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3.5.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA MODALIDAD. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

La Renta Temporal con Renta Vitalicia Inmediata es la modalidad de pensión en la cual un afiliado contrata con la aseguradora de su elección el pago de una renta vitalicia inmediata a partir de la fecha en que se pensiona, reteniendo en la cuenta individual de ahorro pensional los recursos suficientes para que la sociedad administradora de fondos de pensiones le pague, con cargo a dicha cuenta y de manera simultánea a la Renta Vitalicia Inmediata, una Renta Temporal durante el período acordado con la sociedad administradora.

De acuerdo con la ley, habrá lugar al pago de las mesadas pensionales adicionales, tanto por la sociedad administradora de fondos de pensiones, respecto de la renta temporal y mientras esté  vigente, como por la aseguradora, en relación con la renta vitalicia inmediata. Así mismo, al fallecimiento del pensionado por vejez o invalidez, dará lugar al pago del Auxilio Funerario a cargo de la aseguradora que expidió la Renta Vitalicia Inmediata. El monto del auxilio se calculará teniendo en cuenta el valor total de la mesada pensional que está recibiendo el pensionado tanto por la renta vitalicia inmediata como por la renta temporal.

El monto de la pensión corresponderá a la suma de las mesadas pagadas tanto por la renta temporal como por la renta vitalicia inmediata.

3.5.3. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

3.5.3.1. En esta modalidad el afiliado o sus beneficiarios optan por una mesada pensional total más alta durante el período de la renta temporal y menor en la renta vitalicia inmediata.

En todo caso, la suma de la mesada total recibida mientras se tenga derecho al pago de la renta temporal, no podrá ser superior al 200% del monto de la mesada a que tiene derecho por la renta vitalicia inmediata.

3.5.3.2. En ningún caso la parte de la pensión a pagar mediante la renta vitalicia podrá ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.

3.5.3.3. El monto de las mesadas canceladas por la renta vitalicia inmediata, se ajustarán cada año, en la variación del índice de precios al consumidor certificado por el DANE para el año calendario inmediatamente anterior, o en el incremento del salario mínimo legal mensual vigente para dicho año, cuando sea del caso, de tal manera que la pensión no sea inferior a este salario.

3.5.3.4. Una vez contratada esta modalidad de pensión, la porción correspondiente a la renta vitalicia inmediata  es irrevocable En caso de que el pensionado opte por revocar la renta temporal, los recursos se destinarán a incrementar el valor de la mesada de la renta vitalicia.   

3.5.3.5. La mesada de la Renta Temporal se recalcula cada año con base en el saldo de la cuenta individual.

3.5.3.6. La Renta Temporal deberá constituirse por un lapso mínimo de 1 año y máximo de 10 años.

3.5.3.7. El último pago bajo la Renta Temporal deberá corresponder al saldo total existente en la cuenta de ahorro individual de ahorro pensional.

3.5.3.8. Cuando no hubiere beneficiarios, los saldos que queden en la cuenta individual de ahorro pensional al fallecer un pensionado o beneficiarios que estén disfrutando de la renta temporal, acrecentarán la masa sucesoral, de acuerdo con lo establecido en el artículo 81 de la Ley 100 de 1993.

3.5.4. ASUNCIÓN DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

En esta modalidad de pensión, durante el tiempo que se encuentre disfrutando de una Renta Temporal, el pensionado o sus beneficiarios asumen el riesgo de mercado frente al capital que se ha retenido en su cuenta individual de ahorro pensional para el pago de la renta temporal, esto es, el riesgo derivado de las variaciones en los precios de los títulos, valores o participaciones en que se encuentren invertidos tales recursos. Dado que la renta temporal se contrata por un tiempo determinado y de manera simultánea a la renta vitalicia inmediata, el pensionado no asume el riesgo de extra longevidad.

En cuanto a la Renta Vitalicia Inmediata, el pensionado o sus beneficiarios trasladan a la aseguradora de su elección los riesgos de extra longevidad y de mercado, por lo que el monto de la pensión no estará sujeto a variaciones derivadas de una mayor o menor longevidad de los asegurados o de las fluctuaciones de los instrumentos en los que se encuentren invertidas las reservas constituidas por la aseguradora.

3.6 AUTORIZACIÓN DE OTRAS MODALIDADES DE PENSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y las compañías de seguros de vida podrán proponer a esta Superintendencia que, en desarrollo de la facultad otorgada por el artículo 79 de la Ley 100 de 1993, autorice de manera general nuevas modalidades de pensión en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, efecto para el cual tal solicitud deberá cumplir con las siguientes condiciones mínimas:

3.6.1. Adjuntar una explicación de la modalidad propuesta, indicando su estructura jurídica, técnica y financiera. Para tal efecto, la modalidad a proponer deberá considerar los aspectos técnicos y jurídicos establecidos por la normatividad vigente, tales como, tablas de mortalidad, tasa de interés técnico, limitaciones legales y constitucionales a los montos de la pensión y número de mesadas, etc.

3.6.2.  Indicar de manera expresa los riesgos asociados a la referida modalidad en todas sus etapas, determinando quién asumirá dichos riesgos (aseguradora, pensionado u otros).

3.6.3.  Adjuntar un comparativo de la modalidad propuesta frente a cada una de las modalidades de pensión contempladas en la Ley 100 de 1993 y demás autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, a efectos de determinar las diferencias y similitudes con éstas.

3.6.4. Adjuntar simulaciones, con base de datos reales de pensionados sobre el posible comportamiento de las mesadas pensionales bajo la modalidad propuesta.

3.7 CONDICIONES PARA EL OFRECIMIENTO DE NUEVAS MODALIDADES DE PENSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

3.7.1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS MODALIDADES EN QUE INTERVENGAN SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES (AFPS). <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones, deben remitir a la Superintendencia Financiera la información que se señala a continuación a fin de obtener un pronunciamiento de no objeción respecto de una nueva modalidad de pensión:

3.7.1.1. El modelo del contrato a celebrar con el afiliado o sus beneficiarios, como mínimo debe contener:

a. La descripción de la modalidad de pensión y los requisitos mínimos para acceder a la respectiva modalidad.

b. Los beneficios ofrecidos que deben corresponder como mínimo a los de ley, esto es, el pago de una pensión por vejez, invalidez o sobrevivencia, el pago del auxilio funerario por muerte de un pensionado y el pago de las mesadas pensionales correspondientes.

c. La descripción de los riesgos asociados a la respectiva modalidad de pensión, especialmente, los riesgos de extra longevidad del pensionado y su grupo familiar y de mercado.

d. La advertencia sobre las variaciones que se pueden presentar en el monto de las mesadas pensionales.

e. Las condiciones legales que se deben cumplir para tener la calidad de beneficiarios de ley de un pensionado por vejez o invalidez y poder acceder a una pensión de sobrevivientes.

f. La indicación de que el valor de la mesada pensional no podrá ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente.

g. Los mecanismos para el reajuste o recálculo de la pensiones.

h. El mecanismo que se utilizará para el pago de las mesadas pensionales, así como la fecha en que se hará efectivo.

i. El costo de la comisión de administración de los recursos mientras los mismos permanezcan en la cuenta de ahorro pensional, el cual no puede ser superior al establecido por la SFC para la modalidad de retiro programado.

j. La advertencia en el sentido que cuando la modalidad seleccionada involucre una operación de seguros no habrá lugar al cobro de ninguna suma por concepto de comisión de intermediación.

k. La aceptación expresa del afiliado o sus beneficiarios de los riesgos y condiciones propias de la modalidad de pensión escogida.

3.7.1.2. La nota técnica cuyas bases actuariales no podrán ser distintas a las definidas para el Sistema General de Pensiones en cuanto a las tablas de mortalidad de inválidos y de rentistas y la tasa de interés técnico.

3.7.1.3. La descripción de los procesos, procedimientos y manuales relacionados con la operación y control de la modalidad de pensión.

3.7.1.4. Cualquier otra información que la SFC considere necesaria.

3.7.2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS PLANES DE PENSIONES ASOCIADOS A LAS MODALIDADES DE PENSIÓN, EN LAS QUE INTERVENGAN ENTIDADES ASEGURADORAS. <Numeral adicionado por la Circular 13 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades aseguradoras de vida interesadas en explotar alguna de las modalidades autorizadas por la ley o por esta Superintendencia, deberán obtener, en forma individual y previa, aprobación para ofrecer los planes de pensiones correspondientes, para lo cual deberán remitir a esta Entidad la siguiente información:

3.7.2.1. El modelo del contrato a celebrar que, como mínimo, debe contener:

a. La cobertura ofrecida, esto es, el pago de una pensión , el pago del auxilio funerario por muerte de pensionado y las mesadas pensionales adicionales que correspondan.

b. Las condiciones legales que se deben cumplir para tener la calidad de beneficiarios de ley de un pensionado por vejez o invalidez y poder acceder a una pensión de sobrevivientes.

c. La descripción de los riesgos asociados a la respectiva modalidad de pensión y al plan de pensiones y la manifestación expresa del afiliado o sus beneficiarios de que conocen y aceptan las consecuencias de tales riesgos.

d. La indicación de que el valor de la mesada pensional no podrá ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente y que los montos de las pensiones se reajustarán en los términos y condiciones establecidas por la Ley.

e. El mecanismo que se utilizará para el pago de las mesadas pensionales, así como la fecha en que se hará efectivo.

f. La advertencia en el sentido que no habrá lugar al cobro de ningún gasto por concepto de comisión de intermediación.

g. La condición sobre la participación de utilidades en beneficio de los pensionados, cuando el plan de pensiones involucre una operación de seguro.

h. La indicación y descripción de los beneficios adicionales que otorga el respectivo plan.

3.7.2.2. Un estudio de factibilidad del plan de pensiones, en el cual como mínimo, se deben especificar los elementos técnicos y financieros definidos para el manejo de los recursos pensionales, las necesidades de información e indicar si con carácter general se requiere la implementación de alguna herramienta o mecanismo para el seguimiento del negocio.

3.7.2.3. Copia del acta de la junta directiva, en donde conste que la administración de la entidad sometió a consideración y aprobación de este órgano social, el estudio de factibilidad realizado para solicitar la autorización para operar el nuevo plan de pensiones.

3.7.2.4. La descripción de los ajustes que se realizarán desde el punto de vista operativo, contable y tecnológico, con ocasión del nuevo plan de pensiones, para efectos de reportar la información a la Superintendencia Financiera.

3.7.2.5. La descripción de los procesos, procedimientos y manuales relacionados con la operación y control del nuevo plan de pensiones.

