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2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben cumplir con el régimen aplicable al contrato de comisión para la realización de operaciones sobre valores, y en particular las reglas aplicables al  funcionamiento de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes como uno de los canales o mecanismos para facilitar la ejecución de dicho contrato.

Se incluyen en el ámbito de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes los utilizados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores para enviar órdenes a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, ya sea por parte de sus clientes o para facilitar o gestionar el acceso de sus propios operadores a dichos sistemas.

Igualmente, los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que decidan permitir el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con el régimen aplicable a su actividad y en particular las instrucciones señaladas en el presente Capítulo.

3. AGENTES AUTORIZADOS PARA EL OFRECIMIENTO Y USO DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE RUTEO DE ÓRDENES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser ofrecidos y utilizados para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión de cualquier tipo de cliente de una sociedad comisionista de bolsa de valores, sean estos clientes inversionistas o inversionistas profesionales de conformidad con lo establecido en los artículos 7.2.1.1.1 y 7.2.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, sin perjuicio de las disposiciones legales que definan límites en la capacidad de los clientes para realizar operaciones sobre determinados tipos de valores, operaciones o instrumentos financieros. En todo caso, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables de evaluar el perfil de riesgo del cliente con el fin de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores cuando ofrezcan a sus clientes o habiliten para sus operadores un sistema electrónico de ruteo de órdenes serán administradores del mismo. Este administrador es responsable que el sistema electrónico de ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos y demás normas aplicables.

De acuerdo con lo anterior, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores que provean sistemas electrónicos de ruteo de órdenes tienen que cumplir con todos los deberes que les son predicables de su naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato de comisión y demás normas aplicables.

4. VALORES Y OPERACIONES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Los sistemas  electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser utilizados para transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en un sistema de negociación de valores o en una bolsa de valores, sin perjuicio de la facultad de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores o de las propias sociedades comisionistas de bolsa de valores de limitar el tipo de operaciones o valores sobre los cuales se podrá ofrecer o facilitar el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, lo cual debe ser informado de manera previa y expresa a los clientes por parte de la sociedad comisionista de bolsa.

5. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores en desarrollo de los contratos de ruteo electrónico de órdenes deben cumplir con lo siguiente:

5.1 Requisitos previos

De manera previa a la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes por parte de las sociedades comisionistas de bolsa de valores, éstas deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

5.1.1 Contar con la aprobación de la junta directiva de la sociedad para el desarrollo y ofrecimiento a sus clientes de sistemas electrónicos de ruteo para la canalización de sus órdenes y de los manuales que contengan las políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y a la gestión de riesgos de los mismos.

5.1.2 Contar con un contrato marco que contenga como mínimo los parámetros establecidos en el presente capítulo.

5.1.3 Contar con la infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para el funcionamiento y control del sistema electrónico de ruteo de órdenes, de conformidad con requerimientos y estándares establecidos por los administradores de sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores para garantizar un acceso seguro a sus sistemas, así como aquellos particulares que puedan llegar a establecer los organismos de autorregulación o la Superintendencia Financiera de Colombia.

5.1.4 Implementar las políticas y procedimientos especiales para gestionar los riesgos asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permita a la sociedad identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.

5.1.5 Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

5.1.6 Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en que se ingresen al sistema electrónico de ruteo y se transmitan a los respectivos sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación o bolsas de valores hasta su liquidación.

En consecuencia, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con procesos de archivo y custodia de pistas de auditoría para asegurar la trazabilidad de las órdenes, y en general, de toda la información relacionada con la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Adicionalmente, los mecanismos relacionados con el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de los operadores de la sociedad comisionista de bolsa de valores deben permitir la identificación plena del respectivo operador bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.

5.1.7 Implementar mecanismos y procedimientos de control de riesgos que permitan la aplicación automática de límites operativos a la actividad de los clientes y los operadores en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.8 Contar con mecanismos de autenticación de los usuarios a través de códigos y claves de acceso únicos, individuales e intransferibles, e implementar herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el acceso o uso no autorizado. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deberán ejecutar un procedimiento seguro en su creación, modificación o cancelación, así como la trazabilidad de la operativa de cada uno de los códigos y la adecuada y completa conservación de las pistas de auditoría correspondientes. Esta información debe estar a disposición de los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.

5.1.9 Dar cumplimiento, en lo que resulte aplicable, a lo previsto en el Capítulo Décimo Segundo del Título I de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996) o demás normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, y en particular a los numerales 3.2, 3.3, 4.9, 5 y 7 de dicho Capítulo.

5.1.10 Contar con la certificación de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores a los cuales se pretende acceder a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes sobre el cumplimiento de los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos para acceder a sus respectivos sistemas. Estos estándares deben ser monitoreados permanentemente por las sociedades comisionistas de bolsas de valores y por el respectivo sistema de negociación de valores o las bolsas de valores a la cual se accede a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.11 Realizar de manera periódica y coordinada con los administradores de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores, pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.12 Adoptar las medidas pertinentes para evitar el uso indebido de los accesos directos otorgados a los clientes, el acceso por parte de terceros no autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que puedan vulnerar la normativa del mercado de valores, para lo cual deben establecer políticas, procedimientos y mecanismos para el monitoreo y la generación de alertas sobre la operación de los clientes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.  Los mecanismos de monitoreo y las alertas deben ser diseñadas con base en criterios definidos por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores para las distintas etapas del proceso (pre-negociación, tiempo real y post-negociación), para lo cual se podrán tener en cuenta, entre otros, aquellos emitidos por los organismos de autorregulación de valores, siempre y cuando los mismos no entren en conflicto con la normativa aplicable.

En cualquier caso, si una sociedad comisionista de bolsa de valores llega a identificar circunstancias, órdenes u operaciones que puedan vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado, debe informar de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la Superintendencia Financiera de Colombia.

5.1.13 Capacitar a sus operadores y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, los clientes deben ser capacitados e informados sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos por el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y los mecanismos o reglas de seguridad aplicables a los mismos.

5.1.14 Dar cumplimiento de la normativa aplicable al manejo de órdenes de clientes a través del Libro Electrónico de Órdenes (LEO). Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que en los LEO se puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales.

5.1.15 Asegurar que los clientes que utilicen sistemas electrónicos de ruteo de órdenes tengan la información clara y precisa sobre la(s) persona(s) que desarrollará(n) las funciones de asesoría y suministro de información en cualquier momento que cada cliente lo requiera.

5.2 Reglamentos y manuales

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben elaborar e implementar reglamentos y manuales en los cuales se señalen como mínimo las políticas y  procedimientos para: el ingreso, validación, rechazo y aceptación de órdenes, administración, controles y supervisión de los diferentes riesgos que se pudieran generar, así como los controles para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.  

Dichos reglamentos y manuales deben ser aprobados por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores y ser enviados para su no objeción a la Superintendencia Financiera de Colombia.

