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3.8. PRIMERA COTIZACIÓN A LA NUEVA ADMINISTRADORA.

En el caso de los trabajadores dependientes, la primera autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora se realizará en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente previstos para ello. En este orden de ideas, si el traslado surte efectos el 1o. de agosto de 1997, la autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora se realizará en el mes de septiembre, correspondiente a los aportes del mes de agosto.

Tratándose de los trabajadores independientes, el primer pago de cotizaciones a la nueva administradora deberá efectuarse en el mes en el cual se hace efectivo el traslado. Así, según el ejemplo citado, la primera consignación a la nueva administradora se efectuará en el mes de agosto.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>

3.9. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS SOLICITUDES EFECTUADAS.

Tanto la nueva administradora como aquella en la cual se encontraba afiliado el trabajador, mantendrán a disposición de la Superintendencia Bancaria los documentos que soporten las solicitudes de traslado presentadas, con el propósito de que en cualquier momento pueda verificarse el cumplimiento efectivo de las instrucciones aquí contenidas.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>

3.10. REALIZACIÓN DE CONVENIOS PARTICULARES.

Las entidades administradoras de pensiones podrán celebrar convenios de carácter gremial o entre regímenes, con el propósito de lograr la agilización y seguridad del procedimiento, así como de la información que se obtenga en el trámite de los traslados.

En todo caso, las administradoras serán responsables del cumplimiento de los términos y condiciones establecidas en el presente numeral para los trámites de traslados.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>

3.11. SOLICITUDES DE TRASLADO FORMULADAS CON ANTERIORIDAD A LA VIGENCIA DEL PRESENTE PROCEDIMIENTO.

Las solicitudes de traslado que no hayan sido tramitadas a la entrada en vigencia del procedimiento contenido en el presente numeral, deberán ser consideradas por las respectivas administradoras como solicitudes del “mes inmediatamente anterior”, según lo dispuesto en el subnumeral 3.4 y, en consecuencia, tramitarse como lo establecen los subnumerales precedentes.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>

4. BENEFICIOS TRIBUTARIOS.

El decreto 1729 de 1994, modificatorio del decreto 903 del mismo año, define en su artículo 1o. qué se entiende por beneficio pensional aquel que se otorga previo el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 para acceder a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida, o en el de ahorro individual con solidaridad bajo las modalidades de renta vitalicia, retiro programado, retiro programado con renta vitalicia y las demás que autorice esta Superintendencia para los afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad.

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 019 DE 1998 - Página 2-1 - Marzo de 1998>

Por otra parte, los ingresos que se destinen como aportes obligatorios o voluntarios a los fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a los fondos de reparto del régimen de prima media con prestación definida, al fondo de solidaridad pensional, a los fondos de pensiones de que trata el decreto 2513 de 1987 y a los seguros privados de pensiones de jubilación o vejez, invalidez y sobrevivencia, se consideran ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional para el aportante y por tanto no se someterán a retención en la fuente, siempre que se retiren solamente para acceder al beneficio pensional en los términos antes descritos.

Por lo anteriormente expuesto, este Despacho estima necesario recordar la importancia del decreto comentado a fin de que las disposiciones en él contenidas se acaten efectivamente en la práctica, lo cual se traduce, fundamentalmente, en que siempre que se retiren recursos de los fondos de pensiones, con fines distintos a los previstos en el decreto citado, deberá procederse a

efectuar la correspondiente retención. Adicionalmente, es indispensable que las sociedades que administren fondos de pensiones voluntarias ajusten el contenido de los planes y reglamentos de los mismos a las disposiciones del decreto citado.

5. PUBLICACIÓN DE RENTABILIDADES, COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUROS PREVISIONALES.

<Numeral modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Con el propósito de contribuir a una mayor transparencia, las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones y/o de los portafolios de cesantías deberán suministrar a sus afiliados la información necesaria que les permita comparar las distintas opciones del mercado y se sujetarán a las siguientes disposiciones:

Las sociedades administradoras de los tipos de fondos de pensiones deberán mantener publicada en una cartelera o tablero situado en los lugares de atención al público, en caracteres destacados, de tal manera que atraiga su atención y resulte fácilmente legible incluyendo la última tabla de rentabilidades acumuladas de los tipos de fondos y rentabilidad mínima elaborada por esta Superintendencia, en la cual se señale el período objeto de cálculo, los porcentajes de seguros previsionales y las comisiones autorizadas a las administradoras, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la divulgación que de la misma haga esta Entidad.