3.7.2.6. Las medidas y procedimientos de control interno previstos para la operación del nuevo plan de pensiones.

3.7.2.7. La nota técnica cuyas bases actuariales no podrán ser distintas a las definidas para el Sistema General de Pensiones, en cuanto a las tablas de mortalidad de inválidos y de rentistas y la tasa de interés técnico de la reserva matemática la cual debe ser menor o igual a la empleada en el cálculo de la prima. La nota técnica debe reunir los requisitos definidos en el numeral 1.8. del capítulo segundo del título VI de la Circular Básica Jurídica.

3.7.2.8. Cualquier otra información que la SFC considere necesaria.

3.7.2.9. Modificación de los planes de pensiones

Toda modificación que se pretenda realizar a las condiciones establecidas en el plan de pensiones requiere la aprobación previa de la SFC, para cuyo efecto también se deberán remitir los ajustes a la nota técnica correspondiente.

CAPÍTULO TERCERO.

DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS.

1. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LAS SOCIEDADES.

1.1. DEMOCRATIZACIÓN DE ACCIONES.

De conformidad con el precepto contenido en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía deberán ofrecer en pública suscripción, con sujeción al valor intrínseco, en un término máximo de dos años, contados a partir de la expedición del correspondiente certificado de autorización por parte de la Superintendencia Bancaria, un número de acciones que permita a terceros inversionistas adquirir como mínimo un veinticinco por ciento (25%) de su capital social. A su vez, el numeral 4o. del artículo 386 del Código de Comercio dispone que todo reglamento de suscripción de acciones debe contener, entre otros, el precio al que serán ofrecidas las acciones, el cual no puede ser inferior al valor nominal.

Por tal razón y con el propósito de dar claridad sobre la correcta interpretación del artículo 89 ya citado en cuanto al trámite para formalizar la democratización de acciones, este Despacho estima necesario impartir las siguientes instrucciones, tendientes a facilitar la aplicación armónica de las normas en mención:

Se entenderá que las sociedades administradoras colocarán sus acciones, para estos efectos, con sujeción al valor intrínseco pero sin que, en ningún caso, la oferta pueda ser efectuada a un valor inferior al nominal. En consecuencia, el valor intrínseco ha de aplicarse en aquellas transacciones de sociedades cuyas acciones tengan un valor nominal inferior a aquél.

De otro lado, debe aclararse que, para los efectos mencionados, el número de acciones a ofrecer en pública subasta por parte de las sociedades administradoras debe ser tal que, luego de realizada la respectiva democratización, equivalga al veinticinco por ciento (25%) del total del capital social resultante.

1.2. COMISIONES.  <Numeral adicionado por la Circular 55 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>

1.2.1. Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantía podrán cobrar por la administración de los portafolios de inversión de los fondos de cesantía a que se refiere el Decreto 4600 de 2009 y demás disposiciones que lo modifiquen o sustituyan, las siguientes comisiones:

- Sobre el valor del portafolio de inversión de corto plazo, una comisión de hasta el uno por ciento (1%) anual, liquidada en forma diaria.

- Sobre el valor del portafolio de inversión de largo plazo, una comisión de hasta el tres por ciento (3%) anual, liquidada en forma diaria.

- Sobre el valor de cada retiro anticipado, una comisión de hasta el cero punto ocho por ciento (0.8%).

Las comisiones deberán cobrarse con arreglo a lo que se establezca en el reglamento que para el funcionamiento del Fondo de Cesantías adopte la administradora.

1.2.2 En concordancia con lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley 50 de 1990, los valores anteriores se causarán a favor de la administradora solamente cuando se acredite que ésta ha cumplido con la obligación de obtener la rentabilidad mínima de que trata el artículo 101 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 52 de la Ley 1328 de 2009 y demás normas que lo adicionen o modifiquen.

1.2.3. Para todos los efectos a que haya lugar, se entiende por retiro anticipado el que efectúa el afiliado para cualquiera de los fines contemplados en los numerales 2 y 3 del artículo 102 de la Ley 50 de 1990.

2. DISPOSICIONES RELACIONADAS CON LOS FONDOS ADMINISTRADOS.

2.1. REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS DE CESANTÍAS.

<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El artículo 160 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero dispone que todo fondo de cesantía debe tener un reglamento de funcionamiento, aprobado de manera general o individual por la Superintendencia Financiera de Colombia.

En virtud de lo anterior, este Despacho ha considerado procedente impartir las siguientes instrucciones, en orden a facilitar el ejercicio de la actividad de los mencionados fondos dentro de las normas legales vigentes:

a. Régimen de aprobación general.

Se entienden aprobados por esta Superintendencia todos los reglamentos de funcionamiento de los fondos de cesantía, debidamente adoptados por la Junta Directiva o el órgano competente de la respectiva Sociedad Administradora, siempre y cuando el contenido de sus previsiones se ajuste cabalmente a las exigencias mínimas que se señalan a continuación:

1) Denominación del fondo.

El fondo de cesantía se denominará............; en consecuencia, cuando se utilice esta expresión en los diversos contratos o documentos que se suscriban y en las disposiciones internas de la Sociedad Administradora, se entenderá que se hace referencia al fondo de cesantía.

2) Naturaleza jurídica del fondo.

<Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El fondo de cesantía es un patrimonio autónomo independiente del patrimonio de la sociedad administradora, conformado por cuentas de capitalización individual representadas en unidades. Cada cuenta individual tendrá dos (2) subcuentas, una de corto plazo que corresponderá al portafolio de corto plazo y una de largo plazo que corresponderá al portafolio de largo plazo.

3) Partícipes del fondo.

Son partícipes del fondo de cesantía las personas que se relacionan a continuación:

- Los trabajadores particulares vinculados mediante contratos de trabajo celebrados a partir del 1o de enero de 1991, que se afilien al fondo.

- Los trabajadores particulares que, no obstante hallarse vinculados mediante contratos de trabajo celebrados con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley 50 de 1990, se hayan acogido voluntariamente al régimen especial de auxilio de cesantía previsto en los artículos 99 y siguientes de dicha ley y se hayan afiliado al fondo.

- Las personas naturales que, sin estar subordinadas a un empleador, realicen personal y directamente una actividad económica o, quienes siendo empleadores laboren en su propia empresa y decidan voluntariamente afiliarse al fondo.

4) Recursos de los portafolios del fondo de cesantía. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los portafolios del fondo de cesantía tendrán como fuente de recursos las siguientes:

- Las sumas que por concepto de auxilio de cesantía sean aportadas de conformidad con lo previsto en el Capítulo VII, Título VIII, Parte Primera del Código Sustantivo de Trabajo y en los artículos 98 a 106 de la Ley 50 de 1990;

- Las sumas entregadas como aportes voluntarios por los afiliados independientes a que se refiere el párrafo final del numeral anterior;

- Los rendimientos generados por los activos que integran los portafolios del fondo, cualquiera que sea su naturaleza;

- El producto de las operaciones de venta de activos, así como los créditos que puedan obtenerse, y

- Cualquier otro ingreso que resulte a favor de los portafolios del fondo.

5) Destinación de los recursos de los portafolios del fondo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo se destinarán única y exclusivamente a su inversión en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, en las condiciones y con sujeción a las limitaciones que para el efecto haya establecido o llegue a establecer el Gobierno Nacional.

6) Operaciones no autorizadas. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En la realización de las operaciones con recursos de los portafolios del fondo de cesantía las administradoras se abstendrán de:

- Conceder créditos a cualquier título con los dineros de los portafolios del fondo.

- Dar en prenda los activos de los portafolios del fondo, otorgar avales o establecer cualquier otro gravamen que comprometa dichos activos, salvo cuando se trate de actos destinados a garantizar créditos obtenidos para la adquisición de los mismos o exista autorización expresa por parte del Gobierno Nacional.

- Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones de reporto en un porcentaje superior al establecido por las normas legales o para un objeto distinto al de dotar de liquidez al fondo.

- Actuar como contraparte de los portafolios del fondo en desarrollo de los negocios que constituyen el giro ordinario de éste.

- Con excepción de los comisionistas de bolsa y de valores, utilizar agentes, mandatarios u otro tipo de intermediarios en la realización de las operaciones propias de la administración de los portafolios del fondo, a menos que ello resulte indispensable para la realización de la operación propuesta.

- Delegar, de cualquier manera, las funciones y responsabilidades que como administrador de los portafolios del fondo le corresponden.

- Llevar a cabo prácticas inequitativas o discriminatorias en detrimento de los intereses de los afiliados.

- Invertir los recursos de los portafolios del fondo en títulos emitidos, aceptados, avalados o garantizados en cualquier forma por la propia Administradora.

- Rechazar los dineros correspondientes al auxilio de cesantía que consignen los empleadores y aportantes independientes.

7) Derechos de los afiliados. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Además de los derechos que por ley les corresponden, los afiliados al fondo tendrán los siguientes:

- Poseer una cuenta de capitalización individual representada en unidades, en la cual se reflejará diariamente el valor de los portafolios del fondo.

- Participar en los rendimientos financieros generados por los portafolios del fondo, sea que ellos se deriven de intereses causados, dividendos decretados, valorizaciones técnicamente establecidas de los activos que lo integran o cualquier otro ingreso que corresponda al giro ordinario de sus operaciones, determinados a través de métodos de reconocido valor técnico.

- Retirarse del fondo en los casos previstos por las normas legales vigentes;

- Obtener la información financiera relativa al fondo que señale la Superintendencia Financiera.

- Tener acceso permanente a la información sobre el saldo en unidades y en pesos de su cuenta de capitalización individual y sobre las comisiones cobradas por la sociedad administradora, por los medios aprobados por la Superintendencia Financiera;

- Recibir, por lo menos semestralmente, un extracto de su cuenta de capitalización individual de acuerdo con lo que para el efecto señale la Superintendencia Financiera;

- Ser informado del valor de la comisión de manejo y de retiro de los portafolios del fondo y de los cambios que, previa aprobación de la junta directiva de la sociedad administradora, se efectúen a las mismas;

- Transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, o entre los portafolios del mismo fondo previo aviso por escrito en los términos y condiciones determinadas al efecto por la ley;

- Participar con voz y voto en la asamblea de afiliados. En este caso, el afiliado tendrá tantos votos como unidades posea en el fondo;

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía - CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2006 - Página 8 - DICIEMBRE DE 2006>

8) Obligaciones y prohibiciones de los afiliados <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los afiliados no podrán afiliarse a más de un fondo de cesantía por cada contrato de trabajo celebrado con un mismo empleador. y estarán sujetos a las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las adicionales que les señale la ley:

- Pagar la comisión de manejo pactada, siempre que el portafolio del fondo obtenga una rentabilidad superior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional.

- Dar aviso, tanto a la sociedad administradora como a su empleador, de su deseo de transferir el valor de sus unidades a otra sociedad administradora, en los términos y condiciones señalados por la ley; y

- Cumplir con el procedimiento señalado en la ley para efectos del retiro definitivo o anticipado de cada uno de los portafolios del fondo.

