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RESOLUCION 32 DE 2017
(enero 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES, COLPENSIONES
<NOTA DE VIGENCIA : Resolución derogada por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020>
Por medio de la cual se establecen las responsabilidades de las áreas competentes dentro del procedimiento para la asignación o renovación de código interno de descuento, en los procesos de incorporación de libranzas, cesiones y en general de los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos en desarrollo de la Resolución 0345 del 9 de junio de 2016 y se dictan otras disposiciones
EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES- COLPENSIONES
En ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las establecidas en el Decreto 4.936 de 2011 modificado por el Decreto 2727 del 2013, el Acuerdo 09 del 2011, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, como una empresa industrial y comercial del Estado del orden Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente;
Que el Decreto Ley 4121 del 2 de noviembre de 2011, determinó que la naturaleza jurídica de la Administradora Colombiana dé Pensiones COLPENSIONES, es la de Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, En tal condición estará sometida a la supervisión y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia,
Que la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES, en razón a lo previsto en el artículo 1 de la Ley 1527 de 2012 se encuentra obligada a descontar y girar directamente a la entidad operadora de libranza los recursos que de manera expresa autoricen descontar sus pensionados, servidores públicos y contratistas de las mesadas, salarios y honorarios, en cada caso.
Que la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES en su calidad de entidad financiera de carácter especial, está obligada a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, desarrollado; por el Capítulo IV del Título IV de la Parte l de la Circular Básica Jurídica - Circular Externa 029 de 2014 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia; en concordancia con el oficio número 2015042141-001 del 26 de mayo de 2015 de la misma Superintendencia y las instrucciones del Oficial de Cumplimiento de COLPENSIONES respecto al procedimiento de conocimiento del diente.
Que teniendo en cuenta lo anterior, la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES expidió la Resolución 345 del 9 de junio de 2016 “Por medio de la cual se crea el Comité de Asignación o Renovación de Código interno de Descuento, se establece el procedimiento de asignación o renovación de código interno para su viabilización; se adopta el reglamento a través del cual se definen los criterios para realizar descuentos por Concepto de Libranzas y Afiliación a los pensionados, servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1527 del 2012, Leyes 71 y 79 de 1988 y se dictan otras disposiciones.''
Que mediante Resolución 013 de 2017 se modificaron los artículos octavo y noveno de la Resolución 345 de 2017 con el fin de optimizar el procedimiento de asignación y renovación de código interno de descuento.
Que es necesario señalar internamente las responsabilidades de las diferentes áreas de COLPENSIONES tanto dentro del procedimiento para la asignación o renovación del código interno de descuento, como en los procesos de incorporación de libranzas y cesiones, así como en general en todos los procesos relacionados con los descuentos por libranzas y afiliaciones, constituyéndose la presente resolución en un desarrollo de la Resolución 345 del 9 de junio de 2016, por lo que la interpretación de ambas resoluciones debe efectuarse de forma integral y atendiendo a la relación de complementariedad existente entre ellas.
Que el Oficial de Cumplimiento en: ejercicio de sus funciones y de conformidad con lo dispuesto en el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Layado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) de COLPENSIONES, ha definido mediante Memorando OCD-1050000000-821 del 21 de noviembre de 2016 los lineamientos y parámetros generales relacionados con la aplicación del procedimiento de conocimiento del cliente a los diferentes tipos de solicitantes de asignación o renovación de código interno de descuento.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ÁREAS COMPETENTES Y RESPONSABILIDADES DETERMINADAS DENTRO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO.
ARTÍCULO PRIMERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las áreas responsables de realizar las diferentes actividades dentro del procedimiento de conocimiento del cliente, necesario para la asignación o í renovación del código interno de descuento por parte de COLPENSIONES respecto de / los operadores de Libranzas son las siguientes: La Gerencia Nacional de Tesorería e mayor a tres (3) meses, acorde a lo estipulado en la Ley 43 de 1990 y la Resolución 074 de 2002 de la Junta Central de Contadores.
v. El RUT.
vi. La información o conocimiento que tenga la Gerencia de la entidad solicitante a partir de la información obtenida respecto de ella en el ejercicio de las funciones a su cargo. Si no tiene ninguna información o conocimiento debe indicarlo de esa forma.
B. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
PARÁGRAFO: Las actividades contenidas en el numeral 1 del presente artículo serán ejecutadas por la Gerencia Nacional de Tesorería e inversiones y la Gerencia Nacional Económica, sin embargo, serán coordinadas por la Gerencia Nacional de Tesorería: e Inversiones,
2. Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General:
A. Emitir concepto o recomendación sobré la procedencia de asignar o renovar código interno a la entidad solicitante a partir del análisis de los siguientes documentos y elementos:
i. Original del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio correspondiente o por la entidad que reconoció la personería jurídica y aprobó los estatutos de constitución, cuya fecha de expedición no sea superior a un (1) mes.
ii. Acta dé posesión del Representante Legal y de las personas autorizadas (para los INFIS u otras entidades públicas que de acuerdo con su régimen legal estén autorizadas para actuar como entidades operadoras de libranza),
iii. Certificación de vigilancia, según sea el caso, expedida por la entidad de inspección, vigilancia y control respectiva. Para el caso de las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, el cumplimiento de este requisito podrá sustituirse^ a elección de la entidad solicitante, con la certificación dé paz y salvó por concepto de multas y contribuciones expedidos por dicha Superintendencia, con una fecha de expedición no superior a 30 días al momento de radicación de los documentos ante esta Administradora.
iv RUT (Registro Único Tributario).
v. Fotocopia de los documentos de identidad de los representantes legales y representantes autorizados.
vi. Formulario de conocimiento del cliente.
vii. La información o conocimiento qué tenga la Vicepresidencia de la entidad solicitante a partir de la información obtenida respecto de ella en el ejercicio de las funciones a su cargo. Sí no: tiene ninguna información o conocimiento debe indicarlo de esa forma.
Inversiones, la Gerencia Nacional Económica, la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General, la Gerencia Nacional de Gestión Comercial, la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, la Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos, el Oficial de Cumplimiento, la Gerencia Nacional de Nómina, la Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano, la Gerencia Nacional de Gestión Contractual, o las que hagan sus veces según las funciones que se les asignen.
PARÁGRAFO: De conformidad con lo establecido en la Circular Básica Jurídica No 29 de 2014, Parte i Título IV Capítulo IV y el Manual SARLAFT de la Entidad, el Oficial de Cumplimiento en ejercicio de sus competencias podrá definir, previa determinación de consideraciones objetivas, que las actividades que hacen parte del procedimiento de conocimiento del cliente sean tercerizadas, evento en el cual el contratista deberá ejecutar las obligaciones contractuales con los criterios de calidad y lineamientos definidos por Colpensiones.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las actividades, funciones y responsabilidades a cargo de cada una de las áreas de: las que trata el artículo primero de la presente Resolución son las siguientes:
1. Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones y Gerencia Nacional Económica:
A. Emitir concepto o recomendación sobre el otorgamiento dé código interno de descuento a la entidad solicitante, considerando su viabilidad financiera, para efectos de la actividad de libranza que realiza respecto de los pensionados, servidores públicos y contratistas de COLPENSIONES, a partir del análisis de los siguientes documentos y elementos:
i. Estados Financieros comparativos de los dos últimos ejercicios, los cuales deben estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de: ser el caso de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley, acompañados de sus respectivas Notas a Estados Financieros, (para entidades operadoras de libranza y/o de afiliación La declaración de renta del último año gravable disponible (En los casos en que aplique).
Si la solicitud se realiza en el segundo semestre del año, se deberán remitir además los Estados Financieros comparativos al último corte disponible, los cuales deben estar Certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, en este caso se deben remitir Notas Especificas, explicando las principales variaciones.
i. Los Estados Financieros se deben presentar clasificados en activo corriente y pasivo corriente.
iii. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador (que certifica los Estados Financieros) y del Revisor Fiscal que los dictaminó cuando aplique.