Igual obligación tendrán las sociedades administradoras de los portafolios de los fondos de cesantías, en lo referente a sus rentabilidades, rentabilidad mínima, comisión de administración y comisión por retiros parciales.

 La Superintendencia Financiera dará a conocer la tabla de rentabilidades, dentro de los diez (10) días comunes siguientes al corte de cada trimestre; es decir, al corte de marzo, junio, septiembre y diciembre. Las rentabilidades mínimas de cada tipo de fondo se incluirán en la citada tabla a partir de su primera verificación, es decir, 31 de agosto de 2013 para el caso de los tipos de fondos conservador y especial de retiro programado y, 31 de agosto de 2014 tratándose de los tipos de fondos moderado y de mayor riesgo.

A partir del 31 de agosto de 2012, en el caso de los tipos de fondos conservador y especial de retiro programado, y del 31 de agosto de 2013, tratándose del tipo de fondo de mayor riesgo, en la tabla citada en el inciso anterior se incluirán las rentabilidades acumuladas de los mencionados tipos de fondos.  

La Superintendencia Financiera seguirá incluyendo en la tabla en mención, las rentabilidades acumuladas del fondo moderado, teniendo en cuenta para el efecto los flujos de caja del fondo existente al 14 de septiembre de 2010.

6. MÚLTIPLE VINCULACIÓN.

Con fundamento en la facultad establecida en el artículo 17 del Decreto 692 de 1994, esta Superintendencia se permite señalar las siguientes reglas a efectos de que las entidades administradoras de pensiones solucionen los conflictos de múltiple vinculación de sus afiliados.

Teniendo en cuenta que el artículo 11 del citado decreto establece una previsión especial para los trabajadores que estuvieran vinculados al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, en primer término se hará claridad sobre tal concepto.

Para tal efecto, debe acudirse a la legislación existente con anterioridad a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, esto es, el Decreto 3063 de 1989, aprobatorio del Acuerdo 044 del mismo año, mediante el cual se adoptó el Reglamento General de Registro, Inscripción, Afiliación y Adscripción a los Seguros Sociales Obligatorios.

Del análisis de las causales de desafiliación contenidas en el artículo 39 del citado Acuerdo, puede afirmarse, contrario sensu, que se encontraban vinculados al Instituto aquellos trabajadores respecto de los cuales no se hubiera presentado el aviso de retiro por parte de la empresa o cuya novedad de retiro no se hubiera reportado en la respectiva autoliquidación. Para el caso de los trabajadores independientes, de la misma norma puede colegirse que eran vinculados aquellos que no hubieran presentado mora en el pago de los aportes patrono - laborales hasta por un mes y los trabajadores del servicio doméstico que cotizaran con un salario no inferior a la mitad de un salario mínimo legal, que no hubieran presentado mora de hasta tres (3) meses en el pago de los aportes patrono - laborales.

En este orden de ideas, debe entenderse que los trabajadores vinculados al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, eran aquellos que a esa fecha no se encontraban en ninguna de las causales de desafiliación automática previstas en el artículo 39 del Acuerdo 044 de 1989 y, por tal razón, son los destinatarios de los efectos jurídicos establecidos en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994, es decir, podían continuar en dicho Instituto sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación para hacer constar su vinculación, posibilidad igualmente predicable de los servidores públicos que se encontraban afiliados a una caja, fondo o entidad del sector público mientras no fuera ordenada su liquidación. En consecuencia, dichos trabajadores pueden ejercer en cualquier momento la opción de traslado.

De otra parte, también es necesario recordar que a partir del 1o. de abril de 1994 la afiliación al Sistema General de Pensiones es permanente y no se pierde ni siquiera en los eventos en que se presente mora en el pago de las cotizaciones, tal como lo dispone el artículo 13 del Decreto 692 de 1994. Al respecto, es oportuno precisar que para efectos de lo dispuesto en este numeral cuando se haga referencia al término “afiliación” se entenderá la realizada al Sistema General de Pensiones, en tanto que el término “vinculación” se reserva para la que se efectúa ante una determinada entidad administradora.

Para efecto de determinar la entidad ante la cual se encuentra vinculado un trabajador, también debe aplicarse la previsión contenida en el artículo 5o. del Decreto 228 de 1995, norma cuyo tenor literal es el siguiente: “El reporte de novedades al Instituto de Seguros Sociales, cualquiera que sea su modalidad, en ningún caso constituye, respecto del trabajador, la afiliación al Régimen de Prima Media administrado por el Instituto de Seguros Sociales, específicamente en lo que se refiere al artículo 11 del Decreto 692 de 1994.”

