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Circular 13 de 2015 COLPENSIONES

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CIRCULAR 13 DE 2015

(junio 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES

Para: Vicepresidentes, Generales Nacionales, Directores Nacionales de Oficina, Gerentes Nacionales de Oficina, Gerentes Regionales, Funcionarios Públicos.
Asunto: Reglas básicas para el reconocimiento de pensiones conmutadas

En consideración a la necesidad de precisar algunos de los criterios jurídicos básicos sobre el reconocimiento de prestaciones económicas establecidos en las Circulares Internas 01 de 01 de octubre de 2012 y 04 de 26 de julio de 2013, en uso de las facultades legales consagradas en los artículos 4 y 6 de la Resolución 039 de 2012, el artículo 20 del Decreto 4936 de 2011 y considerando que de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley 4121 de 2011 la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones, como Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, tiene por objeto la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, las prestaciones especiales que las normas legales le asignen, y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos, se permite manifestar lo siguiente:

I. CONSIDERACIONES PREVIAS.

La conmutación pensional(1) es un mecanismo jurídico y contable, a través del cual una entidad empleadora, para lograr la normalización de su pasivo pensional, transfiere a un tercero, mediante el pago de una suma establecida, la responsabilidad jurídica del pago de pensiones a su cargo. La conmutación pensional puede ser total y definitiva cuando el empleador se libera integralmente de toda responsabilidad del pago de los pasivos pensionales, o parcial, cuando el empleador conserva responsabilidad por el pasivo transferido. La normalización es el género y la conmutación pensional es la especie, entre otras, tiene las siguientes características:

A. Debe ser autorizada por la Superintendencia o entidad que ejerza el control y vigilancia de la entidad respectiva, previo el concepto favorable del Ministerio de Trabajo.

B. Como mecanismo de normalización de pasivos pensionales se circunscribe a las prestaciones pensionales a las que tengan derecho los pensionados de una entidad, en razón de lo cual tal mecanismo no puede incluir las prestaciones asistenciales no pensionales derivadas de la convención colectiva, pacto laboral o de disposiciones relativas a ello.

El marco normativo que regula todo lo relacionado con la conmutación pensional, es el siguiente:

A. Artículo 41 de la Ley 550 de 1999.

B. Artículo 2 del Decreto 1260 de 2000.

C. Artículo 2 del Decreto 941 de 2002.

D. Artículo 34 de la Ley 1116 de 2006.

E. Decreto 4936 de 2011

F. Decreto 2727 de 2013

En ese orden de ideas, resulta necesario definir las etapas para el proceso de la conmutación pensional, de conformidad con la asignación de competencias funcionales asignadas por los Decretos 4936 de 2011 y 2727 de 2013, previo acuerdo entre las áreas involucradas en el proceso.

II. ETAPAS Y RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONMUTACIÓN PENSIONAL EN COLPENSIONES.

A. Etapa 1: Solicitud Inicial de conmutación pensional. En esta etapa el interesado en la conmutación pensional manifiesta mediante una solicitud escrita el deseo de iniciar el proceso de conmutación pensional.

Los pasos, requisitos y responsables, son a saber:

1. Por parte del solickante de la conmutación pensional:

a) Radicar ante un punto de atención al ciudadano, en una rotonda y oficina regional de Colpensiones, la solicitud de conmutación pensional firmada por el representante legal de la empresa, fotocopia del documento de identificación del representante legal, formato 1: solicitud conmutación pensional comercial y formato 2: formulario de conocimiento (información de conocimiento del cliente).

b) Asistir a la reunión de socialización del proceso de conmutación pensional, programada por la gerencia nacional de gestión comercial.

2. Por parte de la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano:

a) Radicar la solicitud de conmutación pensional firmada por el representante legal de la empresa, fotocopia del documento de identificación del representante legal, formato 1: solicitud conmutación pensional comercial formato 2: formulario de conocimiento (información de conocimiento del cliente).

b) Trasladar la solicitud de conmutación pensional a la Vicepresidencia Comercial Gerencia Nacional Comercial para lo de su competencia.

3. Por parte de la Vicepresidencia Comercial –Gerencia Nacional Comercial:

a) Programar entrevista presencial con el empleador para socializar el procedimiento de conmutación pensional.

b) Visita al domicilio del empleador y/o agente liquidador.

c) Elaboración de informe de la visita.

d) Verificación de datos y listas restrictivas.

Lo anterior dando cumplimiento al manual SARLAFT -Producto Conmutación

B. Etapa II: Calculo Inicial de conmutación. En esta etapa el interesado en la conmutación pensional espera que Colpensiones proyecte el cálculo actuarial preliminar, con el cual deben solicitar la aprobación de los entes de control.

Los pasos, requisitos y responsables, son a saber:

1. Por parte del solicitante de la conmutación pensional:

a) Radicar ante un punto de atención al ciudadano, en una rotonda y oficina regional de Colpensiones formato 3: matriz de datos de conmutación pensional en CD, y que contenga la información de los individuos objeto de conmutación pensional.

b) Dar respuesta a la carta que reciba de la Vicepresidencia Comercial – Gerencia Nacional Comercial, en los términos fijados, especificando su decisión de continuar o no el proceso de conmutación pensional.