En los manuales deben estar contenidos todas las políticas y los procedimientos, incluidos los de tipo comercial o tecnológico y los relativos a la administración de riesgos, así como todas aquellas disposiciones que permitan dar cumplimiento a lo establecido en el presente Capítulo y a los principios o estándares establecidos por la Organización Internacional de Comisiones de Valores (OICV o IOSCO por sus siglas en inglés) relacionados con los mecanismos de acceso electrónico directo o direct electronic access to markets, cuyos principales aspectos se destacan a continuación:

5.2.1. Previos al acceso electrónico directo

5.2.1.1 Estándares mínimos para los clientes

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben verificar respecto de sus clientes como mínimo lo siguiente:

- La existencia de recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías, de acuerdo con la estrategia y el perfil de riesgo del cliente, previamente establecido por la sociedad comisionista de bolsa de valores, de conformidad con el marco normativo aplicable.

- Que el inversionista, especialmente en el caso de personas jurídicas, tenga procedimientos adecuados que garanticen que las personas que hacen uso del sistema electrónico de ruteo de órdenes tienen los conocimientos y/o experiencia suficientes sobre las reglas de mercado y en especial las disposiciones o reglas aplicables a la gestión de órdenes a través del sistema.

5.2.1.2 El contrato de ruteo electrónico de órdenes debe establecer como mínimo que el cliente está dispuesto a cumplir:

- Con la normativa del mercado;

- los deberes y obligaciones establecidos en la regulación y;

- la reglamentación de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

5.2.1.3 Responsabilidad de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas por sus operadores o por sus clientes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

5.2.2 Flujo de información

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben establecer mecanismos adecuados de información como mínimo en los siguientes aspectos:

5.2.2.1 Identificación del cliente. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben revelar a las autoridades del mercado, una vez se les requiera y de manera oportuna, la información que permita identificar a sus clientes y operadores, así como la trazabilidad de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.2.2.2 Información previa y posterior a la negociación. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben garantizar que los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan acceder a toda la información del mercado necesaria para el adecuado funcionamiento del respectivo sistema, antes, durante y después de la operación, así como facilitar una adecuada y oportuna gestión de los riesgos.

5.2.3 Sistemas y controles

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con sistemas y controles que:

5.2.3.1 Faciliten el acceso electrónico directo siempre y cuando sean eficaces y razonablemente diseñados, de forma tal que permitan la gestión de los riesgos en la negociación sin afectar la trasparencia y seguridad del mercado.

5.2.3.2 Permitan el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, para lo cual tendrán que implementar controles automatizados de pre-negociación, los cuales permitan controlar el acceso electrónico directo de los clientes para aquellas órdenes que excedan las posiciones y los límites de exposición al riesgo de contraparte o demás que defina la sociedad comisionista de bolsa de valores. Igualmente, deben existir controles y mecanismos para monitorear las órdenes enviadas a través de estos sistemas y las operaciones producto de esas órdenes con el fin de prevenir o alertar situaciones que pudieran vulnerar la transparencia del mercado.

5.2.3.3 Garanticen el funcionamiento adecuado, de forma tal, que tengan la capacidad técnica y operativa para procesar grandes volúmenes de órdenes y operaciones, así como mecanismos apropiados de contingencia que les permitan dar continuidad a la operación a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores.

5.2.3.4. Establezcan de manera clara y precisa los responsables de la cadena de administración y gestión de los riesgos, así como los mecanismos de solución de problemas detectados, los planes de contingencia y las actualizaciones de los sistemas.

5.3 Disponibilidad de recursos

Previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que el cliente a quien se facilita el acceso cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan para impartir órdenes a través del sistema. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben implementar mecanismos de control automatizado que permitan verificar la disponibilidad de recursos o valores del cliente, independientemente del medio a través del cual se envíen las órdenes a la sociedad comisionista de bolsa de valores, salvo aquellos casos en los cuales el cliente es depositante directo de sus valores y/o cuando la custodia de los mismos se encuentra a cargo de una entidad diferente a la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.4 Deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

5.4.1 Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con lo señalado en los artículos 7.3.1.1.2 y 7.3.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, en relación con los deberes especiales de los intermediarios de valores y, en particular, el deber de asesoría frente a los clientes inversionistas. Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de clientes no eximen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de cumplir con las normas aplicables a su actividad como intermediarios de valores y las disposiciones en materia de los sistemas de administración de riesgos.

5.4.2 Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo operativo (SARO).

5.4.3 Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).

5.4.4 Realizar el monitoreo de las órdenes que se transmitan por conducto de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de los clientes y  advertir la posible realización de conductas que atenten contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado.

5.4.5. Establecer mecanismos para facilitar a sus clientes el acceso a la información para su operativa en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.4.6 De  sus operadores que ejecutan órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes:

5.4.6.1 Cumplir con todos los deberes aplicables a la actividad de intermediación de valores y a las personas naturales vinculadas a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de acuerdo con lo establecido en la Ley que regula la materia y en particular en el Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y los reglamentos de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

5.4.6.2. Ejecutar las órdenes bajo los límites y criterios aplicables al manejo de un mismo perfil o posición en la sociedad comisionista de bolsa (cuenta propia, terceros o vehículos de administración de recursos de terceros), las cuales deben ser concordantes con aquellas establecidas para operar directamente en los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores a las cuales se accede.

5.4.6.3. Acceder a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes bajo un código y clave de acceso único, que permita su identificación plena en los sistemas. En ningún caso un operador podrá ejecutar órdenes para otros operadores o terceros mediante el uso de códigos o claves de usuarios distintos del suyo propio.

5.5 Contenido mínimo de los contratos

En los contratos de ruteo electrónico de órdenes se deben incorporar como mínimo los siguientes contenidos:

5.5.1 El objeto del contrato.

5.5.2 Términos y definiciones.

5.5.3 Las condiciones económicas del contrato.

5.5.3.1 Determinación de costos y gastos.

5.5.3.2 Régimen de tarifas aplicables para el acceso al mercado a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes.

5.5.4 Los valores que pueden ser negociados en el marco del contrato, así como el tipo de operaciones que se podrán realizar con base en éste y los límites operativos que serán aplicables.

5.5.5 Horarios de disponibilidad del sistema electrónico de ruteo de órdenes y las reglas de operación en días u horarios no hábiles del mercado.

5.5.6 Deberes y responsabilidades de cada una de las partes

En particular, el contrato debe prever como mínimo las siguientes obligaciones:

5.5.6.1 Obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores

5.5.6.1.1 Informar los mecanismos a través de los cuales los inversionistas puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa de los emisores o del tipo de operaciones que realiza, incluyendo aquella que se considera información relevante o cualquier otra sensible para la operativa del cliente a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.1.2 Capacitar en forma previa y permanente a los clientes en relación con el manejo de la plataforma tecnológica para la ejecución de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las modificaciones o actualizaciones de los mismos, así como informar acerca de los riesgos asociados a su uso.

5.5.6.1.3 Adicionar a su Código de Conducta reglas para evitar infracciones a las normas del mercado de valores por parte de los operadores que efectúen operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.   

5.5.6.1.4 Obtener de sus clientes información sobre su situación financiera y su perfil de riesgo a fin de verificar que cuenten con recursos y valores suficientes, conocimiento de las reglas del mercado, del sistema de negociación de valores o bolsas de valores al cual accede y del funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes. Igualmente, las sociedades comisionistas de bolsa de valores están obligadas a actualizar periódicamente dicha información y en todo caso, siempre que ocurran eventos o circunstancias materiales que afecten o cambien la situación del cliente o su perfil de riesgo.