Finalmente, de conformidad con lo establecido en el Decreto 692 de 1994, se entiende confirmada la vinculación cuando la solicitud presentada no reúna los requisitos mínimos establecidos en el artículo 11 del citado decreto, siempre y cuando, dentro del mes siguiente a la presentación de ésta, la entidad administradora seleccionada no hubiere comunicado tal circunstancia al solicitante y al respectivo empleador.

6.1. CASOS DE MÚLTIPLE VINCULACIÓN.

Partiendo de las anteriores premisas, con el propósito de establecer a qué entidad administradora se encuentra vinculado un trabajador y sin perjuicio de las disposiciones legales y demás instructivos en materia de retracto, las entidades administradoras observarán lo dispuesto en los literales siguientes:

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3 - Agosto de 1998>

a) Personas que se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación o ratificación ante el citado Instituto y antes de que transcurrieran tres años seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.

La situación de los trabajadores que se encuentran en el supuesto descrito, se resuelve con fundamento en lo dispuesto en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994 antes mencionado. Lo anterior, en razón a que el diligenciamiento del formulario ante el Instituto, efectuado con posterioridad al 31 de marzo de 1994, no tiene efectos de selección debido a que el artículo 11 antes citado permite al trabajador continuar vinculado al Instituto de Seguros Sociales sin necesidad de diligenciar ningún formulario o comunicación donde conste la vinculación y, en esa medida, el trabajador se encuentra facultado para ejercer la opción de traslado en cualquier momento.

Dentro de la hipótesis que se estudia, tampoco se entenderá como selección de régimen el diligenciamiento del formulario ante el Instituto de Seguros Sociales, realizado por parte del trabajador que habiéndose desvinculado laboralmente con posterioridad al 31 de marzo de 1994, decide continuar cotizando al Instituto al vincularse nuevamente.

En consecuencia, el trabajador que encontrándose en cualesquiera de las situaciones descritas en el presente literal, seleccionó el Régimen de Ahorro Individual antes de que transcurrieran tres años contados a partir del diligenciamiento de la solicitud de vinculación o ratificación realizada ante el Instituto de Seguros Sociales, se entenderá vinculado a la administradora del Régimen de Ahorro Individual seleccionada o a la que hubiere seleccionado posteriormente de conformidad con los requisitos legales pertinentes.

b) Personas que no se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado Instituto y antes de que transcurrieran tres años seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.

Frente a la hipótesis descrita, resulta claro que los trabajadores seleccionaron, por primera vez, el Régimen de Prima Media con Prestación Definida y, por lo tanto, se entenderán vinculados al Instituto de Seguros Sociales. En este sentido, el diligenciamiento del formulario para vincularse a una administradora del Régimen de Ahorro Individual antes de que transcurrieran tres años contados a partir de la selección inicial no era jurídicamente procedente, debido a que se realizó antes del tiempo mínimo exigido en el literal e) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993.

c) Personas que al vincularse a una entidad administradora diligenciaron un formulario que no se ajustaba a las disposiciones legales y antes de transcurrir los términos para el traslado se vincularon a otra entidad administradora.

Si el formulario de vinculación diligenciado no estaba autorizado por la Superintendencia Bancaria o no contenía los datos mínimos legales y la entidad no se lo comunicó al solicitante y al empleador, dentro del mes siguiente a la solicitud con el fin de subsanarlos, la vinculación quedó confirmada en los términos del artículo 12 del citado decreto, siempre que el formulario hubiese sido suscrito por el solicitante, lo cual se tendrá como manifestación expresa de su voluntad. Por tal razón, si el trabajador se vinculó a otra entidad administradora antes de que transcurrieran los términos legalmente señalados para el traslado entre entidades o entre regímenes, se entenderá que se encuentra vinculado a la administradora ante la cual se confirmó inicialmente la respectiva vinculación.

La confirmación de la vinculación prevista en el artículo 12 del Decreto 692 de 1994 no es aplicable a los reportes de novedades, considerando que dichos reportes no constituyen para el trabajador vinculación a las administradoras del Sistema General de Pensiones.

d) Personas que en la misma fecha diligenciaron formularios de vinculación ante distintas entidades administradoras sin que pueda establecerse cuál se realizó primero.

En la situación descrita se entenderá que el trabajador se encuentra vinculado a la entidad que esté recibiendo las cotizaciones correspondientes. Si el trabajador no está cotizando, se entenderá vinculado a la última entidad ante la cual cotizó.

e) Personas que a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones se encontraban vinculadas a una caja, fondo o entidad previsional del sector público o privado, posteriormente diligenciaron formulario de vinculación ante el Instituto de Seguros Sociales y antes de que transcurrieran tres años a partir de dicho diligenciamiento seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.

