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CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2015
(febrero 24)
Diario Oficial No. 49.452 de 13 de marzo de 2015
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
| PARA: | REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTAS DIRECTIVAS, MIEMBROS DE JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL, REVISORES FISCALES Y ASOCIADOS DE ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA |
| DE: | SUPERINTENDENTE |
| ASUNTO: | EXPEDICIÓN DE LA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA |
| FECHA: | Bogotá, D. C., 24 de febrero de 2015 |
1. Presentación
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en razón a los diferentes cambios que se han generado por la expedición de nuevas normas que repercuten en el sector solidario, procedió a la revisión del contenido de la Circular Básica Jurídica, con el propósito de unificar y organizar en un solo compendio, las instrucciones en materia legal para las organizaciones vigiladas, actualizando su contenido con la normatividad del sector, los pronunciamientos jurisprudenciales y demás disposiciones legales que regulan la materia.
La presente Circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2, 3 y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y el inciso 3o del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, modificado por el artículo 104 de la Ley 510 de 1999, en consecuencia, será de estricto cumplimiento para todas las organizaciones de la economía solidaria sujetas a la supervisión de esta Superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998.
Por lo anterior, se presentan las nuevas instrucciones en materia jurídica que deben cumplir las diferentes organizaciones que se encuentran bajo nuestra supervisión, así como los requisitos exigidos para los trámites que deban adelantar ante esta Superintendencia.
La Circular Básica Jurídica está dividida en siete títulos, los cuales contienen capítulos, numerales y literales, para facilitar su consulta temática y se encuentra disponible para el público en el portal web www.supersolidaria.gov.co.
2. Vigencia y derogatoria
La Circular Básica Jurídica rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, sustituye la Circular Básica Jurídica número 007 de 2008 y deroga las Circulares Externas y Cartas Circulares que resulten contrarias frente a lo aquí dispuesto.
Quedan vigentes las circulares externas interpretativas expedidas por esta Superintendencia, por considerar que son complementarias de la Circular Básica Jurídica y que puedan ser de gran utilidad para su mejor comprensión.
En las instrucciones dadas por la Superintendencia de la Economía Solidara donde se tenga como referencia normativa la Circular Externa número 007 de 2008, se entenderá la nueva Circular Básica Jurídica.
Las actuaciones administrativas adelantadas por esta Superintendencia, que se encuentren en curso a la fecha de entrada en vigencia de la presente Circular Externa y que tengan como sustento las instrucciones contenidas en la Circular Externa número 007 de 2008, continuarán su procedimiento hasta su terminación, con base en las disposiciones aplicables al momento de la ocurrencia de los hechos.
Las organizaciones supervisadas deben tener en cuenta en adelante, además de la Circular Básica Jurídica, la regulación del sector y las demás disposiciones legales aplicables.
Anexo el documento técnico de la Circular Básica Jurídica.
Cordialmente,
La Superintendente (E),
DUNIA SOAD DE LA VEGA JALILIE.
DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS Y LOS NIVELES DE SUPERVISIÓN.
1. CONCEPTO DE SUPERVISIÓN: VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL.
Las funciones de inspección, control y vigilancia (genéricamente denominadas como de “supervisión”), están en cabeza del Presidente de la República, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 189, numeral 24, de la Constitución Política.
Las funciones de supervisión las ejerce el Presidente de la República a través de las superintendencias, organizaciones que pertenecen a la Rama Ejecutiva del Poder Público.
La Ley 454 de 1998, que creó la Superintendencia de la Economía Solidaria, en su artículo 34 dispuso al respecto:
“El Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria la inspección, control y vigilancia de las organizaciones de la Economía Solidaria, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializado del Estado”.
La supervisión comprende las funciones de vigilancia, inspección y control, según el mayor o menor grado de injerencia de la Superintendencia en la actividad de las organizaciones vigiladas y la correlativa, mayor o menor, carga impuesta a estas por el Estado. No existe una definición legal específica de estas funciones para la Superintendencia de la Economía Solidaria, pero acudiendo a la doctrina y a los principios que rigen las actuaciones administrativas, se pueden describir así:
1.1. Vigilancia
Consiste en el ejercicio de las atribuciones otorgadas a la Superintendencia de la Economía Solidaria, de velar por que las organizaciones vigiladas se ajusten a la ley y a sus estatutos. La vigilancia implica revisar, analizar y estudiar la información contable, financiera, jurídica y de cualquier otra naturaleza, reportada y/o enviada por las vigiladas y está encaminada a preservar la naturaleza jurídica de las mismas.
1.2 Inspección
Consiste en la facultad de solicitar y revisar en la forma por ella determinada, la información y/o documentación que resulte necesaria, incluso en la sede de la organización solidaria. Esta función la desarrollará la Superintendencia de la Economía Solidaria, atendiendo los diferentes criterios que en su momento sean relevantes y de conformidad con la norma vigente.
1.3. Control
Es el grado más alto de supervisión. Consiste en la atribución con que cuenta la Superintendencia de la Economía Solidaria para tomar u ordenar las medidas sancionatorias y las tendientes a subsanar las deficiencias o irregularidades de orden jurídico, contable, económico o administrativo de las organizaciones vigiladas, detectadas en los procesos de inspección y vigilancia. Es el caso por ejemplo, de la orden de remover a un directivo, de la toma de posesión para administrar o liquidar una entidad, de la orden dada de realizar una reforma estatutaria, ordenar la constitución de reservas y provisiones, evaluación de los riesgos de gestión, solvencia y liquidez, entre otros.
ENUMERACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
1. TIPO DE ORGANIZACIONES SUPERVISADAS
De conformidad con las Leyes 79 de 1988 y 454 de 1998 y los Decretos números 1333, 1480, 1481 y 1482 de 1989 y 4588 de 2006, las siguientes organizaciones se encuentran bajo la supervisión de esta Superintendencia:
-- Las cooperativas de base o de primer grado.
-- Los organismos cooperativos de segundo y tercer grado.
-- Las precooperativas.
-- Las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
-- Fondos de empleados.
-- Asociaciones mutuales.
-- Instituciones auxiliares de la economía solidaria.
-- Organismos de integración de la Economía Solidaria.
-- Otras formas asociativas solidarias innominadas que cumplan con los requisitos previstos en el Capítulo Segundo del Título Primero de la Ley 454 de 1998.
-- Las organizaciones de la economía solidaria que mediante acto de carácter general determine el Gobierno Nacional.
Las anteriores organizaciones son objeto de supervisión por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, siempre y cuando no se encuentren sometidas a la supervisión especializada de otro organismo del Estado, de conformidad con el artículo 34 de la Ley 454 de 1998. Es decir, esta Superintendencia tiene una competencia residual y excluyente, de conformidad con los artículos 34 y 63 de la Ley 454 de 1998.
2. CLASIFICACIÓN DE ORGANIZACIONES SUPERVISADAS
Existen varias clasificaciones dentro de las cuales pueden encuadrarse las organizaciones de economía solidaria supervisadas, así:
2.1. Según su objeto:
Pueden ser cooperativas especializadas, multiactivas o integrales. (Artículos 62, 63 y 64 de la Ley 79 de 1988)
a) Cooperativas especializadas: Son las que se organizan para atender una necesidad específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica, social, cultural o ambiental;
b) Cooperativas integrales: son aquellas que en desarrollo de su objeto social, realizan dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, de producción, distribución, consumo y prestación de servicios;
c) Cooperativas multiactivas: Son las que se organizan para atender varias necesidades, mediante concurrencia de servicios en una sola entidad jurídica.
2.2. Según el criterio de identidad
Cooperativas de usuarios o de servicios a los asociados y cooperativas de trabajo asociado (artículos 4o y 59 de la Ley 79 de 1988).
a) Cooperativas de usuarios o de servicios a los asociados: Son empresas asociativas sin ánimo de lucro compuestas por personas naturales y/o jurídicas. Se constituyen para prestar servicios a sus asociados.
En estas cooperativas, el principio o criterio de identidad se da en el sentido de que los asociados son los dueños y gestores de la empresa que les presta los servicios y, simultáneamente, son usuarios o consumidores de tales servicios.
Sus asociados no deben necesariamente trabajar en ellas (como en las cooperativas de trabajo asociado) y si lo hacen, sus relaciones se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo. Por lo tanto, se debe tener presente que el régimen laboral ordinario se aplica totalmente a los trabajadores dependientes y a los trabajadores que a la vez sean asociados de estas cooperativas. Lo anterior sin perjuicio de que el trabajo se realice con carácter gratuito en los términos del artículo 58 de la Ley 79 de 1988;
b) Cooperativas de trabajo asociado: Son organizaciones sin ánimo de lucro pertenecientes al sector solidario de la economía, que asocian personas naturales quienes simultáneamente son gestoras, contribuyen económicamente a la cooperativa y son aportantes directos de su capacidad de trabajo para el desarrollo de actividades económicas, profesionales o intelectuales, con el fin de producir en común bienes, ejecutar obras o prestar servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general.
En estas organizaciones las relaciones de trabajo no se regulan por el Código Sustantivo del Trabajo sino por los estatutos y regímenes de trabajo asociado y compensaciones. La afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral es obligatoria.
Sólo en los casos excepcionales previstos en el Decreto número 4588 de 2006, se pueden contratar trabajadores no asociados, quienes se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo.
2.3. En consideración a si ejercen o no la actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998
a) Cooperativas que ejercen actividad financiera: especializadas de ahorro y crédito, multiactivas con sección de ahorro y crédito e integrales con sección de ahorro y crédito;
b) Cooperativas del sector real de la economía, es decir, que no ejercen actividad financiera.
2.4. Según su grado de integración
Conforme a los artículos 92 y 93 de la Ley 79 de 1988, se clasifican así:
a) Cooperativas de primer grado;
b) Cooperativas de segundo;
c) Cooperativas de tercer grado.
CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
Las organizaciones solidarias son de dos clases: Asistencialistas y mutualistas.
Asistencialistas: son aquellas organizaciones que desarrollan actividades orientadas por la solidaridad con terceras personas, como es el caso de las fundaciones de beneficencia y las asociaciones para ayuda a terceros.
Mutualistas: son las que se constituyen para la búsqueda del beneficio de sus propios asociados.
Como se desprende de las características señaladas, las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia son empresas asociativas sin ánimo de lucro de carácter mutualista.
Las organizaciones de la economía solidaria deben cumplir con los principios y fines previstos en los artículos 4o y 5o de la Ley 454 de 1998 y, especialmente, con las características y principios económicos contemplados en el artículo 6 de la citada ley, los cuales son:
1. PRINCIPIOS Y FINES
a) Estar organizada como empresa que contemple en su objeto social, el ejercicio de una actividad socioeconómica, cultural o ambiental tendiente a satisfacer necesidades de sus asociados y el desarrollo de obras de servicio comunitario;
b) Tener establecido un vínculo asociativo, fundado en los principios y fines contemplados en la mencionada ley;
c) Tener incluido en su estatuto, la ausencia de ánimo de lucro, movida por la solidaridad, el servicio social o comunitario;
d) Garantizar la igualdad de derechos y obligaciones de sus miembros sin consideración a sus aportes, excepto cuando la organización de economía solidaria sea el resultado de la escisión impropia prevista en el artículo 104 de la Ley 795 de 2003, reglamentado por el Decreto número 867 de 2003;
e) Establecer en sus estatutos un monto mínimo de aportes sociales no reducibles, debidamente pagados, durante su existencia;
f) Integrarse social y económicamente, sin perjuicio de sus vínculos con otras organizaciones sin ánimo de lucro que tengan por fin promover el desarrollo integral del ser humano.
2. PRINCIPIOS ECONÓMICOS
Además de los principios y fines de la economía solidaria, las organizaciones de la economía solidaria deben cumplir con los siguientes principios económicos:
a) Establecer la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial;
b) Destinar sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados parte de los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real.
NIVELES DE SUPERVISIÓN.
1. CLASIFICACIÓN SEGÚN LOS CRITERIOS DEL DECRETO NÚMERO 2159 DE 1999
Para establecer los niveles de supervisión a que están sometidas las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben seguirse los parámetros definidos en el Decreto número 2159 de 1999. Según este decreto, las organizaciones sujetas a la inspección, control y vigilancia de este Ente de Control se clasifican en tres niveles de supervisión, así:
1.1. Primer nivel de supervisión
Aplica para todas las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, adicionado por el artículo 101 de la Ley 795 de 2003; y para las organizaciones solidarias supervisadas sometidas discrecionalmente a dicho nivel por el Superintendente de la Economía Solidaria en razón a que su situación jurídica, financiera o administrativa así lo amerita (artículos 2o y 8o del Decreto número 2159 de 1999).
1.2. Segundo nivel de supervisión
Aplica para aquellas organizaciones de la economía solidaria que no adelantan actividad de ahorro y crédito con sus asociados y posean más de mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000) de activos al 31 de diciembre de 1999, ajustados en los términos del artículo 9o del Decreto número 2159 de 1999.
1.3. Tercer nivel de supervisión
Aplica para las organizaciones de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y cumplan, a criterio de la Superintendencia de la Economía Solidaria, con las características señaladas en el artículo 6o de la Ley 454 de 1998.
Lo anterior, sin perjuicio de la facultad discrecional que tiene el Superintendente de la Economía Solidaria de someter a cualquier entidad a un nivel de supervisión más elevado y aplicar los principios de supervisión que corresponda, de conformidad con los artículos 2o y 8o del Decreto número 2159 de 1999.
Los valores absolutos indicados en el Decreto número 2159 de 1999, se ajustan anual y acumulativamente a partir del año 2000, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total nacional, que calcula el DANE.
La supervisión de las organizaciones de este nivel por parte de la Superintendencia, se realizará en forma selectiva de acuerdo con la metodología definida por la entidad.
ORGANIZACIONES NO SUPERVISADAS.
En razón a diferentes disposiciones legales, las siguientes organizaciones no se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria:
-- Las cooperativas de vigilancia se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de acuerdo con el fallo del 17 de julio de 2001, Radicación número C-740, con ponencia de la Consejera doctora Ligia López Díaz.
-- Las cooperativas de transporte en virtud de lo dispuesto en el Decreto número 101 del 2 de febrero de 2000, se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, quien ejerce las funciones deinspección, vigilancia y control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte y su infraestructura.
El Fallo número 11001-03-15-000-2001-0213-01 del 5 de marzo de 2002, proferido por el Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, decidió el conflicto negativo de competencias suscitado entre la Superintendencia de Puertos y Transportes y la Superintendencia de la Economía Solidaria yatribuyó la competencia para ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control de que tratan los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, respecto de losentes económicoscuyo objeto es la prestación del servicio de transportea la Superintendencia de Puertos y Transporte.
-- Tratándose de asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común, gremiales, de beneficencia, profesionales, juveniles, sociales, democráticas y participativas, cívicas y comunitarias; de egresados; promotoras de bienestar social y ayuda a indigentes, drogadictos, discapacitados y clubes sociales, están sujetas a regímenes especiales y por disposición legal, su vigilancia está atribuida a las gobernaciones y a la Alcaldía Mayor de Bogotá, en los términos previstos en la Ley 22 del 13 de marzo de 1987 y el Decreto número 1318 del 6 de julio de 1988.
-- Asociaciones de pensionados. Se encuentran reguladas por medio de las disposiciones contenidas en la Ley 43 de 1984, los Decretos números 1654 de 1985 y 2640 de 1990, y las Resoluciones números 2795 y 2796 de 1986, expedidas por el Ministerio de Trabajo.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3o de la Ley 43 de 1984, las asociaciones de pensionados están sujetas a la inspección y vigilancia del Ministerio de Trabajo.
-- Las organizaciones de economía solidaria que desarrollan actividades que se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado, tales como, las de prestación de servicios públicos domiciliarios y de salud.
-- Empresas Asociativas de Trabajo (EAT). La entidad competente para su supervisión es el Ministerio del Trabajo, por mandato del artículo 25 de la Ley 10 de 1991.
-- Sociedades Agrarias de Transformación (SAT). Se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Sociedades de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley 811 de 2003 que las define como sociedades comerciales y de algunas normas posteriores de las cuales se deduce que tienen características de organizaciones con ánimo de lucro.
DE LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS SUPERVISADAS QUE EJERCEN LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. AUTORIZACIÓN PREVIA
La actividad financiera y cualquier otra relacionada con el manejo y aprovechamiento de los recursos de captación, previstas en el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia, por ostentar el carácter de interés público, sólo pueden ser ejercidas previa autorización del Estado.
2. DEFINICIÓN LEGAL
El legislador definió expresamente lo que se entiende por actividad financiera del cooperativismo en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 100 y 101 de la Ley 795 de 2003, que subrogó el artículo 99 de la Ley 79 de 1988.
Según el inciso 4o del citado artículo 39 de la Ley 454 de 1998 “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de prestamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros.
(...)”.
Dentro de los conceptos de depósitos a la vista y a término se encuentran comprendidas todas las operaciones pasivas desarrolladas por las organizaciones cooperativas que impliquen captación de ahorros de sus asociados o de terceros, independientemente de la denominación que se les dé o la modalidad particular en que se efectúen.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria sólo pueden ejercer actividad financiera con sus asociados.
En consecuencia, constituyen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro a la vista (cuentas de ahorro), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados.
Dentro de las operaciones activas, pasivas y neutras que realizan las citadas cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran las siguientes:
2.1. Operaciones activas
Son todas aquéllas que suponen la colocación o disposición de recursos por parte de la entidad, o que tienen la virtud de colocar real o potencialmente a dicha organización en posición de acreedor. Es decir, son las concesiones u otorgamiento de crédito a sus asociados de sumas dinerarias bajo el compromiso de una restitución futura en la forma, plazo y condiciones pactadas de acuerdo con la ley. Dentro de las operaciones crediticias de mayor importancia, se destacan: el mutuo, los descuentos y la apertura de crédito.
2.2. Operaciones pasivas
Son aquellas mediante las cuales, las organizaciones reciben recursos y disponibilidades de sus asociados, para aplicarlos y manejarlos de acuerdo con sus propios fines. Las más importantes son los depósitos de ahorro, los certificados de depósitos de ahorro a término (CDAT), los depósitos de ahorro contractual o programado y los depósitos de ahorro permanente.
2.3. Operaciones de servicios o neutras
Son aquellas que no implican ni la captación ni la colocación de recursos, sino como su nombre lo indica un servicio que presta la organización por el cual podrá cobrar remuneración. Dentro de esta categoría podemos ubicar las exigibilidades por servicio de recaudo.
Los aportes no quedan comprendidos dentro de dichos conceptos, puesto que no integran el pasivo de la cooperativa sino que constituyen parte del patrimonio de la organización.
COOPERATIVAS QUE EJERCEN LA ACTIVIDAD FINANCIERA DE ACUERDO CON LA LEY 454 DE 1998 Y ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO QUE NO ESTÁN SUJETAS A LAS NORMAS SOBRE TAL ACTIVIDAD.
1. ORGANIZACIONES QUE LA EJERCEN
De conformidad con los incisos primero y segundo del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 100 y 101 de la Ley 795 de 2003, la actividad financiera sólo puede ejercerse por tres clases de organizaciones sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria:
a) Las cooperativas especializadas de ahorro y crédito;
b) Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito;
c) Las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.
2. OTRAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SOLIDARIO AUTORIZADAS POR NORMAS ESPECIALES PARA CAPTAR AHORRO DE SUS ASOCIADOS
2.1. Las organizaciones del sector solidario que de conformidad con su normatividad especial estén expresamente autorizadas por el legislador, para captar ahorros de sus asociados para su posterior colocación entre aquellos, su inversión o aprovechamiento, continúan rigiéndose por su normatividad especial (Decreto número 1480 de 1989 para las asociaciones mutuales y Decreto número 1481 de 1989 y Ley 1391 de 2010 para fondos de empleados), sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia.
2.2. Lo anterior no obsta para que la Superintendencia de la Economía Solidaria, en aras de la protección de los asociados y de las mismas organizaciones, y en ejercicio de sus funciones asignadas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y en su Decreto Reglamentario número 186 de 2004, adelante las actividades de inspección, control y vigilancia que sean pertinentes, tales como impartir las instrucciones que considere necesarias a estas para evitar que se incurra en prácticas inseguras que pongan en peligro los ahorros de los asociados y el patrimonio de aquellas, entre otras.
CONSTITUCIÓN DE COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO Y MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO.
Para la obtención de su personalidad jurídica, las organizaciones privadas sin ánimo de lucro se constituyen por escritura pública o documento privado (artículo 40 del Decreto número 2150 de 1995).
Las cooperativas supervisadas que pretenden ejercer actividad financiera se pueden constituir por escritura pública o por documento privado y deben protocolizar, en alguna notaría de su domicilio principal, los documentos de constitución y el acto administrativo de la Superintendencia de la Economía Solidaria por medio del cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera.
De acuerdo con el Estatuto de Notariado (Decreto número 960 de 1970), “protocolizar” es incorporar en el libro de protocolo, documentos y actuaciones que generalmente nacieron fuera de la notaría, es decir, extra-protocolares, esto es, que la creación se realizó sin intervención del notario. Son documentos preconstituidos a fin de que el notario al recibirlos los incluya en una escritura pública para guardarlos y dar de ellos las copias que le soliciten.
Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga (artículo 57 Estatuto de Notariado).
Las cooperativas que se propongan ejercer la actividad financiera propia de las entidades cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán constituirse como cooperativas especializadas de ahorro y crédito o como multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, y obtener la respectiva autorización.
1. CAPITAL MÍNIMO
El artículo 42 de la Ley 454 de 1998 dispuso como regla general en su inciso 2o que las cooperativas de ahorro y crédito o las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán acreditar y mantener un monto mínimo de aportes sociales pagados no inferior a quinientos millones de pesos ($500.000.000).
Según el parágrafo 4o ibídem, “los valores absolutos indicados en este artículo se ajustarán anual y acumulativamente a partir de 1999 mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total ponderado que calcula el DANE”.
2. AUTORIZACIÓN PREVIA
2.1. Requisitos Generales:
La actividad financiera del sector cooperativo vigilado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, sólo la podrán ejercer las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, exclusivamente con sus asociados, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Demostrar el monto mínimo de aportes sociales pagados no reducibles, fijados por el legislador;
b) Autorización previa y expresa de la Superintendencia de la Economía Solidaria para ejercer dicha actividad, para lo cual, esta se cerciorará de la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores;
c) Acreditar las circunstancias especiales y las condiciones sociales y económicas que justifiquen el ejercicio de la actividad financiera sin acudir a la especialización o con excepción a montos mínimos. (Ver guía para la creación de organizaciones solidarias que pretendan ejercer la actividad financiera-Carta Circular número 003 del 18 de junio de 2014).
3. CONSTITUCIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE NUEVAS ORGANIZACIONES
3.1. Constitución
Las personas que se propongan ejercer la actividad financiera, a través de una de las organizaciones, cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán constituirse como cooperativas especializadas de ahorro y crédito y excepcionalmente como multiactivas o como integrales con sección de ahorro y crédito, la cual deberá estar prevista estatutariamente y obtener la respectiva autorización.
3.2. Solicitud para obtener la autorización de constitución
Si se quiere constituir una cooperativa especializada de ahorro y crédito, multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, se debe solicitar autorización previa, siempre y cuando exista la voluntad de por lo menos 20 personas. Para tal efecto se podrá consultar la Carta Circular número 003 del 18 de junio de 2014y remitir la siguiente documentación:
3.2.1 Formato de Solicitud de intención de la creación de la cooperativa donde conste, adicionalmente, el monto mínimo de aportes sociales suscritos que en todo caso no puede ser inferior a los fijados por la ley, la forma en que serán pagados y el nombre completo y sigla del ente que se pretende constituir de conformidad con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 79 de 1988 y demás normas que regulan la materia. El formato requerido se encuentra en el portal web de la Superintendencia de la Economía Solidaria www.supersolidaria.gov.co, Ver menú trámites.
3.2.2 Proyecto de estatutos sociales, en donde debe señalarse el capital mínimo irreducible de la cooperativa y precisarse si es especializada, multiactiva o integral.
Adicional a los requisitos previstos en el artículo 19 de la Ley 79 de 1988, deberá contener:
– Objeto social claramente definido.
– Operaciones autorizadas
– Régimen de inversiones
– Capital mínimo irreducible
– Régimen para otorgamiento de créditos a personas privilegiadas.
– Requisitos rigurosos para el acceso a los órganos de administración y control.
– Los órganos que conforman el gobierno corporativo, los niveles de responsabilidad de cada uno de ellos y los mecanismos de seguimiento y control a su cargo.
– El régimen de inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones respecto de los órganos de administración, control y de sus asociados, que adoptará la organización en adición a lo previsto en la ley, de considerarlo pertinente.
3.2.3 Hoja de vida de los administradores, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial. El formato requerido se encuentra en la página Web de la Superintendencia de la Economía Solidaria en la dirección electrónica: Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.2.4 Documento donde se acredite la educación cooperativa de las personas que pretenden asociarse con una intensidad no inferior a veinte (20) horas.
3.2.5 Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la cooperativa que se pretende constituir, así como las razones que la sustentan. (Ver Carta Circular número 003 del 18 de junio de 2014).
3.2.6 Procedimientos y las herramientas que se van a utilizar para manejar los riesgos de crédito, las tasas de interés, operativo y el régimen de control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Lo anterior sin perjuicio de la información o documentación adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
3.3. Publicidad y oposición de terceros
Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de la anterior documentación completa, el Superintendente de la Economía Solidaria podrá autorizar la publicación de un aviso sobre la intención de constituir la entidad correspondiente, en un diario de amplia circulación nacional y/o regional o local, según lo determine esta Superintendencia, en la cual se exprese, por lo menos, el nombre de las personas que se proponen asociarse, el nombre de la entidad proyectada, el monto de sus aportes sociales mínimos pagados no reducibles y el lugar en donde va a funcionar, todo ello, de acuerdo con la información suministrada con la solicitud.
Tal aviso será publicado en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación.
En el evento de presentarse un derecho de oposición, este será trasladado a las personas que pretenden asociarse, para que en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, se pronuncien sobre el particular. En todo caso, este deberá ser resuelto por la Superintendencia previo a impartir la autorización para la constitución.
3.4. Autorización para la constitución
Una vez aportados los documentos señalados en el numeral 3.2 y surtido el trámite de publicación a que se refiere el numeral 3.3, el Superintendente de la Economía Solidaria resolverá la solicitud dentro de los noventa (90) días hábiles siguientes, siempre que los peticionarios hayan suministrado la información requerida.
El Superintendente podrá impartir la autorización para constituir la entidad, cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y se cerciore, por cualesquiera investigaciones que estime pertinentes del carácter, responsabilidad, idoneidad y solvencia patrimonial de las personas que participen en la constitución, para el efecto, evaluará que cumplan con los criterios de idoneidad previstos en el subnumeral 3.1, numeral 3., Capítulo VIII de este Título. En todo caso, la organización sólo podrá captar ahorro una vez obtenga la autorización para ejercer la actividad financiera y cuente con el seguro de Depósito otorgado por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop).
La Superintendencia se abstendrá de autorizar la participación de personas que hayan estado incursas en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, a saber:
a) Las que hayan cometido delitos contra el patrimonio económico, lavado de activos, enriquecimiento ilícito y los establecidos del Código Penal y las normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen;
b) Aquellas a las cuales se haya declarado la extinción del dominio de conformidad con la Ley 333 de 1996, cuando hayan participado en la realización de las conductas a que hace referencia el artículo 2o de dicha ley;
c) Las sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito, y
d) Aquellas que sean o hayan sido responsables del mal manejo de los negocios de la organización en cuya dirección o administración hayan intervenido.
Igualmente, el Superintendente de la Economía Solidaria dentro de los cinco (5) años siguientes a la fecha en que se haya decretado la toma de posesión, podrá abstenerse de autorizar la participación de los administradores y revisores fiscales que se hubieran encontrado desempeñando dichos cargos a la fecha en que se haya decretado tal medida, siempre y cuando se haya comprobado su participación en los hechos que la motivaron.
3.5. Constitución y registro
Dentro del plazo establecido en la resolución que autorice la constitución del ente cooperativo, se deberá realizar la asamblea de constitución en los siguientes términos:
3.5.1. Asamblea de constitución
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988, la constitución de las cooperativas a las que se refiere el presente título, se hará en asamblea de constitución, en la cual serán aprobados los estatutos (que deben estar inmersos en el acta o como anexo, es decir, formar parte integral del acta) y nombrados en propiedad los órganos de administración y control, que deberán solicitar autorización de posesión ante la Superintendencia, acreditando para ello los documentos previstos en el subnumeral 3.1, Capítulo VIII de este Título.
El consejo de administración allí designado nombrará el representante legal de la cooperativa, quien será responsable de tramitar la obtención de la personalidad jurídica.
El acta de la asamblea de constitución será firmada por los asociados fundadores, anotando su documento de identificación legal y el valor de los aportes iniciales.