5.5.6.2 Obligaciones del cliente

5.5.6.2.1 Contar con los recursos y valores necesarios para realizar operaciones en los sistemas de negociación de valores, a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.2 Conservar en todo momento la confidencialidad y privacidad en el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.3 No permitir el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de terceros. En caso de incumplir con este deber, el cliente será responsable de todos los actos realizados por éstos, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.

5.5.6.2.4 Declarar en forma expresa su aceptación y sujeción a las normas de mercado, así como a los reglamentos de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores a los que accede, y a las reglas y disposiciones propias del contrato suscrito con la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.5.8 Vigencia del contrato.

5.5.9 Las condiciones y régimen de terminación del contrato.

5.5.10 La fecha en que se suscribe el contrato y fecha a partir de la cual empieza a regir.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben enviar los modelos de contratos de ruteo electrónico de órdenes a celebrar con sus clientes, así como sus ajustes, para la no objeción de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Está prohibido a las sociedades comisionistas de bolsa de valores facilitar el uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a sus clientes sin celebrar un contrato que incorpore las condiciones mínimas establecidas en el presente Capítulo y demás normas aplicables.

5.6 Condiciones de operación de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

5.6.1 Capacidad

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben tener capacidad suficiente para gestionar los volúmenes de órdenes previsibles y tener la posibilidad de ampliar su capacidad para responder al aumento del flujo de órdenes.

5.6.2 Continuidad de las actividades

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de mecanismos eficaces para procurar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento como fallos del sistema. Dichos mecanismos deben garantizar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:

5.6.2.1 La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.

Para el efecto, dichos mecanismos deben garantizar la continuidad del envío y gestión de las órdenes de los clientes que aseguren un tratamiento ágil, adecuado y eficiente de las mismas y sin que se afecten los derechos de los clientes.

5.6.2.2 La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.6.2.3 La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes a un centro alterno de operación o para realizar la canalización segura, oportuna y eficiente de las órdenes de los clientes a través de otros mecanismos para la recepción de órdenes.

5.6.2.4 La disponibilidad de un programa de pruebas, evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia.

5.6.3 Pruebas

Antes de la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes y de cualquier actualización al mismo, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la operativa del sistema. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas, así como establecer la periodicidad con la que se evaluará la capacidad y mecanismos de continuidad de su sistema.

El empleo de estas metodologías deben garantizar, entre otras cosas, que el funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes sea compatible con las obligaciones impuestas al funcionamiento de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores en la normativa, y que los controles relativos al cumplimiento y a la gestión del riesgo en el sistema funcionen según lo previsto.

Las pruebas de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben ser ejecutadas en los entornos de prueba de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores, los cuales deben permitir la simulación del desempeño y funcionamiento que tendría el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes en el escenario de producción del mismo. En ningún caso las sociedades comisionistas de bolsa de valores podrán ejecutar operaciones en los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores que correspondan a órdenes ingresadas para la realización de pruebas de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

6. SUPERVISIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Los organismos de autorregulación del mercado de valores, en virtud de su función normativa, en concordancia con lo establecido por la Ley, por los Decretos del Gobierno Nacional y por las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben establecer las reglas y criterios particulares para el desarrollo de la actividad de intermediación de valores a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de buscar la integridad del mercado y la protección de los inversionistas. Igualmente, dichos organismos de autorregulación del mercado de valores continuarán actuando como supervisor de primera línea en la actividad de intermediación de valores y en particular de la desarrollada a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Capitulo para el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.

7. REQUERIMIENTOS APLICABLES A LOS ADMINISTRADORES DE SISTEMAS DE NEGOCIACIÓN DE VALORES Y A LAS BOLSAS DE VALORES. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>

Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir con lo siguiente:

7.1 Requisitos previos

De manera previa a la habilitación del acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

7.1.1 Establecer en el reglamento del sistema las condiciones generales bajo las cuales se facilitará el acceso, teniendo en cuenta los aspectos comerciales, tecnológicos, técnicos, de seguridad, de administración de riesgos y disponibilidad de información pre y post negociación que procedan para permitir un acceso seguro, eficiente y continuo a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, acorde con la normativa del mercado.

Los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben certificar que el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes cumple con los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos por estos para acceder a sus respectivos sistemas. Para el efecto, los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben definir, diseñar e implementar los mecanismos que consideren apropiados para monitorear el cumplimiento de dichos estándares.

7.1.2 Contar con infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para facilitar el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, antes de permitir el acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes debe garantizar que sus sistemas cuentan con la capacidad suficiente para recibir los volúmenes de mensajería u operación previsibles desde tales sistemas y contar con la flexibilidad para aumentar su capacidad para responder ante eventos que generen un incremento en la operativa de los sistemas.

7.1.3 Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

7.1.4 Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas para que puedan ser auditadas desde el momento en que se transmitan a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones y el correspondiente calce hasta su liquidación.

7.1.5 Garantizar que los códigos y claves de acceso que se otorguen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores para el acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan dar cumplimiento a la normativa aplicable a la negociación por cuenta propia como por cuenta de terceros, así como la trazabilidad de la operativa de dichos sistemas.

Para el efecto, los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben contar con mecanismos que permitan la identificación plena del respectivo operador y la sociedad comisionista de bolsa de valores a la que corresponde, bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.

7.1.6 Realizar pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes ingresadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Para tal efecto, deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.

7.2 Requisitos de funcionamiento

Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

7.2.1 Disponer de mecanismos eficaces para garantizar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento tales como fallos del sistema, entre otros y que pongan en riesgo el acceso o adecuada operación de sus sistemas y de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que acceden a los mismos. Dichos mecanismos deben procurar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:

7.2.1.1 La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.

7.2.1.2 La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

7.2.1.3 La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema a un centro alterno de operación y las condiciones aplicables al acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a través de dicho centro.

7.2.1.4 La disponibilidad de un programa periódico de pruebas, y de evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia que impacten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

7.2.2 Suministrar la información a las sociedades comisionistas de bolsa de valores sobre las condiciones de acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en situaciones de contingencia.

7.2.3 Los administradores de los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores que faciliten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben monitorear la operación desarrollada a través de éstos, e informar en forma inmediata a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los organismos de autorregulación del mercado de valores cualquier situación que pueda llegar a alterar o poner en riesgo el adecuado funcionamiento del mercado. Igualmente, deben dar tratamiento a los problemas detectados con la mayor rapidez posible y en el orden correspondiente a su prioridad, estar en capacidad de ajustar, reducir o detener el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo cuando pongan en riesgo el adecuado funcionamiento del sistema o la seguridad y transparencia del mercado.

Las decisiones que se adopten para solucionar los problemas que surjan en la interconexión de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben tener en cuenta la necesidad de que los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores sigan funcionando de manera segura y ordenada.

7.3. Información de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores

Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Capítulo para los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.

CAPÍTULO SEXTO.