El trabajador que se encuentre en la hipótesis enunciada, se entenderá vinculado al Instituto de Seguros Sociales al haber seleccionado el Régimen de Prima Media con Prestación Definida. En consecuencia, el trabajador estaba en la obligación de esperar a que transcurrieran tres (3) años a partir de dicha selección, para vincularse a una entidad administradora del Régimen de Ahorro Individual.

Para los efectos de este literal, el Instituto de Seguros Sociales no debe entenderse incluido en la denominación genérica de caja, fondo o entidad previsional del sector público.

f) Personas que se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha se vincularon como servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el Sistema General de Pensiones en dicha entidad, seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual.

La vinculación de los trabajadores en la hipótesis descrita, se resuelve de conformidad con lo señalado en el literal a), pues encontrándose en el supuesto previsto en el inciso final del artículo 11 del Decreto 692 de 1994, pueden ejercer su opción de traslado en cualquier momento y, por lo tanto, se entiende que seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

g) Personas que no se encontraban vinculadas al Instituto de Seguros Sociales al 31 de marzo de 1994, que con posterioridad a tal fecha diligenciaron formulario de vinculación ante el citado Instituto, luego se vincularon como

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3-1 - Agosto de 1998>

servidores públicos a una entidad del nivel territorial y al entrar en vigencia el sistema en dicha entidad, seleccionaron el Régimen de Ahorro Individual antes de que transcurrieran tres años desde la selección inicial.

Para los trabajadores que se encuentren en la anterior situación, se aplicará lo dispuesto en el literal b), en razón a que seleccionaron régimen con posterioridad al 31 de marzo de 1994 y, en tal virtud, no podían trasladarse antes de transcurridos tres años contados a partir de dicha selección.

h) Trabajadores que no seleccionaron régimen a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, cuyas cotizaciones fueron efectuadas por el empleador en varias entidades administradoras en desarrollo de lo previsto en el artículo 25 del Decreto 692 de 1994.

En esta hipótesis, es claro que el traslado de las sumas que hace el empleador a la administradora de su elección es un mecanismo que la ley le concede para que cumpla oportunamente con sus obligaciones legales y, en consecuencia, no tiene el carácter de selección, en la medida en que es facultad exclusiva del trabajador seleccionar régimen o solicitar el traslado de administradora.

En virtud de lo anterior, en los eventos en que el empleador haya consignado los aportes correspondientes a un trabajador en diferentes entidades administradoras y mientras no se ejerza el derecho de selección, se entenderá vinculado a la entidad ante la cual el empleador efectuó la primera cotización. A partir de la fecha de vigencia del presente numeral las entidades administradoras deberán abstenerse de recibir cotizaciones de empleadores que ya ejercieron la facultad consagrada en el citado artículo.

6.2. CRUCE DE INFORMACIÓN.

6.2.1. CRUCE DE INFORMACIÓN ENTRE ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones deberán cruzar la información de sus bases de datos de afiliados con corte al 31 de agosto de 1998, con el objeto de que dichas administradoras determinen y solucionen entre sí los casos de múltiple vinculación que se presenten en el régimen.

6.2.2. REMISIÓN DE INFORMACIÓN.

Una vez surtido el procedimiento anterior, las sociedades administradoras de fondos de pensiones remitirán a la Superintendencia Bancaria, a más tardar el 30 de octubre de 1998, sus bases de datos de afiliados debidamente depuradas. Dentro del mismo plazo, el Instituto de Seguros Sociales remitirá a este Organismo su base de datos de afiliados actualizada con corte al 31 de agosto de 1998.

La Superintendencia Bancaria señalará las condiciones técnicas para la remisión de dicha información.

6.3. INFORMACIÓN DE RESULTADOS Y DETERMINACIÓN DE LA CAUSA QUE ORIGINO LA MÚLTIPLE VINCULACIÓN.

La Superintendencia Bancaria efectuará el cruce de las bases de datos de afiliados y pondrá en conocimiento de las entidades administradoras los resultados obtenidos. Dentro de un plazo máximo de tres (3) meses siguientes al suministro de dichos resultados, las administradoras determinarán, con fundamento en los respectivos documentos que soporten la vinculación, las causas de la múltiple vinculación y la entidad a la cual se entenderá pertenecer el trabajador de acuerdo con lo previsto en este numeral, dejando expresa constancia de las respectivas decisiones y de la fecha en que fueron adoptadas.

