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Circular 9 de 2014 COLPENSIONES

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CIRCULAR 9 DE 2014

(abril 30)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Bogotá D.C.,

PARA:
Vicepresidentes, Directores Nacionales de Oficina, Gerentes Nacionales de Oficina, Gerentes Regionales, Funcionarios Públicos.
ASUNTO :Lineamientos para la sustanciación de las decisiones pensionales.

En consideración a la necesidad de precisar algunos de los criterios jurídicos básicos sobre el reconocimiento de prestaciones económicas establecidos en las Circulares Internas 01 de 01 de octubre de 2012 y 04 de 26 de julio de 2013(1) y de esta manera atender los requerimientos elevados tanto por la H. Corte Constitucional como la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo, en uso de las facultades legales consagradas en los artículos 4 y 6 de la Resolución 039 de 2012, el artículo 20 del Decreto 4936 de 2011 y considerando que de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley 4121 de 2011 la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, como Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, tiene por objeto la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos, se permite manifestar lo siguiente:

1. CONSIDERACIONES PREVIAS.

El artículo 3o de la Ley 1437 de 2011, señala en el inciso 2o que "las actuaciones administrativas se desarrollarán, especialmente, con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad". Dicha norma aplica directamente sobre las decisiones prestacionales que resuelve Colpensiones.

Así mismo los requerimientos de la Corte Constitucional como de los entes de control han manifestado la necesidad del mejoramiento y fortalecimiento de los actos administrativos con el fin de lograr coherencia jurídica, claridad y suficiencia en la explicación de los motivos que fundamentan las decisiones.

Es claro que la solución a las solicitudes prestacionales debe ser motivada, eficaz, de fondo y congruente con lo pedido, abordando de manera directa la problemática asociada a la motivación con eficacia y congruencia de la respuesta a las peticiones pensionales. Por lo tanto es necesario que los funcionarios responsables de la decisión administrativa de solicitudes pensionales tengan en cuenta los siguientes elementos mínimos necesarios y obligatorios que deben estudiarse e incluirse para la conformación del acto administrativo contenidos en esta circular:

1.1. EL PROCEDIMIENTO DE LA FORMACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO PENSIONAL.

Reúne las actuaciones preparatorias y conducentes al acto o resolución final. Son actos de trámite por ejemplo, los informes, las propuestas, las pruebas, dictámenes.

Para los casos de Colpensiones se tratarían de actos de trámite, a modo de ejemplo, los siguientes:

a) La obtención de los informes de rentabilidad que permitan esclarecer si el asegurado conserva el régimen de transición (Sentencias SU 062 de 2010, SU - 130 y SU - 856 de 2013).

b) Las solicitudes de corrección de historia laboral que permitan verificar y obtener certeza de los tiempos de cotización.

En conclusión, los actos preparatorios son de obligatoria observancia y ejecución previa la emisión del acto administrativo definitivo.

1.2. LA FORMA DE LA DECISIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO PENSIONAL.

Consiste en el modo o manera de producirse la exteriorización de la decisión. Por lo tanto, como condiciones mínimas, el analista debe tener en cuenta los siguientes componentes al momento de elaborar el acto administrativo:

a) Redacción.

b) Coherencia de ideas.

c) Claridad.

d) Cuidado en el uso de formatos.

1.3. LA MOTIVACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO PENSIONAL.

Son las circunstancias de hecho y de derecho que justifican la decisión y consiste en el estudio y resolución de todas las pretensiones.

En consecuencia, la motivación y calidad del acto administrativo consiste en una decisión a través de la cual se responda la petición de reconocimiento prestacional formulada por el afiliado (a) y/o pensionado (a) con el cumplimiento de los siguientes parámetros:

a) Resuelva la totalidad de las pretensiones elevadas.

b) Se fundamente en los preceptos legales y jurisprudenciales aplicables al caso con base en los supuestos fácticos planteados.

c) Aplique los criterios jurídicos básicos de decisión establecidos por la entidad.

d) Analice y valore en su conjunto todas las pruebas aportadas por el peticionario.

e) Sea coherente, claro y de fácil comprensión.

