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CIRCULAR EXTERNA 7 DE 2008
(octubre 21)
Diario Oficial No. 47.155 de 27 de octubre de 2008
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA
<NOTA DE VIGENCIA: Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
| PARA: | Representantes Legales, Miembros del Consejo de Administración o Juntas |
| Directivas, Miembros Junta de Vigilancia o Comité de Control Social, | |
| Revisores Fiscales y Asociados de Organizaciones de la Economía Solidaria. | |
| DE: | Superintendente. |
| ASUNTO: | Expedición Circular Básica Jurídica |
| FECHA: | Bogotá, D. C., octubre 21 de 2008. |
1. Presentación
La Superintendencia de la Economía Solidaria, consciente de los diferentes cambios que se han generado con ocasión de la expedición de nuevas normas que repercuten en el sector solidario, se propuso a hacer una revisión al contenido de la Circular Básica Jurídica para concordarla con las normas que la han ampliado y modificado.
Por lo anterior, presentamos hoy la nueva compilación ajustada para proveer la consulta integral de las diferentes instrucciones en materia jurídica emitidas por esta Entidad, así como los requisitos exigidos para la solicitud de los diferentes trámites que se adelanten ante esta Superintendencia.
El documento técnico que hoy se expide se logró con los aportes hechos por los gremios y por diferentes profesionales de la Superintendencia que hicieron sus aportaciones.
La Circular Básica Jurídica está dividida en títulos, capítulos, numerales y literales, para facilitar su consulta temática y estará disponible para el público en general en nuestra página web www.supersolidaria.gov.co
Las instrucciones incorporadas deberán observarse de manera complementaria con las establecidas en la Circular Básica Contable y Financiera (Circular Externa número 004 de 2008) y con la Resolución 1515 del 27 de noviembre de 2001, por la cual se establece el Plan Unico de Cuentas para las entidades supervisadas del sector solidario.
2. Vigencia y derogatorias
La presente Circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2, 3 y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, artículo 104 de la Ley 510 de 1999; en consecuencia, deberá ser acatada y observada por todas las organizaciones de la economía solidaria, sujetas a la supervisión de esta Superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998.
La Circular Básica Jurídica rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y sustituye las circulares externas expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria hasta la fecha, las cuales, por ende, quedan derogadas. En la medida en que se impartan nuevas instrucciones, se harán los ajustes pertinentes por parte de la Superintendencia.
Quedan vigentes las circulares externas interpretativas expedidas por esta Superintendencia que se anexan al final del documento, en el Título VII, por considerar que son complementarias de la Circular Básica Jurídica y que pueden ser de gran utilidad para su mejor comprensión.
Así las cosas, las entidades supervisadas deben tener en cuenta en adelante, además de la Circular Básica Jurídica, la legislación cooperativa y solidaria vigente, contenida, entre otras normas, en las Leyes 79 de 1988, 454 de 1998, 795 de 2003 y 1233 de 2008 y los Decretos 1333, 1480, 1481 y 1482 de 1989, 1840 de 1997, 4588 de 2006.
Cordialmente,
El Superintendente,
ENRIQUE VALDERRAMA JARAMILLO.
CIRCULAR BÁSICA
JURÍDICA
<Texto tomado de la página de internet de la Superintendencia de Economía Solidaria en fecha 6 de noviembre de 2008>
<Anexo Publicado en el Diaro Oficial No. 47.174 de 15 de noviembre de 2008>
INDICE
<No incluido en esta edición>
DE LAS ENTIDADES SUPERVISADAS Y LOS NIVELES DE SUPERVISIÓN.
1. CONCEPTO DE SUPERVISIÓN: VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las funciones de inspección, control y vigilancia (genéricamente denominadas como de “supervisión”), están en cabeza del Presidente de la República, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 189, numeral 24, de la Constitución Política.
Hoy en día, debe entenderse la norma en el sentido de que dichas funciones las ejerce el Presidente no sólo respecto de las cooperativas sino de todas las entidades del sector solidario, pues para la época en que se expidió la Constitución Política (1991) no se había definido legalmente el Sistema de la Economía Solidaria (Ley 454 de 1998), sino, únicamente, el Sector Cooperativo (artículo 122 de la Ley 79 de 1988).
Las funciones de supervisión las ejerce el Presidente de la República a través de las superintendencias, entidades que pertenecen a la Rama Ejecutiva del Poder Público.
La Ley 454 de 1998, que creó la Superintendencia de la Economía Solidaria, en su artículo 34 dispuso al respecto:
“El Presidente de la República ejercerá por conducto de la Superintendencia de la Economía Solidaria la inspección, control y vigilancia de las organizaciones de la Economía Solidaria, que no se encuentren sometidas a la supervisión especializado del Estado. ”
La supervisión comprende varios aspectos, entre los cuales se encuentran: la vigilancia, la inspección y el control, según el mayor o menor grado de injerencia de la Superintendencia en la actividad de las entidades vigiladas y la correlativa, mayor o menor, carga impuesta a éstas por el Estado. No existe una definición legal específica de estas funciones para la Superintendencia de la Economía Solidaria, pero acudiendo a la doctrina y a los principios generales del derecho administrativo sancionatorio y con el alcance otorgado por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo se pueden describir así:
1.1. VIGILANCIA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Como la palabra lo indica (“vigilare”, ver, observar). El Estado sólo observa la conducta de los particulares, sin que esto represente para aquellos ninguna carga o interferencia directa en sus actividades. Así, por ejemplo, si se hacen los análisis financieros, revisión de estatutos o de otra información que se tenga de las entidades vigiladas, la Superintendencia de la Economía Solidaria cumple con su función de vigilancia, sin que el vigilado se dé cuenta siquiera, en muchos casos, de esta actividad de supervisión del Estado.
1.2 INSPECCIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Aquí ya hay una carga para el administrado; su fundamento son las facultades que tiene la Superintendencia en virtud de sus funciones legales, al representar el interés general que prevalece sobre el interés particular. Por ejemplo, realizar una visita administrativa, recibir una declaración a un representante legal, requerir la entrega de determinados documentos, constituyen potestades especiales que no tienen los particulares, unos respecto de otros, sino que sólo las tiene el Estado frente a aquellos.
1.3. CONTROL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Es el grado más alto de supervisión. De manera excepcional la Superintendencia de la Economía Solidaria, autorizada por la Constitución Política y la ley, interfiere directamente en la autonomía de las entidades vigiladas. Es el caso, por ejemplo, de la orden de remover a un directivo, de la toma de posesión para administrar o liquidar una entidad, de la orden dada de realizar una reforma estatutaria, ordenar la constitución de reservas y provisiones, evaluación de los riesgos de gestión, solvencia y liquidez, entre otros.
ENUMERACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS ENTIDADES SUPERVISADAS.
1. TIPO DE ENTIDADES SUPERVISADAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
De conformidad con las leyes 79 de 1988 y 454 de 1998 y los decretos 1333, 1480, 1481 y 1482 de 1989 y 4588 de 2006, las siguientes entidades se encuentran bajo la supervisión de esta Superintendencia:
1.1. SECTOR COOPERATIVO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
1.1.1. Las cooperativas de base o de primer grado.
1.1.2. Los organismos cooperativos de segundo y tercer grado.
1.1.3. Las instituciones auxiliares de la economía solidaria.
1.1.4. Las precooperativas.
1.1.5 Las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
1.2. OTRAS FORMAS ASOCIATIVAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
1.2.1. Fondos de empleados.
1.2.2. Asociaciones mutuales.
1.2.3. Instituciones auxiliares de la economía solidaria.
1.2.4. Organismos de integración de la economía solidaria.
1.2.5. Otras formas asociativas solidarias innominadas que cumplan con los requisitos previstos en el Capítulo Segundo del Título Primero de la Ley 454 de 1998.
1.3. LAS ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA QUE MEDIANTE ACTO DE CARÁCTER GENERAL DETERMINE EL GOBIERNO NACIONAL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las anteriores entidades son objeto de supervisión por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, siempre y cuando no se encuentren sometidas a la supervisión especializada de otro organismo del Estado, de conformidad con el artículo 34 de la Ley 454 de 1998. Es decir, esta Superintendencia tiene una competencia residual y excluyente, de conformidad con los artículos 34 y 63 de la Ley 454 de 1998.
2. CLASIFICACIÓN DE ENTIDADES SUPERVISADAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Existen varias clasificaciones dentro de las cuales pueden encuadrarse las organizaciones de economía solidaria supervisadas, así:
2.1. Según su objeto:
a. Cooperativas especializadas, multiactivas o integrales. (Artículos 62, 63 y 64 de la Ley 79 de 1988)
b. Cooperativas especializadas: Son las que se organizan para atender una necesidad específica, correspondiente a una sola rama de actividad económica, social, cultural o ambiental.
c. Cooperativas integrales: son aquellas que en desarrollo de su objeto social, realizan dos o más actividades conexas y complementarias entre sí, de producción, distribución, consumo y prestación de servicios.
d. Cooperativas multiactivas: Son las que se organizan para atender varias necesidades, mediante concurrencia de servicios en una sola entidad jurídica.
2.2. SEGÚN EL CRITERIO DE IDENTIDAD. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Cooperativas de usuarios o de servicios a los asociados y cooperativas de trabajo asociado (artículos 4 y 59 de la Ley 79 de 1988).
a. Cooperativas de usuarios o de servicios a los asociados: Son empresas asociativas sin ánimo de lucro compuestas por personas naturales y/o jurídicas. Se constituyen para prestar servicios a sus asociados.
En estas cooperativas, el principio o criterio de identidad se da en el sentido de que los asociados son los dueños y gestores de la empresa que les presta los servicios y, simultáneamente, son usuarios o consumidores de tales servicios.
Sus asociados no deben necesariamente trabajar en ellas (como en las cooperativas de trabajo asociado) y si lo hacen sus relaciones se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo. Por lo tanto, se debe tener presente que el régimen laboral ordinario se aplica totalmente a los trabajadores dependientes y a los trabajadores que a la vez sean asociados de estas cooperativas.
b. Cooperativas de trabajo asociado: Son organizaciones sin ánimo de lucro pertenecientes al sector solidario de la economía, que asocian personas naturales quienes simultáneamente son gestoras, contribuyen económicamente a la cooperativa y son aportantes directos de su capacidad de trabajo para el desarrollo de actividades económicas, profesionales o intelectuales, con el fin de producir en común bienes, ejecutar obras o prestar servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general
En estas entidades las relaciones de trabajo no se regulan por el Código Sustantivo del Trabajo sino por los estatutos y regímenes de trabajo asociado y compensaciones. La afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral es obligatoria.
Sólo en los casos excepcionales previstos en el Decreto 4588 de 2006, se pueden contratar trabajadores no asociados, quienes se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo.
2.3. EN CONSIDERACIÓN A SI EJERCEN O NO LA ACTIVIDAD FINANCIERA EN LOS TÉRMINOS DEL ARTÍCULO 39 DE LA LEY 454 DE 1998. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
a. Cooperativas que ejercen actividad financiera: especializadas de ahorro y crédito, multiactivas con sección de ahorro y crédito e integrales con sección de ahorro y crédito.
b. Cooperativas del sector real de la economía, es decir, que no ejercen actividad financiera.
2.4. SEGÚN SU GRADO DE INTEGRACIÓN: <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Conforme al los artículos 92 y 93 de la Ley 79 de 1988, se clasifican así:
a. Cooperativas de primer grado.
b. Cooperativas de segundo.
c. Cooperativas de tercer grado.
CARACTERÍSTICAS DE LAS ENTIDADES SUPERVISADAS.
<Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades solidarias son de dos clases: Asistencialistas y mutualistas.
Asistencialistas: son aquellas entidades que desarrollan actividades orientadas por la solidaridad con terceras personas, como es el caso de las fundaciones de beneficencia y las asociaciones para ayuda a terceros.
Mutualistas: son las que se constituyen para la búsqueda del beneficio de sus propios asociados.
Como se desprende de las características señaladas, las entidades de la economía solidaria supervisadas por esta Superintendencia son empresas asociativas sin ánimo de lucro de carácter mutualista.
Las organizaciones de la economía solidaria deben cumplir con los principios y fines previstos en los artículos 4 y 5 de la Ley 454 de 1998 y, especialmente, con las características y principios económicos contemplados en el artículo 6 de la citada ley, los cuales son:
1. PRINCIPIOS Y FINES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
a. Estar organizada como empresa que contemple en su objeto social, el ejercicio de una actividad socioeconómica, cultural o ambiental tendiente a satisfacer necesidades de sus asociados y el desarrollo de obras de servicio comunitario.
b. Tener establecido un vínculo asociativo, fundado en los principios y fines contemplados en la mencionada ley.
c. Tener incluido en sus estatutos o reglas básicas de funcionamiento la ausencia de ánimo de lucro, movida por la solidaridad, el servicio social o comunitario.
d. Garantizar la igualdad de derechos y obligaciones de sus miembros sin consideración a sus aportes, excepto cuando la organización de economía solidaria sea el resultado de la escisión impropia prevista en el artículo 104 de la Ley 795 de 2003, reglamentado por el Decreto 867 de 2003.
e. Establecer en sus estatutos un monto mínimo de aportes sociales no reducibles, debidamente pagados, durante su existencia. Este requisito no aplica para las asociaciones mutuales, toda vez que su patrimonio se conforma fundamentalmente con las contribuciones de sus asociados y no con aportes.
f. Integrarse social y económicamente, sin perjuicio de sus vínculos con otras entidades sin ánimo de lucro que tengan por fin promover el desarrollo integral del ser humano.
Además de los principios y fines de la economía solidaria, las organizaciones de la economía solidaria deben cumplir con los siguientes principios económicos:
a. Establecer la irrepartibilidad de las reservas sociales y, en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.
b. Destinar sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados parte de los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real.
NIVELES DE SUPERVISIÓN.
1. CLASIFICACIÓN SEGÚN LOS CRITERIOS DEL DECRETO 2159 DE 1999. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Para establecer los niveles de supervisión a que están sometidas las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben seguirse los parámetros del Decreto 2159 de 1999. Según este decreto, las entidades sujetas a la inspección, control y vigilancia de este Ente de Control se clasifican en tres niveles de supervisión, así:
1.1.PRIMER NIVEL DE SUPERVISIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Aplica para todas las cooperativas que ejerzan la actividad financiera, en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, adicionado por el artículo 101 de la Ley 795 de 2003; y para las entidades solidarias supervisadas sometidas discrecionalmente a dicho nivel por el Superintendente de la Economía Solidaria en razón a que su situación jurídica, financiera o administrativa así lo amerita (artículos 2 y 8 del Decreto 2159 de 1999).
1.2 SEGUNDO NIVEL DE SUPERVISIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Aplica para aquellas entidades de la economía solidaria que no adelantan actividad de ahorro y crédito con sus asociados y posean más de mil quinientos millones de pesos ($1.500.000.000) de activos, en los términos del artículo 4 del Decreto 2159 de 1999.
1.3 TERCER NIVEL DE SUPERVISIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Aplica para las entidades de la economía solidaria que no se encuentren dentro de los parámetros de los dos primeros niveles de supervisión y cumplan, a criterio de la Superintendencia de la Economía Solidaria, con las características señaladas en el artículo 6 de la Ley 454 de 1998.
Lo anterior, sin perjuicio de la facultad discrecional que tiene el Superintendente de la Economía Solidaria de someter a cualquier entidad a un nivel de supervisión más elevado y aplicar los principios de supervisión que corresponda, de conformidad con el artículo 2 y 8 del Decreto 2159 de 1999.