INSTRUCCIONES RELATIVAS A LA ACTIVIDAD DE CUSTODIA DE VALORES.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

De acuerdo con lo dispuesto en artículo 2.37.2.1.1 del Decreto 2555 de 2010, podrán desarrollar la actividad de custodia de valores las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

En este orden, el presente Capítulo contiene los parámetros mínimos que las sociedades fiduciarias deberán atender en relación con la actividad de custodia de valores regulada en el Libro 37 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Todas las actividades desarrolladas por sociedades fiduciarias y que correspondan a los servicios obligatorios y/o complementarios de la actividad de custodia de valores definidos en los artículo 2.37.1.1.2 y 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, incluida la custodia de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) de propiedad de inversionistas extranjeros, deberán ceñirse a lo dispuesto en el presente Capítulo.

En este sentido y para los efectos previstos en el presente Capítulo, se entenderá por “custodio(s)” a la(s) sociedad(es) fiduciaria(s) autorizada(s) para desarrollar la actividad de custodia de valores. Igualmente, se entenderá por “custodiado” a la persona natural o jurídica que celebra un contrato de custodia de valores con una sociedad fiduciaria autorizada para el efecto, con el fin de que ésta ejerza el cuidado y vigilancia de los valores de su propiedad o de propiedad del (de los) vehículo(s) de inversión administrado(s) por el custodiado, de acuerdo con su régimen legal. Tal como lo dispone el artículo 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, la custodia de valores incluye la custodia de los recursos de dinero para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia.

2. PROCESO DE AUTORIZACIÓN.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

A efectos de obtener la autorización para ejercer la actividad de custodia de valores de que trata el artículo 2.37.1.1.1 del Decreto 2555 de 2010, las sociedades fiduciarias deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), por intermedio del representante legal principal de la sociedad, la siguiente información:

2.1 Solicitud para que se autorice la actividad de custodia de valores.

2.2 Copia del acta de la junta directiva de la sociedad en la cual se aprueba el desarrollo de la actividad. Dicha acta deberá incorporar los análisis o decisiones adoptadas en relación con el plan estratégico de la entidad respecto del desarrollo de la actividad de custodia, que permitan establecer si se quiere especializar únicamente en la prestación de servicios obligatorios, o si pretende prestar los servicios complementarios y especiales definidos en las normas, así como las decisiones adoptadas en relación con la continuidad o no de otras actividades o negocios por parte de la sociedad fiduciaria y las medidas que adoptará en este caso para garantizar la independencia en el ejercicio de la actividad de custodia de valores.

2.3 Descripción de la estructura organizacional dispuesta para el ejercicio de la actividad de custodia de valores, indicando las áreas que comparten o tienen asignadas funciones respecto de otras actividades o negocios de la entidad.

2.4 Documento suscrito por el representante legal principal de la sociedad fiduciaria, en el cual certifique el cumplimiento de cada uno los requisitos contenidos en los artículos 2.37.2.1.2 y 2.37.2.1.3 del Decreto 2555 de 2010, así como de los que se indican a continuación:

2.5 Adopción de la infraestructura física, administrativa, tecnológica y de la capacidad humana y técnica de dedicación exclusiva e independiente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores y que le permita dar cumplimiento a las obligaciones previstas en los artículos 2.37.2.1.4 y 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y en el presente Capítulo.

2.6 Adopción de políticas y procedimientos tendientes a la prevención, administración y revelación de conflictos de interés y uso indebido de la información privilegiada, en desarrollo de la actividad de custodia de valores, tanto de los servicios obligatorios, complementarios y los especiales definidos en los artículos 2.37.1.1.2 a 2.37.1.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

De acuerdo con el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010, en caso que la actividad de custodia de valores se realice para entidades vinculadas al custodio, para fondos de inversión colectiva (en adelante, FICs) u otros vehículos de inversión administrados y/o gestionados por entidades vinculadas al custodio, tanto el custodio como el custodiado deberán establecer y aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos para la detección, prevención y manejo de conflictos de interés en la realización de dicha actividad.

Dichos principios, políticas y procedimientos deberán contener como mínimo los mecanismos y procedimientos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separados decisoria, física y operativamente, de igual forma deberán contener las reglas, límites y controles aplicables a las operaciones con vinculados.

Para los efectos de lo previsto en el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.4 y en el parágrafo 1° del artículo 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010 se entiende por “vinculado”:

2.6.1 Cualquier entidad que deba consolidar sus operaciones y estados financieros con el custodio, sea o no una entidad sujeta a la supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.

2.6.2 Él(los) accionista(s) o beneficiario(s) real(es) del diez por ciento (10%) o más de la participación accionaria en el custodio.

2.6.3 Las personas jurídicas en las cuales, el custodio sea beneficiario real del diez por ciento (10%) o más de la participación societaria. Se entiende por beneficiario real el definido en el artículo 6.1.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.

2.6.4 La matriz del custodio y las filiales y subordinadas de dicha matriz.

2.6.5 Los administradores del custodio, de su matriz y de las filiales o subordinadas de ésta.

2.6.6 Inclusión en el código de buen gobierno, o en el documento equivalente, un aparte especial dedicado al desarrollo de la actividad de custodia de valores. Para el diseño y desarrollo de tales disposiciones, la entidad deberá considerar las disposiciones sobre gobierno corporativo existentes en el código país adoptado por los emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) que estime pertinentes aplicar para un adecuado desarrollo de sus actividades.

2.6.7 Adopción de procedimientos para la recepción, manejo y conservación de la información relacionada con todas y cada una de las operaciones realizadas sobre los valores objeto de custodia, los cuales deberán permitir la trazabilidad de las instrucciones impartidas por custodiado y la información recibida de los proveedores de infraestructura y/o los intermediarios de valores, según el caso, en relación con las operaciones sobre dichos valores.

2.6.8 Adopción de procedimientos y mecanismos que permitan el cumplimiento del principio de segregación previsto en el literal b) del artículo 2.37.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010, de tal forma que se garantice la separación de los activos propios del custodio de los del custodiado, incluidos los valores o dineros pertenecientes a los vehículos de inversión administrados por el custodiado y sobre los cuales se ejerce la actividad de custodia.

2.6.9 Inclusión en sus sistemas de administración de riesgos de los aspectos particulares que correspondan al desarrollo de la actividad de custodia de valores de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente, incluyendo las políticas, procedimientos y mecanismos a través de los cuales la Junta Directiva hará un adecuado seguimiento y control a las actuaciones y operaciones que realice como custodio, indicando expresamente las áreas o personas responsables definidas por la Junta Directiva para dichos efectos.

2.6.10 Aprobación de la junta directiva de las políticas y procedimientos aplicables a la actividad de custodia de valores, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.37.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010 y los manuales referidos en el numeral 7 del mismo artículo.

2.6.11 Existencia y adecuado funcionamiento de la plataforma tecnológica sobre la cual operará la actividad de custodia de valores, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral del presente Capítulo.

2.6.12 Existencia de las instalaciones que le permitan al custodio de valores preservar la seguridad de los valores físicos custodiados.

2.6.13 Adopción de un mecanismo o procedimiento de registro de valores custodiados, y del dinero asociado a las operaciones, que reúna como mínimo condiciones de seguridad, disponibilidad y trazabilidad.

Sin perjuicio de lo anterior, la SFC podrá requerir, en cada caso particular, información adicional y/o complementaria que considere necesaria para analizar suficientemente una solicitud de autorización. Los requerimientos hechos por la SFC suspenderán el proceso hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.