2. Por parte de la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano – Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano:

a) Recibir y radicar la solicitud del cálculo actuarial inicial de la conmutacián pensional por el empleador (formatos 1 y 2),

b) Trasladar la solicitud de conmutación pensional a la Vicepresidencia Comercial – Gerencia Nacional Comercial para lo de su competencia (formatos 1 y 2).

3. Por parte de la Vicepresidencia Comercial Gerencia Nacional Comercial:

a) Analizar la base de datos del empleador y verificar que la información solicitada este acorde a lo exigido para elaborar el cálculo inicial de la conmutación.

b) Enviar a la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Gerencia Nacional de Actuaria formato 3: matriz de datos para proyectar el cálculo inicial de la conmutación pensional.

c) Remitir al empleador al cálculo inicial de la conmutación pensional y carta a través de la cual notificará el valor de la conmutación pensional, términos y tiempos para perfeccionar un acuerdo contractual de la conmutación pensional.

d) Recibir carta del empleador donde manifiesta la decisión de continuar o no, con el proceso de conmutacián pensional. De ser positiva la respuesta iniciamos con la tercera etapa.

4. Por parte de la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Gerencia Nacional de Actuaría:

a) Recibir formato 3: matriz de datos conmutación pensional con la información del empleador y verificar la consistencia de la data.

b) Proyectar cálculo inicial de conmutación pensional, can tres posibles fechas de cierre.

c) Enviar cálculo inicial de conmutación pensional a la gerencia competente.

C. Etapa III: Calculo Actuarial definitivo. En esta etapa se formaliza el contrato de conmutación pensional, la empresa hace entrega de los permisos que habilitan este requerimiento y la documentación de las carpetas individualizadas del personal a conmutar (coincidente con la base de datos entregada en la Etapa II), debidamente foliadas conforme a la guía suministrada por Colpensiones a través de la Vicepresidencia Comercia I.

Los pasos, requisitos y responsables, son a saber:

1. Por parte del solicitante de la conmutación pensional:

a) Solicitar el permiso para conmutar ante el Ministerio de Trabajo y la Superintendencia que vigila y regula el tipo de empresa por parte del empleador interesado.

b) Firmar contrato de anticipo al estudio de la conmutación pensional con Colpensiones.

c) Realizar el pago de acuerdo con el contrato de anticipo al estudio de la conmutación pensional.

d) Entregar o enviar constancia del pago a la Vicepresidencia Comercial – Gerencia de Gestion Comercial.

e) Entregar los documentos en una regional de Colpensiones, incluyendo:

i. Los soportes de aprobación del Ministerio de Trabajo y la Superintendencia que los vigile si la empresa es privada; sí la empresa es pública, ésta debe entregar adicionalmente certificación de viabilidad financiera expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ii. El Informe de cálculo actuarial del valor a conmutar para cada individuo elaborado por la empresa interesada y/o Colpensiones, siguiendo los parámetros y especificaciones técnicas exigidas por colpensiones.

iii. Las carpetas individuales, una por cada individuo a conmutar, con los documentos requeridos debidamente foliados y marcados.

f) Enviar carta de aceptación del valor del calculo definitivo de conmutación pensional a la Vicepresidencia Comercial Gerencia Nacional Comercial

2. Por parte de la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano – Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano:

a) Una vez se recibe la solicitud del calculo actuarial definitivo, con los soportes indicados, la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano deberá trasladar inmediatamente los documentos que soportan la petición a la Vicepresidencia Comercial – Gerencia Nacional Comercial.

3. Por parte de la Vicepresidencia Comercial Gerencia Nacional Comercial:

a) Enviar copia del contrato de anticipo al estudio de la conmutación pensional con Colpensiones a la Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones – Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos para elaborar el comprobante de pago.

b) Revisar que la solicitud esté acompañada de todos los documentos para llevar a cabo la conmutación pensional.

c) Gestionar con la Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones Gerencia Nacional de Reconocimiento la revisión de las carpetas pensionales.

d) Remitir formato 3: matriz de datos conmutación pensional revisada y aprobada por la Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones Gerencia Nacional de Reconocimiento.

e) Gestionar con la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos - Gerencia Nacional de Gestión Actuarial la elaboración del cálculo actuarial definitivo.

f) Enviar al empleador al cálculo actuarial definitivo de conmutación pensional y carta a través de la cual notificará el valor de la conmutación pensional, términos y tiempos para perfeccionar un acuerdo contractual de la conmutación pensional.

g) Recibir carta del empleador donde manifiesta la decisión de continuar o no, con el proceso de conmutación pensional. qe ser positiva la respuesta iniciamos con la cuarta etapa.