Los valores absolutos indicados en el Decreto 2159 de 1999, se ajustan anual y acumulativamente a partir del año 2000, mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total nacional, que calcula el DANE.
ENTIDADES NO SUPERVISADAS.
<Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
En razón a diferentes disposiciones legales, las siguientes organizaciones no se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria:
a. En virtud de fallos del Consejo de Estado que dirimieron conflictos de competencia, algunas cooperativas ya no se encuentran bajo la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria. Estas son:
§ Las cooperativas de vigilancia se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de acuerdo con el fallo del 17 de julio de 2001.
§ Las cooperativas de transporte se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con el fallo del 5 de marzo de 2002.
b. Tratándose de asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común, gremiales, de beneficencia, profesionales, juveniles, sociales, democráticas y participativas, cívicas y comunitarias; de egresados; promotoras de bienestar social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados y clubes sociales, están sujetas a regímenes especiales y por disposición legal, su vigilancia está atribuida a las gobernaciones y a la Alcaldía Mayor de Bogotá. En los términos previstos en la Ley 22 del 13 de marzo de 1987 y el Decreto 1318 del 6 de julio de 1988.
c. Asociaciones de pensionados. Se encuentran reguladas por medio de las disposiciones contenidas en la Ley 43 de 1984, los decretos 1654 de 1985 y 2640 de 1990, y las resoluciones 2795 y 2796 de 1986.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 43 de 1984 las asociaciones de pensionados están sujetas a la inspección y vigilancia del Ministerio de la Protección Social.
d. Las organizaciones de economía solidaria que desarrollan actividades que se encuentren sometidas a la supervisión especializada del Estado, tales como, las de prestación de servicios públicos domiciliarios y de salud.
e. Empresas Asociativas de Trabajo, EAT. La entidad competente para su supervisón es el Ministerio de la Protección Social por mandato del artículo 25 de la Ley 10 de 1991.
f. Sociedades Agrarias de Transformación - SAT. Se encuentran bajo supervisión de la Superintendencia de Sociedades de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 109 de la Ley 811 de 2003 que las define como sociedades comerciales y de algunas normas posteriores de las cuales se deduce que tienen características de entidades con ánimo de lucro.
DE LAS ENTIDADES COOPERATIVAS SUPERVISADAS QUE EJERCEN LA
ACTIVIDAD FINANCIERA.
DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. AUTORIZACIÓN PREVIA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La actividad financiera y cualquier otra relacionada con el manejo y aprovechamiento de los recursos de captación, previstas en el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia, por ostentar el carácter de interés público, sólo pueden ser ejercidas previa autorización del Estado.
2. DEFINICIÓN LEGAL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El legislador definió expresamente lo que se entiende por actividad financiera del cooperativismo en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 100 y 101 de la Ley 795 de 2003, que subrogó el artículo 99 de la Ley 79 de 1988.
Según el inciso cuarto del citado artículo 39 de la Ley 454 de 1998 “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros.
(...)”.
Dentro de los conceptos de depósitos a la vista y a término se encuentran comprendidas todas las operaciones pasivas desarrolladas por las entidades cooperativas que impliquen captación de ahorros de sus asociados o de terceros, independientemente de la denominación que se les dé o de la modalidad particular en que se efectúen.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria sólo pueden ejercer actividad financiera con sus asociados.
En consecuencia, constituyen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, entre otras operaciones, la captación de ahorros bajo la modalidad de depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro a la vista (cuentas de ahorro), el ahorro contractual o programado, los ahorros permanentes y cualesquiera otras modalidades de captación de depósitos de los asociados.
Dentro de las operaciones activas, pasivas y neutras que realizan las citadas cooperativas vigiladas por esta Superintendencia, se encuentran las siguientes:
2.1. OPERACIONES ACTIVAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Son todas aquéllas que suponen la colocación o disposición de recursos por parte de la entidad, o que tienen la virtud de colocar real o potencialmente a dicha organización en posición de acreedor. Es decir, son las concesiones u otorgamiento de crédito a sus asociados de sumas dinerarias bajo el compromiso de una restitución futura en la forma, plazo y condiciones pactadas de acuerdo con la ley. Dentro de las operaciones crediticias de mayor importancia, se destacan: el mutuo, los descuentos y la apertura de crédito.
2.2. OPERACIONES PASIVAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Son aquéllas mediante las cuales, las entidades reciben recursos y disponibilidades de sus asociados, para aplicarlos y manejarlos de acuerdo con sus propios fines. Las más importantes son los depósitos de ahorro, los certificados de depósitos de ahorro a término (CDAT), los depósitos de ahorro contractual o programado y los depósitos de ahorro permanente.
2.3. OPERACIONES DE SERVICIOS O NEUTRAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Son aquellas que no implican ni la captación ni la colocación de recursos, sino como su nombre lo indica un servicio que presta la entidad por el cual cobra una remuneración. Dentro de esta categoría podemos ubicar las exigibilidades por servicio de recaudo.
Los aportes no quedan comprendidos dentro de dichos conceptos, puesto que no integran el pasivo de la cooperativa sino que constituyen parte del patrimonio de la entidad. Por esta misma razón, debe resaltarse que no quedaron comprendidas dentro de esa nueva definición de la actividad financiera, las operaciones de crédito realizadas por las cooperativas con sus asociados apoyadas, únicamente, en los aportes de los mismos, ni las demás operaciones en las cuales no se presente la captación de ahorros de los asociados para su posterior colocación, inversión o aprovechamiento.
Las cooperativas de crédito o también denominadas de aporte y crédito (es decir las que no captan ahorros de sus asociados pero les efectúan préstamos con base en sus aportes), por las razones antes expuestas, no ejercen actividad financiera en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 100 y 101 de la Ley 795 de 2003.
COOPERATIVAS QUE EJERCEN LA ACTIVIDAD FINANCIERA DE ACUERDO CON LA LEY 454 DE 1998 Y ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO QUE NO ESTÁN SUJETAS A LAS NORMAS SOBRE TAL ACTIVIDAD.
1. ENTIDADES QUE LA EJERCEN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
De conformidad con los incisos primero y segundo del artículo 39 de la Ley 454 de 1998, modificado y adicionado por los artículos 100 y 101 de la Ley 795 de 2003, la actividad financiera sólo puede ejercerse por tres clases de entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria:
a. Las cooperativas especializadas de ahorro y crédito.
b. . Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito.
c. Las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.
2. OTRAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO AUTORIZADAS POR NORMAS ESPECIALES PARA CAPTAR AHORRO DE SUS ASOCIADOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
2.1. Las entidades del sector solidario que de conformidad con su normatividad especial estén expresamente autorizadas por el legislador, para captar ahorros de sus asociados para su posterior colocación entre aquellos, su inversión o aprovechamiento, continúan rigiéndose por su normatividad especial (Decreto 1480 de 1989 para las asociaciones mutuales y Decreto 1481 de 1989 para fondos de empleados), sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 335 de la Constitución Política de Colombia.
2.2. Lo anterior no obsta para que la Superintendencia de la Economía Solidaria, en aras de la protección de los asociados y de las mismas entidades, y en ejercicio de sus funciones asignadas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y en su Decreto Reglamentario 186 de 2004, adelante las actividades de inspección, control y vigilancia que sean pertinentes, tales como impartir las instrucciones que considere necesarias a estas entidades para evitar que se incurra en prácticas inseguras que pongan en peligro los ahorros de los asociados y el patrimonio de aquéllas.
CONSTITUCIÓN DE COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO Y MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Para la obtención de su personalidad jurídica, las entidades privadas sin ánimo de lucro se constituyen por escritura pública o documento privado (artículo 40 del Decreto 2150 de 1995).
Las cooperativas supervisadas que pretenden ejercer actividad financiera se pueden constituir por escritura pública o por documento privado y deben protocolizar, en alguna notaría de su domicilio principal, los documentos de constitución y el acto administrativo de la Superintendencia de la Economía Solidaria por medio del cual se autoriza el ejercicio de la actividad financiera.
De acuerdo con el Estatuto de Notariado (Decreto 960 de 1970), “protocolizar” es incorporar en el libro de protocolo, documentos y actuaciones que generalmente nacieron fuera de la notaría, es decir, extra-protocolares, esto es, que la creación se realizó sin intervención del notario. Son documentos preconstituidos a fin de que el notario al recibirlos los incluya en una escritura pública para guardarlos y dar de ellos las copias que le soliciten.
Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga (artículo 57 Estatuto de Notariado).
Las cooperativas que se propongan ejercer la actividad financiera propia de las entidades cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán constituirse como cooperativas especializadas de ahorro y crédito o como multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, y obtener la respectiva autorización.
1. CAPITAL MÍNIMO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El artículo 42 de la Ley 454 de 1998 dispuso como regla general en su inciso segundo que las cooperativas de ahorro y crédito o las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán acreditar y mantener un monto mínimo de aportes sociales pagados no inferior a quinientos millones de pesos ($500.000.000).
Según el parágrafo 4º ibídem, “los valores absolutos indicados en este artículo se ajustarán anual y acumulativamente a partir de 1999 mediante la aplicación de la variación del índice de precios al consumidor, total ponderado que calcula el DANE.”
2. AUTORIZACIÓN PREVIA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
2.1. REQUISITOS GENERALES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La actividad financiera del sector cooperativo vigilado por la Superintendencia de la Economía Solidaria, sólo la podrán ejercer las cooperativas especializadas de ahorro y crédito, las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, exclusivamente con sus asociados, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a. Demostrar el monto mínimo de aportes sociales pagados no reducibles, fijados por el legislador.
b. Autorización previa y expresa de la Superintendencia de la Economía Solidaria para ejercer dicha actividad, para lo cual, ésta se cerciorará de la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores.
c. Acreditar las circunstancias especiales y las condiciones sociales y económicas que justifiquen el ejercicio de la actividad financiera sin acudir a la especialización o con excepción a montos mínimos.
3. CONSTITUCIÓN, AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE NUEVAS ENTIDADES.
3.1. CONSTITUCIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las personas que se propongan ejercer la actividad financiera, a través de una de las entidades, cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán constituirse como cooperativas especializadas de ahorro y crédito, como multiactivas o como integrales con sección de ahorro y crédito, la cual deberá estar prevista estatutariamente y obtener la respectiva autorización.
3.2. SOLICITUD PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DE CONSTITUCIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Si se quiere constituir una cooperativa especializada de ahorro y crédito, multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito, se debe solicitar autorización previa, siempre y cuando exista la voluntad de por lo menos 20 personas, y remitir la siguiente documentación:
3.2.1 Formato Solicitud de intención de la creación de la cooperativa donde conste, adicionalmente, el monto mínimo de aportes sociales suscritos que en todo caso no puede ser inferior a los fijados por la ley, la forma en que serán pagados y el nombre completo y sigla del ente que se pretende constituir de conformidad con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 79 de 1988 y demás normas que regulan la materia. El formato requerido se encuentra en la página Web de la Superintendencia de la Economía Solidaria en la dirección electrónica: Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co.
3.2.2 Proyecto de estatutos sociales, en donde debe señalarse el capital mínimo irreducible de la cooperativa y precisarse si es especializada, multiactiva o integral.
3.2.3 Hoja de vida de los administradores, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial. El formato requerido se encuentra en la página Web de la Superintendencia de la Economía Solidaria en la dirección electrónica: Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.2.4 Documento donde se acredite la educación cooperativa de las personas que pretenden asociarse con una intensidad no inferior a veinte (20) horas.
3.2.5 Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la cooperativa que se pretende constituir, así como las razones que la sustentan. El mismo deberá contemplar proyecciones mensuales de la entidad no inferior a cinco (5) años, relacionadas con flujo de caja y con el cálculo de la relación de solvencia, en él se deberá indicar la infraestructura tecnológica y administrativa que se utilizará para el desarrollo del objeto social de la entidad.
3.2.6 Procedimientos y las herramientas que se van a utilizar para manejar los riesgos de crédito, de tasa de interés, operativo y el régimen de control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Lo anterior sin perjuicio de la información o documentación adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
3.3. PUBLICIDAD Y OPOSICIÓN DE TERCEROS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al recibo de la anterior documentación completa, el Superintendente de la Economía Solidaria autorizará la publicación de un aviso sobre la intención de constituir la entidad correspondiente, en un diario de amplia circulación nacional y/o regional o local, según lo determine esta Superintendencia, en la cual se exprese, por lo menos, el nombre de las personas que se proponen asociarse, el nombre de la entidad proyectada, el monto de sus aportes sociales mínimos pagados no reducibles y el lugar en donde va a funcionar, todo ello, de acuerdo con la información suministrada con la solicitud.
Tal aviso será publicado en dos ocasiones, con un intervalo no superior a siete (7) días calendario, con el propósito de que los terceros puedan presentar oposiciones en relación con dicha intención, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la última publicación.
En el evento de presentarse un derecho de oposición, éste será trasladado a las personas que pretenden asociarse, para que en un plazo no superior a cinco (5) días hábiles, se pronuncien sobre el particular y en todo caso, éste deberá ser resuelto por la Superintendencia previo a impartir la autorización para la constitución.
3.4. AUTORIZACIÓN PARA LA CONSTITUCIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Una vez aportados los documentos señalados en el numeral 3.2 y surtido el trámite de publicación a que se refiere el numeral 3.3, el Superintendente de la Economía Solidaria resolverá la solicitud dentro de los noventa (90) días hábiles siguientes, siempre que los peticionarios hayan suministrado la información requerida.
El Superintendente concederá la autorización para constituir la entidad, cuando la solicitud satisfaga los requisitos legales y se cerciore, por cualesquiera investigaciones que estime pertinentes del carácter, responsabilidad, idoneidad y solvencia patrimonial de las personas que participen en la constitución, para el efecto, evaluará que cumplan con los criterios de idoneidad previstos en el subnumeral 3.1, numeral 3., Capítulo VIII de este Título. En todo caso, la organización sólo podrá captar ahorro una vez obtenga la autorización para ejercer la actividad financiera.
La Superintendencia se abstendrá de autorizar la participación de personas que hayan estado incursas en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 53 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, a saber:
a. Las que hayan cometido delitos contra el patrimonio económico, lavado de activos, enriquecimiento ilícito y los establecidos en los Capítulos Segundo del Título X y Segundo del Título XIII del Libro Segundo del Código Penal y las normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen;
b. Aquellas a las cuales se haya declarado la extinción del dominio de conformidad con la Ley 333 de 1996, cuando hayan participado en la realización de las conductas a que hace referencia el artículo 2 de dicha ley;
c. Las sancionadas por violación a las normas que regulan los cupos individuales de crédito, y
d. Aquellas que sean o hayan sido responsables del mal manejo de los negocios de la institución en cuya dirección o administración hayan intervenido.
Igualmente, el Superintendente de la Economía Solidaria dentro de los cinco (5) años siguientes a la fecha en que se haya decretado la toma de posesión, podrá abstenerse de autorizar la participación de los administradores y revisores fiscales que se hubieran encontrado desempeñando dichos cargos a la fecha en que se haya decretado tal medida, siempre y cuando se haya comprobado su participación en los hechos que la motivaron.