El número mínimo de fundadores será de veinte (20) personas. La hoja de vida de los asociados fundadores, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial, deberán permanecer en la sede de la cooperativa a disposición de la Superintendencia para su eventual revisión.
Una vez realizada la asamblea de constitución se deberá allegar a la Superintendencia de la Economía Solidaria para el control de legalidad, los documentos exigidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 79 de 1988 y los previstos en el numeral 3 capítulo VIII del presente título.
Realizado el control de legalidad por parte de esta Superintendencia y emitido el acto administrativo de posesión de los administradores, revisores fiscales y/o oficiales de cumplimiento, dentro del plazo establecido en la resolución de autorización para la constitución, se deberán protocolizar, junto con el acta de asamblea de constitución debidamente firmada, los siguientes documentos:
-- Resolución expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante la cual se autoriza la constitución de la cooperativa especializada de ahorro y crédito, o multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito.
-- Formato solicitud de trámites donde se certifique: el pago del total de los aportes sociales mínimos no reducibles fijados en los estatutos; constancia suscrita por el representante legal donde se manifieste haber dado cumplimiento a las normas especiales, legales y reglamentarias; declaración bajo juramento de cada asociado fundador sobre la procedencia lícita de los aportes sociales con los cuales se constituyó la entidad. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
-- Acto administrativo donde se autoriza la posesión de los miembros de los órganos de administración y control.
Todos los documentos protocolizados señalados anteriormente, deberán registrarse ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del ente que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
La entidad cooperativa respectiva deberá efectuar, adicionalmente, la inscripción de todos los demás actos, libros y documentos en los que se exija tal formalidad, ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del ente que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
La entidad adquirirá existencia legal y formará una persona distinta de sus asociados individualmente considerados, a partir de la inscripción en el registro de la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
3.5.2 Autorización para el ejercicio de la actividad financiera de la nueva cooperativa.
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la cooperativa, el representante legal deberá allegar a esta Superintendencia, copia de la escritura de protocolización para que le sea expedida la autorización para el ejercicio de la actividad financiera.
La Superintendencia de la Economía Solidaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la cooperativa, o quien haga sus veces, practicará una visita de inspección, previa a la expedición del acto administrativo de autorización para el ejercicio de la actividad financiera.
3.6 Autorización para el ejercicio de la actividad financiera de las organizaciones de economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia que pretendan transformarse, incorporarse, fusionarse o escindirse para ejercer la actividad financiera del cooperativismo y de las entidades constituidas antes del 4 de agosto de 1998
La autorización para el ejercicio de la actividad financiera de las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, constituidas antes del 4 de agosto de 1998, que se encuentren funcionando y están desarrollando la actividad financiera desde esa época y que no han obtenido autorización en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998; así como las organizaciones que pretendan transformarse, escindirse, fusionarse o incorporarse para ejercer tal actividad, deberán solicitar previamente, autorización para el ejercicio de la actividad financiera, ante esta Superintendencia, a través de su representante legal o mediante apoderado, para el efecto deberá allegar la siguiente documentación:
3.6.1 Formato de solicitud del trámite suscrita por el representante legal, donde conste adicionalmente la certificación suscrita por el representante legal y el Revisor Fiscal sobre el monto mínimo de aportes sociales pagados exigidos por la ley. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.6.2 Estatutos vigentes de la cooperativa siguiendo los lineamientos señalados en el numeral 3.2.2 del presente capítulo.
3.6.3 Acreditar la documentación requerida para el trámite de posesión de los órganos de administración y control. (Ver trámite autorización para posesiones de cuerpos directivos).
3.6.4 Reglamento de ahorro y crédito.
3.6.5 Reglamento para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
3.6.6 Justificación para solicitar la autorización con excepción a los montos mínimos por circunstancias especiales de condiciones sociales y económicas, y en atención al vínculo de asociación y la insuficiencia de servicios financieros en el área geográfica de influencia que lo ameriten, de conformidad con lo previsto en la Ley 454 de 1998 de acuerdo con lo señalado en el capítulo sexto del presente título.
3.6.7 Justificación para ejercer la actividad financiera a través de una sección especializada cuando se presenten circunstancias especiales y las condiciones sociales y económicas lo ameriten, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.4 de este Capítulo.
3.6.8 Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la cooperativa que se pretende transformar, incorporar, escindir y fusionar, así como las razones que la sustentan. (Ver Carta Circular número 003 del 18 de junio de 2014). Este estudio se requerirá solamente cuando se trate de una transformación, incorporación, escisión o fusión.
3.6.9 La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria. (Ver Carta Circular número 003 del 18 de junio de 2014 -Guía para la creación, transformación y/o fusión de organizaciones solidarias que pretendan ejercer la actividad financiera en el cooperativismo).
Evaluada la documentación, la Superintendencia expedirá, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos, la resolución por medio de la cual autoriza el ejercicio de la actividad financiera, y esta deberá protocolizarse. La escritura pública de protocolización deberá registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la cooperativa respectiva o la entidad que haga sus veces. En todo caso, la organización sólo podrá captar ahorro una vez obtenga la autorización para ejercer la actividad financiera y cuente con el seguro de Depósito otorgado por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop).
De no ser autorizado el ejercicio de la actividad financiera, mediante acto administrativo motivado esta Superintendencia ordenará el desmonte de los recursos captados fijando un plazo para ello.
Cuando se trate de una transformación, escisión, incorporación o fusión es menester que la entidad interesada, previo a adoptar la decisión en la asamblea correspondiente allegue a la delegatura financiera de la Superintendencia, el proyecto de estatutos y las proyecciones correspondientes de que tratan los numerales 2, 4, 6, 7 y 8 arriba citados con el fin de ser evaluados por parte de esta entidad para que imparta su concepto favorable o no, para ponerlo en consideración de la precitada asamblea.
La Superintendencia de la Economía Solidaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la documentación para el control de legalidad respectivo, practicará una visita de inspección, previa a la expedición del acto administrativo de autorización para el ejercicio de la actividad financiera.
Para formalizar el trámite para ser autorizada la transformación, escisión, incorporación o fusión, deberá ceñirse a las disposiciones contenidas en el Título V, Capítulo II de la presente circular.
3.7 Autorización de la actividad financiera para las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito
3.7.1. Los parámetros para ejercer actividad financiera por parte de entidades de naturaleza cooperativa se encuentran consignados en la Ley 454 de 1998. En el artículo 39 se establece que “La actividad financiera del cooperativismo se ejercerá siempre en forma especializada por las instituciones financieras de naturaleza cooperativa, las cooperativas financieras y las cooperativas de ahorro y crédito, con sujeción a las normas que regulan dicha actividad para cada uno de estos tipos de entidades, previa autorización del organismo encargado de su control”.
3.7.2. A manera de excepción, la norma enuncia los casos en los cuales otro tipo de entidades, diferentes a las cooperativas de ahorro y crédito, tienen la posibilidad de acceder a una autorización para el ejercicio de la actividad financiera. El inciso segundo del mismo artículo prevé que “Las cooperativas multiactivas o integrales podrán adelantar la actividad financiera, exclusivamente con sus asociados mediante secciones especializadas, bajo circunstancias especiales y cuando las condiciones sociales y económicas lo justifiquen, previa autorización del organismo encargado de su control”.
3.7.3. Es necesario acreditar y documentar por parte de la cooperativa multiactiva o integral solicitante, tales circunstancias y condiciones, en el entendido de que corresponde a esta Superintendencia el análisis particular de dichas justificaciones y la potestad de autorizar o no a cada una de estas entidades solicitantes para el ejercicio de la actividad financiera bajo condiciones excepcionales.
3.7.4. Sin perjuicio del estudio que debe hacerse a cada solicitud en particular, considera la Superintendencia de la Economía Solidaria que en los siguientes eventos se presentarían, en principio, circunstancias especiales, que junto con las condiciones sociales y económicas que acredite la respectiva entidad, ameritarían el ejercicio de la actividad financiera por parte de las cooperativas multiactivas e integrales mediante una sección de ahorro y crédito, entendiéndose estas de vínculo cerrado, cuando se presentan las siguientes circunstancias:
a) Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada;
b) Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados a entidades que conformen un grupo empresarial o respecto de los cuales se presente la unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo, en circunstancias semejantes a las de los vinculados laboralmente a una misma persona jurídica;
c) Cooperativas conformadas por asociados domiciliados en un mismo municipio o municipios vecinos, en los cuales no existan suficientes servicios financieros cooperativos;
d) Cooperativas cuya base social esté integrada por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada que efectúen por lo menos el 50% de sus pagos (aportes, ahorros o abonos a obligaciones) por descuentos de nómina. El vínculo de asociación y la forma de pago deben estar previstos en el Estatuto.
Adicionalmente, las entidades interesadas en obtener este tipo de autorización, deberán acreditar las circunstancias sociales y económicas que justifiquen el ejercicio de la actividad financiera, a través de una sección de ahorro y crédito, entendida estas como las características propias de la cooperativa y sus asociados, en cada caso en particular.
3.7.5. Estas opciones de circunstancias especiales se enuncian sin perjuicio de los requerimientos y solicitudes que, de manera particular, haga la Superintendencia a las entidades solicitantes, reiterando que la expedición de una autorización en estas condiciones es potestad del ente de supervisión, una vez realizados los estudios correspondientes.
3.8. Autorización previa para cesión de activos, pasivos y contratos
Si una organización vigilada que ejerce actividad financiera va a realizar la cesión de activos y pasivos, deberá solicitar autorización previa a la Superintendencia de la Economía Solidaria y deberá remitir los siguientes documentos:
a) Formato de solicitud de la autorización para la cesión de activos y pasivos, indicando los motivos y las condiciones en que se realizará y certificación del representante legal y del Revisor Fiscal del cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 68 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en lo referente a informar sobre la cesión. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Acta de asamblea general tomada de los libros registrados donde se aprueba la decisión de autorizar la cesión de la cedente, y en el caso de la cesionaria la autorización del órgano competente previsto en el estatuto; en ella deberá constar la relación de los activos y pasivos debidamente valorados que se transfieren, señalando su monto y partida de acuerdo con el balance general que haya servido de base para la toma de dicha decisión;
c) Acta del consejo de administración tomada de los libros registrados donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, en donde deberá constar la fecha y el medio a través del cual se informa de la convocatoria, además dentro del Orden del Día deberá existir el punto referente a la cesión;
d) Certificación suscrita por el representante legal y Revisor Fiscal donde conste que las entidades cedentes y cesionarias cumplirán las normas de solvencia vigentes una vez se produzca el proceso de cesión (aplicables sólo a las Entidades que ejerzan la actividad financiera);
e) Certificado o constancia de verificación suscrito por la Junta de Vigilancia o quien haga sus veces de conformidad con la ley, sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles;
f) Si la asamblea es de Delegados deberán remitir adicionalmente el Reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios;
g) Balance General y Estado de Resultados certificados y dictaminados que hayan servido de base para la toma de decisión de la cesión de activos y pasivos, con corte no mayor a seis (6) meses a la fecha en que se decide la cesión por el máximo órgano social de la entidad que cede;
h) Balance General y Estado de Resultados certificados y dictaminados con corte no mayor a seis meses de la fecha en que se decide la cesión, de la entidad cesionaria. (Archivo en formato Excel solo lectura);
i) La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria;
j) Aviso de publicación. Una vez se autorice por parte de la Superintendencia y se formalice la cesión, se dará aviso al público de tal circunstancia en un diario de amplia circulación nacional, por tres veces con intervalos de cinco (5) días.
3.9. Registro
Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la cesión de activos y pasivos en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo.
3.10 Normas supletorias
Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la cesión de activos y pasivos las previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
ESPECIALIZACIÓN.
1. OBLIGATORIEDAD
Las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, están obligadas a especializarse cuando el monto total del patrimonio de la cooperativa multiplicado por la proporción que represente el total de depósitos de los asociados respecto del total de activos de la entidad, arroje un monto igual o superior al monto mínimo de aportes sociales requeridos para constituir una cooperativa financiera en los términos previstos en el artículo 42 de la Ley 454 de 1998, para lo cual podrán escoger alguna de las opciones previstas en el artículo 45 de la Ley 454, adicionado por el artículo 104 de la Ley 795 de 2003.
El organismo de autocontrol correspondiente y el Revisor Fiscal, así como las entidades de integración que desarrollen programas de autocontrol también deberán informar en el momento en que tengan conocimiento del hecho.
Las cooperativas que se encuentren en esta situación, deberán informar inmediatamente del hecho a la Superintendencia de la Economía Solidaria y presentar dentro del mes siguiente el plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para su especialización.
En caso de que la Superintendencia de la Economía Solidaria no autorice la especialización, la cooperativa deberá ajustarse en el menor tiempo posible al límite de captaciones fijado en este artículo y, en todo caso, dentro del plazo que señale esta Entidad.
2. EXCEPCIÓN
No están obligadas a especializarse las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada. (Artículo 46 Ley 454, modificado por el artículo 105 de la Ley 795 de 2003).
CONVERSIÓN.
Cuando una cooperativa especializada de ahorro y crédito decida convertirse en una cooperativa financiera vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberá informar, inmediatamente, de esta determinación a la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Hasta tanto se obtenga la autorización para ejercer como establecimiento de crédito por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, continuará bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
EXCEPCIÓN A LOS MONTOS MÍNIMOS LEGALES.
1. MONTOS MÍNIMOS
La Ley 510 de 1999 que en su artículo 104 modificó el inciso 3o del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, dispone: “El Gobierno Nacional, a través del Superintendente de Economía Solidaria, podrá establecer montos mínimos inferiores a los señalados en este artículo, teniendo en cuenta el vínculo de asociación y las condiciones socioeconómicas o el área geográfica de influencia de la organización interesada”.
2. EXCEPCIÓN A MONTOS MÍNIMOS
En consecuencia, para acceder a la autorización con excepción a los montos mínimos se requiere el cumplimiento de, como mínimo, dos requisitos: el vínculo de asociación, que resulta obligatorio (concurrente), y uno de los dos siguientes (excluyentes): las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia; los cuales se desarrollan a continuación.
2.1. Vínculo de asociación (requisito concurrente)
El vínculo de asociación, interpretado como “el conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre estos y la empresa cooperativa”, puede extenderse a diferentes tipos de situaciones que generen cercanía entre los asociados, lazos y beneficios en cuanto al control sobre las operaciones que realice la cooperativa. Tal es el caso, tanto de las relaciones derivadas de un vínculo laboral, como de las características propias de pertenecer a un mismo ámbito territorial.
En cuanto al primero de los vínculos, se considera que en los siguientes casos se justifica tal excepción:
a) Cooperativas integradas por asociados vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada;
b) Cooperativas conformadas por trabajadores vinculados laboralmente a un mismo grupo empresarial o a entidades entre las cuales exista unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo.
Ahora bien, considera esta Superintendencia que el vínculo de asociación no está determinado de manera exclusiva por la vinculación laboral a un ente económico (llámese entidad pública o privada, grupo empresarial o entidades entre las cuales exista unidad de empresa). Los casos de vínculo de asociación, por el contrario, pueden ser de diversa índole, siempre y cuando se mantenga el concepto básico arriba descrito.
Por ejemplo, se entiende que con los habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o territorio claramente demarcado, se mantendría ese “conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre estos y la empresa cooperativa”, justificándose de esa manera la excepción que contempla la ley. En nuestro país, los habitantes de un mismo ámbito territorial tienen en común costumbres, rasgos culturales, nivel educativo, e incluso comparten intereses y perspectivas hacia el futuro. Dichos elementos hacen que la asociación se convierta en una opción de ayuda, solidaridad y crecimiento para comunidades urbanas o rurales. Estas características, comunes a habitantes de un mismo ámbito territorial, se constituyen, en este contexto, en lazos que determinan un vínculo de asociación.
Existen, en resumen, dos tipos de vínculo de asociación que pueden ser aceptados como requisito concurrente para el otorgamiento de una autorización con excepción a los montos mínimos: el vínculo laboral y el vínculo derivado del ámbito territorial. Estos casos son susceptibles de estudio por parte de la Superintendencia, siempre que tal vínculo esté expresamente estipulado en el estatuto de la cooperativa.
2.2. Condiciones socio-económicas (requisito excluyente)
Esta es la primera de las condiciones excluyentes, interpretada como las características propias de la cooperativa y sus asociados, y la coyuntura social (vgr. circunstancias de pobreza, marginalidad y las que se deriven por violencia, conflicto armado, zona de desastres naturales, etc.), y económica (vgr. situación económica precaria o deficiente), en la que se encuentren, argumentación que debe ser sustentada adecuadamente ante esta Superintendencia.
2.3. Área geográfica de influencia (requisito excluyente)
Se trata en este caso de la segunda de las condiciones excluyentes para acceder a la autorización de la excepción. El área geográfica de influencia de la organización se refiere fundamentalmente al radio de acción de la cooperativa, la zona determinada en la que la entidad está en posibilidad de prestar servicios a sus asociados.
Entiende esta Superintendencia que el espíritu del legislador para justificar una excepción a los montos mínimos exigidos para el ejercicio de la actividad financiera, está en tomar en consideración el tamaño reducido de algunas cooperativas como aquellas que, a nivel regional o local, desarrollan una función social, imposible de lograr con otro tipo de entidad. Aplicados estos elementos al contexto de actividad financiera, estas cooperativas están limitadas, en cuanto a su base social, a ese territorio, lo cual les impone un límite a su capacidad de expansión y, por ende, al crecimiento de su nivel de aportes sociales.
El pertenecer a esta área geográfica de influencia puede ser considerada como otra de las condiciones opcionales para solicitar la excepción, siempre y cuando la entidad interesada sustente de manera suficiente y documentada tal situación.
3. DEFINICIÓN DE NIVELES INFERIORES DE MONTOS MÍNIMOS
En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 104 de la Ley 510 de 1999, la Superintendencia fija en cuatrocientos (400) smlmv el monto de aportes sociales mínimos para conceder la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, en todo caso se deberá mantener la relación de solvencia establecida en las disposiciones legales vigentes sobre el particular.
El cumplimiento de los referidos requisitos no obliga a esta Superintendencia a impartir la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, la cual se podrá expedir una vez evaluada la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores.
4. REQUISITOS PARA AUTORIZAR LA EXCEPCIÓN A LOS MONTOS MÍNIMOS
Para efectos de solicitar la excepción a los montos mínimos de aportes sociales pagados exigidos por el inciso 2o del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas interesadas, además de los requisitos para obtener la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, deberán allegar los siguientes documentos a esta Superintendencia, de acuerdo con los que correspondan a la situación que justifique la excepción:
a) Solicitud escrita, presentada de acuerdo con las pautas señaladas por esta Superintendencia, donde se expongan las razones, soportadas documentalmente, que justifiquen la excepción. Este anexo deberá ser firmado por el representante legal de la cooperativa y avalado por el consejo de administración, la junta de vigilancia y el Revisor Fiscal;
b) Constancia expedida por el alcalde municipal o a quien este delegue, referente a la categoría del municipio, su número de habitantes y nombre de las organizaciones cooperativas con actividad financiera que prestan allí sus servicios;
c) Constancia expedida por el Revisor Fiscal en la que se señale expresamente el número total de asociados de la cooperativa y el número exacto de asociados que tienen su domicilio en el municipio o región respectiva.
DESMONTE DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA EL DESMONTE DEL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA
Si una cooperativa que ejerce la actividad financiera no puede o no desea continuar ejerciéndola, deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la autorización para el desmonte de dicha actividad y remitir los siguientes documentos:
1.1. Plan de ajuste, en el cual se especifique la forma y el plazo para devolver los ahorros que poseen los asociados, que en todo caso no será superior a un año, adjuntando para ello los siguientes documentos:
– Estados financieros con corte al mes inmediatamente anterior
– Flujo de caja proyectado trimestralmente para un año
– Proyección financiera trimestral a un año.
1.2. Certificación suscrita por el Revisor Fiscal donde conste que los asociados impartieron la autorización individual por escrito para el traslado de sus ahorros a la cuenta de aportes sociales o que autorizaron un tratamiento diferente para la devolución.
1.3. Acta de asamblea general en donde conste la aprobación del desmonte de la actividad financiera, así como la reforma estatutaria, firmada por el Presidente, el Secretario y la comisión de aprobación de la misma.
1.4. Copia del acta del consejo de administración, donde se convoca de acuerdo con el término establecido en el estatuto, en donde deberá constar la fecha y el medio a través del cual se informa de la convocatoria, si dentro del cuerpo del acta de la asamblea general no hay constancia de este requisito.
1.5. Cuadro comparativo de los estatutos nuevos y antiguos y el texto completo del estatuto reformado.
1.6. Estados financieros dictaminados y certificados del último periodo.
1.7. Información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
2. DISPOSICIONES GENERALES
2.1. Además de los documentos que se relacionan en los numerales anteriores, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá solicitar, en cada caso, toda la información que considere pertinente.
2.2. Cumplidos los requisitos para el desmonte, el Superintendente de la Economía Solidaria, expedirá el acto administrativo correspondiente y ordenará remitir el expediente respectivo a la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria, o al organismo competente, según sea el caso. La supervisión de estas cooperativas seguirá a cargo de la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo hasta que culmine el trámite del desmonte con la expedición y notificación de la resolución correspondiente.
2.3. En lo sucesivo, las cooperativas sólo podrán incluir en sus estatutos el ejercicio de la actividad financiera cuando efectivamente se propongan realizarla, para lo cual deberán solicitar autorización previa a esta Superintendencia.
2.4. La reforma de estatutos que contenga el desmonte de la actividad financiera se inscribirá en la Cámara de Comercio o la entidad que realice el registro, con posterioridad a la notificación del acto administrativo que autorice el desmonte.
Sin perjuicio de la reforma estatutaria que deba realizarse y hasta tanto la misma se efectúe, los artículos que contemplen tal actividad serán inaplicables por las entidades respectivas.
2.5. Las organizaciones de economía solidaria que capten ahorro sin autorización previa impartida por esta Superintendencia, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 454 de 1998, podrían estar incursas en captación masiva y habitual de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 316 del Código Penal, en armonía con lo señalado en el Decreto 1981 de 1988 y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, sin perjuicio de la imposición de las sanciones previstas en el numeral 1 del artículo 108 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
POSESIÓN DE ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y OFICIALES DE CUMPLIMIENTO.
1. PERSONAS QUE DEBEN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
1.1. Deben tomar posesión del cargo, ante el Superintendente de la Economía Solidaria o el Superintendente Delegado para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo, o ante quienes estos deleguen, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes, oficiales de cumplimiento, y en general quienes tengan la representación legal de las organizaciones cooperativas que en la práctica ejercen actividad financiera, bien porque hayan sido autorizadas por esta entidad o porque se encuentren en trámite su autorización, con excepción de los gerentes de sucursales.
1.2. En todo caso la denominación de los cargos debe sujetarse estrictamente a las normas legales y a los estatutos sociales.
1.3. Efectuada la posesión de los administradores y revisores fiscales de las entidades supervisadas, se procederá a efectuar la inscripción respectiva ante la correspondiente Cámara de Comercio, en un plazo no superior a ocho (8) días hábiles, una vez recibida la comunicación.
1.4. Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la autorización de posesión emitida por esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia de la Economía Solidaria niegue la autorización de posesión.
Es deber de cada entidad vigilada, a través del representante legal y/o presidente del consejo de administración, solicitar ante la Superintendencia, la posesión dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión por parte del representante legal y/o presidente del consejo de administración, las personas designadas podrán remitir la información correspondiente dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, sin perjuicio de las medidas administrativas que pueda adoptar la Superintendencia por la no presentación oportuna de los documentos.
En caso de negarse la posesión deberá emitirse un acto administrativo que será notificado conforme a lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contra esta decisión proceden los recursos de ley.
En cualquier estado del trámite la Superintendencia podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse dentro del término máximo de un mes. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por finalizado el trámite, en los términos del artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
En caso de renuncia al cargo de representante legal y si en los estatutos sociales no prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de cuarenta y cinco (45) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la Superintendencia para el ejercicio de los cargos y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida a la Superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.
De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del artículo 73 del EOSF la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite deberá comunicar dicha situación a la Superintendencia dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a su ocurrencia y en este caso el suplente ejercerá las funciones del principal hasta tanto se elija la vacante, salvo disposición estatutaria especial.
Para los efectos del artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las personas que se hayan posesionado y cuyos registros se llevan en la Superintendencia, una vez cesen en el ejercicio del cargo desempeñado deben informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, cualquier cambio de domicilio y dirección para notificaciones que suceda dentro de los tres (3) años siguientes a la desvinculación indicando:
-- Nombre y documento de identidad.
-- Fecha de retiro.
-- Cargo que ejercía a la fecha de retiro.
-- Nuevo domicilio y dirección para notificaciones.
-- Dirección de correo electrónico
2. NO REQUIEREN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
2.1. Los miembros de las juntas de vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera, excepto cuando se crea una cooperativa en virtud del Decreto número 867 de 2003 (creación por escisión).
2.2. Los miembros de los consejos de administración, de las juntas de vigilancia y los revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que hayan solicitado y soliciten en el futuro, ante esta Superintendencia, autorización para el desmonte de la actividad financiera, que en sus estados financieros reporten en ceros los saldos en depósitos. Estas personas pueden ejercer sus cargos legalmente a partir del nombramiento efectuado por el órgano competente de la cooperativa, sin perjuicio de su inscripción ante las Cámaras de Comercio para efectos de su oponibilidad frente a terceros.
En consecuencia, los miembros de los órganos de administración de aquellas entidades que hayan solicitado el desmonte y tengan saldos positivos en depósitos, deberán solicitar autorización para su posesión ante la Superintendencia.
Para efectos de la inscripción de sus actos y documentos ante la correspondiente Cámara de Comercio, estas cooperativas deberán adjuntar copia debidamente radicada ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde conste la solicitud de la autorización del desmonte de la actividad financiera.
3. REQUISITOS PARA POSESIONARSE
Para tomar posesión del cargo para el cual ha sido designado, el interesado o la instancia nominadora, deben formular la solicitud de autorización de posesión, ante la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, adjuntando los documentos que para el efecto se señalan a continuación:
3.1. Formato solicitud trámites suscrito por el representante legal o por la persona elegida. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.2. Acta de la reunión de Asamblea o de consejo de administración en la que se realizó el nombramiento, cuando así se requiera, la cual debe contener, por lo menos:
a) Número del acta;
b) Lugar y fecha de la reunión;
c) Orden del Día;
d) Verificación del quórum deliberatorio y decisorio.
3.3. Cuando se trate de asamblea general se deberá acreditar copia del acta del consejo de administración en la cual se convocó a dicha asamblea en donde deberá constar la fecha y el medio de información de la convocatoria, si dentro del cuerpo del acta de asamblea no hay constancia de este antecedente.
Al momento de elegir a los administradores y miembros de la revisoría fiscal, se debe tener en cuenta aspectos tales como: educación, capacitación en asuntos cooperativos, análisis financiero, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines la responsabilidad, la idoneidad, la disponibilidad de tiempo, el conocimiento de la normatividad cooperativa y financiera, la experiencia, la disposición para adquirir nuevos conocimientos, así como el liderazgo para asumir los nuevos retos del sector, requisitos estos que deberán acreditarse antes de la posesión.
De acuerdo con los parámetros del artículo 74 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y del artículo 23 de la Ley 222 de 1995, a los administradores les asiste entre otros, el deber de abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona, en asuntos de interés propio de terceros o en actividades que impliquen conflictos de interés.
Para que la Superintendencia de la Economía Solidaria pueda dar respuesta oportuna a los trámites de solicitud de posesión y sin perjuicio de las calidades subjetivas que valore la Superintendencia, deben allegarse los siguientes documentos:
1. Formato solicitud de trámites.
2. Acta del Consejo de Administración donde se tomó la decisión de convocar a asamblea.
3. Resolución y/o acuerdo de la convocatoria a elección de delegados y asamblea (fecha de expedición, publicación).
4. Fecha y medios a través de los cuales se comunica la convocatoria.
5. Certificación expedida por la junta de vigilancia, sobre la verificación de asociados hábiles e inhábiles (la cual deberá contener: fecha de verificación, número de asociados hábiles e inhábiles, fecha que se tuvo en cuenta para determinar la habilidad, fecha de expedición y publicación); en el estatuto se deberá consagrar si los delegados deben ser hábiles o no para participar en las asambleas a las que sean convocados.
6. Si hay elección de delegados: copia del reglamento de elección y actas de escrutinio.
7. Acta de asamblea (debe especificar el número, lugar, fecha y hora de la asamblea, Orden del Día, verificación del quórum deliberatorio y decisorio, los nombres exactos y cédulas de identificación de cada uno de los asociados elegidos en los órganos de administración y control; además se deberá dejar constancia de los votos obtenidos en cada caso, así como quienes continúan en período estatutario y quiénes son reelegidos).