4. Por parte de la Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones – Gerencia Nacional de Reconocimiento:

a) Revisar y verificar que la información del formato 3: matriz de datos conmutación pensional, que sea coherente con las carpetas pensionales aportadas con la solicitud de conmutación pensional, con el fin de establecer si se encuentran los documentos mínimos exigidos para la elaboración del cálculo actuarial y el reconocimiento de las pensiones a que haya lugar, en virtud de la conmutación pensional.

b) Enviar formato 3: matriz de datos conmutación pensional con el V2132, para elaboración del calculo actuarial definitivo, ó las respectivas aclaraciones, observaciones y/o correcciones a la Vicepresidencia Comercial – Gerencia Nacional Com ercial para continuar con el proceso.

5. Por parte de la Vicepresidencia de Planeación y Riesgos Gerencia Nacional de Gestián Actuarial:

a) Elaborar el cálculo actuarial definitivo con base en la información reportada por la Vicepresidencia Comercial – Gerencia Nacional Comercial.

b) Proyectar cálculo actuarial definitivo de conmutación pensional con tres posibles fechas de cierre,

c) Enviar cálculo definitivo de conmutación pensional a la Vicepresidencia Comercial – Gerencia Nacional Comercial para lo de su competencia.

6. Por parte de la Vicepresidencia de Financiamiento e Inversiones – Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos:

a) Emitir el volante de pago al empleador por concepto del contrato de anticipo al estudio de la conmutación pensional.

D. Etapa IV: Resolución de Conmutación pensional. En esta etapa se formaliza la conmutación pensional con el empleador a través de la resolución de conmutación pensional.

Los pasos, requisitos y responsables, son a saber:

1. Por parte de la Vicepresidencia Comercial Gerencia Nacional Comercial:

a) Gestionar con la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General – Gerencia Nacional de Doctrina la elaboración del acto administrativo a través del cual se acepte la conmutación pensional.

b) Gestionar con la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano la notificación del representante legal del solicitante de la conmutación pensional.

c) Gestionar con la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano – Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano la notificación delas entidades que ejerzan el control y vigilancia de la entidad respectiva y el Ministerio de Trabajo.

d) Gestionar con la Vicepresidencia de Financiamiento e inversiones – Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos la emisión del volante de pago del valor total de la conmutación pensional, luego de descontar el anticipo al estudio de la conmutación pensional.

e) Gestionar con la Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano la notificación de todos y cada una de las personas conmutadas, según resolución de conmutación pensional.

2. Por parte de la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General:

a) Elaborar el acto administrativo de aceptación de la conmutación pensional.

b) Gestionar la firma del acto administrativo por parte del Presidente de Colpensiones.

c) Remitir el acto administrativo, una vez firmado, a todas las Vicepresidencias involucradas en el trámite de conmutación pensional, para los fines pertinentes.

3. Por parte de la Vicepresídencia de Servicio al Ciudadano Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano:

a) Notificar al representante legal del solicitante de la conmutación pensional, la resolución a través de la cual se legaliza al proceso y en la que se consigna el valor total de la conmutación pensional, incluido los gastos de la administración.

b) Notificar de todos y cada una de las personas conmutadas, según relación de la resolución de conmutación pensional.

E. Etapa V: Inclusión y administración de Némina de Pensionados. En esta etapa se efectúan los procedimientos, verificaciones y validaciones para incluir en la Nómina de Pensionados de Colpensiones a los ciudadanos conmutados.

Los pasos, requisitos y responsables, son a saber:

1. Por parte de la Vicepresidencia de Beneficlos y Prestaciones - Gerencia Nacional de Nómina.

2. Obtener la información necesaria para la inclusión en Nómina de Pensionados de Colpensiones tales como: Datos básicos, cuenta de consignación de mesadas, embargos, cooperativas, créditos, EPS, entre otros (formato 3), a través de la Vicepresidencia Comercial Gerencia Nacional Comercial.

3. Incluir en la nómina de pensionados de Colpensiones según fechas proyectadas en la resolución de conmutación pensional.

4. Continuar el proceso de mantenimiento en la nómina hasta el fallecimiento del grupo conmutado.

III. REGLAS BÁSICAS PARA RECONOCIMIENTO DE PENSIONES CONMUTADAS VICEPRESIDENCIA DE BENEFICIOS Y PRESTACIONES GERENCIA NACIONAL DE RECONOCIMIENTO.

A. Generalidades:

1. Las pensiones conmutadas son totalmente diferentes a las que reconoce COLPENSIONES con base en cotizaciones efectuadas al Sistema General de Pensiones en el Régimen de Prima Media con Prestación Definida.

2. La vicepresidencia de beneficios y prestaciones decide sobre prestaciones del Régimen de Prima Media con Prestación Definida que se causen con ocasión de las cotizaciones efectuadas, de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso.

B. Aspectos a tener en cuenta al momento de decidir una prestación económica del cuando el afiliado o pensionado tiene una pensión conmutada

Previo a la decisión de una prestación en el Régimen de Prima Media se debe:

1. Consultar la nornina de pensionados, a fin de establecer si existe una pensión conmutada, la cual se identifica verificando el numero de afiliación, es decir, si el numero de afiliación registrado en la nomina termina con el SEGURO 500 (se aclara que puede figurar de la siguiente manera, dependiendo quien es el que recibe la prestación: 500 jubilado, 501-502 ascendientes, 503 esposa, 504 al 549 hijos, 550 a 559 compañera, 560 pago herederos 590 a 591 hermanos inválidos)

2. Se debe verificar en la nómina el número de resolución mediante la cual se aceptó la conmutación pensional.

3. Consultar directamente en el acto administrativo de aceptación de la conmutación, el tipo de pensión que fue conmutada a favor del jubilado (en de cotejar, que el tipo de prestación que se encuentra registrada en la nómina este acorde con la que figura en la resolución), en la siguiente ruta: Y:\publica/Conmutaciones.