3.5. CONSTITUCIÓN Y REGISTRO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Dentro del plazo establecido en la resolución que autorice la constitución del ente cooperativo, se deberá realizar la asamblea de constitución en los siguientes términos:
3.5.1. Asamblea de constitución.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 79 de 1988, la constitución de las cooperativas a las que se refiere el presente título, se hará en asamblea de constitución, en la cual serán aprobados los estatutos (que deben estar inmersos en el acta o como anexo, es decir, formar parte integral del acta) y nombrados en propiedad los órganos de administración y control, que deberán solicitar autorización de posesión ante la Superintendencia, acreditando para ello los documentos previstos en el subnumeral 3.1, Capítulo VIII de este Título.
El consejo de administración allí designado nombrará el representante legal de la cooperativa, quien será responsable de tramitar la obtención de la personalidad jurídica.
El acta de la asamblea de constitución será firmada por los asociados fundadores, anotando su documento de identificación legal y el valor de los aportes iniciales.
El número mínimo de fundadores será de veinte (20) personas. La hoja de vida de los asociados fundadores, así como la información que permita establecer su carácter, responsabilidad, idoneidad y situación patrimonial, deberán permanecer en la sede de la cooperativa a disposición de la Superintendencia para su eventual revisión.
De igual forma, dentro del plazo establecido en la resolución de autorización para la constitución, se deberán protocolizar, junto con el acta de asamblea de constitución debidamente firmada, los siguientes documentos:
-- Resolución expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante la cual se autoriza la constitución de la cooperativa especializada de ahorro y crédito, o multiactiva o integral con sección de ahorro y crédito.
-- Formato solicitud de trámites donde se certifique: el pago del total de los aportes sociales mínimos no reducibles fijados en los estatutos; constancia suscrita por el representante legal donde se manifieste haber dado cumplimiento a las normas especiales, legales y reglamentarias; declaración bajo juramento de cada asociado fundador sobre la procedencia lícita de los aportes sociales con los cuales se constituyó la entidad. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
-- Acto administrativo donde se autoriza la posesión de los miembros de los órganos de administración y control.
Todos los documentos protocolizados señalados anteriormente, deberán registrarse ante la cámara de comercio del domicilio principal del ente que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
La entidad cooperativa respectiva deberá efectuar, adicionalmente, la inscripción de todos los demás actos, libros y documentos en los que se exija tal formalidad, ante la cámara de comercio del domicilio principal del ente que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
La entidad adquirirá existencia legal y formará una persona distinta de sus asociados individualmente considerados, a partir de la inscripción en el registro de la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye o la entidad encargada de realizar el registro.
3.5.2 Autorización para el ejercicio de la actividad financiera de la nueva cooperativa.
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la inscripción en la cámara de comercio del domicilio principal de la cooperativa o quien haga sus veces, el representante legal deberá allegar a esta Superintendencia, copia de la escritura de protocolización y el certificado de existencia y representación legal de la organización, para que le sea expedida la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, previo cumplimiento de los requisitos.
La Superintendencia de la Economía Solidaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la inscripción en la cámara de comercio del domicilio principal de la cooperativa, o quien haga sus veces, practicará una visita de inspección, previa a la expedición del acto administrativo de autorización para el ejercicio de la actividad financiera.
3.6 AUTORIZACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA DE LAS ORGANIZACIONES DE ECONOMÍA SOLIDARIA SUPERVISADAS POR ESTA SUPERINTENDENCIA QUE PRETENDAN TRANSFORMARSE, INCORPORARSE, FUSIONARSE O ESCINDIRSE PARA EJERCER LA ACTIVIDAD FINANCIERA DEL COOPERATIVISMO Y DE LAS ENTIDADES CONSTITUIDAS ANTES DEL 4 DE AGOSTO DE 1998. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La autorización para el ejercicio de la actividad financiera de las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, constituidas antes del 4 de agosto de 1998, que se encuentren funcionando y están desarrollando la actividad financiera desde esa época y que no han obtenido autorización en los términos del artículo 39 de la Ley 454 de 1998; así como las organizaciones que pretendan transformarse, escindirse, fusionarse o incorporarse para ejercer tal actividad, deberán solicitar previamente, autorización para el ejercicio de la actividad financiera, ante esta Superintendencia, a través de su representante legal o mediante apoderado, para el efecto deberá allegar la siguiente documentación:
3.6.1 Formato de solicitud del trámite suscrita por el representante legal, donde conste adicionalmente la certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal sobre el monto mínimo de aportes sociales pagados exigidos por la ley. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.6.2 Estatutos vigentes de la cooperativa “ajustados a las prescripciones legales donde esté contemplado el desarrollo de la actividad de ahorro y crédito”.
3.6.3 Acreditar la documentación requerida para el trámite de posesión de los órganos de administración y control. (ver trámite autorización para posesiones de cuerpos directivos).
3.6.4 Reglamento de ahorro y crédito.
3.6.5 Reglamento para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
3.6.6 Justificación para solicitar la autorización con excepción a los montos mínimos por circunstancias especiales de condiciones sociales y económicas, y en atención al vínculo de asociación y la insuficiencia de servicios financieros en el área geográfica de influencia que lo ameriten, de conformidad con lo previsto en la Ley 454 de 1998 de acuerdo con lo señalado en el capítulo sexto del presente título.
3.6.7 Justificación para ejercer la actividad financiera a través de una sección especializada cuando se presenten circunstancias especiales y las condiciones sociales y económicas lo ameriten, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3.4 de este Capítulo.
3.6.8 *Estudio de factibilidad que demuestre la viabilidad de la cooperativa que se pretende transformar, incorporar, escindir y fusionar, así como las razones que la sustentan. el mismo deberá contemplar proyecciones mensuales de la entidad no inferior a cinco (5) años, atadas al flujo de caja y al cálculo de la relación de solvencia.
(*Este estudio se requerirá solamente cuando se trate de una transformación, incorporación, escisión y fusión.)
3.6.9 La información adicional que requiera la superintendencia de la economía solidaria.
Evaluada la documentación, la Superintendencia expedirá, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos exigidos, la resolución por medio de la cual autoriza el ejercicio de la actividad financiera, y ésta deberá protocolizarse. La escritura pública de protocolización deberá registrarse en la cámara de comercio del domicilio principal de la cooperativa respectiva o la entidad que haga sus veces.
De no ser autorizado el ejercicio de la actividad financiera, mediante acto administrativo motivado esta Superintendencia ordenará el desmonte de los recursos captados fijando un plazo para ello.
Cuando se trate de una transformación, escisión, incorporación o fusión es menester que la entidad interesada, previo a adoptar la decisión en la asamblea correspondiente allegue a la delegatura financiera de la Superintendencia el proyecto de estatutos y las proyecciones correspondientes de que tratan los numerales 2, 4, 6, 7 y 8 arriba citados con el fin de ser evaluados por parte de esta entidad para que imparta su concepto favorable o no, para ponerlo en consideración de la precitada asamblea.
La Superintendencia de }la Economía Solidaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación de la documentación para el control de legalidad respectivo, practicará una visita de inspección, previa a la expedición del acto administrativo de autorización para el ejercicio de la actividad financiera.
Para formalizar el trámite para ser autorizada la transformación, escisión, incorporación o fusión, deberá ceñirse a las disposiciones contenidas en el Título V, Capítulo II de la presente circular.
3.7 AUTORIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA PARA LAS COOPERATIVAS MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
3.7.1. Los parámetros para ejercer actividad financiera por parte de entidades de naturaleza cooperativa se encuentran consignados en la Ley 454 de 1998. En el artículo 39 se establece que “La actividad financiera del cooperativismo se ejercerá siempre en forma especializada por las instituciones financieras de naturaleza cooperativa, las cooperativas financieras y las cooperativas de ahorro y crédito, con sujeción a las normas que regulan dicha actividad para cada uno de estos tipos de entidades, previa autorización del organismo encargado de su control.”
3.7.2. A manera de excepción, la norma enuncia los casos en los cuales otro tipo de entidades, diferentes a las cooperativas de ahorro y crédito, tienen la posibilidad de acceder a una autorización para el ejercicio de la actividad financiera. El inciso segundo del mismo artículo prevé que "Las cooperativas multiactivas o integrales podrán adelantar la actividad financiera, exclusivamente con sus asociados mediante secciones especializadas, bajo circunstancias especiales y cuando las condiciones sociales y económicas lo justifiquen, previa autorización del organismo encargado de su control”.
3.7.3. Es necesario acreditar y documentar por parte de la cooperativa multiactiva o integral solicitante, tales circunstancias y condiciones, en el entendido de que corresponde a esta Superintendencia el análisis particular de dichas justificaciones y la potestad de autorizar o no a cada una de estas entidades solicitantes para el ejercicio de la actividad financiera bajo condiciones excepcionales.
3.7.4. Sin perjuicio del estudio que debe hacerse a cada solicitud en particular, considera la Superintendencia de la Economía Solidaria que en los siguientes eventos se presentarían, en principio, circunstancias especiales, que junto con las condiciones sociales y económicas que acredite la respectiva entidad, ameritarían el ejercicio de la actividad financiera por parte de las cooperativas multiactivas e integrales mediante una sección de ahorro y crédito, entendiéndose éstas de vínculo cerrado, cuando se presentan las siguientes circunstancias:
a. Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.
b. Cooperativas integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados a entidades que conformen un grupo empresarial o respecto de los cuales se presente la unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo, en circunstancias semejantes a las de los vinculados laboralmente a una misma persona jurídica.
c. Cooperativas conformadas por asociados domiciliados en un mismo municipio o municipios vecinos, en los cuales no existan suficientes servicios financieros cooperativos.
d. Cooperativas cuya base social esté integrada por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada que efectúen por lo menos el 50% de sus pagos (aportes, ahorros o abonos a obligaciones) por descuentos de nómina. El vínculo de asociación y la forma de pago deben estar previstos en el estatuto.
e. Cooperativas integradas por asociados habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o ámbito territorial semejante, claramente demarcado, siempre que tal condición esté expresamente estipulada en el estatuto.
f. Cooperativas integradas por asociados cuya actividad económica se realice en el mismo sector de la economía. Dicha condición debe estar igualmente definida en el estatuto.
Adicionalmente, las entidades interesadas en obtener este tipo de autorización, deberán acreditar las circunstancias sociales y económicas que justifiquen el ejercicio de la actividad financiera, a través de una sección de ahorro y crédito, entendidas éstas como las características propias de la cooperativa y sus asociados, en cada caso en particular.
3.7.5. Estas opciones de circunstancias especiales se enuncian sin perjuicio de los requerimientos y solicitudes que, de manera particular, haga la Superintendencia a las entidades solicitantes, reiterando que la expedición de una autorización en estas condiciones es potestad del ente de supervisión, una vez realizados los estudios correspondientes.
3.8. AUTORIZACIÓN PREVIA PARA CESIÓN DE ACTIVOS, PASIVOS Y CONTRATOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Si una organización vigilada que ejerce actividad financiera va a realizar la cesión de activos y pasivos, deberá solicitar autorización previa a la Superintendencia de }la Economía Solidaria y deberá remitir los siguientes documentos:
a. Formato de solicitud de la autorización para la cesión de activos y pasivos, indicando los motivos y las condiciones en que se realizará y certificación del representante legal y del revisor fiscal del cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 68 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en lo referente a informar sobre la cesión. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
b. Acta de asamblea general tomada de los libros registrados donde se aprueba la decisión de autorizar la cesión de la cedente, y en el caso de la cesionaria la autorización del órgano competente previsto en el estatuto; en ella deberá constar la relación de los activos y pasivos debidamente valorados que se transfieren, señalando su monto y partida de acuerdo con el balance general que haya servido de base para la toma de dicha decisión.
c. Acta del consejo de administración tomada de los libros registrados donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, en donde deberá constar la fecha y el medio a través del cual se informa de la convocatoria, además dentro del orden del día deberá existir el punto referente a la cesión.
d. Certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal donde conste que las entidades cedentes y cesionarias cumplirán las normas de solvencia vigentes una vez se produzca el proceso de cesión (aplicables sólo a las Entidades que ejerzan la actividad financiera)
e. Certificado o constancia de verificación suscrito por la Junta de Vigilancia o quien haga sus veces de conformidad con la ley, sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles.
f. Si la asamblea es de Delegados deberán remitir adicionalmente el Reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios.
g. Balance General y Estado de Resultados certificados y dictaminados que hayan servido de base para la toma de decisión de la cesión de activos y pasivos, con corte no mayor a seis (6) meses a la fecha en que se decide la cesión por el máximo órgano social de la entidad que cede.
h. Balance General y Estado de Resultados certificados y dictaminados con corte no mayor a seis meses de la fecha en que se decide la cesión, de la entidad cesionaria. (Archivo en formato Excel solo lectura)
i. La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
j. Aviso de publicación. Una vez se autorice por parte de la Superintendencia y se formalice la cesión, se dará aviso al público de tal circunstancia en un diario de amplia circulación nacional, por tres veces con intervalos de cinco (5) días.
3.9. REGISTRO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Una vez obtenida la autorización, deberá registrarse la cesión de activos y pasivos en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y remitir, únicamente, el respectivo certificado a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro.
3.10 NORMAS SUPLETORIAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Se aplicarán como normas supletorias para el caso de la cesión de activos y pasivos las previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998.
ESPECIALIZACIÓN.
1. OBLIGATORIEDAD. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, están obligadas a especializarse cuando el monto total del patrimonio de la cooperativa multiplicado por la proporción que represente el total de depósitos de los asociados respecto del total de activos de la entidad, arroje un monto igual o superior al monto mínimo de aportes sociales requeridos para constituir una cooperativa financiera en los términos previstos en el artículo 42 de la Ley 454 de 1998, para lo cual podrán escoger alguna de las opciones previstas en el artículo 45 de la Ley 454, adicionado por el artículo 104 de la Ley 795 de 2003.
El organismo de autocontrol correspondiente y el revisor fiscal, así como las entidades de integración que desarrollen programas de autocontrol también deberán informar en el momento en que tengan conocimiento del hecho.
Las cooperativas que se encuentren en esta situación, deberán informar inmediatamente del hecho a la Superintendencia de la Economía Solidaria y presentar dentro del mes siguiente el plan de ajuste para el cumplimiento de los requisitos necesarios para su especialización.
En caso de que la Superintendencia de la Economía Solidaria no autorice la especialización, la cooperativa deberá ajustarse en el menor tiempo posible al límite de captaciones fijado en este artículo y, en todo caso, dentro del plazo que señale esta Entidad.
2. EXCEPCIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
No están obligadas a especializarse las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito que estén integradas por asociados que se encuentren o hayan estado vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.
CONVERSIÓN.
<Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Cuando una cooperativa especializada de ahorro y crédito decida convertirse en una cooperativa financiera vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberá informar, inmediatamente, de esta determinación a la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Hasta tanto se obtenga la autorización para ejercer como institución financiera por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia continuará bajo la supervisión de la Superintendencia de {}la Economía Solidaria.
EXCEPCIÓN A LOS MONTOS MÍNIMOS LEGALES.
1. MONTOS MÍNIMOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La Ley 510 de 1999 que en su artículo 104 modificó el inciso tercero del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, dispone: “El Gobierno Nacional, a través del Superintendente de Economía Solidaria, podrá establecer montos mínimos inferiores a los señalados en este artículo, teniendo en cuenta el vínculo de asociación y las condiciones socioeconómicas o el área geográfica de influencia de la organización interesada”.
2. EXCEPCIÓN A MONTOS MÍNIMOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
En consecuencia, para acceder a la autorización con excepción a los montos mínimos se requiere el cumplimiento de, como mínimo, dos requisitos: el vínculo de asociación, que resulta obligatorio (concurrente), y uno de los dos siguientes (excluyentes): las condiciones socio-económicas o el área geográfica de influencia; los cuales se desarrollan a continuación.