8. Las hojas de vida de los designados deberán diligenciarse de forma completa, en original, preferiblemente a máquina o letra de imprenta legible (en el formato diseñado para tal fin, anexo), adjuntando: a) fotocopia de la cédula de ciudadanía, a) antecedentes de la Junta Central de Contadores (para el caso de la Revisoría Fiscal), c) carta de aceptación del cargo, debidamente firmada d) certificaciones de educación cooperativa. e) copia de la consulta a las centrales de riesgo de cada uno de los elegidos.
De igual forma la Superintendencia consultará la siguiente información: a) certificado de antecedentes de la Policía, b) certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Procuraduría, c) certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal, expedido por la Contraloría General de la República, cuando el aspirante se ha desempeñado en cargos públicos, sin perjuicio de los que a juicio de la Superintendencia, se soliciten para evaluar la idoneidad de las personas a posesionar.
Los miembros del consejo de administración y revisoría fiscal reelegidos por más de dos años sucesivos, serán objeto de consulta de la documentación señalada en el párrafo anterior.
9. El certificado de la Junta Central de Contadores vigente, con fecha de expedición que no supere los treinta (30) días calendario.
10. Certificación expedida por la junta de vigilancia sobre cumplimiento de los requisitos establecidos para ser consejero, Revisor Fiscal, representante legal, oficial de cumplimiento o de cualquier otro cargo que requiera autorización de posesión por parte de esta Superintendencia.
Respecto de la elección de los revisores fiscales, se debe allegar la siguiente información:
– Medios utilizados para convocar a los aspirantes a revisores fiscales.
– Evaluación realizada sobre cada uno de los postulantes ya sea en la asamblea o por el comité que realice la misma (horas ofrecidas, experiencia, alcance de la gestión etc.).
Es responsabilidad del representante legal de la Cooperativa, allegar la totalidad de la documentación aquí señalada a más tardar dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la realización de la asamblea, so pena de incurrir en las sanciones previstas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998, lo anterior sin perjuicio que ante la renuencia del envió en forma oportuna de los documentos por parte de la cooperativa, la persona designada o elegida los allegue directamente dentro de los diez días siguientes al vencimiento del plazo anterior.
Frente al envió extemporáneo de los documentos aquí señalados, la Superintendencia evaluará las acciones administrativas a seguir.
Entre otros aspectos, esta Superintendencia para evaluar la idoneidad, tendrá en cuenta la capacitación de los miembros del consejo de administración, del gerente y, en general, de quienes tengan la representación legal de la entidad, en temas relacionados con la actividad financiera, tales como contabilidad básica, análisis financiero, legislación en economía solidaria, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines.
Los documentos que soporten la información académica, de experiencia laboral y demás antecedentes de las personas elegidas deberán reposar en la carpeta individual de cada uno de los elegidos en los archivos de la cooperativa.
Además, la Superintendencia de la Economía Solidaria verificará la idoneidad, la responsabilidad y solvencia patrimonial del interesado, con la documentación arriba señalada.
4. POSESIÓN DE REVISORES FISCALES
Entre otros aspectos, esta Superintendencia para evaluar la idoneidad, tendrá en cuenta la capacitación de los revisores fiscales en temas relacionados con la revisoría fiscal, su desempeño en cargos similares o en el ejercicio del cargo en el caso de ser reelegido. Para la posesión del Revisor Fiscal, además de los documentos señalados en el numeral anterior, se deberán anexar los siguientes:
a) En el evento en que la revisoría fiscal esté a cargo de una persona jurídica:
-- Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores, con expedición no superior a treinta (30) días calendario.
-- Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o de los contadores que a nombre de la firma vayan a desempeñar la revisoría fiscal respectiva.
Si se trata de una persona natural se deberá allegar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores con expedición no superior a treinta (30) días calendario y fotocopia de la tarjeta profesional de contador.
Es de anotar que los revisores fiscales, titulares y suplentes, reelegidos por más de dos (2) períodos sucesivos, deberán actualizar el certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, no obstante previo a la autorización para continuar en el cargo, la Superintendencia tendrá en cuenta su desempeño en el ejercicio del cargo para evaluar su continuidad.
4.1. Inhabilidad de los revisores fiscales
De acuerdo con lo señalado en el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y teniendo en cuenta la naturaleza propia de las entidades de la economía solidaria, cuando un contador público actúe o haya actuado como empleado de una cooperativa, no podrá aceptar cargos o funciones de auditor externo o Revisor Fiscal de la misma, de sus entidades asociadas o de los organismos de integración a los que aquella pertenezca, durante el ejercicio del cargo ni durante los seis (6) meses siguientes a la fecha en que haya cesado en sus funciones.
5. TRÁMITE DE LA POSESIÓN
Una vez presentada la documentación requerida en este capítulo, la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo efectuará el estudio correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en la ley, los estatutos y demás normas pertinentes, así como la información aportada, y se pronunciará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos.
De conformidad con el artículo 28 del Decreto número 2150 de 1995, la posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta el funcionario competente. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.
6. COMUNICACIÓN DE RENUNCIAS
Las organizaciones supervisadas deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia sobre las renuncias de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento o de cualquier otro cargo que requiera autorización de posesión por parte de esta Superintendencia, tanto titulares como suplentes, mediante la remisión de una constancia sobre la fecha de su presentación y aceptación. En este caso se suplirán las vacantes de acuerdo con lo establecido en el Estatuto.
En caso de que la entidad no envíe la novedad dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a esta Superintendencia, podrá hacerlo directamente el interesado, sin perjuicio de las investigaciones y sanciones a que haya lugar.
7. COMUNICACIÓN DE REMOCIONES
Las organizaciones supervisadas deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia las remociones de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento o de cualquier otro cargo que requiere la autorización de posesión por parte de esta Superintendencia, mediante la remisión de los documentos en los cuales conste claramente que se ha tomado tal decisión. Además, deberán informar si dicha decisión se encuentra en firme o qué recursos proceden contra ella, así como si han sido notificados de demandas con ocasión de aquella.
8. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE POSESIÓN
No se requiere tomar posesión en los siguientes eventos:
a) Cuando se trate de reelección de Revisor Fiscal, miembro de consejo de administración o representante legal, en todo caso deberá inscribirse en la Cámara de Comercio respectiva dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes;
b) Cuando se presente un cambio de condición de miembro del consejo de administración de principal a suplente o viceversa, en cuyo caso deberá inscribirse en la Cámara de Comercio respectiva dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes;
c) Cuando se presenta cambio en la condición de Revisor Fiscal de principal a suplente, en todo caso deberá inscribirse en la Cámara de Comercio respectiva dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.
Quienes se encuentren en las situaciones a que se refieren los literales anteriores, deben adjuntar únicamente, los siguientes documentos:
-- Comunicación suscrita por el representante legal informando la designación.
-- Extracto del acta en donde conste la designación.
9. INFORMACIÓN SOBRE TERMINACIÓN DE RELACIONES LABORALES, EXCLUSIÓN Y SUSPENSIÓN DE DERECHOS DE ASOCIADOS
Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones de trabajo con sus representantes legales o revisores fiscales por razón de irregularidades cometidas en su gestión financiera, o a causa de comportamientos que riñan con el debido manejo de los recursos del ente cooperativo, deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia, con el propósito de proporcionarle suficientes elementos de juicio en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.
Igualmente, deberán informar a esta Superintendencia cuando se trate de asociados que hayan sido removidos de sus cargos, excluidos o suspendidos en sus derechos como asociados, por faltas graves, similares o semejantes a las señaladas en el inciso anterior.
En tales eventos deberán remitir los documentos respectivos en donde conste la decisión tomada al respecto, indicando si se encuentra en firme o contra ella proceden todavía recursos. Así mismo deberán informar si han sido notificadas de demandas presentadas ante las autoridades judiciales por parte de los afectados.
En cualquier momento, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revocar la autorización de posesión, cuando las calidades objetivas y subjetivas de idoneidad, sobre las cuales se autorizó la misma, no se conserven durante el periodo para el cual fueron elegidos, según lo dispuesto en el inciso segundo del numeral 2 del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, aplicable por remisión del numeral 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE HORARIOS.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deben someterse en cuestión de horarios de atención de sus asociados y al público, a las siguientes pautas generales:
1. HORARIOS BÁSICOS
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la entidad, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales.
En todo caso, de esas 28 horas, los horarios que se establezcan deberán prestarse, como mínimo 15 horas semanales de atención entre las 8 a. m. y las 6 p. m.
La implantación de los horarios básicos, así como su modificación, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria. El primero de los casos, dentro de los treinta (30) días siguientes a la vigencia de la presente circular y el segundo, con una antelación de 10 días hábiles.
2. HORARIOS ADICIONALES O EXTENDIDOS
Las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera podrán establecer horarios adicionales o extendidos, sin aviso previo a esta Superintendencia.
No obstante, las operaciones que se realicen en horarios adicionales o extendidos, podrán ser contabilizadas a más tardar el día hábil siguiente a aquél en que se lleven a cabo. De esta circunstancia serán informados los asociados.
3. HORARIOS REDUCIDOS
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá autorizar la prestación del servicio, en algunas oficinas, con un mínimo de horas inferior a veintiocho (28) semanales. Para tales efectos, la cooperativa interesada deberá solicitar la autorización justificando su petición.
4. CIERRES ESPECIALES
La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente en los siguientes eventos:
a) Por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, y festividades o eventos reconocidos a nivel nacional, sin autorización previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de tres (3) días calendario de antelación. Así mismo, deberán comunicarse a esta Superintendencia mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor o caso fortuito del mes anterior;
b) En razón de actividades de carácter institucional de la Organización cooperativa que imposibilite el servicio, en tal caso se requerirá autorización previa de esta Superintendencia. La cual deberá tramitarse con mínimo un mes de antelación y en ningún caso se autorizará más de un cierre por un día hábil al año; una vez obtenida la autorización, debe informarse a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación.
El último día hábil de cada año calendario no se prestará servicio. El día hábil anterior se podrá optar por restringir la prestación del servicio de acuerdo con lo establecido en el horario habitual de fin de mes. Si el veinticuatro (24) de diciembre es día hábil, podrá no prestarse el servicio.
5. PUBLICIDAD
Los horarios básicos y los extendidos o adicionales, deberán ser informados a los asociados y al público en general mediante avisos fijados en la puerta de acceso. Cualquier variación de los mismos, así como el cierre de fin de año, serán comunicados también por aviso colocado con diez (10) días hábiles de antelación, con las condiciones de tamaño establecidas en el literal a) del numeral anterior.
6. SANCIONES
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, darán lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE PUBLICIDAD.
Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, en cuestión de publicidad deben someterse a las siguientes pautas generales.
1. OBJETIVO DE LOS PROGRAMAS PUBLICITARIOS
La publicidad de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, estará encaminada a motivar la afiliación de las personas naturales o jurídicas que, de acuerdo con las normas estatutarias, pueden vincularse en tal calidad, así como a promover los servicios que ofrecen.
2. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS TEXTOS PUBLICITARIOS
Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias, deberán observar, cuando menos, las siguientes condiciones generales:
2.1. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deberán utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, v. gr. las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de asociados, indicadores financieros, etc., cuya utilización publicitaria deberá efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.
2.2. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial ni desconocer el derecho a la libre competencia económica.
2.3. En la difusión de programas publicitarios deberá anotarse la circunstancia de hallarse la entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria y de la inscripción ante Fogacoop como poseedores del seguro de depósito y la cobertura del mismo.
2.4. En la publicidad deberá utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales.
2.5. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la cooperativa deberá por el mismo medio rectificarla, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta Superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
2.6. Cuando los mensajes publicitarios promuevan servicios financieros tales como tarjetas de crédito o cuentas corrientes, mediante la celebración de convenios con establecimientos de crédito, deberá indicarse la existencia del respectivo convenio y la identificación de la respectiva institución financiera, sin perjuicio de atender, cuando la publicidad sea conjunta, las instrucciones que sobre el particular dicte la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.7. Las afirmaciones y representaciones visuales o auditivas deberán ofrecer claridad, fidelidad y precisión respecto del tipo de servicios que se promueven. Por lo tanto, deben tenerse en cuenta los alcances o limitaciones a que legal y económicamente se encuentre sujeto el servicio respectivo.
2.8. Podrá incluirse referencia a las tasas de interés, las cuales siempre deben ser expresadas en términos efectivos, netas de comisiones y determinando, sin equívocos, el período al que corresponden.
2.9. En las páginas de Internet o en los mecanismos de similar cobertura, deberá indicarse si la entidad se encuentra inscrita en Fogacoop, el objeto del seguro de depósitos, los titulares de este, las acreencias que se encuentran amparadas y las que se encuentran excluidas y el valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos, de conformidad con el anexo del presente capítulo.
La publicidad que se divulgue a través del mecanismo mencionado deberá ser cierta, suficiente, clara, oportuna y con caracteres destacados, de forma que le permita a los consumidores financieros conocer la información relativa a la existencia, características y funcionamiento del seguro de depósitos.
2.10. En los extractos de cada producto que cuente con el seguro de depósitos se deberá incluir la expresión: “este producto cuenta con seguro de depósitos”, de conformidad con lo señalado en el anexo de este capítulo. Así mismo, en los productos que no se encuentren amparados por el seguro de depósitos, la cooperativa deberá informar de este hecho al asociado, de una manera clara y precisa, especificando “este producto no se encuentra amparado por el seguro de depósitos”.
2.11. En las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público se deberá fijar un aviso en el cual se indique que la cooperativa se encuentra inscrita en Fogacoop, precisando de manera clara los beneficios de tal inscripción e indicando las características y condiciones de funcionamiento del seguro de depósitos, de acuerdo con lo establecido en el anexo de este capítulo.
2.12 <Numeral modificado por la Circular 3 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> En toda la publicidad que se divulgue masivamente y por escrito, deberán atenderse las reglas sobre identidad visual oficial “seguro de depósito” que establezca el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop)
2.13. En todos los casos, al momento de la contratación, vinculación, apertura o renovación de un producto autorizado, amparado o no con el seguro de depósitos, tendrá que advertírsele al asociado si la entidad está inscrita en Fogacoop, si ese producto se encuentra o no cubierto con el seguro de depósitos y, si lo está, deberá explicársele el objeto del mismo y el valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos, así como los productos o acreencias que no se encuentran amparados por el seguro de depósitos, todo de conformidad con el anexo del presente capítulo, y dejar constancia documentada del cumplimiento de esta instrucción.
2.14. Las entidades cooperativas a quienes va dirigida la presente circular deberán capacitar a los funcionarios que ofrezcan productos amparados por el seguro de depósitos acerca de las características de dicho seguro, a fin de que puedan suministrar a los ahorradores información cierta, clara, suficiente y oportuna al respecto.
3. VERIFICACIÓN POSTERIOR
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, deberán conservar los documentos que a continuación se describen, en la gerencia o secretaría general de la entidad o en la dependencia que haga sus veces, a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, para que esta pueda ejercer el control correspondiente:
a) Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los periodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto;
b) Comunicación suscrita por el representante legal de la entidad, en la que claramente se pueda evidenciar que se verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio de la entidad.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión. En este caso, la cooperativa queda sujeta a un régimen de autorización individual, esto es, que todos los mensajes publicitarios estarán sometidos a autorización previa de esta Superintendencia, hasta que la misma le autorice pasar al régimen de autorización general.
INSTRUCCIONES PARA LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EN LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO.
<Capítulo derogado por la Circular 14 de 2018. Consultar el tema en el nuevo Capítulo XVII>
RÉGIMEN DE OFICINAS.
1. APERTURA, TRASLADO, CONVERSIÓN Y CIERRE DE OFICINAS
Toda vez que el literal a) del numeral 2 del artículo 3o del Decreto número 186 de 2004, en concordancia con el artículo 8 del mismo precepto legal, facultan al Superintendente de la Economía Solidaria para “Autorizar de manera general o individual, la apertura y cierre de sucursales y agencias en el territorio nacional”, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito:
1.1 Políticas y criterios para la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas
La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades, que ejercen actividad financiera, sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los gerentes y administradores (consejo de administración) tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento este que deberá fundamentarse en estudios socioeconómicos y técnicos de factibilidad, donde se determine el punto de equilibrio y la recuperación de las pérdidas iniciales generadas por el proyecto.
Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades (Representante Legal y Consejo de Administración) en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el interés de la comunidad.
1.2 Régimen de autorización general
Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente Capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuando cumplan los siguientes requisitos:
a) Estudio de mercado y de factibilidad;
b) Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público;
c) Copia del Acta del Consejo de Administración donde conste la aprobación de la apertura, cierre o traslado de la oficina correspondiente.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia para su revisión posterior, y en caso de incumplimiento los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas a imponer de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9o del Decreto número 186 de 2004.
Lo anterior, sin perjuicio que la Superintendencia pueda ordenar el cierre de la citada oficina por haber omitido el cumplimiento de alguno de los requisitos precitados.
Si transcurridos tres (3) años de apertura de una oficina genera pérdidas que comprometen la estabilidad financiera de la cooperativa, se deberá presentar un plan de recuperación para lograr el objetivo, en un plazo no mayor a un (1) año, transcurrido este tiempo de continuar igual se debe proceder al cierre de la sucursal u oficina.
Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta Superintendencia, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al hecho, previo haberse realizado el registro mercantil.
1.3 Régimen de autorización individual
Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, o cuando a juicio de esta Superintendencia se presentan deficiencias en su estructura administrativa, financiera o de gobernabilidad y se hayan requerido ajustes sobre el particular, deberán obtener de manera individual y previa autorización de la Superintendencia de Economía Solidaria para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.
a) Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada deberá presentar solicitud escrita que contenga por lo menos, la siguiente información:
-- Exposición de las razones de mercado, financieras y operacionales que justifican la apertura o traslado que se propone, identificando el acta mediante la cual el Consejo de Administración adoptó la decisión correspondiente.
-- Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia.
-- Participación de instituciones afines (del sector financiero y del sector cooperativo) en el área de influencia proyectada;
-- Indicación de los siguientes aspectos:
– Inversión estimada para su instalación.
– Horario básico de funcionamiento.
– Horarios adicionales o extendidos.
– Medidas de seguridad que se adoptarán para la prestación del servicio, incluyendo la movilización del efectivo y su respectivo costo.
– Servicios que se pretenden prestar al público.
– Los demás datos de mercado, financieros y económicos propios del estudio de factibilidad, tales como los costos, gastos, gastos diferidos, cargos y asignación básica en cada uno de ellos; los ingresos y costos de los productos que se esperan recibir con base en el nicho de mercado en el que se pretende incursionar, para alcanzar el punto de equilibrio, para el efecto se debe tener en cuenta las instrucciones contenidas en el anexo No. 3 sobre la estructuración estudio solicitud apertura de oficina.
b) Información a la Superintendencia de la Economía Solidaria con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas:
-- Una vez obtenida la autorización pertinente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, deberá informarse a la Superintendencia de Economía Solidaria sobre la puesta en marcha de la decisión, previo el registro en la Cámara de Comercio.
-- En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina, dentro del término indicado, se deberá informar de tal hecho a esta Superintendencia, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.
1.4 Naturaleza de las oficinas
De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio, las oficinas de las organizaciones que ejercen actividad financiera, sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.
En consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, a través de puntos de atención, extensiones de caja y corresponsalías no bancarias, caso en el cual deberá informarse previamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen, y el período en el cual se operará en esta modalidad.
Cuando se adopte la decisión de instalar nuevos cajeros automáticos deberá informarse a la Superintendencia de la Economía Solidaria con no menos de quince (15) días hábiles de antelación a la fecha en la que se proyecte iniciar el servicio respectivo, debiéndose expresar el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.
1.5 Conversión de oficinas
Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.
1.6 Cierre de oficinas
El cierre de oficinas podrá adoptarse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los mismos podrán hacerse conforme a la decisión adoptada por el Consejo de Administración con base en un estudio que refleje la conveniencia del cierre, la evaluación financiera y el impacto social. De esta decisión deberán ser informados por escrito y con una antelación no inferior a treinta (30) días comunes a la Superintendencia de Economía Solidaria y a todos los clientes de la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraídas por cada uno de ellos, y durante el mismo tiempo se informará a través de cualquier medio publicitario al público en general.
1.7 Punto de atención
Se entiende por punto de atención, aquél establecimiento dependiente de una oficina o sucursal, donde sólo se recepcionan documentos y se brinda información de carácter general referente a los servicios que presta la cooperativa, en el cual no se presta servicio de caja. Si se pretende abrir este tipo de establecimiento bastará con informar a la Superintendencia sobre su puesta en funcionamiento con cinco (5) días hábiles de antelación, señalando ubicación, horario de atención y las actividades que allí se pretende desplegar.
1.8 Extensión de caja
Las extensiones de caja son las operaciones de caja que realiza una cooperativa en un establecimiento ubicado en la zona de influencia geográfica de la oficina de la cual dependa, en donde sólo ofrecerá el servicio de uno o dos cajeros, en forma temporal. La extensión de caja reportara diariamente las operaciones por medios electrónicos a la oficina a la cual se encuentra asignada.
La apertura o cierre de cualquiera de estas no requiere autorización previa sino basta informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria con cinco (5) días hábiles de anticipación a su apertura o cierre.
Para realizar las operaciones, a través de las extensiones de caja, la cooperativa deberá disponer de tecnología apropiada que permita registrar los diferentes movimientos que allí se realicen y deben generar comprobantes que como mínimo deben contener: La identificación de la (s) cuenta (s) involucradas en la transacción, tipo de transacción y la identificación del Terminal. El comprobante podrá contar con un mecanismo de control que permita verificar la autenticidad de la transacción realizada.
En todo caso las cooperativas que presten el servicio de extensión de caja deberán contar con la autorización impartida por el consejo de administración y adoptar las medidas de seguridad necesarias en el espacio físico donde presten el servicio. De igual manera el consejo de administración deberá fijar la cuantía de la póliza que cubra los riesgos de transporte de valores y de los recursos monetarios y logísticos existentes en el establecimiento.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia para su revisión posterior, y en caso de incumplimiento los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas a imponer de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9o del Decreto número 186 de 2004.
1.9 Corresponsales
El Decreto número 3965 de 2006, por el cual se reglamentan los servicios financieros prestados por las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito a través de corresponsales y se dictan otras disposiciones, en su artículo 1 establece que las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que cumplan con los requisitos previstos en él, podrán prestar, bajo su plena responsabilidad, los servicios a que se refiere el artículo 2o del Decreto número 2233 de 2006, modificado por el Decreto número 1121 de 2009, con excepción de aquellos que no están expresamente autorizados por su régimen legal, a través de terceros corresponsales conectados a través de sistemas de transmisión de datos, quienes actuarán en todo caso por cuenta de tales cooperativas, en los términos del presente decreto en mención.
El artículo 2o ibídem expresa que a las cooperativas de que trata el decreto y a los corresponsales que estas contraten, les será aplicable el régimen previsto en el Decreto número 2233 de 2006, correspondiéndole a la Superintendencia de la Economía Solidaria las funciones previstas en este para la Superintendencia Financiera de Colombia.
Igualmente, el artículo 3o ibídem indica que la Superintendencia de la Economía Solidaria sólo podrá autorizar la prestación de servicios financieros a través de corresponsales a las cooperativas de ahorro y crédito y cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que reúnan las siguientes condiciones:
-- Contar con autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera.
-- Estar inscritos en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas.
-- Demostrar la capacidad técnica necesaria para operar a través de corresponsales, de tal forma que su plataforma tecnológica permita que las operaciones que se realicen a través de los Corresponsales, se reflejen en tiempo real.
OBLIGATORIEDAD DE LA INSCRIPCIÓN EN FOGACOOP.
1. El Decreto número 2206 de 1998 dispone la obligatoriedad de la inscripción de cooperativas financieras, cooperativas de ahorro y crédito y cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop).
2. Como quiera que la actividad financiera está calificada de “interés público”, toda vez que radica en el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos captados del público, requiere obligatoriamente de la intervención del Estado. De ahí que para su ejercicio es necesaria la autorización previa del ente de control y la consecuente inscripción en Fogacoop, requisitos que, de ser incumplidos, acarrearán las sanciones fijadas por el legislador. En tal virtud, las cooperativas que deseen ejercer dicha actividad deben sujetarse a las exigencias y requisitos de origen constitucional y legal.
3. Así las cosas, la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, conlleva a exigir a las cooperativas a inscribirse ante el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, como quiera que es a través de este que el Estado garantiza la confianza del público en general, de los ahorradores y de los asociados.
4. Ejercer la actividad financiera sin que la cooperativa autorizada para tales efectos se acoja a las disposiciones legales que regulan el trámite de inscripción ante el Focacoop, se considerará como una práctica insegura y, desde luego, sancionable por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, por cuanto quedarían desprotegidos los ahorros de los asociados ante eventuales riesgos inherentes al ejercicio de la actividad financiera.
En consecuencia, todas las cooperativas en mención deben continuar suministrando la información que soliciten tanto la Superintendencia de la Economía Solidaria como el Fogacoop, con miras a obtener la autorización para ejercer la actividad financiera y la posterior inscripción al Fondo.
CONTROL DE LEGALIDAD DE REFORMAS ESTATUARIAS QUE NO REQUIEREN DE AUTORIZACIÓN PREVIA POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. Si una entidad de economía solidaria que ejerce la actividad financiera y realiza una reforma estatutaria aprobada por la asamblea general y que no requiere de autorización previa conforme la ley, deberá solicitar la realización del control de legalidad respectivo. Para tal efecto deberá remitir los siguientes documentos:
a) Formato de solicitud suscrito por el Representante Legal. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Copia del acta de asamblea general tomada de los libros registrados en la Cámara de Comercio;
c) Copia del acta del consejo de administración, donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos en donde deberá constar la fecha y el medio a través de la cual se informa de la convocatoria;
d) Certificado o constancia de verificación suscrito por la Junta de Vigilancia o quien haga sus veces de conformidad con la ley, sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles;
e) Si la asamblea es de Delegados deberán remitir adicionalmente el Reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios;
f) Estatutos reformados con cuadro comparativo donde se puedan observar los ajustes realizados.
2. Cuando la reforma estatutaria modifique aspectos inherentes a la autorización impartida para el ejercicio de la actividad financiera, previo a la implementación de la reforma para sus asociados deberá obtener autorización previa de esta Superintendencia, v. gr. ampliación de vínculo de asociados, cambio de circunstancias de excepción de la multiactividad y/o de montos mínimos.
3. Trámite para el Control de Legalidad de Reformas Estatutarias
Una vez presentada la documentación requerida en este capítulo, la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo efectuará el control de legalidad correspondiente y se pronunciará dentro de los noventa (90) días calendario siguiente a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos.
DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. ORGANIZACIONES SOLIDARIAS OBJETO DE SUPERVISIÓN
Entre las organizaciones que no ejercen la actividad financiera se encuentran las del sector solidario que no están sujetas a las normas, sobre actividad financiera del cooperativismo, contenidas en la Ley 454 de 1998. A este grupo pertenecen, entre otras, las cooperativas de aporte y crédito (multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito y especializadas), las cooperativas con actividad crediticia, las precooperativas, las administraciones públicas cooperativas, las cooperativas de trabajo asociado, los fondos de empleados, las asociaciones mutuales, las instituciones auxiliares del cooperativismos y los organismos de integración de segundo y tercer grado.
Los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, aunque están expresamente autorizadas por el legislador para captar ahorros de sus asociados y colocarlos posteriormente entre estos a través de créditos y, en general, para el aprovechamiento o inversión de los recursos captados, están regulados por normas especiales (Decreto número 1480 de 1989 para las asociaciones mutuales y Decreto número 1481 de 1989 y Ley 1391 de 2010 para los fondos de empleados y demás normas que los modifiquen, adicionen o deroguen).
Las anteriores organizaciones solidarias del sector real de la economía se encuentran bajo la inspección, vigilancia y control de la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria, de conformidad con el Decreto número 186 de 2004.
2. CONSTITUCIÓN
Para la obtención de su personalidad jurídica, las organizaciones supervisadas del sector real se constituyen por escritura pública o por documento privado, mediante acta de asamblea de constitución (artículo 14 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 40 del Decreto número 2150 de 1995 y demás normas que los modifiquen, adicionen o deroguen), así:
2.1. Asamblea de constitución
a) De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, la constitución de estas organizaciones se hará en asamblea de constitución, en la cual será aprobado el estatuto y nombrados en propiedad los órganos de administración, vigilancia y control, cuando sea del caso;
b) El consejo de administración, junta directiva u órgano equivalente de estas organizaciones, allí designado, nombrará el representante legal de la entidad quien será responsable de tramitar la obtención de la personalidad jurídica;
c) El acta de la asamblea de constitución será firmada por todos los asociados fundadores, anotando su documento de identificación legal y el valor de los aportes iniciales;
d) El número mínimo de fundadores será de:
-- Veinte (20) para las cooperativas, salvo las excepciones consagradas en normas especiales.
-- Diez (10) para las cooperativas de trabajo asociado y las cooperativas agropecuarias, agroindustriales, piscícolas y mineras.
-- Diez (10) para los fondos de empleados.
-- Veinticinco (25) para las asociaciones mutuales.