En caso de no contar con la debida autorización para acceder a la carpeta compartida de Conmutaciones, deberá efectuarse la correspondiente solicitud a la Gerencia Nacional de Comercial.

4. Lo anterior, para proceder a verificar si hay lugar a reconocer una prestación por las cotizaciones efectuadas al RPM a favor del mismo pensionado, y en caso de tener derecho identificar si hay lugar o no a giro de retroactivo, de acuerdo al tipo de pensión conmutada.

C. Tipos de pensiones conmutadas

1. Pensión plena a cargo exclusivo de la empresa

El empleador reconoció una pensión de jubilación a su trabajador, de forma vitalicia, y en los mismos términos efectuo la conmutación al ISS o Colpensiones.

Estas pensiones siempre estarán a cargo del empleador y las paga Colpensiones en virtud de la figura de la conmutación pensional.

Cuando un afiliado al RPM se encuentra conmutado con este tipo de pensión, se pueden presentar las siguientes situaciones de solicitudes de prestaciones económicas por las cotizaciones efectuadas al SGP:

a) El afiliado al RPM puede solicitar el reconocimiento de pensión por cualquiera de los riesgos de IVM, en este caso procede el estudio de la prestación de acuerdo a la norma aplicable en cada caso, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

i. La pensión de jubilación conmutada plena y la pensión de vejez del RPM son compatibles, siempre y cuando la pensión de vejez se reconozca con tiempos cotizados con diferentes empleadores al que conmutó la pensión de jubilación.

ii. La pensión de jubilación conmutada no se comparte con la del RPM.

iii. Las reglas de disfrute y de efectividad de la pensión de vejez son las propias del Sistema General de Pensiones.

iv. Aplican todos los tipos pensionales de IVM.

v. Se aplica la prescripción, cuando sea procedente.

vi. El retroactivo pensional que se genere con el reconocimiento prestacional, se gira al afiliado.

vii. Procede estudio de pensión de vejez post mortem o sobrevivientes si hay lugar a ello.

b) El jubilado conmutado fallece, procede el estudio de la sustitución pensional a favor de sus beneficiarios, bajo las siguientes circunstancias:

i. La sustitución de la pensión conmutada es compatible con la pensión de vejez.

ii. En cuanto al disfrute y efectividad, aplican las reglas propias del Sistema General de Pensiones para el reconocimiento de la pensión de sobrevivientes por pensionado fallecido.

iii. Quienes pretendan ser beneficiarios, deben cumplir las mismas exigencias establecidas por el RPM para acreditar su condición de tal.

viii. El retroactivo que se genere con el reconocimiento prestacional, se gira a los beneficiarios.

iv. En el evento que el pensionado disfrute de más de una pensión, el reconocimiento de la sustitución, se debe realizar en forma independiente para cada prestación,

2. Pensión compartida

El empleador reconoció una pensión de jubilación bien sea de carácter legal o extralegal a un trabajador, y continuo efectuando cotizaciones al RPM, y una vez le fue reconocida la pensión de vejez por las cotizaciones efectuadas en el RPM, el empleador compartió dicha prestación, quedando únicamente a su cargo el mayor valor o la diferencia entre la pensión que inicialmente reconoció, y la pensión concedida por COLPENSIONES.

La conmutación la efectúa únicamente por ese mayor valor que se encuentra a su cargo, es decir, el pensionado ya se encuentra disfrutando de pensión de vejez del RPM, y la nueva prestación que se ingresa es la conmutada que corresponde al mayor valor que quedó a cargo del empleador.

Cuando un pensionado se encuentra conmutado con este tipo de pensión, se pueden presentar las siguientes situaciones de solicitudes de prestaciones económicas por las cotizaciones efectuadas al SGP:

a) Reliquidación de la pensión de vejez (RPM), con la que anteriormente venia percibiendo el pensionado antes de que se conmutara el mayor valor (no procede la reliquidación para la pensión conmutada).

La reliquidación aplica solo sobre la pensión de vejez reconocida en el RPM y si aumenta el valor de esta mesada, se afecta la pensión conmutada, en 3 eventos:

i. El valor de la pensión de vejez del RPM incrementa pero sumada a la diferencia que por la conmutada se está pagando, no excede el valor total que recibe por las dos pensiones.

En este caso:

1) No se genera retroactivo pensional, en la medida que el valor por el que se incrementa la pensión de vejez del RPM debe ser descontado de la diferencia que percibe el pensionado por concepto de pensión conmutada por tratarse de una pensión ya compartida.

2) Se debe reajustar el valor de la diferencia que se paga por concepto de pensión conmutada.