iv. Certificado dé Antecedentes Disciplinarios del Contador que certifica los Estados Financieros y del Revisor Fiscal que los Dictamine cuando aplique, expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha de expedición no
B. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
PARÁGRAFO: En el caso de las solicitudes de asignación o renovación de código interno realizada por patrimonios autónomos la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General deberá tener en cuenta al efectuar el análisis para emitir su concepto o recomendación de acuerdo con lo dispuesto en el Inciso Tercero del Artículo 2.2.2.49.2.3. del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Artículo 2o del Decretó 1348 de 2016, los siguientes documentos: Los Certificados de Existencia y Representación Legal de la entidad administradora del mismo expedidos por ja Cámara de Comercio respectiva y por la Superintendencia Financiera de Colombia; certificación de la existencia del patrimonio autónomo expedido por la entidad administradora, documento expedido por la misma entidad que contenga la identificación del contrato de fiducia mercantil, el número de contrato, el nombre del patrimonio autónomo y el NIT del patrimonio autónomo y la certificación sobré implementación y cumplimiento del SARLAFT expedida por la entidad Fiduciaria respectiva
3. Gerencia Nacional de Gestión Comercial:
A. Con el fin de contar con una apreciación acerca de la consistencia de la información suministrada por la entidad solicitante dentro del trámite de asignación o renovación del código interno de descuento deberá disponer la realización de las siguientes actividades:
i. Realizar la entrevista presencial al representante legal de la entidad solicitante, de acuerdo a lo establecido en el manual de SARLAFT. El Oficial de Cumplimiento podrá autorizar la realización de entrevistas no presenciales, previo análisis de riesgo, de conformidad con el Acuerdo 102 de 2016 o el que lo modifique, adicione o sustituya
ii. Realizar la visita al domicilio de la entidad solicitante, en los casos en que el Oficial de Cumplimiento determine que se requiere, de acuerdo con el nivel de riesgo.
B. Emitir su concepto o recomendación sobre el otorgamiento de código interno de descuento a la entidad solicitante de acuerdo con los resultados de las entrevistas y visitas realizadas.
C. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que representé una señal de alerta de LA ((avado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
PARÁGRAFO: Para la realización de las entrevistas y visitas contempladas en el presente artículo, la Gerencia de Gestión Comercial podrá contar, en caso de ser necesario por faifa de presencia de persona) en la zona, con el apoyo de funcionarios pertenecientes a la Gerencia Nacional de Servicie al Ciudadano y SAC.
4. Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología:
A. Definir en el Manual Operativo los requisitos técnicos y operativos necesarios para desarrollar la actividad de libranza en relación con los pensionados, servidores públicos y contratistas de COLPENSIONES,
5. Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos:
A. Dirigir la evaluación de los riesgos existentes en los procesos asociados con el otorgamiento o renovación del código interno de descuento, identificándolos y priorizándolos.
B. Establecer los procedimientos y metodologías para medir, analizar, monitorear, controlar y administrar los riesgos identificados en los procesos asociados con el otorgamiento del código interno de descuento.
C. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado dé activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
6. Oficial dé Cumplimiento:
A. Definir para cada una de las entidades solicitantes la necesidad de efectuar visita de acuerdo con lo dispuesto en el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) de COLPENSIONES.
B. Analizar y presentar al Comité de Asignación o Renovación de Código Interno de Descuento los resultados de las señales de alerta que eventualmente reporten las áreas con ocasión al desarrollo de las actividades que les corresponden de acuerdo con la presente Resolución y reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que se configuren.
7. Gerencia Nacional de Nómina, Gerencia Nacional dé Gestión Contractual y Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano:
A. Confrontar en las listas restrictivas definidas los accionistas o asociados que tengan directamente más del 5% del capital social, aportes o participación.
B. Consultar el Registro Cínico Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas - RUNEOL publicado en la página web institucional de las Cámaras de Comercio, con el fin de verificar que la entidad solicitante cuente con su inscripción vigente en el mismo.
C. Verificar que la siguiente documentación cumpla con las condiciones exigidas de acuerdo con la Resolución 345 de 2016 y demás documentos del presente proceso, así:
i. El acuerdo de condiciones técnicas y operativas presentado por COLPENSIONES, debidamente suscrito por su representante legal.
ii. Formularlo de Conocimiento del Cliente adoptado por COLPENSIONES, debidamente diligenciado y suscrito por su representante legal.
iii, Certificado sobre políticas de Conocimiento del Cliente y mecanismos de control de lavado de activos, en los casos en que aplique,
iii. Certificación bancada y, en los casos en los cuales la entidad solicite la consignación a un patrimonio autónomo, certificación de la Sociedad fiduciaria sobre la existencia y objeto del contrato.
D, La Gerencia Nacional de Nómina, la Gerencia Nacional de Gestión Contractual y la Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano realizarán las actividades que se consagran en los literales A, B y C del presente numeral de acuerdo con la siguiente distribución:
i. Las entidades solicitantes cuyo último dígito del NIT, sin incluir el dígito de verificación, sea 0, 9 y 8 corresponden a la Gerencia Nacional de Gestión Contractual.
ii. Las entidades solicitantes cuyo último dígito del NIT, sin Incluir el dígito de verificación, sea 7, 6 y 5 corresponden a la Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano,
iii. Las entidades solicitantes cuyo último dígito del NIT, sin incluir él dígito de verificación, sea 4, 3, 2 y 1 corresponden a la Gerencia Nacional de Nómina.
