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RESOLUCIÓN 1702 DE 2021

(diciembre 28)

Diario Oficial No. 51.902 de 29 de diciembre de 2021

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Por medio de la cual se subroga la Resolución 2082 del 6 de octubre de 2016.

LA DIRECTORA GENERAL (E)

en ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas en los numerales 7 y 11 del artículo 9o del Decreto 575 de 2013, en desarrollo de lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 178 y el numeral 4 del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado el artículo 121 de la Ley 2010 de 2019, y

CONSIDERANDO:

Que la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), en el marco de lo establecido por los numerales 18 y 19 del artículo 6o del Decreto 575 de 2013 y el parágrafo 1 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012, expidió el 6 de octubre de 2016 la Resolución 2082, por medio de la cual subrogó la Resolución número 444 del 28 de junio de 2013, estableciendo los estándares de cobro que deben implementar las Administradoras del Sistema de la Protección Social.

Que los artículos 1o y 16 de la Resolución 2082 del 6 de octubre de 2016 fijaron el objeto y las conductas constitutivas de incumplimiento de los estándares de cobro establecidos, así como la implementación de prácticas que propendan por mejorar la gestión de cobro y optimicen el recaudo de la cartera en mora.

Que es necesario ampliar el alcance de los objetivos definidos para el estándar de “Uso Eficiente de la Información”, enfocados al seguimiento del comportamiento de la cartera del Sistema de la Protección Social, con el fin de incluir el seguimiento al cumplimiento de los estándares de “aviso de incumplimiento” y “acciones de cobro”, que hacen parte de la gestión de cobro de la cartera.

Que con el propósito de optimizar el análisis de la información reportada por las administradoras, se suprimirá la entrega del reporte denominado “Consolidado de cartera” establecido en el artículo 6o de la Resolución 2082 de 2016; y se exigirá solamente el “Reporte desagregado de cartera por aportante” dispuesto en el artículo 7o de dicho acto administrativo; adicionalmente, se modificará la periodicidad de entrega y se eliminará la conducta sancionable por entrega de información incompleta del estándar de “Uso Eficiente de la Información”, establecida en el numeral 1 del artículo 16 de la citada Resolución.

Que, como resultado de actualizaciones realizadas a la plataforma tecnológica de la Unidad para la recepción de la información, se eliminará la necesidad de contar con un archivo ficha de control que acompañe e identifique el reporte desagregado de cartera entregado por las administradoras en cumplimiento del estándar de “Uso Eficiente de la Información”, y en su lugar se implementará la herramienta Data Q.

Que conforme al numeral 4 del artículo 121 de la Ley 2010 de 2019, las Administradoras del Sistema de la Protección Social que incumplan los estándares de cobro fijados por la Unidad serán sancionadas mensualmente hasta por 200 UVT en un solo proceso sancionatorio por los incumplimientos ocurridos en la respectiva vigencia fiscal, sin que el tope supere dos mil cuatrocientas (2.400) UVT, por consiguiente resulta necesario ajustar las conductas sancionables y la dosificación de la sanción por estándar, con el fin de garantizar los principios de seguridad jurídica, legalidad, racionalidad y proporcionalidad.

Que se subrogará la Resolución 2082 de 2016 con el fin de integrar en un solo acto todas las disposiciones que fijan los estándares de cobro, las conductas sancionables, dosificación de sanciones, procedimiento sancionatorio y actuales reglas contenidas en el Anexo Técnico que desarrolla cada uno de los estándares de los procesos de cobro de la cartera en mora, facilitando su aplicación por parte de las Administradoras del Sistema de la Protección Social, al igual que el seguimiento y control que debe ejercer la Unidad.

