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ARTÍCULO 83. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de rendir el Informe sobre Austeridad y eficiencia en el gasto público, de que trata el Título III de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerent e Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 5 (cinco) días hábiles y tendrá un plazo de 2 (dos) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO.
ARTÍCULO 84. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL EN BOGOTÁ. Los responsables de presentar los Planes de Mejoramiento, de que trata el Título IV de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado Sectorial, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 15 (quince) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 85. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de presentar los Planes de Mejoramiento, de que trata el Título IV de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 3 (tres) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 15 (quince) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
Para la presentación de la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la refrendación y regis tro de la deuda pública, la certificación de la situación de las finanzas del Estado, las estadísticas fiscales del Estado, la auditoría del balance general de la Nación y certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero.
ARTÍCULO 86. RESPONSABLES CON DOMICILIO PRINCIPAL EN O FUERA DE BOGOTÁ. Los responsables de rendir la Información sobre la contabilidad de la ejecución del presupuesto, la refrendación y registro de la deuda pública, la certificación de la situación de las finanzas del Estado, las estadísticas fiscales del Estado, la auditoría del balance general de la nación y certificación de ingresos para efecto de la categorización y seguimiento a los programas de saneamiento fiscal y financiero, de que trata el Título V de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 1 (un) día hábil antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado para Economía y Finanzas Públicas, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN PARA LOS SECTORES DE SALUD Y EDUCACIÓN.
ARTÍCULO 87. DISTRITO CAPITAL DE BOGOTÁ, DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA Y SUS MUNICIPIOS. Los responsables de presentar los Informes sobre las Transferencias de Salud y Educación, de que trata el Título VI de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado del Sector Social.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado del Sector Social, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 88. LOS DEMÁS DEPARTAMENTOS, DISTRITOS Y MUNICIPIOS. Los responsables de presentar los Informes sobre las Transferencias de Salud y Educación, de que trata el Título VI de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL.
ARTÍCULO 89. RESPONSABLES CON DOMICILIO PRINCIPAL EN O FUERA DE BOGOTÁ. Los responsables de presentar el Informe sobre la gestión ambiental territorial, de que trata el Título VII de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado del Medio Ambiente.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado del Sector Medio Ambiente, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
PARA LA PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTA AL CULMINAR UNA GESTIÓN.
ARTÍCULO 90. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL EN BOGOTÁ. Los responsables de presentar la cuenta al culminar una gestión, de que trata el Título VIII de la presente resolución, po drán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Contralor Delegado Sectorial, al cual corresponda el sujeto de control.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Contralor Delegado Sectorial, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO 91. SUJETOS DE CONTROL CON DOMICILIO PRINCIPAL DIFERENTE A BOGOTÁ. Los responsables de presentar la cuenta al culminar una gestión, de que trata el Título VIII de la presente resolución, podrán solicitar prórroga por escrito debidamente motivada, solamente en caso de fuerza mayor o evento fortuito, ante el Gerente Departamental respectivo de la Contraloría General de la República.
Dicha solicitud, deberá ser presentada directamente por los responsables, con anterioridad no inferior a 5 (cinco) días hábiles antes de su vencimiento.
El Gerente Departamental, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
DE LAS SANCIONES.
CAUSALES QUE DAN ORIGEN A LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES.
ARTÍCULO 92. CAUSALES. De conformidad con la Ley 42 de enero 26 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones, en materia de la rendición de cuenta e informes de que trata la presente resolución, las siguientes:
1. No rindan las cuentas que se le exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por la Contraloría.
2. No rindan los informes que se les exijan o no lo hagan en la forma y oportunidad estableci dos por la Contraloría.
3. Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de cuentas.
4. Incurran en forma reiterada en errores u omisiones en la presentación de informes.
APLICACIÓN DEL PROCESO SANCIONATORIO.
ARTÍCULO 93. TIPOS DE SANCIONES. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría General de la República podrá según el caso, imponer sanciones pecuniarias a los responsables, de conformidad con las causales establecidas en el artículo anterior y con los procedimientos, términos y competencias de la Resolución Orgánica No. 05145 de octubre 11 de 2000 o el Acto Administrativo que la modifique.
DE LAS EXCEPCIONES.
ARTÍCULO 94. EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. La forma, período, términos y contenido de la rendición de información de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, sin perjuicio de su naturaleza jurídica, es la contenida en el acto administrativo que expida la Contraloría General de la República, para establecer el reglamento general sobre el sistema único de control fiscal en las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios.
ARTÍCULO 95. PARTICIPACIÓN MIXTA. Cuando en una entidad haya participación de recursos de entes nacionales y territoriales, la vigilancia y control fiscal lo ejercerá la Contraloría del nivel que tenga mayor participación, sin perjuicio que la Contraloría General de la República intervenga cuando lo considere conveniente. En caso de que la participación mayoritaria sea igual, lo ejercerá en forma prevalente la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 96. SITUACIONES CONCURRENTE Y PREVALENTE EN EL CONTROL FISCAL. Cuando en una entidad del orden distrital, departamental o municipal, concurra y prevalezca la competencia de la Contraloría General de la República, se aplicará la presente resolución en lo referente al método de rendición, respecto de los recursos de origen nacional que se transfieran a cualquier título.
ARTÍCULO 97. CONTROL POSTERIOR EXCEPCIONAL. En el ejercicio del control excepcional la Contraloría General de la República, aplicará los lineamientos descritos en la presente resolución, a cualquier entidad del orden territorial según su naturale za jurídica.
DE LAS DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 98. OTRA INFORMACIÓN. La Contraloría General de la República podrá solicitar en cualquier tiempo a las entidades públicas de cualquier orden o particulares que administren, manejen e inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos, cualquier otra información diferente a la que se refiere la presente resolución, que se requiera para el cumplimiento de la misión del Organismo de Control. Para tal efecto la Contraloría General de la República mediante comunicación escrita señalará la Información requerida, el término y el lugar de presentación.
ARTÍCULO 99. INFORMACIÓN REQUERIDA EN EL TÍTULO V. La información requerida en el Título V de esta resolución, se tramitará bajo las normas y directrices que señale la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República, dependencia que coordinará y prestará la asesoría correspondiente, que permita la oportuna presentación y correcto suministro.
La información señalada en el articulado del Título V, que no tenga anexo en esta Resolución, deberá reportarse en los medios, formatos y nomenclatura de cuentas establecidos por la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República.
Cuando la información sea enviada en medio magnético, o correo electrónico las entidades remitentes deberán solicitar a la Contraloría General de la República, las especificaciones de compatibilidad en cuanto a lenguaje y programas.
ARTÍCULO 100. CERTIFICACIÓN INFORMACIÓN TÍTULO V. Los documentos donde conste la información financiera, presupuestal, estadística y de endeudamiento público por cada entidad, deberán ser firmados por el representante legal y por el respectivo Jefe de la Oficina que los elabore, identificando su nombre completo y cédula de ciudadanía.
PARÁGRAFO. Cuando el representante legal delegue la presentación de la información a que se refiere el Título V de la presente resolución, remitirá junto con la información respectiva a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas de la Contraloría General de la República, el acto administrativo por el cual se produce dicha delegación.
ARTÍCULO 101. ARMONIZACIÓN. De conformidad con los numerales 1, 2 y 12 del artículo 268 de la Carta Política, las Contralorías Territoriales podrán adoptar o adaptar la presente Resolución en las materias de su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos de control.
ARTÍCULO 102. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolución deroga las Resoluciones Orgánicas número 05168 de diciembre 13 de 2000, número 05217 de junio 11 de 2001, número 05228 de julio 16 de 2001, número 05242 de agosto 23 de 2001 y demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su expedición y publicación.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 27 de noviembre de 2001.
El Contralor General de la República
Carlos Ossa Escobar.
ANEXOS PARA LA CUENTA ANUAL CONSOLIDADA.
INSTRUCTIVO PARA RENDICION DE CUENTA
VIA TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE INFORMACION
A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
El presente anexo contiene el procedimiento e instrucciones, cuando una entidad opte por la presentación de la Rendición de la Cuenta por TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE INFORMACION, así:
Existen dos métodos:
Vía Correo Electrónico (E-mail) o
Medio Magnético (disquete o Disco Compacto)
1. VIA CORREO ELECTRONICO (E-MAIL).
Si usted escoge esta alternativa tiene 2 opciones:
1.1 Haciendo uso del correo electrónico ( E-Mail) de cada entidad.
1.2 Mediante una cuenta de correo electrónico ( E-Mail ) solicitada a la Contraloría General de la República.
Si usted opta por la opción 1.1 Correo electrónico de cada entidad, debe realizar el siguiente procedimiento:
1.1.1 La entidad debe enviar oficio por correo aéreo o personalmente a la Contraloría General de la República remitido a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, donde informe la dirección de correo electrónico mediante la cual va a enviar la información de la rendición de la cuenta; con una declaración expresa que la información rendida y transferida por este medio, es la única y oficial del sujeto de control, elaborada, avalada y firmada por los funcionarios responsables de cada una de ellas.
1.1.2 El oficio debe estar firmado por el representante legal de la entidad y ser entregado personalmente o por correo aéreo en la Dirección de Archivo Imprenta y Correspondencia - Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, ubicada en el edificio Crisanto Luque Carrera 10 No. 19-64 piso 2 (únicamente).
1.1.3 La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Unica de Recepción de Cuentas e Informes, enviara dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, un oficio donde le confirmará o le rechazará su petición de acuerdo a la prueba que realizó el grupo de la Central Unica de Recepción de Cuentas e Informes para verificar la validez de la dirección del correo electrónico ( E-mail ).