Con la reliquidación, la pensión de vejez del RPM queda en el mismo monto que estaba recibiendo el pensionado por esta prestación y la diferencia de la pensión conmutada compartida.

En este caso:

1. No se genera retroactivo pensional, en la medida que el valor por el que se incrementa la pensión de vejez del RPM debe ser descontado de la diferencia que percibe el pensionado por concepto de pensión conmutada por tratarse de una pensión ya compartida.

2. Teniendo en cuenta que la diferencia que se genera con la reliquidación de la pensión de vejez del RPM es igual al monto que se pagaba por pensión conmutada compartida, esta ultima debe ser retirada de nómina.

iii. Con la reliquidación, la pensión de vejez del RPM queda con un monto superior al que estaba recibiendo el pensionado por esta prestación y el valor de la diferencia de la pensión conmutada compartida.

En este caso:

1) Se genera retroactivo pensional por el valor de la diferencia en la que aumentó la pensión de vejez del RPM.

2) Al valor del retroactivo se genera desde el cumplimiento de los requisitos (aplica prescripción).

3) El valor que se pagaba por concepto pensión conmutada compartida, debe ser retirada de la nómina.

Aspectos a tener en cuenta:

1) En todo caso se debe descontar del retroactivo que se genere por reliquidación de la pensión de vejez, el valor que se esta pagando por pensión conmutada.

2) En cuanto al disfrute y efectividad en el pago de la pensián, deben aplicarse las reglas de compartibilidad.

3) De otra parte, si la mesada pensional de vejez se reliquida y en virtud de la reliquidacián, el pensionado pierde el derecho a percibir la mesada 14, pero estaba disfrutando de la mesada 14 con la pensión conmutada, se debe mantener el pago de la misma a través de la pensión conmutada.

4) Debe darse aplicación a la prescripción, en los casos en los que proceda.

5) Se aclara que si al reliquidar la pensián de vejez se genera algún retroactivo por un mayor valor, el mismo debe ser girado al pensionado.

b) El pensionado con pensión conmutada ya compartida fallece y se presentan los pretendidos beneficiarios a solicitar la sustitución de las dos pensiones:

i. En cuanto al disfrute y efectividad de la pensión, deben aplicarse las reglas propias de la sustitucián pensional en el RPM.

ii. Quienes pretendan ser beneficiarios, deben cumplir las mismas exigencias establecidas por el RPM para acreditar su condición de tal.

iii. Se sustituye tanto la pension de vejez como la pensián conmutada, en forma independiente.

iv. El retroactivo que se genere con el reconocimiento prestacional, se gira a los beneficiarios.

v. Se aplica la prescripción, cuando sea procedente.

3. Pensión de jubilación en expectativa de compartir

Son Pensiones legales o extralegales reconocidas por el empleador pero al momento de llevar a cabo la conmutacián pensional, los jubilados no han reunido los requisitos para la pensión de vejez, por tal razán se conmuta:

a) La pensión de jubilación y,

b) Las cotizaciones futuras hasta que cumpla los requisitos del RPM

Cuando un pensionado se encuentra conmutado con este tipo de pensión, se pueden presentar las siguientes situaciones de solicitudes de prestaciones económicas por las cotizaciones efectuadas al SGP:

a) Solicitud Pensión Vejez Del RPMD

El jubilado se encuentra incluido en nómina de pensionados recibiendo la pensión de jubilación que fue reconocida inicialmente por su empleador y conmutada con el 155 o Colpensiones en expectativa de compartir con el RPM, y cumple requisitos para pensión de vejez por las cotizaciones efectuadas al RPM, siendo el procedimiento a seguir:

 i. La solicitud de pensión de vejez del RPM la puede efectuar:

Colpensiones en calidad de pagador de la pensión (por conmutación) o el mismo jubilado.

ii. Se reconoce la pensión bajo las reglas generales de causación y disfrute establecidas para el RPM.

iii. Se incluirá en nómina una pensión NUEVA.

iv. Se aplican las reglas de compartibilidad en cuanto al disfrute y no requiere retiro del Sistema General de Pensiones, excepto si realizó cotizaciones con un empleador (es) diferente (s) al (os) que conmutó (aron).

v. Se aplica la prescripción, en los casos en los que proceda.

b) Aspectos fundamentales frente a la mesada reconocida por el riesgo de Vejez:

En cuanto a la mesada, se presentan los siguientes eventos al momento de reconocer la pensión:

i. Que el monto de la pensión de vejez que reconoce Colpensiones por las cotizaciones efectuadas al RPM sea MAYOR al que estaba recibiendo en nómina por pensión conmutada (reconocida por el empleador), en este caso:

1) El retroactivo que se genere con el reconocimiento prestacional, se gira a los beneficiarios, y,

2) Se ingresa la pensión de vejez reconocida por Colpensiones por las cotizaciones al RPM.

3) El giro del retroactivo se hará de la siguiente manera:

(i) Se genera el retroactivo a favor del pensionado, únicamente por el mayor valor o la diferencia entre las dos mesadas pensionales desde el cumplimiento de requisitos, es decir, que se descuenta del retroactivo que se genere por la pensión de vejez, el valor que se haya girado retroactivamente por la pensión conmutada (esto aplica únicamente cuando la conmutación se hizo con el 155 hoy Colpensiones y la pensión de vejez supera la conmutada).