9) Derechos de la sociedad administradora. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Además de los derechos que por ley le corresponden, la sociedad administradora tendrá los siguientes:

- Definir, dentro del marco señalado por la ley, la composición del portafolio general de inversiones;

- Celebrar con los activos de los portafolios del fondo operaciones de reporto hasta el límite que establezcan las normas legales y única y exclusivamente con el objeto de dotar a éste de liquidez;

- Recibir la comisión prevista por ley para cada uno de los portafolios;

- Exigir, si así lo estima conveniente, la autenticación y el reconocimiento de firmas en los documentos de vinculación y retiro del fondo; y

- Previa solicitud del trabajador y a costa de éste, adelantar ante las autoridades competentes las respectivas acciones de cobro derivadas del incumplimiento de la obligación, a cargo del empleador, de entregar a satisfacción el auxilio de cesantía liquidado anualmente.

10) Obligaciones de la sociedad administradora. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad administradora tendrá las siguientes obligaciones:

- Velar por la adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez de las inversiones de los portafolios del fondo que administra, respondiendo hasta por la culpa leve por los perjuicios que el incumplimiento de esta obligación le cause al fondo;

- Desplegar todo su esfuerzo, conocimiento y diligencia en la administración de los recursos que conforman el fondo;

- Mantener los activos y pasivos del portafolio de corto plazo separados de los del portafolio de largo plazo, de los demás fondos administrados y de los activos de su propiedad, de suerte que en todo momento pueda conocerse si un bien determinado es de propiedad del portafolio de corto o largo plazo, de otro fondo administrado por la misma entidad o de la sociedad;

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- Conservar actualizada y en orden la información y documentación relativa a las operaciones de cada uno de los portafolios;

- Enviar, por lo menos semestralmente, extractos de cuenta de los movimientos de cada una de las subcuentas del afiliado, con sujeción a las instrucciones contenidas en este Capítulo;

- Mantener cuentas corrientes o de ahorro destinadas a manejar exclusivamente los recursos administrados. En este caso, se identificará claramente el portafolio al cual pertenece la cuenta;

- Invertir los recursos de los portafolios del fondo en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, en las condiciones y con sujeción a los límites al efecto establecidos por el Gobierno Nacional.

- Cobrar oportunamente los rendimientos financieros generados por los activos que integran los portafolios;

- Velar por que los portafolios mantengan una adecuada estructura de liquidez, particularmente en lo concerniente a los retiros que en los términos previstos en la ley pueden efectuar los afiliados;

- Abonar diariamente a cada trabajador afiliado y a prorrata de sus aportes individuales, la parte que le corresponda en los rendimientos obtenidos por el respectivo portafolio;

- En caso de retiro definitivo o anticipado del fondo, entregar al trabajador afiliado las sumas abonadas en sus subcuentas de capitalización;

- Hacer efectivas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud, las sumas abonadas en las subcuentas de capitalización que un trabajador cualquiera desee transferir a otro fondo de la misma naturaleza. En este caso, los documentos que le sirvan de soporte al traslado irán firmados por el trabajador, acompañados de fotocopia de su documento de identidad.

- Mantener sobre su propio patrimonio una adecuada estructura de liquidez para responder, si es del caso, por la rentabilidad mínima a que se refiere la ley;

- Responder con su propio patrimonio, directamente o a través de la reserva de estabilización de rendimientos que se constituirá como parte del mismo, por la rentabilidad mínima exigida por la ley;

- En caso de que la rentabilidad de los portafolios del fondo sea inferior a la rentabilidad mínima, cubrir la diferencia en un plazo no mayor a cinco (5) días comunes, afectando la reserva de estabilización de rendimientos o la parte restante de su patrimonio;

- Reintegrar al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras las sumas que éste haya cancelado para alcanzar la rentabilidad mínima del respectivo portafolio;

- Abstenerse de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés entre la sociedad administradora, o sus accionistas, aportantes de capital o administradores y el fondo de cesantía;

- Afiliarse al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras con el fin de que el fondo de cesantía cuente con la garantía de aquél, y cumplir con las obligaciones que se deriven de tal afiliación; y

- Suministrar al afiliado las informaciones de que trata el numeral 7) del presente literal.

11) Valoración de los portafolios de corto y largo plazo del fondo <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cada uno de los portafolios del fondo de cesantía se expresará en unidades de igual monto y características, con sujeción a lo dispuesto en el numeral 2o del artículo 161 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El valor de la cuota se determinará diariamente con sujeción a las normas que al efecto expida la Superintendencia Financiera de Colombia.

12) Rentabilidad mínima <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las obligaciones que asume la sociedad administradora tienen el carácter de obligaciones de resultado, solo en cuanto se garantiza a los afiliados que la rentabilidad de cada uno de los portafolios del fondo en ningún caso será inferior a la tasa de rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con lo dispuesto por las normas legales vigentes.

Para tales efectos, la sociedad administradora responderá con su propio patrimonio, bien sea directamente o a través de la reserva de estabilización de rendimientos que se constituirá como parte del mismo en los términos y condiciones al efecto señalados en el decreto 721 de 1994 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o reformen.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía - CIRCULAR EXTERNA 044 DE 2006 - Página 9 - DICIEMBRE DE 2006>

13) Procedimiento para determinar la rentabilidad de los portafolios del fondo<Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 12) al cierre de cada mes, se establecerá la rentabilidad alcanzada por los portafolios. Para tal efecto se seguirá el procedimiento señalado en las disposiciones legales respectivas, al igual que las instrucciones que sobre el particular imparta la Superintendencia Financiera de Colombia.

14) Gastos de los portafolios del fondo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Serán de cargo de cada portafolio, los gastos a que se refiere el subnumeral 2.2 siguiente del presente capítulo y demás normas que en el futuro la reformen, y que se imputen al mismo por la sociedad administradora.

15) Procedimiento de ingreso al fondo.

Tratándose de trabajadores particulares, la afiliación se producirá desde el momento en que el empleador consigne el valor liquidado por concepto de auxilio de cesantía en la cuenta de capitalización individual a nombre de cada trabajador en el fondo. En este evento, al comprobante de consignación se acompañará la respectiva liquidación detallada por cada trabajador, firmada tanto por el empleador como por cada uno de éstos, al igual que fotocopia de los correspondientes documentos de identificación de los afiliados, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3 del presente capítulo. En todo caso, la afiliación se producirá desde la fecha de la consignación.

Las personas naturales no subordinadas o las que sean empleadores y laboren en su propia empresa quedarán afiliadas al fondo desde el momento en que efectúan la primera consignación. La sociedad administradora podrá verificar la autenticidad de los documentos presentados.

Para efectos del procedimiento de ingreso, se seguirán las instrucciones señaladas en el subnumeral 2.3 del presente capítulo en materia del contenido mínimo de los documentos que deben utilizarse para tal efecto.

<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad administradora llevará un registro de afiliados, que contendrá las unidades que posee cada afiliado, las pignoraciones sobre la cesantía, la fecha de ingreso al fondo y los retiros y consignaciones hechas en cada una de las subcuentas.

16) Retiro del fondo

El retiro del trabajador del fondo se producirá:

- Por muerte del afiliado;

- Por terminación del contrato de trabajo por cualquier causa

- Por voluntad propia, tratándose de afiliados independientes;

- Por traslado a otra sociedad administradora;

- Por sustitución patronal, cuando se den las circunstancias previstas en el numeral 4o. del artículo 69 del Código Sustantivo de Trabajo.

17) Procedimiento en caso de retiro: <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Terminado el contrato de trabajo por muerte del afiliado, la entrega de las sumas correspondientes se hará con sujeción al procedimiento establecido en el artículo 258 del Código Sustantivo de Trabajo y demás disposiciones legales sobre la materia.

Cuando la terminación del contrato de trabajo ocurra por cualquiera de las causales previstas en la ley laboral, distintas a la de la muerte del trabajador, bastará la solicitud del afiliado para el retiro total de las sumas de dinero abonadas en su cuenta, presentada en los términos y condiciones que señale la ley. En este caso, la sociedad administradora entregará al trabajador las sumas a su favor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.

En los tres últimos eventos previstos en el numeral anterior, para el retiro de las sumas de dinero abonadas en las subcuentas del afiliado bastará la solicitud de éste, presentada en los términos y condiciones que señale la ley.

Tratándose de retiros anticipados de las sumas abonadas en las subcuentas del afiliado como consecuencia de la liquidación y pago parcial de las cesantías con destino a la adquisición, construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del afiliado, la sociedad administradora efectuará el giro correspondiente y descontará el anticipo del saldo que aquel posea, desde la fecha de la entrega efectiva, previa solicitud formulada por el afiliado y observancia de los requisitos y formalidades al efecto consagrados por la ley.

En el evento en que la solicitud de retiro anticipado la formule el afiliado para financiar los pagos por concepto de matrículas en instituciones de educación superior debidamente reconocidas por el estado, bien sean suyas o de su cónyuge, compañero o compañera permanente, o de sus hijos, la sociedad administradora efectuará el giro correspondiente directamente a la entidad educativa y descontará el anticipo del saldo que aquél posea en sus subcuentas, desde la fecha de la entrega efectiva, siempre que se cumplan los requisitos y formalidades consagrados por la ley.

18) Retención de cesantías.

En aquellos eventos en que el empleador esté autorizado para retener la cesantía, o abonar a gravámenes o préstamos su pago, la sociedad administradora efectuará la retención correspondiente o el pago, según el caso, previa solicitud presentada por aquél, acompañada de prueba que demuestre el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley laboral sobre el particular.

19) Comisión de manejo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Siempre que se supere la rentabilidad mínima a que se refiere el numeral 12) del presente literal, la sociedad administradora tendrá derecho a cobrar por la administración de los portafolios, la comisión que al efecto determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la Superintendencia Financiera de Colombia.

20) Contratos con entidades financieras. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad administradora podrá celebrar contratos para la utilización de la red de oficinas de los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, como apoyo para la ejecución de sus negocios, en los casos y con sujeción a las condiciones señaladas en el numeral 2o. del artículo 158 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en las normas que en el futuro lo modifiquen, adicionen o reformen.

21) Duración del fondo. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El fondo tendrá una duración igual a la de la sociedad administradora, sin perjuicio de que, previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia se produzca su disolución anticipada.

22) Disolución del fondo

Serán causales de disolución del fondo las siguientes:

- La expiración del plazo establecido para su duración; y

- La orden de autoridad competente debidamente ejecutoriada.

23) Modificaciones y adiciones. <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cualquier adición o modificación que se pretenda introducir al reglamento deberá ser previamente sometida a la aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia.

b. Régimen de aprobación individual:

<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los reglamentos que no reúnan los requisitos mínimos enunciados en al acápite anterior deberán obtener, de manera individual, la previa aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Así mismo, cuando el reglamento contenga previsiones adicionales o que no se ajusten en su contenido, total o parcialmente, a las señaladas en el acápite anterior, deberán someterse a aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia pero únicamente con respecto a tales previsiones.