Finalmente, de acuerdo con lo establecido en los artículos 5.3.1.1.1 y 5.3.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, con la expedición del acto administrativo en que se autorice la operación de la sociedad fiduciaria como custodio de valores se entenderán automáticamente cumplidos los requisitos generales para su inscripción ante el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV).

3. ESTÁNDARES ESPECIALES APLICABLES A LOS SISTEMAS DEL CUSTODIO DE VALORES.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Los custodios deberán asegurar que su infraestructura física, tecnológica y operativa cumpla con los siguientes estándares:

3.1 Seguridad: Contar con mecanismos de seguridad de la información que propendan por preservar y proteger la inviolabilidad y confidencialidad de la misma, así como la integridad de los valores objeto de custodia y de la información asociada a los mismos.

3.2 Disponibilidad: Los sistemas informáticos y operativos deberán contar con mecanismos que garanticen la continuidad de la operación de los servicios que se prestan en el marco de la actividad de custodia de valores.

3.3 Interconexión: Los sistemas informáticos y operativos deberán contar con mecanismos que permitan la interconexión en línea con los sistemas de los distintos participantes de la operación sobre los valores custodiados, entre otros, los custodiados, las sociedades que ejerzan la gestión de FICs, según resulte aplicable, los sub-custodios, los depósitos centralizados de valores, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y/o sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios del mercado de valores, los sistemas de pagos, las cámaras de riesgo central de contraparte y los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura necesario para el cumplimiento de los servicios de custodia, sean obligatorios, complementarios o especiales.

De acuerdo con lo previsto en el numeral del presente Capítulo, las bolsas de valores, los administradores de sistemas de negociación de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pago, los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura necesario para el cumplimiento de la labor de custodia, deberán poner a disposición sus sistemas, infraestructura física, tecnológica y operativa para viabilizar el desarrollo adecuado de las funciones del custodio.

Esta conectividad se podrá realizar a partir de los modelos de conectividad y plataformas existentes en cada uno de los proveedores de infraestructura, quienes informarán al custodio los estándares operativos, tecnológicos y de procesos requeridos para el efecto. Dichos estándares o requisitos deberán guardar consonancia con aquellos que hayan sido definidos para el acceso a los sistemas de otro tipo de participantes, de acuerdo con el régimen legal aplicable al respectivo proveedor de infraestructura, los reglamentos aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia y/o los contratos de operación correspondientes.

3.4 Confidencialidad: Todos los administradores, funcionarios, revisores fiscales, contratistas y demás personas vinculadas al custodio, que en desarrollo de la actividad de custodia de valores y/o sus respectivas funciones, tengan acceso autorizado a la información asociada con esta actividad, deberán garantizar la reserva, la no revelación de la misma y abstenerse de usarla para beneficio personal o de un tercero, e inclusive una vez finalizada la relación en virtud de la cual tuvieron acceso a dicha información.

3.5 Cumplimiento de las operaciones: En ejercicio de la actividad de custodia de valores, el custodio de valores deberá establecer los mecanismos que garanticen la continuidad y el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las operaciones realizadas respecto de los valores objeto de custodia.

4. OBLIGACIONES DEL CUSTODIO DE VALORES.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Los custodios de valores tendrán que dar cumplimiento a las obligaciones generales previstas en el artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010, y para el caso de custodia de valores de FICs a las obligaciones especiales establecidas en el artículo 2.37.2.1.5 del Decreto 2555 de 2010. En desarrollo de estas obligaciones deberán:

4.1 Establecer mecanismos de comunicación en línea que le permitan al custodio de valores interconectarse y cumplir con sus funciones y obligaciones respecto del custodiado bajo los estándares del numeral anterior, incluyendo el cumplimiento oportuno, seguro y adecuado de las obligaciones respecto de las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores, los sistemas de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, los intermediarios de valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los bancos y demás entidades o proveedores de infraestructura con los cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores.

4.2 Implementar el registro de las instrucciones impartidas por el custodiado, incluyendo de manera individual la discriminación de las instrucciones sobre valores correspondientes a cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado y frente a los cuales se desarrolla la actividad de custodia de valores. El registro deberá incluir como mínimo toda aquella información que le permita al custodio realizar los procesos de validación de las operaciones que se realizan sobre los valores custodiados de manera eficiente, oportuna y segura, con el fin de garantizar el cumplimiento oportuno, de acuerdo con la reglamentación aplicable a la negociación o registro y a la compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores custodiados.

4.3 Constatar, con una periodicidad diaria, la información sobre la correspondencia entre los valores objeto de custodia y los que se encuentran en el(los) depósito(s) central(es) de valores a nombre del custodiado o del respectivo vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, así como realizar la conciliación de las cuentas en las cuales el custodio maneje el dinero asociado al cumplimiento de las operaciones sobre los valores. Dichas cuentas podrán ser manejadas por el custodio a nivel de cada uno de los custodiados, sin perjuicio del seguimiento que debe realizar el custodio y que permita garantizar el uso o destinación de los recursos a favor de cada uno de los vehículos de inversión administrados por el custodiado.

Esta obligación también será aplicable respecto de los valores o dineros entregados en virtud de contratos de sub-custodia en el exterior, para lo cual el custodio solicitará y revisará diariamente los informes que el sub-custodio genere de la posición del custodiado.

Los soportes que evidencien el cumplimiento de esta obligación, así como los resultados de la misma, deberán estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia, del custodiado y del organismo de autorregulación del mercado de valores al que pertenezca el custodiado. En caso de evidenciarse alguna inconsistencia en el cumplimiento de esta obligación deberá informarse de manera inmediata al custodiado.

4.4 Establecer los procedimientos y mecanismos que le permitan asegurar que los dineros que maneje para el cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia se utilicen únicamente para dicho propósito y que los dineros recibidos en virtud del cumplimiento de operaciones en favor del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por este serán debidamente abonados o utilizados a favor del respectivo custodiado o vehículo, de acuerdo con las instrucciones del custodio. En todo caso, el custodiado deberá garantizar y estar en capacidad de demostrar que para el cumplimiento de las operaciones sobre los valores objeto de custodia entregó o transfirió al custodio dineros del respectivo vehículo de inversión al cual corresponde la operación.

Los soportes relacionados con la transferencia de los dineros del custodiado o de los vehículos de inversión administrados por éste al custodio, deberán estar a disposición del custodio, de la Superintendencia Financiera de Colombia y del organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado.

4.5 Realizar pruebas sobre la capacidad de sus sistemas para la recepción y manejo de las instrucciones asociadas al cumplimiento de operaciones sobre los valores objeto de custodia. Para tal efecto, deberán disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de sus sistemas con base en el volumen de instrucciones que deberá recibir de los custodiados, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.

4.6 Informar al custodiado sobre los derechos patrimoniales que se deriven de los valores objeto de la custodia de valores, en el momento en que tal información esté disponible, sin perjuicio de que en el contrato entre el custodio y custodiado se establezca el acceso a información preliminar o estimada en relación con dichos derechos.