-- Cinco (5) para las administraciones públicas cooperativas.
-- Cinco (5) para las precooperativas.
-- Diez (10) para los organismos de segundo grado de carácter nacional.
-- Cinco (5) para los organismos de segundo grado de carácter regional.
-- Doce (12) para los organismos cooperativos de tercer grado.
-- Dos (2) para las instituciones auxiliares de la economía solidaria que se constituyan bajo la naturaleza de asociaciones o corporaciones civiles.
-- Uno (1) para las instituciones de la economía solidaria que se constituyan bajo la naturaleza de fundaciones.
Si la institución auxiliar de la economía solidaria se constituye como fundación, no tendrá asociados sino fundador(es), y tendría un patrimonio con destinación específica.
-- Uno (1) para las instituciones auxiliares de la economía solidaria creadas directamente por algún organismo del sector solidario.
2.2. Registro
Se obtiene la personalidad jurídica mediante el registro en la Cámara de Comercio del domicilio principal, de conformidad con lo previsto en el artículo 63 de la Ley 454 de 1998 modificado por el artículo 146 del Decreto número 019 de 2012 y las normas que la adicionen, modifiquen o complementen.
2.3. Solicitud de Control de legalidad de la constitución de organizaciones, que no ejercen actividad financiera, sometidas a supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria
Una vez registrados los documentos de constitución ante la Cámara de Comercio, o quien haga sus veces, las organizaciones deberán enviarlos a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su correspondiente control de legalidad, de conformidad con la normatividad prevista por la Superintendencia para el efecto. Para las organizaciones clasificadas en el tercer nivel de supervisión, este control será selectivo de acuerdo con el artículo 6o del Decreto número 2159 de 1999.
Para el trámite de control de legalidad, se requieren los siguientes documentos, según el tipo de organización constituida:
2.3.1 Cooperativa
Para el control de legalidad de la constitución de una cooperativa se requiere:
a) Formato de solicitud de trámites diligenciado. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reductibles expedido por el representante legal y en el caso de las Asociaciones Mutuales certificación del pago de las contribuciones económicas;
c) Acta de la asamblea de constitución;
d) Estatuto aprobado, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo;
e) Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria de los fundadores, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
2.3.2 Cooperativa y Precooperativa de Trabajo Asociado
Para el control de legalidad de la constitución de una cooperativa o precooperativa de trabajo asociado se requiere:
a) Formato solicitud de tramites diligenciado. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Copia del acta de asamblea de constitución firmada por todos los asociados con documento de identidad y pago de aportes iniciales;
c) Estatuto vigente firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo;
d) Constancia del pago de por lo menos el 25% de los aportes iniciales, expedida por el representante legal;
e) Certificación de educación solidaria expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, correspondiente a 20 horas de cooperativismo básico con énfasis en trabajo asociado;
f) Copia de los regímenes de trabajo asociado y compensaciones aprobados por la Asamblea General;
g) Cuando se trate de precooperativas de trabajo asociado, adicional a los documentos anteriores, se debe presentar constancia de compromiso de la entidad promotora.
Los documentos requeridos se deben entregar en esta Superintendencia, de conformidad con la normatividad prevista para el efecto.
La entrega de documentos en los términos anotados es requisito para la radicación de la solicitud y su correspondiente trámite por parte de la dependencia responsable.
2.3.3. Precooperativa
Cuando se trate de la constitución de una precooperativa, además de los documentos requeridos para constituir las cooperativas, se deberá allegar la constancia de compromiso de la entidad promotora, salvo cuando la constitución de la precooperativa corresponda a programas de promoción y fomento adelantados por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
2.3.4. Fondos de Empleados
Cuando se constituya un fondo de empleados, además de los documentos requeridos para constituir cooperativas, se deberán allegar los siguientes:
a) Formato de solicitud de trámites. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reductibles expedido por el representante legal;
c) Acta de la asamblea de constitución, que contenga lo establecido en el artículo 5o del Decreto número 1481 de 1989;
d) Estatuto aprobado, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmado por el presidente y secretario de la asamblea, indicando la fecha de aprobación del mismo;
e) Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria de los fundadores con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda;
f) Constancia sobre la vinculación de los fundadores expedida por la respectiva entidad, en los términos del artículo 2o de la Ley 1391 de 2012 <sic, es 2010>.
2.3.5. Instituciones Auxiliares de la Economía Solidaria
Cuando se constituya una institución auxiliar de la economía solidaria se deberán allegar los siguientes documentos:
a) Formato de solicitud de trámites diligenciado. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Certificado del pago de los aportes sociales mínimos no reductibles expedido por el representante legal;
c) Acto de constitución;
d) Estatuto aprobado, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, firmado por el presidente y secretario del acto de constitución, indicando la fecha de aprobación del mismo;
e) Certificación expedida por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, mediante la cual se acredite la educación cooperativa o en economía solidaria de los fundadores cuando sean personas naturales, con una intensidad no inferior a veinte (20) horas, según corresponda.
Debe precisarse que el fin de las instituciones auxiliares de la economía solidaria está orientado exclusivamente a cumplir actividades de apoyo o complementarias al objeto social del organismo u organismos cooperativos que la constituyen y en ningún caso podrán desarrollar actividades que no les están permitidas a las cooperativas que ejercen actividad financiera, cuando estas sean sus constituyentes. Esto en razón a que se conciben para contribuir al crecimiento y desarrollo del sector cooperativo a través de acciones encaminadas al logro de los objetivos y propósitos económicos de las organizaciones solidarias en bien de los asociados y de la comunidad en general.
Es importante aclarar que las instituciones auxiliares en ningún caso pueden pretender reemplazar a las organizaciones de economía solidaria, o asumir el desarrollo del objeto social que estas realizan, toda vez que se constituyen para apoyarlas y ayudarlas en el logro de sus propósitos, limitando su objeto a una sola actividad, de acuerdo con lo expresado en el artículo 123 de la Ley 79 de 1988.
Los documentos requeridos se deben entregar en esta Superintendencia, de conformidad con la normatividad prevista por la Superintendencia para el efecto.
2.3.6. Organismos de Segundo Grado
La misma documentación requerida para las cooperativas.
2.3.7. Organismos de Tercer Grado
La misma documentación requerida para las cooperativas.
2.3.8. Administraciones Públicas Cooperativas
Además de los requeridos para constituir cooperativas, se deberán allegar los siguientes documentos:
a) Acta de la asamblea de constitución suscrita por los representantes legales de cada una de las entidades fundadoras;
b) Ley, ordenanza o acuerdo donde se autoriza al ente estatal la participación en la creación de la administración pública cooperativa;
c) Constancia de autorización para suscribir el acta de constitución expedida por las entidades fundadoras.
2.3.9 Asociaciones Mutuales
Los mismos documentos requeridos para la constitución de cooperativas.
2.4 Cancelación del registro
Esta Superintendencia puede ordenar la cancelación del registro de constitución de una organización de economía solidaria, en uso de la facultad otorgada por el numeral 11 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 que señala: “Ordenar la cancelación de la inscripción en el correspondiente registro del documento de constitución de una entidad sometida a su control, inspección y vigilancia o la inscripción que se haya efectuado de los nombramientos de sus órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a las normas legales o estatutarias. La cancelación de la inscripción del documento de constitución conlleva la pérdida de la personería jurídica, y a ella se procederá siempre que el defecto no sea subsanable, o cuando siéndolo ha transcurrido el plazo prudencial otorgado para su corrección”.
Si después de registrados los documentos de constitución se advierte que alguno es falso, se procederá a la cancelación del registro de las personas y/o documentos vinculados con el mismo.
En el caso de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, la cancelación procederá de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1233 de 2008.
CONTROL DE LEGALIDAD DE ASAMBLEAS Y REFORMAS ESTATUTARIAS DE ORGANIZACIONES QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA SOMETIDAS A LA SUPERVISIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. CONTROL DE LEGALIDAD DE ASAMBLEAS
Para efectuar el control de legalidad de las asambleas de las organizaciones que no ejercen actividad financiera se deberán allegar los siguientes documentos:
a) Formato solicitud de trámites: Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Acta de asamblea general debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la organización, registrado ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces;
c) Copia del acta del consejo de administración, o quien haga sus veces, donde se convoca de acuerdo con los estatutos. A falta de estipulación estatutaria, la asamblea deberá convocarse con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles a la fecha de celebración;
d) Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles y de la publicación de estos últimos, expedida por la junta de vigilancia o el órgano equivalente de acuerdo con el tipo de organización de economía solidaria;
e) En caso de ser asamblea general de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados, como:
-- Acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta y convoca a elecciones.
-- Reglamento de elección.
-- Acta final de escrutinio.
-- Constancia de la verificación del listado de asociados hábiles e inhábiles efectuado por el órgano de control social correspondiente.
-- Constancia de publicación del listado de asociados inhábiles.
2. NOMBRAMIENTOS
En cumplimiento de lo señalado en el artículo 7o de la Ley 454 de 1998, las entidades de la economía solidaria deberán consagrar en sus estatutos rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, estableciendo criterios que tengan en cuenta la capacidad y aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética, antecedentes disciplinarios, penales y crediticios y la destreza de quienes ejercen la representatividad.
Las organizaciones deberán tener y conservar las hojas de vida de los miembros de los órganos de administración y control así como del representante legal con los soportes que acrediten la formación académica, experiencia y los antecedentes disciplinarios y judiciales.
Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones laborales con sus funcionarios por virtud de irregularidades cometidas en su gestión, o a causa de comportamientos que riñen con el debido manejo de los recursos de la entidad, deberán informarlo a esta Superintendencia en forma inmediata.
Las organizaciones de economía solidaria deberán tener a disposición de la Superintendencia los documentos mencionados anteriormente en la sede de la entidad.
3. CONTROL DE LEGALIDAD DE REFORMAS ESTATUTARIAS
En caso de haberse aprobado una reforma estatutaria deberá anexarse:
a) Copia del estatuto aprobado;
b) Cuadro comparativo con los artículos reformados y los nuevos aprobados;
c) Propuesta aprobada por la asamblea.
4. DISPOSICIONES GENERALES
a) La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá en cualquier momento verificar la información suministrada, solicitar, cuando lo estime pertinente, documentos adicionales o efectuar visitas de inspección y revisión;
b) Si de los documentos presentados se concluye que la información suministrada por el peticionario es incompleta, el funcionario competente requerirá por escrito los documentos necesarios con toda la precisión y por una sola vez. Si no se obtiene respuesta en el término de dos (2) meses, se entenderá que el peticionario ha desistido de la solicitud y se procederá a archivar el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud;
c) La Superintendencia de la Economía Solidaria ordenará, en cualquier momento, la cancelación del registro del documento de constitución de una entidad sometida a su control, inspección o vigilancia, o la inscripción que se haya efectuado de los nombramientos de los órganos de administración, vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, en caso de advertir que la información presentada para su inscripción no se ajusta a la realidad o a las normas legales o estatutarias.
PRÓRROGA PARA LA CONVERSIÓN DE PRECOOPERATIVA A COOPERATIVA.
1. SOLICITUD DE PRÓRROGA
Al solicitar autorización de prórroga para la conversión, la precooperativa debe allegar los siguientes documentos, antes de la expiración del plazo de cinco (5) años de duración de la misma:
a) Formato de solicitud de autorización para la prórroga de conversión de precooperativa, indicando dirección para notificaciones. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Estatuto vigente;
c) Acta de la junta de asociados, tomada del libro oficial de la entidad, debidamente aprobada;
d) Acta del comité de administración donde se convoca a la asamblea general, tomada del libro oficial;
e) Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles expedida por el comité de vigilancia;
f) Constancia de publicación de la lista de los asociados inhábiles;
g) En caso de ser una junta de delegados, anexar la siguiente información:
-- Acta del comité de administración en donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones.
-- Reglamento de elección.
-- Actas de escrutinios.
-- Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles expedida por el comité de vigilancia.
-- Constancia de publicación de la lista de los asociados inhábiles.
h) Documento con la exposición de los motivos que justifican la no conversión en el término de los cinco (5) años suscrito por el representante legal. Debe contener, entre otros, los siguientes aspectos:
-- Datos y cifras tomadas de los libros de contabilidad de la entidad interesada que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que continuará funcionando la precooperativa.
-- Discriminación de los activos y pasivos de la entidad.
-- Relación de asociados vigentes.
-- Aspectos administrativos, financieros y jurídicos que permitan asegurar la continuidad a la entidad;
i) Concepto de la entidad promotora sobre la viabilidad de la precooperativa;
j) Estados financieros básicos correspondientes a la fecha de corte establecida para tal fin, debidamente certificados conforme a lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto número 2649 de 1993 y el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, incluyendo las notas y el dictamen del Revisor Fiscal (artículo 38 ibídem.) y demás normas que las modifiquen, adicionen o deroguen.
2. REGISTRO
Una vez obtenida la autorización de la citada prórroga, esta deberá registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad dentro de los 10 días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo que la concedió.
3. NORMAS SUPLETORIAS
Se aplicarán como normas supletorias las previstas en la Ley 79 de 1988.
AUTORIZACIÓN DE CONVERSIÓN DE PRECOOPERATIVA A COOPERATIVA.
1. SOLICITUD
Cuando una precooperativa solicite autorización para convertirse en cooperativa debe adjuntar los siguientes documentos, antes de la expiración del plazo de cinco (5) años de duración de la misma:
a) Formato de solicitud de autorización para la conversión de precooperativa a cooperativa indicando la dirección para notificaciones. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Estatuto vigente;
c) Acta de la junta de asociados, tomada del libro oficial;
d) Acta del comité de administración donde se convoca a la asamblea general, tomada del libro oficial;
e) Constancia de verificación de los asociados hábiles e inhábiles expedida por el comité de vigilancia;
f) Constancia de publicación de la lista de los asociados inhábiles;
g) En caso de ser una junta de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados como: acta del comité de administración en donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones, reglamento de elección, actas de escrutinios, verificación de los asociados hábiles e inhábiles por parte del comité de vigilancia;
h) Documento con la exposición de los motivos que justifican la conversión y suscrito por el representante legal. Entre otros aspectos debe contener:
-- Los datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de la entidad interesada que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que funcionará la Cooperativa.
-- La discriminación de los activos y pasivos de la entidad.
-- La relación de asociados vigentes.
-- Los aspectos administrativos, financieros y jurídicos que permitan asegurar la continuidad de la organización;
i) Estados financieros básicos correspondientes a la fecha de corte establecida para la transformación de la entidad, debidamente certificados y dictaminados.
La certificación de los estados financieros le corresponde al representante legal y el contador público, que consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en estos, conforme al reglamento y han sido tomadas fielmente de los libros;
j) La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
2. REGISTRO
Una vez obtenida la autorización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización participante e informar de la inscripción a esta Superintendencia dentro de los treinta (30) días siguientes, para su verificación.
3. NORMAS SUPLETORIAS
Para el caso de transformación se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE INSOLVENCIA PATRIMONIAL.
Cuando una organización de economía solidaria que no ejerza actividad financiera se encuentre en cesación de pagos o incapacidad de pago inminente de sus obligaciones, puede acogerse a lo dispuesto en la Ley 1116 de 2006 por la cual se establece el régimen de insolvencia empresarial, y solicitar ante el juez civil del circuito de su domicilio principal el inicio del proceso de reorganización, el cual a través de un acuerdo pretende preservar empresas viables y normalizar sus relaciones comerciales y crediticias, mediante su reestructuración operacional, administrativa, de activos o pasivos.
De acuerdo con lo previsto en el parágrafo 2o del artículo 6o de la ley en mención, la Superintendencia de la Economía Solidaria conservará sus facultades de supervisión de manera permanente durante el proceso, sin perjuicio de las atribuciones conferidas al juez de concurso.
AUTORIZACIÓN DE ASOCIACIÓN DE PERSONAS NATURALES EN ORGANISMOS DE SEGUNDO GRADO DE CARÁCTER ECONÓMICO.
1. SOLICITUD
Si un organismo de segundo grado de carácter económico pretende asociar personas naturales deberá solicitar autorización a la Superintendencia de la Economía Solidaria y allegar la siguiente documentación:
a) Formato de solicitud de autorización para la asociación de la(s) persona(s) naturales indicando dirección para notificaciones. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Poder de las personas naturales debidamente otorgado, en el evento de actuarse por intermedio de apoderado;
c) Acta del órgano competente para aceptar la asociación de persona(s) natural (es), tomada del libro oficial;
d) Solicitud de asociación de la(s) persona(s) natural(es) al organismo de segundo grado, junto con los anexos exigidos para ser asociado;
e) Documento con la exposición de motivos y el estudio de las condiciones socioeconómicas que justifiquen la vinculación de la persona natural.
2. REGISTRO
Una vez obtenida la autorización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, la entidad deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal e informar acerca de la inscripción a esta Superintendencia dentro de los treinta (30) días siguientes para su verificación.
EXONERACIÓN DE REVISOR FISCAL.
Las organizaciones de la economía solidaria que no ejercen actividad financiera, sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria podrán eximirse de la obligación de elegir Revisor Fiscal (principal y suplente), sin la autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria, si cumplen con los siguientes requisitos:
a) Que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior hayan registrado un total de activos iguales o inferiores a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes de esa fecha, y
b) Que no arrojen pérdidas. Este requisito no se tendrá en cuenta para aquellas entidades que a diciembre 31 del año inmediatamente anterior tengan menos de dos (2) años de constituidas.
En el caso de la constitución de una organización solidaria, se podrá eximir de la obligación de elegir Revisor Fiscal (principal y suplente) siempre y cuando el monto de los aportes sociales al momento de la constitución sean iguales o inferiores a trescientos (300) salarios mínimos mensuales legales vigentes de esa fecha.
Cuando dichas organizaciones decidan no elegir Revisor Fiscal, los estados financieros deberán estar certificados por el representante legal y el contador público.
Para el caso de la Administraciones Públicas Cooperativas, en ningún caso podrán eximirse de la obligación de elegir Revisor Fiscal (principal y suplente), desde su constitución.
NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIÓN CELEBRADA POR LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS COOPERATIVAS.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1150 de 2007, que modificó la Ley 80 de 1993, las cooperativas, las asociaciones conformadas por entidades territoriales y en general los entes solidarios de carácter público estarán sometidos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Adicionalmente las administradoras públicas cooperativas prestarán servicios a sus asociados y cuando lo hagan a terceros los excedentes que se generen se llevaran a un fondo no susceptible de repartición, de carácter patrimonial.
INSTRUCCIONES PARA LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EN LAS ORGANIZACIONES DE ECONOMÍA SOLIDARIA DIFERENTES A LAS COOPERATIVAS ESPECIALIZADAS DE AHORRO Y CRÉDITO Y MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO.
<Ver Notas de Vigencia. Capítulo modificado por la Circular 4 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>
1. Ámbito de aplicación
Corresponde a las organizaciones solidarias vigiladas diseñar e implementar el Sarlaft de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en este Capítulo, sin perjuicio de advertir que de acuerdo con el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del EOSF, estos deben estar en consonancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).
Todas las organizaciones solidarias están obligadas a aplicar lo pertinente al régimen de reportes establecido por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo a lo contenido en la presente circular.
Las organizaciones solidarias vigiladas por esta superintendencia que deban implementar el Sarlaft, y que en el desarrollo de su actividad pretendan tener relaciones comerciales con otros sujetos obligados al régimen de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo de cualquier sector de la economía, deberán adoptar procedimientos mínimos de conocimiento de ese tercero, en lo que considere le pueda generar algún tipo de riesgo, según los parámetros establecidos en su debida diligencia.
El Sarlaft que implementen las organizaciones solidarias vigiladas en desarrollo de lo dispuesto en las presentes instrucciones debe atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de ellas.
2. Alcance del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo
El Sarlaft, como sistema de administración que deben implementar las organizaciones solidarias vigiladas para gestionar el riesgo de LA/FT[10], se instrumenta a través de las etapas y elementos que más adelante se describen, correspondiendo las primeras a las fases mediante los cuales las organizaciones solidarias vigiladas administran el riesgo de LA/FT, y los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta la administración del riesgo de LA/FT en las mismas.
El Sarlaft debe abarcar todas las actividades que realizan las organizaciones solidarias vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y prever, además, procedimientos y metodologías para que estas queden protegidas de ser utilizadas a través de sus asociados; de sus miembros que integran los órganos de administración y control; sus empleados y sus contratistas (ejemplo acreedores), como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Es deber de las organizaciones solidarias vigiladas revisar periódicamente tanto las etapas como los elementos del Sarlaft, a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para que su funcionamiento sea efectivo, eficiente y oportuno.
2.1. Etapas del Sarlaft
El Sarlaft que implementen las organizaciones solidarias vigiladas debe comprender como mínimo las siguientes etapas:
- Identificación
- Medición
- Control
- Monitoreo
2.1.1. Identificación
El Sarlaft debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas identificar los riesgos de LA/FT inherentes[11] al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo definidos en el presente capítulo. En todo caso, dichos riesgos serán como mínimo los prescritos por el GAFI.
Esta etapa debe realizarse previamente al lanzamiento de cualquier producto, la modificación de sus características, la incursión en un nuevo mercado, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones y el lanzamiento o modificación de los canales de distribución.
Para identificar el riesgo de LA/FT las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo:
- Establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo[12].
- Con base en las metodologías establecidas segmentar los factores de riesgo.
- Establecer metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y sus riesgos asociados[13] respecto de cada uno de los factores de riesgos segmentados.
- Con base en las metodologías establecidas anteriormente, identificar las formas a través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.
Como resultado de esta etapa las organizaciones solidarias vigiladas deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven expuestas en relación al riesgo de LA/FT.
2.1.2. Medición
Posterior a la etapa de identificación de riesgos, el Sarlaft debe permitirles a las organizaciones solidarias vigiladas medir la posibilidad o probabilidad de materialización del riesgo inherente de LA/FT frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados. Es discrecional de estas definir el carácter y los criterios de la medición.
Para medir el riesgo de LA/FT las organizaciones solidarias deben como mínimo establecer las metodologías de medición con el fin de determinar la probabilidad de materialización del riesgo de LA/FT y determinar cuál sería su posible impacto frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
Como resultado de esta etapa, las organizaciones solidarias deben estar en capacidad de establecer el perfil de riesgo inherente de LA/FT de la organización solidaria y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo y en sus riesgos asociados.
2.1.3. Control
En la etapa de control las organizaciones solidarias vigiladas deben dar respuesta al riesgo identificado y medido, es decir, deben adoptar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente.
Para controlar el riesgo de LA/FT las organizaciones deben como mínimo:
- Establecer las medidas de control del riesgo de LA/FT y aplicarlas sobre cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados.
- Establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición.
Como resultado de esta etapa la organización solidaria debe establecer el perfil de riesgo residual[14] de LA/FT. El control debe traducirse en una disminución de la posibilidad de ocurrencia y/o del impacto del riesgo de LA/FT en caso de materializarse.
2.1.4. Monitoreo
Esta etapa debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas hacer seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del Sarlaft y ver la evolución de su riesgo.
Para monitorear el riesgo de LA/FT, las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo:
- Hacer un seguimiento que permita la oportuna detección de las deficiencias del Sarlaft. La periodicidad de ese seguimiento se hará acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la organización, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad mínima semestral.
- Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
- Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación determinados por la organización.
2.2. Elementos del Sarlaft
El Sarlaft que implementen las organizaciones solidarias debe tener como mínimo los siguientes elementos:
- Políticas
- Procedimientos
- Documentación
- Estructura organizacional
- Órganos de control
- Infraestructura tecnológica
- Divulgación de información
- Capacitación
2.2.1. Políticas
Son los lineamientos generales que deben adoptar las organizaciones solidarias vigiladas en relación con el Sarlaft. Cada una de las etapas y elementos del sistema debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables.
Las políticas deben orientar la actuación de los empleados de la organización solidaria vigilada para el funcionamiento del Sarlaft y establecer los procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia y las consecuencias que genera su incumplimiento.
Las políticas que se adopten deben considerar como mínimo, lo siguiente:
- El Sarlaft que implementen deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de las organizaciones solidarias y debe abarcar todas las actividades que realizan.
- El deber de los miembros que integran los órganos de administración y control, del oficial de cumplimiento y de todos los funcionarios de la organización, de verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones relacionadas con el Sarlaft.
- Abstenerse de considerar como asociados/clientes y de celebrar operaciones con personas que no estén plenamente identificadas.
- El Sarlaft debe contener procedimientos más estrictos para la vinculación, de tal forma que el perfil o las funciones que desempeñan los aspirantes a vincular puedan evidenciar en mayor grado la posibilidad de riesgo de LA/FT.
- La obligación de los miembros que integran los órganos de administración y control y de los funcionarios de la organización de colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7[15] del artículo 95 de la Constitución Nacional.
- La reserva bancaria, cambiaria, bursátil o tributaria no es oponible para los temas de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF), según lo señalado en el artículo 8o[16] de la Ley 1121 de 2006 y en la Ley 1621[17] de 2013, o las que las modifiquen, sustituyan, aclaren o adicionen.
- Garantizar la reserva de la información recaudada y reportada atendiendo lo señalado en el artículo 105[18] del EOSF, modificado por el artículo 2o de la Ley 1121 de 2006.
- Fijar políticas para prevenir y resolver los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de la organización.
- La obligación de la administración de establecer las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el Sarlaft, así como los procedimientos para su imposición.
- Impulsar al interior de la organización solidaria la cultura de prevención y control del LA/FT.
- Fijar políticas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, e instancias de reporte y consulta entre el Oficial de Cumplimiento y todas las dependencias de la organización.
- Consagrar el deber de anteponer el cumplimiento y observancia de las directrices y postulados del Sarlaft al logro o alcance de metas comerciales.
- Establecer la obligación de consultar y verificar las listas vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional, previo la vinculación de nuevos asociados y como parte de su monitoreo y seguimiento con el propósito de determinar fondos o activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas como asociadas a la financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
- Fijar las Políticas para la conservación de documentos.
2.2.2. Procedimientos
El Sarlaft que adopten las organizaciones solidarias debe prever los procedimientos de ejecución y de control que permitan la implementación y funcionamiento, tanto de sus etapas como de sus elementos.
2.2.2.1. Procedimientos generales
Las organizaciones solidarias, deberán contar con unos procedimientos generales, que como mínimo permitirán:
- Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.
- Definir e implementar los procedimientos necesarios para efectuar monitoreo y seguimiento especial a las operaciones y transacciones de los asociados o clientes que la organización haya determinado como de mayor riesgo y reportar los resultados en las condiciones que en cada caso se determinen y a la instancia señalada para el efecto.
- Definir e implementar los procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos e instrumentos de prevención y control que se adopten.
- Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a) la detección de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones sospechosas, y c) el reporte de estas últimas a las autoridades competentes.
- Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por estos. Estos procedimientos deben permitirle a la organización tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes/asociados.
- Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT.
- Dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional y disponer lo necesario para que se consulten dichas listas, de manera previa y obligatoria a la vinculación de un potencial cliente a la entidad.
- Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.
2.2.2.2. Procedimientos especiales
Las organizaciones solidarias, deberán contemplar en sus Sarlaft los siguientes procedimientos especiales:
2.2.2.2.1. Personas Expuestas Públicamente (PEP)
El Sarlaft debe prever procedimientos más exigentes de vinculación y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras, ya sea a título de asociado[19], cliente[20] o beneficiario final[21], que por razón de su cargo manejen recursos públicos o tengan poder de disposición sobre estos, se les haya confiado una función pública prominente en una organización internacional o del Estado, o gocen de reconocimiento público y puedan exponer en mayor grado a la organización solidaria al riesgo de LA/FT.
Las PEP extranjeras, las PEP nacionales determinadas en el Decreto número 1674 de 2016[22], y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen, aclaren o complementen o a quienes se les ha confiado una función pública prominente en una organización internacional, siempre deberán ser considerados como de alto riesgo para la organización solidaria. Aquellos quienes gozan de reconocimiento público se les clasificarán de acuerdo con su perfil de riesgo.
En tal sentido, el Sarlaft debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes o asociados que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control más exigentes para establecer el origen de sus recursos y realizar un monitoreo continuo respecto de las operaciones que realizan.
En cualquier caso, el estudio y aprobación de la vinculación de las PEP debe llevarse a cabo por parte del órgano permanente de administración[23] correspondiente.
En el evento en que un asociado, cliente o beneficiario final pase a ser una Persona Expuesta Públicamente en los términos señalados en el presente numeral o en el Decreto número 1674 de 2016, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen, aclaren o complementen, debe informarse al órgano permanente de administración correspondiente.
Se mantendrá la calificación y el tratamiento especial a las PEP durante el período que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido, o declaración de insubsistencia del nombramiento o cualquier otra forma de desvinculación.
Dentro de las Personas Expuestas Públicamente, será obligatorio considerar los cargos y demás disposiciones establecidas en el Decreto número 1674 de 2016.
Adicionalmente, esta definición y procedimiento se extiende a los cónyuges o compañeros permanentes y a los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad.