(ii) Cuando el empleador efectúo la conmutación pensional con una entidad diferente al ISS o Colpensiones, se genera el retroactivo por el 100% a favor del empleador o de la entidad con la que se efecttio la conmutación pensional (si en esos términos se celebró dicho contrato de conmutación), o en su defecto se dejará en suspenso, aplicando las reglas generales de causación, disfrute y compartibilidad pensional.

(iii) A la Fiduciaria (cuando así lo estipule el contrato de Fiducia Mercantil, de acuerdo a las condiciones del mismo 145 casos del Banco Cafetero relacionados en dicho contrato, Solo se gira el retroactivo que se cause hasta el día anterior a la fecha en que ingreso a nomina de pensionados la pensión conmutada, en adelante solo se gira retroactivo por el mayor valor a favor del pensionado).

4) Mesada 14: Si la nueva pensión de vejez que se reconoce carece de mesada 14 en virtud del Acto Legislativo y la anterior conmutada sí la tiene, en nómina deberá permanecer la anterior pensión conmutada sólo con el fin de pagar la mesada 14.

ii. Que el monto de la pensión de vejez que reconoce Colpensiones por las cotizaciones efectuadas al RPM sea MENOR al que estaba recibiendo en nómina por pensión conmutada (reconocida por el empleador), en este caso:

1) Se debe ajustar la pensión conmutada.

2) No se genera retroactivo. La prestación de vejez se debe reconocer a corte de nómina, por ser Colpensiones a través de la figura de conmutación pensional quien paga la pensión que reconoció inicialmente el empleador. Solo se gira retroactivo a favor del empleador o a la entidad con la que se conmutó, cuando el empleador conmutó con otra entidad diferente a Colpensiones.

3) En cuanto al disfrute y efectividad de la pensión de vejez, aplican las reglas de compartibilidad pensional. No requiere retiro del Sistema General de Pensiones, excepto si realizó cotizaciones con un empleador diferente al que conmutó.

4. Mesada 14: Si la nueva pensión de vejez que se reconoce carece de mesada 14 en virtud del Acto Legislativo y la anterior conmutada si la tiene, en nómina deberá permanecer la anterior pensión conmutada por la diferencia o mayor valor, y por el pago del 100% anual de la mesada 14 el cual siempre quedara a cargo de la pensión conmutada.

iii. Que el monto de la pensión de vejez que reconoce Colpensiones por las cotizaciones efectuadas al RPM sea IGUAL al que venia recibiendo en nomina por pensión conmutada (reconocida por el empleador), en este caso:

1) Se debe retirar de nómina la pensión conmutada reconocida por el empleador, y,

2) Se ingresa en nómina la pensión de vejez reconocida por Colpensiones por las cotizaciones al RPM.

3. No hay lugar a pago de retroactivo alguno y se reconoce a corte de nómina.

4. Cuando el empleador efectúo la conmutación pensional con una entidad diferente al ISS o Colpensiones, se genera el retroactivo por el 100% a favor del empleador o de la entidad con la que se efectúo la conmutación pensional (si en esos términos se celebró dicho contrato de conmutación), aplicando las reglas generales de causación, disfrute y compartibilidad pensional.

5. Mesada 14. Si la nueva pensión de vejez que se reconoce carece de mesada 14 en virtud del Acto Legislativo y la anterior conmutada si la tiene, en nómina deberá permanecer la anterior pensión conmutada sólo con el fin de pagar mesada 14.

c) Pensión de sobrevivientes

El pensionado por pensión conmutada en expectativa a compartir fallece y se presentan los pretendidos beneficiarios al RPM:

i. En cuanto al disfrute aplican reglas normales de sobreviviente por afiliado y pensionado fallecido.

ii. Para los pretendidos beneficiarios aplican condiciones del RPM para legitimarse corno beneficiarios de la sustitución.

iii. El retroactivo se reconoce a favor de los beneficiarlos.

iv. Procede estudio de pensión de vejez post mortem si hay lugar a ello, aplicando las reglas generales establecidas para el RPM.

v. Se debe reconocer en primer lugar la pensión de sobrevivientes en el RPM y comparar valores con la pensión conmutada, caso en el cual pueden ocurrir 3 eventos:

1) Que el monto de la pensión de sobrevivientes que reconoce Colpensiones por las cotizaciones efectuadas al RPM sea MAYOR al monto de la pensión de jubilación que venia recibiendo en nomina por pensión conmutada (reconocida por el empleador), en este caso:

(i) No se debe sustituir la pensión conmutada.

(ii) Solo se continúa con el pago de la pensión de sobrevivientes que se reconoce por las cotizaciones efectuadas al RPM.

(iii) Se aplica la prescripción, en los casos en los que proceda.

(iv) El giro del retroactivo se debe hacer a favor de los beneficiarios (cuando la conmutación se efectilo con Colpensiones), o a la entidad con la que se conmutó cuando es diferente a Colpensiones, si así se establece en el contrato de conmutación pensional.