No obstante, a partir de la entrada en vigencia del presente numeral y mientras la Superintendencia Bancaria realiza el cruce de información de las bases de datos, las entidades administradoras deberán solucionar, con fundamento en lo aquí señalado, los casos de múltiple vinculación que identifiquen, dejando la constancia correspondiente según lo indicado en el párrafo anterior y atendiendo la prelación establecida en el literal a) del subnumeral 6.8.

6.4. TRASLADO DE COTIZACIONES E INFORMACIÓN.

Los efectos que produzca la aplicación de lo dispuesto en el presente numeral, no afectan el número de semanas cotizadas por el afiliado. En consecuencia, las administradoras a las cuales se encontraba vinculado el trabajador trasladarán a la entidad a la cual se entiende que debe pertenecer, las cotizaciones correspondientes al riesgo previsional de vejez, junto con sus rendimientos, el bono pensional, si a él hubiere lugar, así como la información relacionada con su historia laboral, contando para ello con un plazo máximo de dos meses a partir de la fecha en la cual se haya solucionado la múltiple vinculación.

Cuando se trate de una administradora del Régimen de Ahorro Individual, la devolución de las cotizaciones se hará por un número igual a las unidades recibidas y acreditadas en la cuenta individual, al valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realiza la devolución.

Tratándose del Instituto de Seguros Sociales la devolución se efectuará por el valor de las cotizaciones recibidas, actualizado con las rentabilidades mínimas para los fondos de pensiones obligatorias publicadas por la Superintendencia Bancaria. En el evento en que las cotizaciones a devolver hayan permanecido en el Instituto un tiempo inferior a tres (3) años, deberán actualizarse con base en la rentabilidad mínima implícita del período de dicha permanencia.

Los traslados de cotizaciones que se efectúen como consecuencia de situaciones de múltiple vinculación originadas a partir de la vigencia de este numeral, deberán incluir el 100% de la comisión de administración cobrada. Igual tratamiento se aplicará en relación con la comisión de administración que se cobre por las cotizaciones efectuadas con posterioridad al plazo señalado en el anterior subnumeral, si luego de su vencimiento no se ha solucionado la situación de múltiple vinculación.

La información relacionada con la historia laboral deberá contener como mínimo:

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3-2 - Agosto de 998>

- Nombres y apellidos completos,

- Fecha de nacimiento,

- Sexo,

- Tipo y número del documento de identificación,

- Períodos cotizados con indicación de: nombre o razón social y NIT del empleador, ingreso base de cotización, monto de  cotización obligatoria y administradora en la que se efectuaron las cotizaciones.

Para la remisión de la información a que hace referencia este subnumeral, las entidades administradoras deberán utilizar medios magnéticos, pudiendo convenir las especificaciones técnicas de los mismos. Lo anterior, sin perjuicio de que acuerden la utilización de medios electrónicos o validaciones en línea.

Las administradoras podrán certificar a cualquier emisor de bonos pensionales, la información relacionada con la historia laboral que de acuerdo con este subnumeral, remitieron a la entidad a la cual se entiende pertenecer el trabajador.

6.5. DEBER DE INFORMAR AL TRABAJADOR Y AL EMPLEADOR.

Dentro de un plazo máximo de un mes contado a partir de la fecha en que se solucionó la múltiple vinculación, la entidad administradora a la cual se entienda vinculado el trabajador, informará expresamente tal circunstancia a éste y a su empleador o al trabajador independiente, según el caso, indicándole la obligación de continuar realizando los aportes correspondientes de acuerdo con las disposiciones vigentes.

6.6. OTROS CASOS DE MÚLTIPLE VINCULACIÓN.

Si como consecuencia del proceso que realicen las entidades administradoras para determinar las causas de la múltiple vinculación, resultaren situaciones específicas que no puedan ser resueltas de acuerdo con las instrucciones impartidas en el presente numeral, las respectivas entidades pondrán el caso en conocimiento de esta Superintendencia.

6.7. CUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS LEGALES PARA EL TRASLADO DE AFILIADOS.

Con el fin de verificar el cumplimiento de los términos legales por parte de los trabajadores que manifiesten su voluntad de trasladarse de régimen o de administradora luego de solucionada la múltiple vinculación, los tres (3) años o seis (6) meses a partir de la selección anterior, se contarán desde la fecha del diligenciamiento del formulario que soporte la vinculación ante la entidad a la cual se entienda pertenecer de acuerdo con lo dispuesto en este numeral.