Que se cumplió con la formalidad prevista en el Decreto 1081 de 2015, modificado por el Decreto 270 de 2017 y los numerales 9 y 8 de los artículos 3o y 8o respectivamente del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, así como, en la Resolución 609 de 2017 en relación con la publicación del texto de la presente Resolución.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto definir y determinar los estándares de procesos de cobro que deben adoptar las Administradoras de la Protección Social en el cumplimiento de las acciones de seguimiento y cobro a los aportantes morosos obligados en el pago de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, atendiendo principios de eficacia, eficiencia y efectividad, así como establecer las conductas sancionables y la dosificación de la sanción a imponer dentro de la competencia otorgada en el numeral 4 del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 modificado por el artículo 121 de la Ley 2010 de 2019, o las disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las Administradoras Públicas y Privadas del Sistema de la Protección Social conformado por el Sistema General de Seguridad Social Integral (Salud, Pensiones y Riesgos Laborales), el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las Cajas de Compensación Familiar (CCF), están obligadas al cumplimiento de los estándares de cobro que se establecen en la presente resolución, sin perjuicio del procedimiento y los términos establecidos en las disposiciones legales que aplican al ejercicio de sus respectivas funciones.

TITULO I.

ESTÁNDARES DE PROCESOS DE COBRO DE CARTERA MOROSA.

ARTÍCULO 3o. ESTÁNDARES DE PROCESOS. En el ejercicio de las acciones de cobro de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, las Administradoras deben adoptar dentro de sus procesos de cobro los siguientes estándares que propendan por mejorar la gestión de cobro y optimizar el recaudo de la cartera en mora y de esta manera disminuir la evasión y cumplir con los fines del Sistema:

Estándar número 1. Uso Eficiente de la Información.

Estándar número 2: Aviso de Incumplimiento.

Estándar número 3: Acciones de Cobro.

Estándar número 4: Documentación y Formalización.

CAPÍTULO I.

ESTÁNDAR DE USO EFICIENTE DE LA INFORMACIÓN.

ARTÍCULO 4o. OBJETIVO. El estándar de Uso Eficiente de la Información tiene como finalidad:

i) Disponer de una base de datos actualizada de ubicación y contacto de los aportantes que facilite a las Administradoras y a la Unidad realizar la gestión de cobro de la cartera en mora.

ii) Analizar el comportamiento de la cartera en mora para establecer indicadores de gestión y estrategias conjuntas que propendan por mejorar la gestión de cobro y optimizar el recaudo de la cartera. Su uso servirá de insumo a la entidad para la conformación del proyecto de estado de cuenta y para la caracterización de la población objeto de sus procesos internos.

iii) Hacer seguimiento al cumplimiento de los indicadores de gestión y a las estrategias que se deriven del análisis del comportamiento de la cartera, con el fin de que cada administradora tome las acciones a que haya lugar.

iv) Servir como insumo para la generación del plan de verificación anual desarrollado por la Unidad que evalúa el cumplimiento de los estándares número 2: Aviso de Incumplimiento y número 3: Acciones de Cobro, a partir del análisis de la información reportada por las administradoras en el reporte desagregado de cartera.

ARTÍCULO 5o. REPORTE DE UBICACIÓN Y CONTACTO. Con el objeto de construir una base de datos actualizada que facilite la ubicación de los aportantes obligados al pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social, las Administradoras deben adelantar las acciones necesarias para actualizar su información, solicitando a cada uno de sus aportantes, por lo menos una vez al año, los datos de ubicación y contacto de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Unidad en el Anexo Técnico Capítulo I.

Los datos recolectados deben ser consolidados y remitidos por las Administradoras a la Unidad, a más tardar el último día hábil del mes de noviembre de cada anualidad, sin perjuicio que puedan realizar actualizaciones y reportes con anterioridad a dicho plazo.

La Unidad compartirá con las Administradoras la información que consolide, para lo cual estas podrán solicitarla de acuerdo con las especificaciones establecidas en el Anexo Técnico Capítulo 1 y únicamente utilizarla para el ejercicio de las funciones propias del control de la cartera del Sistema de la Protección Social, cumpliendo con los lineamientos señalados en la Constitución Política y la Ley 1712 de 2014 en relación con la protección del derecho al habeas data, intimidad, buen nombre y reserva legal.

ARTÍCULO 6o. REPORTE DESAGREGADO DE CARTERA POR APORTANTE. Las Administradoras deben presentar a la Unidad a más tardar el último día hábil de cada mes, un reporte desagregado de cartera por aportante con las obligaciones que presenten un incumplimiento igual o superior a treinta (30) días calendario, contados a partir del día siguiente de la fecha límite señalada en el artículo 3.2.2.1 y siguientes del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social (Decreto 780 de 2016).