Para estos efectos, las sociedades administradoras indicarán en la solicitud respectiva las previsiones del reglamento materia de la aprobación correspondiente, acompañando copia íntegra del reglamento y copia auténtica del acta de la junta directiva o del órgano social competente en la cual conste su adopción.

c. Información a la Superintendencia Financiera de Colombia: <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha en que el fondo de cesantía vaya a entrar en operación, la sociedad administradora informará por escrito a la Superintendencia Financiera de Colombia acerca de la adopción del respectivo reglamento de administración, acompañando copia del mismo y del acta de la junta directiva, o del órgano social competente, en la cual conste su correspondiente aprobación.

2.2 RÉGIMEN DE GASTOS ADMISIBLES PARA LOS PORTAFOLIOS DE CORTO Y LARGO PLAZO DEL FONDO DE CESANTÍAS. <Título e inciso 1o. modificados por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Con cargo a cada uno de los portafolios del fondo de cesantía se sufragarán exclusivamente los siguientes gastos, de lo cual deberá quedar expresa constancia en el reglamento de administración del mismo:

a. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>  Los honorarios y gastos en que haya de incurrirse para la defensa de los intereses del portafolio, cuando las circunstancias así lo exijan;

b) <Literal modificado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los correspondientes al pago de comisiones por la utilización de comisionistas de bolsa y corredores de valores especializados en TES (CVTES), así como los gastos en que incurran en la negociación de las inversiones a través de sistemas de negociación de valores aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia o en el mercado mostrador registradas en un sistema de registro de operaciones sobre valores debidamente autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia, incluidos los correspondientes al acceso a tales sistemas.

c. El valor de la garantía que otorgue el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras;

d. Los intereses y demás rendimientos financieros que deban cancelarse por razón de operaciones "repo" u otras operaciones de crédito que se encuentren autorizadas, así como la prima por amortizar que deba cancelarse en la adquisición de títulos que conforman el portafolio;

e. La pérdida en venta de inversiones, la pérdida en venta de bienes recibidos en pago y los demás gastos de índole similar que se autoricen con carácter general por la Superintendencia, y

f. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La comisión de manejo en favor de la sociedad administradora, en la forma establecida por la Superintendencia Financiera, que se causará siempre y cuando se supere la rentabilidad mínima a que se refiere las disposiciones legales.

g. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos en que haya de incurrirse para la constitución de las garantías que deban otorgarse para hacer posible la participación de la administradora con recursos de los portafolios del fondo en los procesos de privatización a que se refiere la ley 226 de 1995.

h) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos en que haya de incurrirse en la realización de operaciones a través de las cámaras de riesgo central de contraparte.

i) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos de compensación y liquidación provenientes de la negociación de inversiones.

j) <Literal adicionado por la Circular 55 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Los gastos derivados del registro de valores y los del Depósito Centralizado de Valores que se generen en la realización de operaciones repo, transferencia temporal de valores (TTV´s) y simultáneas.

2.3. AUXILIO DE CESANTÍA.

a. Consignación del auxilio de cesantías y afiliación de trabajadores

Con el objeto de recibir de los empleadores la consignación de los dineros correspondientes a la liquidación del auxilio de cesantía de sus trabajadores, las administradoras están en obligación de exigir a los empleadores que tal consignación la efectúen diligenciando un “formato de consignación” que será suministrado por ellas, el cual deberá contener, al menos, la siguiente información:

1) Ciudad, fecha y oficina en la cual se realiza la consignación.

2) Nombre o razón social de la empresa que efectúa la consignación y su nit o el nombre del empleador y su documento de identificación si es persona natural.

3) La dirección y el teléfono del empleador.

4) El número de trabajadores respecto de los cuales se realiza la consignación de cesantías.

5) El valor total de la consignación, especificando el valor en cheques y en efectivo; de los cheques, se deberá indicar el código del banco y el número del cheque.

Los formatos de consignación deberán estar acompañados de una relación de los trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos, en la que se indique respecto de cada trabajador, como mínimo, los siguientes datos:

6) El nombre y documento de identidad del trabajador

7) La dirección de la residencia y el número del teléfono

8) El nombre del empleador, la dirección y el teléfono

9) El valor de la cesantía que se consigna, con su liquidación detallada, es decir fecha de ingreso del trabajador (aaaa/mm/dd), período de liquidación (aaaa), número de días base de liquidación y salario base de liquidación.

10) El valor de la sanción por mora en la consignación de las cesantías.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 12 - Junio DE 2007>

Adicionalmente, en las proformas de consignación deberá indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2° del artículo 98 de la ley 50 de 1990 o si, por el contrario, ha decidido acogerse voluntariamente a dicho régimen, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del mismo artículo.

Las sociedades administradoras comunicarán mensualmente a la Superintendencia Bancaria, como anexo a los estados financieros de los fondos administrados, el número de afiliados a los mismos, indicando cuántos de ellos se han acogido voluntariamente al nuevo sistema de cesantías.

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía quedan autorizadas para recibir la anterior información por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos y acompañada de fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.

No obstante lo anterior, se hace necesario aclarar que la firma del trabajador en la relación que debe acompañar la correspondiente consignación no se requerirá cuando sea el empleador quien escoja el respectivo fondo de cesantía, ante el silencio de aquél sobre el particular.

El valor total de la consignación que aparezca en el “formato de consignación” deberá coincidir con el que dé como resultado de la sumatoria de todos los valores expresados en la relación de los trabajadores, a que se refiere el segundo párrafo del presente literal.

Así mismo, al “formato de consignación” deberá anexarse fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.

No sobra advertir que, teniendo en cuenta que la ley no prescribe ninguna formalidad especial, se entenderá que la afiliación de los trabajadores al fondo de cesantía se producirá con la sola consignación que de sus cesantías realice el empleador. En consecuencia, no se requerirá diligenciar, adicionalmente, formularios o solicitudes de afiliación

b. Plazo para consignación

<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El numeral tercero del artículo 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4o del artículo 164 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, este Despacho estima que las consignaciones que se realicen hasta la media noche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal. En el evento en que el día 14 de febrero corresponda a un día no hábil, el plazo se extenderá hasta la media noche del día hábil siguiente.

Sin embargo, resulta pertinente advertir que, para los exclusivos efectos de calcular la rentabilidad, las consignaciones que se lleven a cabo por fuera de los horarios básicos de prestación de servicio al público, es decir, dentro de los horarios adicionales o extendidos, se tendrán por efectuadas el día bancario hábil siguiente a aquel en que se realicen.

c. Afiliación de personas independientes

Para la afiliación al fondo de cesantías de personas independientes, las administradoras les harán diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un “formato de afiliación” en el cual se exprese:

1) Datos personales: Nombre completo, documento de identidad, dirección residencia, número de teléfono, y

2) Datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de la actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente; si es empleador y labora en su propia empresa, se deberá indicar el nombre o razón social, el nit, la dirección y el teléfono.

Este formato deberá estar firmado por la persona que se afilia, quien lo presentará acompañado de una copia de su declaración de renta del año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, así como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaración de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de sus cotizaciones voluntarias no podrá ser superior, en ningún tiempo, a la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaración de renta.

d. Traslado a otra administradora

La administradora que solicite el traslado de un trabajador afiliado o de un afiliado independiente debe diligenciar un “formulario de traslado”, suscrito por el afiliado, copia del cual debe remitir a la anterior administradora, junto con una fotocopia simple del documento de identidad de éste.

La anterior administradora deberá trasladar el valor de las unidades del trabajador afiliado o del afiliado independiente a la nueva administradora, anexando la información correspondiente al respectivo traslado, para lo cual podrá utilizar un formato en medio magnético.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2005 - Página 13 - Mayo DE 2007>

Si se trata del traslado de un trabajador afiliado, dicho formato contendrá, por lo menos lo siguiente:

1) El nombre de la administradora que realiza el traslado.

2) El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado.

3). <Subnumeral modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidación del traslado, el número de unidades trasladadas por cada una de las subcuentas y el valor de las unidades a dicha fecha, así como la última fecha de selección o modificación de perfil de administración realizado por el afiliado.

4) La información personal del afiliado: nombre, documento de identidad, dirección de su residencia y teléfono.

5) La información laboral del afiliado: nombre o razón social del empleador, nit o documento de identificación, dirección y teléfono.

Si el traslado es de un afiliado independiente se podrá utilizar otro formato que contenga, además de la información señalada anteriormente en los numerales 1), 2), 3) y 4), la siguiente:

- Los datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de su actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente. Si es empleador y labora en su propia empresa, se deberá indicar el nombre o razón social de ésta, el Nit, la dirección y el teléfono.

A este formato deberán adjuntarse, no solamente los documentos mencionados al comienzo de este acápite, sino también, la copia de la declaración de renta del afiliado correspondiente al año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. En caso de que el afiliado no acompañe la declaración de renta por no estar obligado a presentarla conforme la ley tributaria, el monto total de las cotizaciones voluntarias no podrá exceder, en ningún tiempo, la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para que no exista dicha obligación.

Por último, cabe observar que la administradora que realice el traslado estará en la obligación de comunicarle inmediatamente por escrito al afiliado los datos relacionados con el traslado.

e. Remisión de extractos a los afiliados a los fondos de cesantías

De conformidad con lo dispuesto en el literal b) del artículo 31 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el subnumeral 10) del literal a. del numeral 2.1 del presente Capítulo, las sociedades administradoras de fondos cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1) Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados

Las sociedades administradoras deberán remitir a sus afiliados, por lo menos semestralmente, los extractos de sus cuentas individuales.

Como quiera que esta obligación involucra a todos los afiliados del fondo de cesantías, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este literal, a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados.

<Inciso modificado por la Circular 11 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Con los extractos con corte al 30 de septiembre, se deberá remitir la información completa sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los Portafolios de inversión de Corto Plazo y Largo Plazo de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantías.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 14 - Junio de 2007>

2) Contenido mínimo de los extractos y uso obligatorio del formato único

Los extractos deberán informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con el formato único establecido por la Superintendencia Financiera, anexo a la presente Circular:

- Saldos inicial y final del periodo

- Valor y fecha de consignación del auxilio de cesantías

- Traslados desde y hacia el fondo de cesantía

- Retiros parciales de cesantías

- Retiros definitivos de cesantía

- Comisión cobrada por retiros parciales

- Porcentajes de comisión por administración

- Rendimientos abonados durante el período, y

- <Viñeta modificada por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Rentabilidad de los portafolios del fondo y de las subcuentas individuales.

3) Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos

Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia.