E. Emitir su concepto o recomendación sobre el otorgamiento o renovación del código interno de descuento a la entidad solicitante, así:
i, Respecto de las entidades que de acuerdo con el literal D le corresponda verificar, señalarán el resultado de la verificación consignada en los literales A, B y C del presente numeral, y
ii. Respecto de dichas entidades solicitantes y de acuerdo con la experiencia y conocimiento que tengan de dichas entidades, deberán suministrar la evidencia correspondiente, Si no tiene ninguna información o conocimiento respecto de una o algunas de las entidades deberá indicarlo de esa forma, en cada caso.
F. Las respectivas gerencias de forma independiente y en el ámbito de sus funciones y competencias darán aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción,
ARTÍCULO TERCERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las funciones y procedimientos de que trata la presente Resolución deberán realizarse en conformidad con lo dispuesto en la Resolución 345 de 2016 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
Todas las áreas responsables, en cumplimiento de las funciones de las que trata la presente Resolución deben dar aplicación a lo dispuesto en el Artículo 9o del Decreto Ley 19 de 2012 y en consecuencia dispondrán bajo su liderazgo y coordinación todas las medidas necesarias a fin de poder realizar las actividades, funciones: y responsabilidades a su cargo y emitir de fondo los conceptos correspondientes, evitando demoras y cargas injustificadas para las entidades que solicitan código interno dé descuento ante esta Administradora.
DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO DE DESCUENTO.
ARTÍCULO CUARTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Corresponde al Comité de asignación o renovación de código Interno, de acuerdo con lo establecido en el Artículo Segundo de la Resolución 345 de 2016 adoptar las decisiones de renovar, autorizar o negar la asignación de código Interno de descuento, para lo cual tendrá en consideración los conceptos o recomendaciones emitidos por las áreas, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo Segundo de la presente resolución.
ARTÍCULO QUINTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> A continuación, en concordancia con lo dispuesto en el Artículo Noveno de la Resolución 345 de 2016, se fijan los parámetros para el manejo por parte de las áreas competentes de los procedimientos a su cargo en relación con los siguientes aspectos:
1. Radicación y manejo de los trámites:
A. Todos los trámites relacionados con la solicitud y/o renovación del código interno de descuento se radicarán con destino a la Gerencia Nacional de Nómina.
B. La Gerencia Nacional de Nómina enviará a cada una de las áreas competentes, la solicitud y la documentación de acuerdo con lo señalado en el numeral anterior para efectos de que realice las tareas a su cargo y emita su recomendación.
C. Dentro de los 8 días hábiles siguientes a la recepción de la información cada una de las áreas competentes deberá hacer la revisión de la misma o realizar la actividad correspondiente y efectuar su recomendación con destino al Comité de Asignación o Renovación de Código Interno, la cual deberá entregar por conducto de la Secretaria Técnica.
D. En caso de que Ja recomendación sea negativa deberá Indicar en forma puntual la razón objetiva de su decisión. Cuándo el origen de la recomendación negativa sea que la información está incompleta, deberá indicar de forma clara y detallada la información faltante para que la Gerencia Nacional de Nómina efectué el requerimiento correspondiente a la entidad solicitante.
2. Procedimiento y coordinación entre las áreas competentes:
A. Las áreas competentes deberán definir de forma general los protocolos y manuales con los tiempos, condiciones, canales y procedimientos que les permitan desarrollar sus tareas de forma coordinada, eficaz y eficiente.
B. Para el caso del cumplimiento de procedimiento de conocimiento del cliente de las entidades operadoras de libranza vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, en aplicación de lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica 029 de 2014, dentro de la documentación aportada únicamente se verificará la certificación de implementación y aplicación del SARLAFT. Dicha verificación será efectuada por él área correspondiente de acuerdo con el Artículo 2o de la presente Resolución. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad del Oficial de Cumplimiento para solicitar aplicación integral del procedimiento en casos concretos, de acuerdo al análisis de riesgo.