Para los efectos de la presente Resolución, la cartera en mora comprende igualmente, al aportante empleador que no registra pago en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes, respecto de algunos trabajadores a su cargo.

PARÁGRAFO 1o. Para el reporte desagregado se tendrá como fecha de corte, el último día calendario del mes inmediatamente anterior a aquel en que deba presentarse. Este reporte debe ser remitido cumpliendo con las especificaciones señaladas en el Anexo Técnico, Capítulo I. Estándar de Uso Eficiente de Información que hace parte integral de la presente Resolución.

PARÁGRAFO 2o. La cartera reportada no debe incluir intereses moratorios.

CAPITULO II.

ESTÁNDAR DE AVISO DE INCUMPLIMIENTO.

ARTÍCULO 7o. OBJETIVO. El Estándar de aviso de incumplimiento tiene como finalidad incentivar el pago voluntario de las contribuciones parafiscales de la Protección Social por parte de los aportantes que registran obligaciones con un incumplimiento igual o inferior a treinta (30) días calendario o, en su defecto, promover el reporte de las novedades que les permitan a las Administradoras depurar la información de la deuda presunta.

ARTÍCULO 8o. AVISO DE INCUMPLIMIENTO. Las Administradoras del Sistema de la Protección Social deben enviar el aviso a los aportantes que presenten obligaciones con un incumplimiento igual o inferior a treinta (30) días calendario a partir de la fecha límite de pago, dentro del término comprendido entre el día siguiente a la fecha límite de pago y hasta los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente. Lo anterior de conformidad con los criterios que se definen en el Anexo Técnico Capítulo 2.

PARÁGRAFO. Cuando las Administradoras en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen su competencia requieran el pago a los aportantes deudores, se entenderá cumplido este estándar, siempre y cuando lo envíen dentro de los términos señalados en dichas disposiciones y contenga los requisitos exigidos en el Anexo Técnico Capítulo 2; en caso contrario deberán ajustarse al plazo señalado en el presente artículo.

CAPÍTULO III.

ESTÁNDAR DE ACCIONES DE COBRO.

ARTÍCULO 9o. OBJETIVO. El Estándar de acciones de cobro tiene como finalidad propiciar el pago voluntario e inmediato de la obligación que el aportante adeuda al Sistema de la Protección Social, y el inicio de las acciones judiciales o de jurisdicción coactiva a que hubiere lugar.

ARTÍCULO 10. CONSTITUCIÓN DEL TÍTULO EJECUTIVO. La Unidad verificará que las administradoras privadas y públicas hayan expedido en un plazo máximo de nueve (9) meses contados a partir de la fecha límite de pago, la liquidación o acto administrativo que preste mérito ejecutivo, según el caso, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales aplicables al respectivo subsistema.

Para iniciar las acciones de cobro coactivo o judicial será suficiente la constitución del título que presta mérito ejecutivo. Las acciones persuasivas y el aviso de incumplimiento no son actuaciones que complementen el título.

ARTÍCULO 11. ACCIONES PERSUASIVAS. Una vez las Administradoras constituyan el título que presta mérito ejecutivo, deben contactar al deudor como mínimo dos veces. El primer contacto lo deben realizar dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la constitución o a la firmeza del título ejecutivo, según se trate de entidad privada o pública, respectivamente, y el segundo, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se realizó el primer contacto, sin superar cuarenta y cinco (45) días calendario, de conformidad con los criterios que se definen en el Anexo Técnico Capítulo 3.

PARÁGRAFO: No se adelantarán las acciones persuasivas cuando la cartera en mora presente las condiciones de incobrabilidad señaladas en el Anexo Técnico, o cuando la política de cobro establecida por la administradora así lo considere. En estos casos, se procederá de manera directa al cobro coactivo o judicial, según corresponda.

ARTÍCULO 12. ACCIONES JURÍDICAS. Vencido el plazo anterior las administradoras contarán con un plazo máximo de cinco (5) meses para iniciar las acciones de cobro coactivo o judicial, según el caso.

CAPITULO IV.

ESTÁNDAR DE DOCUMENTACIÓN Y FORMALIZACIÓN.