Vistos los anteriores elementos, se señalan a continuación unos criterios comunes y otros obligatorios a tener en cuenta según el tipo de prestación económica.

1.4. PARTE RESOLUTIVA DEL ACTO ADMINISTRATIVO PENSIONAL.

La parte resolutiva del acto administrativo pensiona! es aquella a través de la cual la Colpensiones decide, en consonancia con lo analizado en la parte considerativa, sobre la procedencia de reconocer la prestación económica solicitada y los términos a partir de los cuales se llevará a cabo dicho reconocimiento, bajo los siguientes parámetros:

a) Guardar plena coherencia jurídica y fáctica tanto con cada una de los puntos de la petición elevada ante Colpensiones como con la motivación de la respuesta que la resuelve.

b) Indicar la fecha a partir de la cual se ingresará la prestación reconocida en la nómina de pensionados.

c) Establecer la entidad bancaria y sucursal en la cual se puede efectuar el cobro de los valores reconocidos,

d) Determinar la EPS a la cual se girarán todos los meses los aportes para salud que se descuenten del valor de la mesada pensional.

e) Precisar los recursos administrativos que pueden ser interpuestos contra el acto administrativo pensional así como los términos conferidos en la Ley para la interposición de los mismos.

2. ASPECTOS COMUNES DE REVISIÓN PARA TODAS LAS PRESTACIONES.

a) Verificación del caso en el sistema interactivo de la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

b) Actualización y confirmación de la historia laboral.

c) Consulta en nómina de pensionados.

d) Comprobación en el liquidador del estado de la cédula de ciudadanía (estado del caso).

e) Revisión de todos los radicados de bizagi relacionados con la cédula de ciudadanía del peticionario y/o del causante.

f) Consulta del sistema AFE (histórico del ISS).

g) En procesos judiciales ordinarios, consultar la página de la Rama Judicial y la base de la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General. Es posible, dependiendo las autorizaciones del área, contactar al apoderado y/o asegurado para confirmar el inicio o no de procesos ejecutivos.

h) En los casos que sea necesario, deberá consultarse de la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil para efectos de determinar la vigencia de la cédula de ciudadanía.

i) Cuando es reliquidación, consultar en nómina y en el expediente el (los) acto (s) administrativo (s) previo (s) para que la reliquidación se realice atendiendo los últimos valores reconocidos.

j) Inclusión correcta de datos básicos: EPS, banco, nombres, cédula de ciudadanía, número de resolución anterior, verificación correcta de fecha de ingreso a nómina.

k) Relación histórica de todos los hechos que fundamentan la petición prestacional.

l) Cuando existan fallos de tutela deberá mencionarse el Despacho Judicial, radicado, fecha de la providencia y el contenido de la decisión.

m) Estudio congruente entre la parte motiva y resolutiva de los fallos de tutela y de las decisiones proferidas en procesos ordinarios.

n) En caso de negar la prestación solicitada por falta de requisitos se debe señalar al peticionario las alternativas legales posibles para consolidar el derecho, por ejemplo, posibilidad de continuar cotizando o en su defecto acceder a otras prestaciones.

3. ASPECTOS OBLIGATORIOS SEGÚN EL TIPO DE PRESTACIÓN.

De acuerdo al tipo de solicitud que se analiza deberán seguirse al menos los siguientes parámetros:

3.1. PENSIÓN DE VEJEZ.

a) Edad.

b) Fecha de nacimiento.

c) Verificación de fechas de causación y efectividad.

d) Inclusión formatos CLEBP.

e) Relación y discriminación detallada de los tiempos laborados (i) cotizados a Colpensiones (ii) no cotizados a Colpensiones y (iii) acumulado total.