2.2.2.2.2. Sanciones Financieras Dirigidas[24]
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20[25] de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), los sujetos obligados durante la aplicación del Sarlaft, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanente a las Resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.
En el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona o entidad designada por estas Resoluciones, el Oficial de Cumplimiento o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Fiscal General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal.
2.2.2.2.3. Países de mayor riesgo
Las organizaciones solidarias obligadas por este capítulo deberán establecer procedimientos más estrictos para la iniciación y seguimiento a las relaciones comerciales y operaciones con personas naturales o jurídicas e instituciones financieras procedentes de países donde no se aplican las recomendaciones del GAFI o no se les aplica suficientemente.
El Sarlaft debe contemplar las medidas intensificadas, eficaces y proporcionales a los riesgos que representen.
2.2.2.3. Mecanismos
El Sarlaft debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT, entre los cuales deben incluirse los siguientes:
- Conocimiento del asociado o cliente.
- Conocimiento del mercado.
- Identificación y análisis de operaciones inusuales.
- Determinación y reporte de operaciones sospechosas.
2.2.2.3.1. Conocimiento del asociado o cliente
El conocimiento del asociado o cliente actual o potencial es el primero de los mecanismos de prevención y control.
El conocimiento del asociado o cliente implica conocer y contar de manera permanente y actualizada por lo menos con la siguiente información:
- Identificación del asociado. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario de solicitud de vinculación que permiten identificar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.
- Cliente. Supone el conocimiento y verificación de los datos del cliente que generará relación contractual con la organización. Cuando se trate de personas jurídicas de tipo societarias, se requiere, identificar los socios o accionistas que tengan directa o indirectamente más del 5% de las acciones, capital social o participación en la sociedad.
- Actividad económica del asociado o cliente.
- Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
- Características y montos de las transacciones y operaciones de los asociados o clientes actuales en la organización.
El conocimiento del asociado o cliente debe permitir a las organizaciones solidarias vigiladas cuando menos:
- Contar con la información que le permita comparar las características de las transacciones de sus asociados o clientes con las de su actividad económica.
- Monitorear continuamente las operaciones de estos.
- Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de estos y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
Las instrucciones sobre conocimiento del asociado o cliente deben también aplicarse a las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de la organización solidaria o cuando se trate de bienes entregados en dación en pago de personas no asociadas.
Consecuentemente con lo anotado, queda proscrito en todo caso tercerear la vinculación de asociados o clientes.
Los procedimientos de conocimiento del asociado o cliente aplicados por otras organizaciones vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la organización solidaria de conocer a su propio asociado o cliente.
La vinculación como asociado o cliente o celebración de operaciones con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un Sarlaft u otro sistema similar de prevención de actividades de LA/FT, no exime a la organización solidaria vigilada de desarrollar las actividades para un adecuado conocimiento del asociado o cliente y de la aplicación integral del Sarlaft.
Para efectos de lo señalado sobre el conocimiento del asociado o cliente, las vigiladas deben solicitarles el diligenciamiento del formato 5, el cual anexamos a la presente circular, en las condiciones indicadas en su instructivo, sin perjuicio de los requisitos de información y documentación adicionales que establezcan dichas organizaciones, de acuerdo con las características particulares de sus asociados o clientes y de los productos o servicios que ofrezca cada organización.
Las organizaciones que ya cuentan con un formato para vinculación del asociado o cliente deben verificar que el mismo contenga como mínimo la información señalada en el formato que aquí se adopta para el conocimiento del asociado o cliente y conservarse en la organización a disposición de la autoridad competente.
Las organizaciones solidarias vigiladas deben asegurarse que el formulario de vinculación del asociado o cliente esté adecuadamente diligenciado previamente a su aceptación como asociado o cliente y verificar la veracidad de la información allí contenida.
La organización debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del asociado, que por su naturaleza puedan variar. Para tal propósito en el mismo formulario de vinculación se debe informar al asociado o cliente de la obligación de actualizar sus datos, por lo menos anualmente, suministrando los soportes documentales que la organización solidaria haya determinado.
La vinculación de los asociados o clientes debe realizarse personalmente y se debe dejar constancia de ello con fecha y hora en el formulario previsto para el efecto. Así mismo se deben dejar consignadas en el citado documento las observaciones sobre el potencial asociado o cliente, por parte de la persona que realizó dicho trámite.
Si bien el diligenciamiento del formulario, así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999[26] y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al solicitante o al representante legal si se trata de persona jurídica. En este evento, la organización deberá contar con los procedimientos de control que garanticen la adecuada utilización de los medios contemplados en la citada ley.
Copia del formulario de vinculación de asociado o cliente deberá archivarse conjuntamente con los demás documentos del Sarlaft, de acuerdo con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de registros, previstos en el presente capítulo.
Aun cuando no tenga directamente la condición de asociado o cliente, dicho formulario debe también ser diligenciado por toda persona que se encuentre facultada o autorizada para disponer de los recursos o bienes objeto del contrato, caso en el cual la organización solidaria debe verificar el documento que acredita dicha facultad o autorización.
2.2.2.3.2. Conocimiento del mercado
Las organizaciones solidarias vigiladas deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado del mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada organización solidaria vigilada.
2.2.2.3.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales
Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de los asociados o clientes o usuarios[27], o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los criterios y parámetros de normalidad establecidos por escrito por la organización en el manual, o respecto de las cuales la organización solidaria no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.
El Sarlaft debe contar con procedimientos específicos que le permitan a la organización detectar las operaciones inusuales de sus asociados o clientes o usuarios.
La organización solidaria debe dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable de su análisis y los resultados del mismo.
2.2.2.3.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los asociados o clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a los criterios objetivos previamente establecidos por la organización, determinar si una operación es o no sospechosa.
El Sarlaft debe permitirle a la organización solidaria efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus asociados o clientes de modo tal que pueda establecer si una operación escapa de lo simplemente inusual, y proceder a calificarla como sospechosa aplicando para ello las políticas y criterios previamente definidos por la organización en su manual. Para estos efectos, el Sarlaft debe establecer el tipo de prueba documental que soporte los resultados del análisis y la evaluación realizada.
En todo caso, la organización solidaria podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del asociado que no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil escapan de lo simplemente inusual y a las cuales la organización no les ha encontrado justificación satisfactoria.
Los procedimientos de determinación y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las organizaciones están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan.
2.2.2.4. Instrumentos
Para que los mecanismos adoptados por las organizaciones solidarias operen de manera efectiva, eficiente y oportuna, el Sarlaft debe contar como mínimo con los siguientes instrumentos:
- Señales de alerta.
- Segmentación de los factores de riesgo.
- Seguimiento de operaciones.
- Consolidación electrónica de operaciones.
2.2.2.4.1. Señales de alerta[28].
Las señales de alerta son los indicadores cualitativos o cuantitativos que le permiten a la organización inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales.
Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la organización solidaria vigilada resulte adecuado.
La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, debe constituir una señal de alerta para la organización.
2.2.2.4.2. Segmentación[29] de los factores de riesgo
Las organizaciones solidarias vigiladas deben segmentar cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la organización. Sin perjuicio de cualquier otro criterio que establezca la organización, deben segmentar atendiendo como mínimo los siguientes:
- Asociados o clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio.
- Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios.
- Canales de distribución: naturaleza y características.
- Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones.
A través de la segmentación, las organizaciones solidarias deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los asociados o clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.
2.2.2.4.3. Seguimiento de operaciones
Las organizaciones solidarias vigiladas deben estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus asociados o clientes o usuarios a través de los demás factores de riesgo.
Para dar cumplimiento a lo anterior, las organizaciones solidarias vigiladas deben establecer como mínimo lo siguiente:
- Realizar seguimiento a las operaciones con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones.
- Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.
En el caso del seguimiento de operaciones de usuarios, las organizaciones solidarias deben determinar cuáles de estas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la organización y basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.
2.2.2.4.4. Consolidación electrónica de operaciones
Las organizaciones solidarias deben estar en capacidad de consolidar electrónicamente las operaciones que realicen sus asociados o clientes o usuarios a través de los productos, canales de distribución y jurisdicciones, según sea el caso.
Para dar cumplimiento a lo anterior las organizaciones solidarias vigiladas deben como mínimo: Consolidar electrónicamente por lo menos en forma mensual todas las operaciones de cada uno de sus asociados/clientes y usuarios.
2.2.3. Documentación
Las etapas y los elementos del Sarlaft implementados por la organización deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
2.2.3.1. Presupuestos mínimos de la documentación
El tratamiento de la documentación y registros que se generen por la implementación y ejecución del Sarlaft deberá ajustarse a las prescripciones legales contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012[30], y demás normas concordantes y complementarias, en lo que guarda relación con la protección de datos personales.
Dicha documentación y registros debe contar como mínimo con los siguientes requisitos:
- Conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
- El tratamiento de la documentación y registros será acorde con los principios rectores enunciados en la Ley 1581 ibídem.
- Conservación de los documentos por un término mínimo de cinco (5) años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003 para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, para las demás organizaciones solidarias el término de conservación de documentos será el que establece el artículo 60[31] del Código de Comercio, concordante con el artículo 28[32] de la Ley 962 de 2005 y los artículos 12[33] y 13[34] de la Ley 527 de 1999 y demás normas que modifiquen o aclaren. Es importante resaltar que, vencido el plazo de conservación exigido en las disposiciones legales en mención la organización podrá destruirlos siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
2.2.3.2. Contenido mínimo de la documentación
La documentación debe contener como mínimo lo siguiente:
- Manual de procedimientos del Sarlaft, el cual debe contemplar:
- Las políticas para la administración del riesgo de LA/FT.
- Las metodologías para la segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LA/FT.
- La estructura organizacional del Sarlaft.
- Las funciones y responsabilidades de quienes participan en la administración del riesgo de LA/FT.
- Las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de las políticas del Sarlaft.
- Los procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de LA/FT.
- Los procedimientos de control interno y revisión del Sarlaft.
- Los programas de capacitación del Sarlaft.
- Los procedimientos establecidos en el presente capítulo.
- Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del Sarlaft.
- Los informes de los órganos de administración y control y del oficial de cumplimiento.
2.2.4. Estructura organizacional
Las organizaciones solidarias deben establecer y asignar las facultades y funciones en relación con las distintas etapas y elementos del Sarlaft.
En todo caso y sin perjuicio de las funciones asignadas por otras disposiciones, deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.
2.2.4.1. Funciones y responsabilidades de los miembros que integran el órgano permanente de administración
Además de las funciones propias del cargo, los miembros que integran el órgano permanente de administración ejercerán las siguientes funciones relacionadas con Sarlaft:
- Fijar las políticas del Sarlaft.
- Adoptar el Código de Ética[35] en relación con el Sarlaft.
- Aprobar el manual de procedimientos y sus actualizaciones.
- Designar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
- Emitir pronunciamiento sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisoría fiscal, la auditoría interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
- Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el Sarlaft.
- Designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados o clientes del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo, en los casos en los que la ley permite tal exoneración.
- Las demás inherentes al cargo que guarden relación con Sarlaft.
2.2.4.2. Funciones y responsabilidades del representante legal
El Sarlaft debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:
- Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por el órgano permanente de administración en lo que se relaciona con el Sarlaft.
- Someter a aprobación del órgano permanente de administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del Sarlaft y sus actualizaciones.
- Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por el órgano permanente de administración.
- Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el Sarlaft.
- Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento.
- Garantizar que los registros utilizados en el Sarlaft cumplan con los criterios de integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
- Aprobar anualmente los planes de capacitación sobre el Sarlaft dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la organización solidaria, incluyendo los integrantes de los órganos de administración y de control.
2.2.4.3. Requisitos y funciones del Oficial de Cumplimiento
Las organizaciones solidarias tienen la obligación de designar un Oficial de Cumplimiento con su respectivo suplente.
2.2.4.3.1. Requisitos
El Oficial de Cumplimiento debe cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:
- El aspirante debe pertenecer como mínimo al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura administrativa de la organización y depender directamente del órgano permanente de administración (este requisito no es obligatorio para el oficial de cumplimiento suplente).
- Su designación estará a cargo del órgano permanente de administración.
- El aspirante debe tener capacidad de decisión.
- Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de organización.
- Contar con el efectivo apoyo de los órganos de administración de la organización solidaria.
- Acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán a la organización la siguiente información: (i) certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y (ii) constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.
- No pertenecer a los órganos de control[36], a las áreas comerciales o estar vinculado con actividades previstas en el objeto social principal de la organización, que le puedan generar conflicto de interés.
- Ser empleado de la organización solidaria, salvo las siguientes situaciones: (i) que se trate de un grupo declarado oficialmente, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz, no obstante su designación será por el órgano permanente de administración de las organizaciones del grupo en las cuales se va a desempeñar en tal calidad y (ii) si la organización se encuentra clasificada en el tercer nivel de supervisión, caso en el cual podrán contratarlo bajo la modalidad de prestación de servicios, siempre que el aspirante acredite tener menos de cinco (5) contratos con otras organizaciones cuyo objeto sea la prestación de servicios para ejercer funciones de oficial de cumplimiento.
- Respecto de cooperativas que tienen autorización para el ejercicio de la actividad financiera, el oficial de cumplimiento debe estar posesionado ante la Superintendencia de la Economía Solidaria. Para tal fin deberá cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 3 del Capítulo VIII, Título II de la Circular Básica Jurídica[37]. Una vez posesionados, la organización solidaria deberá informar tal hecho a la UIAF y actualizar dicha información cuando se produzca una nueva posesión. Para estos efectos, los oficiales de cumplimiento, principales y suplentes, que sean designados a partir de la vigencia de la presente Circular, deberán remitir la documentación requerida para su posesión dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su nombramiento por parte del órgano permanente de administración.
- Respecto de las demás organizaciones solidarias que no requieren posesión para el ejercicio de las funciones de oficial de cumplimiento, se deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del mes siguiente sobre la designación la identificación completa de las personas que ejercerán los cargos de oficiales de cumplimiento principal y suplente.
2.2.4.3.2. Funciones del Oficial de Cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones:
- Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la ley, en este capítulo y los que determine la organización solidaria en el Sarlaft.
- Proponer al órgano permanente de administración y al representante legal la actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del Código de Conducta[38] y velar por su divulgación a todos los empleados de la organización.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
- Reportar a la persona u órganos designados en el manual, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los asociados, clientes, empleados, contratistas para que se adopten las medidas a que haya lugar.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT, en los términos establecidos en la presente instrucción.
- Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos establecidos en la presente instrucción, individualmente o con la instancia designada para el efecto.
- Mantener actualizados los datos de la organización con la UIAF.
- Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL), opción reportes estadísticos.
- Presentar trimestralmente informes presenciales y por escrito al órgano permanente de administración, el cual deberá abarcar por lo menos los siguientes aspectos:
- Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.
- El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
- Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los asociados/clientes y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los asociados/clientes y de los productos y servicios.
- La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.
- Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la organización, así como los resultados de las órdenes impartidas por el órgano permanente de administración.
- Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.
- Las demás inherentes al cargo que guarden relación con Sarlaft.
En todo caso, la organización no podrá celebrar contrato para apoyar el ejercicio de las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, en específico aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas, salvo en el caso de las organizaciones solidarias clasificadas en el tercer nivel de supervisión.
2.2.5. Órganos de control
2.2.5.1. Revisoría Fiscal
Los revisores fiscales realizarán las funciones asignadas en los estatutos, reglamentos y las asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan al ejercicio de la profesión tal como lo disponen el artículo 43[39] de la Ley 79 de 1988; artículo 41[40] del Decreto 1481 de 1989 y artículo 40[41] del Decreto 1480 de 1989 y demás normas concordantes y complementarias.
En este orden de ideas, los revisores fiscales deberán actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, tal como lo dispone el numeral 2[42] del artículo 8 de la Ley 43 de 1990.
Adicionalmente, deberán acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán a la organización la siguiente información: (i) certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y (ii) constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.
Bajo este enfoque, corresponde a los revisores fiscales velar por el cumplimiento de la Ley y colaborar con las autoridades. En consecuencia, deberán:
- Establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT.
- Presentar un informe trimestral al órgano permanente de administración sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el Sarlaft.
- Presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del informe trimestral que presenta de forma ordinaria, un aparte sobre la verificación realizada al cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del Sarlaft adoptado por la organización solidaria vigilada.
- Poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, en forma inmediata, las inconsistencias y fallas detectadas en el Sarlaft y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
- Reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que detecte en cumplimiento de su función de revisoría fiscal.
- Las demás inherentes al cargo que guarden relación con Sarlaft.
2.2.5.2. Auditoría Interna
Si bien el diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de los órganos de administración de cada organización, las organizaciones solidarias que tengan auditoría interna o quien haga sus veces, deberán incluir dentro de sus procesos de auditoría, un programa específico para verificar el cumplimiento del Sarlaft de cada organización, basado en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados.
Los resultados de estas evaluaciones deberán ser informados a la mayor brevedad al órgano permanente de administración y al oficial de cumplimiento, para que se realicen los análisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios.
2.2.6. Infraestructura tecnológica
Las organizaciones solidarias vigiladas deben contar con las herramientas tecnológicas y los sistemas para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT.
El soporte tecnológico de la organización, debe estar acorde con sus actividades, operaciones, riesgo, tamaño y permitirles como mínimo:
- Capturar, validar y actualizar periódicamente la información de los distintos factores de riesgo.
- Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad.
- Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los asociados.
- Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.
2.2.7. Divulgación de información
Las organizaciones solidarias deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto internos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.
Para el cumplimiento de las obligaciones de reporte establecidas en los artículos 102 a 107 del EOSF, todas las organizaciones solidarias, incluyendo aquellas exceptuadas de la aplicación de este capítulo, deben cumplir sus obligaciones de reporte ante las autoridades competentes, utilizando los instructivos y formatos anexos a este capítulo.
En todo caso, las organizaciones solidarias vigiladas tienen el deber legal de suministrar la información que las autoridades competentes requieran en el curso de investigaciones de carácter judicial o administrativo.
Los siguientes son los reportes mínimos que deben tener en cuenta las vigiladas en el diseño del Sarlaft:
2.2.7.1. Reportes internos
Los informes internos son de uso exclusivo de la organización solidaria.
2.2.7.1.1. Reporte interno sobre operaciones inusuales[43].
La organización debe prever dentro del Sarlaft los procedimientos para que quien detecte operaciones inusuales dentro de la organización solidaria, reporte tales operaciones al oficial de cumplimiento. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.
2.2.7.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas[44]
Como quiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, el Sarlaft debe prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al Oficial de Cumplimiento, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
2.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo
Como resultado de la etapa de monitoreo deben elaborarse reportes trimestrales que permitan establecer el perfil de riesgo residual de la organización, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.
Los administradores de la entidad, en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT.
2.2.7.2. Reportes externos
Las organizaciones solidarias vigiladas deben realizar los reportes que indicamos a continuación:
2.2.7.2.1. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
Las organizaciones solidarias vigiladas deben reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL), de acuerdo con el instructivo y el Formato número 1 de la presente Circular.
Así mismo, las organizaciones deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que le otorguen el carácter de sospechosas.
Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la organización vigilada toma la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse durante un tiempo razonable. En estos casos no se requiere que la organización tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 42[45] de la Ley 190 de 1995, cuando se reporte una operación como sospechosa, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en concordancia con el artículo 102[46] del EOSF.
Asimismo, tanto a la organización solidaria vigilada como al oficial de cumplimiento le corresponderá garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, tal como lo dispone el artículo 2o de la Ley 1121 de 2006.
Para efectos del reporte de las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, las vigiladas deberán observar los términos y condiciones técnicas establecidas por la UIAF.
2.2.7.2.2. Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas
Las organizaciones que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en el instructivo del Formato número 1.
2.2.7.2.3. Reporte de transacciones en efectivo
Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de:
2.2.7.2.3.1. Reporte de transacciones individuales en efectivo
Las organizaciones solidarias vigiladas deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.2.7.2.3.2. Reporte de transacciones múltiples en efectivo
Las organizaciones solidarias deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD25.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
Las Cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán reportar mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo, para lo cual se debe diligenciar el Formato número 2 Anexo a la presente circular, en las condiciones indicadas en su instructivo.
Las demás organizaciones solidarias vigiladas deberán remitir este reporte de manera trimestral a la UIAF dentro de los diez (10) días calendarios siguientes al del mes del corte.
En el evento que no se realicen tales transacciones, la organización debe, enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones en efectivo a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL) con la misma periodicidad señalada anteriormente según corresponda.
Cuando se celebre un contrato de uso de red entre una cooperativa que ejerce actividad financiera y un tercero corresponsal, de conformidad con los Decretos 3965[47] y 2233[48] de 2006, el reporte de transacciones individuales debe ser remitido tanto por la organización usuaria de la red (cooperativa), como por el establecimiento de comercio que presta el servicio (tercero corresponsal). En este último caso, el reporte debe realizarse a nombre de quien fue efectuada la transacción en efectivo, esto es, la entidad usuaria de la red.
2.2.7.2.4. Reporte de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo
Aquellos asociados que por el giro normal de sus negocios realicen numerosas transacciones en efectivo pueden ser excluidos del reporte de transacciones en efectivo que debe realizar la organización solidaria a la UIAF.
Copia de los documentos que soportan el estudio realizado para la exoneración del reporte debe conservarse y archivarse en forma centralizada en cada organización solidaria.
En el manual de procedimientos se deben incluir los requisitos generales que deben cumplir estos asociados para ser exonerados del reporte de transacciones en efectivo a la UIAF. Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del asociado o cliente.
Las organizaciones solidarias deben informar a la UIAF los nombres e identidades de todos los asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo. Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del Formato número 3 Anexo 1 a la presente instrucción, en las condiciones indicadas en el instructivo.
Para cada periodo de reporte, las organizaciones solidarias vigiladas deben remitir toda la información de los asociados exonerados vigentes.
En el evento que no exista información que reportar, la organización solidaria debe enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL).
Por último, cabe resaltar que pese a las excepciones mencionadas en este numeral, todo asociado o cliente debe llenar el formato de Declaración de Transacciones en Efectivo o el documento que haga sus veces siempre que cumpla con los parámetros establecidos en este capítulo.
2.2.7.2.5. Reporte sobre productos ofrecidos por las organizaciones vigiladas
Las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir información sobre las modalidades de ahorro que ofrece la organización (activos o inactivos) tales como depósitos de ahorro (a la vista), depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro contractual (ahorro programado) y depósitos de ahorro permanente y los titulares de los depósitos.
Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del Formato número 4 del Anexo 1 del presente capítulo, en las condiciones indicadas en el instructivo.
2.2.7.2.6. Reporte sobre tarjetas crédito o débito expedidas por las cooperativas que ejercen actividad financiera, a través de franquicias
Las Cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que emitan tarjetas débito o crédito a través de franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF de acuerdo con las instrucciones establecidas en el Instructivo número 6 anexo a la presente circular, mediante el sistema de reporte en línea de la UIAF.
Esta información debe remitirse mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes al del mes del corte,
2.2.8. Capacitación
Las organizaciones solidarias deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el Sarlaft dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad. La capacitación debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:
- Periodicidad anual.
- Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la organización) cuando sea procedente su contratación.
- Ser constantemente revisada y actualizada, para preferiblemente hacer una capacitación diferencial según las áreas o cargos de los funcionarios.
- Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
- Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.
3. PLAZOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SARLAFT
Las organizaciones vigiladas clasificadas en los niveles de supervisión 1 y 2 deberán implementar y poner en funcionamiento el Sarlaft dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación y vigencia de la presente instrucción.
Las clasificadas en el nivel 3 de supervisión deberán implementarlo y ponerlo en funcionamiento dentro de los nueve (9) meses siguientes a la publicación y vigencia de la presente instrucción.
No obstante lo anterior, las organizaciones solidarias vigiladas continuarán reportando a la UIAF la información exigida en el acápite referida a reportes externos.
4. SANCIONES
El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en el presente capítulo, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6 y 7 del artículo 36[49] de la Ley 454 de 1998, numerales 1 y 2 del artículo 2[50] del Decreto 186 de 2004, en concordancia con lo previsto en el artículo 107[51] del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales que se pudieran derivar ante la autoridad competente.
5. PRÁCTICA INSEGURA
La Superintendencia de la Economía Solidaria calificará como práctica no autorizada e insegura la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Capítulo, conforme lo establecido en el literal c), numeral 5 del artículo 3o[52] del Decreto 186 de 2004.
6. PUBLICACIÓN Y VIGENCIA
El inciso primero del artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece: “Deber de publicación de los actos administrativos de carácter general. Los actos administrativos de carácter general no serán obligatorios mientras no hayan sido publicados en el Diario Oficial o en las Gacetas territoriales, según el caso”.
DE LAS ACTUACIONES ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
DEL DERECHO DE PETICIÓN EN GENERAL.
<Capítulo derogado por el artículo 26 de la Resolución 7535 de 2016>
SOLICITUDES DE INFORMACIÓN.
<Capítulo derogado por el artículo 26 de la Resolución 7535 de 2016>
CONSULTAS.
<Capítulo derogado por el artículo 26 de la Resolución 7535 de 2016>
QUEJAS PRESENTADAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA POR DEFICIENTE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS O POR VIOLACIÓN DE LAS NORMAS QUE RIGEN SU ACTIVIDAD.
1. DEFINICIÓN
Para efectos del presente capítulo, se entenderá como queja, la petición respetuosa que se eleve ante esta Entidad, por quienes acrediten un interés legítimo, relacionadas con:
a) Presuntas violaciones a las normas que rigen la actividad de economía solidaria por parte de una organización vigilada y que de acuerdo con la función de supervisión de la Superintendencia deben ser de su conocimiento;
b) Presuntas actuaciones violatorias de disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias por parte de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones supervisadas y que de acuerdo con la función de supervisión de la Superintendencia deben ser de su conocimiento.
Se entenderá por interés legítimo aquella manifestación que hacen los ciudadanos para demostrar ante la Superintendencia de la Economía Solidaria que son trabajadores, ex trabajadores, asociados o ex asociados de la organización de la economía solidaria, o que las decisiones o actuaciones de estas los afectan en su interés particular.
2. PRESENTACIÓN DE QUEJAS
En virtud de lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998, la presentación de quejas en relación con la actuación de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones de la economía solidaria, deberá surtirse primeramente ante el órgano de control social de la respectiva organización solidaria.
3. PROCEDENCIA
Esta Superintendencia, por intermedio de sus delegaturas y según el ámbito de competencia, resolverá las quejas que, habiendo sido presentadas ante los órganos de control social (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social) no hayan tenido respuesta por parte de dichos órganos o la respuesta respectiva no hubiere sido apropiada.
La presentación de quejas en esos términos se entenderá como una petición de inicio de actuación administrativa y deberá cumplir con lo previsto en el capítulo primero del presente título y en general, con la normatividad aplicable al debido ejercicio del derecho de petición.
Adicionalmente, el quejoso deberá acreditar documentalmente la no atención apropiada de la queja por parte del órgano de control social respectivo (juntas de vigilancia, comités de control social, juntas de control social), para que la queja surta el trámite ante la Superintendencia de la Economía Solidaria. En caso que no exista soporte documental, el quejoso deberá manifestarlo.
4. DESTINATARIOS
Las quejas se podrán presentar contra las organizaciones de la economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia o contra los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia y al manejo de sus bienes.
5. REQUISITOS
Las quejas que se formulen por escrito deberán presentarse con el lleno de los requisitos señalados en el numeral 2 del Capítulo I del Título IV para el ejercicio del derecho de petición, sin perjuicio de lo expresado para las peticiones anónimas en el presente título.
Adicionalmente, en todos los casos, el quejoso deberá acreditar interés legítimo para presentar su queja.
6. TRÁMITE DE QUEJAS CONTRA LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS FORMULADAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA
Recibida la queja el funcionario encargado evaluará el contenido de la misma para establecer:
6.1. Sí la queja presentada trata de asuntos que involucran a sus administradores o al órgano de control social de la organización solidaria, la Superintendencia asumirá directamente su trámite.
6.2. Sí los hechos que dieron lugar a la queja pueden ser subsanados, la Superintendencia impartirá instrucciones a la organización solidaria para que se adopten las medidas pertinentes para corregir o subsanar los motivos que la originaron.
En caso contrario, y si hay mérito para ello, se adelantará el procedimiento administrativo sancionatorio consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para la aplicación de las sanciones previstas en la ley.
6.3 Sí la queja formulada hace referencia a los actos cooperativos celebrados entre los asociados y la organización solidaria ( créditos, ahorros, prestación de servicios, auxilios, entre otros), la Superintendencia dará traslado inmediato al respectivo órgano de control social entre otros, para que imparta el trámite correspondiente con fundamento en lo previsto en el estatuto o acuerdo cooperativo (procedimiento para resolver conflictos transigibles entre los asociados o entre estos y la cooperativa, por causa o con ocasión de actos cooperativos) en las funciones asignadas en la ley y en los estatutos.