(v) Mesada 14. Si en la pensión de sobrevivientes no hay lugar a reconocer la mesada 14, pero el causante estaba disfrutando de la mesada 14 con la pensión conmutada (reconocida por el empleador), se debe sustituir la pensión conmutada, únicamente respecto al pago de la mesada 14 y por el mismo monto en que el empleador la había reconocido (es decir, por el valor de la mesada que traía en nómina de pensionados).

2) Que el monto de la pensión de sobrevivientes que reconoce Colpensiones por las cotizaciones efectuadas al RPM sea MENOR al monto de la pensión de jubilación que venia recibiendo en nomina por pensión conmutada (reconocida por el empleador), en este caso:

(i) Se debe reconocer pensión de sobrevivientes, y,

(ii) Sustituir la pensión conmutada únicamente por el mayor valor.

(iii) El retroactivo se debe girar a favor de los beneficiarios a partir de la fecha de fallecimiento (cuando la conmutación se efectúo con Colpensiones), o a la entidad con la que se conmutó cuando es diferente a Colpensiones, si así se establece en el contrato de conmutación pensionaI.

(iv) Se aplica la prescripción, en los casos en los que resulte procedente.

(v) Mesada 14. Si en la pensión de sobrevivientes no se generó el derecho a la mesada 14, pero el causante estaba disfrutando de la mesada 14 con la pensión conmutada (reconocida por el empleador), se debe sustituir la pensión conmutada, únicamente respecto al pago de la mesada 14 y por el mismo monto en que el empleador la había reconocido (es decir, por el valor de la mesada que traía en nómina de pensionados).

3) Que el monto de la pensión de sobrevivientes que reconoce Colpensiones por las cotizaciones efectuadas al RPM sea IGUAL al monto de la pensión de jubilación que venia recibiendo en nomina por pensión conmutada (reconocida por el empleador), en este caso:

(i) Se debe reconocer solo pensión de sobrevivientes por las cotizaciones a I RPM, y,

(ii) Sustituir la pensión conmutada únicamente por la mesada 14 en los casos en que haya lugar,

(iii) No hay lugar a generar pago de retroactivo alguno y se reconoce a corte de námina (esto es cuando la conmutación se efectúo con Colpensiones), solo procede giro de retroactivo a la entidad con la que se conmutá cuando es diferente a Colpensiones, si así se establece en el contrato de conmutación pensional.

(iv) Mesada 14. Si en la pensión de sobrevivientes no se generá el derecho a la mesada 14, pero el causante estaba disfrutando de la mesada 14 con la pensión conmutada (reconocida por el empleador), se debe sustituir la pensión conmutada, únicamente respecto al pago de la mesada 14 y por el mismo monto en que el empleador la había reconocido (es decir, por el valor de la mesada que traía en nómina de pensionados).

4. Pensión de invalidez de quienes se encuentran en el grupo de expectativa de compartir

El pensionado por pensión conmutada en expectativa a compartir se inválida y se presenta a reclamar Pensión de invalidez por las cotizaciones efectuadas al RPM:

a) En cuanto al disfrute y efectividad, aplican las reglas propias de la pensión de invalidez por afiliado del RPM.

b) Procede estudio de pensión de Invalidez post- mortem si hay lugar a ello, aplicando las reglas generales del RPM.

c) Se debe reconocer la pensión de invalidez por las cotizaciones efectuadas al RPM y comparar valores con la pensión conmutada y puede ocurrir los mismos eventos sefialados para la pensión de vejez, respecto al giro o no de retroactivo por ser una pensión en expectativa de compartir.

d) Si en la pensión de invalidez no se generó el derecho a percibir mesada 14, pero el causante estaba disfrutando la mesada 14 con la pensión conmutada reconocida por el empleador, se debe continuar con el pago de la misma y por el mismo monto en que el empleador la había reconocido (es decir, por el 100% del valor de la mesada que traía en nómina de pensionados).

e) Se aplica la prescripción, en los casos en los que resulte procedente.

f) Giro del retroactivo al pensionado en los casos en que haya lugar (cuando la conmutación se efectúo con Colpensiones), o a la entidad con la que se conmute cuando es diferente a Colpensiones, si así se establece en el contrato de conmutación pensional.

5. Pensión de conmutación temporal

En este evento el empleador reconoció una pensión de jubilación a su trabajador hasta el cumplimiento de los requisitos mínimos para pensión de vejez en el Sistema General de Pensiones, y en esos mismos términos la conmutó con el ISS o Colpensiones, se conmuta:

a) La pensión de jubilación, y,

b) Las cotizaciones futuras hasta que cumpla los requisitos para pensión previstos en el RPM.

Una vez el jubilado cumple los requisitos para acceder a la pensión de vejez, se debe retirar de nómina la pensión conmutada y el afiliado o sus beneficiarios tienen la opción de solicitar la prestación a que haya lugar.

Los aspectos que se deben tener en cuenta, son los siguientes:

a) Aplican todos los tipos pensionales de vejez, invalidez o muerte.

b) La pensión de conmutación de carácter temporal NO es susceptible de ser sustituida como quiera que se extingue con el fallecimiento del asegurado y cort las cotizaciones al RPM se debe cubrir el riesgo de invalidez, vejez o sobrevivientes.