La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a los afiliados deberá quedar consignada en el reglamento del fondo de cesantías y sólo podrá darse respecto de los afiliados que lo consientan de manera expresa.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 14 - Junio de 2007>

La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de cesantías.

f. Valoración subcuentas individuales. <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía tienen por objeto exclusivo la administración y manejo de los fondos de cesantía que se constituyan con arreglo a lo previsto en el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, cuyos recursos deben ser invertidos en los términos y condiciones establecidos por las disposiciones legales, con el propósito de que la rentabilidad que produzcan sea como mínimo la tasa de rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Para el efecto, se ha dispuesto que el valor de cada uno de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía se determine en forma diaria de conformidad con el procedimiento establecido por esta Superintendencia y se exprese en unidades de igual monto y características, donde las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y su mayor valor represente los rendimientos que se han obtenido en el período respectivo, como consecuencia de la gestión adelantada por la administradora. Así las cosas, el incremento del valor de la unidad debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversión que defina la sociedad dentro del marco señalado por la ley, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras.

En consecuencia, cuando una sociedad administradora estime procedente efectuar aportes con sus propios recursos a los portafolios administrados deberá efectuarlos de forma tal que los mismos no alteren la rentabilidad de los portafolios, ni, por consiguiente, el valor de la unidad, pues las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía no pueden sustraerse a su obligación legal de administrar e invertir los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, con el propósito de obtener la rentabilidad mínima exigida, utilizando el expediente de trasladar dinero al portafolio que administran.

En conclusión, y teniendo en cuenta que no existe disposición jurídica alguna que prohíba a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía realizar los citados aportes patrimoniales, esta Superintendencia les manifiesta que, para que resulten procedentes desde el punto de vista de las normas que regulan su actividad, las donaciones de dinero a los portafolios administrados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, deben tratarse como una consignación y abonarse como unidades en las cuentas individuales a nombre de los afiliados.

En otros términos, el incremento en el valor de la unidad en que se encuentran representados los aportes de los afiliados debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversión que defina la sociedad dentro del marco señalado por la ley, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras. Por lo tanto, los aportes que reciban los portafolios administrados, tanto de la misma sociedad administradora como de cualquier persona natural o jurídica, deberán tratarse siguiendo los parámetros anteriormente establecidos.

<TÍTULO IV - CAPÍTULO TERCERO - Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías - CIRCULAR EXTERNA 043 DE 2007 - Página 14 - Junio de 2007>

2.4. CESIÓN DE FONDOS DE CESANTÍA.

Con el fin de garantizar que la cesión de los Fondos de Cesantía se efectúe con sujeción a la ley, en defensa de los intereses de los afiliados al mismo, esta Superintendencia considera indispensable impartir las siguientes instrucciones:

a. Cierre

<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía que, de conformidad con lo previsto en el artículo 167 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero cedan el Fondo de Cesantías por ellas administrado deberán efectuar un corte de ejercicio en la fecha inmediatamente anterior a aquella en que se produzca la cesión, siguiendo para el efecto el procedimiento de cierre mensual establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia.

b. Identificación

<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Al momento de la cesión de un Fondo de Cesantías, la sociedad cedente deberá entregar a la sociedad cesionaria la relación de los afiliados al Fondo, con indicación de su participación en los portafolios de corto y largo plazo, expresada en pesos y unidades.

c. Garantía de rentabilidad mínima

<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad cedente de un fondo de cesantía deberá garantizar la rentabilidad mínima acumulada exigida por la ley para cada uno de los portafolios administrados, con corte a la fecha en que se efectúe la cesión del fondo. Para el efecto, la Superintendencia Financiera de Colombia informará la rentabilidad mínima a las sociedades cedente y cesionaria, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la cesión del fondo.

Suministrada dicha información, la entidad cedente dispondrá de un plazo de cinco (5) días comunes para cancelar la suma necesaria para alcanzar la rentabilidad mínima exigida.

Esta suma se cancelará, en primer lugar, con cargo a la comisión de manejo causada hasta el día del cierre a favor de la administradora cedente.

<Inciso modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la comisión de manejo causada sea insuficiente para alcanzar la rentabilidad mínima exigida, la diferencia será entregada en efectivo a los portafolios del fondo cesionario, para su abono en las cuentas de capitalización individual de quienes al momento de la cesión se encontraban afiliados a los portafolios del fondo cedido. Dicho abono se efectuará en unidades.

En caso de fusión de la entidad cedente, o cuando la totalidad de sus acciones en circulación hayan sido adquiridas por otra entidad o sus pasivos hayan sido cedidos, la obligación de garantizar la rentabilidad mínima se extenderá a la entidad absorbente o a la nueva sociedad resultante de la fusión, así como a la adquirente de las acciones o de los pasivos, según sea el caso.

d. Procedimiento a realizar en el fondo cesionario

<Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> El día de la cesión, el fondo de cesantía cedido se incorporará al administrado por la sociedad cesionaria, la cual efectuará la reliquidación de todas las cuentas del fondo cedido, con base en el valor de las unidades de los portafolios del fondo de cesantías por ella administrado vigente para el día de la cesión.

e. Información a la Superintendencia Financiera de Colombia <Literal modificado por la Circular 56 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>

Copia de todos los documentos en que consten la cesión y los términos en que ésta se ha pactado deberá remitirse a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que ella se produzca.

2.6. ÍNDICE REPRESENTATIVO DEL MERCADO ACCIONARIO DEL EXTERIOR.

<Inciso modificado por la Circular 16 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos de lo dispuesto en el numeral ii), literal b), artículo 2.6.9.1.2 del Decreto 2555 de 2010, el índice representativo del mercado accionario del exterior que se debe tomar en cuenta para el cálculo de la rentabilidad mínima de los fondos de cesantías es el índice Standard & Poor's 500.

2.7. INFORMACIÓN SOBRE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS AFILIADOS Y EFECTOS DE LA SELECCIÓN O MODIFICACIÓN DE PERFIL DE ADMINISTRACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 11 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> El reglamento del fondo de cesantías administrado, en el cual se incluye la información completa de los derechos y obligaciones de los afiliados, deberá estar a disposición de los mismos para consulta permanente a través de la página de Internet de la respectiva sociedad administradora. En todo caso, las sociedades administradoras deberán suministrar de manera física o electrónica el referido reglamento a los afiliados que expresamente lo soliciten, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a tal requerimiento.

Así mismo, deberán publicar por lo menos una vez al año en un diario de amplia circulación nacional, información general sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los diferentes portafolios de inversión de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantía. Especialmente se deberá informar a los afiliados que, si bien tanto en el Portafolio de Corto Plazo como en el de Largo Plazo es posible que se produzcan pérdidas en el capital o en los rendimientos, el Portafolio de Corto Plazo está orientado a los afiliados que tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo; su objetivo es mitigar el riesgo de pérdida en los retiros a efectuar en el corto plazo mediante inversiones en las que se tiene la expectativa de menor riesgo y menor rentabilidad que la de un Portafolio de Largo Plazo, en tanto que el Portafolio de Largo Plazo está orientado a los afiliados que no tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo, constituido por inversiones de mayor plazo y con una expectativa de mayor riesgo y mejor rentabilidad.

La mencionada publicación tendrá por finalidad ofrecer a los afiliados mayores elementos de juicio para que puedan adoptar decisiones informadas sobre la forma más adecuada de invertir sus aportes y/o recursos. Para el año 2010 deberá efectuarse la publicación en el mes de junio y para los años subsiguientes en el mes de enero. La publicación podrá realizarse individualmente por cada administradora o a través de la entidad que las agremie.

Además de la publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional y la remisión de extractos, se consideran válidas las informaciones que sobre los aspectos mencionados se entreguen a los afiliados por cualquier medio o que se incluyan en las páginas de Internet de las administradoras.

2.8. DEFINICIÓN O MODIFICACIÓN DEL PERFIL DE ADMINISTRACIÓN DE APORTES Y/O RECURSOS A LOS FONDOS DE CESANTÍAS. <Numeral adicionado por la Circular 11 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las Sociedades Administradoras de Fondos de Cesantías deberán poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales definan y modifiquen el perfil de administración de los aportes y/o recursos en los fondos de cesantías entre los portafolios de Corto Plazo y Largo Plazo, ya sea por medio de formatos impresos en los que conste la firma y aceptación del afiliado o a través del canal de distribución de servicios financieros de Internet.

Para efectos de la utilización del canal de servicios de Internet, será necesario que la respectiva Sociedad Administradora de Fondos de Cesantías obtenga la no objeción previa de la Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual deberá:

- Establecer los criterios de segmentación de sus afiliados con el propósito de determinar a cuáles de ellos les permitirá el uso de dicho canal para la selección del perfil de administración de los recursos de cesantías.

- Contar, a través del canal de servicios de Internet, con un sistema de información que explique de manera amplia y suficiente a los afiliados las características de los portafolios de Corto y Largo Plazo elegibles, los efectos de la selección o modificación del perfil de administración y los tiempos para el traslado de recursos entre uno y otro portafolio. Así mismo, deberá advertir a los afiliados acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada y que en caso de dudas deberán acceder a los medios que disponga la administradora para su aclaración.

Dicho sistema deberá asegurar que la información se suministre de manera previa y obligatoria a la selección o modificación del perfil y dejar evidencia de su aceptación por parte del afiliado.

- Acreditar que el canal de servicios de Internet cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su selección de perfil de administración.

Establecer mecanismos que le permitan informar a los afiliados la selección efectuada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión.

2.9. REGLAS Y REQUISITOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL MECANISMO DE REGISTRO DE OPERACIONES CON LOS RECURSOS DE LOS TIPOS DE FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y LOS PORTAFOLIOS DE LOS FONDOS DE CESANTÍA.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantía deberán implementar un mecanismo que permita identificar de manera completa, clara y suficiente cada operación y el tipo de fondo o portafolio para el cual se efectúa la misma. Para el efecto, deberán tener en cuenta lo siguiente:

2.9.1 Tratándose de operaciones que se realicen a través de un intermediario de valores o de cualquier tercero autorizado, las instrucciones que para el efecto imparta la administradora deberá realizarlas a través de un medio verificable de conformidad con lo establecido en el literal f, numeral 1, Capítulo Tercero del Título IX de esta circular, asegurándose que en dichas instrucciones se indique el tipo de fondo o portafolio para el cual se está solicitando la operación.

2.9.2 Tratándose de operaciones que realicen directamente las AFP a través de sistemas de negociación de valores, el mecanismo de registro será la identificación del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación al momento de la complementación de la respectiva operación, la cual deberá realizarse a más tardar dentro de los treinta (30) minutos siguientes a su celebración.

2.9.3 Cuando las operaciones se realicen en el mercado mostrador ('Over the Counter' - OTC), las AFP deberán asegurarse de que en el medio verificable a que se refiere el literal f, numeral 1, Capítulo Tercero del Título IX de esta circular quede constancia del tipo de fondo o portafolio para el cual se celebró la respectiva operación. Este fondo o portafolio será el beneficiario de la operación para efectos de lo dispuesto en el subnumeral viii) del subnumeral 2.8 de dicho capítulo.