6.4 Si la queja está relacionada con el régimen de inversiones, cobro de intereses, devolución de aportes, objeciones sobre balances o estados financieros, libros de contabilidad entre otros, debe ser trasladada al Revisor Fiscal como órgano de control de la organización para el trámite respectivo.
Cuando se realice el traslado de la queja, la Superintendencia podrá indicar el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta al quejoso, señalando, igualmente, el plazo dentro del cual esta debe ser resuelta.
Respuesta que deberá ir fechada y con la dirección de correspondencia aportada por el peticionario. Además, deberá ser completa, clara, precisa y comprensible, contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios que soporten la posición de la organización, junto con los documentos que, de acuerdo con las circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas, trámite que deberá surtirse dentro del plazo fijado por la Superintendencia.
Así mismo, la organización solidaria deberá remitir a este ente de control, copia de la respuesta proferida al quejoso, con el fin de verificar si la respuesta cumple con lo previsto en el inciso anterior.
Se entenderá incumplido o desatendido el plazo conferido por esta Entidad, cuando la respuesta a la queja o al requerimiento de la Superintendencia, haya sido emitida fuera del mismo o se hubiere recibido en forma incompleta.
En caso que la queja se formule verbalmente, se aplicará lo dispuesto en el numeral 7 del Capítulo I del presente Título.
7. TRÁMITE DE QUEJAS FORMULADAS DIRECTAMENTE ANTE LAS ORGANIZACIONES DE ECONOMÍA SOLIDARIA
Cuando la queja sea presentada directamente a la organización solidaria vigilada, deberá observar lo establecido en el acuerdo cooperativo, el estatuto y los reglamentos internos para atención de quejas, es decir, contestar de fondo, en forma precisa, concreta y oportuna cada una de las inquietudes planteadas por el quejoso y si fuera del caso,aplicar elprocedimiento para resolver conflictos transigibles entre los asociados o entre estos y la cooperativa, por causa o con ocasión de actos cooperativos.
Sin embargo, la Superintendencia de la Economía Solidaria se reserva el derecho de revisar la actuación de cualquier organización ante la cual se haya presentado una queja, y de constatar si la misma fue resuelta en cumplimiento de las normas que regulan su actividad y bajo la observancia de los principios de adecuada prestación del servicio y de información necesaria al usuario.
Sin perjuicio del trámite legal previsto en el numeral anterior, las entidades supervisadas que reciban cualquier queja, esta debe ser conocida y tramitada por el órgano de control social correspondiente, quien será el encargado de darle trámite y solicitar a los órganos competentes la aplicación de los correctivos pertinentes, con fundamento en las funciones asignadas en la ley y en los estatutos.
Si la queja está relacionada con el régimen de inversiones, cobro de intereses, devolución de aportes, objeciones sobre balances o estados financieros, libros de contabilidad entre otros, debe ser trasladada al Revisor Fiscal como órgano de control de la organización para el trámite respectivo.
Por lo anterior, el trámite interno de la queja surtido ante los órganos de control social o la revisoría fiscal debe cumplir, por lo menos, los siguientes pasos:
a) Queja presentada ante el órgano de control social o el Revisor Fiscal, debe contener: el motivo, las razones en que se apoya, la relación de documentos que se acompaña, y la firma del peticionario;
b) Respuesta completa, clara, precisa y comprensible dirigida al quejoso, con fundamento en la ley, estatutos o reglamentos que soporten la posición de la organización solidaria, junto con los documentos que estime pertinente;
c) Solicitud por escrito del órgano de control social a los órganos competentes de la aplicación de los correctivos pertinentes para la solución de la queja. Si la queja fue tramitada por el Revisor Fiscal, este debe presentar su dictamen a la junta de vigilancia para que esta última solicite la aplicación de los correctivos;
d) Plazo. Lo anterior debe ser resuelto dentro del plazo establecido en los estatutos, que en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la queja.
La renuencia injustificada por parte del órgano de control social, el Revisor Fiscal y/o administradores para atender la reclamación del quejoso dará lugar a inicio de las investigaciones administrativas por parte esta Superintendencia.
Las quejas sobre graves irregularidades al interior de las organizaciones, presuntamente constitutivas de hechos punibles o conductas sancionables por nuestro ordenamiento jurídico, que escapan del ámbito de la competencia asignada por la ley a esta Superintendencia, deben ser puestas en conocimiento de las autoridades judiciales competentes directamente por los asociados o por los órganos de administración, control y vigilancia.
Cuando de las presuntas irregularidades haya tenido conocimiento el órgano de control social o el Revisor Fiscal, directamente o por conducto de los asociados, deben informar inmediatamente a esta Entidad con los soportes correspondientes, para los fines pertinentes.
8. TÉRMINOS
El término para atender las quejas será el establecido en los estatutos, el cual no podrá ser superior a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando, si es del caso, la fecha que se ha establecido para que la organización contra la cual está dirigida la queja de respuesta a la misma.
QUEJAS Y RECLAMOS POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
La Superintendencia de la Economía Solidaria atenderá las quejas, reclamos o recomendaciones relacionadas con el cumplimiento de la misión de la Entidad.
1. TRÁMITE
Las quejas, reclamos o recomendaciones que se formulen por escrito, relacionadas con Las funciones de la entidad se deberán radicar en el área de correspondencia de la Superintendencia o a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos (físico, medio electrónico o vía fax, entre otros) con el lleno de los requisitos previstos en el numeral 2 del Capítulo I del presente Título.
En el caso que la queja o reclamo se formule verbalmente o a través de la línea telefónica gratuita permanente que se ha establecido a disposición de la ciudadanía, se deberán tener en cuenta los parámetros señalados en el numeral 7 del Capítulo Primero del presente Título. La decisión al respecto se podrá comunicar al quejoso en la misma forma en que se presentó, sin perjuicio que el funcionario encargado de atenderla, si lo estima pertinente, exija su presentación por escrito.
2. QUEJAS ANÓNIMAS
Cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria reciba comunicaciones que contengan una queja sin firma y/o sin nombre, pero de cuyo análisis se infiere la existencia de alguna irregularidad, se seguirá el trámite señalado en el numeral 14 del Capítulo I del presente Título.
3. TÉRMINO PARA RESPONDER LAS QUEJAS Y/O RECLAMOS QUE SE PRESENTEN POR ESCRITO
Las quejas y/o reclamos en interés general o particular de que trata este Capítulo deberán ser contestadas por la Secretaría General, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.
DISPOSICIONES VARIAS.
1. DEPENDENCIA ENCARGADA DE EXPEDIR CERTIFICACIONES
La Secretaría General de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejerció de sus funciones, expedirá las certificaciones requeridas que no se refieran a las funciones de vigilancia, inspección y control atribuidas a las delegaturas.
2. INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN AL PÚBLICO
La Superintendencia de la Economía Solidaria, a través del Centro de Interacción Ciudadana y su página web, pondrá a disposición del público en general la información relacionada con las normas básicas del sector de la economía solidaria; y las normas que hacen referencia a su funcionamiento y los trámites que adelanta.
Igualmente, publicará horarios de trabajo, ubicación y demás indicaciones que sean necesarias para que los usuarios puedan acceder y ejercer sus derechos ante la Superintendencia.
EJECUTORIA DE LAS SANCIONES PECUNIARIAS IMPUESTAS POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIADE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
Los actos administrativos por medio de las cuales se imponen sanciones pecuniarias, gozan de presunción de legalidad mientras no hayan sido declarados nulos por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.
Los actos administrativos quedarán en firme, de acuerdo con el artículo 87 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en los siguientes casos:
1. Cuando contra ellos no proceda ningún recurso, desde el día siguiente de su notificación o publicación según el caso.
2. Desde el día siguiente a la publicación, comunicación o notificación de la decisión de los recursos interpuestos.
3. Desde el día siguiente al del vencimiento del término para interponer los recursos, si estos no fueron interpuestos, o se hubiere renunciado expresamente a ellos.
4. Desde el día siguiente al de la notificación de la aceptación del desistimiento de los recursos.
5. Desde el día siguiente al de la protocolización a que alude el artículo 85 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo para el silencio administrativo positivo.
Una vez en firme el acto administrativo, se procederá al respectivo Cobro Coactivo de la siguiente manera:
Ejecutoriado el acto administrativo que impone la multa, el sancionado deberá cancelarla dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firmeza del acto.
En caso contrario el Grupo de Contribuciones y Cobranzas de la Secretaria General de esta Entidad aplicará lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
DE LOS RECURSOS EN LA VÍA ADMINISTRATIVA.
1. PROCEDENCIA DE LOS RECURSOS
Contra los actos que pongan fin a las actuaciones administrativas adelantadas ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, procederán los recursos previstos en el artículo 74 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Se exceptúan los actos administrativos expedidos por el Superintendente de la Economía Solidaria, contra los cuales sólo procederá el recurso de reposición.
Contra los actos proferidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante los cuales se niegue la consulta o información de determinados documentos o copia o fotocopia de los mismos aduciendo su carácter reservado, sólo procede la insistencia, en los términos señalados en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985.
2. OPORTUNIDAD Y PRESENTACIÓN
Los recursos de reposición y apelación contra los actos expedidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuando haya lugar a ello, deberán interponerse dentro del plazo legal de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 y subsiguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo personalmente en la Secretaria General de la Superintendencia; salvo en el que caso que quien lo presenta haya sido reconocido en la actuación (artículo 77 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).
Los aspectos no contemplados en este Título, se regirán por las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y sus normas complementarias.
DE LAS DISPOSICIONES COMUNES A LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
DE LAS OBLIGACIONES ESPECIALES DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
1. LIBROS OFICIALES
Todas las organizaciones vigiladas deberán tener, diligenciar y conservar los libros oficiales de actas, de registro social y contables, que se especifican en la Circular Básica Contable y Financiera.
De conformidad con la remisión normativa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la ley 454 de 1998, en materia de obligaciones respecto a los libros de las entidades de la economía solidaria, se dará aplicación en lo pertinente a lo dispuesto en el Título IV, Libro Primero del Código de Comercio.
1.1. REGISTRO DE LIBROS
Las organizaciones solidarias supervisadas deberán registrar ante las Cámaras de Comercio de su domicilio principal los siguientes libros:
-- Libro de actas de asamblea general.
-- Libro de registro social.
En cuanto a los libros obligatorios que deben llevar las vigiladas, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Capítulo XIII, numeral 2 de la Circular Básica Contable y Financiera.
2. FUNCIÓN DE REGISTRO
La función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad y de certificación de existencia y representación legal de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, estará a cargo de las Cámaras de Comercio de su domicilio principal, de acuerdo con las normas previstas para el registro mercantil y/o Registro Único Empresarial y Social RUES, observando lo dispuesto en el Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, sin perjuicio de las autorizaciones especiales que para efectuar los registros, deba expedir esta Superintendencia de acuerdo con sus facultades.
2.1 REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
Las organizaciones de economía solidaria podrán llevar sus libros en medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56 del Código de Comercio y demás normas que regulen la materia.
3. REFORMAS ESTATUTARIAS
Las reformas estatutarias deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la organización; dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la asamblea (artículo 146 del Decreto número 2150 de 1995, que derogó el artículo 20 de la Ley 79 de 1988).
3.1. Información sobre reformas estatutarias
Una vez registradas las reformas estatutarias ante la Cámara de Comercio del domicilio principal, o quien haga sus veces, las organizaciones supervisadas deberán enviar los siguientes documentos a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro:
a) Documento dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la reforma, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identidad, lugar de expedición, correo electrónico de la entidad y dirección correspondiente;
b) Texto completo de los estatutos debidamente firmados por el presidente y secretario de la asamblea, que incluya fecha de aprobación y cuadro comparativo de los artículos reformados objeto de examen y los nuevos aprobados;
c) Copia del acta del órgano que convocó a asamblea, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acordó lugar, fecha y hora de la misma, acompañada del mecanismo utilizado para realizar la convocatoria (publicación, aviso u otro);
d) Acta de la asamblea general en la que se aprobó la reforma, debidamente firmada por el presidente y secretario. Deberá contener, como mínimo, los siguientes datos:
-- Número del acta, fecha, hora y lugar de reunión.
-- Indicación del órgano que convocó, incluyendo la fecha, lugar y hora de celebración.
Indicación de la fecha y forma de publicación de la relación de asociados inhábiles, así como la certificación de que la lista fue verificada por el órgano de vigilancia correspondiente.
-- Número de los asociados hábiles o de los delegados convocados para la asamblea.
-- Número de los asociados hábiles o de los delegados asistentes a la asamblea.
-- Orden del día con inclusión del punto correspondiente al estudio y aprobación de la reforma de Estatutos.
-- Conteo de los votos a favor, en contra, en blanco y nulos o la constancia que la decisión fue tomada por unanimidad.
3.2. Solemnización de la reforma
Cuando una organización de economía solidaria se haya constituido por escritura pública, la solemnización de toda reforma estatutaria posterior deberá acreditarse mediante la misma forma, dentro de los treinta (30) días hábiles siguiente a la fecha de su otorgamiento. Para tal efecto deberá remitir a esta Superintendencia copia de la misma y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizados.
3.3. Autorizaciones previas especiales
Requiere de autorización previa al registro en Cámara de Comercio, por parte de esta Superintendencia, toda reforma estatutaria que corresponda a la fusión, transformación, incorporación y escisión de las organizaciones de la economía solidaria bajo su supervisión.
3.4. Vigencia de las reformas estatutarias
El tema de la entrada en vigencia de las reformas de estatutos de las entidades del sector solidario supervisadas por esta Superintendencia, no se encuentra reglamentado por la legislación vigente.
Sin embargo, por remisión expresa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, para resolver este punto, es pertinente acudir a las disposiciones sobre sociedades contempladas en el código de comercio, las que pueden ser aplicadas a las entidades de economía solidaria, en la medida en que sean compatibles con su naturaleza.
Para el caso concreto, resulta aplicable lo dispuesto por el artículo 158 del Código de Comercio, el cual señala:
“Artículo 158. Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma.
“Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los Estatutos”.
En consecuencia, teniendo en cuenta que el órgano encargado de reformar los Estatutos de las entidades del sector solidario, por ley, es la asamblea general, es dable concluir lo siguiente:
1. Una reforma estatutaria de una entidad del sector solidario, adquiere vigencia entre sus asociados, esto es, entra a regir, a partir del momento en que es aprobada por la asamblea general conforme a los estatutos.
2. No obstante, para que dicha reforma tenga efectos respecto de terceros, es decir, sea oponible a los mismos, es necesario que se registre en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización solidaria.
Ahora bien, como las entidades de economía solidaria pueden constituirse por escritura pública o por documento privado, según lo dispuesto en el artículo 40 del Decreto número 2150 de 1995, se presentan dos situaciones a distinguir:
a) Para aquellas entidades que se constituyeron o elevaron a escritura pública el acuerdo cooperativo o solidario, opera el citado artículo 158 del Código de Comercio, en cuanto a que se debe elevar a escritura pública la reforma estatutaria y registrarla en la Cámara de Comercio, para que tenga efectos ante terceros;
b) Para aquellas entidades cuyo acuerdo cooperativo o solidario obra en documento privado, la reforma estatutaria tiene efectos ante terceros, una vez se ha hecho la inscripción del documento privado correspondiente en el que conste la respectiva reforma en la Cámara de Comercio.
Sin perjuicio de lo anterior, en cuanto al momento a partir del cual adquiere vigencia una reforma estatutaria, esta Superintendencia encuentra viable, adicionalmente, las siguientes posibilidades:
1. Que se establezca expresamente en los estatutos a partir de qué momento entran en vigencia las reformas estatutarias.
2. Que la misma Asamblea General, como máximo órgano de administración, en el mismo acto que aprueba una reforma estatutaria, determine la fecha a partir de la cual esta entra a regir.
CASOS EN LOS QUE SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN PREVIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
1. TRANSFORMACIÓN
“La transformación es la operación jurídica mediante la cual la sociedad abandona su primitiva vestidura, adopta la que corresponde a un tipo social distinto y se somete para el futuro a las normas ordenadoras del tipo social adoptado” (Manuel AreánLalín.)
Así las cosas, la transformación es una reforma estatutaria en virtud de la cual los asociados deciden el cambio de tipo de organización solidaria respecto del adoptado al momento de constituirse, o previsto en el estatuto, para lo cual se requiere obtener autorización previa del ente de supervisión. Este cambio de ropaje jurídico no implica la disolución de la entidad ni solución de continuidad en cuanto a la persona jurídica.
1.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la transformación
Para efectos de solicitar la autorización de transformación se deberán allegar en original, de acuerdo a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia para su remisión, los siguientes documentos:
a) Formato de solicitud de autorización para la transformación, indicando dirección para notificaciones. Ver Menú Trámites en la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Certificado suscrito por el representante legal, en el que conste que los documentos contentivos de las bases de la transformación se mantuvieron a disposición de los asociados en las oficinas donde funciona la administración de la organización en su domicilio principal, por los menos con quince (15) días hábiles de antelación a la reunión donde se pretende aprobar la reforma estatutaria correspondiente (artículo 13 de la Ley 222 de 1995);
c) Aviso de intención de transformación publicado en un diario de amplia circulación nacional, a través del cual el representante legal da a conocer al público esa intención con una antelación de quince (15) días hábiles a la realización de la asamblea, donde se adopte la decisión que deberá contener como mínimo lo siguiente: nombre de la organización solidaria, valor de los activos y pasivos de la misma, síntesis de los motivos de la transformación y clase de organización en la que pretende transformarse.
En el evento que se pretenda la transformación en una cooperativa de ahorro y crédito, multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, en el citado aviso se deberá informar sobre el derecho de oposición que le asiste a la comunidad en general;
d) Copia de la convocatoria a la asamblea general para autorizar la transformación, en la cual debió incluirse en el Orden del Día, el punto referente a la transformación indicando expresamente la posibilidad que tienen los asociados de ejercer el derecho de retiro y que el proyecto o las bases de la transformación estuvo a disposición de los asociados en las oficinas en el domicilio principal, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha de la asamblea. La omisión de este requisito hará ineficaces las decisiones relacionadas con los referidos temas;
e) Copia del acta de asamblea general, debidamente aprobada, tomada del libro oficial de la entidad, donde conste la decisión de la transformación;
f) Copia del acta del consejo de administración o el órgano equivalente, tomada del libro oficial, donde conste la convocatoria;
g) Constancia de verificación y de publicación del listado de asociados inhábiles expedida por la junta de vigilancia o el órgano equivalente, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Estatuto;
h) En caso de ser una asamblea general de delegados, anexar la información pertinente a la elección de los delegados: acta del consejo de administración u órgano equivalente donde se reglamenta la elección y se convoca a las elecciones, reglamento de elección, actas de escrutinios;
i) Estatuto vigente de la organización solidaria;
j) Estatuto de la nueva organización solidaria;
k) Estados financieros intermedios certificados y dictaminados con corte no mayor a un mes de la fecha en que se decide la transformación por el máximo órgano social;
l) Balance general proyectado de la nueva organización resultante;
m) Proyecto de transformación, el cual se dará a conocer a los asociados con la antelación que fije el estatuto a la realización de la asamblea general y deberá contener:
-- Motivos de la transformación y las condiciones en que se realizará.
-- Datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de la organización interesada que hubieren servido de base para establecer las condiciones en que se realizará la transformación.
-- La discriminación y valoración de los activos y pasivos de la organización que será transformada;
n) Cuando haya creación de una Cooperativa de Ahorro y Crédito por transformación se deberá tener en cuenta lo señalado en el numeral 3.6 del Capítulo III del Título II de la presente Circular y el numeral 3 del Capítulo VIII del mismo título (documentos para posesión de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento).
Para la creación de una institución financiera, se solicitará autorización a la Superintendencia Financiera de Colombia;
p) La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
1.2 Registro
Obtenida la autorización de la transformación, la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal e informar de tal hecho a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su verificación.
1.3. Normas supletorias
En los casos de transformación se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
2. INCORPORACIÓN Y FUSIÓN
La fusión e incorporación, por expresa disposición legal, son reformas estatutarias y deberán cumplirse las formalidades propias de las modificaciones del estatuto.
Habrá fusión cuando una o más organizaciones de economía solidaria se disuelvan sin liquidarse, para crear una nueva (fusión por creación).
En la incorporación las organizaciones de economía solidaria se disuelven sin liquidarse y transfieren su patrimonio a otra existente (incorporante).
2.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización para la incorporación o fusión por creación
Para efectos de solicitar la autorización para la incorporación o fusión se deberán allegar, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia para su remisión, los siguientes documentos:
a) Formato solicitando la autorización para la incorporación o fusión suscrito por el representante legal. En el evento de actuar por intermedio de apoderado, se deberá acreditar poder debidamente otorgado.
Además, informar el nombre de las organizaciones de economía solidaria que participarán en la incorporación o fusión, la fecha a partir de la cual las operaciones de las organizaciones que se disuelven habrán de considerarse realizadas para efectos contables, por cuenta de la organización u organizaciones absorbentes; certificado suscrito por el representante legal y el Revisor Fiscal en la que se acredite que el representante legal dio cumplimiento a informar sobre la incorporación o fusión a todos los acreedores sociales mediante telegrama o por cualquier otro medio que produzca efectos similares. Ver Menú Trámites en la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Proyecto de incorporación o fusión que debe contener por lo menos lo siguiente:
-- Motivos de la incorporación o fusión y las condiciones en que se realizará.
-- En el caso de creación de nuevas organizaciones de economía solidaria por fusión, proyecto de estatutos de la misma.
-- Datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las cooperativas interesadas que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realiza la fusión o incorporación.
-- La discriminación y valoración de los activos y pasivos de las cooperativas que serán absorbidas y absorbentes en caso de la fusión;
c) Aviso de intención de incorporarse o fusionarse, publicado en un diario de amplia circulación nacional en los términos del artículo 174 del Código de Comercio, a través del cual los representantes legales dan a conocer al público sobre esa intención, con una antelación de quince (15) días hábiles a la realización de la asamblea donde se tome tal decisión. En el citado aviso se deberá informar sobre el derecho de oposición que le asiste a la comunidad en general;
d) Acta de asamblea general tomada de los libros registrados en la Cámara de Comercio, donde se adoptó la decisión de fusionarse o incorporarse. En el caso de la incorporación, la organización incorporante la aceptará por decisión de la asamblea general o por el consejo de administración u órgano equivalente, según lo establezcan los Estatutos;
e) Copia del acta del consejo de administración donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los Estatutos, en la que conste la fecha y el medio a través del cual se informó la convocatoria, en la cual debió incluirse en el Orden del Día el punto referente a la incorporación o fusión, donde se debe indicar expresamente la posibilidad que tienen los asociados de ejercer el derecho de retiro;
f) Constancia de verificación y de publicación del listado de asociados inhábiles expedida por la junta de vigilancia o el órgano equivalente, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Estatuto;
g) Si la asamblea es de delegados deberán remitir, adicionalmente, el reglamento para su elección y el acta de escrutinios;
h) Cuando haya creación de una cooperativa de ahorro y crédito por fusión, se deberá tener en cuenta lo señalado en el numeral 3.6 del Capítulo III del Título II de la presente circular y el numeral 3 del Capítulo VIII del mismo título (documentos para posesión de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento).
En el evento de creación de una institución financiera, se solicitará autorización a la Superintendencia Financiera de Colombia.
En caso que en la incorporación o fusión se disuelvan organizaciones ya existentes, la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el acto administrativo respectivo, ordenará a la Cámara de Comercio la anotación a que haya lugar;
i) Estados financieros intermedios certificados y dictaminados con corte no mayor a un mes de la fecha en que se decide la incorporación o fusión por el máximo órgano social;
j) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control de las organizaciones que participan en la incorporación o fusión;
k) La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
2.2. Registro
Obtenida la autorización de la incorporación o fusión, la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal e informar de tal hecho a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su verificación.
2.3. Normas supletorias
En los casos de incorporación o fusión se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
3. ESCISIÓN
Con la figura de la escisión se pretende dividir un patrimonio en varias partes, cada una de las cuales se destina para la creación de una organización nueva o su integración a organizaciones de economía solidaria ya existentes.
3.1. Documentos requeridos para solicitar la autorización de la escisión de organizaciones bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria
Para efectos de solicitar la autorización para la escisión de organizaciones vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, se deberán allegar los siguientes documentos:
a) Formato solicitando la autorización para la escisión suscrito por el representante legal. En el evento de actuar por intermedio de apoderado, deberá acreditar poder debidamente otorgado.
Adicionalmente informar el nombre de las organizaciones de economía solidaria que participarán en la escisión; la fecha a partir de la cual las operaciones de las organizaciones que se disuelven o crean habrán de considerarse realizadas para efectos contables, – certificado suscrito por el representante legal y el Revisor Fiscal en la que se acredite que el representante legal dio cumplimiento a informar sobre la escisión a todos los acreedores sociales mediante telegrama o por cualquier otro medio que produzca efectos similares. Ver Menú Trámites en la página web www.supersolidaria.gov.co;
b) Proyecto de escisión que deberá contener lo siguiente:
-- Motivos de la escisión y las condiciones en que se realizará.
-- En el caso de creación de una nueva organización de economía solidaria por escisión, proyecto de estatuto de la misma.
-- Datos y cifras tomados de los libros de contabilidad de las cooperativas interesadas, que hubieran servido de base para establecer las condiciones en que se realiza la escisión.
-- La discriminación y valoración de activos y pasivos de la organización escindida;
c) Aviso de intención de escisión publicado en un diario de amplia circulación nacional en los términos del artículo 174 de Código de Comercio, a través del cual el representante legal da a conocer al público sobre esa intención, con una antelación de quince (15) días hábiles a la realización de la asamblea donde se tome la decisión.
En el evento que de esta escisión se pretenda la creación de una cooperativa de ahorro y crédito, multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, en el citado aviso se deberá informar sobre el derecho de oposición que le asiste a la comunidad en general;
d) Acta de asamblea general tomada de los libros registrados en la Cámara de Comercio o ante quien haga sus veces, donde se adoptó la decisión de escindirse;
e) Acta del consejo de administración tomada de los libros registrados en la Cámara de Comercio donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, en la que conste la fecha y el medio a través del cual se informó la convocatoria, en la cual debió incluirse en el Orden del Día el punto referente a la escisión, donde se debe indicar expresamente la posibilidad que tienen los asociados de ejercer el derecho de retiro;
f) Constancia de verificación y de publicación del listado de asociados inhábiles expedida por la junta de vigilancia o el órgano equivalente, de acuerdo con lo previsto en la ley y en el Estatuto;
g) Si la asamblea es de delegados deberán remitir, adicionalmente, el reglamento para su elección y el acta de escrutinios;
h) Cuando haya creación de una cooperativa de ahorro y crédito por escisión, se deberá tener en cuenta lo señalado en el numeral 3.6 del Capítulo III del Título II de la presente Circular y el numeral 3 del Capítulo VIII del mismo título (documentos para posesión de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento.
En el evento de creación de una institución financiera, se solicitará autorización a la Superintendencia Financiera de Colombia;
i) Estados financieros intermedios certificados y dictaminados con corte no mayor a un mes de la fecha en que se decide la escisión por el máximo órgano social;
j) Listados detallados de la cartera clasificada con fechas de vencimiento de las obligaciones, de las cuentas por pagar y de los créditos otorgados a los miembros de los órganos de administración, vigilancia y control, de la organización que participan en la escisión.
En caso que en la escisión la organización se disuelva dividiendo su patrimonio en dos o más organizaciones ya existentes o destinándolo a la creación de una nueva, el representante legal deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la cancelación de la personalidad jurídica de la organización que se disuelve;
k) Certificado suscrito por el representante legal y el Revisor Fiscal de la escindente en la que se acredite que el representante legal comunicó el acuerdo de escisión a los acreedores sociales, a través del medio de comunicación más eficaz;
l) La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
3.2. Registro
Obtenida la autorización de la escisión, la organización deberá inscribir el acto administrativo correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio principal dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo.
3.3. Normas supletorias
Para el caso de la escisión se aplicarán como normas supletorias las previstas en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
ADMINISTRADORES.
1. ¿QUIÉNES TIENEN ESTE CARÁCTER?
Según lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, que reformó el Código de Comercio (aplicable por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988), tienen el carácter de administradores o directores:
a) Los representantes legales;
b) Los liquidadores o agentes especiales;
c) Los miembros de los consejos de administración, de la junta directiva o del órgano equivalente en las demás organizaciones solidarias;
d) Los miembros de los comités que, de conformidad con los estatutos, tengan la calidad de administradores.
En consecuencia, los miembros de los órganos de control social de las organizaciones solidarias supervisadas, por ejemplo, los de la junta de vigilancia o del comité de control social, regidos por los principios de autogestión y autocontrol previstos en el artículo 7o de la Ley 454 de 1998, no son administradores o directivos de las mismas.
Todas las organizaciones de la economía solidaria deberán consagrar en sus estatutos requisitos rigurosos para el acceso a los órganos de administración y vigilancia, teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios:
-- Capacidad
-- Aptitudes personales
-- Conocimiento
-- Integridad ética
-- Destreza
2. DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES
A los administradores o directivos señalados en el numeral anterior, se les aplica las normas, sobre deberes de los administradores, previstas en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995:
“Artículo 23. Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.