6.8. SOLICITUDES DE RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES.

En consideración a que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio en los términos del artículo 48 de la Constitución Política, cuyo objeto es garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana mediante la protección de las contingencias que la afecten, tal como lo dispone el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, y que en materia de reconocimiento y pago de pensiones reviste el carácter de esencial, según lo establece el artículo 4º de la misma ley, en ningún caso las entidades administradoras podrán desatender los principios y términos legalmente establecidos, so pretexto de estar el afiliado incurso en una situación de múltiple vinculación.

En desarrollo de lo anterior y con el objeto de evitar que se tornen nugatorios los derechos de los afiliados, las entidades administradoras, sin perjuicio de la ejecución de otras actividades inspiradas en la finalidad antes indicada, deberán resolver las solicitudes de reconocimiento de prestaciones teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Pensión de vejez.

Las pensiones de vejez que hayan sido solicitadas o que se soliciten a partir de la entrada en vigencia del presente numeral, deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora a la cual se entienda pertenecer el respectivo afiliado, luego de aplicar lo dispuesto en el subnumeral 6.1.

Con este propósito - independientemente del cruce de bases de datos que efectuará esta Superintendencia - desde el momento de dicha vigencia las administradoras solucionarán los casos de múltiple vinculación, dando prelación a aquellos que involucren a afiliados que hayan solicitado el reconocimiento de su pensión.

b) Prestaciones a que haya lugar por los riesgos de invalidez y muerte.

Las prestaciones que se deriven de los riesgos de invalidez y muerte deberán ser reconocidas y pagadas por la entidad administradora ante la cual se hayan efectuado las cotizaciones a la fecha de ocurrencia del siniestro. Si a dicha fecha el trabajador no estuviera cotizando, las respectivas prestaciones serán reconocidas y pagadas por la entidad ante la cual se efectuó la última cotización.

En los casos previstos en este literal, las entidades ante las cuales se hubieren efectuado cotizaciones trasladarán a la administradora que deba reconocer las prestaciones, los recursos y la información correspondientes en los términos del subnumeral 6.4.

6.9. SOLICITUDES DE VINCULACIÓN INICIAL.

Con el propósito de evitar vinculaciones múltiples de trabajadores al Sistema General de Pensiones, a partir del 1o. de septiembre de 1998, el Instituto de Seguros Sociales y las administradoras del Régimen de Ahorro Individual adoptarán las medidas tendientes a que la información contenida en el formulario de vinculación corresponda exactamente a los datos

<TÍTULO IV - CIRCULAR EXTERNA 058 DE 1998 - Página 3-3 - Agosto de 1998>

consignados en el respectivo documento de identificación del trabajador, en cuanto a tipo y número del documento, nombres y apellidos completos y fecha de nacimiento.

Lo anterior, no exime a las entidades administradoras de su obligación de verificar el completo y adecuado diligenciamiento de los formularios de vinculación.

Igualmente y sin perjuicio del término legal dentro del cual surte efecto la afiliación al Sistema General de Pensiones, observarán el procedimiento que se indica a continuación, en relación con aquellas solicitudes que fueron diligenciadas señalando que se trataba de una vinculación inicial o en las que no se indicó el trámite de vinculación ni el de traslado.

6.9.1. CONSULTA DE NUEVAS AFILIACIONES.

Las entidades administradoras que reciban las solicitudes a que hace referencia el subnumeral 6.9. deberán consultar a las demás administradoras acerca de si el trabajador que presentó la solicitud figura o no como vinculado en alguna de ellas. La consulta deberá efectuarse por los medios previstos en el subnumeral 6.4. a más tardar el día veinte (20) de cada mes, respecto de las solicitudes recibidas en el mes inmediatamente anterior y contendrá el tipo y número del documento de identificación y los nombres y apellidos completos.

6.9.2. RESPUESTA A LA CONSULTA DE NUEVAS AFILIACIONES.

La administradora consultada deberá dar respuesta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que la recibió, debiendo emplear el mismo medio utilizado para la consulta.

Para tales efectos, incluirá en su respuesta a todos los vinculados que cumplan las siguientes condiciones:

a) Números del documento de identificación totalmente coincidentes o que difieran a lo más en una cifra cambiada, una cifra de más, una cifra de menos o una transposición de dos cifras contiguas. No se compara el tipo de documento, y

b) Apellidos y nombres totalmente coincidentes o que presenten variaciones a lo más en dos letras de cualesquiera de sus componentes (apellido paterno, apellido materno y nombres). Si el apellido materno o uno de los nombres estuviere abreviado, la coincidencia de la primera letra será considerada como igualdad del apellido o del nombre.