1.1.4 Si es aceptada por la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, la entidad ya puede enviar el correo electrónico adjuntando los archivos, conforme a los nombres de los mismos que se encuentran en este instructivo (cuadro # 1), que debe enviar de acuerdo a lo estipulado en la presente Resolución.
Si usted opta por la opción 1.2 (Mediante una cuenta de correo solicitada a la Contraloría General de la República), debe optar por el siguiente procedimiento:
1.2.1 La entidad debe enviar un oficio remitido a la Dirección de Imprenta Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes, firmado por el representante legal de la entidad, donde solicite la creación de la dirección de correo electrónico ( E-mail ) para realizar la rendición de la cuenta (únicamente para ese fin); con una declaración expresa que la información rendida y transferida por este medio, es la única y oficial del sujeto de control, elaborada, avalada y firmada por los funcionarios responsables de cada una de ellas
1.2.2 El oficio debe ser entregado a la Dirección de Imprenta Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes ubicada en el edificio Crisanto Luque Carrera 10 No. 19-64 piso 2 (únicamente).
1.2.3 La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia – Central Única de Recepción de Cuentas e Informes en concordancia con la Oficina de Sistemas e Informática, enviará dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud un oficio donde le comunicará la dirección de correo electrónico que le fue asignada, el nombre del usuario y el password.
1.2.4 Teniendo la dirección de correo electrónico ( E-mail ) asignada por la Contraloría, debe realizar los siguientes pasos:
Debe tener acceso a Internet.
Ejecutar el navegador de Internet.
En el cuadro Dirección escribir: http://correo.contraloriagen.gov.co
Aparece la ventana de Outlook Web Access (OWA), en la cual se debe digitar el nombre de usuario correspondiente y la tecla ENTER.
Aparece la ventana de validación en la que se debe digitar el nombre de usuario y la clave (asignada por la Contraloría General de la República y comunicada mediante el oficio enviado a la entidad), luego hacer clic en el botón ACEPTAR.
Después se pueden manejar los servicios que tiene el correspondiente buzón de correo electrónico, y puede enviar el correo adjuntando los archivos, conforme a los nombre de los mismos que se encuentran en este instructivo ( cuadro # 1), que debe enviar de acuerdo a lo estipulado en la presente Resolución.
1.2.5 Debe dirigir el correo a la siguiente dirección electrónica rendicion-cuenta@contraloriagen.gov.co. Para la opción que escoja.
1.2.6 En el asunto o subject debe escribir la razón social y Nit de la entidad que envía la información o número de cédula y nombre completo (Particulares que administren, manejen y/o inviertan fondos, bienes y/o recursos públicos), separados por un guión (-). Ejemplo: Bolsa Nacional Agropecuaria-860071250-9.
1.2.7 Debe escribir en el texto del mensaje:
Por medio del presente, el suscrito (nombre del representante) REPRESENTANTE LEGAL de (nombre de la entidad) identificado con cédula de ciudadanía No. _______ Expedida en __________, RINDE LA CUENTA del período fiscal del año 2001.
1.2.8. Debe traer un índice de la información anexa que contenga:
Nombre del Archivo
Contenido
Formato
Tamaño del archivo
Número de registros
Período rendido.
1.2.9. Una vez escrito el texto anterior, se debe insertar el documento que contiene la información rendida de acuerdo a cada tipo de entidad de acuerdo a lo establecido en la presente resolución.
1.2.10 Al recibir y verificar la información según lo estipulado en el punto anterior (1.2.9.), El grupo especial de recepción de la Rendición de la Cuenta e Informes, confirmará el recibo de los archivos enviados, tamaño y número de registro, conforme a los requerimientos de la presente resolución.
1.2.11 Los Archivos que se envíen deben ser previamente vacunados, con el fin de evitar su devolución por presencia de virus en la información.
1.2.12 La fecha de recepción de la Rendición de la Cuenta por transferencia electrónica, es la de la fecha de recibido el E-mail en la Contraloría (fecha del servidor de correo de la Contraloría).
2. MEDIO MAGNETICO (DISQUETE) O CD.
Si usted escoge esta alternativa, debe considerar:
2.1 El medio magnético debe ser un disquete de 31/2 pulgadas, de alta densidad ó CD.
2.2 El disquete o CD debe tener una etiqueta con la siguiente información: Nit y razón social de la entidad que rinde la cuenta, periodo rendido.
2.3 El disquete o CD que enviarán debe ser previamente vacunado, con el fin de evitar su devolución por presencia de virus en la información.
2.4 El disquete ó CD número 1 (uno) debe traer un archivo el cual debe contener la relación de los archivos enviados por la entidad con el nombre de INDICE con la siguiente información como mínimo:
Nombre del Archivo
Contenido
Formato
Tamaño del archivo
Número de registros.
2.5 Los disquetes ó CD deben ser enviados con Oficio remisorio, en el cual se manifiesta que la información contenida en el medio magnético es igual que la rendida en copia dura. Se debe traer la relación de los mismos y debe ser firmado por el representante legal de la entidad.
Nombre Descripción del Archivo
ACB Anexo consignación al Banco de la República a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional.
ACL Acta de Liquidación
BGC Balance General comparado.
BGD Balance General detallado.
BGR Balance General
CCF Conciliación de la cuenta Fondos en tránsito.
CCG Informe de la Cuenta al Culminar la Gestión
CFR Compensación del Fondo Rotatorio de Devoluciones y Compensaciones con la Dirección del Tesoro Nacional
CRA Cuadro Resumen de Avance del Proceso de Depuración de la Cuenta Rentas por Cobrar por Administraciones
CRE Copia de la Resolución o Acto Administrativo en que se Decreta la Liqui- dación
DEF Desembolsos Efectuados
ECE Estado de Manejo de la Cuenta Especial
ECI Resumen evaluación del sistema de control interno
ECO Encuestas Ciclos Operacionales
ECP Estado de cambios en el patrimonio.
ECS Estado de Cambios en la situación Financiera.
ECV Programa de Cobranzas de la Vigencia Siguiente a la Vencida
EDP Evaluación de Denuncias Presentadas ante la Fiscalía por Infracciones a la Ley Tributaria y Cambiaria.
EER Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados.
EFE Estado de flujo de efectivo.
EFV Programa de Fiscalización de la vigencia Siguiente a la rendida
EIC Estado de inversión por categorías.
EIP Estado de Ingreso Comparado con el período anterior, si son entidades diferentes a la DIAN, que recaudan impuestos, tasas, contribuciones, multas o fondos parafiscales.
EPC Informe Ejecución PAC.
EPF Evaluación programa de Liquidación Ejecutado durante la vigencia Rendida.
EPG Información presupuestal de gastos
EPT Estados Presupuestales y Tesorería
ERA Estado de Resultados de la Información Económica, financiera y social.
ERP Información reservas presupuestales
ESP Escritura Pública, con la cual se protocolizó la Información.
EVP Evaluación Programa de Cobranzas desarrollado en la vigencia Rendida
IAPCSP Informe de Administración de Personal y Contratación de Servicios Personales
IPP Informe Sobre Publicidad y publicaciones
IATC Informe sobre Asignación y Uso de Teléfonos Celulares
IATF Informe sobre Asignación y Uso de Teléfonos Fijos
IAVO Informe sobre Asignación y Uso de Vehículos Oficiales
IIMM Informe sobre Inmuebles, Mantenimiento y Mejoras
IAMA Informe sobre Adopción de Medidas de Austeridad
IAE Informe de auditoría externa.
ICA Informe de Composición accionaria.
ICI Informe de control interno.
IEE Informe Estadísticas Educación
IERE Informe Ejecución Recursos en Educación
IES Información Estadística.
IET Informe Ejecución y terminación de la Liquidación
IEP Informe de Ejecución Gastos Personales
IGE Indicadores de gestión.
IGA Informe de la Gestión Ambiental
Nombre Descripción del Archivo
IGAT Informe de la Gestión Ambiental territorial
IAP Informe Avance de los Planes de Mejoramiento
INA Informe de Avance y Ejecución del Proceso liquidador
ING Informe de Gerencia.
INP Información Presupuestal.
IRB Ingreso a Red Bancaria, por conceptos y entidades recaudadoras
IRF Informe del revisor fiscal.
ISC Informe ejecución de ingresos sector central
ISD Informe de ingresos sector descentralizado
NAE Notas y anexos a los estados financieros.
PCA Plan de compras anual.
PE Plan Estratégico.
PA Plan de Acción.
PM Planes de Mejoramiento
RCM Registro Contable de Movimiento Anual
RCL Relación de contratos liquidados durante la vigencia.
RCO Relación de Contratos y Ordenes de Trabajo de Prestación de Servicios Personales.
RCP Relación y monto de los contratos suscritos con recursos públicos.
RCR Relación de contratos de riesgo compartido.
RCS Relación de contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública, contratación directa y urgencia manifiesta.
RHA Reporte de hallazgos de auditoría.
RLD Relación de licitaciones declaradas desiertas y adjudicación directa, si la hubo.
RLP Relación de licitaciones programadas.
SEU Sistema estadístico unificado de deuda
TSIP Transferencias de Salud Informe Presupuestal
TSIC Transferencias de Salud Información Contractual
TSIE Transferencias de Salud Información Estadística
TSEIEGP Transferencias de Salud y Educación Información Ejecución Gastos de Personal
Para efectos de Resolver dudas referente a la resolución de Rendición de la Cuenta, deben considerarse las siguientes instrucciones:
1. Debe entrar a la página Web de la Contraloría General de la República www.contraloriagen.gov.co
2. Dé click en el botón de Rendición de Cuenta, allí aparecerá la resolución, al final encontramos Anexos, Preguntas Frecuentes y Contenido de informes de la cuales usted puede escoger Preguntas Frecuentes.