f) Cuando concurran tiempos públicos y privados, se explicará detalladamente los tenidos en cuenta según la norma aplicada (Ej. puntualizar que, aún con la existencia de tiempos públicos no cotizados al ISS, al aplicarse el Decreto 758 de 1990 se contabilizan exclusivamente los aportes realizados en la entidad).

g) Así mismo deberán detallarse todos los factores salariales tomados en consideración para obtener el ingreso base de liquidación en el periodo promediado (10 años, último año o últimos 6 meses, dependiendo del régimen pensiona' aplicable) para los servidores públicos,

h) Explicación de fácil entendimiento, en los casos que haya lugar, de las reglas para la aplicación del régimen de transición previsto en el artículo 36 de la Ley 100 de 1993 (definición, finalización, acto legislativo 01 de 2005, requisitos y la razón por la cual aplica o no dicho régimen en la decisión).

i) Una vez determinado el régimen de transición explicarlo en forma sencilla y clara en cuanto su procedencia.

j) Explicación detallada de las razones que fundamentan por qué en ciertos casos se reconocen prestaciones a corte de nómina.

k) Fundamentación en los eventos que no se genera el retroactivo por no existir novedad de retiro (debe indicarse el empleador, características y procedimiento a seguir para la desafiliación retroactiva y su posterior solicitud para su reconocimiento y pago).

l) En los eventos que opere la prescripción debe relacionarse dicho fenómeno, la norma que lo sustenta y las situaciones fácticas que la generaron.

m) Debe señalarse el mecanismo de financiación (Ej. Bono B, cálculo actuarial, Bono T, cuota parte).

n) Cuando se trate de recuperación del régimen de transición previsto en el artículo 36 de la Ley 100 de 1993 deberá informarse los requisitos que permiten o impiden analizar el caso bajo las normas anteriores a la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993, especificando los faltantes. En caso que proceda la solicitud de cálculo de rentabilidad, remitirlo a la Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos de la Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones.

o) Precisión acerca de la causación o pérdida de la mesada 14, que establece el acto legislativo 01 del 22 de julio de 2005.

p) Explicación del principio de favorabilidad entre las normas analizadas y por qué se aplica la más beneficiosa.

q) En la pensión de vejez anticipada por hijo inválido de que trata el parágrafo 4 del artículo 33 de la Ley 100 de 1993, deberá acreditase la actividad laboral al momento de la solicitud pensiona'. La vinculación del trabajador debe ser garantizada solamente por parte del padre o la madre que solicite la prestación, no por ambos, puesto que de lo contrario se desvirtuaría la figura de cabeza de familia. El acto administrativo informará al asegurado la imposibilidad de un nuevo ingreso laboral simultáneo con la pensión especial reconocida.

r) Para la pensión de vejez anticipada por invalidez (Ley 797 de 2003, artículo 9, parágrafo 4.) no se requiere que la persona sea inválida, y en este sentido, la exigencia es en relación con el componente de la calificación de invalidez denominado "deficiencia" el cual no debe ser inferior al 50%.

s) Para decidir una pensión de carácter compartida (compatibilidad) se debe determinar y verificar que exista el documento mediante el cual se reconoció la prestación por parte de la entidad pública o privada (acto administrativo, acuerdo conciliación, laudo arbitral, fallo judicial de pensión sanción, documento privado de reconocimiento pensiona!). Para el efecto debe tenerse en cuenta que todas las pensiones reconocidas por los empleadores a partir del 17 de octubre de 1985 tiene carácter compartido (legales y extralegales).