Para el caso de las operaciones que se realicen en el mercado mostrador sobre valores diferentes a los establecidos en el subnumeral 2.1, capítulo tercero del título IX de la Circular Básica Jurídica o a las excepciones allí contenidas, será necesario que las AFP implementen un sistema de registro de dichas operaciones que garantice la identificación de manera completa, clara y suficiente del tipo de fondo o portafolio para el cual se realizó la operación. Dicho registro deberá efectuarse a más tardar dentro de los quince (15) minutos siguientes al cierre de la operación y deberá contener como mínimo la siguiente información:

a. Número de registro de la operación. El sistema debe generar un número consecutivo que se asigna a cada operación.

b. Fecha y hora (HH:MM:SS) en que se registra la operación, información que debe ser generada automáticamente por el sistema.

c. Usuario que registra la información, lo cual debe ser generado automáticamente por el sistema.

d. Nombre de la contraparte en la operación.

e. Tipo de operación: compra o venta.

f. Tipo de fondo o portafolio para el cual se efectuó la operación.

g. Características de la especie que permita su identificación plena, tales como ISIN o Nemotécnico.

h. Monto nominal sobre el cual se realiza la operación.

i. Valor de compra o de venta en moneda o unidad original.

j. Valor de compra o venta en pesos.

k. Fecha de cumplimiento de la operación.

2.9.4 Seguridades del sistema de registro de operaciones de que trata el subnumeral 2.9.3.

a. La aplicación del sistema debe permitir la autenticación que asegure la identificación de manera única de todos los usuarios que ingresen. Así como controlar el acceso a la información mediante roles, perfiles o funciones por tipo de usuario.

b. No se debe permitir la modificación de la información por fuera de la aplicación.

c. Debe llevar una traza de auditoría, que contenga las acciones realizadas por los usuarios.

d. El sistema deberá tener un esquema de contingencia, el cual debe estar en disponibilidad para garantizar su funcionamiento.

e. La aplicación debe tener respaldo diario de datos completamente automático y continuo, el cual debe estar incluido en los procedimientos de toma de copias de seguridad para servidores centrales.

2.9.5 Los efectos y/o resultados de las operaciones realizadas no podrán afectar a un tipo de fondo o portafolio distinto al indicado en los mecanismos de operaciones descritos en los subnumerales 2.9.1., 2.9.2. y 2.9.3.

3. POLÍTICAS DE INVERSIÓN, ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS Y FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE RIESGOS E INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde a la junta directiva de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantías (en adelante AFP), aprobar la política de inversión para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y para cada uno de los portafolios del fondo de cesantía administrados, de acuerdo con el objetivo de cada uno de ellos. Así mismo, se encuentra a cargo de las referidas juntas directivas aprobar la Asignación Estratégica de Activos para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, de acuerdo con su respectiva política de inversión.

Para tal fin, en el presente capítulo, se establece el contenido mínimo de las citadas políticas de inversión y la asignación estratégica de activos, así como los requisitos mínimos para la conformación y funcionamiento de los comités de riesgos y de inversiones con los que deben contar las AFP, las responsabilidades de dichos comités y la forma como deberán documentarse las decisiones que adopten.

3.1 POLÍTICAS DE INVERSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

3.1.1 CONTENIDO MÍNIMO.  <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Las políticas de inversión a divulgar a los afiliados y al público en general, para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para cada portafolio del fondo de cesantía deberán contener como mínimo la siguiente información:

a. Objetivos de cada uno de los tipos de fondos de pensiones y de los portafolios del fondo de cesantía, teniendo en cuenta su perfil de riesgo y su horizonte de inversión.

b. Estructura organizacional para la gestión de inversiones y administración de sus riesgos (áreas que participan con sus principales funciones y facultades, entre otros).

c. Criterios generales para la selección de las inversiones para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, tales como:

i Condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores (nacionales y del exterior), tales como: calificación de riesgo crediticio, estándares de gobierno corporativo, área geográfica, sector económico y condiciones de los activos subyacentes de las carteras colectivas, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva.

ii Condiciones que deben cumplir las carteras colectivas, fondos de inversión u otros esquemas de inversión colectiva incluyendo las relativas a comisiones y  devolución de las mismas.  

iii Mercados en los cuales la administradora realizará las negociaciones de inversiones.

d. Criterios generales para la realización de las operaciones con derivados, tales como:

i Objetivos (cobertura y/o de inversión).

ii Mercados en los cuales la administradora realizará estas operaciones.

iii Subyacentes autorizados.

iv Políticas de administración de colaterales y negociación de acuerdos marco o contratos asociados.

e. Políticas generales de la administradora en cuanto a la realización de:

i Operaciones repo activos.

ii Operaciones repo pasivos.

iii Operaciones simultáneas activas.

iv Operaciones simultáneas pasivas.

v Transferencia temporal de valores.

f. Criterios adoptados para la selección de contrapartes en:

i La negociación de títulos y/o valores.

ii La negociación de instrumentos derivados.

iii La negociación de repos, simultáneas y de transferencia temporal de valores.

g. Procedimiento a seguir en el evento en que se presenten excesos o defectos en los límites de inversión, tanto internos como legales.

h. Procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones, en donde se indique por lo menos:

i Descripción de los indicadores a utilizar.

ii Periodicidad de evaluación.

iii Órgano o áreas encargadas de hacer seguimiento a dicha evaluación.

iv Órganos o áreas receptores de las evaluaciones.

i. Condiciones profesionales exigidas al personal interno o externo relacionadas con el área de inversiones.

j. Principales límites internos de inversión por clase de activos y operaciones de derivados, en donde se indique por lo menos:

i Límites en títulos participativos nacionales y del exterior.

ii Límites en títulos de deuda pública.

iii Límites en títulos de deuda privada emisores nacionales.

iv Límites en títulos de deuda emitidos por emisores del exterior.

v Límites en depósitos a la vista.

vi Límites en fondos de capital privado nacionales o del exterior.

vii Límites en productos estructurados.

viii Límites en operaciones de derivados de inversión y/o de cobertura.

k. Políticas en la administración o gestión de riesgos:

i Descripción general de los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, de acuerdo con las características de cada uno de ellos.

ii Mecanismos de identificación, medición, control y monitoreo de cada uno de los riesgos a los que se encuentran expuestos los tipos de fondos de pensiones obligatorias y los portafolios del fondo de cesantía, en donde se indique por lo menos:

- Métodos de medición y control.

- Mecanismos de monitoreo.

- Periodicidad de control.

- Órganos receptores de los resultados de medición y control.

- Procedimientos a seguir en el evento en que se presente un

exceso en la exposición a determinado riesgo.

l. Gestión de los potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones, en donde se indique por lo menos:

i Definición e identificación de situaciones generales que pueden generar conflictos de interés.

ii Procedimientos para identificar y administrar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés.

iii Políticas adoptadas por la administradora para la negociación de títulos o valores admisibles cuyo emisor, garante, originador o propietario sea un vinculado a la administradora.

iv. <Ordinal adicionado por la Circular 24 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Políticas adoptadas por la administradora en materia de celebración de contratos de depósitos a la vista en vinculados en los términos del artículo 2.6.12.1.15 del Decreto 2555 de 2010, las cuales deberán garantizar como mínimo que, en forma previa a la celebración del contrato, conste por escrito el análisis realizado, el cual debe referirse, por lo menos, a los siguientes aspectos: las condiciones de mercado, la remuneración de los depósitos, los niveles de liquidez y estabilidad financiera de las entidades con las que pretendan celebrar el contrato respectivo. En todo caso, las entidades vinculadas con las cuales se celebre el correspondiente contrato, deberán ser evaluadas con los mismos criterios y rigor que se evalúan todas las contrapartes de los fondos administrados, buscando siempre la mejor alternativa para los recursos de los afiliados.

Las políticas señaladas en este numeral deberán revisarse por lo menos anualmente.

m. Descripción del proceso mediante el cual las funciones de control de la administradora velan por la efectividad, eficiencia, transparencia y cumplimiento de las normas legales relacionadas con la negociación de las inversiones.

3.1.2 MECANISMOS DE DIFUSIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Las AFP deberán divulgar la política de inversión de cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía a través de su página de internet, en una ubicación de fácil acceso y con un link directo a dichas políticas, con el fin de que los afiliados y el público en general puedan tomar decisiones informadas.

En el evento en que existan condiciones comunes y homogéneas para todos los tipos de fondos de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, podrá establecerse y difundirse una política general para todos ellos.

Con quince (15) días hábiles de antelación a la citada divulgación, las AFP deberán remitir a la SFC copia de las políticas de inversión que publicarán en su página web, así como de cualquier modificación que realice a las mismas, junto con el acta mediante la cual la junta directiva las apruebe. La primera publicación en la página web deberá realizarse a más tardar el 30 de marzo de 2012.  

En las notas a los estados financieros la administradora deberá informar sobre la existencia de las políticas de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía, y los medios a través de los cuales se podrá acceder a ellas.

Las sociedades administradoras podrán disponer de otros mecanismos de difusión de las políticas de inversión, distintos a los señalados anteriormente.

3.2 COMITÉ DE RIESGOS Y COMITÉ DE INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Las AFP deberán implementar o ajustar su comité de riesgos y su comité de inversiones a los requisitos mínimos señalados en el presente capítulo, sin perjuicio de lo establecido en el sistema de control interno a que se refiere el Capítulo Noveno del Título I de la Circular Básica Jurídica, y de las disposiciones que en materia de administración de riesgos se establecen en la Circular Básica Financiera y Contable y en la Circular Básica Jurídica de la SFC.

3.2.1 CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

El comité de riesgos y el comité de inversiones de las AFP deberán conformarse cada uno con por lo menos cinco (5) miembros, siempre que corresponda a un número impar, designados por la junta directiva, que acrediten conocimiento y experiencia en las respectivas materias.

Dichos requisitos serán determinados y evaluados por la junta directiva de forma previa a la designación de los miembros de los comités. En todo caso, cada comité deberá contar con por lo menos un (1) miembro de la junta directiva. Tratándose del comité de riesgos, para la toma de decisiones deberá contarse con el voto favorable de por lo menos un miembro que no se encuentre vinculado laboralmente a la respectiva AFP.

Los comités sesionarán de manera ordinaria por lo menos una vez dentro del respectivo mes calendario, elaborando por cada una de las sesiones su respectiva acta, en donde se evidencien los temas tratados y las decisiones tomadas.

Para la conformación de los comités se debe garantizar independencia y segregación de roles de acuerdo con la estructura organizacional de la AFP. Los citados comités deberán velar porque se de cumplimiento a las políticas de inversión aprobadas por la junta directiva.