4.7 Para dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 16 del artículo 2.37.2.1.4 y en el numeral 4 del artículo 2.37.2.1.5, del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.37.1.1.2 del mismo Decreto, el custodio deberá reportar a la Superintendencia Financiera de Colombia, a los organismos de autorregulación del mercado de valores a los que se encuentre vinculado el custodiado, a la junta directiva de la sociedad administradora del FIC y al custodiado, según sea el caso, los hallazgos sobre incumplimientos que se evidencien en el ejercicio de su función de verificación.

Sin perjuicio de lo anterior, es deber del custodiado implementar los procedimientos y mecanismos que le permitan realizar un control efectivo respecto de cada una de las operaciones que pretenda realizar sobre los valores objeto de custodia, con el fin de evitar que se materialicen incumplimientos al reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables que puedan impactar el cumplimiento de las operaciones a través del custodio. El detalle de dichos procedimientos y mecanismos deberá ser incorporado en los respectivos manuales del custodiado.

Adicionalmente, cuando se presenten incumplimientos a las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores custodiados, y las correspondientes al vehículo de inversión administrado por el custodiado y frente al cual se desarrolla la actividad de custodia de valores, el custodiado deberá proceder a corregir los efectos de dicha situación a más tardar al día hábil siguiente. En caso que la corrección implique la realización de una o varias operaciones en una bolsa de valores o en un sistema de negociación de valores o de registro de operaciones, el día hábil corresponderá al día bursátil o de negociación en el respectivo sistema. Para estos efectos, el custodiado deberá definir y divulgar previamente las reglas y procedimientos aplicables a la corrección y restitución de los efectos del mismo, los cuales deberán garantizar la protección de los intereses de los inversionistas y/o del vehículo de inversión administrado por el custodiado. El custodiado deberá atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar.

4.8 Para el caso de operaciones sobre valores pertenecientes a FICs respecto de los cuales se ejerce la custodia, el custodio deberá abstenerse de cumplir las instrucciones del custodiado cuando identifique que mediante la(s) operación(es) sobre los valores o el dinero asociado al cumplimiento de operaciones sobre los valores se está incurriendo en algunas de las siguientes actuaciones:

4.8.1 Concediendo préstamos con los dineros que la sociedad administradora ha entregado al custodio en nombre del FIC, salvo tratándose de operaciones de reporto activas, simultáneas activas y de transferencia temporal de valores, en los términos del artículo 3.1.1.4.5 del Decreto 2555 de 2010.

4.8.2 Destinando los recursos del FIC para otorgar liquidez al custodiado, al gestor externo en caso de existir, las subordinadas de los mismos, su matriz o las subordinadas de esta.

4.8.3 Adquiriendo para el FIC la totalidad o parte de los valores o títulos valores que el custodiado o el gestor externo en caso de existir se haya obligado a colocar por un contrato de colocación bajo la modalidad en firme o garantizado, antes de que hubiere finalizado dicho proceso.

4.8.4 Dando en prenda, otorgando avales o estableciendo cualquier otro gravamen que comprometa los valores del FIC objeto de custodia, excepto los casos permitidos expresamente por la normativa vigente.

En relación con estos posibles eventos, el custodio deberá abstenerse de dar cumplimiento a las instrucciones impartidas por el custodiado, conservar la información relacionada con la instrucción y la(s) causal(es) de abstención, y reportar de manera inmediata dicha situación al custodiado, al gestor externo en caso de existir, a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado.

En adición a lo establecido en el numeral del presente Capítulo, el incumplimiento reiterado por parte del custodiado en relación con la realización de operaciones que vayan en contra de las normas del reglamento, así como de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones sobre los valores correspondientes al FIC frente al cual se desarrolla la actividad de custodia, implicará que el custodiado incorpore en los informes de rendición de cuentas para los inversionistas del respectivo FIC la revelación de la ocurrencia de dichas circunstancias, la información de las medidas correctivas adoptadas y aquellas tendientes a evitar que dichos eventos vuelvan a presentarse. El custodiado deberá atender las reglas contenidas en este inciso, sin perjuicio de las sanciones a las que haya lugar.

4.9 En los casos en los cuales se haya contratado con el custodio servicios complementarios o servicios especiales relacionados con la custodia de FICs, el custodio deberá transmitir al custodiado la información correspondiente a la prestación de dichos servicios, con el fin de que el custodiado realice de manera adecuada y oportuna la divulgación o entrega de dicha información a quien corresponda, a los inversionistas en el caso de FICs y realice los reportes de información que deba transmitir a la Superintendencia Financiera de Colombia.

4.10 Elaborar y presentar a su respectiva Junta Directiva u órgano de administración equivalente, un informe trimestral de la evolución y comportamiento de sus actividades como custodio de FICs y remitir copia de dicho informe a la Superintendencia Financiera de Colombia y al organismo de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación en la respectiva sesión de Junta Directiva.

4.11 Establecer e informar al custodiado los principios aplicables a la administración de los derechos políticos de los valores custodiados. Entre otros, el custodio deberá garantizar al custodiado la aplicación de los siguientes derechos:

4.11.1 El derecho del custodiado para reservarse el voto;

4.11.2 El derecho del custodiado a ser informado sobre situaciones en las cuales se pueda ejercer los derechos políticos, tales como la celebración de reuniones ordinarias y extraordinarias de asamblea;

4.11.3 El derecho del custodiado a que el custodio establezca una política general de ejercicio de los derechos políticos para los casos en que se haga una delegación expresa por parte del custodiado;

4.12 Asegurar la trazabilidad de la comunicación que se establezca para el intercambio de información entre el custodiado y el custodio, con el fin de garantizar que todas las instrucciones y cualquier modificación de las mismas puedan ser reconstruidas y auditadas.

4.13 Suscribir los contratos o acuerdos que corresponda con los proveedores de infraestructura con el fin de asegurar el acceso a los sistemas y la interconexión con los mismos en las diferentes fases de las operaciones sobre los valores objeto de custodia, en particular aquellas correspondientes a la compensación y liquidación de las operaciones y la anotación en cuenta.

4.14 Atender los demás requerimientos de esta Superintendencia, los organismos de autorregulación del mercado de valores al cual se encuentre vinculado el custodiado, y demás autoridades competentes.

Para la prestación de los servicios previstos en los artículos 2.37.1.1.3, 2.37.1.1.4 y 2.37.2.1.7, del Decreto 2555 de 2010, se atenderá, además, lo expresamente pactado en el contrato entre el custodio de valores y el custodiado.

5. CONTRATOS.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Los contratos que se celebren para el desarrollo de la actividad de custodia de valores entre el custodio de valores y el custodiado deberán prever expresamente, como mínimo, lo siguiente:

5.1 Identificación y domicilio de las partes que suscriben el contrato y de sus representantes legales.

5.2 Objeto y alcance de los servicios, y los respectivos niveles de servicio.

5.3 Obligaciones especiales de las partes, incluidas las adicionales a las previstas en las normas legales y reglamentarias. En este punto en particular deberán incorporarse las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes en las diferentes etapas asociadas a las operaciones sobre los valores objeto de custodia y la forma, plazos y procedimientos de información asociados a la prestación de servicios obligatorios, complementarios y/o especiales, según corresponda, incluyendo las de existencia de planes de contingencia y continuidad.