3.2. PENSIÓN DE INVALIDEZ.

a) Revisar base de incapacidades y si es del caso consultar con el área de medicina laboral de la Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones la validez del dictamen.

b) El dictamen debe contar con la numeración y firma del médico laboral. Se precisa que sin importar la fecha de expedición, el dictamen no pierde vigencia ni es objeto de aplicación de los términos prescriptivos, por lo que en ningún caso habrá lugar a pedir su actualización.

c) Consultar base de dictámenes de las juntas de calificación.

d) Análisis y verificación tanto de la base de dictámenes de las juntas de calificación así como de las actuaciones que reposan en Colpensiones, a fin de determinar la ejecutoria del dictamen.

e) Incluir porcentaje de pérdida de capacidad laboral y origen.

f) Si se trata de una reliquidación se deben incluir los valores de nómina anteriores.

g) En caso que se evidencie el reconocimiento de incapacidades y no aparece el respectivo certificado, y se requiere dicho documento, se incluye la prestación con fecha a corte de nómina.

h) Cuando se trate de asegurados que pertenecen al régimen subsidiado en salud o se encuentran vinculados en calidad de beneficiarios al régimen contributivo no es necesario exigir certificado de incapacidades.

i) Validar la certificación de incapacidades la cual debe contener claridad y diferenciación en cuanto al pago y prórroga de incapacidad, registrando fecha de inicio y terminación, así como el día 180,

j) En los eventos que opere la prescripción debe relacionarse lo pertinente a dicho fenómeno, la norma que lo sustenta y las situaciones fácticas que la generaron.

k) Explicación detallada en los casos que aplique o no la condición más beneficiosa.

l) Especificación de la no procedencia para contabilizar aportes posteriores a la fecha de estructuración. En relación con dichas cotizaciones deberá indicarse que las mismas podrán tenerse en cuenta para una eventual conversión de la prestación por invalidez a pensión de vejez, una vez se acredite el requisito de semanas y edad.

3.3. PENSIÓN DE SOBREVIVIENTES.

a) Fecha de nacimiento del causante.

b) Fecha deceso del causante.

c) Verificación detallada del Registro Civil de Defunción y sus notas marginales.

d) Confrontación de declaraciones juramentadas con las investigaciones de convivencia.

e) Datos claros de los solicitantes y/o beneficiarios.

f) Verificar en el sistema bizagi los radicados de cada uno de solicitantes y beneficiarios.

g) Explicación precisa acerca de la interdicción (beneficiarios inválidos).

h) Explicación detallada para los casos de pensión temporal.

i) Ilustración legal y pormenorizada para los eventos de acrecimiento pensional.

j) Explicación detallada en los casos que aplique o no la condición más beneficiosa.

k) En los eventos que opere la prescripción debe relacionarse dicho fenómeno, la norma que lo sustenta y las situaciones fácticas que la generaron.

l) Cuando la pensión de sobrevivientes se suspende deberá motivarse claramente las razones que conducen a dicha decisión informándole al beneficiario las alternativas o actuaciones que deben adelantarse para ser reactivado en nómina (Ej. no acredita la condición de escolaridad, conflicto por convivencia, curaduría provisional y definitiva).

m) Explicar detalladamente, tratándose de pensiones de sobrevivientes de pensionado, la forma de pago del retroactivo atendiendo la fecha de retiro de nómina y la causación de la prestación (fallecimiento).

Los lineamientos establecidos en la presente Circular tienen como propósito determinar las reglas mínimas para la estructuración de los actos administrativos con calidad y una comunicación efectiva con el ciudadano garantizándole su derecho a la seguridad social, razón por la cual se comunica para,su debido cumplimiento.

MARIO FIDEL RODRÍGUEZ NARVÁEZ

Vicepresident Jurídico y Secretario General
Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES

NOTAS AL FINAL:

1. Los efectos de la Circular 04 de 26 de julio de 2013 en lo que se refiere únicamente al régimen pensiona' previsto en el Decreto 546 de 1.971 fueron suspendidos mediante la Circular 07 de 10 de abril de 2014, en cumplimiento de la orden proferida por el Consejo de Estado a través del Auto de 31 de marzo de 2014 dentro de la Acción de Nulidad No. 3496 – 2013 instaurada contra la Administradora Colombiana de Pensiones –Colpensiones.

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