3.2.2 FUNCIONES DEL COMITÉ DE RIESGOS. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Este comité tiene bajo su responsabilidad analizar, evaluar y decidir sobre la administración de los riesgos inherentes a la actividad de inversión, tales como riesgo de mercado, de liquidez, de contraparte, de crédito, de lavado de activos y operativo. Para el efecto, dicho comité tendrá las siguientes funciones:

a. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las políticas de la entidad en la administración o gestión de riesgos.

b. Evaluar y hacer seguimiento a los informes presentados por el middle office sobre el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos y presentar ante la junta directiva y al comité de inversiones, por lo menos una vez al mes, un informe sobre dicha evaluación.

c. Proponer a la junta directiva, para su respectiva aprobación, las metodologías de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos inherentes a la actividad de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía y evaluar los resultados sobre back y stress testing.

d. Presentar a la junta directiva para su aprobación, los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

e. Aprobar los distintos emisores, contrapartes y gestores de fondos propuestos por el comité de inversiones, así como los cupos de inversión en los mismos.

f. Aprobar con base en la propuesta del comité de inversiones la adquisición de nuevas clases de activos, garantizando que se ajusten a las políticas de inversión y cumplan con los lineamientos legales.

g. Efectuar seguimiento permanente al mercado con el fin de conocer sobre cualquier evento o contingencia que pudiera afectar el patrimonio de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.

h. Efectuar control y seguimiento al cumplimiento de las políticas de inversión, en relación con las condiciones que deben cumplir las inversiones, las operaciones con derivados y demás operaciones realizadas con los recursos de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía y presentar ante la junta directiva por lo menos una vez al mes un informe sobre el particular.

i. Aprobar los reportes para monitorear los límites de inversión internos y legales, y la posición en riesgo de los portafolios de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.

j. Aprobar los reportes para monitorear el cumplimiento de las políticas de administración o gestión de riesgos.

k. Presentar para su aprobación a la junta directiva el procedimiento a seguir en caso de incumplimiento a los límites de inversión internos y legales y a los límites de exposición a los riesgos inherentes a la actividad de inversión, las sanciones a aplicar en tales casos, el mecanismo de información a la junta directiva sobre los citados eventos, y hacer seguimiento a dicho procedimiento.

l. Informar a la Junta Directiva sobre aquellos eventos en los que las participaciones por clase de activos definidos en la Asignación Estratégica de Activos se desvíe de los rangos aprobados por la misma.

m. Proponer a la junta directiva el procedimiento para evaluar el desempeño en la gestión de las inversiones.

n. Las demás que le asigne la junta directiva de la AFP.

3.2.3 FUNCIONES DEL COMITÉ DE INVERSIONES. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Este comité tiene bajo su responsabilidad definir las clases de activos por cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, establecer las condiciones que deben cumplir los títulos y/o valores y los emisores de las inversiones u operaciones que se pueden realizar con los recursos de los citados fondos y analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento. Para el efecto, dicho comité tendrá las siguientes funciones:

a. Definir, de acuerdo con los objetivos y las políticas de inversión de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, la asignación estratégica de activos, así como sus modificaciones, con el fin de someterla a consideración de la junta directiva.

b. Establecer los eventos en los cuales se puede modificar la ponderación por clase de activos determinada en la asignación estratégica de activos, fijar los procedimientos a seguir para efectuar dichas modificaciones y los mecanismos de documentación de los mismos.

c. Definir las desviaciones de la asignación estratégica de activos permitidas.

d. Efectuar el control y seguimiento al cumplimiento de la asignación estratégica de activos y presentar ante la junta directiva por lo menos una vez al mes un informe sobre el particular.

e. Definir el marco de las operaciones tácticas.

f. Preparar los análisis y recomendaciones que consideren necesarias, relacionadas con las condiciones que deben cumplir las inversiones y demás operaciones a realizar con los recursos de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y portafolios del fondo de cesantía, para que la junta directiva las tenga en cuenta en la definición de las políticas de inversión.

g. Someter, en coordinación con el comité de riesgos,  a consideración de la junta directiva de la administradora la relación riesgo-retorno prevista para cada uno de los portafolios de inversión de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y de los portafolios del fondo de cesantía administrados.

h. Evaluar nuevas clases de activos, emisores, contrapartes, gestores de fondos y oportunidades de inversión, con el fin de realizar propuestas al comité de riesgos.

i. Hacer seguimiento permanente a los informes del comité de riesgos, relacionados con el comportamiento de los mercados y la exposición a los riesgos de inversión, con el fin de prevenir situaciones que puedan afectar el patrimonio de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía administrados.  

j. Presentar ante la junta directiva de la AFP para su respectiva aprobación, las políticas de gestión de potenciales conflictos de interés en el proceso de selección y negociación de inversiones y de abstención de operaciones que den lugar a conflictos de interés.

k. Analizar las situaciones relativas a los potenciales conflictos de interés relacionados con el proceso de inversión y su tratamiento, dejando constancia de los temas discutidos.

l. Tomar la decisión sobre los títulos y/o valores a transferir entre los diferentes tipos de fondos de pensiones obligatorias, como consecuencia de los cambios de tipo de fondo.

m. Las demás que le asigne la junta directiva de la AFP.

3.3 ASIGNACIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS. <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

3.3.1 CONTENIDO MÍNIMO.  <Numeral adicionado por la Circular 51 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:>

Las AFP deberán establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía. Dicha asignación y cada modificación que se efectúe a la misma, junto con el acta correspondiente deberá ser remitida a la SFC, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su aprobación. La primera remisión a la SFC deberá efectuarse a más tardar el 30 de marzo de 2012. Para efectos de la remisión inicial y posteriores revisiones se deberá tener en cuenta, por lo menos, lo siguiente:

3.3.1.1 Parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos.

a. Horizonte de inversión que se tuvo en cuenta para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, indicando los argumentos considerados para establecerlos.

b. Rentabilidad objetivo para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y para el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, teniendo en cuenta el horizonte de inversión de cada uno de ellos, describiendo la metodología utilizada para establecerlos.

c. Descripción de los modelos para estimar las rentabilidades promedio esperadas por clase de activo en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.

d. Descripción de la metodología para estimar la volatilidad esperada por clase de activo.

e. Descripción de los modelos utilizados para la optimización de los portafolios en cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y en el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para dicha optimización.

f. Descripción de la metodología para seleccionar el portafolio de inversión de cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía, representativo de la asignación estratégica de activos, indicando las restricciones que se tuvieron en cuenta para el efecto.

g. Descripción de las variables, modelos, metodologías y/o demás elementos cualitativos considerados para establecer la asignación estratégica de activos para cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía.

h. Los soportes que permitan evidenciar el desarrollo de las metodologías y modelos descritos en este numeral.

3.3.1.2 Distribución por clase de Activos, Volatilidades y Correlaciones.

Bajo la siguiente estructura se debe indicar la asignación estratégica de activos por cada tipo de fondo de pensiones obligatorias y el portafolio de largo plazo del fondo de cesantía:

Así mismo, se deben informar los rangos dentro de los cuales pueden oscilar los porcentajes de participación indicados, describiendo la metodología utilizada para establecerlos.

Cualquier modificación a los rangos de participación por clase de activo o a los parámetros generales utilizados en la asignación estratégica de activos deberá ser informada a la SFC dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte de la junta directiva, acompañada del respectivo análisis y justificación.

3.3.2 MONITOREO.  

Dentro de los quince (15) días siguientes a los cortes a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año, las sociedades administradoras remitirán a partir del corte del 30 de junio de 2012, en medio magnético, la siguiente información a la SFC, para cada uno de los tipos de fondos de pensiones obligatorias y del portafolio de largo plazo del fondo de cesantía:

- Participación por clase de activo establecida en la asignación estratégica de activos aprobada por la junta directiva.

- Participación real por clase de activo. Para el efecto se debe tener en cuenta el promedio diario de las participaciones durante el período comprendido entre el 1° de enero de cada año (o el día siguiente a la fecha de modificación de la asignación estratégica de activos, aprobada por la junta directiva) y la fecha de corte del reporte.

- Rentabilidad obtenida por clase de activo durante el período comprendido entre el 1° de enero de cada año (o el día siguiente a la fecha de modificación de la asignación estratégica de activos, aprobada por la junta directiva) y la fecha de corte del reporte, en términos efectivos anuales.

- Rentabilidad del portafolio atribuible a la asignación estratégica de activos.

- Rentabilidad del portafolio atribuible a la asignación táctica de activos.

4. EJERCICIO DE LOS DERECHOS POLÍTICOS DE LAS AFP RESPECTO DE LAS INVERSIONES QUE REALICEN CON LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y DE CESANTIA. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

Corresponde a la junta directiva de las AFP la aprobación de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos respecto de las inversiones que realicen las AFP con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantías, incluyendo aquellas que se efectúen en carteras colectivas, fondos de capital privado, bonos y/o acciones, entre otros.

4.1. CONTENIDO MÍNIMO. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

Sin perjuicio de los lineamientos particulares que las AFP establezcan, la Política de Ejercicio de Derechos Políticos deberá incorporar como mínimo:

4.1.1. Principios orientadores.

La Política se deberá orientar teniendo en cuenta:

- La prevalencia de los intereses de los afiliados en el ejercicio de los derechos políticos.

- La obligatoriedad en el cumplimiento de la Política por parte de los representantes designados por la AFP.

- El seguimiento permanente e información suficiente sobre la forma como se está ejerciendo la Política por parte de los representantes designados por la AFP.

- La revelación de la Política a los diferentes grupos de interés; y

- Las mejores prácticas de gobierno corporativo.

4.1.2. Representante designado para el ejercicio de los derechos políticos.

La AFP designará los representantes que considere necesarios para el ejercicio de sus derechos políticos, de conformidad con la Política previamente aprobada, quienes deberán ser personas de reconocida responsabilidad e idoneidad. Dichos representantes podrán ser funcionarios de la AFP o mandatarios externos designados para tal fin, y deberán ser elegidos con base en criterios mínimos definidos por la AFP en su Política. La selección de cada representante deberá quedar debidamente documentada y los soportes correspondientes deberán estar a disposición de la SFC.

Para la designación de las personas que han de representar a los fondos administrados podrán utilizarse los mecanismos establecidos en los artículos 2.14.4.1.6 y 2.14.4.1.7 del Decreto 2555 de 2010, para el ejercicio de los derechos sociales en las asambleas de accionistas.

En el ejercicio de los derechos políticos, los representantes designados por las AFP deberán cumplir sus obligaciones de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

Cuando el representante de una AFP vote en forma contraria a la mayoría deberá entregar una constancia que justifique las razones de su decisión a quien ejerza la secretaría de la reunión, para que sea incorporada en el acta respectiva. Copia de dicha constancia o del acta que la contenga deberá reposar en la AFP y estar a disposición de la SFC.