2.1 Hacer preguntas
Si luego de revisar las respuestas no tiene solución a su inquietud, usted puede colocar el cursor en:
Comuníquenos su inquietud, a este e-mail
rendicioncuenta@contraloriagen.gov.co
donde podrá realizar su pregunta la cual tendrá respuesta en el menor tiempo posible dentro del mismo día de la formulación, a la dirección de correo que usted a escrito.
Nota: Si usted Rinde la Cuenta a través de medio magnético y copia dura; esta debe ser entregada en el edificio Crisanto Luque Carrera 10 No. 19 - 64 Piso 2 Oficina Central Unica de Rendición de Cuentas, teléfonos: 2863085 ó 2860321. (UNICAMEN TE).
PLAN DE COMPRAS ANUAL Y SU EJECUCION.
Este anexo se refiere a la información básica que se debe presentar sobre las actividades realizadas por la entidad para la elaboración, ejecución y seguimiento del plan de compras, teniendo en cuenta tres aspectos fundamentales:
1. Plan de necesidades
El plan de necesidades es el estudio de viabilidad y la especificación de los parámetros que fundamentan la elaboración del plan de compras adoptado para la vigencia fiscal que se está informando:
1.1 Objetivos: Son los resultados que pretende alcanzar la entidad en la determinación de las necesidades de bienes o servicios a adquirir.
1.2 Principales políticas: Son los lineamientos o parámetros establecidos por la entidad en la formulación de las necesidades de los bienes y servicios.
1.3 Metodología para su formulación: Es el procedimiento adoptado por la entidad para establecer los requerimientos de bienes y servicios que serán proyectados en el plan de compras.
2. Plan de Compras
Son las especificaciones presupuestadas por la entidad para la elaboración y ejecución del proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias misionales y de apoyo.
Para la formulación del plan de compras se deben observar los principios de economía, eficiencia y eficacia y equidad dentro de los términos de calidad, cantidad y oportunidad.
La información sobre el plan de compras debe incluir los siguientes aspectos:
2.1 Responsables: Son los funcionarios que estuvieron encargados de la elaboración y ejecución del plan de compras.
2.2 Cobertura: Es el alcance que tendrá el plan de compras conforme a la estructura organizacional de la entidad, identificando la composición del plan a nivel central, seccional o regional (si se encuentra descentralizada o desconcentrada la entidad).
2.3 Período: Se debe especificar cuales son los tiempos de su ejecución (mensual, bimensual, trimestral o semestral).
2.4 Composición: Se debe detallar:
Rubros que afectan la adquisición de bienes o servicios: compra de equipos, materiales y suministros, mantenimiento, etc.
Valor de los registros presupuestales, sus modificaciones y su valor ejecutado.
Modalidad de adquisición: proceso licitatorio, contratación directa, orden de trabajo, etc.
Cantidades adquiridas
2.5 Metodología: Se describe el procedimiento adoptado por la entidad para la elaboración y ejecución del plan de compras.
3. Seguimiento y monitoreo al plan de compras:
3.1 Acciones de Control: Son las actividades que se desarrollan para la evaluación y seguimiento al plan de compras.
3.2 Período: Son los tiempos establecidos para la evaluación y seguimiento a la ejecución del plan de compras (cronograma de actividades).
3.3 Responsables: Son los funcionarios que están encargados de la evaluación y seguimiento al plan de compras.
3.4 Resultados de evaluación: Es la descripción de las observ aciones y recomendaciones efectuadas en la evaluación y seguimiento del plan de compras.
INFORME SOBRE CONTROL INTERNO.
<Anexo modificado por el artículo 1 de la Resolución 5459 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:>
En el marco de las directrices impartidas por el Gobierno Nacional dentro de la política de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, específicamente la de armonizar los controles internos y externos para garantizar, entre otros, el buen uso de los recursos públicos, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la Contraloría General de la República y la Contaduría General de la Nación, han avanzado en la estandarización de la metodología sobre la elaboración y rendición de informes sobre los Sistemas de Control Interno Institucionales, para lo cual se ha redefinido la estructura del informe, a efectos de satisfacer las necesidades de información de estas tres instancias.
En este sentido, se revisó y ajustó la Encuesta Referencial y se eliminó el Informe Anual de Control Interno Contable, convirtiéndose en un capítulo del cuerpo del Informe, precisando los aspectos relevantes en el seguimiento de la calidad de la información financiera, económica y social.
Para este año, la Encuesta Referencial permite que una vez diligenciada en su totalidad, se obtenga automáticamente la calificación de la matriz, lo cual servirá de parámetro para la evaluación final del Sistema de Control Interno de la entidad. Para el diligenciamiento de la Encuesta Referencial se seguirá el Instructivo expedido para el efecto por el Consejo Asesor.
Igualmente, se mantienen los lineamientos de la "Guía Metodológica para el Fortalecimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno", donde se brindan los parámetros conceptuales y técnicos para una mejor comprensión de cada una de las fa ses, de sus componentes y los factores de valoración.
Estructura del informe
1. Carátula o portada.
2. Indice o tabla de contenido.
3. Introducción, en la cual se debe precisar:
Objetivo de la evaluación del Sistema de Control Interno.
Alcance del informe: Cobertura.
Metodología: Técnicas empleadas para efectuar la evaluación.
4. Resumen gerencial de todo el proceso de evaluación efectuado. Se recomienda que la información allí incluida no exceda de tres (3) páginas. Este resumen contendrá:
Concepto del Jefe de la Oficina de Control Interno. Debe expresar el nivel de desarrollo del Sistema, resultante de las evaluaciones adelantadas durante todo el año por la Oficina, complementadas con la aplicación de la Encuesta Referencia (anexa) y su evolución frente al año anterior.
Relación de las fortalezas y debilidades del sistema.
Acciones de mejoramiento emprendidas durante el período.
Relación de los hallazgos relevantes resultantes de las actividades de evaluación que fueron determinados como producto de la labor de la Oficina de Control Interno respectiva, identificando para cada uno de ellos su causa, efecto y cuantificación (si esta última está determinada).
5. Cuerpo del informe
5.1 Descripción de las acciones llevadas a cabo dentro de la organización respecto de cada una de las cinco fases del sistema, a saber: 1. Ambiente de Control. 2. Administración del Riesgo. 3. Operacionalización de los elementos. 4. Documentación, y 5. Retroalimentación.
5.2 Encuesta Referencial consolidad por la entidad.
No. Criterio de evaluación Puntaje 1 a 5
Ambiente de Control
Principios y valores
1 1 ¿La participación de los funcionarios en la identificación de los valores
corporativos ha sido?
2 2 ¿El aporte de la identificación de los valores al fortalecimiento de la
cultura organizacional ha sido?
3 3 ¿Los medios de difusión para promover e interiorizar los principios
y valores corporativos son?
Compromiso y respaldo de la Alta Dirección
4 1 ¿Se percibe y se asume el compromiso de la Alta Dirección
con el Sistema de Control Interno?
5 2 ¿Ha involucrado la Alta Dirección, en la implementación del Sistema
de Control Interno a otros niveles de la organización?
Cultura del autocontrol
6 1 ¿El conocimiento de la misión, visión, normas, planes, programas
y proyectos en todos los niveles de la organización es?
7 2 ¿La capacitación adelantada en la organización para sensibilizar
y fortalecer la cultura de autocontrol es?
8 3 ¿En qué medida el autocontrol se está reflejando en el ambiente
organizacional?
9 4 ¿El compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia
de los funcionarios en la organización es?
Cultura del diálogo
10 1 ¿La generación de espacios en la organización para el diálogo es?
11 2 ¿Las opiniones y aportes de los servidores públicos contribuyen
a la toma de decisiones en la organización?
12 3 ¿La claridad y fluidez de la información en la entidad es?
Administración del riesgo
Valoración del riesgo
13 1 ¿En la organización, la identificación de los riesgos es?
14 2 ¿El conocimiento por parte de los funcionarios sobre la existencia
de riesgos en el desarrollo de sus tareas es?
Manejo del riesgo
15 1 ¿La participación de las dependencias en la formulación de acciones
para el manejo de riesgos es?
16 2 ¿El conocimiento que tienen los servidores sobre los planes
para el manejo de los riesgos de la organización es?
17 3 ¿La implementación de las acciones previstas en el plan
de manejo de riesgos es?
Monitoreo
18 1 ¿El seguimiento al cumplimiento de las acciones contempladas
en el plan de manejo de riesgos es?
19 2 ¿En qué medida la revisión de los planes de manejo de riesgos
permite introducir los correctivos necesarios?
Operacionalización de los elementos
Esquema organizacional
20 1 ¿La estructura organizacional responde a los objetivos, misión
y procesos institucionales?
21 2 ¿La adaptación de la organización a los cambios internos
y del entorno es?
22 3 ¿La oportunidad en la toma de las decisiones en la organización es?
23 4 ¿La respuesta oportuna de la organización en la prestación
de los servicios o productos es?
Planeación
24 1 ¿La identificación de los principales instrumentos
para la planeación institucional es?
25 2 ¿Se considera que hay una relación estratégica entre los objetivos
de la entidad con los programas, proyectos y planes operativos
de cada dependencia?
26 3 ¿La coherencia de la planeación corporativa con las políticas de Estado
y el Plan Nacional de Desarrollo es?
27 4 ¿Existe participación por parte de los servidores, sobre la planeación
de la organización?
28 5 ¿Existen mecanismos efectivos para el seguimiento de lo planeado?
Procesos y procedimientos
29 1 ¿La identificación de los procesos misionales y de apoyo es?
30 2 ¿El mecanismo para la revisión y actualización de los procesos
y procedimientos que mejoren la gestión es?