Con la respuesta la administradora consultada deberá informar, como mínimo, el tipo y número del documento de identificación, los nombres y apellidos completos y la fecha de nacimiento del trabajador.

En caso de no existir ninguna de las coincidencias anotadas, la administradora consultada deberá informar en su respuesta tal circunstancia.

6.9.3. REVISIÓN A LA RESPUESTA DE CONSULTA DE NUEVAS AFILIACIONES.

La administradora que realizó la consulta contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la respuesta, para revisar la información que le remitieron y establecer, con base en ella, los trabajadores que ya se encuentren vinculados a otra administradora.

Si como resultado de la anterior revisión se establece que el trabajador ya se encontraba vinculado a otra administradora, dentro de los cinco días hábiles siguientes lo comunicará al solicitante y al empleador, si es del caso, advirtiéndoles que por tal razón deben seguir cotizando a la administradora donde lo venían haciendo antes de presentar la solicitud de vinculación.

En el evento en que la administradora que consulta haya recibido alguna cotización antes de establecer que el solicitante se encontraba vinculado a otra administradora, en el mismo plazo señalado en el párrafo anterior devolverá el valor de las cotizaciones abonadas en la cuenta individual o en las reservas para pensión de vejez, más el valor de la comisión de administración recibida.

Cuando se trate de una administradora del Régimen de Ahorro Individual, la devolución de las cotizaciones se hará por un número igual a las unidades recibidas y acreditadas en la cuenta individual, al valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realiza la devolución.

Tratándose del Instituto de Seguros Sociales la devolución se efectuará por el valor de las cotizaciones recibidas, actualizado con las rentabilidades mínimas para los fondos de pensiones obligatorias publicadas por la Superintendencia Bancaria. En el evento en que las cotizaciones a devolver hayan permanecido en el Instituto un tiempo inferior a tres (3) años, deberán actualizarse con base en la rentabilidad mínima implícita del período de dicha permanencia.

7. DECLARACIÓN DE INGRESOS PERCIBIDOS.

Teniendo en cuenta que la suma base de cotización al Sistema General de Pensiones debe corresponder al monto de los ingresos que efectivamente perciba el afiliado; las personas naturales que presten directamente sus servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 018 DE 2003 - Página 3-4 - MAYO de 2003>

En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SBC en la proforma B.6000-10.

8. REGLAS SOBRE RECONOCIMIENTO Y PAGO DE PENSIONES.

Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, 4º de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad, se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.

Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el artículo 2 de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.

8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones manera ágil y de información oportuna a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, debe establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.

8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.

8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.

9. REMISIÓN DE EXTRACTOS POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL RÉGIMEN SOLIDARIO DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA.

En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1, artículo 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1, artículo 97 EOSF, las entidades administradoras del Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Este extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:

1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria –NIT.

2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, los nombres y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.

3. Información sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectuó la consignación y su monto, el período o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotización, el tiempo cotizado (semanas o días) y el nombre e identificación del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes.

4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.

5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el sistema general de pensiones.

Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 010 DE 2005 - Página 3-5 - MAYO de 2005>

Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de afiliación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la SBC se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.

La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.

Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SBC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.

10. PAGO DE PENSIONES MEDIANTE CONSIGNACION EN CUENTA CORRIENTE O DE AHORROS.

10.1. Las entidades de previsión social deben ilustrar a los beneficiarios de mesadas pensionales sobre las diferentes posibilidades con que cuentan para el pago de las mismas, según los mecanismos establecidos para el efecto en los artículos 5° del Decreto 2150 de 1995, 2° de la Ley 700 de 2001 -modificado por el artículo 1° de la Ley 952 de 2005-, 1° del Decreto 2751 de 2002 y 13 de la Ley 962 de 1995, e informarles que la decisión sobre el mecanismo a utilizar corresponde exclusivamente a ellos según les resulte más conveniente.

10.2. En el evento en que el pensionado elija la consignación en cuenta corriente o de ahorros como mecanismo para el pago de su mesada pensional, debe seleccionar un establecimiento de crédito vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia o una cooperativa de ahorro y crédito o una cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o una cooperativa integral con sección de ahorro y crédito vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, con sucursal, agencia o corresponsal, en los términos del Decreto 2233 de 2006 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, en la localidad donde se efectúe regularmente el pago o en aquella en la cual el pensionado tenga su cuenta corriente o de ahorros.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 2006 - Página 3-6 - Julio de 2006>

Para el efecto, es necesario que la entidad administradora de pensiones haya celebrado o tenga vigente un convenio con la respectiva entidad financiera, cooperativa de ahorro y crédito o cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito o cooperativa integral con sección de ahorro y crédito, en el que se especifique que dichas cuentas sólo podrán debitarse por su titular personalmente o mediante autorización especial, sin que puedan admitirse autorizaciones de carácter general o que la administración de la cuenta se confíe a un apoderado o representante.