4.1.3. Asistencia a reuniones.

La Política de Ejercicio de Derechos Políticos que establezca la AFP deberá garantizar la participación de su representante en las asambleas de accionistas, asambleas de tenedores de bonos y asambleas de inversionistas, cuando a ello haya lugar.

La participación en dichas reuniones se sujetará como mínimo a los siguientes lineamientos:

- Las AFP deberán ejercer los derechos políticos que correspondan a inversiones que representen una participación relevante en los términos del artículo 2.6.13.1.2 del Decreto 2555 de 2010; y

- Siempre que lo consideren necesario, las AFP ejercerán los derechos políticos que correspondan a inversiones en las cuales no tengan una participación relevante, de acuerdo con las políticas previstas para el efecto por la entidad y respetando los lineamientos establecidos en la presente Circular.

4.1.4. Votación de decisiones no materiales.

La junta directiva de la AFP deberá establecer las políticas y procedimientos a seguir por sus representantes en materia de decisiones no materiales, así como los criterios con base en los cuales podrán abstenerse de participar en las deliberaciones y votaciones de estos asuntos.

Para efectos de este numeral, se considerarán materiales las decisiones relativas al cambio de estructura de los órganos de gobierno corporativo y administración del receptor de la inversión, el cambio de representante de tenedores de bonos, reorganizaciones empresariales, liquidaciones, nuevas emisiones o disminuciones de capital, políticas de inversión y financiamiento del emisor, y decisiones que en general requieran quórum especial, así como aquellas que puedan llegar a afectar los intereses de los afiliados a los fondos de pensiones obligatorias y/o de cesantías.

Para el caso de decisiones materiales, la AFP solamente podrá abstenerse de ejercer el voto en aquellos casos en que se presenten situaciones generadoras de conflictos de interés o no haya podido obtener información suficiente para votar determinado asunto, caso en el cual deberá documentar las razones de la abstención y las gestiones llevadas a cabo para obtener la información, cuando a ello haya lugar. Los soportes correspondientes deberán estar a disposición de la SFC.

4.1.5. Criterios y procedimientos de selección de miembros de junta directiva o consejos de administración.

Las AFP deberán establecer los criterios y procedimientos de selección de las personas que serán propuestas o votadas para ser miembros de las juntas directivas o consejos de administración del receptor de la inversión, en los términos señalados en el artículo 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010.

En todos los casos se deberán tener como criterios mínimos de selección, la experiencia, idoneidad e independencia de los candidatos, así como su disponibilidad de tiempo para participar de la labor de la junta o consejo. Con este fin, dispondrán dentro de sus Políticas el número máximo de juntas directivas a las que dichas personas podrán pertenecer, dentro de los límites señalados en el artículo 202 del Código de Comercio.

Para efectos del criterio de independencia se deberá tener en cuenta como mínimo lo dispuesto en los artículos 2.6.13.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y 44 de la Ley 964 de 2005.

4.1.6. Rotación, reelección y participación mínima.

Las AFP, como expresión de mejores prácticas de gobierno corporativo, establecerán en sus Políticas el número máximo de veces que apoyarán la reelección de una persona como miembro independiente de junta directiva o consejo de administración del receptor de la inversión. Para votar dicha reelección, las AFP deberán considerar en sus políticas, entre otros aspectos, los resultados que haya obtenido dicho miembro en la autoevaluación efectuada por la propia junta o consejo, si la hubiere.

4.1.7. Remuneración.

Las AFP deberán promover que el emisor cuente con políticas en materia de remuneración de los miembros de junta directiva o consejo de administración, en las que se considere, entre otras, su participación activa y efectiva en el órgano colegiado, una gestión propia de un buen hombre de negocios y el cumplimiento de los objetivos de largo plazo del receptor de la inversión.

4.1.8. Elección del revisor fiscal.

En la Política de Ejercicio de Derechos Políticos, las AFP deberán promover las mejores prácticas de buen gobierno en la elección del revisor fiscal.

Para el efecto, se consideran como sanas prácticas de gobierno corporativo, entre otras:

- El examen de la idoneidad y experiencia de los postulantes personas jurídicas y naturales.

- Que las firmas de revisoría apliquen en su trabajo estándares internacionales de reconocida calidad y verificación.

- Que se verifique e informe por parte del receptor de la inversión el alcance de la planeación del trabajo, la metodología a utilizar, así como del equipo humano asignado por la firma para desarrollar el trabajo.

4.1.9. Reglas sobre conflictos de interés.

De conformidad con el artículo 13 del Decreto Ley 656 de 1994 “Las sociedades que administren fondos de pensiones, sus directores, administradores y representantes legales deberán abstenerse en general de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés entre ellas o sus accionistas o vinculados y el fondo que administran, y adoptarán las medidas necesarias para evitar que tales conflictos se presenten en la práctica”. Igual previsión se predica de la administración de los fondos de cesantías y de otros patrimonios autónomos y demás recursos de acuerdo con lo establecido en los artículos 98 y 158 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

En tal virtud, las políticas aplicables a las situaciones generadoras de conflictos de interés relacionadas con el proceso de inversión que fijen las AFP deberán incorporar los siguientes contenidos mínimos:

i. Criterios para identificar potenciales conflictos de interés, derivados de la función de administrador de recursos de terceros con acceso a información privilegiada.

ii. Criterios para evitar incurrir en situaciones que puedan dar lugar a conflictos de interés y que puedan afectar el ejercicio de los derechos políticos, protegiendo en todo evento los intereses de los afiliados a la AFP.

iii. Procedimientos y normas de control interno que eviten la ocurrencia de conflictos de interés que puedan afectar a la AFP, sus administradores, gerentes, ejecutivos principales.

iv. Procedimientos y normas de control interno sobre situaciones de uso de información privilegiada respecto de cualquier funcionario que, en razón de su cargo o posición, tenga acceso a información de las inversiones de una AFP que aún no haya sido divulgada al mercado, y que por su naturaleza sea capaz de influir en las cotizaciones de los valores de dichas inversiones.

4.1.10. Acuerdos de accionistas y convenios con inversionistas.

De conformidad con lo previsto en el artículo 2.6.13.1.3 del Decreto 2555 de 2010, los acuerdos o convenios de accionistas suscritos para el ejercicio de los derechos políticos deberán enmarcarse dentro de los principios de transparencia e integridad del mercado.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Dichos acuerdos tendrán como objetivo fortalecer el gobierno corporativo del receptor de la inversión y, adicionalmente, se sujetarán en su contenido y revelación a lo dispuesto en los artículos 70 de la Ley 222 de 1995 y 43 de la Ley 964 de 2005, o cualquier otra norma que los modifique.

Los acuerdos o convenios de accionistas en que solo participen AFP no podrán dar lugar a ejercer el control sobre la receptora de la inversión.

Aquellos acuerdos que sean suscritos con accionistas diferentes a una AFP, si están dirigidos a obtener participaciones de control, deberán excluir la posibilidad de que la AFP participe o tenga injerencia en la administración del receptor de la inversión.

En todo caso, ningún acuerdo deberá contener cláusulas que conlleven la vulneración de los derechos de los accionistas minoritarios y de las normas legales aplicables en materia de conflictos de interés, régimen de competencia y manipulación del mercado.

Estos acuerdos o convenios deberán remitirse de forma inmediata a su suscripción a la Superintendencia Financiera de Colombia, precisando en la comunicación de envío las reuniones de asamblea en donde se tiene dispuesta su aplicación.

Para efectos de lo previsto en el presente numeral deberá entenderse por control lo dispuesto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio.

4.1.11. Procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Política.

Las AFP deben diseñar, implementar y documentar los procedimientos necesarios para controlar el cumplimiento del contenido de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos respecto de las inversiones que realicen con los recursos de los fondos de pensiones obligatorias y de cesantía.

4.2. DIVULGACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

La difusión de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos, en su versión completa, deberá efectuarse a través de la página web de las AFP. Adicionalmente, deberán señalar, en el panel de información al público ubicado en sus oficinas, la existencia y disponibilidad de una copia de tales políticas para su consulta. Lo anterior, sin perjuicio de otras formas de difusión que la AFP estime pertinentes.

<Inciso modificado por la Circular 14 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las AFP podrán elaborar un extracto o síntesis de la Política de Ejercicio de Derechos Políticos para su difusión a través de otros medios, cautelando que sus contenidos sean lo suficientemente claros y completos en todo aquello que deba constituir información indispensable para que las personas adopten sus decisiones de selección de la AFP en forma ilustrada, particularmente en lo referente a los factores que incidan en la rentabilidad y riesgo de sus decisiones de inversión.

4.3. REVISIÓN PERIÓDICA. <Numeral adicionado por la Circular 1 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

La junta directiva de cada AFP deberá revisar por lo menos anualmente la Política para el Ejercicio de los Derechos Políticos que haya adoptado y, en caso de que sea modificada, deberá divulgarse a los diferentes grupos de interés, a través de los medios indicados en el presente numeral.

5. LÍMITE DE LA NEGOCIACIÓN DE COMPRA Y VENTA DE COP/USD BAJO LA MODALIDAD SPOT (CONTADO) O A TRAVÉS DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:>

5.1. Para efectos del cálculo del límite de la negociación en divisas a que se refiere el numeral 5 del artículo 2.6.12.1.11 del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, se tendrá como valor del fondo, el correspondiente al valor promedio de cada tipo de fondo, establecido de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.6.12.1.16 del Decreto 2555 de 2010, de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de cálculo del límite.

5.2. Se entenderá como renovación o ampliación del plazo sobre instrumentos financieros derivados, con la misma u otra contraparte, de conformidad con lo previsto en el literal c del artículo mencionado en el numeral anterior, lo siguiente:

i) El valor nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de las negociaciones de venta, hasta el monto nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de los vencimientos de venta del mismo día, y

ii) El valor nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de las negociaciones de compra, hasta el monto nominal en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica de los vencimientos de compra del mismo día.

En consecuencia, para efectos de establecer el límite de operaciones en divisas, tratándose de las negociaciones y vencimientos de los instrumentos financieros derivados de que trata el primer literal b del numeral 5 del artículo 2.6.12.1.11 del Título 12 del Libro 6 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010, se tendrá en cuenta el valor que resulte de aplicar para cada día la siguiente fórmula:

{Valor absoluto (Valor nominal en USD de las negociaciones de venta – Valor nominal en USD de los vencimientos de venta) + Valor absoluto (Valor nominal en USD de las negociaciones de compra – Valor nominal en USD de los vencimientos de compra)}.

Los valores expresados en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica se deben convertir a pesos colombianos con base en la Tasa Representativa del Mercado (TRM) calculada y certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia en cada uno de los días a tener en cuenta en el cálculo.

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