31 3 ¿El establecimiento e identificación de los puntos de control
en los procesos es?
32 4 ¿La designación de los responsables en la administración y ejecución
de los procesos y procedimientos en la organización es?
Desarrollo del Talento Humano
33 1 ¿La existencia de información básica y actualizada de los servidores
de la entidad es?
34 2 ¿La oportunidad en la atención a las diferentes situaciones de orden
administrativo que solicitan los funcionarios de la entidad es?
35 3 ¿La formulación y ejecución de los planes de bienestar es?
36 4 ¿El fortalecimiento de las competencias personales e institucionales
a través del plan de capacitación es?
Sistemas de información
37 1 ¿La capacitación a los servidores de la entidad sobre tecnologías
de la información es?
38 2 ¿La automatización de los procesos de la organización es?
39 3 ¿La coherencia de la información que fluye en la organización es?
40 4 ¿La planeación para el desarrollo informático de la entidad es?
41 5 ¿La implementación de mecanismos que garantizan la seguridad
de la información es?
42 6 ¿La confiabilidad, oportunidad, integridad y precisión de la información
como base para la toma de decisiones en la organización es?
Democratización de la Administración Pública
43 1 ¿La sensibilización y capacitación a los funcionarios de la entidad
y usuarios sobre la participación ciudadana es?
44 2 ¿La existencia y utilización de canales de comunicación entre
la entidad y los usuarios o comunidad es?
45 3 ¿El grado de recepción de propuestas de la comunidad en pro
al mejoramiento institucional es?
Mecanismos de verificación y evaluación
Autoevaluación
46 1 ¿La existencia de instrumentos o herramientas actualizados
para la autoevaluación institucional es?
47 2 ¿Los instrumentos de verificación y evaluación permiten medir
el cumplimiento de la gestión institucional?
48 3 ¿En qué medida la participación de los funcionarios en la
autoevaluación conduce al mejoramiento continuo de la gestión
institucional?
Unidad u Oficina de Control Interno
49 1 ¿Para el mejoramiento de la gestión institucional, los aportes
de la Oficina de Control Interno son?
50 2 ¿La asesoría de la Oficina de Control Interno, frente a los diferentes
procesos y área de la organización es?
51 3 ¿El desarrollo de programas por parte de la Oficina de Control
Interno o quien haga sus veces, para fomentar la cultura de autocontrol es?
52 4 ¿El seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno o quien
haga sus veces, a sus recomendaciones, es?
Documentación
Memoria institucional
53 1 ¿La conservación, disponibilidad, consulta y seguridad de la
información está acorde con la normatividad vigente?
54 2 ¿La existencia de memoria institucional formal que permita
la adecuada toma de decisiones en la organización es?
Manuales
55 1 ¿La existencia de manuales de funciones, procesos y procedimientos,
y técnicos actualizados es?
56 2 ¿La participación de los servidores en la elaboración de los
manuales de procesos y procedimientos es?
57 3 ¿La coherencia de los diferentes manuales con el quehacer
institucional es?
58 4 ¿El conocimiento y aplicación de los manuales por parte de los servidores
es?
Documentación de la normatividad
59 1 ¿El acceso para consultar la normatividad tanto general como
específica de la organización es?
60 2 ¿La existencia de unidad de materia en los actos administrativos
internos es?
61 3 ¿El grado de difusión de las disposiciones internas y externas es?
Retroalimentación
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
62 1 ¿El conocimiento sobre la existencia y funciones del Comité
de Coordinación del Sistema de Control Interno es?
63 2 ¿La contribución de las propuestas que hace el Comité para el
mejoramiento institucional es?
Planes de mejoramiento presentados a la Oficina de Control
Interno y a la Auditoría General de la República
64 1 ¿La oportunidad de los planes de mejoramiento es?
65 2 ¿La concertación con los responsables de las áreas o los procesos
en la definición de los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas es?
66 3 ¿Los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas, consideran
las observaciones y recomendaciones de la Oficina de Control Interno
y de los entes externos de control?
67 4 ¿En qué medida los planes de mejoramiento se están cumpliendo
de acuerdo con lo concertado?
Seguimiento
68 1 ¿La oportunidad en el seguimiento para la toma de decisiones es?
69 2 ¿La contribución del seguimiento para la evaluación y ajuste de los
planes de mejoramiento es?
70 3 ¿El acompañamiento de la Oficina de Control Interno
a los responsables de la toma de acciones correctivas
y de mejoramiento es?
5.3 Matriz de calificación.
6. Control interno contable (ver anexo).
7. Forma y lugar de presentación del informe.
Este informe se remitirá en medio impreso y magnético a la Contraloría General de la República como anexo número 3 de la Rendición de la Cuenta, el cual servirá de insumo y se tendrá en cuenta en el Método de Evaluación y Calificación que aplique esta entidad para determinar el grado de eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno de las entidades.
La "Guía Metodológica para el Fortalecimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno", la "Encuesta Referencial", la "Matriz de Calificación" con su instructivo correspondiente, están a disposición en la página web del Departamento Administrativo de la Función Pública, www.dafp.gov.co, o en las instalaciones de la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites de este Departamento Administrativo, ubicada en Bogotá en la carrera 6a. número 12-62, piso 5o., Conmutador 3344080-85, extensiones 208, 154, 165. Telefax 3412120 y el teléfono 3360686.
ANEXO
(Control Interno Contable)
Avances en el mejoramiento de la calidad de la información contable. Con base en las actividades adelantadas al interior de las entidades y organismos públicos en las tres (3) evaluaciones cuatrimestrales de carácter interno, se deberá indicar el estado de cumplimiento de las actividades establecidas en el numeral 5 de la Circular Externa 042 de 2001 expedida por el Contador General de la Nación, relacionadas con:
1. La existencia y cumplimiento de políticas y planes sobre necesidades de información presupuestal, contable y financiera por parte de la entidad.
2. Comprobación de la existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados según lo establecido en el acápite 1.2.7.2 del Plan General de Contabilidad Pública, el ordenamiento y disposición de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha a la cual se lleva el registro en los libros principales y auxiliares de las operaciones de la entidad, en el momento de la verificación. La existencia de políticas de seguridad sobre el manejo de copias de respaldo de la información en lugar distinto a la sede de la entidad.
3. Determinación de planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el Proceso de Contabilidad de forma oportuna.
4. Verificación de la causación oportuna de ingresos, gastos y costos, según la naturaleza del ente público.
5. La existencia y efectividad de procedimientos administrativos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la elaboración oportuna de informes relacionados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos y la oportunidad en la legalización de los avances.
6. Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, examinar los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.
7. Verificación, si es del caso, de la existencia de mecanismos de control para la colocación y redención de Inversiones y sus actividades relacionadas.
8. Establecimiento de medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realización periódica de toma física de inventarios y conciliación de saldos con la Contabilidad.
9. Medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes y demás bienes asociados al manejo del disponible.
10. Existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.
11. Determinación de políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al Patrimonio de la entidad, lo que incluye seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada.
12. Evaluación de los procesos de depuración de saldos en los rubros de Rentas y Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores, que contribuyan a garantizar la razonabilidad de los estados e informes contables.
13. Existencia y pertinencia de procedimientos de control para soportar la conciliación de saldos relacionados con los valores correspondientes a Pensiones de Jubilación –cálculos actuariales–, cesantías consolidadas y sus intereses, operaciones de Crédito Público y manejo de Deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos.
14. Determinación de la existencia y cumplimiento de planes de compras, funcionamiento de comités de adquisiciones y cumplimiento de las políticas sobre los procesos de contratación de adquisición de bienes y servicios.
15. Evaluación, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, del proceso adelantado por el área financiera y contable del ente público, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades y cuentas relacionadas de que trata el formato CGN-002. Este proceso debe incluir la realización de confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.
16. Para las entidades y organismos pertenecientes al nivel nacional y cubiertos por el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, se deberá verificar la existencia del proceso de conciliación de los saldos registrados en el Sistema con los consignados en sus sistemas alternos o "paralelos", si llegaren a existir y por el tiempo que se mantengan.
17. Presentación oportuna de los informes cuatrimestrales sobre la evaluación del Control Interno Contable, por parte de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
18. Si se trata de una entidad del nivel nacional obligada al procedimiento del empalme en el año 2002, indicar si fue cumplido conforme a lo establecido en la Carta Circular 35 de 2002.
19. Indicar el sentido del último dictamen sobre el Balance General de la entidad por parte de la contraloría respectiva y/o el revisor fiscal, si lo hubiere.
20. Verificar la respuesta oportuna a los requerimientos realizados por la Contaduría General de la Nación en la vigencia 2002.
21. ¿Están registrados todas las compras y contratos de la entidad en el SICE y el SIIF?
22. ¿Existen procedimientos para registrar todos los pagos de Tesorería y Obligaciones Financieras de la entidad en el SIIF?
23. ¿Existen procedimientos para registrar en el SIIF los pagos aprobados en el PAC?
Saneamiento contable. Se deberá indicar adicionalmente de manera sumaria, con relación al cumplimiento de la Ley 716 de 2001, el Decreto 1282 de 2002 y la Circular Externa 050 de 2002, expedida por el Contador General:
1. Si se ha constituido el Comité Técnico de Saneamiento Contable.
2. Si se encuentra hecho el diagnóstico de las operaciones objeto de depuración y si existe un Plan de Saneamiento.
3. Qué actividades ha adelantado la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces para dar cumplimiento al artículo 8o. de la Ley 716 de 2001 sobre evaluación al saneamiento contable de la entidad u organismo respectivo.
PLAN ESTRATEGICO Y PLANES OPERATIVOS.