2.1. VÍNCULO DE ASOCIACIÓN (REQUISITO CONCURRENTE). <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El vínculo de asociación, interpretado como “el conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre éstos y la empresa cooperativa”, puede extenderse a diferentes tipos de situaciones que generen cercanía entre los asociados, lazos y beneficios en cuanto al control sobre las operaciones que realice la cooperativa. Tal es el caso, tanto de las relaciones derivadas de un vínculo laboral, como de las características propias de pertenecer a un mismo ámbito territorial.
En cuanto al primero de los vínculos, se considera que en los siguientes casos se justifica tal excepción:
a. Cooperativas integradas por asociados vinculados laboralmente a una misma entidad pública o privada.
b. Cooperativas conformadas por trabajadores vinculados laboralmente a un mismo grupo empresarial o a entidades entre las cuales exista unidad de empresa en los términos del Código de Comercio o del Código Sustantivo del Trabajo.
Ahora bien, considera esta Superintendencia que el vínculo de asociación no está determinado de manera exclusiva por la vinculación laboral a un ente económico (llámese entidad pública o privada, grupo empresarial o entidades entre las cuales exista unidad de empresa). Los casos de vínculo de asociación, por el contrario, pueden ser de diversa índole, siempre y cuando se mantenga el concepto básico arriba descrito.
Por ejemplo, se entiende que con los habitantes de un mismo barrio, comuna, corregimiento o territorio claramente demarcado, se mantendría ese “conjunto de relaciones que se dan entre los asociados y entre éstos y la empresa cooperativa”, justificándose de esa manera la excepción que contempla la ley. En nuestro país, los habitantes de un mismo ámbito territorial tienen en común costumbres, rasgos culturales, nivel educativo, e incluso comparten intereses y perspectivas hacia el futuro. Dichos elementos hacen que la asociación se convierta en una opción de ayuda, solidaridad y crecimiento para comunidades urbanas o rurales. Estas características, comunes a habitantes de un mismo ámbito territorial, se constituyen, en este contexto, en lazos que determinan un vínculo de asociación.
Existen, en resumen, dos tipos de vínculo de asociación que pueden ser aceptados como requisito concurrente para el otorgamiento de una autorización con excepción a los montos mínimos: el vínculo laboral y el vínculo derivado del ámbito territorial. Estos casos son susceptibles de estudio por parte de la Superintendencia, siempre que tal vínculo esté expresamente estipulado en el estatuto de la cooperativa.
2.2. CONDICIONES SOCIO-ECONÓMICAS (REQUISITO EXCLUYENTE). <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Esta es la primera de las condiciones excluyentes, interpretada como las características propias de la cooperativa y sus asociados, y la coyuntura social (vgr. circunstancias de pobreza, marginalidad y las que se deriven por violencia, conflicto armado, zona de desastres naturales, etc), y económica (vgr. situación económica precaria o deficiente), en la que se encuentren, argumentación que debe ser sustentada adecuadamente ante esta Superintendencia.
2.3. ÁREA GEOGRÁFICA DE INFLUENCIA (REQUISITO EXCLUYENTE). <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Se trata en este caso de la segunda de las condiciones excluyentes para acceder a la autorización de la excepción. El área geográfica de influencia de la organización se refiere fundamentalmente al radio de acción de la cooperativa, la zona determinada en la que la entidad está en posibilidad de prestar servicios a sus asociados.
Entiende esta Superintendencia que el espíritu del legislador para justificar una excepción a los montos mínimos exigidos para el ejercicio de la actividad financiera, está en tomar en consideración el tamaño reducido de algunas cooperativas como aquellas que, a nivel regional o local, desarrollan una función social, imposible de lograr con otro tipo de entidad. Aplicados estos elementos al contexto de actividad financiera, estas cooperativas están limitadas, en cuanto a su base social, a ese territorio, lo cual les impone un límite a su capacidad de expansión y, por ende, al crecimiento de su nivel de aportes sociales.
El pertenecer a esta área geográfica de influencia puede ser considerada como otra de las condiciones opcionales para solicitar la excepción, siempre y cuando la entidad interesada sustente de manera suficiente y documentada tal situación.
3. DEFINICIÓN DE NIVELES INFERIORES DE MONTOS MÍNIMOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 104 de la Ley 510 de 1999, la Superintendencia fija en 400 SMLMV el monto de aportes sociales mínimos para conceder la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, en todo caso se deberá mantener la relación de solvencia establecida en las disposiciones legales vigentes sobre el particular.
El cumplimiento de los referidos requisitos no obliga a esta Superintendencia a impartir la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, la cual se podrá expedir una vez evaluada la solvencia patrimonial de la entidad, su idoneidad y la de sus administradores.
4. REQUISITOS PARA AUTORIZAR LA EXCEPCIÓN A LOS MONTOS MÍNIMOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Para efectos de solicitar la excepción a los montos mínimos de aportes sociales pagados exigidos por el inciso segundo del artículo 42 de la Ley 454 de 1998, las cooperativas interesadas, además de los requisitos para obtener la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, deberán allegar los siguientes documentos a esta Superintendencia, de acuerdo con los que correspondan a la situación que justifique la excepción:
a. Solicitud escrita, presentada de acuerdo con las pautas señaladas por esta Superintendencia, donde se expongan las razones, soportadas documentalmente, que justifiquen la excepción. Este anexo deberá ser firmado por el representante legal de la cooperativa y avalado por el consejo de administración, la junta de vigilancia y el revisor fiscal.
b. Constancia expedida por el alcalde municipal o a quien éste delegue, referente a la categoría del municipio, su número de habitantes y nombre de las organizaciones cooperativas con actividad financiera que prestan allí sus servicios.
c. Constancia expedida por el revisor fiscal en la que se señale expresamente el número total de asociados de la cooperativa y el número exacto de asociados que tienen su domicilio en el municipio o región respectiva.
DESMONTE DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA.
1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA EL DESMONTE DEL EJERCICIO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, PARA COOPERATIVAS CONSTITUIDAS ANTES DEL 4 DE AGOSTO DE 1998. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Si una cooperativa que capta ahorros o contempla en sus estatutos la posibilidad de adelantar la actividad financiera y no puede o no quiere continuar ejerciéndola, deberá solicitar a la Superintendencia de la Economía Solidaria la autorización para el desmonte de dicha actividad y remitir los siguientes documentos:
1.1. Para las cooperativas que contemplan en sus estatutos la palabra "ahorro" o "sección de ahorro", pero no ejercen la actividad financiera:
1.1.1. Formato solicitud de autorización para el desmonte del ejercicio de la actividad financiera, donde se certifique por el revisor fiscal o junta de vigilancia que a la fecha la cooperativa no presenta saldos por concepto de depósitos de ahorro bajo ninguna modalidad, una vez se haya devuelto la totalidad de los depósitos.
1.1.2. Certificado de existencia y representación legal. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
1.1.3. Acta de asamblea general en donde conste la aprobación del desmonte de la actividad financiera, así como la reforma estatutaria, firmada por el presidente, el secretario y la comisión de aprobación de la misma.
1.1.4. Acta del consejo de administración tomada de los libros registrados en la cámara de comercio, donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, en donde deberá constar la fecha y el medio a través del cual se informa de la convocatoria, si dentro del cuerpo del acta de la asamblea general no hay constancia de este requisito.
1.1.5. Cuadro comparativo de los estatutos nuevos y antiguos y el texto completo del estatuto reformado
1.1.6. Estados financieros dictaminados y certificados del último periodo.
1.1.7. Información adicional que requiera la Superintendencia de {}la Economía Solidaria
1.2. Para las cooperativas que vienen adelantando la actividad financiera, adicional a la documentación anterior deberá allegar:
1.2.1. Plan de ajuste, en el cual se especifique la forma y el plazo para devolver los ahorros que poseen los asociados, que en todo caso no será superior a un año, adjuntando para ello los siguientes documentos:
- Estados financieros con corte al mes inmediatamente anterior
- Flujo de caja proyectado trimestralmente para un año
- Proyección financiera trimestral a un año.
1.2.2. Certificación suscrita por el revisor fiscal donde conste que los asociados impartieron la autorización individual por escrito para el traslado de sus ahorros a la cuenta de aportes sociales o que autorizaron un tratamiento diferente para la devolución.
2. DISPOSICIONES GENERALES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
2.1. Además de los documentos que se relacionan en los numerales anteriores, la Superintendencia de {la Economía Solidaria podrá solicitar, en cada caso, toda la información que considere pertinente.
2.2. Cumplidos los requisitos para el desmonte, el Superintendente Delegado para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo, expedirá el acto administrativo correspondiente y remitirá el expediente respectivo a la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria, o al organismo competente, según sea el caso. La supervisión de estas cooperativas seguirá a cargo de la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo hasta que culmine el trámite del desmonte con la expedición y notificación de la resolución correspondiente.
2.3. En lo sucesivo, las cooperativas sólo podrán incluir en sus estatutos el ejercicio de la actividad financiera cuando efectivamente se propongan realizarla, para lo cual deberán solicitar autorización previa a esta Superintendencia.
2.4. La reforma de estatutos que contenga el desmonte de la actividad financiera se inscribirá en la cámara de comercio o la entidad que realice el registro, con posterioridad a la expedición del acto administrativo que autorice el desmonte.
Sin perjuicio de la reforma estatutaria que deba realizarse y hasta tanto la misma se efectúe, los artículos que contemplen tal actividad serán inaplicables por las entidades respectivas.
2.5. Las organizaciones de economía solidaria que capten ahorro sin autorización previa impartida por esta Superintendencia, de conformidad con el artículo 39 de la Ley 454 de 1998, podrían estar incursas en captación masiva y habitual de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 316 del Código Penal, en armonía con lo señalado en el Decreto 1981 de 1988 y las normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, sin perjuicio de la imposición de las sanciones previstas en el numeral 1 del artículo 108 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
POSESIÓN DE ADMINISTRADORES, REVISORES FISCALES Y OFICIALES DE CUMPLIMIENTO.
1. PERSONAS QUE DEBEN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
1.1. Deben tomar posesión del cargo, ante el Superintendente de la Economía Solidaria o el Superintendente Delegado para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo, o ante quienes éstos deleguen, los miembros de los consejos de administración y revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes, oficiales de cumplimiento, y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que en la práctica ejercen actividad financiera, bien porque hayan sido autorizadas por esta entidad o porque se encuentren en trámite su autorización, con excepción de los gerentes de sucursales.
1.2. En todo caso la denominación de los cargos debe sujetarse estrictamente a las normas legales y a los estatutos sociales.
1.3. Efectuada la posesión de los administradores y revisores fiscales de las entidades supervisadas, se procederá a efectuar la inscripción respectiva ante la correspondiente cámara de comercio o la entidad que haga sus veces.
1.4. El ejercicio de los cargos antes mencionados sin haber tomado posesión de los mismos, cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes y demás medidas a que haya lugar.
2. NO REQUIEREN POSESIONARSE ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
2.1. Los miembros de las juntas de vigilancia de las cooperativas que ejercen actividad financiera, excepto cuando se crea una cooperativa en virtud del Decreto 867 de 2003 (creación por escisión).
2.2. Los miembros de los consejos de administración, de las juntas de vigilancia y los revisores fiscales, titulares y suplentes, así como los directores, presidentes, vicepresidentes, gerentes, subgerentes y en general quienes tengan la representación legal de las entidades cooperativas que hayan solicitado y soliciten en el futuro, ante esta Superintendencia, autorización para el desmonte de la actividad financiera, que en sus estados financieros reporten en ceros los saldos en depósitos. Estas personas pueden ejercer sus cargos legalmente a partir del nombramiento efectuado por el órgano competente de la cooperativa, sin perjuicio de su inscripción ante las cámaras de comercio para efectos de su oponibilidad frente a terceros.
En consecuencia, los miembros de los órganos de administración de aquellas entidades que hayan solicitado el desmonte y tengan saldos positivos en depósitos, deberán solicitar autorización para su posesión ante la Superintendencia.
Para efectos de la inscripción de sus actos y documentos ante la correspondiente cámara de comercio, estas cooperativas deberán adjuntar copia debidamente radicada ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, donde conste la solicitud de la autorización del desmonte de la actividad financiera.
3. REQUISITOS PARA POSESIONARSE. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Para tomar posesión del cargo para el cual ha sido designado, el interesado o la instancia nominadora, deben formular la solicitud de autorización de posesión, ante la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera del Cooperativismo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, adjuntando los documentos que para el efecto se señalan a continuación:
3.1. Formato solicitud trámites suscrito por el representante legal o por la persona elegida. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.2. Acta de la reunión de Asamblea o de consejo de administración en la que se realizó el nombramiento, tomada de los libros registrados en la cámara de comercio, la cual debe contener, por lo menos:
a. Número del acta.
b. Lugar y fecha de la reunión.
c. Orden del día.
d. Verificación del quórum deliberatorio y decisorio.
3.3. Cuando se trate de asamblea general se deberá acreditar copia del acta del consejo de administración en la cual se convocó a dicha asamblea en donde deberá constar la fecha y el medio de información de la convocatoria, si dentro del cuerpo del acta de asamblea no hay constancia de este antecedente.
3.4. Certificado o constancia de verificación suscrito por la junta de vigilancia sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados inhábiles.
3.5. Certificado expedido por la junta de vigilancia donde conste el cumplimiento de los requisitos establecidos en los estatutos para cada cargo en particular.
3.6. Si la asamblea es de Delegados deberán remitir, adicionalmente, el Reglamento para la elección de delegados y el acta de escrutinios.
3.7. Hoja de vida de la persona designada completamente diligenciada. Ver menú trámites de la página web www.supersolidaria.gov.co
3.8. Documento de identidad.
3.9 Carta de aceptación del cargo.
3.10 Certificado judicial expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)
3.11. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación, cuando el aspirante se ha desempeñado en cargos públicos.
3.12. Certificados de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal, expedido por la Contraloría General de la República, cuando el aspirante se ha desempeñado en cargos públicos.
3.13. La información adicional que requiera la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Entre otros aspectos, esta Superintendencia para evaluar la idoneidad, tendrá en cuenta la capacitación de los miembros del consejo de administración, del gerente y, en general, de quienes tengan la representación legal de la entidad, en temas relacionados con la actividad financiera, tales como contabilidad básica, análisis financiero, legislación en economía solidaria, deberes y responsabilidades de los administradores, régimen de inhabilidades e incompatibilidades y demás temas afines.
Los documentos que soporten la información académica, de experiencia laboral y demás antecedentes de las personas elegidas deberán reposar en la carpeta individual de cada uno de los elegidos en los archivos de la cooperativa.
Además, la Superintendencia de la Economía Solidaria verificará la idoneidad, la responsabilidad y solvencia patrimonial del interesado, con la documentación arriba señalada.
Los miembros del consejo de administración y representantes legales, titulares y suplentes, reelegidos por más de dos (2) años sucesivos deberán actualizar el Certificado judicial expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación y Certificados de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal, expedido por la Contraloría General de la República, cuando la persona se desempeñe o se haya desempeñado en cargos públicos.
4. POSESIÓN DE REVISORES FISCALES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Para la posesión del revisor fiscal, además de los documentos señalados en el numeral anterior, se deberán anexar los siguientes:
a. En el evento en que la revisoría fiscal esté a cargo de una persona jurídica:
-- Certificado de existencia y representación legal de la firma de revisoría fiscal, expedido por la cámara de comercio o quien haga sus veces.
-- Certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios de la firma expedido por la junta central de contadores.
-- Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o de los contadores que a nombre de la firma vayan a desempeñar la revisoría fiscal respectiva.
Si se trata de una persona natural se deberá allegar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la junta central de contadores y fotocopia de la tarjeta profesional de contador.
Es de anotar que los revisores fiscales, titulares y suplentes, reelegidos por más de dos (2) años sucesivos, deberán actualizar el certificado de antecedentes judiciales o de policía expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad –DAS-, el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la nación y el certificado de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores.
4.1. INHABILIDAD DE LOS REVISORES FISCALES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
De acuerdo con lo señalado en el artículo 51 de la Ley 43 de 1990, en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y teniendo en cuenta la naturaleza propia de las entidades de la economía solidaria, cuando un contador público actúe o haya actuado como empleado de una cooperativa, no podrá aceptar cargos o funciones de auditor externo o revisor fiscal de la misma, de sus entidades asociadas o de los organismos de integración a los que aquella pertenezca, durante el ejercicio del cargo ni durante los seis (6) meses siguientes a la fecha en que haya cesado en sus funciones.
5. TRÁMITE DE LA POSESIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Una vez presentada la documentación requerida en este capítulo, la Delegatura para la Supervisón de la Actividad Financiera del Cooperativismo efectuará el estudio correspondiente, teniendo en cuenta para ello el régimen de incompatibilidades e inhabilidades previsto en la ley, los estatutos y demás normas pertinentes, así como la información aportada, y se pronunciará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la totalidad de los documentos.
De conformidad con el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995, la posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta el funcionario competente. Con el mismo acto se entiende cumplido el juramento requerido por la ley.
6. COMUNICACIÓN DE RENUNCIAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades supervisadas deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia las renuncias de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia o revisores fiscales, tanto titulares como suplentes, mediante la remisión de una constancia sobre la fecha de su presentación y aceptación. En este caso se suplirán las vacantes de acuerdo con lo establecido en el estatuto.
En caso de que la entidad no envíe la novedad dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a esta Superintendencia, podrá hacerlo directamente el interesado, sin perjuicio de las investigaciones y sanciones a que haya lugar.
7. COMUNICACIÓN DE REMOCIONES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades supervisadas deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia las remociones de representantes legales, miembros de consejos de administración y de juntas de vigilancia o revisores fiscales, mediante la remisión de los documentos en los cuales conste claramente que se ha tomado tal decisión. Además, deberán informar si dicha decisión se encuentra en firme o qué recursos proceden contra ella, así como si han sido notificados de demandas con ocasión de aquella.
8. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE POSESIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
No se requiere tomar posesión en los siguientes eventos:
a. Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembro de consejo de administración o representante legal.
b. Cuando se presente un cambio de condición de miembro del consejo de administración de principal a suplente o viceversa.
c. Cuando se presenta cambio en la condición de revisor fiscal de principal a suplente.
Quienes se encuentren en las situaciones a que se refieren los literales anteriores, deben adjuntar únicamente, los siguientes documentos:
-- Comunicación suscrita por el representante legal informando la designación.
-- Extracto del acta en donde conste la designación.
9. INFORMACIÓN SOBRE TERMINACIÓN DE RELACIONES LABORALES, EXCLUSIÓN Y SUSPENSIÓN DE DERECHOS DE ASOCIADOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Cuando las entidades vigiladas dispongan la terminación de las relaciones de trabajo con sus representantes legales o revisores fiscales por razón de irregularidades cometidas en su gestión financiera, o a causa de comportamientos que riñan con el debido manejo de los recursos del ente cooperativo, deberán informar de manera inmediata a esta Superintendencia, con el propósito de proporcionarle suficientes elementos de juicio en relación con las calidades morales y profesionales de quienes se desempeñen o soliciten posesión para actuar como administradores de entidades del sector vigilado.
Igualmente, deberán informar a esta Superintendencia cuando se trate de asociados que hayan sido removidos de sus cargos, excluidos o suspendidos en sus derechos como asociados, por faltas graves, similares o semejantes a las señaladas en el inciso anterior.
En tales eventos deberán remitir los documentos respectivos en donde conste la decisión tomada al respecto, indicando si se encuentra en firme o contra ella proceden todavía recursos. Así mismo deberán informar si han sido notificadas de demandas presentadas ante las autoridades judiciales por parte de los afectados.
En cualquier momento, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revocar la autorización de posesión, cuando las calidades objetivas y subjetivas de idoneidad, sobre las cuales se autorizó la misma, no se conserven durante el periodo para el cual fueron elegidos, según lo dispuesto en el inciso segundo del numeral 2 del artículo 326 del EOSF, aplicable por remisión del numeral 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE HORARIOS.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, deben someterse en cuestión de horarios de atención de sus asociados y al público, a las siguientes pautas generales:
1. HORARIOS BÁSICOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, prestarán el servicio a los asociados y al público dentro de los horarios que internamente se establezcan en la entidad, con un mínimo de 28 horas hábiles semanales.
En todo caso, de esas 28 horas, los horarios que se establezcan deberán prestarse, como mínimo 15 horas semanales de atención entre las 8 a.m. y las 6 p.m.
La implantación de los horarios básicos, así como su modificación, deberá ser informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria. El primero de los casos, dentro de los treinta (30) días siguientes a la vigencia de la presente circular y el segundo, con una antelación de 10 días hábiles.
2. HORARIOS ADICIONALES O EXTENDIDOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las cooperativas supervisadas que ejercen actividad financiera podrán establecer horarios adicionales o extendidos, sin aviso previo a esta Superintendencia.
No obstante, las operaciones que se realicen en horarios adicionales o extendidos, podrán ser contabilizadas a más tardar el día hábil siguiente a aquél en que se lleven a cabo. De esta circunstancia serán informados los asociados.
3. HORARIOS REDUCIDOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá autorizar la prestación del servicio, en algunas oficinas, con un mínimo de horas inferior a veintiocho (28) semanales. Para tales efectos, la cooperativa interesada deberá solicitar la autorización justificando su petición.
4. CIERRES ESPECIALES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La prestación del servicio se podrá suspender temporalmente en los siguientes eventos:
a. Por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, y festividades o eventos reconocidos a nivel nacional, sin autorización previa de esta Superintendencia. En el último evento bastará con que se avise a los asociados y al público de manera clara y precisa los días de no prestación del servicio, mediante avisos visibles en un tamaño no menor de medio pliego colocados en las oficinas de la entidad con un mínimo de cinco (5) días hábiles de antelación. Así mismo, deberán comunicarse a esta Superintendencia mediante relación mensual, las festividades autorizadas para el mes inmediatamente siguiente incluyendo los cierres ocasionados por fuerza mayor o caso fortuito del mes anterior.
b. El último día hábil de cada año calendario no se prestará servicio. El día hábil anterior se podrá optar por restringir la prestación del servicio de acuerdo con lo establecido en el horario habitual de fin de mes. Si el veinticuatro (24) de diciembre es día hábil, podrá no prestarse el servicio.
5. PUBLICIDAD. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Los horarios básicos y los extendidos o adicionales, deberán ser informados a los asociados y al público en general mediante avisos fijados en la puerta de acceso. Cualquier variación de los mismos, así como el cierre de fin de año, serán comunicados también por aviso colocado con diez (10) días hábiles de antelación, con las condiciones de tamaño establecidas en el literal a) del numeral anterior.
6. SANCIONES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, darán lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la Ley 454 de 1998.
RÉGIMEN DE PUBLICIDAD.
Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, en cuestión de publicidad deben someterse a las siguientes pautas generales.
1. OBJETIVO DE LOS PROGRAMAS PUBLICITARIOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La publicidad de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, estará encaminada a motivar la afiliación de las personas naturales o jurídicas que, de acuerdo con las normas estatutarias, pueden vincularse en tal calidad, así como a promover los servicios que ofrecen.
2. CONDICIONES BÁSICAS DE LOS TEXTOS PUBLICITARIOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Los textos e imágenes que se utilicen en las campañas publicitarias, deberán observar, cuando menos, las siguientes condiciones generales:
2.1. Cuando en los textos publicitarios desee incluirse información financiera, contable o estadística, deberán utilizarse exclusivamente las cifras históricas, salvo aquellas que por su carácter sean variables, v. gr. las del total de depósitos captados, el patrimonio, los activos, número de asociados, indicadores financieros, etc., cuya utilización publicitaria deberá efectuarse identificando claramente el período al cual corresponden.
2.2. Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial ni desconocer el derecho a la libre competencia económica.
2.3. En la difusión de programas publicitarios deberá anotarse la circunstancia de hallarse la entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria y de la inscripción ante FOGACOOP como poseedores del seguro de depósito y la cobertura del mismo.
2.4. En la publicidad deberá utilizarse la denominación o razón social completa de la entidad o su sigla, tal como aparece en sus estatutos sociales.
2.5. Cuando en el momento de la difusión se detecte un error o equivocación en un texto publicitario o en una publicación que contenga cifras o datos financieros, la cooperativa deberá por el mismo medio rectificarla, aclarando el error presentado, sin necesidad de que medie orden particular y expresa de esta Superintendencia y sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.
2.6. Cuando los mensajes publicitarios promuevan servicios financieros tales como tarjetas de crédito o cuentas corrientes, mediante la celebración de convenios con establecimientos de crédito, deberá indicarse la existencia del respectivo convenio y la identificación de la respectiva institución financiera, sin perjuicio de atender, cuando la publicidad sea conjunta, las instrucciones que sobre el particular dicte la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.7. Las afirmaciones y representaciones visuales o auditivas deberán ofrecer claridad, fidelidad y precisión respecto del tipo de servicios que se promueven. Por lo tanto, deben tenerse en cuenta los alcances o limitaciones a que legal y económicamente se encuentre sujeto el servicio respectivo.
2.8. Podrá incluirse referencia a las tasas de interés, las cuales siempre deben ser expresadas en términos efectivos, netas de comisiones y determinando, sin equívocos, el período al que corresponden.
2.9. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En las páginas de Internet o en los mecanismos de similar cobertura, deberá indicarse si la entidad se encuentra inscrita en Fogacoop, el objeto del seguro de depósitos, los titulares de este, las acreencias que se encuentran amparadas y las que se encuentran excluidas y el valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos, de conformidad con el anexo del presente capítulo.
La publicidad que se divulgue a través del mecanismo mencionado deberá ser cierta, suficiente, clara, oportuna y con caracteres destacados, de forma que le permita a los consumidores financieros conocer la información relativa a la existencia, características y funcionamiento del seguro de depósitos.
2.10. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En los extractos de cada producto que cuente con el seguro de depósitos se deberá incluir la expresión: “este producto cuenta con seguro de depósitos”, de conformidad con lo señalado en el anexo de este capítulo. Así mismo, en los productos que no se encuentren amparados por el seguro de depósitos, la cooperativa deberá informar de este hecho al asociado, de una manera clara y precisa, especificando “este producto no se encuentra amparado por el seguro de depósitos”.
2.11. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En las oficinas, agencias y sucursales abiertas al público se deberá fijar un aviso en el cual se indique que la cooperativa se encuentra inscrita en Fogacoop, precisando de manera clara los beneficios de tal inscripción e indicando las características y condiciones de funcionamiento del seguro de depósitos, de acuerdo con lo establecido en el anexo de este capítulo.
2.12. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En toda la publicidad que se divulgue masivamente por escrito deberán atenderse las reglas sobre identidad visual oficial “Seguro de Depósito” contenidas en el anexo de este capítulo.
2.13. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todos los casos, al momento de la contratación, vinculación, apertura o renovación de un producto autorizado, amparado o no con el seguro de depósitos, tendrá que advertírsele al asociado si la entidad está inscrita en Fogacoop, si ese producto se encuentra o no cubierto con el seguro de depósitos y, si lo está, deberá explicársele el objeto del mismo y el valor máximo asegurado cubierto por el seguro de depósitos, así como los productos o acreencias que no se encuentran amparados por el seguro de depósitos, todo de conformidad con el anexo del presente capítulo, y dejar constancia documentada del cumplimiento de esta instrucción.
2.14. <Numeral adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades cooperativas a quienes va dirigida la presente circular deberán capacitar a los funcionarios que ofrezcan productos amparados por el seguro de depósitos acerca de las características de dicho seguro, a fin de que puedan suministrar a los ahorradores información cierta, clara, suficiente y oportuna al respecto.
3. PRÁCTICAS PROHIBIDAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La imagen institucional o las características jurídicas, económicas o financieras de los productos o servicios que se pretenda promover deben ser ciertas y comprobables, guardando total acuerdo con la realidad financiera jurídica y técnica de la cooperativa o del servicio promovido, de tal manera que en todo momento la entidad se encuentre en capacidad de cumplir con los ofrecimientos que realiza a través de los medios publicitarios.
En tal sentido, se entienden prácticas prohibidas, en concordancia con lo dispuesto en literal c) del numeral 5 del artículo 3 del Decreto 186 de 2004, las siguientes:
Ponderar un producto de manera tal que sus bondades o características sean contrarias a la realidad, como sucedería v. gr. en los casos en que se exprese o se insinúe que se cuenta con servicio en línea entre ciudades, o con pantallas de consulta, o que se pueden hacer electrónicamente consignaciones para el pago de servicios públicos, sin que efectivamente ello sea así.
a) Inducir a error a los asociados sobre la extensión o cobertura de los servicios.
b) Ofrecer productos o servicios no autorizados.
c) Utilizar afirmaciones que permitan deducir como definitivas situaciones que en realidad responden a fenómenos coyunturales, transitorios o variables, en relación con el mercado financiero.
d) Utilizar o insinuar ponderaciones o superlativos abstractos que no reflejen una situación exacta, como sucedería con expresiones tales como “somos los primeros”, “los mejores”, “el indicado”, etc., sin decir en qué, en relación con qué o con quienes.
e) <Literal adicionado por la Circular 5 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Indicar que la entidad se encuentra inscrita en Fogacoop sin estarlo, o que cuentan con el seguro de depósito cuando este se encuentra suspendido, o señalar que el producto ofrecido se encuentra amparado por el seguro de depósitos sin ser así.
4. VERIFICACIÓN POSTERIOR. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, deberán conservar los documentos que a continuación se describen, en la gerencia o secretaría general de la entidad o en la dependencia que haga sus veces, a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, para que ésta pueda ejercer el control correspondiente:
a) Todos los documentos y soportes que integren la publicidad, así como aquellos adicionales que permitan identificar los periodos previstos para su difusión, las condiciones y los medios de comunicación que se utilicen al efecto.
b) Comunicación suscrita por el representante legal de la entidad, en la que claramente se pueda evidenciar que se verificó haber dado cumplimiento a todos los requisitos previstos para la difusión de campañas publicitarias y que se estableció la conformidad de la publicidad con la realidad económica y jurídica del servicio de la entidad.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar la suspensión, en cualquier momento y sin previo aviso, de las campañas publicitarias que no se ajusten a lo prescrito para su difusión. En este caso, la cooperativa queda sujeta a un régimen de autorización individual, esto es, que todos los mensajes publicitarios estarán sometidos a autorización previa de esta Superintendencia, hasta que la misma le autorice pasar al régimen de autorización general.
INSTRUCCIONES PARA LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO EN LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, Y MULTIACTIVAS E INTEGRALES CON SECCIÓN DE AHORRO Y CRÉDITO.
<Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
CONSIDERACIONES GENERALES
En desarrollo de lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1121 de 2006 que modificó el artículo 23 de la Ley 365 de 1997, todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito están sujetas al cumplimiento de lo previsto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero – EOSF (Decreto 663 de 1993) y para ello deberán adoptar un Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, en adelante SIPLAFT.
El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que, a través de las instituciones que los integran, sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, (en adelante LA/FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, en su calidad de ente de supervisión, es responsable de velar porque las entidades cooperativas que desarrollan la actividad de ahorro y crédito y se encuentran bajo su supervisión, adopten sistemas adecuados de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo y que tales sistemas operen correctamente, no siendo su objetivo detectar casos concretos de LA/FT dentro de una institución vigilada. Es responsabilidad de las entidades vigiladas hacer todo lo que esté a su alcance para que el SIPLAFT adoptado funcione, de modo tal que en el desarrollo de sus operaciones puedan prevenir ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.
ALCANCE
Las instrucciones contenidas en el presente Capítulo se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo. Este Capitulo XI obliga y está dirigido a las entidades cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria.
Para los efectos de este capítulo, el LA/FT se vincula al riesgo legal y reputacional a que se exponen las citadas entidades, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizadas entre otros para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.
1. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SIPLAFT. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las instrucciones y parámetros que se fijan en este Capítulo, constituyen las reglas mínimas que deben observar las entidades destinatarias del presente Capítulo, en el diseño e implantación de su propio SIPLAFT.
El SIPLAFT se compone de dos fases a saber: la primera corresponde a la prevención y su objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema cooperativo recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo; la segunda, corresponde al control y su propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT o para financiarlas.
1.1. ELEMENTOS DEL SIPLAFT. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades obligadas deberán implementar un Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo - SIPLAFT el cual debe contener como mínimo los siguientes elementos:
-- Las políticas que asumirá la entidad en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del LA/FT,
-- Los procedimientos que se desarrollarán para llevar a cabo el SIPLAFT, los cuales deben contemplar las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección, administración y control de la entidad en el adecuado cumplimiento del SIPLAFT.
-- Los mecanismos e instrumentos que se aplicarán para implementar el SIPLAFT
-- Los órganos con funciones de control con los cuales contará la cooperativa para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento
-- Los reportes relacionados con el SIPLAFT
-- Documentación: requisitos y conservación de la misma
2. POLÍTICAS EN MATERIA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades vigiladas deben contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector solidario, proteger la imagen y la reputación nacional e internacional del sistema cooperativo financiero, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones que ellas realicen.
Por lo anterior, el SIPLAFT debe contener las políticas que fijará el consejo de administración de la entidad para el cumplimiento de las normas sobre LA/FT contenidas en los artículos 102 al 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en la Ley 1121 de 2006.
Las políticas son los lineamientos generales que deben adoptar las entidades obligadas en relación con el SIPLAFT.
Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad, sus funcionarios y la de los asociados.
Las políticas que se adopten deben considerar los siguientes presupuestos:
-- EL SIPLAFT que implementen deberá atender a la naturaleza, objeto social y demás características particulares de cada una de las entidades y abarcar todas las actividades que realizan.
-- El deber de los órganos de administración, de los órganos de control, del oficial de cumplimiento y de todos los funcionarios de la entidad, de verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones relacionadas con el SIPLAFT.
-- Abstenerse de considerar como clientes y de celebrar operaciones con personas que no estén plenamente identificadas.
-- El SIPLAFT debe contener procedimientos más estrictos para la vinculación de clientes que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.
-- La obligación de los directivos y de los funcionarios de la entidad de colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7º del artículo 95 de la Constitución Nacional.
-- La reserva bancaria, cambiaria, bursátil y tributaria no es oponible para los temas de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, según lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1121 de 2006.
-- Garantizar la reserva de la información recaudada y reportada atendiendo lo señalado en el artículo 105 del EOSF, modificado por el artículo 2 de la Ley 1121 de 2006.
-- Las entidades, sus administradores y funcionarios, no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha remitido a la UIAF información sobre las mismas y deberán guardar reserva sobre dicha información.
-- Fijar políticas para prevenir y resolver los conflictos de interés que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de la entidad.
-- La obligación de la administración de establecer las sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SIPLAFT, así como los procedimientos para su imposición
-- El SIPLAFT deberá estar acorde con los estándares internacionales sobre la materia, particularmente, los pronunciados por GAFI y GAFISUD, según lo dispuesto en el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del EOSF.
-- Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de prevención y control del LA/FT
-- El SIPLAFT debe contemplar criterios que le permita a la cooperativa determinar el riesgo implícito en las operaciones que realicen con personas naturales ó jurídicas de países que no aplican las recomendaciones formuladas por GAFI y GAFISUD o los aplican en forma insuficiente y así mismo, establecer el procedimiento a seguir para controlar y/o minimizar el riesgo potencial identificado.
-- Fijar políticas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, e instancias de reporte y consulta entre el Oficial de Cumplimiento y todas las dependencias de la institución.
-- Fijar las Políticas para la conservación de documentos.
3. PROCEDIMIENTOS PARA IMPLANTAR LOS MECANISMOS DE CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El SIPLAFT que adopten las cooperativas debe prever los procedimientos de ejecución y de control que permitan su implementación y funcionamiento, para lo cual deben tener en cuenta como mínimo lo siguiente:
-- Definir e implementar el procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.
-- Definir e implementar los procedimientos necesarios para efectuar un monitoreo especial de las operaciones y/o de los clientes que la entidad haya determinado como de mayor riesgo y reportar los resultados en las condiciones que en cada caso se determinen y a la instancia señalada para el efecto
-- Definir e implementar los procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos e instrumentos de prevención y control que se adopten.
-- Definir e implementar los procedimientos que se aplicarán para: a) la detección de operaciones inusuales; b) la determinación de las operaciones sospechosas y c) el reporte de éstas últimas a las autoridades competentes.
-- Definir e implementar los procesos que deberán realizarse para el conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como para la verificación y actualización de la información suministrada por estos. Estos procedimientos deben permitirle a la entidad tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes.
-- Fijar los procedimientos para aplicar las sanciones por incumplimiento de las normas para controlar el riesgo de LA/FT.
-- Definir e implementar los procesos que permitan dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional.
-- Fijar los procedimientos para la conservación de documentos.
4. MECANISMOS PARA EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El SIPLAFT debe contar con un conjunto de mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT, entre los cuales deben incluirse los siguientes:
-- Conocimiento del cliente
-- Conocimiento del mercado
-- Identificación y análisis de operaciones inusuales
-- Determinación y reporte de operaciones sospechosas
4.1 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El conocimiento del cliente actual o potencial es el primero de los mecanismos de prevención y control.
El conocimiento del cliente implica conocer y contar de manera permanente y actualizada por lo menos con la siguiente información:
-- Identificación del cliente: Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario de solicitud de vinculación que permiten identificar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular como asociado. Cuando se trate de personas jurídicas, se requiere, además, identificar los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación en la entidad.
-- Actividad económica del cliente.
-- Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
-- Características y montos de las transacciones y operaciones de los clientes actuales en la entidad.
El conocimiento del cliente debe permitir a las entidades cuando menos:
-- Contar con la información que le permita comparar las características de las transacciones de sus clientes con las de su actividad económica.
-- Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.
-- Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de sus clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
Las instrucciones sobre conocimiento del cliente deben también aplicarse a las personas naturales o jurídicas que pretendan adquirir activos fijos de la cooperativa ó cuando se trate de bienes entregados en dación en pago de personas no asociadas.
Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la entidad de conocer a su propio cliente.
La vinculación como cliente o celebración de operaciones con personas naturales o jurídicas que se encuentran sometidas a algún tipo de vigilancia estatal o que por virtud de dicha vigilancia deben contar con un SIPLAFT u otro sistema similar de prevención de actividades de LA/FT, no exime a la entidad cooperativa de desarrollar las actividades para un adecuado conocimiento del cliente y de la aplicación integral del SIPLAFT.
4.1.1. Concepto de Cliente.
Para efectos de lo dispuesto en el presente Capítulo, se entiende por cliente la persona natural o jurídica con la que la entidad establece y/o mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad financiera.
Ahora bien, de conformidad con la Ley 454 de 1998, las entidades destinatarias de las presentes instrucciones sólo pueden ofrecer sus servicios financieros a la persona natural o jurídica que ostenta la calidad de asociado; en consecuencia, el concepto de cliente para estas entidades se aplicará a los asociados.
4.1.2. Concepto de Usuario
Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser clientes/asociados, la entidad les presta un servicio.
Las entidades que en desarrollo de la excepción contenida en el artículo 10 de la Ley 79 de 1988, o mediante la celebración de convenios, ofrezcan algunos de sus servicios al público no asociado (distintos a los financieros), deben fijar en el SIPLAFT parámetros y procedimientos para el control de las operaciones que realicen los usuarios de estos servicios.
4.1.3 Formulario de solicitud de vinculación. Diligenciamiento. Confirmación y actualización de la información
Para efectos de lo señalado sobre el conocimiento del cliente, las entidades deben solicitar a sus clientes el diligenciamiento del formato N° 5, en las condiciones indicadas en su instructivo, sin perjuicio de los requisitos de información y documentación adicionales que establezcan las cooperativas, de acuerdo con las características particulares de sus asociados y de los productos y/o servicios que ofrezca cada entidad.
Las entidades que ya cuentan con un formato para vinculación del asociado (cliente) deben verificar que el mismo contenga como mínimo la información señalada en el formato que aquí se adopta para el conocimiento del cliente y conservarse en la entidad a disposición de esta Superintendencia. La modificación de este formato deberá realizarse dentro del mismo plazo establecido en el numeral 10.1 de la presente disposición, y conservarse en la entidad a disposición de esta Superintendencia.
Las entidades, deben asegurarse que el formulario de vinculación del cliente (formato N°5) esté adecuadamente diligenciado y previamente a su aceptación como cliente (asociado) confirmar la veracidad de la información allí contenida.
La entidad debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar por lo menos una vez al año, los datos suministrados en el formulario de vinculación del cliente, que por su naturaleza puedan variar. Para tal propósito en el formato N° 5 se debe informar al cliente de la obligación de actualizar sus datos, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos.
La vinculación de clientes/asociados debe realizarse personalmente y se debe dejar constancia de ello con fecha y hora en el formato N°5. Así mismo se deben dejar consignadas en el citado documento las observaciones sobre el potencial cliente, por parte de la persona que realizó dicho trámite.
Si bien el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos pueden efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista al solicitante, o al representante legal si se trata de persona jurídica. En este evento, la entidad deberá contar con los procedimientos de control que garanticen la adecuada utilización de los medios contemplados en la citada ley.
Copia del formulario de vinculación de cliente/asociado deberá archivarse conjuntamente con los demás documentos del SIPLAF, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 8.3 del presente capítulo.
4.1.4 Personas públicamente expuestas
Los procedimientos para el conocimiento del cliente deben ser más estrictos cuando se trata de personas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, como es el caso de personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. Los citados procedimientos deben incluir la autorización de vinculación por parte del Consejo de Administración
Los citados procedimientos deben incluir la autorización de vinculación por parte del Consejo de Administración y la información adicional de tales clientes relacionada con su actividad económica, capacidad financiera y fuente de los recursos que depositarán en la entidad.
Las entidades deben tener las herramientas, procesos y parámetros necesarios que les permitan identificar a los clientes actuales que respondan a tales perfiles, y realizar un monitoreo más exigente de las operaciones que realicen tales personas.
4.2 CONOCIMIENTO DEL MERCADO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades vigiladas deben diseñar y poner en práctica metodologías y procedimientos que le permitan alcanzar un conocimiento apropiado del mercado correspondiente a cada uno de los productos o servicios que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y poder así compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada entidad.
4.2.1 Segmentación del mercado
Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través de la entidad, éstas deben adoptar criterios de segmentación, y cualquier otro instrumento de similar eficacia que les permita identificar las operaciones inusuales.
Segmento es el rango de mercado dentro del cual se inscribe cada uno de los factores de riesgo LA/FT de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos. Son factores de riesgo como mínimo los siguientes: a) clientes, b) productos/servicios, c) canales de distribución y d) jurisdicciones.
Los instrumentos elegidos para la adecuada aplicación del SIPLAFT y la segmentación adoptada, deben permitirle a la entidad determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado.
4.2.2 Segmentación de los factores de riesgo en relación al mercado
Las entidades deben segmentar cada uno de los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, según la metodología que previamente haya establecido la entidad. Sin perjuicio de cualquier otro criterio que establezca la entidad, deben segmentar atendiendo como mínimo los siguientes:
a) Clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones y monto de ingresos, egresos y patrimonio.
b) Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios.
c) Canales de distribución: naturaleza y características.
d) Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las transacciones.
A través de la segmentación, las entidades deben determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan y compararlas con aquellas que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales.
4.3 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de los clientes/asociados o usuarios, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los criterios y parámetros de normalidad establecidos por escrito por la entidad en el manual, ó respecto de las cuales la cooperativa no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.
El SIPLAFT debe contar con procedimientos específicos que le permitan a la entidad detectar las operaciones inusuales de sus clientes/asociados o usuarios, para lo cual deberá atender como mínimo lo señalado en los numerales 4.2.1 y 4.2.2 de este Capitulo.
La cooperativa debe dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable de su análisis y los resultados del mismo.
4.4 DETERMINACIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes/asociados o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a los criterios objetivos previamente determinados por la entidad, determinar si una operación es o no sospechosa.
El SIPLAFT debe permitirle a la cooperativa efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus clientes/asociados de modo tal que pueda establecer si una operación escapa de lo simplemente inusual, y proceder a calificarla como sospechosa aplicando para ello las políticas y criterios previamente definidos por la entidad en su manual. Para estos efectos, el SIPLAFT debe establecer el tipo de prueba documental que soporte los resultados del análisis y la evaluación realizada, los que se archivarán en la forma prevista en el numeral 8.3 de este Capítulo.
En todo caso, la cooperativa podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, escapan de lo simplemente inusual y a las cuales la entidad no le ha encontrado justificación satisfactoria
Los procedimientos de determinación y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan
5. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El SIPLAFT debe soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos de control previstos por la entidad para la prevención y control del LA/FT, entre ellos los que se señalan a continuación:
-- Señales de alerta.
-- Infraestructura tecnológica; monitoreo y consolidación de operaciones
-- Capacitación.
5.1 SEÑALES DE ALERTA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las señales de alerta son los indicadores cualitativos y/o cuantitativos (tales como hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros, razones financieras) que le permiten a la entidad inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales.
Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.
La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, debe constituir una señal de alerta para la entidad.
5.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA; MONITOREO Y CONSOLIDACIÓN DE OPERACIONES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades deben contar con herramientas tecnológicas, que les permitan implementar adecuadamente el SIPLAFT, especialmente lo relacionado con los mecanismos e instrumentos del Sistema.
El soporte tecnológico de la entidad, debe estar acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño.
El SIPLAFT debe apoyarse en instrumentos que le permitan a la entidad monitorear y consolidar electrónicamente las operaciones que realiza con sus clientes dentro de cada mes calendario, de modo que puedan conocerse tales operaciones discriminadas entre operaciones débito y crédito, cuando sea el caso.
En el caso de consolidación electrónica de operaciones de usuarios, las entidades deberán determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que exponen a la entidad y apoyadas en los criterios previamente establecidos.
5.3 CAPACITACIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las entidades están en la obligación de diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SIPLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad, con énfasis en las políticas, los procedimientos y en los mecanismos e instrumentos de control adoptados por la entidad.