ARTÍCULO 13. OBJETIVO. El Estándar de Documentación y Formalización tiene como finalidad que las Administradoras documenten, formalicen, socialicen y mantengan actualizados sus procesos de cobro de la cartera en mora, de acuerdo con los estándares establecidos en la presente Resolución, y las evidencias deberán estar a disposición de esta Unidad cuando lo requiera, de acuerdo con lo establecido en el Anexo Técnico, Capítulo 4.

TITULO II.

PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO.

CAPITULO I.

COMPETENCIA.

ARTÍCULO 14. COMPETENCIA. El Subdirector de Determinación de Obligaciones y el Director de Parafiscales de la Unidad, son competentes para imponer las sanciones y resolver el recurso de reconsideración, respectivamente, con ocasión del incumplimiento a los estándares de cobro, de conformidad con la delegación atribuida mediante la Resolución 018 del 12 de enero de 2021 o las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.

CAPITULO II.

ARTÍCULO 15. CONDUCTAS SANCIONABLES Y DOSIFICACIÓN DE LA SANCIÓN. La Unidad en uso de la competencia sancionatoria determina las siguientes conductas como constitutivas de incumplimiento a los estándares de cobro fijados en la presente resolución, con la respectiva dosificación dentro del monto máximo mensual autorizado de doscientas (200) UVT y hasta dos mil cuatrocientas (2.400) UVT por cada vigencia fiscal.

Cuando la suma del valor de las sanciones a imponer por periodo mensual supere 200 UVT, se impondrá este límite y, máximo 2.400 UVT por vigencia fiscal.

1) Estándar de Uso Eficiente de la Información: El valor de la sanción por incumplimiento a este estándar será acorde a la conducta en la que incurrió la administradora, teniendo en cuenta que por cada reporte y periodo da origen a una sanción, así:

Conducta SancionableSanción
1. Enviar la Información dentro de tos días 10 a 15 calendarlo del mes siguiente al vencimiento del plazo, en las condiciones descritas en el capítulo 1 del anexo técnico.Veinte (20) UVT
2. No enviar la información o enviarla posterior al plazo señalado en el numeral anterior.Cincuenta (50) UVT

En todo caso, es obligatorio que las administradoras presenten los informes mensuales, teniendo en cuenta que el aplicativo Data Q no le permitirá el ingreso del informe de un período, si el informe del mes anterior no se encuentra registrado en el sistema.

En el evento de presentarse inconvenientes técnicos para enviar la información, atribuibles a la Unidad, estos deben reportarse con anterioridad a la fecha de vencimiento, allegando la prueba correspondiente, para que se autorice el envío sin que sea sujeto de una conducta sancionable por este estándar. Esta solicitud debe ser radicada a través de los canales oficiales de correspondencia de la entidad, registrados en la página web de la Unidad www.ugpp.gov.co y dirigida a la Subdirección de Integración del Sistema de Aportes Parafiscales.

2) Estándar de Aviso de Incumplimiento: El valor de la sanción por incumplimiento a este estándar será acorde a la conducta en la que incurra la Administradora, así:

Conducta SancionableSanción
1. No enviar el aviso de incumplimiento al aportante deudor dentro del término establecido en la presente Resolución.Cincuenta (50) UVT
2. No disponer de la prueba del envío del aviso de incumplimiento, cuando es requerida por la Unidad.Cincuenta (50) UVT
3. Enviar oportunamente el Aviso de Incumplimiento sin cumplir uno cualquiera de los contenidos mínimos establecidos en el Anexo Técnico, Capitulo 2 del Estándar Aviso de Incumplimiento.Veinte (20) UVT

En caso de concurrencia de las sanciones previstas en los numerales 2 y 3, se aplicará la más gravosa.

3) Estándar de Acciones de Cobro: El valor de la sanción por incumplimiento a este estándar será acorde a la conducta en la que incurra la administradora, así:

Conducta SancionableSanción
1. No constituir el Titulo ejecutivo en el plazo señalado en la presente resolución.Cincuenta (50) UVT
2. No enviar las comunicaciones persuasivas al aportante deudor, o no disponer de la prueba de envío cuando es requerida por la UnidadCincuenta (50) UVT
3. Enviar extemporáneamente las comunicaciones persuasivas al aportante deudor.Treinta (30) UVT
4. Enviar oportunamente las comunicaciones persuasivas sin cumplir con los contenidos mínimos establecidos en el Anexo TécnicoVeinte (20) UVT
5. No iniciar las acciones de cobro coactivo o judicial en el término establecido.Cincuenta (50) UVT