5.4 Obligaciones relacionadas con las validaciones de instrucciones, así como aquellas que tengan que ver con la interconexión, interacción y flujo de información con los diferentes participantes (tales como intermediarios de valores y gestores de FICs, según resulte aplicable) y proveedores de infraestructura que intervienen en el proceso, necesarios para el ejercicio adecuado de la actividad de custodia de valores.

5.5 Derecho del custodio a solicitar al custodiado toda la información que necesite para el ejercicio de las actividades y /o funciones acordadas dentro del respectivo contrato y las previstas en el presente Capítulo.

5.6 Horarios y canales de atención.

5.7 Mecanismos de información y comunicación entre las partes, incluidos aquellos que deban concertarse con otros participantes como son los proveedores de infraestructura, intermediarios de valores y/o gestores de FICs, según el caso, con el fin de que el custodio y el custodiado accedan de manera eficiente y efectiva a la información de las operaciones sobre los valores objeto de custodia y desarrollen las labores a su cargo.

5.8 En caso de que se realicen operaciones de transferencia temporal de valores de las que trata el numeral 3 del artículo 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, señalar si existe autorización para la utilización de los valores objeto de custodia para el desarrollo de estas operaciones, precisando en caso afirmativo como mínimo: los valores objeto de las mismas, las instrucciones generales para la celebración de las operaciones por parte del custodio, las características de las garantías y el plazo de las mismas.

5.9 Características mínimas de los reportes obligatorios de información, incluyendo contenido, destinatario y periodicidad, de tal forma que permitan dar cumplimiento, como mínimo, a lo establecido en los numerales 8, 9, 11 y 24 del artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010.

5.10 Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las operaciones desarrolladas.

5.11 Existencia de mecanismos que amparen la protección de los riesgos detallados en el artículo 2.37.2.1.2 del Decreto 2555 de 2010.

5.12 Condiciones y controles aplicables a la contratación de sub-custodios de valores en el exterior, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.37.2.1.7 del Decreto 2555 de 2010.

5.13 Término de duración del contrato.

5.14 Causales y procedimientos aplicables para la cesión del contrato.

5.15 Causales, forma de terminación y tiempos prudenciales para finalización del mismo en atención a las causales de terminación.

5.16 Procedimiento de entrega de los valores custodiados.

5.17 Procedimientos para el manejo de las cuentas de compensación y liquidación.

5.18 Mecanismos para la solución de conflictos entre las partes.

5.19 Para el caso de la custodia de valores correspondientes a FICs, en concordancia con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 2.37.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, se deberá definir la información que suministrará el custodiado al custodio de valores, así como el alcance y la oportunidad de la misma, con el fin de permitir la verificación del cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento del FIC y de los límites, restricciones y prohibiciones legales aplicables a las operaciones del FIC sobre los valores objeto de custodia, de acuerdo con lo previsto en los numerales y del presente Capítulo.

5.20 En el mismo sentido se deberá establecer el procedimiento a seguir cuando el custodio se abstenga de dar cumplimiento a una instrucción en virtud de lo establecido en el numeral del presente Capítulo.

5.21 Responsabilidades y resarcimiento de perjuicios.

6. SUB-CUSTODIA DE VALORES UBICADOS EN EL EXTERIOR.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

El custodio de valores, al momento de escoger con quien subcontratar la custodia de valores ubicados en el exterior relacionados con el servicio de custodia que presta, deberá verificar que el sub-custodio de valores del extranjero cumpla por lo menos con los siguientes requerimientos:

6.1 Corresponder a una de las entidades descritas en el artículo 2.37.2.1.6 del Decreto 2555 de 2010.

6.2 Tener experiencia mínima de cinco (5) años en servicios de custodia de valores.

6.3 Contar con una calificación de grado de inversión otorgada por una sociedad calificadora de riesgos reconocida internacionalmente. La agencia calificadora de riesgos deberá ser una entidad sujeta a la supervisión de una autoridad equivalente a la SFC.

6.4 Estar regulado y supervisado en el país en el cual se encuentre constituido por una autoridad equivalente a la SFC.

6.5 En adición a lo anterior, el custodio de valores deberá evaluar la exigencia de requisitos adicionales, en particular aquellos que le permitan constatar o asegurar la idoneidad del sub-custodio a contratar, incluyendo el análisis o verificación de al menos los siguientes aspectos relacionados con el mismo:

6.5.1 Fortaleza financiera de la entidad.

6.5.2 Experiencia específica y participación como tal en otros mercados.

6.5.3 Políticas y esquemas de control interno del sub-custodio.

6.5.4 Estándares operativos y grado de automatización de la infraestructura para el ejercicio de la subcustodia.

6.5.5 Calificaciones de riesgo asociadas a la capacidad operativa y estándares de seguridad para desarrollar la actividad de custodia de valores y/o auditorías relacionadas directamente con la capacidad y desempeño de la entidad extranjera como sub-custodio.

7. REGLAS RELATIVAS A LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

7.1 Riesgo operativo

Los custodios de valores deberán ajustar los sistemas de administración de riesgo operativo, con el fin de incorporar las políticas, procedimientos y manuales relacionados con la actividad de custodia de valores, y en particular los siguientes:

7.1.1 Garantizar la comunicación permanente con el custodiado, con el(los) depósito(s) central(es) de valores, las bolsas de valores y los sistemas de negociación de valores y/o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los sistemas de pagos, los bancos y las demás entidades con las cuales tenga relación en virtud de su actividad de custodia de valores. Así mismo, contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los sistemas de comunicación, y que permitan identificar y corregir las fallas acorde con los tiempos establecidos en el plan de contingencia y continuidad del negocio respectivo.

7.1.2 Contar con mecanismos eficientes y seguros que le permitan al custodio de valores validar las instrucciones impartidas por el custodiado contra la información que reciba de las bolsas de valores o los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores, los sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte, los depósitos centralizados de valores y los sistemas de pago, entre otros agentes, con el fin de verificar la información de las operaciones objeto de compensación y liquidación contra las instrucciones del custodiado.

Dichos mecanismos deberán permitir realizar la validación y control de las instrucciones de una manera eficiente y segura de tal forma que el custodio pueda cumplir las operaciones sobre los valores, de acuerdo con los reglamentos del respectivo proveedor de infraestructura.

7.1.3 Establecer mecanismos de seguridad para la administración de la información confidencial del custodiado que se maneja en los equipos, sistemas y redes del custodio de valores. La información enviada como parte de o adjunta a un mensaje de correo electrónico o mensaje digital o electrónico para remitir o recibir información deberá estar cifrada. Tratándose de mensajes físicos o por cualquier otro medio, se deberán implementar medidas de seguridad que impidan el acceso a terceros no autorizados.

7.1.4 Dotar sus terminales, equipos de cómputo y redes con los elementos necesarios que eviten la instalación de programas o dispositivos que capturen la información de sus clientes y de sus operaciones de manera no autorizada.

7.1.5 Disponer de una plataforma tecnológica que soporte eficaz y eficientemente todos los procesos propios de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores, considerando elementos tales como centros de cómputo, equipos centrales, red de comunicaciones, interfaces, canales de servicio, planes de contingencia y continuidad del negocio y mecanismos de seguridad tanto física como de las aplicaciones y de la información, entre otros.