La capacitación debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:
a) Periodicidad anual.
b) Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación.
c) Ser constantemente revisados y actualizados.
d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
e) Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.
6. ÓRGANOS CON FUNCIONES DE CONTROL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El SIPLAFT debe prever mecanismos y procedimientos adecuados de control interno que le permitan a la entidad garantizar el adecuado funcionamiento del SIPLAFT.
Las entidades deben designar personas y definir instancias responsables de efectuar la evaluación y supervisión del diseño y funcionamiento del SIPLAFT, a fin de que se puedan establecer las fallas o debilidades y adoptar las medidas pertinentes para garantizar su adecuado funcionamiento, en especial lo relacionado con los mecanismos e instrumentos definidos en este Capitulo.
Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en el Título V, Capítulo IV de esta circular, a los administradores (consejo de administración y representante legal) y las consagradas en sus propios estatutos, los órganos de administración y control tienen las siguientes funciones específicas en relación con el SIPLAFT:
6.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Al consejo de administración, como órgano permanente de administración de las cooperativas, le corresponde entre otras, las siguientes funciones:
-- Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos que se aplicarán en la entidad y los demás elementos que integran el SIPLAFT.
-- Aprobar el código de ética en relación con el SIPLAFT y sus actualizaciones.
-- Nombrar al oficial de cumplimiento y su respectivo suplente.
-- Pronunciarse sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento, la revisoría fiscal y la auditoria interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
-- Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, teniendo en cuenta las características y el tamaño de la entidad.
-- Designar el funcionario ó la instancia autorizada para exonerar asociados del diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo.
-- Designar el funcionario ó la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación del cliente.
6.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE LEGAL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El representante legal, como ejecutor de las decisiones de la asamblea general y del consejo de administración tiene a su cargo, las siguientes funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT:
-- Someter a aprobación del consejo de administración, en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SIPLAFT y sus actualizaciones.
-- Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas aprobadas por el consejo de administración.
-- Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, según la aprobación impartida por el consejo de administración.
-- Brindar el apoyo que requiera el oficial de cumplimiento.
-- Coordinar y programar los planes de capacitación sobre el SIPLAFT dirigido a todas las áreas y funcionarios de la cooperativa, incluyendo el consejo de administración, la revisoría fiscal y la junta de vigilancia.
-- Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el SIPLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha información.
6.3 REVISORÍA FISCAL. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, a la Revisoría Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades.
En consecuencia, dicho órgano deberá establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y presentar un informe trimestral al Consejo de Administración, sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el SIPLAFT. Igualmente deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento las deficiencias e incumplimientos detectados en esta materia.
En el informe trimestral que presenta el Revisor Fiscal a esta Superintendencia sobre el cumplimiento de los controles de ley, deberá incluir la verificación realizada sobre el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SIPLAFT adoptado por la entidad vigilada.
Así mismo, deberá poner a la brevedad en conocimiento del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SIPLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
6.4 AUDITORIA INTERNA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Si bien el diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de los órganos de administración de cada entidad, las cooperativas que tengan auditoria interna ó quien ejecute funciones similares ó haga sus veces, deberán incluir dentro de sus procesos de auditoria, un programa específico para verificar el cumplimiento del SIPLAFT de cada entidad, basado en los procedimientos de auditoria generalmente aceptados.
Los resultados de estas evaluaciones deberán ser informados a la brevedad al consejo de administración y al oficial de cumplimiento, para que se realicen los análisis correspondientes y se adopten los correctivos necesarios.
6.5 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las cooperativas tienen la obligación de designar un oficial de cumplimiento con su respectivo suplente, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con el artículo 98 de la Ley 795 de 2003.
El oficial de cumplimiento debe cumplir, por lo menos, los siguientes requisitos:
a) Pertenecer como mínimo al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura administrativa de la entidad
b) Ser nombrado por el Consejo de Administración.
c) Ser empleado de la entidad y tener capacidad de decisión.
d) Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de entidad.
e) Contar con el efectivo apoyo de los órganos de administración de la cooperativa.
f) Acreditar capacitación en materia de LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación Nacional para impartir formación en esta materia, en la que conste que su duración no es inferior a 90 horas.
g) No podrá pertenecer a los órganos de control (revisoría fiscal, junta de vigilancia ó auditoria interna) ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal de la entidad.
El oficial de cumplimiento suplente debe cumplir como mínimo, los requisitos establecidos en los literales b) al g) del presente numeral.
Para ejercer su cargo el oficial de cumplimiento, principal y suplente, deben posesionarse previamente ante la Superintendencia de la Economía Solidaria cumpliendo además con los requisitos establecidos en el numeral 3° del Capítulo VIII, Título II de la presente Circular.
Una vez posesionado ante la Superintendencia de Economía Solidaria, la cooperativa deberá informar tal hecho a la UIAF y actualizar dicha información cuando se produzca una nueva posesión.
Para estos efectos, los oficiales de cumplimiento, principales y suplentes, que sean elegidos a partir de la vigencia de las presente Circular, deberán remitir la documentación requerida para su posesión dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su nombramiento por parte del Consejo de Administración.
<Ver Notas de Vigencia> Los oficiales de cumplimiento que ya vienen ejerciendo sus funciones con anterioridad a la expedición de la presente Circular, no requerirán posesión, pero la entidad deberá verificar que cumplan con los requisitos establecidos en este numeral y remitir a esta Superintendencia una certificación en tal sentido, suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente circular.
6. 5.1 Funciones del oficial de cumplimiento
El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones:
Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la ley, en este Capítulo y los que determine la entidad en el SIPLAFT.
-- Participar en el diseño y desarrollo de programas internos de capacitación.
-- Proponer al Consejo de Administración, junto con el representante legal, la actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del código de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la entidad.
-- Reportar a la persona ú órgano designados en el manual, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los empleados, para que se adopten las medidas a que haya lugar.
-- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT, en los términos establecidos en el numeral 8.3 del presente Capítulo.
-- Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos establecidos en los numerales 7.1 y 7.2 del presente Capítulo, individualmente ó con la instancia designada para el efecto.
Presentar personalmente informes trimestrales al Consejo de Administración en el cual trate por lo menos los siguientes aspectos:
-- Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.
-- El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
-- Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los clientes y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los clientes y de los productos y servicios.
-- La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.
-- Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como, los resultados de las órdenes impartidas por el Consejo de Administración.
-- Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.
La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad, ni a los demás empleados de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y reportarlas a la UIAF.
7. REPORTES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El SIPLAFT que diseñe cada entidad debe contemplar la generación de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento de sus propios procedimientos y el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de LA/FT.
7.1 REPORTES INTERNOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Los informes internos son de uso exclusivo de la Cooperativa.
7.1.1. Reporte interno sobre operaciones inusuales
La entidad debe prever dentro del SIPLAFT los procedimientos para que quien detecte operaciones inusuales dentro de la cooperativa, reporte tales operaciones al oficial de cumplimiento. El reporte debe indicar las razones que determinan la calificación de la operación como inusual.
7.1.2 Reporte interno sobre operaciones sospechosas
Como quiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, el SIPLAFT debe prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al oficial de cumplimiento, con las razones objetivas que ameritaron tal calificación.
7.2 REPORTES EXTERNOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Los reportes externos corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF ó a las autoridades competentes, según lo previsto en las normas, a saber:
7.2.1. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y el formato N° 1 de la presente circular. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que le otorguen el carácter de sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad.
Se entiende por inmediato el momento a partir del cual la entidad vigilada toma la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse durante un tiempo razonable. En estos casos no se requiere que la cooperativa tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.
El reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad reportante, ni para los directivos o empleados que hayan participado en su detección y/o reporte, de acuerdo con lo señalado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.
7.2.2. Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas.
Las entidades que no hayan encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, de acuerdo con lo señalado en el instructivo del formato N° 1.
7.2.3 Reporte de transacciones en efectivo.
Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda legal colombiana o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de:
a. Reporte de transacciones múltiples en efectivo: Las entidades deberán reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
b. Reporte de transacciones individuales en efectivo: Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
Las cooperativas obligadas deberán reportar mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo, para lo cual se debe diligenciar el formato N° 2 en las condiciones indicadas en su instructivo.
En el evento que no se realicen tales transacciones, la entidad debe, igualmente, diligenciar el formato con valores en cero (0) y remitirlo a la UIAF en la fecha correspondiente.
7.2.4 Reporte de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo
Aquellos clientes que por el giro normal de sus negocios realicen numerosas transacciones en efectivo pueden ser excluidos del reporte de transacciones en efectivo que debe realizar la Cooperativa a la UIAF.
Copia de los documentos que soportan el estudio realizado para la exoneración del reporte, debe conservarse y archivarse en forma centralizada en cada Cooperativa.
En el manual de procedimientos se deben incluir los requisitos generales que deben cumplir estos clientes para ser exonerados del reporte de transacciones en efectivo a la UIAF. Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.
De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 del EOSF, las cooperativas deben informar a la UIAF, los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo. Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato N°3, en las condiciones indicadas en el instructivo.
Para cada periodo de reporte, las cooperativas deben remitir toda la información de los clientes exonerados vigentes.
En el evento que no exista información que reportar, la cooperativa igualmente, debe diligenciar el formato con valores en cero (0) y remitirlo a la UIAF, dentro del plazo establecido.
7.2.5 Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas
Las cooperativas obligadas deberán remitir información sobre las modalidades de ahorro que ofrece la entidad (activos ó inactivos) tales como depósitos de ahorro (a la vista), depósitos de ahorro a término (CDAT), depósitos de ahorro contractual (ahorro programado) y depósitos de ahorro permanente y los titulares de los depósitos.
Esta información debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del formato N° 4, en las condiciones indicadas en el instructivo.
8. DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIPLAFT. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Los elementos del SIPLAFT implementados por la entidad deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.
La documentación como mínimo deberá:
-- Contar con un respaldo físico.
-- Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.
-- Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.
La documentación deberá comprender por lo menos:
a. Manual de procedimientos del SIPLAFT, el cual deberá contemplar como mínimo:
I. Los elementos del SIPLAFT contemplados en el numeral 1.1 de este Capítulo.
II. Las funciones y responsabilidades de quienes participan en el SIPLAFT.
III. Los procedimientos para el funcionamiento de los elementos del SIPLAFT.
IV. Los procedimientos de control interno y revisión del SIPLAFT.
V. Los programas de capacitación
VI. Los demás procedimientos establecidos por la entidad y los contemplados en esta Capítulo, diferentes a los señalados en los numerales III y IV antes citados
b. El Código de Conducta
c. Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SIPLAFT.
d. Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control.
8.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El manual de procedimientos debe contener todos los aspectos mencionados en el numeral 8 y los demás aspectos que la entidad vigilada considere pertinentes para la prevención y control del LA/FT.
Cualquier modificación en las políticas, mecanismos y procedimientos adoptados por la entidad deberá ser aprobada previamente por el consejo de administración e incorporada al manual de procedimientos; tales cambios deberán informarse a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días siguientes a su aprobación, adjuntando copia del acta del Consejo de Administración en la cual conste la respectiva decisión.
Igualmente deberán informarse a los empleados de la entidad las modificaciones realizadas y remitirse copia actualizada del respectivo manual a todas las dependencias, agencias y sucursales de la entidad, dejando constancia escrita de tal hecho.
Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que se constituyan ó las que obtengan la autorización para ejercer la actividad financiera con posterioridad a la modificación de la presente circular, deberán conservar a disposición de esta Superintendencia, el manual de procedimientos y el Código de Conducta aprobados por el consejo de administración, junto con la copia el acta de la reunión del consejo en la que conste la aprobación de los documentos antes citado; decisión que deberá tomarse dentro de los treinta (30) días siguientes al inicio de sus operaciones ó de la respectiva autorización.
Dentro del mismo plazo, estas entidades deberán tramitar la posesión del oficial de cumplimiento, principal y suplente, ante esta Superintendencia, acreditando el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 3 del Capítulo VIII del Título II de la presente Circular y los señalados en el numeral 6.5 del presente capítulo.
8.2. CÓDIGO DE CONDUCTA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Las “reglas de conducta” a las que hace referencia el numeral 2º del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deben estar contenidas en un código de conducta de imperativo cumplimiento por parte de los órganos de administración, órganos de control y vigilancia y los empleados de la entidad, de manera que sus postulados se observen en cada una de sus actuaciones con un propósito preventivo.
El código de conducta debe ser aprobado por el Consejo de Administración y contener los criterios que sean necesarios para resolver los “conflictos de interés” y anteponer la observancia de unos principios éticos al logro de las metas comerciales, comprometiendo con ello a toda la entidad.
Sin perjuicio de la facultad sancionatoria que tiene la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre sus vigiladas, las cooperativas deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia por parte de sus funcionarios del código de conducta.
8.3 REGLAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
-- El SIPLAFT que adopten las entidades debe señalar el procedimiento que debe seguir la cooperativa para la organización, manejo, conservación y guarda de toda la información relacionada y generada en desarrollo de las actividades de prevención y control del LA/FT, así como los requisitos señalados en el numeral 8 de esta Circular
-- Entre otros aspectos, deben tenerse en cuenta los siguientes:
-- La cooperativa debe disponer la conservación en forma centralizada, con las debidas seguridades, de todos los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de suministrar una información completa a las autoridades competentes, cuando estas los soliciten.
-- Soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los resultados del análisis realizado y constancia de la persona responsable que ejecutó su estudio, archivadas en orden cronológico.
-- Los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, señalados en el numeral 1 del artículo 103 EOSF, deben ser conservados en forma centralizada, debidamente organizados por orden cronológico.
-- Adicionalmente, estos formularios deben organizarse internamente en bases de datos por orden alfabético, número de identificación y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada oportunamente por la entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.
-- La información de los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo, debe conservarse en un archivo centralizado junto con la copia del estudio que se realizó para comprobar la existencia de las condiciones de exoneración. El original del estudio acompañado de los respectivos soportes puede reposar en la correspondiente oficina.
-- Los informes del representante legal, revisor fiscal, auditor interno, oficial de cumplimiento, deben archivarse en orden cronológico, junto con las fotocopias de las actas del consejo de administración donde consta la presentación de tales informes a dicho órgano y de las actas donde conste los pronunciamientos y determinaciones tomadas por el consejo de administración.
La conservación de los documentos relativos al LA/FT debe realizarse por un término mínimo de 5 años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la ley 795 de 2003, con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
-- Que no exista solicitud de entrega de dicha información por parte de las autoridades competentes.
-- Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos números 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.
-- En los casos de fusión e incorporación la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.
-- En caso de liquidación corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 60 del Decreto 2211 de 2004 y el parágrafo del artículo 22 de la Ley 795 de 2003.
9. SANCIONES. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en el presente capítulo, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6 y 7 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, numerales 1 y 2 del artículo 2 del Decreto 186 de 2004 en concordancia con lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.
10. PRÁCTICA INSEGURA. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
La Superintendencia de la Economía Solidaria calificará como práctica no autorizada e insegura la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este Capítulo, conforme lo establecido en el literal c), numeral 5° del artículo 3° del Decreto 186 de 2004, en concordancia con lo establecido en el literal a) del numeral 5° del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
11. DISPOSICIONES TRANSITORIAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
11.1. Actualización del SIPLAFT, del manual de procedimientos, del código de conducta y del formulario de vinculación de asociados (clientes).
Las cooperativas existentes con anterioridad a la modificación de la presente circular, deberán adecuar su SIPLAFT en todas sus partes a lo señalado en la presente Circular dentro de los seis (6) meses siguientes a su entrada en vigencia, y remitir a esta Superintendencia dentro del mismo término certificación en tal sentido suscrita por el representante legal y el revisor fiscal.