C. La Gerencia Nacional de Nómina, Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano y Gerencia Nacional de Gestión Contractual, según sea el caso, cuando encuentren una coincidencia exacta en alguna de las listas restrictivas verificadas deberán dar aviso al Oficial de Cumplimiento de acuerdo con lo previsto en el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) de COLPENSIONES,: para que este proceda a realizar el análisis correspondiente y presente al Comité de Asignación o Renovación de Código Interno de Descuento los resultados.
D. Una vez el Secretario Técnico cuente con la totalidad de las recomendaciones de las áreas competentes, procederá de acuerdo con lo señalado en el Numeral 4 del Artículo Noveno de la Resolución 345 de 2016.
E. Las áreas competentes deberán dar aplicación a los lineamientos y parámetros generales establecidos por el Oficial de Cumplimiento mediante Memorando OCD- 1050000000-821 del 21 de noviembre de 2016 o el que lo modifique, adicione o sustituya.
F. En lo relativo a la realización de entrevistas y visitas dentro del procedimiento de conocimiento del cliente, de acuerdo con el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) de COLPENSIONES y el Acuerdo 102 de 2016 o el qué lo modifique, adicione o sustituya, se aplicarán los lineamientos definidos por el Oficial de Cumplimiento.
DE LAS FUNCIONES DEL PRESIDENTE Y DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGO INTERNO.
ARTÍCULO SEXTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Son funciones del Presidente y de la Secretaria Técnica del Comité las siguientes:
1. Del Presidente:
A. Presidir las sesiones.
B. Decidir sobre la conveniencia o no de llevar a cabo reuniones no presenciales.
C. Convocar a través de la Secretaría Técnica, a sesiones a los miembros del Comité.
D. Solicitar a través de la Secretaría Técnica, la asistencia a las sesiones del Comité, cuando lo considere conveniente, de funcionarios, contratistas o colaboradores de COLPENSIONES, así como de terceros,
E. Dar respuesta a los derechos de petición relacionados con el procedimiento de asignación o renovación de código interno de descuento.
2. De la Secretaría Técnica:
A. Citar por correo electrónico a las sesiones, adjuntado el orden del día y la información correspondiente a la sesión.
B. Elaborar las actas y hacerlas suscribir por los miembros asistentes.
C. Guardar y custodiar las actas y los documentos de soporte,
D. Entregar las Copias de los documentos que soliciten los miembros del Comité.
E. Recopilar y recibir la información y documentación soporte que se analizará en cada sesión.
F. Las demás que le solicite el Presidente del Comité.
DE LAS COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES DENTRO DE LOS PROCESOS DE INCORPORACIÓN DE LIBRANZAS, CESIONES Y EN GENERAL DE LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LOS DESCUENTOS.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las áreas responsables de realizar las diferentes actividades dentro de; los procesos de incorporación de libranzas, cesiones y en general de ]os procesos relacionados con la aplicación de los descuentos son las siguientes: La Gerencia de Tesorería e Inversiones en coordinación con la Gerencia Nacional Económica, la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, la Gerencia de Gestión de Riesgos, el Oficial de Cumplimiento, la Gerencia Nacional de Nómina, la Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano, la Gerencia Nacional de Gestión Contractual, o las que hagan sus veces según las funciones qué se les asignen.
ARTÍCULO OCTAVO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> Las actividades, funciones y responsabilidades a cargo de cada una de las áreas de las que trata él artículo séptimo de la presente Resolución, dentro de los procesos de incorporación de libranzas, cesiones y en general dé los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos son las siguientes:
1. Gerencia de Tesorería e Inversiones:
A. Realizar y verificar oportunamente los giros a cada Uno de los operadores de libranzas y afiliaciones, para caso de la mesada pensional y acorde a las instrucciones del área responsable.
B. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
2. Gerencia Nacional Económica:
A. Realizar y verificar oportunamente los giros a cada uno de los operadores de libranzas y afiliaciones, para el caso de la nómina de funcionarios y los descuentos a aplicar por concepto de Libranzas y afiliaciones sobre el pago de los honorarios o servicios a los Contratistas.
B. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
3. Oficial de Cumplimiento:
A. Analizar las señales de alerta que reporten las áreas y reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que se configuren.
B. Adelantar las verificaciones que permitan detectar que la suscripción de libranzas o descuentos directos se realizó con la utilización de documentos falsos, suplantación o cualquier otro fraude.