El presente anexo contiene la información básica que se debe reportar sobre el Plan Estratégico y los Planes Operativos. La terminología descrita puede variar de una entidad a otra; por lo tanto, lo importante es satisfacer el concepto presentado para cada uno de los componentes de los Planes.
1. Plan Estratégico
El Plan Estratégico es la formulación de la política directiva y corporativa para cumplir y desarrollar en varios años; lo que es, quiere ser, sus principios, objetivos y las estrategias, que regirán a la entidad durante un período determinado.
– Visión Corporativa: Entendida como una declaración amplia y suficiente, de qué hará y dónde quiere estar la entidad, dentro de tres o cinco años.
– Misión Corporativa:Entendida como la descripción de la formulación de los propósitos de una organización que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de esos propósitos.
– Principios Corporativos: Conjunto de valores, creencias y normas que enmarcan la vida de la organización.
– Objetivos Generales: Son los resultados a largo plazo que se esperan lograr, para hacer real la misión y la visión de la entidad.
– Estrategias:Son las acciones que se realizarán para mantener y soportar el logro de los objetivos generales de la entidad.
– Fecha y Período: Se debe indicar la fecha de formulación del Plan Estratégico y el periodo de cubrimiento en años.
2. Planes Operativos
Los Planes Operativos son las programaciones específicas y puntuales de actividades, recursos y responsables, por lo general a un año, para alcanzar los Objetivos programados dentro del Plan Estratégico.
La siguiente Información se debe reportar para cada uno de los planes operativos que haya formulado la entidad para el cumplimiento del plan estratégico, así:
– Areas Involucradas: Hace referencia a las dependencias de la entidad dentro de las cuales se deben lograr los resultados previstos. Puede referirse también a un proceso o ciclo (por ejemplo: producción, contratación, dirección, compras, etc.)
– Actividades: Son el conjunto de tareas o acciones específicas que se han programado para alcanzar los resultados planteados en los planes operativos.
– Recursos: Descripción de los recursos de talento humano, físicos, tecnológicos y financieros que se programan para cada una de las actividades de los planes operativos.
– Responsables: Son los funcionarios encargados de desarrollar cada una de las actividades a cumplir en los planes operativos.
– Período: Tiempo en que se programa llevar a cabo los Planes Operativos.
– Indicadore s Claves de Rendimiento: Son las unidades de medida gerenciales, mediante las cuales se evalúa el desempeño y rendimiento de la entidad en cuanto a los planes operativos, actividades, recursos y responsabilidades.
– Seguimiento: Hace referencia a una descripción breve sobre las técnicas de seguimiento y sus resultados en la evaluación sobre el cumplimiento de los planes operativos y sus diferentes actividades programadas.
– Acciones Correctivas: Descripción puntual de las acciones correctivas que se hayan realizado sobre actividades (como por ejemplo en tareas, tiempos, recursos, responsables) para ajustar los planes operativos y garantizar el logro de los resultados.
Nota: Finalmente en la información suministrada se debe hacer referencia, sobre si la entidad ha formulado planes de contingencia como estrategia alterna para el logro de la misión y objetivos corporativos.
INFORMACION CONTRACTUAL.
Este anexo tiene como propósito establecer los parámetros que se deben tener en cuenta al diligenciar la información correspondiente a la gestión contractual de la vigencia que se está reportando. Al respecto se debe considerar lo siguiente:
I. El sujeto de control deberá rendir la información contractual con base en la complejidad de la entidad, conforme a la clasificación realizada por la Contraloría General de la República, así:
Entidades de baja complejidad, contratos mayores a 30 salarios mínimos mensuales
Entidades de media complejidad, contratos mayores a 60 salarios mínimos mensuales
Entidades de alta complejidad, contratos mayores a 90 salarios mínimos mensuales
Nota: La anterior complejidad de cada entidad, se puede consu ltar en la Página WEB de la Contraloría General de la República: www.contraloriagen.gov.co
II Los contratos y órdenes de trabajo de prestación de servicios personales deben relacionarse en su totalidad, sin importar su cuantía.
III. La información por suministrar sobre la gestión contractual es la siguiente:
1. En cada una de las relaciones de los contratos suscritos durante la vigencia por licitación pública nacional o internacional, por contratación directa y por urgencia manifiesta, se debe mencionar:
Relación numérica continua de los contratos informados
Nombre o razón social del contratista y su identificación o Nit
Domicilio y dirección del contratista
Configuración jurídica del contratista (unión temporal, consorcio etc).
Objeto del contrato
Clase de contrato (Servicios, Suministro, Mantenimiento y/o Reparación, Obra, Fiduciario, Consultoría, Concesión, Asociación, otros)
Registro presupuestal Inicial
Valor Inicial del contrato
Valor del Reajuste (Si se efectúo)
Registro Presupuestal y Reajustes
Término Inicial del contrato
Prórroga o renovación en tiempo (Si se otorgó)
Establecer quién efectúa la interventoría de los contratos
Porcentaje de Ejecución
Lugar de ejecución del contrato
Fecha de Terminación
Nota: Para el caso de los contratos realizados mediante la figura de urgencia manifiesta, se debe mencionar los motivos que determinaron tal declaratoria.
2. Contratos y Ordenes de Trabajo de Servicios Personales
Relación numérica continua de los contratos y órdenes de trabajo informados
Nombre del contratista y su Identificación
Domicilio y dirección del contratista
Objeto del contrato u orden de trabajo
Registro presupuestal Inicial
Valor Inicial del contrato u orden de Trabajo
Valor del Reajuste (Si se efectúo)
Registro Presupuestal y Reajustes
Término Inicial del contrato u Orden
Prórroga o renovación en tiempo (Si se efectúo)
Establecer quién efectúa la interventoría de los contratos
Tiempo de Ejecución del Contrato u Orden de Trabajo
Lugar de ejecución del contrato
Fecha de Terminación.
3. Relación de contratos liquidados durante la vigencia
Además de la información solicitada en el punto anterior, se deberá reportar la siguiente información:
Fecha de liquidación
Determinar si el contrato se encuentra en proceso de sanción o en proceso judicial
4. Relación de licitaciones programadas
Registro de la disponibilidad presupuestal que soporta la licitación
Objeto de la licitación
Fecha de apertura de la licitación.
5. Relación de licitaciones declaradas desiertas
Además de la información solicitada en el punto anterior, se deberá reportar la siguiente información:
Número y fecha del acto administrativo en que se declaro desierta la licitación
Motivos que dieron origen a la declaración de desierta.
6. Relación de Contratos de Riesgo Compartido
Si la entidad suscribió este tipo de contratos debe informar respecto de los mismos:
Modelos Económicos (Inicial y Ajustes año a año)
Estados Financieros (Resolución 061/97 C.R.T. y Ley 37/93)
Notas a los Estados Financieros.
INFORMACION ESTADISTICA.
Aspectos Generales:
La información sobre las estadísticas es la relación cuantificada de una serie de variables que expresan o explican los resultados de las actividades adelantadas por el sujeto de control, en desarrollo del cumplimiento de su misión y/o objeto social.
Esta contempla:
Actividades misionales y/o del objeto social que fueron atendidas durante el periodo a informar.
Las estadísticas de cobertura de los anteriores conceptos, y
El recurso humano involucrado en la gestión de la entidad.
Al definir la entidad o sujeto de control los patrones de medida utilizados en sus estadísticas, estos deben respetarse hacia el futuro con el fin de poder guardar homogeneidad en cada uno de los periodos y asimismo conservar las series de tiempo.
Es importante que una vez definidos los conceptos consignados en la información presentada, se utilicen estos mismos en períodos de información futuros, con el fin de observar una homogeneidad respecto al contenido y presentación de la información solicitada para los diferentes períodos.
Se pueden dar eventos o circunstancias que hagan cambiar los conceptos y su justificación obedece a muchas razones, entre ellas se pueden mencionar: la prescripción y actualización de principios; procedimientos y técnicas contables y financieras, registros, etc. establecidos por el Contador General de la Nación; el cambio del objeto social; la fusión y/o la transformación de un ente económico, lo cual genera cambios relevantes en las actividades económicas y productivas de bienes y/o servicios. Estas situaciones deben indicarse cuando se dé la ocurrencia de los hechos en el período para rendir la información.
Todos los valores monetarios transcritos en este anexo deben expresarse en miles de pesos, excluyendo cifras decimales, para lo cual se aproxima por exceso o defecto al dígito anterior o siguiente respectivo.
Para brindar la información se pueden utilizar, si así lo desean, los formatos que tradicionalmente se han empleado para este efecto.
1. Actividades misionales y/o del objeto social:
1.1. Relación de Bienes, servicios, actividades administrativas, relacionadas por la entidad
Esta información corresponde a todos y cada uno de los bienes y servicios producidos y/o prestados por la entidad y que hacen parte de la misión y cumplimiento de su objeto social, establecidos por ley y/o enmarcados en una escritura de constitución.
1.2 Número de funcionarios involucrados
Es el personal vinculado y relacionado con las anteriores actividades, trátense de trabajadores o empleados, con o sin vínculo laboral y que intervienen directamente en los procesos o actividades misionales.
1.3 Precio de Venta de los bienes y servicios
Es el precio de venta del bien o servicio cuando estos se cobran al público en general o a la sociedad. Esto sucede con las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta y ciertas entidades que aunque no tengan las calidades anteriores, originan unos ingresos propios; por ejemplo: matrículas, pensiones, licencias y permisos, patentes, pasaporte, visas, certificados, etc.
1.4 Cantidades producidas o suministradas y su unidad de medida
Es necesario que para todos los bienes, servicios, o actividades administrativas, realizados por la entidad que se expresen las cantidades producidas o suministradas.
