régimen o para cambiarse de sociedad administradora dentro del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, respectivamente, previstos en los artículos 15o. y 16o. del decreto 692 de 1994. Se entenderá que hubo selección desde el momento en que se presentó debidamente diligenciado el formulario correspondiente a la entidad administradora escogida, siempre que no se haya ejercido el derecho de retracto en los términos establecidos en el artículo 3o. del Decreto 1161 de 1994.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 1 - Marzo de 1998>

3.2. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO.

Cuando el afiliado decida trasladarse de régimen o de administradora, expresará su voluntad mediante el diligenciamiento del correspondiente formulario ante el empleador o ante la nueva entidad administradora, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre el particular.

Con el fin de proceder al traslado entre regímenes o entre administradoras del Régimen de Ahorro Individual, el respectivo formulario sólo se podrá presentar debidamente diligenciado a partir del primer día del trigésimo séptimo (37) mes de efectuada la selección de régimen en el primer caso, y a partir del primer día del séptimo (7o.) mes de seleccionada la administradora, en el segundo.

El formulario de vinculación deberá diligenciarse en original y dos copias, cuya distribución será la siguiente: original para la nueva administradora, una copia para el afiliado y una copia para el empleador, cuando se trate de trabajador dependiente. Tratándose de trabajadores independientes, sólo será necesario diligenciarlo en original y una copia, el primero para la nueva administradora y, la segunda, para el afiliado.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 1 - Marzo de 1998>

3.3. SOLICITUDES DE RETRACTO.

El trabajador tiene el derecho a retractarse de su decisión manifestando su voluntad por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la cual haya efectuado la correspondiente selección, según lo prevé el artículo 3o. del decreto 1161 de 1994. Dicha solicitud de retracto tendrá validez siempre y cuando sea radicada en la entidad a la cual se desea trasladar el afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles anteriormente citados, sin perjuicio de que esta solicitud se envíe mediante correo certificado dentro del mismo plazo

3.4. REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO A LA ADMINISTRADORA ANTERIOR.

La nueva administradora deberá informar a la administradora anterior a más tardar el octavo (8o.) día de cada mes, las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo señalado vence un sábado, domingo o festivo, se entenderá prorrogado hasta el día hábil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora diligenciará un listado que contenga los nombres de los trabajadores y su identificación y anexará las fotocopias de los respectivos formularios de vinculación, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectúa el reporte.

Los listados a que se refiere el presente subnumeral podrán ser presentados en medio magnético.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2 - Marzo de 1998>

3.5. INFORME DE SOLICITUDES DE TRASLADO.

La administradora anterior, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales, deberá informar a la nueva administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes, de acuerdo con el subnumeral precedente, a más tardar el veintitrés (23) del mismo mes en que se efectuó el reporte.

Para ello empleará un formato que contendrá como mínimo las siguientes especificaciones:

a. nombre o razón social de la nueva entidad administradora

b. fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificación de los requisitos legales.

c. nombres y apellidos del solicitante

d. documento de identificación

e. procedencia o improcedencia de la solicitud . causal---------

f. nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable.

Para efectos de lo dispuesto en el literal e), la administradora anterior estará en la obligación de verificar que el afiliado no esté incurso en alguna de las siguientes situaciones:

1) Fecha de la última selección menor a seis (6) meses (cambio entre administradoras del régimen de ahorro individual)

2) Fecha de la última selección menor a tres (3) años (traslado entre regímenes pensionales)

3) En disfrute de pensión

4) Solicitud de pensión en trámite

5) No afiliado

Los plazos mencionados en los numerales 1) y 2) deberán contarse desde la fecha en que se seleccionó la administradora anterior, siempre que tal selección se haya realizado dentro de los términos legales.

En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe precisará la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, así como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad.

En los eventos en que no proceda el traslado, el informe deberá expresar con claridad la causa de ello.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2 - Marzo de 1998>

3.6. TRASLADO DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS SALDOS DEL AFILIADO A LA NUEVA ENTIDAD ADMINISTRADORA.

La administradora anterior tendrá como plazo máximo treinta (30) días hábiles siguientes a la  fecha en que recibió el correspondiente reporte de solicitudes de traslados, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia.

La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede presentarse por medio magnético o electrónico, será como mínimo la siguiente: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ellos hay lugar y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad.

Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, deberá proceder a la transferencia de ésta dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a su recepción.

Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual, además del envío de la información aludida, habrá lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega del bono pensional.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2 - Marzo de 1998>

Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tendrá el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>

3.7. EFECTIVIDAD DEL TRASLADO ANTE LA NUEVA ADMINISTRADORA.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 del Decreto 326 de 1996, modificado por el artículo 32 del Decreto 1818 del mismo año, el traslado surtirá efectos el primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.

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