11.2. Diligenciamiento del formulario de vinculación del asociado (cliente) (formato N° 5). Las entidades vigiladas deberán obtener la información de sus clientes actuales, diligenciando el formato N° 5, en un plazo máximo de seis (6) meses contados a partir de la entrada en vigencia de la presente Circular.
11.3. Información clientes exonerados. A partir de la entrada en vigencia de la presente Circular, las cooperativas deben tener en cuenta que la exoneración de clientes aplica respecto al reporte de transacciones en efectivo que debe hacer la entidad a la UIAF y no respecto al diligenciamiento del formato de origen de fondos por parte del asociado.
Por lo tanto, la entidad debe verificar que los asociados (clientes) ya exonerados cumplan con las condiciones aquí establecidas y partir de la entrada en vigencia de la presente instrucción, deben exigir a todos sus asociados, el diligenciamiento del formato individual de declaración de origen de fondos, cuando las transacciones superen los límites fijados en el numeral 7.2.3.
11.4. Transmisión de reportes a la UIAF. Teniendo en cuenta el plazo concedido para ajustarse a las modificaciones aquí contenidas, las cooperativas continuarán remitiendo a esta Superintendencia, los reportes de transacciones en efectivo y de clientes exonerados en los formatos vigentes, hasta el reporte correspondiente al mes de noviembre de 2008 (que debe presentarse dentro de los diez (10) primeros días del mes de diciembre de 2008).
Los nuevos reportes a la UIAF se harán de la siguiente manera:
-- Reporte de transacciones en efectivo
El primer reporte de transacciones en efectivo a la UIAF que corresponde al mes de diciembre de 2008, debe presentarse dentro de los primeros 10 días del mes de enero de 2009 en el nuevo formato que se adopta (N° 2) en la presente circular, diligenciado de acuerdo con el instructivo respectivo.
-- Reporte de clientes exonerados
El primer reporte de clientes exonerados a la UIAF, se realizará dentro de los primeros 10 días del mes de enero de 2009, con la información correspondiente al cuarto trimestre de 2008, en el nuevo formato N° 3, de acuerdo con las instrucciones impartidas.
-- Reporte de productos ofrecidos
El primer reporte de productos ofrecidos por las entidades vigiladas (formato N° 4) deberá realizarse dentro de los primeros 10 días del mes de enero de 2009, con la información correspondiente al cuarto trimestre de 2008.
En cuanto a los reportes de operaciones sospechosas y de ausencia de operaciones sospechosas, es de anotar que éstos deben realizarse, en el nuevo formato N° 1, a partir del mes siguiente a la entrada en vigencia de la presente Circular, para lo cual se deben atender las instrucciones impartidas.
RÉGIMEN DE OFICINAS.
1. APERTURA, TRASLADO, CONVERSIÓN Y CIERRE DE OFICINAS. <Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
Toda vez que el literal a) del numeral 2 del artículo 3 del Decreto 186 de 2004, en concordancia con el artículo 8 del mismo precepto legal, facultan al Superintendente de la Economía Solidaria para “Autorizar de manera general o individual, la apertura y cierre de sucursales y agencias en el territorio nacional”, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones para las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito:
1.1 Políticas y criterios para la apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas
La apertura, traslado, cierre y conversión de oficinas de las entidades, que ejercen actividad financiera, sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria deberá necesariamente obedecer al conocimiento integral que los gerentes y administradores (consejo de administración) tengan acerca de los mercados potenciales, de la situación de competencia en las zonas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institución y de la incidencia que tales decisiones tienen sobre su estructura económica y financiera, conocimiento éste que deberá fundamentarse en estudios socioeconómicos y técnicos de factibilidad, donde se determine el punto de equilibrio y la recuperación de las pérdidas iniciales generadas por el proyecto.
Las determinaciones se adoptarán bajo la responsabilidad de los administradores de las entidades (Representante Legal y Consejo de Administración) en desarrollo de las políticas que sobre la materia establezca cada una de ellas y deberán consultar el interés de la comunidad.
1.2 Régimen de autorización general
Las entidades vigiladas, con excepción de aquellas sometidas al régimen de autorización individual previsto en el numeral 1.3 del presente Capítulo, pueden abrir, trasladar o cerrar sus oficinas, sucursales o agencias, sin la autorización previa de la Superintendencia de la Economía Solidaria, cuando cumplan los siguientes requisitos:
a. Estudio de mercado y de factibilidad.
b. Contar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestación del servicio al público.
c. Copia del Acta del consejo de administración donde conste la aprobación de la apertura, cierre o traslado de la oficina correspondiente.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia para su revisión posterior, y en caso de incumplimiento los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas a imponer de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9 del Decreto 186 de 2004.
Lo anterior, sin perjuicio que la Superintendencia pueda ordenar el cierre de la citada oficina por haber omitido el cumplimiento de alguno de los requisitos precitados.
Si transcurridos tres (3) años de apertura de una oficina genera perdidas que comprometen la estabilidad financiera de la cooperativa, se deberá presentar un plan de recuperación para lograr el objetivo, en un plazo no mayor a un (1) año, transcurrido este tiempo de continuar igual se debe proceder al cierre de la sucursal u oficina.
Todas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser informadas a esta Superintendencia, a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al hecho, debiendo remitirse para el efecto copia del certificado del registro mercantil, expedido por el organismo competente que acredite la apertura del nuevo establecimiento de comercio, el traslado o el cierre del existente.
1.3 Régimen de autorización individual
Tratándose de entidades sometidas a vigilancia especial o que se encuentren adelantando programas de recuperación, saneamiento o adecuación de capital, o cuando a juicio de esta Superintendencia se presentan deficiencias en su estructura administrativa, financiera o de gobernabilidad y se hayan requerido ajustes sobre el particular, deberán obtener de manera individual y previa autorización de la Superintendencia de Economía Solidaria para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas.
a. Condiciones de la solicitud: En los eventos en que se haga necesaria la autorización individual antedicha, la entidad interesada deberá presentar solicitud escrita que contenga por lo menos, la siguiente información:
-- Exposición de las razones de mercado, financieras y operacionales que justifican la apertura o traslado que se propone, identificando el acta mediante la cual el Consejo de Administración adoptó la decisión correspondiente.
-- Ubicación precisa del nuevo establecimiento de comercio o de la zona respectiva, su naturaleza (sucursal o agencia), así como la descripción y delimitación geográfica de su área de influencia.
-- Participación de instituciones afines (del sector financiero y del sector cooperativo) en el área de influencia proyectada;
-- Indicación de los siguientes aspectos:
- Inversión estimada para su instalación.
- Horario básico de funcionamiento.
- Horarios adicionales o extendidos.
- Medidas de seguridad que se adoptarán para la prestación del servicio, incluyendo la movilización del efectivo y su respectivo costo.
- Servicios que se pretenden prestar al público.
- Los demás datos de mercado, financieros y económicos propios del estudio de factibilidad, tales como los costos, gastos, gastos diferidos, cargos y asignación básica en cada uno de ellos; los ingresos y costos de los productos que se esperan recibir con base en el nicho de mercado en el que se pretende incursionar, para alcanzar el punto de equilibrio, para el efecto se debe tener en cuenta las instrucciones contenidas en el anexo No. 3 sobre la estructuración estudio solicitud apertura de oficina.
b. Información a la Superintendencia de la Economía Solidaria con posterioridad a la apertura o el traslado de oficinas:
-- Una vez obtenida la autorización pertinente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, deberá informarse a la Superintendencia de Economía Solidaria sobre la puesta en marcha de la decisión, para lo cual deberá adjuntarse certificado de la cámara de comercio o de la entidad competente que acredite el registro respectivo.
-- En caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina, dentro del término indicado, se deberá informar de tal hecho a esta Superintendencia, solicitando la prórroga del término inicialmente concedido en caso en que persista el interés de la entidad en la solicitud inicialmente autorizada.
1.4 Naturaleza de las oficinas
De conformidad con lo establecido en los artículos 263 y 264 del Código de Comercio, las oficinas de las organizaciones que ejercen actividad financiera, sólo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los términos de las disposiciones mencionadas.
En consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas que tengan por objeto la prestación de servicios restringidos, la naturaleza de la correspondiente oficina deberá ajustarse a alguna de las categorías citadas, sin perjuicio de que puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de manera transitoria y temporal mediante el traslado de recursos humanos o técnicos para la prestación de sus servicios por fuera del local de las mismas, a través de puntos de atención, extensiones de caja y corresponsalías no bancarias, caso en el cual deberá informarse previamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicando el tipo de servicio que se ofrecerá, la oficina responsable de las operaciones que se realicen, y el período en el cual se operará en esta modalidad.
Cuando se adopte la decisión de instalar nuevos cajeros automáticos deberá informarse a la Superintendencia de la Economía Solidaria con no menos de quince (15) días hábiles de antelación a la fecha en la que se proyecte iniciar el servicio respectivo, debiéndose expresar el lugar de ubicación del cajero que se pretende instalar.
1.5 Conversión de oficinas
Toda modificación que se efectúe a la naturaleza jurídica de una oficina en funcionamiento deberá ser previamente informada a la Superintendencia de la Economía Solidaria, indicándose la nueva dependencia contable o administrativa de la oficina objeto de conversión.
1.6 Cierre de oficinas
El cierre de oficinas podrá adoptarse dentro del sistema de autorización general. En consecuencia, los mismos podrán hacerse conforme a la decisión adoptada por el Consejo de Administración con base en un estudio que refleje la conveniencia del cierre, la evaluación financiera y el impacto social. De esta decisión deberán ser informados por escrito y con una antelación no inferior a treinta (30) días comunes a la Superintendencia de Economía Solidaria y a todos los clientes de la oficina que se va a cerrar, con indicación expresa de los trámites a seguir respecto de los depósitos y las obligaciones contraídas por cada uno de ellos, y durante el mismo tiempo se informará a través de cualquier medio publicitario al público en general.
1.7 Punto de atención
Se entiende por punto de atención, aquél establecimiento dependiente de una oficina o sucursal, donde sólo se recepcionan documentos y se brinda información de carácter general referente a los servicios que presta la cooperativa, en el cual no se presta servicio de caja. Si se pretende abrir este tipo de establecimiento bastará con informar a la Superintendencia sobre su puesta en funcionamiento con cinco (5) días hábiles de antelación, señalando ubicación, horario de atención y las actividades que allí se pretende desplegar.
1.8 Extensión de caja
Las extensiones de caja son las operaciones de caja que realiza una cooperativa en un establecimiento ubicado en la zona de influencia geográfica de la oficina de la cual dependa, en donde sólo ofrecerá el servicio de uno o dos cajeros, en forma temporal. La extensión de caja reportara diariamente las operaciones por medios electrónicos a la oficina a la cual se encuentra asignada.
La apertura o cierre de cualquiera de éstas no requiere autorización previa sino basta informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria con cinco (5) días hábiles de anticipación a su apertura o cierre.
Para realizar las operaciones, a través de las extensiones de caja, la cooperativa deberá disponer de tecnología apropiada que permita registrar los diferentes movimientos que allí se realicen y deben generar comprobantes que como mínimo deben contener: La identificación de la (s) cuenta (s) involucradas en la transacción, tipo de transacción y la identificación del Terminal. El comprobante podrá contar con un mecanismo de control que permita verificar la autenticidad de la transacción realizada.
En todo caso las cooperativas que presten el servicio de extensión de caja deberán contar con la autorización impartida por el consejo de administración y adoptar las medidas de seguridad necesarias en el espacio físico donde presten el servicio. De igual manera el consejo de administración deberá fijar la cuantía de la póliza que cubra los riesgos de transporte de valores y de los recursos monetarios y logísticos existentes en el establecimiento.
Los requisitos anteriores deberán documentarse y permanecer, como prueba de su cumplimiento, en las instalaciones de la cooperativa, en un archivo especial que debe denominarse Régimen de Oficinas, a disposición de esta Superintendencia para su revisión posterior, y en caso de incumplimiento los administradores quedarán sujetos a las sanciones previstas a imponer de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y numeral 8, artículo 9 del Decreto 186 de 2004.
1.9 Corresponsales no bancarios
El Decreto 3965 de 2006, por el cual se reglamentan los servicios financieros prestados por las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito a través de corresponsales y se dictan otras disposiciones, en su artículo 1 establece las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que cumplan con los requisitos previstos en él, podrán prestar, bajo su plena responsabilidad, los servicios a que se refiere el Artículo 2 del Decreto 2233 de 2006 con excepción de aquellos que no están expresamente autorizados por su régimen legal, a través de terceros corresponsales conectados a través de sistemas de transmisión de datos, quienes actuarán en todo caso por cuenta de tales cooperativas, en los términos del presente decreto en mención.
El artículo 2 ibidem expresa que a las cooperativas de que trata el decreto y a los corresponsales que éstas contraten, les será aplicable el régimen previsto en el Decreto 2233 de 2006, correspondiéndole a la Superintendencia de la Economía Solidaria las funciones previstas en éste para la Superintendencia Financiera de Colombia.
Igualmente, el artículo 3º. ibidem indica que la Superintendencia de la Economía Solidaria sólo podrá autorizar la prestación de servicios financieros a través de corresponsales a las cooperativas de ahorro y crédito y cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que reúnan las siguientes condiciones:
-- Contar con autorización de la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera.
-- Estar inscritos en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas.
-- Demostrar la capacidad técnica necesaria para operar a través de corresponsales, de tal forma que su plataforma tecnológica pueda estar conectada en línea con los terminales electrónicos situados en las instalaciones de los corresponsales.
OBLIGATORIEDAD DE LA INSCRIPCIÓN EN FOGACOOP.
<Circular subrogada por la Circular 6 de 2015>
1. El Decreto 2206 de 1998 dispone la obligatoriedad de la inscripción de cooperativas financieras, cooperativas de ahorro y crédito y cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas “Fogacoop”.
2. Como quiera que la actividad financiera está calificada de “interés público”, toda vez que radica en el manejo, aprovechamiento e inversión de los recursos captados del público, requiere obligatoriamente de la intervención del Estado. De ahí que para su ejercicio es necesaria la autorización previa del ente de control y la consecuente inscripción en el Fogacoop, requisitos que, de ser incumplidos, acarrearán las sanciones fijadas por el legislador. En tal virtud, las cooperativas que deseen ejercer dicha actividad deben sujetarse a las exigencias y requisitos de origen constitucional y legal.
3. Así las cosas, la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, por parte de la Superintendencia de }la Economía Solidaria, conlleva a exigir a las cooperativas a inscribirse ante el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, como quiera que es a través de éste que el Estado garantiza la confianza del público en general, de los ahorradores y de los asociados.
4. Ejercer la actividad financiera sin que la cooperativa autorizada para tales efectos se acoja a las disposiciones legales que regulan el trámite de inscripción ante el Focacoop, se considerará como una práctica insegura y, desde luego, sancionable por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, por cuanto quedarían desprotegidos los ahorros de los asociados ante eventuales riesgos inherentes al ejercicio de la actividad financiera.
En consecuencia, todas las cooperativas en mención deben continuar suministrando la información que soliciten tanto la Superintendencia de la Economía Solidaria como el Fogacoop, con miras a obtener la autorización para ejercer la actividad financiera y la posterior inscripción al Fondo.
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 5 de julio de 2020
Fecha de Diario Oficial: Junio 23 de 2020 (No. 51354)
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