4) Estándar de Documentación y Formalización. El valor de la sanción por incumplimiento a este estándar será acorde con las conductas en que incurra la administradora, las cuales pueden ser acumulativas, así:

Conducta SancionableSanción
1. No entregar el manual de los procesos de cobro de cartera o documento equivalente, en el medio solicitado por la Unidad o entregarlo fuera del plazo requeridoCincuenta (50) UVT
2. No Incluir en el manual de los procesos de cobro de cartera o documento equivalente los requisitos específicos por cada estándar indicados en el Anexo Técnico.Cuarenta (40) UVT
3. No disponer de la prueba de la formalización y/o socialización del manual de los procesos de cobro o los documentos equivalentes al interior de la Administradora, que contenga los estándares establecidos por la Unidad.
Cuarenta (40) UVT

ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO. El procedimiento para la imposición de sanciones que aplicará la Unidad es el señalado en el artículo 180 de la Ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 50 de la Ley 1739 de 2014, o disposiciones que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

Las áreas responsables de adelantar la verificación del cumplimiento de los estándares de cobro, a más tardar el último día hábil del mes de febrero de la siguiente vigencia, remitirán a la Subdirección de Determinación de Obligaciones un informe detallado de las presuntas conductas incumplidas con el fin de adelantar el proceso sancionatorio correspondiente, cuando aplique.

TITULO III.

OTRAS DISPOSICIONES.

ARTÍCULO 17. CONVENIOS PARA ADELANTAR ACCIONES DE COBRO. Las Administradoras de la Protección Social de carácter privado podrán celebrar convenios para adelantar las acciones de cobro prejudicial y judicial, en los términos que le permita la Ley.

ARTÍCULO 18. REPORTE DE INFORMACIÓN. La información reportada por las Administradoras servirá de base a la Unidad para realizar los distintos análisis y el seguimiento a las acciones de cobro de la cartera en mora que han adelantado las administradoras.

Los informes realizados por la Unidad podrán ser consultados como guía para que las Administradoras adopten las acciones que conduzcan a mejorar la gestión de cobro de la cartera en mora, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 y el artículo 2.12.1.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público (Decreto 1068 de 2015).

ARTÍCULO 19. ANEXO TÉCNICO. El anexo técnico hace parte integral de la presente Resolución, es de obligatorio cumplimiento y en adelante podrá ser reformado por el Director de Parafiscales mediante acto administrativo independiente en lo pertinente a aspectos técnicos.

ARTÍCULO 20. TÉRMINO DE CONSERVACIÓN DE LAS PRUEBAS DEL CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES DE COBRO. Las administradoras conservarán por un término de cinco (5) años las pruebas que demuestren el cumplimiento de cada uno de los estándares de cobro establecidos por la Unidad, contados a partir de su envío o constitución, según el caso.

ARTÍCULO 21. POLÍTICA DE COBRO DE LAS ADMINISTRADORAS. Las administradoras del Sistema de la Protección social podrán fijar la política de cobro para la recuperación de los aportes en mora, para lo cual podrán adoptar las mejores prácticas, atendiendo entre otros, la relación costo beneficio y en todo caso, siguiendo el marco normativo vigente que regula la materia.

ARTÍCULO 22. PERIODO DE TRANSICIÓN Y VIGENCIA. El presente acto subroga la Resolución 2082 de 2016 a partir de los seis (6) meses siguientes a su publicación, periodo durante el cual la Resolución 2082 de 2016 mantendrá su vigencia.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 diciembre de 2021.

La Directora General (e)

Ana María Cadena Ruiz.

CONSULTAR ANEXO EN EL ORIGINAL IMPRESO O EN FORMATO PDF.

<Consultar Versión 2 anexo (modificado por la Resolución 1209 de 2022) directamente en el siguiente enlace:

http://168.61.69.177/documentospdf/PDF/R_UGPP_1209_2022-ANEXO.pdf

<Consultar anexo ORIGINAL directamente en el siguiente enlace:

http://168.61.69.177/documentospdf/PDF/R_UGPP_1702_2021-ANEXO.pdf

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