“En el cumplimiento de su función los administradores deberán:
1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.
3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal.
4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad.
5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.
7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.
En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad”.
Los administradores, revisores fiscales y empleados de las organizaciones de economía solidaria deben obrar dentro del marco de la ley y observar el principio de la buena fe, de conformidad con lo previsto en el numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con el artículo 34 de la Ley 454 de 1998.
En todo caso, los administradores están en la obligación de conocer a profundidad los temas que le son puestos a su consideración, de debatirlos y pronunciarse con conocimiento de causa, dejando la evidencia del órgano correspondiente.
Adicionalmente, los administradores, revisores fiscales y empleados de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y demás organizaciones supervisadas autorizadas para captar ahorro de sus asociados (fondos de empleados y asociaciones mutuales) deberán preservar el interés público de la actividad que desarrollan, de conformidad con el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia.
Es deber de los miembros del consejo de administración u órgano equivalente expedir su propio reglamento, el cual debe contener, como mínimo: la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del presidente, vicepresidente y secretario, si es del caso, o de quienes hagan sus veces, los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y las erogaciones derivadas de estas, de acuerdo con lo aprobado por la Asamblea. En términos generales, debe preverse todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano permanente de administración.
3. PROHIBICIONES
Sin perjuicio de lo consagrado en el estatuto, los administradores se abstendrán, entre otras, de realizar las siguientes conductas:
a) Concentrar el riesgo de los activos por encima de los límites legales;
b) Celebrar o ejecutar en contravención a disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias, operaciones con los directivos o con las personas relacionadas o vinculadas con ellos, por encima de los límites legales;
c) Invertir en sociedades o asociaciones en las cuantías o porcentajes no autorizados por la ley;
d) Facilitar, promover o ejecutar cualquier práctica que tenga como propósito o efecto la evasión fiscal;
e) No suministrar la información razonable o adecuada que a juicio de la Superintendencia de la Economía Solidaria deba entregarse a los asociados, al público o a los usuarios de las organizaciones vigiladas para que estos puedan tomar decisiones debidamente informados y puedan conocer cabalmente el alcance de sus derechos, deberes y obligaciones en las relaciones contractuales que los vinculan o puedan llegar a vincularlos con aquellas;
f) Ejercer actividades o desempeñar cargos sin haberse posesionado ante la Superintendencia de la Economía Solidaria cuando la ley así lo exija;
g) No llevar la contabilidad de la organización vigilada según las normas aplicables, o llevarla en tal forma que impida conocer oportunamente la situación patrimonial o de las operaciones que realiza, o remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria información contable falsa, engañosa o inexacta;
h) Obstruir las funciones de vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria, o no colaborar con las mismas;
i) Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva;
j) Incumplir o retardar el cumplimiento de las instrucciones, requerimientos u órdenes que señale la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre las materias que de acuerdo con la ley son de su competencia;
k) En general, incumplir las obligaciones y funciones que la ley les imponga, o incurrir en las prohibiciones, impedimentos o inhabilidades relativas al ejercicio de sus actividades.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en ejercicio de las funciones atribuidas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998, podrá imponer sanciones por la violación de las anteriores disposiciones a los administradores o quienes ostentan tal calidad.
Adicionalmente, a los administradores y agentes especiales, les está prohibido adelantar actividades o acuerdos que permitan conceder ventajas económicas que beneficien a una porción de asociados y/o establecer acuerdos, combinaciones o convenios con sociedades o personas mercantiles que hagan participar a estas, directa o indirectamente, de los beneficios o prerrogativas que las leyes otorgan a las organizaciones de la Economía Solidaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 6o de la Ley 79 de 1988 y 13 de la Ley 454 de 1998.
Así mismo, a los administradores y agentes especiales, también les está prohibido recibir porcentajes, comisiones, prebendas, ventajas, privilegios o similares que afecten a la organización.
4. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES
La responsabilidad de los administradores se asimila a la de un buen hombre de negocios, de acuerdo con los parámetros fijados en el artículo 63 del Código Civil, en concordancia con el artículo 23 de la Ley 222 de 1995. Es decir, que responden hasta por culpa levísima, que es la esmerada diligencia que un hombre juicioso emplea en la administración de sus negocios importantes.
Cuando se trate de decisiones colegiadas, los administradores o directivos de las organizaciones de economía solidaria, responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones legales, reglamentarias y estatutarias.
4.1. Actuación y responsabilidad de los suplentes
Los suplentes de los órganos de administración tienen una mera expectativa de reemplazar a los miembros principales en sus faltas temporales o absolutas. Sin embargo, existen actuaciones de quienes ostentan la calidad de suplentes, sin estar en ejercicio del cargo en reemplazo de los principales, en la que su participación contribuye a la toma de decisiones en desarrollo de las políticas y directrices de la organización de economía solidaria. Es por ello que tales administradores no están exentos de la aplicación del régimen de responsabilidad, pues si se prueba su intervención, participación o el simple conocimiento del asunto origen del perjuicio causado y reclamado a la organización, sin que hayan expresado su inconformidad y oposición, los hará igualmente responsables en los mismos términos de quien adopta la decisión.
4.2. Responsabilidad civil
Los administradores de una organización supervisada por la Superintendencia de la Economía Solidaria, serán responsables por los actos u omisiones que impliquen el incumplimiento de las normas legales, estatutarias o reglamentarias a las que la organización deba sujetarse, sin perjuicio de las demás sanciones administrativas, civiles o penales que señale la ley.
5. CONDUCTAS PUNIBLES
Los administradores (incluidos agentes especiales y liquidadores), miembros de las juntas de vigilancia, revisores fiscales o empleados de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria también pueden ser sujetos de las conductas punibles descritas en el Código Penal y normas concordantes.
6. CONFLICTOS DE INTERÉS
Dentro del giro normal de los negocios de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, los administradores, representantes legales, revisores fiscales y en general todo empleado con acceso a información privilegiada tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, impondrá las sanciones a que haya lugar cuando se realicen operaciones que den lugar a conflicto de interés, de conformidad con el régimen general sancionatorio de su competencia. Así mismo, podrá establecer mecanismos a través de los cuales se subsane la situación de conflicto de interés, si a ello hubiere lugar.
Adicionalmente, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá conceptuar sobre la existencia de tales conflictos respecto de cualquier organización vigilada.
PÓLIZAS DE MANEJO.
Los representantes legales (incluidos agentes especiales y liquidadores), los tesoreros, los almacenistas y los demás empleados de manejo de las organizaciones supervisadas, dada la naturaleza de sus funciones así como el contacto directo o indirecto y el manejo permanente de dinero, títulos valores, mercancías, muebles y enseres y bienes en general, deberán constituir, como requisito previo al ejercicio de su cargo, póliza de manejo para garantizar el correcto manejo de los bienes, fondos y valores que le sean encomendados durante su gestión.
Estas pólizas se constituirán para los administradores y empleados de manejo, en los valores asegurados que el órgano de administración determine, previo el análisis técnico de riesgos a que haya lugar.
El órgano de administración respectivo de las organizaciones supervisadas reglamentará el procedimiento interno relacionado con la obligación, cargo, oportunidad, responsabilidad, modalidad, alcance, montos y aprobación de las pólizas a que se refiere el presente capítulo, así como de las que por el tipo de actividad que desarrolla la organización, y activos que tenga la misma, se deban constituir con el propósito de garantizar los intereses de los asociados. En todo caso, dicho reglamento deberá consagrar que las pólizas que se determinen tomar, serán expedidas por una entidad aseguradora legalmente autorizada.
Las pólizas de manejo no requieren de la aprobación de la Superintendencia de la Economía Solidaria. El Revisor Fiscal, si lo hubiere, o quien haga sus veces, verificará que las mismas se haya constituido de conformidad con lo establecido en la ley, en el reglamento interno de que trata el párrafo anterior y demás normas que regulan la materia.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en desarrollo de su función de supervisión, podrá en cualquier tiempo y por el mecanismo que considere pertinente, verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente capítulo por parte de las organizaciones vigiladas.
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.
El Código de Buen Gobierno es un manual donde deben plasmarse, la filosofía, principios, reglas y normas que rigen el manejo de las relaciones entre la administración, órganos de control, vigilancia y todos los empleados de las organizaciones de la economía solidaria, para preservar la ética, transparencia en su gestión y una adecuada administración, con integridad, equidad y efectividad en procura de obtener la confianza de sus asociados y de la comunidad en general.
La Superintendencia de la Economía Solidaria recomienda a las organizaciones bajo su supervisión que adopten un Código de Buen Gobierno donde plasmen las políticas y metas de la empresa y de cada órgano de administración, vigilancia y control; la asignación de responsables de la ejecución, seguimiento, evaluación y cumplimiento del mismo, encaminados a garantizar el buen gobierno de la organización, lo que redundará en bienestar para los asociados.
Podrán consagrarse en este Código los siguientes aspectos: Requisitos, funciones y responsabilidades de los administradores con sus respectivos reglamentos; información oportuna, clara y concisa dirigida a sus asociados y a la comunidad en general; identificación de los grupos de interés y sus políticas frente a ellos, así como sus derechos y trato equitativo; misión y visión, señalamiento de los posibles conflictos de interés y las formas de resolver las controversias que puedan generarse.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, para facilitar la implementación del Código de Buen Gobierno, tiene a disposición de las organizaciones supervisadas la “Guía de Buen Gobierno”, que puede consultarse en la página web www.supersolidaria.gov.co.
Se recomienda que de implementarse este código, sea adoptado por la asamblea general de asociados o delegados, según el caso.
REVISORÍA FISCAL.
1. IMPORTANCIA DE LA REVISORÍA FISCAL
La Constitución Política de Colombia, en su artículo 334, asigna al Estado la dirección general de la economía y le otorga la facultad de intervenir por mandato de la ley en las distintas etapas del proceso económico, desde la producción hasta el consumo de los bienes y servicios. Muchas son las leyes, decretos y reglamentos que se han dictado al amparo de ciertas normas constitucionales, regulando varios y numerosos aspectos de la economía en todos sus sectores.
La revisoría fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida del país, a tal punto que una labor eficaz, independiente y objetiva es incentivo para la inversión, el ahorro, el crédito y en general facilita el dinamismo y el desarrollo económico. Como órgano de fiscalización, la revisoría está estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las organizaciones sobre el sometimiento de la administración a las normas legales y estatutarias, así como acerca de la seguridad y conservación de los activos sociales, amén de la conducta que ha de observar en procura de la fidelidad de los estados financieros.
Las funciones del Revisor Fiscal debidamente ejercidas, por lo demás, protegen a los terceros que encuentran en el patrimonio del ente moral la prenda general de sus créditos, de tal manera que debe dar confianza sobre el manejo de los recursos del ahorro privado, de la inversión y en general del manejo justo y equitativo del aparato productivo del país.
La institución de la revisoría fiscal es uno de los instrumentos a través de los cuales se ejerce la inspección y vigilancia de las organizaciones solidarias; ha recibido la delegación de funciones propias del Estado, como las de velar por el cumplimiento de las leyes y acuerdos entre los particulares (estatutos sociales y decisiones de los órganos de administración) y dar fe pública, lo cual significa, entre otros, que su atestación o firma hará presumir legalmente, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que los estatutarios, en caso de personas jurídicas. Tratándose de balances se presumirá, además, que los saldos han sido tomados fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance (artículo 10 de la Ley 43 de 1990).
2. OBJETIVOS DE LA REVISORÍA FISCAL
Al analizar las normas legales relacionadas con la revisoría fiscal, principalmente el artículo 7, numeral 3 de la Ley 43 de 1990 y los artículos 207, 208 y 209 del Código de Comercio, se concluye que los principales objetivos de la revisoría fiscal son:
a) Control y análisis permanente para que el patrimonio de la empresa sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado, y para que las operaciones se ejecuten con la máxima eficiencia posible;
b) Vigilancia, igualmente permanente, para que los actos de la administración, al tiempo de su celebración y ejecución, se ajusten al objeto social de la empresa y a las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, de suerte que no se consumen irregularidades en detrimento de los asociados, los terceros y la propia institución;
c) Inspección constante sobre el manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos en general, para asegurarse que los registros hechos en los libros son correctos y cumplen todos los requisitos establecidos por la ley, de manera que puede estar cierto de que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la empresa, como fundamento que son de la información contable de la misma;
d) Emisión de certificaciones e informes sobre los estados financieros, si el balance presenta en forma fidedigna la situación financiera y el estado de excedentes y pérdidas, así como el resultado de las operaciones, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas;
e) Colaboración con las entidades gubernamentales de regulación y control.
3. CARACTERÍSTICAS DE LA REVISORÍA FISCAL
Del estatuto legal del Revisor Fiscal también pueden considerarse como características propias de sus funciones las siguientes:
a) Permanencia: su labor debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración y ejecución. Su responsabilidad y acción deben ser permanentes, tal como se deduce de lo dispuesto en los ordinales 1 y 5 del artículo 207 del Código de Comercio, principalmente;
b) Cobertura total: su acción debe ser total, de tal manera que ningún aspecto o área de operación de la empresa esté vedado al Revisor Fiscal. Todas las operaciones o actos de la entidad solidaria, como todos sus bienes, sin reserva alguna, son objeto de su fiscalización;
c) Independencia de acción y criterios: el Revisor Fiscal debe cumplir con las responsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe ser personal, basado en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional. En todo caso, su gestión debe ser libre de todo conflicto de interés que le reste independencia y ajena a cualquier tipo de subordinación respecto de los administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control (artículo 210 del Código de Comercio);
d) Función preventiva: la vigilancia que ejerce el Revisor Fiscal debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos irregulares o no se persevere en conductas ajenas a la licitud o a las órdenes de los órganos superiores, según lo dispone el artículo 207, ordinales 2 y 5 del citado Código.
4. IMPARTIR INSTRUCCIONES
El Revisor Fiscal tiene asignadas funciones específicas y concretas previstas en la ley que son de obligatorio cumplimiento. Sobre el particular, se destaca la contenida en el ordinal 6 del artículo 207 del Código de Comercio consistente en impartir instrucciones, mecanismo a través del cual la revisoría fiscal puede señalar a la administración cómo debe ser el control permanente de los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos y todo el conjunto de acciones tendientes a hacer lo adecuado y oportuno. De dichas instrucciones se dejará constancia escrita de su observancia por parte de los administradores.
Para el correcto desempeño de las funciones del Revisor Fiscal, los administradores de la organización solidaria están en la obligación de suministrarle toda la información por él solicitada y en caso de no recibirla en debida forma y en su oportunidad, o no obtenerla, deberá poner este hecho en conocimiento del órgano competente, según el caso y a la vez, si fuere necesario, informar a los organismos gubernamentales de control.
5. COLABORACIÓN
El deber de colaboración con las entidades gubernamentales y el de suministrar a estas la información a que haya lugar, particularmente cuando ello procede por iniciativa del Revisor Fiscal, hallan su fundamento en la importancia de las funciones a él asignadas, las cuales trascienden el ámbito privado y el mero interés de la persona jurídica y sus asociados, teniendo relevancia en el ámbito social e incidencia en el orden público económico. Los informes suministrados deben permitir a las entidades de vigilancia y control adoptar las medidas que consideren pertinentes.
La colaboración debe ser amplia, oportuna, completa e integral y en modo alguno puede limitarse a la remisión de los informes que expresamente se solicitan.
6. VISITAS Y PAPELES DE TRABAJO
Teniendo en cuenta el deber legal de verificar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades que competen a los revisores fiscales de todas las organizaciones solidarias (artículo 216, Código de Comercio), las autoridades de control practicarán visitas específicas a sus órganos de fiscalización.
Con fundamento en esta competencia, los funcionarios visitadores de las entidades de vigilancia y control requerirán los papeles de trabajo que, tanto para el examen de las operaciones como para fundamentar el dictamen de los estados financieros, deben preparar los revisores fiscales, de acuerdo con las técnicas de interventoría de cuentas.
7. REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA EXTERNA
No existe en nuestra legislación disposición alguna que equipare la revisoría fiscal con la auditoría externa. Por consiguiente, no es válido pretender que el trabajo y la responsabilidad del Revisor Fiscal y del auditor externo sean equivalentes.
Es así como, mientras el cargo de Revisor Fiscal es de carácter obligatorio para aquellas organizaciones en donde por ministerio de la ley se exige, el de auditor externo es opcional.
El Revisor Fiscal principal y su suplente, son elegidos por el máximo órgano de administración de las organizaciones solidarias (asamblea general), pero una vez acepta el cargo y se efectúa su registro en la Cámara de Comercio del domicilio social y conservará su calidad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción con el registro de un nuevo nombramiento (artículo 164 del Código de Comercio).
En lo que hace a la subordinación del Revisor Fiscal en Colombia, es claro que no puede estar bajo la dependencia de los administradores y directivos sino de los asociados como voceros del interés común de la organización solidaria. No ocurre lo mismo con el auditor externo, quien depende directamente de la administración y es a esta a quien debe rendir el resultado de su gestión.
Además, los deberes del Revisor Fiscal no podrán cumplirse a cabalidad sino mediante una inspección asidua y un control permanente (artículo 207, ordinales 5 y 6 del Código de Comercio), a diferencia de lo que ocurre en el ejercicio del cargo de auditor externo, el cual puede ejercerse en forma temporal u ocasional, de acuerdo al trabajo contratado.
En consecuencia, no puede sostenerse desde el punto de vista jurídico que la revisoría fiscal y la auditoría externa desempeñen las mismas funciones y, por consiguiente, que el alcance de las responsabilidades que a ambas competen sea el mismo.
De otra parte, el Revisor Fiscal está sujeto no sólo a la responsabilidad civil que puede derivarse del ejercicio de su profesión (artículo 211 del Código de Comercio) sino también a las sanciones administrativas (artículos 216 del Código de Comercio y artículo 36, numeral 6 de la Ley 454 de 1998), disciplinarias (artículos 27 y 35 al 40 de la Ley 43 de 1990) y penales (artículos 62, 157, 212, 293 y 395 del Código de Comercio). Se indica además que el Revisor Fiscal, como contador público que es (artículo 215 del Estatuto Mercantil), se asimila a un funcionario público para efectos de las sanciones penales por culpas o delitos que cometiese en el ejercicio de actividades propias de su profesión (artículo 10 parágrafo de la Ley 43 de 1990).
8. DICTAMEN E INFORME DEL REVISOR FISCAL
Teniendo en cuenta que una de las funciones preceptuadas por la ley es la de emitir una opinión sobre los estados financieros (numeral 7, artículo 207 del Código de Comercio), la que se expresa como resultado de la labor desempeñada en el ejercicio del cargo, es necesario precisar algunos aspectos del contenido del dictamen emitido por los revisores fiscales con destino a las asambleas generales.
En virtud del artículo 10 de la Ley 43 de 1990 y de los artículos 208 y 209 del Código de Comercio, corresponde al Revisor Fiscal dictaminar sobre los asuntos que son de su competencia profesional por mandato legal o estatutario e informar sobre aquellos asuntos que le ordena la ley.
Es por esto que el citado documento debe incluir, por lo menos, los puntos sobre los cuales se dictamina e informa, así:
a) Asuntos materia del dictamen.
-- Si la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable.
-- Si el balance y el estado de resultados han sido fielmente tomados de los libros.
-- Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado.
-- Si el estado de resultados refleja el resultado de las operaciones efectuadas en el período respectivo.
-- Las reservas o salvedades a que esté sujeta su opinión sobre la fidelidad de los estados financieros, si hubiere lugar a ellas (artículo 7o, numeral 3 literal d) de la Ley 43 de 1990 y artículo 208 del Código de Comercio);
b) Asuntos materia del informe.
-- Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.
-- Si en el curso de su revisión ha seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas.
-- Si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea.
-- Si los actos de los administradores de las organizaciones solidarias se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea.
-- Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registros de asociados en su caso, se llevan y se conservan debidamente.
-- Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la entidad solidaria o de terceros que estén en poder de las mismas (artículos 208 y 209 del Código de Comercio).
9. PRECISIONES RELATIVAS AL DICTAMEN
Las opiniones que debe rendir el Revisor Fiscal por mandato legal al máximo órgano social son diferentes a las que debe expresar un contador público en cumplimiento de su labor de auditor externo. Por esta razón, el dictamen de uno y otro no pueden llevar a la misma redacción pues de ser así se estaría eludiendo el alcance de la responsabilidad como Revisor Fiscal y no se cumpliría con lo preceptuado sobre la materia (artículos 208 y 209 del Código de Comercio).
En tal sentido, esta Superintendencia considera que no se ajustan en su integridad a las disposiciones del Código de Comercio los dictámenes en los que se contemplen algunas de las siguientes previsiones:
a) Limitar la responsabilidad de los revisores fiscales: la responsabilidad de estos profesionales no puede legalmente circunscribirse de una parte, a la “auditoria” realizada por ellos y de otra, cuando se vincula la opinión a “todo aspecto significativo” por ellos, pues sus deberes conforme lo establecen los artículos 207 a 209 del Código de Comercio, son más amplias;
b) Pretender aplicar a la labor del Revisor Fiscal las normas de auditoría generalmente aceptadas. Tal situación conllevaría a afirmar que la labor de los primeros no sería asidua, oportuna y permanente en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 207 del Código de Comercio, sino que la ejecución de las mismas se llevaría a cabo en dos (2) oportunidades durante el ejercicio contable si recordamos que el trabajo de auditoría se efectúa en forma temporal a través de las llamadas “preliminar” y “final”;
c) Limitar la razonabilidad de los estados financieros “en todo aspecto significativo”: Tal alcance implica la carencia de cobertura total en las áreas que el Revisor Fiscal debe inspeccionar lo cual no es de recibo legal.
Por tanto, todos los actos, libros, documentos y valores de las organizaciones solidarias que se encuentran al alcance del examen del Revisor Fiscal son la base para dictaminar de manera objetiva los estados financieros y , se reitera, para determinar, de acuerdo con su opinión, si el balance presenta “en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado” y si el estado de pérdidas y ganancias “refleja el resultado de las operaciones en dicho período”, según las voces del citado artículo 207.
En consecuencia, esta Superintendencia velará estrictamente por la observancia de las normas a que se ha hecho referencia y aplicará, de conformidad con las disposiciones vigentes, las sanciones que estime pertinentes a los profesionales de la contaduría pública dedicados al ejercicio de la revisoría fiscal en Colombia, cuando ellas no sean atendidas.
10. PLANEACIÓN DEL TRABAJO DE LA REVISORÍA FISCAL
De acuerdo con lo señalado en el numeral 2 del artículo 208 del Código de Comercio, el Revisor Fiscal en su dictamen debe expresar, si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas.
En este orden de ideas, y teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 7o de la Ley 43 de 1990, en el cual se indican las normas de auditoría generalmente aceptadas que deben seguir los contadores públicos en el desarrollo de sus funciones en materia de auditoría de cuentas o desarrollo de la revisoría fiscal, se considera que el trabajo ejecutado por el Revisor Fiscal ha cumplido con los presupuestos exigidos en la norma citada del estatuto mercantil, cuando el mismo haya sido técnicamente planeado y soportado en un plan global de auditoría debidamente documentado, lo cual se evidenciará a partir de los documentos de planeación. Estos documentos deberán contener, por lo menos, las siguientes consideraciones con sus soportes correspondientes:
a) Los términos del acuerdo de la revisoría fiscal y responsabilidades correspondientes;
b) Principios y criterios contables, normas de auditoría, leyes y reglamentaciones aplicables;
c) La identificación de las transacciones o áreas importantes que requieran una atención especial;
d) El establecimiento de niveles o cifras de acuerdo con la importancia relativa;
e) La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componente importante de la información financiera;
f) El grado de confianza que espera atribuir la revisoría fiscal al sistema contable y al control interno;
g) La naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoría a aplicar;
h) El trabajo de los auditores internos y su grado de confianza;
i) La participación de expertos.
11. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
En concordancia con lo señalado en los numerales 5 y 6 del artículo 207, y 3 del artículo 209 del Código de Comercio, el Revisor Fiscal en la ejecución de su trabajo debe hacer un estudio apropiado y una evaluación del sistema de control interno.
En consecuencia, la evaluación que se adelante deberá quedar debidamente documentada, abarcando tanto los aspectos contables como los administrativos, y necesariamente deberá incluir la evaluación del Procesamiento Electrónico de Datos (PED), de manera que permita determinar la confiabilidad del control interno de la organización solidaria, como base para la determinación de la extensión y oportunidad de las pruebas y procedimientos de auditoría.
12. EVIDENCIA DEL TRABAJO
El Revisor Fiscal deberá obtener evidencia técnica, válida y suficiente de la ejecución de su trabajo y de las labores que adelante por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de que puedan establecerse objetivamente la razonabilidad de los procedimientos y técnicas que fundamenten el dictamen sobre los estados financieros, actividad a la que se alude en el numeral 8 del presente capítulo, así como las certificaciones sobre la información que deba remitir a esta Superintendencia.
Esta evidencia deberá documentarse en papeles de trabajo que comprenderán, la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el Revisor Fiscal, de manera que en conjunto constituyen un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha adoptado para formarse una opinión sobre los estados financieros, o sobre la información relacionada con las certificaciones por él emitidas.
Estos documentos deberán incluir, por lo menos, la planeación de la labor, los programas de auditoría aplicados, las planillas o cédulas de trabajo, las conclusiones y recomendaciones, y las cartas a la gerencia o a los demás órganos de la administración de las organizaciones solidarias.
13. NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS
El adecuado cumplimiento de las labores, previstas en el artículo 207 del Código de Comercio, supone en el Revisor Fiscal por lo menos el cumplimiento de las normas de auditoría que contienen las reglas básicas que debe seguir en la realización de su trabajo.
En consecuencia, para evidenciar el adecuado cumplimiento de sus funciones, además de los resultados de su labor, deberá tener en cuenta la observancia de las normas de auditoría generalmente aceptadas, las que fueron definidas y clasificadas en el artículo 7o de la Ley 43 de 1990, y ampliadas por el documento denominado “Orientación Profesional del Ejercicio de la Revisoría Fiscal”, expedido el 21 de junio de 2008 por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, órgano facultado por la ley precitada para complementar y actualizar dichas normas.
14. CERTIFICACIÓN POR PARTE DEL REVISOR FISCAL SOBRE INFORMACIÓN REMITIDA A LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
Requerirán la firma del Revisor Fiscal solamente los documentos que tengan que ver con los siguientes reportes enviados a la Superintendencia de la Economía Solidaria:
a) Los que deban ser elaborados en cumplimiento de las normas establecidas y exigidas por el Código de Comercio y sus disposiciones reglamentarias y la Ley 43 de 1990, relacionados entre otros, con la presentación de estados financieros básicos, estados financieros consolidados, estados financieros de publicación con excepción de las notas a los estados financieros.
Los citados informes deben remitirse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Superintendencia, tanto para la remisión de los estados financieros intermedios, como para los estados financieros de fin de ejercicio, sin perjuicio de atender las solicitudes formuladas, a través de las glosas que se desprendan de su análisis;
b) En los demás casos y con el fin de evaluar la manera como la organización solidaria está dando cumplimiento a todas las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, el Revisor Fiscal deberá allegar, con la misma periodicidad de los estados financieros y de fin de ejercicio que se deben remitir a esta Superintendencia, un dictamen en el que se exprese claramente la información financiera revisada, las normas o prácticas de auditoría seguidas y su opinión sobre si la información reportada ha sido fielmente tomada de los libros de contabilidad, se ha dado cumplimiento a las normas legales respectivas y se han seguido procedimientos adecuados para su determinación y presentación, sin perjuicio de que tan pronto como se detecte una irregularidad, que en opinión de la revisoría fiscal deba ser conocida por esta Superintendencia, se pronuncie sobre tal circunstancia. Dicho reporte versará principalmente sobre la fidelidad de la información transmitida a la Superintendencia de la Economía Solidaria en relación con el cumplimiento del fondo de liquidez, inversiones, relación de solvencia, y las normas de patrimonio adecuado.
Cuando por cualquier circunstancia, el Revisor Fiscal considere pertinente expresar alguna salvedad sobre la información examinada, deberá dejar constancia concreta y precisa al respecto, con indicación de las causas que la motivan.
Es claro para esta Superintendencia que la revisión de esta información financiera es menor, en alcance, que un examen de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas con el fin de dictaminar los estados financieros de fin de ejercicio y de cumplir con los requisitos del Código de Comercio y demás normas relacionadas.
Todo lo anterior se entiende sin perjuicio de dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de otras autoridades diferentes a la Superintendencia de la Economía Solidaria que versen sobre remisión de información a esta Entidad o a cualquier otra.