En concordancia con lo anterior, el débito de la cuenta puede hacerse por los medios previstos en el contrato respectivo, siempre y cuando en éste se haya contemplado que las operaciones deben hacerse personalmente.

En este sentido, las entidades financieras o pagadoras de pensiones al momento de realizar el pago tienen el deber legal de verificar adecuadamente la identidad del titular de la cuenta o beneficiario, a través de medios probatorios idóneos que acrediten tal circunstancia. Cuando el retiro se realice mediante la utilización de tarjetas débito, la institución financiera debe exigir la presentación personal del pensionado en la respectiva oficina o prueba de la supervivencia del beneficiario, una vez cada tres meses.

De otra parte, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 5 de la Ley 700 de 2001, las entidades depositarias no pueden cobrar a los beneficiarios cuotas de manejo por la utilización de las cuentas.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO PRIMERO - Instrucciones Generales Relacionadas con Las Entidades Administradoras del Sistema General de Pensiones - CIRCULAR EXTERNA 025 DE 2006 - Página 3-6 - Julio de 2006>

10.3. Las entidades administradoras del sistema general de pensiones, deben exigir prueba de supervivencia de sus pensionados cada tres meses, salvo que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, caso en el cual la prueba de supervivencia se debe requerir cada seis meses.

11. TRASLADO DE RÉGIMEN PENSIONAL EN LOS TÉRMINOS DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 DE LA CORTE CONSTITUCIONAL. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Para efectos de dar aplicación a lo establecido en la Sentencia SU 062 de 2010 proferida por la Corte Constitucional, las administradoras del Sistema General de Pensiones deberán adelantar el procedimiento que se describe a continuación:

11.1. SOLICITUD DE APLICACIÓN DE LA SENTENCIA SU 062 DE 2010 Y DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE TRASLADO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Cuando el afiliado al Régimen de Ahorro Individual desee que se le aplique lo establecido por la Corte Constitucional a través de la Sentencia SU 062 de 2010, expresará su voluntad mediante el diligenciamiento y entrega del formulario de traslado al Instituto de Seguros Sociales, en adelante el ISS, acompañado de una comunicación en la que manifieste su intención de acogerse a la referida sentencia y de una fotocopia de su documento de identificación.

11.2. REPORTE DE SOLICITUDES DE TRASLADO. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

El día diez (10) de cada mes, el ISS o la entidad que haga sus veces, en adelante el ISS, radicará ante las respectivas sociedades administradoras de fondos de pensiones los formularios de traslado de afiliados de que trata la Sentencia SU 062 de la Corte Constitucional que haya recibido en el mes inmediatamente anterior, para lo cual utilizará el aplicativo establecido para tal fin, informando a cada sociedad administradora y por cada afiliado, el número de semanas que, de acuerdo con la correspondiente historia laboral del ISS, había cotizado el afiliado al 31 de marzo de 1994 o a la fecha en que haya entrado en vigencia el Sistema General de Pensiones en el respectivo nivel territorial, según corresponda.

11.3. REQUISITOS A VERIFICAR. <Numeral adicionado por la Circular 6 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Los requisitos que deberá verificar la sociedad administradora de fondos de pensiones que reciba el formulario de traslado son los señalados en la Sentencia SU 062 de 2010, es decir:

11.3.1. Que el afiliado tenga a la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, es decir el 1o de abril de 1994_[1], o a la fecha en que haya entrado en vigencia el Sistema General de Pensiones en el respectivo nivel territorial, quince (15) años de servicios cotizados para la pensión de vejez, equivalentes a setecientas cincuenta (750) semanas.

11.3.2. Que traslade al ISS todos los aportes pensionales (ahorro) que haya acumulado en su cuenta de ahorro individual.

11.3.3. Que el ahorro efectuado en el Régimen de Ahorro Individual, incluidos sus rendimientos y el valor correspondiente del Fondo de Garantía de Pensión Mínima del referido Régimen, no sea inferior al monto total que habría obtenido en caso que hubiere permanecido en el Régimen de Prima Media.

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