A fin de contextualizar la información suministrada se debe señalar Unidad de Medida, la cual corresponde a la métrica utilizada en la identificación y cuantificación del bien o servicio generado o atendido, como por ejemplo: unidades, decenas, gruesas, centímetros, yardas, metros, kilómetros, centímetros cúbicos, litros, galones, barriles, camas, pacientes, vacunas, etc.
1.5 Valoración económica
Es la metodología para establecer la Valoración económica de las actividades, servicios o trámites administrati vos que presta o suministra a la sociedad, en especial, de aquellos que son a título gratuito y que por su naturaleza no es posible establecerle un valor comercial o precio, se debe suministrar esta información.
2. Estadísticas de Cobertura
Una forma de medir el principio de eficacia es mediante el análisis de las estadísticas de cobertura. Para esto es necesario manejar los siguientes conceptos: universo de población, población objetivo y población atendida, en combinación de la participación en el mercado a nivel nacional, departamental y municipal, según sea el caso.
Puesto que la cobertura de servicios o actividades que desarrollan las entidades del Estado, no necesariamente se dirigen a la población como tal (número de personas), sino a sujetos de otra naturaleza, es necesario establecer una unidad de medida con que se definen los tamaños de la población en sus diferentes categorías para clarificar y contextualizar la información.
Así, por ejemplo, para la Superintendencia Bancaria su universo de población será el número de instituciones financieras del país; para el Instituto Colombiano de la Reforma Agraria en algunos de sus programas, será la superficie en hectáreas por distribuir; la red vial nacional, que es expresada en kilómetros de vías, es el universo de población que debe atender el programa de mantenimiento de vías del Invías; tratándose de un municipio su universo de población se limitará al radio de competencia en su jurisdicción; para ICETEX su universo podría ser el número de estudiantes matriculados o que tengan las condiciones para acceder a la Educación Superior.
2.1 Universo de Población
Es la población (volumen o número de sujetos que pueden ser objeto de atención directa por parte de la entidad y/o actividad) que es susceptible de atenderse con la producción de bienes y/o servicios ofrecidos lo que también se denomina demanda potencial.
Aunque idealmente las entidades deben atender el universo de población objeto de su razón de ser, esto en la realidad pocas veces es factible en razón a restricciones en la disponibilidad de recursos, capacidad operativa, oportunidad, entre otras. Tal circunstancia hace necesario concretar las acciones en unas metas y objetivos que paulatinamente acerquen la acción a la meta ideal y que se cristaliza con un segmento de población que se decide cubrir o atender en un periodo dado, que se constituye en lo que se denomina población objetivo.
2.2 Población Objetivo
Se refiere a la población que se considera en capacidad de atender (demanda efectiva) y que debe coincidir con la demanda propuesta, que es la que deberá atender la entidad en el período de análisis. En algunos casos esta población puede ser igual al universo de población, dadas las características del bien o servicio de que se trate.
2.3 Población Atendida
Es la población efectivamente atendida con el bien o servicio ofrecido por la entidad. La relación entre esta variable, la población objetivo y la población universo nos da medidas de eficacia en la gestión.
2.4 Participación
Hace relación al radio de acción que tiene la entidad en el contexto nacional, departamental y municipal.
3. Recurso Humano
3.1 Personal a término indefinido:
3.1.1 Número de personas, según niveles jerárquicos
3.1.2 Emolumentos salariales y prestacionales causados
3.1.2.1 Salario básico
3.1.2.2 Prestaciones legales y extralegales
3.1.2.3 Cesantías
3.1.2.4 Otros emolumentos
3.1.3 Bienestar social
3.2 Personal temporal (Incluyendo contratos de prestación de servicios)
3.2.1 Número de personas según niveles jerárquicos
3.2.2 Emolumentos salariales y prestacionales causados
3.2.2.1 Salario básico
3.2.2.2 Prestaciones legales y extralegales
3.2.2.3 Cesantías
3.2.2.4 Otros emolumentos
3.2.3 Bienestar social
Estas variables de información son fundamentales y convenientes para medir la productividad de los sujetos de control, en los diferentes procesos administrativos y productivos de la entidad.
Es de aclarar que las entidades para ciertas ocasiones y por necesidades del servicio, requieren un personal temporal con o sin vinculación laboral, el cual debe ser incluido dentro de los gastos o costos causados, dependiendo de la labor que desarrollan en cada uno de los niveles indicados. La clasificación debe obedecer a los diferentes niveles jerárquicos de la entidad.
La información debe contener el número de trabajadores según los niveles definidos, los diferentes emolumentos salariales y prestacionales causados, al igual que los beneficios por concepto de bienestar social. Se entiende por bienestar social, aquellos valores causados por conceptos tales como auxilios y comisiones para educación, capacitación, asistencia médica y social, entre otras, prestada a los empleados y a sus familiares.
4. Programas de Inversión
Relación de los proyectos de inversión con la siguiente información:
4.1 Denominación del proyecto de inversión y número de identificación
Se solicita la relación de los programas de inversión a nivel de Proyectos, según sea la entidad ejecutora o aportante, al respectivo proyecto.
La descripción de los proyectos de inversión debe hacerse según la metodología del Departamento Nacional de Planeación.
4.2 Responsabilidad de la ejecución
La responsabilidad de la ejecución, se refiere a que se debe señalar si la entidad ejecuta directamente o no el proyecto.
4.3 Fechas establecidas de iniciación y terminación
Fechas de inicio y terminación presupuestada de cada proyecto
4.4 Presupuesto inicial del proyecto
Valor de cada proyecto presupuestado
4.5 Ejecución presupuestal del proyecto
Valor ejecutado de cada proyecto a la fecha del informe
4.6 Modificaciones (adiciones o reducciones) presupuestales, tanto de la entidad ejecutante como de la aportante.
Valores que hayan sido adicionados o reducidos al valor inicial del proyecto, en la vigencia informada
4.7 Avance del proyecto de inversión
4.7.1 % tiempo de ejecución
4.7.2 % trabajo realizado
4.7.3 Unidades de medida
4.7.4 Cantidad
El avance del proyecto de inversión, en lo referente al porcentaje de trabajo realizado, se refiere al porcentaje físico adelantado a la fecha de corte como resultado.
Con el propósito de contextualizar los proyectos, es necesario que se expresen sus Unidades de Medida, que correspondan a la métrica utilizada en la identificación de cada uno de ellos y/o sus componentes relevantes, que pueden ser por ejemplo: unidades, decenas, gruesas, centímetros, yardas, metros, kilómetros, centímetros cúbicos, litros, galones, barriles, camas, pacientes, vacunas, etc. E igualmente las cantidades a que se hace referencia en el número de unidades programadas para cada proyecto o componente.
INFORMACION SOBRE LA GESTION AMBIENTAL.
Los responsables de los órganos a la Contraloría General de la República, la siguiente información:
1. INFORMACION PRESUPUESTAL
1.1 Presupuesto total asignado para la vigencia.
1.2 Presupuesto total ejecutado para la vigencia.
1.3 Presupuesto ambiental total asignado.
1.4 Presupuesto ambiental total ejecutado.
2. ACTIVIDADES AMBIENTALES
2.1 Relación de Actividades Ambientales.
En el fórmulario No. 1 se debe relacionar todas las actividades ambientales llevadas a cabo por la entidad durante la vigencia.
FORMULARIO 1
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 1
Nombre o descripción de la actividad: Se debe relacionar el nombre de cada una de las acciones enfocadas a la protección, conservación, recuperación y mantenimiento de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrolladas por la entidad durante la vigencia.
Tipo de acción: Es una reseña del tipo de actividad que se menciona en el numeral anterior, como programa, instrumento, estrategia o proyecto llevado a cabo.
Recurso ambiental: Corresponde a las erogaciones efectivamente realizadas por la entidad en las anteriores actividades, discriminadas por su origen.
Documento soporte o anexo: Se diligencia cada nombre, número o descripción breve de los documentos que soportan la erogación.
Observaciones: Allí se señala la información adicional que se considere necesaria o relevante.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 831638. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co iymojica@contraloriagen.gov.co
2.2 Implementación de la política nacional ambiental
En el fórmulario No. 2 se deben relacionar las actividades, planes, programas y proyectos ejecutados por la entidad durante la vigencia, en el marco de la Política Nacional Ambiental y sus programas prioritarios.