15. NOMBRAMIENTO Y APROPIACIONES PARA LA GESTIÓN DEL REVISOR FISCAL
La designación de los revisores fiscales deberá ser efectuada por la asamblea general (artículo 34, numeral 8 de la Ley 79 de 1988). Esta función no podrá delegarse, ni aún en comisiones conformadas por asociados concurrentes a la asamblea, por cuanto se trata de una función de carácter legal asignada expresamente por la ley al máximo órgano social.
Adicionalmente a lo anterior, como quiera que en la sesión en la cual se designe al Revisor Fiscal deberá incluirse la información relativa a las apropiaciones previstas para el suministro de recursos humanos y técnicos destinados al adecuado desempeño de las funciones a él asignadas, lo cual deberá constar en el acta respectiva, se considera necesario, si es del caso, que con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina, cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, cobertura total, independencia de acción y función preventiva que debe caracterizar la actividad de la revisoría fiscal, se discriminen los siguientes aspectos que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos, aspectos estos que deberán tener en cuenta el tamaño de la organización solidaria, así como el volumen y complejidad de sus operaciones:
a) Valor total de la remuneración mensual del Revisor Fiscal;
b) Número de horas presupuestadas que, como mínimo, se estima debe aplicar el Revisor Fiscal al ejercicio de sus funciones, discriminando, además, las de su asistencia a las reuniones del consejo de administración de las cooperativas o del órgano equivalente en las demás organizaciones solidarias;
c) Número de auxiliares u otros colaboradores autorizados por la asamblea general, indicando las características profesionales o técnicas de los mismos, y el valor total de su remuneración mensual;
d) Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte del personal adscrito a la revisoría fiscal, el valor estimado para papelería y útiles de trabajo, correo, fax, teléfono, télex, etc., a no ser que vayan a ser asumidos directamente por la organización solidaria respectiva;
e) Descripción de los lugares de trabajo y de los activos fijos y demás elementos que serán puestos a disposición de la revisoría fiscal y de sus colaboradores, indicando si los mismos van a permanecer en la oficina principal o en las sucursales o regionales, según el caso.
16. OBLIGACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS DE ELEGIR REVISOR FISCAL PRINCIPAL Y SUPLENTE
Las organizaciones solidarias obligadas a tener Revisor Fiscal deben elegir, el principal y su suplente, de conformidad con las siguientes normas: artículos 34, numeral 8 y 41 de la Ley 79 de 1988 para las cooperativas; artículo 34, numeral 7 y 39 del Decreto número 1480 de 1989 para las asociaciones mutuales y artículo 41 del Decreto número 1481 de 1989 para los fondos de empleados.
Las demás organizaciones de economía solidaria, están obligadas a elegir Revisor Fiscal principal y su suplente, de conformidad con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
17. EJERCICIO DEL SUPLENTE
Dada la especial importancia de las funciones atribuidas a los revisores fiscales al tenor de lo dispuesto por el artículo 207 del Código de Comercio, en concordancia con las previsiones consagradas en los numerales 1 al 9 del presente capítulo, esta Superintendencia considera conveniente efectuar las siguientes precisiones en torno al ejercicio de la revisoría fiscal por quienes desempeñan el cargo como principales o suplentes.
El artículo 207 del Código de Comercio exige que el Revisor Fiscal, en el desempeño de sus funciones, desarrolle su labor de manera integral con el propósito de cerciorarse de que la gestión social se celebre y ejecute de conformidad con lo pactado en los estatutos sociales, con las órdenes e instrucciones impartidas por los órganos de administración y con lo previsto en la ley. Es así como las funciones de la revisoría fiscal trascienden el ámbito privado en interés de la comunidad y de los asociados, por las evidentes consecuencias que el debido ejercicio de la fiscalización tiene dentro de la órbita social y en la conservación del orden económico.
Cabe resaltar que por la importancia de las funciones asignadas al Revisor Fiscal, la responsabilidad que se deriva de su cumplimiento impone el deber de obtener una evidencia válida y completa por medio del análisis, inspección, observación y confirmación, con el objeto de que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los cometidos que señala la ley.
Es preciso advertir que el artículo 215 del Código de Comercio exige el desempeño personal del cargo y, tan sólo a falta del titular, faculta la actuación de los suplentes designados para el efecto. Por ello, se ha dicho con razón que la función del suplente es suplir y no suplantar al principal.
En consecuencia, sobre la base de que el artículo 215 del Código de Comercio impone el ejercicio personal del cargo de Revisor Fiscal, en aquellas instituciones vigiladas en donde existan uno o más suplentes del Revisor Fiscal, estos, en su orden, sólo deben ejercer las funciones del titular, única y exclusivamente, cuando exista falta definitiva o temporal del titular, para lo cual deberán haber tomado previamente posesión ante la Superintendencia en caso de tratarse de cooperativas que ejercen actividad financiera.
Lo anterior significa que el suplente o suplentes del Revisor Fiscal en manera alguna podrán desempeñar simultáneamente tales funciones y, por ende, se encuentran imposibilitados para expedir dictámenes, certificaciones y demás documentos relacionados con el ejercicio de la revisoría si no es como consecuencia de la ausencia definitiva o temporal del Revisor Fiscal titular.
Esta Superintendencia entiende que, en aquellos casos en los cuales hayan sido elegidas sociedades de contadores públicos como revisores fiscales, los contadores que se designen para desempeñar el cargo como lo dispone el artículo 4o de la Ley 43 de 1990 deberán ejercerlo durante el período correspondiente, salvo causa justificada que amerite su reemplazo definitivo. En sus ausencias, que se suponen igualmente justificadas, actuará el suplente conforme lo señalado en el numeral anterior. Todo ello sin perjuicio de que la firma correspondiente pueda designar un contador diferente para que ejerza personalmente el cargo.
Empero, no puede escapar al buen criterio de las asociaciones o firmas que su labor profesional hace necesaria una estabilidad mínima del contador público que ejerce la revisoría, la cual se ve obstaculizada ante los continuos cambios de la persona a quien se ha encargado esta labor.
En tal sentido, la Superintendencia estima que las asociaciones o firmas de contadores en las cuales haya recaído la elección de Revisor Fiscal de una entidad solidaria deben propugnar porque dentro de las naturales limitaciones que ello pueda suponer en ciertos casos, las personas naturales designadas para ejercer el cargo puedan permanecer en él por el período correspondiente, de suerte que en el cumplimiento de sus funciones puedan atender las características propias del cargo y, ante todo, las que dicen relación con la permanencia, la cobertura total y la función preventiva.
18. APLICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS 42 Y 43 DE LA LEY 79 DE 1988 A LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS SUPERVISADAS
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, a las organizaciones solidarias les resultan aplicables los artículos 42 y 43 de la Ley 79 de 1988 sobre revisoría fiscal.
ASPECTOS GENERALES DEL “AUTOCONTROL” DE LAS ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.
En primer término, es pertinente aclarar que, con excepción del máximo órgano de la administración (asamblea general) los demás órganos de administración y vigilancia de las organizaciones supervisadas por esta Superintendencia tienen el mismo nivel jerárquico dentro de su estructura interna.
Lo anterior significa que no existe superioridad del uno respecto del otro, puesto que tanto los miembros del consejo de administración o de la junta directiva (o quién desempeñe las funciones de órgano permanente de administración) como los miembros de la junta de vigilancia o del comité de control social (o quien desempeñe las funciones de control social) son igualmente elegidos por la asamblea general para el cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias; y estas deben ser ejercidas de forma autónoma e independiente, con fundamento en el principio solidario previsto en el numeral 8 del artículo 4o de la Ley 454 de 1998.
Ahora bien, si bien es cierto la Junta de Vigilancia o el Comité de Control Social, están al mismo nivel jerárquico que el Consejo de administración o la Junta de Directiva, dentro de la estructura de las organizaciones, es igualmente cierto que no tienen la condición de administradores, razón por la cual se sugiere que sus miembros no asistan a las sesiones del Consejo de Administración o de Junta Directiva, toda vez que no resulta coherente que coadyuven en la administración al participar en las sesiones de los órganos permanentes de administración con su función de control y en igual sentido los miembros de estos, no deberían asistir a las sesiones del órgano de control.
1. DEFINICIÓN DE CONTROL SOCIAL Y SUS CARACTERÍSTICAS DE INTERNO Y TÉCNICO
El artículo 7o de la Ley 454 de 1998 dispuso expresamente:
“Las personas jurídicas, sujetas a la presente ley, estarán sometidas al control social, interno y técnico de sus miembros, mediante las instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa, siguiendo los ordenamientos dispuestos por la ley y los Estatutos.
“Parágrafo. Para salvaguardar el principio de la autogestión, los asociados, durante el proceso de elección de sus dignatarios, procurarán establecer criterios que tengan en cuenta la capacidad y las aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética y la destreza de quienes ejercen la representatividad. Las organizaciones de la Economía Solidaria, en sus estatutos, establecerán rigurosos requisitos para el acceso a los órganos de administración, y vigilancia, tomando en cuenta los criterios anteriormente anotados”.
Toda vez que en la norma citada se emplean varios términos no definidos en la ley como son los de “control social” y sus características de ser “interno” y “técnico”, se hace necesario determinar a qué corresponden cada uno de estos conceptos, así como dar unas pautas generales sobre la forma de interpretar y aplicar lo preceptuado en dicha disposición por las organizaciones supervisadas.
1.1. Definición de control social
El control social está relacionado con el elemento asociación de las organizaciones solidarias y hace referencia al control de resultados sociales, al de los procedimientos para el logro de dichos resultados, así como a los derechos y obligaciones de los asociados.
En cuanto al control de los resultados sociales, este es un control de fondo, material que, en principio, no le compete al Revisor Fiscal ni a ningún otro órgano de la entidad de la economía solidaria sino a la junta de vigilancia (en el caso de las cooperativas) o al órgano que haga sus veces en las demás tipos de organizaciones.
Comoquiera que las organizaciones de economía solidaria están conformadas por un grupo de asociados unidos por un interés económico, social, cultural o ecológico común, es necesario que los mismos asociados, a través de un órgano interno que los represente (junta de vigilancia u otro semejante) fiscalicen si se están o no satisfaciendo esas necesidades económicas, sociales, culturales o ecológicas para las cuales constituyeron la entidad solidaria o se asociaron a ella posteriormente. Es decir, si se está cumpliendo con el objeto para el cual se constituyó la organización. En eso consiste el control de los resultados sociales.
En cuanto al control de los procedimientos para lograr los resultados propuestos, se pretende verificar que dichos resultados sociales se obtengan respetando la ley, los estatutos y los reglamentos, así como los principios, valores, características y fines de las organizaciones de la economía solidaria.
Igualmente, forma parte de este control social el velar por el cumplimiento de los derechos y obligaciones de los asociados.
Ahora bien, el control social debe reunir dos características fundamentales, según la norma transcrita: ser interno y ser técnico.
Características del control social: Interno y técnico
a) Control social interno:
Como se desprende del hecho de ser un control ejercido por los propios asociados, se trata de un control interno que no puede delegarse en terceras personas, sean estas ajenas a la organización (por ejemplo un auditor externo) o empleados de la misma, pero no vinculados como asociados (ejemplo, un auditor interno).
Son los propios asociados quienes, en desarrollo del principio de autogestión, deben ejercer el control social de la organización de economía solidaria correspondiente.
b) Control social técnico:
El control social interno, no obstante estar en manos de los propios asociados, no puede ser un control que no revista características técnicas. Por el contrario, debe tratarse de un control idóneo, que sea eficiente y eficaz para que los asociados puedan supervisar cabalmente la gestión de la organización solidaria.
A este respecto el legislador, en la Ley 454 de 1998, señaló unos parámetros generales para lograr que dicho control fuera técnico:
De una parte, el parágrafo del artículo 7o de la Ley 454 de 1998, ya trascrito, ordenó que en los estatutos de las organizaciones de economía solidaria, se establecieran requisitos rigurosos para acceder a los órganos de administración y vigilancia.
De otra parte, los incisos 1o y 3o del artículo 59 de la misma ley, si bien se refieren expresamente a las juntas de vigilancia (incisos que se pueden aplicar por remisión a las demás organizaciones de la economía solidaria) disponen:
“Las funciones señaladas por la ley a este órgano deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente (inciso 1o).
“El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las juntas de vigilancia se referirá únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que correspondan a las de competencia de los órganos de administración” (inciso 3o).
La norma citada es imperativa en cuanto a que debe haber un control social en toda organización de la economía solidaria, el cual debe ser interno y técnico, y estar a cargo de los propios asociados.
A este respecto, es importante aclarar a las organizaciones supervisadas que, en interpretación de esta Superintendencia, el legislador se está refiriendo estrictamente al control social y no a otro como, por ejemplo, el que ejerce el Revisor Fiscal, que ni es social ni es interno, sino externo; o el del auditor interno, que es autocontrol pero no social y no necesariamente tiene que estar a cargo de los propios asociados.
En resumen, el artículo 7o de la Ley 454 de 1998 se refiere a un control de los propios asociados sobre el aspecto social (elemento asociación), y este control debe revestir las características de ser interno (a cargo de los mismos asociados) y técnico (con fundamento en criterios de investigación, valoración y procedimientos claramente establecidos; cuyas observaciones o requerimientos serán debidamente documentados). Luego no se está hablando de tres clases de controles (control social, control interno y control técnico), sino de uno solo, el control social, pero aclarando que este debe ser interno y técnico.
2. OBLIGATORIEDAD DEL CONTROL SOCIAL, INTERNO Y TÉCNICO EN LAS ORGANIZACIONES VIGILADAS Y ÓRGANOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE DEBE CUMPLIR
Como se desprende de la lectura del artículo 7o de la Ley 454 de 1998, ya citado, todas las organizaciones de la economía solidaria están obligadas a realizar el autocontrol, en los términos de la norma transcrita.
Si bien la norma citada hace referencia a las “instancias que para el efecto se creen dentro de la respectiva estructura operativa”, expresamente advierte que se deben seguir para el efecto los ordenamientos dispuestos por la ley y los estatutos.
Lo anterior se traduce en que la organización correspondiente debe contar con el órgano de control social interno que la ley haya previsto y luego sí, siguiendo esos mismos parámetros legales, puede estatutariamente desarrollar los aspectos pertinentes, así como crear las instancias que se requieran dentro de la estructura operativa. Luego, si la ley ha previsto ya un órgano de control social, no debe entenderse el artículo 7 de la Ley 454 de 1998 en el sentido de que además, debe crearse un nuevo órgano por la entidad respectiva, a partir de la entrada en vigencia de dicha ley.
Así, por ejemplo, según los artículos 38 y siguientes de la Ley 79 de 1988, en el caso de las cooperativas el órgano encargado del control social es la junta de vigilancia que debe estar conformado por dos o tres asociados hábiles y cumplir, por lo menos, las funciones señaladas en la ley.
Una vez respetados esos parámetros mínimos, bien se podría en una cooperativa de grandes dimensiones implementar estatutariamente, por ejemplo, la creación de comités de vigilancia que apoyen a la junta de vigilancia en su función, bajo su coordinación y sin perjuicio de las responsabilidades que les corresponden a sus miembros titulares.
No se debe entender que la cooperativa, además de la junta de vigilancia, debe crear otros órganos de control social que ejerzan las mismas funciones que según una norma expresa, el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, son de competencia exclusiva de la junta de vigilancia.
En el caso de los fondos de empleados, el Decreto-ley 1481 de 1989 consagró como opcional, la existencia de un comité de control social (artículo 42). Es claro que con lo dispuesto en forma taxativa por el artículo 7o de la Ley 454 de 1998, ya citado, esta opción se convirtió en una obligación y que todo fondo de empleados, al igual que toda organización de la economía solidaria, debe contar con un órgano o comité de control social.
Por lo tanto, el inciso primero del artículo 42 del Decreto-Ley 1481 de 1989 debe entenderse de la siguiente manera:
“Comité de control social. Los fondos de empleados deberán contemplar la existencia de un comité de control social que ejercerá las funciones de vigilancia social fijadas en los estatutos. En defecto o como complemento de estas se aplicarán las establecidas en la legislación cooperativa para las juntas de vigilancia”.
Debe interpretarse en el sentido de que ya no es facultativo sino obligatorio contar con dicho comité de control social.
El segundo inciso del mismo artículo sigue teniendo validez cuando preceptúa que:
“El número de integrantes, su período y sistema de elección serán previstos en los estatutos. Si no se previese sobre este aspecto, se aplicará el sistema del cuociente electoral previa inscripción de planchas”.
En el caso de las precooperativas el órgano de control social interno es el comité de vigilancia, en las asociaciones mutuales la junta de control social y en las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas la junta de vigilancia.
En las demás organizaciones que reúnan las características señaladas en la Ley 454 de 1998 para formar parte del sistema de la economía solidaria y que no cuenten con una norma legal especial, se debe contemplar en los estatutos un órgano de control social, interno y técnico.
3. INSTRUCCIONES SOBRE JUNTAS DE VIGILANCIA Y DEMÁS ÓRGANOS DE CONTROL SOCIAL DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
Con el fin de que el ejercicio de los órganos de control social permita el fortalecimiento y desarrollo de los principios de autonomía, autocontrol y autogobierno y para hacer eficaz y eficiente el papel de dichos órganos, se definen los siguientes parámetros de obligatorio cumplimiento:
a) Ejercer las funciones (legales y estatutarias) propias de su naturaleza, especialmente las previstas en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 454 de 1998 y en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria en lo que hace referencia al Control Social Interno y Técnico (Circular Externa número 007 de 1999);
b) Expedir su propio reglamento que debe contener, como mínimo, la composición del quórum, la forma de adopción de las decisiones, el procedimiento de elecciones, las funciones del Presidente, Vicepresidente y Secretario (o de quienes hagan sus veces), los requisitos mínimos de las actas, la periodicidad de las reuniones y, en términos generales, todo lo relativo al funcionamiento y operación de este órgano de control social;
c) Llevar el libro de actas correspondiente, en el cual se ha de consignar todo lo ocurrido en las reuniones del respectivo órgano de control social;
d) Verificar que las diferentes instancias de la administración cumplan a cabalidad con lo dispuesto en las leyes, en los estatutos de la organización, así como en los diferentes reglamentos, incluidos los de los fondos sociales y mutuales. Esto incluye la verificación de la correcta aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales legales de educación y solidaridad, cuando hubiere lugar a ello;
e) Revisar, como mínimo una vez en el semestre, los libros de actas de los órganos de administración con el objetivo de verificar que las decisiones tomadas por estos se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias. Los órganos de administración están en la obligación de suministrar la información requerida por el ente de control social;
f) En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, el órgano de control social deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir, al órgano competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si el órgano de control social detecta que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que debieron imponerse, la junta de vigilancia o el comité de control social o quien haga sus veces, deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular;
g) Cuando el órgano de control social tenga la competencia estatutaria de adelantar las investigaciones a los asociados, las llevará a cabo respetando el “régimen de sanciones, causales y procedimientos” estatutario con el fin de garantizar el debido proceso y el derecho de defensa de todos los asociados previsto en el artículo 29 de la Constitución Política. En tales investigaciones internas se deberá observar, como mínimo, las siguientes etapas, las cuales deben tener un tiempo o plazos razonables para cada una de ellas:
-- Auto de apertura de investigación y comunicación de la misma
-- Pliego de cargos al investigado donde debe señalarse las normas presuntamente violadas.
-- Notificación del pliego de cargos.
-- Descargos del investigado.
-- Práctica de pruebas.
-- Traslado, con sus recomendaciones, al órgano de administración competente para aplicar las sanciones.
-- Notificación de la sanción por parte del órgano competente.
-- Posibilidad de presentación de los recursos a que haya lugar.
-- Resolución, por parte las instancias competentes, de los recursos interpuestos.
Si no es el órgano de control social quien adelanta la investigación, este deberá velar por que quien adelante las investigaciones respete los lineamientos previstos en este numeral.
En todo caso, en los estatutos de las organizaciones supervisadas se deberá prever el órgano competente para adelantar las investigaciones y decidir sobre la responsabilidad y sanciones a imponer. En ningún momento podrán concurrir las calidades de investigado e investigador en el mismo órgano o persona, por considerarse que ello configura un conflicto de interés;
h) Hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados, ante el Consejo de Administración o Junta Directiva o quien haga sus veces o ante el representante legal, con el fin de verificar la atención de las mismas. Cuando se encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar los motivos que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la aplicación de los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá del mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata.
El presente seguimiento deberá generar un informe que debe estar a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en el respectivo libro de actas. El precitado documento debe hacer parte del informe de actividades que el órgano de control social presenta a la asamblea general cada año;
i) En cuanto a las quejas presentadas directamente al órgano de control social, este debe estudiarlas, adelantar las investigaciones pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los argumentos legales, estatutarios y reglamentarios.
Así mismo, las quejas deberán ser resueltas en las condiciones y en los términos establecidos en la presente circular o en las disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen o en el plazo establecido en el estatuto, siempre que este no sea superior a quince (15) días hábiles;
j) Verificar el listado de asociados hábiles e inhábiles para determinar quién puede participar en la asamblea o para elegir delegados de acuerdo con la ley, el estatuto y los reglamentos. Esta es una función exclusiva de los órganos de control social.
Todas estas disposiciones deben ser cumplidas por el órgano de control social, sin perjuicio del cumplimiento a lo establecido en las Leyes 79 de 1988, 454 de 1998 y en el artículo 109 de la Ley 795 de 2003 o en las normas que las modifiquen, adicionen o complementen y en sus estatutos y reglamentos.
Adicionalmente, vale la pena recordar que, según lo dispuesto en el artículo 59 de la Ley 454 de 1998, los miembros del órgano de control social responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos, y sus funciones deben desarrollarse con un carácter técnico y con fundamento en criterios de investigación y valoración; y sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados.
Igualmente, se recuerda a los miembros de los órganos de administración que están en la obligación de prestar toda la colaboración y suministrar la información requerida en los procesos que adelanten los integrantes de los órganos de control social o el órgano designado para ello.
En todo caso los miembros de juntas de vigilancia o su equivalente, están en la obligación de conocer a profundidad los temas que le son puestos a su consideración, de debatirlos y pronunciarse con conocimiento de causa, dejando la evidencia del órgano correspondiente.
Por lo aquí expuesto, y ante la importancia de las funciones que ejercen los miembros que integran las instancias administrativas, de control y vigilancia, la Superintendencia de la Economía Solidaria reitera, una vez más, a todas sus organizaciones supervisadas que en sus estatutos deben establecer requisitos rigurosos para acceder a los cargos de los órganos de administración y vigilancia.
MOMENTO A PARTIR DEL CUAL PUEDEN EJERCER SUS FUNCIONES LOS MIEMBROS DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE LAS ORGANIZACIONES SUPERVISADAS.
Para determinar el momento a partir del cual pueden ejercer funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria es preciso diferenciar 2 grupos de organizaciones:
-- Las cooperativas que ejercen actividad financiera en los términos del inciso 4o del artículo 39 de la Ley 454 de 1998.
-- Las organizaciones que no ejercen actividad financiera en los términos del mencionado artículo.
Las primeras, para su constitución y el ejercicio de la actividad financiera, deben obtener la autorización previa de esta Superintendencia.
En igual forma, los representantes legales, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes, de las cooperativas que ejercen actividad financiera deben tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, en los términos y con los requisitos señalados en el Capítulo VIII, Título II de la presente circular.
Ahora bien, el segundo grupo de organizaciones, por no ejercer actividad financiera, no requieren autorización previa para constituirse, ni los miembros de sus órganos de administración, control y vigilancia deben posesionarse ante esta Superintendencia, por lo que no se aplica para ellos lo que señala el numeral 3 del Capítulo III así como tampoco las disposiciones contenidas en el Capítulo VIII del Título II de esta circular.
En relación al proceso de inscripción de los actos o decisiones de la asamblea general o por parte del consejo de administración (para el caso de las cooperativas) y/o órgano de administración competente (para las demás organizaciones solidarias) en las Cámaras de Comercio, en lo que tiene que ver con la elección de “nuevos directivos” y ante el vacío legal existente, es necesario acudir a lo previsto en el Código de Comercio, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988.
Por lo tanto, el artículo 163 del Código de Comercio Colombiano señala que la designación o revocación de los administradores o de los revisores fiscales está sujeta al registro mercantil, del cual surge la obligación de inscribir su nombramiento o remoción en el mismo.
Igualmente, el artículo 164 ibídem establece:
“Las personas inscritas en la Cámara de Comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.
“La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción”.
A su turno, el artículo 442 del citado código preceptúa:
“Las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de las sociedades para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento”.
Más adelante, el Código de Comercio Colombiano en la parte final del artículo 485 señala:
“(...)... las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representantes de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación”.
Las anteriores disposiciones deben interpretarse sistemáticamente con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, según el cual “El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas:
“(...)
“4. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto a terceros sino a partir de la fecha de su inscripción”.
Con base en lo anterior, es dable concluir que las inscripciones en el registro respectivo, pueden tener 2 clases de efectos: “constitutivos” y “declarativos”.
Tienen efectos constitutivos cuando con el registro se crea una situación jurídica determinada. Por ejemplo, para el caso de las cooperativas, la personalidad jurídica se obtiene con el registro del acto de constitución en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización.
Los efectos declarativos del registro tienen fines de publicidad para que el acto o documento sea oponible ante terceros. Por ejemplo, una reforma estatutaria tiene validez a partir de su aprobación, pero sólo es oponible frente a terceros a partir de su inscripción.
En consecuencia, con fundamento en el anterior entorno normativo, podemos precisar el momento a partir del cual pueden ejercer sus funciones los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera y de las organizaciones que no la ejercen, supervisadas por esta Superintendencia;
j) En el caso de los nombramientos de los representantes legales, los miembros del consejo de administración y revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, estos están sometidos a un acto constitutivo para poder ejercer legalmente el cargo. Dicho acto constitutivo está integrado por el nombramiento y la posterior autorización de la posesión impartida por esta Superintendencia. Sólo a partir de la posesión pueden ejercer las funciones propias del cargo, sin perjuicio de la posterior inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad. La inscripción de la autorización de la posesión impartida por la Superintendencia en la respectiva Cámara de Comercio, tiene, entonces, efectos “declarativos” o de publicidad, es decir, para que dicho acto sea oponible ante terceros.
En tal virtud, los representantes legales, los miembros del consejo de administración y los revisores fiscales de las cooperativas que ejercen actividad financiera, pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta Superintendencia, salvo para aquellos actos que requieran necesariamente acreditar su respectiva calidad frente a terceros, para lo cual es indispensable la inscripción en la Cámara de Comercio, quedando bajo su responsabilidad los eventuales perjuicios que se puedan causar a los mismos;
k) En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las organizaciones que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante esta Superintendencia, la inscripción ante la Cámara de Comercio o quien haga sus veces tiene efectos simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la entidad, el cual se erige como acto constitutivo. Lo anterior siempre y cuando la elección cumpla con los requisitos previstos en la ley y los estatutos.
Las cooperativas que ejercen actividad financiera tienen la obligación de inscribir inmediatamente en la Cámara de Comercio el oficio de la Superintendencia de la Economía Solidaria que autorice la posesión correspondiente. Así mismo, las organizaciones que no ejercen actividad financiera tienen la misma obligación, respecto de las inscripciones de los nombramientos.
De otro lado, los miembros de los órganos de administración y vigilancia que no resulten reelegidos deben proceder de manera inmediata, como es su obligación, a hacer entrega de sus cargos y de los documentos que reposen en su poder a quienes sean elegidos por los órganos competentes de las organizaciones supervisadas, a partir del nombramiento (para el caso de las organizaciones que no ejercen actividad financiera) o de la posesión (para las cooperativas que ejercen actividad financiera).
Con el objeto de evitar situaciones en las cuales las organizaciones puedan quedar acéfalas en cuanto a su representación legal, es conveniente tener contemplado estatutariamente, por lo menos, un suplente del representante legal para que pueda ejercer las funciones del titular en sus faltas temporales o absolutas. Estos suplentes, para el caso de las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, deben posesionarse previamente ante esta Superintendencia en los términos previstos en el Capítulo Octavo, Título Segundo de la presente circular. En el caso de los fondos de empleados, por disposición del artículo 39 del Decreto-ley 1481 de 1989, es obligatoria la elección de un gerente suplente.
En consecuencia, y con el fin de preservar los derechos fundamentales de que trata el artículo 23 de la Ley 79 de 1988, todas las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán publicar en el medio de información institucional que posean (cartelera, periódico, revista, página web, etc.) el nombre de los integrantes de los diferentes órganos de administración, control y vigilancia de la entidad, una vez estos hayan sido elegidos por la asamblea general. Para el caso de las organizaciones que requieran posesión de sus cuerpos directivos ante esta Superintendencia, la publicación arriba mencionada deberá hacerse en cuanto se surta este trámite legal. Esta información contendrá como mínimo: nombre del elegido, documento de identificación y órgano al que pertenece.
Cuando se trate de una organización que tenga diferentes agencias o sucursales y existan tales órganos, deberá hacerse lo pertinente en las respectivas regionales.
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de julio de 2020
Fecha de Diario Oficial: Junio 23 de 2020 (No. 51354)
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