Cuando un pensionado se encuentra conmutado con este tipo de pensión, se pueden presentar las siguientes situaciones de solicitudes de prestaciones económicas por las cotizaciones efectuadas al SGP:

a) Solicitud pensión vejez del RPMq

El afiliado quien se encontraba en nomina de pensionados recibiendo la pensión de jubilación reconocida por su empleador y conmutada con el lSS o Colpensiones, solicita el reconocimiento de la pensión de vejez por las cotizaciones efectuadas al Sistema General de Pensiones, procedimiento:

i. La solicitud de pensión del RPM la puede radicar la entidad que conmutó o el afiliado.

ii. El afiliado deberá ser analizado como COTIZANTE, no aplica la condición de pensionado, toda vez que una vez cumple requisitos para pensión vejez, desaparece la pensión conmutada temporal y se debe estudiar únicamente como cotizante.

iii. Se debe decidir la solicitud de pensión del RPM.

iv. Se debe verificar que se encuentre afiliado al RPM y no al RAIS.

v. La pensión conmutada debe estar retirada de la nómina de pensionados de Colpensiones.

vi. En cuanto al disfrute y efectividad de la pensión, aplican las reglas generales para la pensión de vejez del RPM por afiliado, excepto que no se exige la novedad de retiro del Sistema General de Pensiones, sino únicamente en los casos en que existan cotizaciones con empleadores diferentes al que conmutó.

vii. Se aplica la prescripción, según proceda.

viii. El retroactivo que se genere es a favor del afiliado.

b) Pensión de sobrevivientes

El pensionado por pensión conmutada de carácter temporal fallece y se presentan los pretendidos beneficiarios al RPM, ante lo cual se debe tener en cuenta:

i. No se sustituye la pensión conmutada.

ii. Se debe realizar el estudio de pensión de sobrevivientes por las cotizaciones efectuadas al Sistema General de Pensiones (Afiliado fallecido – Nq Pensionado fallecido).

iii. El causante deberá ser analizado como COTIZANTE, no aplica la condición de pensionado, toda vez que una vez fallezca la persona, desaparece la pensión conmutada temporal y se debe estudiar únicamente como cotizante.

iv. Aplican reglas de sobrevivientes del RPM.

v. Se aplica la prescripción, si hay lugar a ello.

vi. Los beneficiarios deben legitimarse conforme al RPM.

vii. Para disfrute y efectividad, se aplican las reglas previstas para la pensión de sobrevivientes en el RPM.

viii. Si hay lugar a post-rnortem en el RPM, se debe reconocer.

ix. El retroactivo se debe girar a los beneficiarios.

c) Pensión de invalidez

El pensionado por pensión conmutada de carácter temporal se inválida y se presenta a reclamar pensión de invalidez en el RPM, para lo cual se debe tener en cuenta:

i. Se debe realizar el estudio de pensión de invalidez por las cotizaciones efectuadas al Sistema General de Pensiones (Afiliado).

ii. Aplican reglas de invalidez del RPM.

iii. Se aplica la prescripción, si hay lugar a ello.

iv. Para disfrute aplican reglas de negocio de invalidez.

v. Si hay lugar a invalidez post-mortem en el RPM se debe reconocer

vi. Retroactivo al afiliado.

6. Pensiones futuras

En este evento el empleador reconoció pensión de jubilación a favor de su trabajador, pero el ingreso a la nómina queda sujeto al cumplímiento de la edad señalada en el acto administrativo o documento mediante el cual el empleador se comprometió para con su trabajador.

En este grupo de pensiones se puede conmutar los diferentes tipos de pensiones relacionados anteriormente así:

a) Pensiones plenas

b) Pensiones en expectativa a compartir

c) Pensiones temporales

Los lineamientos establecidos en la presente Circular tienen como propósito determinar las reglas básicas para el reconocimiento de prestaciones económicas conmutadas y una comunicación efectiva con el ciudadano garantizándole su derecho a la seguridad social, razón por la cual, se comunica para su debido cumplimiento.

MARIO FIDEL RODRIGUEZ NARVÁEZ

Vicepresidente Jurídico y Secretario General

Adminstradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones

ANEXOS:

Formato 1: Solicitud conmutación pensional comercial

Formato 2: Formulario de conocimiento

Formato 3: Matriz de datos conmutación pensional

Check list: Documentos mínimos exigidos para revisión expedientes pensionales de conmutación

SOLICITUD CONMUTACIÓN PENSIONAL COMERCIAL

<Nota: Cuadro no Incluido, ver pdf>.

FORMULARIO DE CONOCIMIENTO

INFORMACIÓN DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE (PERSONA JURÍDICA)

<Nota: Cuadro no Incluido, ver pdf>.

FORMATO INFORMACIÓN PARA CONMUTACIÓN PERSONAL

<Nota: Cuadro no Incluido, ver pdf>.

NOTA AL FINAL:

1. Corte Canstitucianal. Sentencia C-090 de 2011.

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