Para su diligenciamiento se debe tener en cuenta el siguiente cuadro:
PROGRAMA AGUA
CODIGO PRODUCTOS
1 Planificación y ordenamiento de cuencas y microcuencas
2 Formulación e implementación de programas para el uso y reuso eficiente del agua
3 Estado de implementación de las tasas retributivas en la jurisdicción, reporte de recaudos efectivos y en mora
4 Creación de fondos regionales de descontaminación
CODIGO PRODUCTOS
5 Acciones de prevención, mitigación y contingencia de impactos sobre el agua.
6 Implementación de Sistemas de Información Ambiental
7 Ordenamiento de territorios marinos y costeros (Si corresponde)
8 Aplicación de tasas por uso del agua
9 Incorporación del balance hídrico para estudios de oferta y demanda del agua
10 Estudios de amenazas, riesgos impactos sobre el recurso hídrico
11 Inversió n en investigación, transferencia de tecnologías ambientales para mejorar la calidad del agua
PROGRAMA BIODIVERSIDAD
12 Formulación de planes de manejo participativo en áreas protegidas
13 Reglamentación y vinculación de áreas de conservación públicas y privadas
14 Implementación de programas de conservación de resguardos y territorios colectivos
15 Identificación e incorporación de áreas de manejo para su conservación o restauración
16 Formulación e implementación de Programas de conservación de beneficio social
17 Implementación del programa nacional de protección y recuperación de especies prioritarias
18 Implementación de programas de reintroducción de especies amenazadas
19 Programas de investigación y transferencia de tecnologías ambientales
20 Implementación de programas dirigidos a desarrollar usos actuales y potenciales, sistemas tecnológicos tradicionales y alternativos, para el uso y manejo de los componentes de la biodiversidad
21 Participación en la consolidación de red de centros para impulsar la competitividad de la biodiversidad en los mercados nacionales e internacionales
22 Transferencia y difusión de Paquetes tecnológicos
23 Participación en el diseño y operación del Sistema de Información Ambiental
24 Creación del sistema de información y colecciones biológicas sobre la biodiversidad regional y nacional
25 Participación de la Corporación en la elaboración del respectivo informe anual del estado de la biodiversidad regional y nacional año 2000
26 Formulación de normas de protección del conocimiento tradicional y científico
27 Participación en la elaboración del mapa de biodiversidad con ejes internodales.
PROGRAMA BOSQUES
28 Promoción de la conservación de los bosques
29 Promoción del uso sostenible de los bosques, incentivando la restauración ecológica y el fortalecimiento de la incorporación del sector forestal a la economía
30 Formulación y desarrollo de programas dirigidos a la conservación de los bosques en áreas prioritarias de las ecorregiones estratégicas
31 Desarrollo de agendas intra e intersectoriales, enfocadas a promover las plantaciones productoras, asociadas al desarrollo limpio y la sustitución de cultivos ilícitos
32 Programas de restauración ecológica
33 Programas y planes de incentivos económicos para desestimular la deforestación, promover el uso sostenible de los bosques e implementar la restauración ecológica
PROGRAMA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS
PRODUCTIVOS ENDOGENOS
34 Convenios y acuerdos suscritos e implementados sobre agricultura diversificada sostenible y ecológica
35 Acuerdos o convenios sobre agroforestería
36 Programas y proyectos sobre sistemas de producción silvopastoriles
37 Programas y proyectos sobre especies nativas promisorias para la industria (alimentaria, farmacológica, ornamental, textil, tinturas y aceites)
38 Programas y proyectos para la extracción y producción pesquera
39 Programas y proyectos para la zoocría de especies promisorias
40 Programas y proyectos para la repoblación forestal
41 Programas y proyectos para la creación y sostenibilidad de agroindustrias comunitarias y de economía solidaria
42 Programas y proyectos para el reciclaje y reutilización de residuos sólidos y líquidos
43 Programas y proyectos para la introducción de tecnologías limpias en el manejo de cultivos
CODIGO PRODUCTOS
44 Programas y proyectos para la optimización del uso del agua en sistemas de riego
45 Creación de mercados alternativos y generación de empleo a partir de la conservación y manejo sostenible de los recursos naturales y la biodiversidad
46 Estudios sobre potencialidades de mercados alternativos
47 Incentivos para promover la inversión ambiental por medio de mercados alternativos
48 Programas de seguridad alimentaria regional mediante la generación de mercados alternativos
49 Programas de investigación en sistemas de producción y prácticas sostenibles
50 Programas y proyectos regionales de transferencia de conocimiento sobre especies promisorias, prácticas culturales y tecnologías apropiadas para la conservación y el desarrollo sostenible.
PROGRAMA CALIDAD DE VIDA URBANA
51 Programas regionales y locales de manejo integrado de residuos sólidos y peligrosos
52 Programas y proyectos regionales y locale s de aplicación de tecnologías de reciclaje y reúso de residuos sólidos
53 Normatizar y reglamentar los sistemas de prevención, monitoreo y control de la contaminación atmosférica con énfasis en la reducción de contaminación por fuentes móviles
54 Implementación de mecanismos de uso de tecnologías y energías alternativas que ofrezcan mayor rendimiento
55 Mecanismos y programas para la prevención y mitigación del ruido
56 Implementación de programas participativos de desarrollo urbano sostenible en áreas metropolitanas y ciudades intermedias
57 Programas y estrategias regionales para el manejo integrado de la oferta natural en sistemas urbanos regionales
58 Programas de incremento de parques y zonas verdes
59 Programas de prevención del deterioro de áreas protegidas
60 Programas de identificación de zonas y factores de riesgo por ocupación, disponibles para Sistema Nacional de Atención y Prevención de Desastres
PROGRAMA PRODUCCION MAS LIMPIA
61 Convenios de producción más limpia y acuerdos de competitividad y códigos voluntarios con los ministerios, sectores o empresarios
62 Programas y proyectos de investigación y transferencia de tecnologías ambientalmente sostenibles por actividad productiva
63 Programas y proyectos de investigación y de transferencia aplicada a la prevención y control de la contaminación
64 Consolidación del Centro Nacional de Producción más Limpia y en los nodos regionales para asistencia técnica en tecnologías ambientales
PROGRAMA MERCADOS VERDES
65 Programas, estrategias y proyectos orientados a aumentar la capacidad exportadora de productos verdes y servicios ecológicos
66 Programas y proyectos de investigación para la aplicación del "Mecanismo de Desarrollo Limpio", de la Convención de Cambio Climático
67 Programas de producción y consumo de bienes y servicios verdes para el mercado nacional
OTROS PROGRAMAS
68
FORMULARIO 2
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 2
1. Código: Se debe relacionar el código del programa al cual pertenece(n) el (los) proyecto(s) de la entidad. Para tal efecto, se debe tener en cuenta el listado de programas que aparece en el cuadro adjunto.
2. Nombre del Proyecto: Descripción de cada uno de los proyectos ambientales de la entidad.
3. Localización y/o área de influencia del programa: Hace mención a la región geográfica donde se ubica el proyecto.
4. Estado actual del producto (%): Indique el porcentaje de ejecución que presenta el proyecto en mención (F: Formulado; I: Implementado; E: Ejecutado)
5. Inversión ejecutada (miles de $): Monto de recursos ejecutados en el proyecto durante la vigencia.
6. Indicadores de gestión: Descripción de cada uno de los indicadores diseñados para el seguimiento del proyecto (ver numeral 4: Indicadores Ambientales)
7. Indicadores de impacto ambiental: Descripción de cada uno de los indicadores utilizados para medir el impacto ambiental (ver numeral 4: Indicadores Ambientales)
8. Observaciones: Registre la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamient o de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
2.3 Ecorregiones estratégicas
El fórmulario No. 3 debe ser diligenciado EXCLUSIVAMENTE por las entidades que conforman el Sistema Nacional Ambiental –SINA-: Ministerio del Medio Ambiente (MMA), Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible e Institutos de Investigación Adscritos y/o vinculados al MMA. Se debe diligenciar la información correspondiente a la labor adelantada durante la vigencia, bajo el proceso de desarrollo de las Ecorregiones estratégicas.
FORMULARIO 3
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 3
1. Ecorregión: Nombre de la ecorregión que fue objeto de las actividades desarrolladas.
2. Carácter: Indique el orden en el cual se encuentra clasificada la ecorregión: nacional, regional o local.
3. Localización y jurisdicción: Hace referencia a la zona geográfica donde se ubica la ecorregión.
4. Documento soporte o anexo: Registre cada nombre, número o descripción breve de los documentos que soportan la erogación.
5. Proyectos desarrollados: Comprende el nombre del proyecto llevado a cabo dentro de esta estrategia.
6. Inversión ejecutada: Es el monto asignado de recursos para las actividades mencionadas anteriormente, discriminado de acuerdo con su origen.
7. Observaciones: Consigne la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
3. RELACION DE PROYECTOS O ACTIVIDADES QUE REQUIEREN LICENCIA Y/O PERMISO AMBIENTAL
Relacione en el fórmulario No. 4 los proyectos o actividades realizados por la entidad, que generen para ésta obligaciones ambientales, de acuerdo con su misión y/o la normatividad ambiental vigente (Ley 99 de 1993, Decreto 1753/94 y posteriores).
FORMULARIO 4
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 4
Columna No. 1. Relacione el nombre de los proyectos y/o actividades que requieren licencias o permisos ambientales, adelantados por la entidad en la vigencia.
Columna No. 2. Relacione el número y la fecha de las licencias o permisos otorgados a la entidad por la autoridad ambiental.
Columna No. 3. Relacione puntualmente las obligaciones adquiridas por la entidad en las licencias o permisos.
Columna No. 4. Registre el costo individual de las obligaciones ambientales.
Columna No. 5. Registre el avance porcentual del cumplimiento de las obligaciones ambientales.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
4. INDICADORES AMBIENTALES
Esta información será diligenciada de acuerdo con el fórmulario No. 5. La entidad debe relacionar los indicadores ambientales que maneja, de acuerdo con las siguientes definiciones:
4.1 Indicadores de Gestión Ambiental: Son indicadores utilizados por la entidad para medir los resultados del manejo de los elementos y problemas ambientales en su jurisdicción o ámbito de aplicación, a través del uso selectivo y combinado de herramientas jurídicas, de planeación, técnicas, económicas, financieras y administrativas.
4.2 Indicadores de Impacto Sobre los Recursos: Son indicadores que evalúan la evolución física de un recurso específico y/o ecosistema. Se trata de indicadores de calidad ambiental que miden el mejoramiento o degradación de los recursos naturales
FORMULARIO 5
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 5
1. Nombre de la acción o actividad: Se describe el título de la actividad emprendida.
2. Tipo de acción: Defina si es un programa, instrumento, estrategia o proyecto llevado a cabo.
3. Expresión: Es la razón o término que define el indicador.
4. Descripción y alcance: Lo que pretende medir y sus resultados.
5. Observaciones: Registre la información adicional que sea necesaria.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
5. PRESION DE LAS ENTIDADES SOBRE EL MEDIO AMBIENTE
En este punto se busca conocer las presiones que ejercen las entidad es sobre el medio ambiente y los recursos naturales al ejecutar sus actividades de carácter administrativo. Para ello se debe diligenciar el fórmulario No. 6
FORMULARIO 6
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMULARIO 6
Para diligenciar el fórmulario, relacione el consumo de agua, energía, papel, así como los residuos generados en el desarrollo de las actividades administrativas de la entidad.