C. Cuando se establezca que la suscripción de libranzas o descuentos directos se realizó con la utilización de documentos falsos, suplantación o cualquier otro fraude se solicitará a la Gerencia Nacional de Nómina, a (a Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano y a la Gerencia Nacional Económica según corresponda, la aplicación del Artículo Décimo Cuarto de la Resolución 345 de 2016.
4. Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos:
A. Dirigir la evaluación de los riesgos existentes en los procesos asociados con la administración general de los descuentos e incorporación de libranzas y cesiones, identificándolos y priorizándolos.
B. Establecer los procedimientos y metodologías para medir, analizar, monitorear, controlar y administrar los riesgos identificados en los procesos asociados con la administración general de los descuentos e incorporación de libranzas y cesiones,
C. Hacer el seguimiento a las acciones adoptadas frente a los eventos reportados.
D. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
5. Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología.
A. Garantizar la disponibilidad del portal de conformidad con los lineamientos técnicos dispuestos en el manual operativo.
B. Realizar la respectiva captura y verificación de la información entregada por los operadores
C. Garantizar el cargue de la información en el aplicativo masivo de nómina en las fechas establecidas en el manual operativo.
D. Realizar el procesamiento de la información y entregar oportunamente los resultados del mismo a las entidades operadoras de libranza y afiliación a través de los medios dispuestos por COLPENSIONES para el efecto.
E. Generar el plan de contingencia y garantizar su ejecución.
F. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento dé cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
6. Gerencia Nacional de Nómina:
A. Recibir las solicitudes y reclamaciones de las entidades operadoras de libranzas y afiliaciones correspondientes a la nómina de pensionados de COLPENSIONES.
B. Realizar los procesos y procedimientos necesarios para establecer y controlar el registro de las novedades en la nómina de pensionados de la Administradora.
C. Dar aplicación a los Artículos Décimo Quinto, Décimo Sexto y Décimo Séptimo de la Resolución 345 de 2016.
D. Coordinar con el área respectiva para poner en la página Web, a disposición de las entidades Operadoras de libranzas y/o afiliaciones, la información que se estime conveniente.
E. Realizar los descuentos correspondientes sobre pensiones en estado activo y ordenar girar a las cuentas registradas de cada operador.
F. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
7. Gerencia Nacional de Gestión del Talento Humano:
A. Recibir las solicitudes y reclamaciones de las entidades operadoras de libranza y afiliaciones correspondientes a la nómina de servidores públicos.
B, Realizar los procesos y procedimientos necesarios para establecer y controlar el registro de las novedades en la nómina de servidores públicos.
G. Coordinar con el área respectiva para poner a disposición de las entidades operadoras de libranza y/o afiliaciones, la información que se estime conveniente, de acuerdo con el manual operativo correspondiente.
D. Realizar los descuentos de libranza y/o afiliaciones autorizados sobre pagos de la nómina de servidores públicos de COLPENSIONES y reportar al área correspondiente para que los valores descontados sean abonados a las cuentas registradas de cada operador.
E. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que representé una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción,
8. Gerencia Nacional de Gestión Contractual:
A. Recibir las solicitudes y reclamaciones de las entidades operadoras de libranza y afiliaciones correspondientes a los pagos de contratistas de COLPENSIONES.
B. Llevar el registro de los Contratistas de COLPENSIONES que tengan libranzas y/o afiliaciones vigentes,
C. Coordinar con el área respectiva para poner a disposición de las entidades operadoras de libranzas y/o afiliaciones, la información que se estime conveniente, de acuerdo con el manual operativo correspondiente,
D. Remitir al área correspondiente las autorizaciones de descuento realizadas por los contratistas, con el fin de que se realicen las gestiones necesarias para llevar a cabo dicho descuento y que los valores retenidos sean abonados a las entidades operadoras.
E. Dar aviso al Oficial de Cumplimiento de cualquier situación que represente una señal de alerta de LA (lavado de activos), FT (financiación del terrorismo) o fraude y corrupción.
PARÁGRAFO ÚNICO. Los procesos y procedimientos a cargo de cada una de las áreas aquí señaladas incluye lo previsto en el acuerdo de Condiciones Técnicas y Operativas establecido en el Artículo Décimo Tercero de la Resolución 345 de junio de 2016, aplicables a los descuentos correspondientes a pensionados, servidores públicos y contratistas de COLPENSIONES.
ARTÍCULO NOVENO. VIGENCIA. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 10 de 2020> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 18 ENE 2017
MAURICIO OLIVERA GONZÁLEZ
Presidente