Columna 3. Marque con una X el insumo utilizado por la entidad en el desarrollo de sus actividades administrativas.
Columna 4. En este espacio registre la cantidad de los insumos, expresada en metros cúbicos, kilogramos y kilovatios, respectivamente, en el año reportado. Para los residuos generados exprese la cantidad en kilogramos, metros cúbicos, emisiones atmosféricas expresadas en las diferentes medidas estandarizadas y el ruido en unidades de decibeles.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El fórmulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los fórmularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicars e con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
GASTO AMBIENTAL
6.1. Entidades del sistema nacional ambiental –SINA-
El fórmulario No. 7 debe ser diligenciado EXCLUSIVAMENTE por las entidades que conforman el Sistema Nacional Ambiental –SINA-: Ministerio del Medio Ambiente (MMA), Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible e Institutos de Investigación adscritos y/o vinculados al MMA. Se deben tomar TODAS las actividades y proyectos ejecutados por la entidad durante la vigencia, diiscriminándolos de acuerdo con la clasificación propuesta, relacionando los montos destinados para dichas actividades e identificando la fuente de dichos recursos.
FORMULARIO 7
6.2. Entidades del orden nacional que no pertenecen al SINA
El formulario No. 8 debe ser diligenciado por las entidades que no pertenecen al Sistema Nacional Ambiental –SINA-.
Para el diligenciamiento del formulario se deben registrar SOLAMENTE las actividades, planes, programas y/ó proyectos AMBIENTALES que haya ejecutado la entidad durante la vigencia.
FORMULARIO 8
INSTRUCCIONES GENERALES PARA DILIGENCIAR
LOS FORMULARIOS 7 Y 8
1. Actividad: Seleccione del listado las actividades llevadas a cabo por la entidad y diligencie la información que para ellas se solicita en las columnas siguientes.
2. Monto: Registre el monto total ejecutado para cada actividad durante la vigencia.
3. Fuente de recursos: Discrimine el valor de la columna 3 de acuerdo con la procedencia de los recursos: PGN: Presupuesto General de la Nación. OTROS: Recursos Propios, Créditos, Cooperación Internacional, Cofinanciación.
INSTRUCCIONES COMPLEMENTARIAS
El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en él.
Utilice los formatos que sean necesarios para cada entidad, bajo el diseño aquí previsto.
La información en medio magnético, deberá estar en formato Excel.
Cualquier aclaración sobre el diligenciamiento de los formularios y la solicitud de los mismos en formato Excel, comunicarse con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente de la CGR, Dirección de Estudios Sectoriales. Teléfonos: 2 82 52 64 – 2 82 46 10. Fax: 2 83 16 38. E-mail: Nortiz@contraloriagen.gov.co. farodriguez@contraloriagen.gov.co. iymojica@contraloriagen.gov.co
ANEXOS PARA EL INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PUBLICO.
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO .
ADMINISTRACION DE PERSONAL
Y CONTRATACION DE SERVICIOS PERSONALES
1. GASTOS DE PERSONAL:
Corresponde a aquellos gastos que debe realizar la entidad como contraprestación de los servicios que recibe sea por una relación laboral o a través de contratos, los cuales están asociados con los servicios personales de la Nómina y los Servicios Personales Indirectos.
1.1. Nómina: Se refiere al pago de las remuneraciones a los servidores públicos que incluye la jornada ordinaria diurna, nocturna, las jornadas mixtas, el trabajo ordinario en días dominicales y festivos y los incrementos por antigüedad.
1.2. Horas Extras y Días Festivos: Es la remuneración del trabajo realizado en horas adicionales a la jornada ordinaria diurna o nocturna, o en días dominicales y festivos.
INFORMACIÓN SOLICITADA:
Valor del registro
presupuestal del mes informado (A): Apropiación en el presupuesto para el mes informado.
Valor pagado en el mes anterior (B): Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se está informado
Valor pagado en el
mes informado (C): Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos en el mes o periodo que se está informado.
Valor Acumulado
pagado en el año (D): Valor efectivamente pagado por los conceptos de nóminas y horas extras / festivos a través de todo el año (vigencia fiscal en curso)
% de variación del valor pagado
en el mes respecto al mes anterior (E): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (B) y (C)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (D)
2. SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS:
Son los gastos destinados a atender la contratación de personas naturales y jurídicas para que presten servicios calificados o profesionales, cuando no puedan ser desarrollados con el personal de planta. Incluye también la remuneración del personal que se vincule en forma ocasional, para desarrollar actividades netamente temporales o para suplir a los servidores públicos en caso de licencias o vacaciones.
2.1. Personal Supernumerario: Remuneración al personal ocasional, para suplir a los empleados públicos en caso de licencias o vacaciones, o para desarrollar actividades netamente transitorias que no puedan atenderse con personal de planta.
2.2. Remuneración de Servicios Técnicos: Pago por servicios calificados a personas naturales o jurídicas que se prestan en forma continua para asuntos propios del órgano, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que se requieran conocimientos especializados.
2.3. Honorarios: Remuneración de servicios profesionales, prestados en forma transitoria y esporádica, por personas naturales o jurídicas, para desarrollar actividades relacionadas con la atención de los negocios o el cumplimiento de las funciones a cargo del órgano contratante, cuando las mismas no se pueden cumplir con personal de planta. Incluye pago de honorarios a miembros de Juntas Directivas.
2.4. Jornales: Salario estipulado por días y pagadero por períodos no mayores a una semana, por el desempeño de actividades netamente transitorias que no pueden ser desarrolladas por personal de planta.
2.5. Otros Conceptos de Servicios Personales Indirectos: Se relaciona aquí el pago de otros conceptos asociados a Servicios Personales Indirectos.
NOTA: Para él calculo de los servicios personales indirectos se debe tener en cuenta, entre otros los siguientes aspectos: Honorarios por consultoría, honorarios por asesoría jurídica, honorarios por asesorías técnicas, honorarios por avalúo, honorarios por asesorías financieras, servicios de temporales, gastos de prestación de servicios.
Los servicios personales indirectos que van a cargo de los proyectos de inversión, deben igualmente reportarse de acuerdo con este anexo, en formato adicional especificando el nombre del proyecto.
INFORMACION SOLICITADA:
Valor pagado
en el Mes o Periodo anterior (F): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se está informado.
Valor pagado
en el mes o Periodo informado (G): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo que se está informado.
Valor acumulado pagado en el año (H): Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados.
% de variación del valor pagado
en el mes respecto al mes anterior (I): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (F) y (G)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (F) a la (H)
3. No. DE PERSONAL DE PLANTA:
Se debe reportar el número total de funcionarios de planta de la entidad
4. No. DE PERSONAL CONTRATADO ACTUALMENTE:
Se debe reportar el número total de personas contratas que involucre todos los conceptos de los servicios personales indirectos.
5. PORCENTAJE DE PERSONAL CONTRATADO RESPECTO A LA PLANTA:
Resultante de la formula: No. de personal contratado X 100% / No. de personal de planta
INFORME SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DEL GASTO PUBLICO IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES .
1. IMPRESOS, PUBLICIDAD Y PUBLICACIONES:
Corresponde a aquellos gastos que se realizan por edición de formas, escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, sello, autenticaciones, suscripciones, adquisición de revistas y libros, pagos de avisos y videos de televisión.
1.1. Publicaciones: Hace referencia a los gastos realizados por la contratación de procesos de publicaciones que se realice con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.
1.2. Fotocopias y / o Duplicados: Gastos realizados por la entidad en contratos u órdenes de trabajo de fotocopias y /o duplicados con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.
1.3. Materiales e Impresiones: Gastos realizados por la entidad en contratos u órdenes de trabajo sobre insumos y trabajos tipográficos
1.4. Avisos publicitarios: Gastos realizados en avisos en medios escritos, radiales o de televisión con cargo al presupuesto de la entidad sobre el giro o no de sus actividades.
1.5. Suscripciones: Gastos sobre suscripciones en periódicos, revistas, boletines, televisión por cable, música ambiental, etc.
1.6. Adquisición de revistas y libros: Gastos realizados por concepto de compra de libros y revistas.
1.7. Otros gastos: Corresponde a gastos en otros conceptos no incluidos en los item anteriores, como, entre los que pueden estar entre otros, sellos, autenticaciones, videos de televisión, etc.
NOTA: Para él calculo de estos rubros se debe tener en cuenta, entre otros, los siguientes puntos: elaboración de notas y papelería para citaciones a asambleas, publicaciones internas, licitaciones y remates, cambios de directorios y ediciones.
INFORMACION SOLICITADA:
Valor pagado
en el Mes o Periodo anterior (A): Valor total efectivamente pagado en el mes o periodo inmediatamente anterior al que se está informado.
Valor pagado en el Mes o Periodo informado (B): Valor total efectivamente en el mes o perio do que se está informado.
Valor acumulado pagado en el año (C): Sumatoria de todos los valores efectivamente pagados
% de variación del valor pagado en el mes respecto al mes anterior (D): Variación porcentual de comparar los valores de las columnas (A) y (B)
Totales: Sumatoria de los valores por columnas de la (A) a la (C).
"Normograma - Colpensiones - Administradora Colombiana de Pensiones"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de agosto de 2019
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