7.1.6 Sincronizar todos los relojes de los sistemas de información de la entidad involucrados en la actividad de custodia de valores, para cuyo efecto se deberá tener como referencia la hora oficial suministrada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.1.7 Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio controlar, entre otras, la fecha límite para el ejercicio de derechos patrimoniales, de los derechos políticos cuando dicho servicio haya sido contratado, y los procedimientos a seguir en caso de incumplimiento de los mismos.

7.1.8 Establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio verificar la anotación en cuenta de los valores y la disponibilidad o saldos de dineros entregados por el custodiado, con el fin de evitar la posibilidad de fraudes internos y externos.

7.1.9 Implementar las medidas necesarias que mitiguen el riesgo de cometer errores en la valoración de los portafolios de inversión administrados por los custodiados, así como en la contabilización, cuando estos servicios hayan sido contratados, con el fin de evitar que se generen o registren precios o valores equivocados en las unidades de inversión de compra o redención y su correspondiente contabilización errada.

7.1.10 Identificar, medir y establecer los controles necesarios a que haya lugar para mitigar cualquier otro riesgo identificado, y así mismo evaluarlos de forma continua, probar y supervisar la adecuación de dichos controles.

7.1.11 En los casos en que se haga uso del sub-custodio internacional, establecer mecanismos y/o procedimientos que le permitan al custodio ejercer los derechos sobre los valores de conformidad con las regulaciones aplicables en jurisdicciones del exterior, y que le permitan controlar y mitigar el riesgo legal asociado al servicio de ejercicio de derechos políticos, entre otros factores de riesgo operativo que se identifiquen en relación con dicho servicio, sin perjuicio de la responsabilidad del custodio respecto de la contratación del sub-custodio.

7.2 Riesgo de crédito

Los custodios de valores que realicen transferencias temporales de valores de las que trata el numeral 3 del artículo 2.37.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, deberán ajustar sus sistemas de administración de riesgos, con el fin de establecer las políticas, mecanismos y/o procedimientos que les permitan evaluar y controlar la exposición a riesgo de crédito que tengan cuando obren como agente para la realización de operaciones de transferencia temporal de valores. En este sentido, el custodio deberá incluir dentro de sus políticas de administración de riesgos, la forma cómo va a controlar la exposición al riesgo crediticio y el manejo de los derechos patrimoniales inherentes a los valores que se encuentren bajo su custodia, cuando ejecute órdenes individuales o genéricas de operaciones de transferencia temporal de valores, así como los procedimientos a seguir para la liquidación de los valores dados en garantía, en caso de presentarse un incumplimiento de las operaciones de transferencia temporal de valores.

7.3 Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo

Las sociedades fiduciarias que van a desarrollar las actividades de custodia de valores deberán efectuar las modificaciones a las políticas, procedimientos y mecanismos, los cuales deberán estar debidamente autorizados por la Junta Directiva, e incorporar los parámetros mínimos que en desarrollo de la actividad de custodia de valores deberán atender para administrar el riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo.

De igual forma, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo XI del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, las sociedades fiduciarias que desarrollen la actividad de custodia de valores estarán obligadas a dar cumplimiento a las disposiciones aplicables a la administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de la relación que establezcan con sus clientes o custodiados no vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Los administradores de FICs, de portafolios de valores de terceros, y de fideicomisos de inversión, según sea el caso, contratantes de la custodia de valores, seguirán siendo responsables de cumplir con las disposiciones aplicables en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo respecto de sus clientes, responsabilidad que en consecuencia no le corresponde al custodio de los valores del respectivo vehículo de inversión administrado por otra entidad vigilada por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.

8. DOCUMENTACIÓN.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

En materia de documentación los custodios de valores deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requerimientos:

8.1 Llevar un registro ordenado de las instrucciones impartidas por el custodiado, que permita verificar la trazabilidad de la operación (fecha, hora, características de la operación, entre otros), el cual deberá ser conservado por un término mínimo de cinco (5) años, y mantenerlo a disposición del custodiado y de la Superintendencia Financiera de Colombia y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado. En caso que la información sea objeto o soporte de una reclamación, queja o cualquier proceso de tipo de judicial, ésta deberá ser conservada hasta el momento que sea resuelto.

8.2 Garantizar la trazabilidad y segregación en el acceso al flujo de información confidencial recibida en razón o con ocasión de los servicios prestados en desarrollo de la actividad de custodia de valores. En desarrollo de lo anterior, se deberán establecer mecanismos que restrinjan el acceso a dicha información confidencial, para que sólo pueda ser usada por el personal autorizado que lo requiera exclusivamente para el desarrollo de la actividad de custodia de valores.

8.3 Conservar todas las comunicaciones que se realicen en desarrollo de la actividad de custodia de valores por un término mínimo de cinco (5) años, y deberá mantenerlas a disposición del custodiado, de la Superintendencia Financiera de Colombia y de los organismos de autorregulación del mercado de valores a los cuales se encuentre afiliado el custodiado.

9. INFORMACIÓN A LOS CUSTODIADOS.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

El custodio de valores deberá como mínimo, en relación con el suministro de información dirigida a los custodiados, atender lo dispuesto en los numerales 8, 9, 11 y 24 del artículo 2.37.2.1.4 del Decreto 2555 de 2010 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen.

Los sistemas o mecanismos de información o consulta que disponga el custodio, ya sean propios o soportados en los mecanismos disponibles a través de los depósitos centralizados de valores o los sub-custodios, según el caso, deberán permitir que el custodiado pueda acceder a la información sobre los movimientos y/o saldos de los valores objeto de custodia y del dinero asociado a las operaciones sobre dichos valores, de acuerdo con la periodicidad o frecuencia establecida en el respectivo contrato celebrado entre el custodio y el custodiado.

Estos mecanismos de suministro de información y consulta deberán cumplir estándares de seguridad y calidad que permitan asegurar la veracidad de la información entregada al custodiado y le faciliten a éste la realización de arqueos periódicos de manera automática.

10. ESTÁNDARES ESPECIALES PARA LOS PROVEEDORES DE INFRAESTRUCTURA.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Las entidades que interactúan con el custodio, en particular, las bolsas de valores, los sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones sobre valores, los administradores de sistemas de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, las cámaras de riesgo central de contraparte y los depósitos centralizados de valores, los sistemas de pagos, los proveedores de precios para valoración y cualquier otro proveedor de infraestructura indispensable para el cumplimiento de la labor de custodia, deberán implementar los ajustes a sus procedimientos, mecanismos, sistemas, y todo aquello que se considere necesario, con el fin de facilitar y permitir al custodio interconectarse o acceder a la información que se requiera para el desarrollo de sus funciones, atendiendo en todo caso el cumplimiento de las normas y reglamentación aplicable a las funciones de cada proveedor de infraestructura.

11. ÓRGANOS DE CONTROL.  <Numeral adicionado por la Circular 15 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>

Los órganos de control del custodio de valores responsables de adelantar las labores de verificación y seguimiento a las actividades de la entidad, dentro de las cuales se encuentra la de custodia de valores, deberán garantizar el cumplimiento de las instrucciones de este Capítulo y demás obligaciones exigibles. Esas instancias deberán informar los resultados de dicha labor a los órganos o instancias competentes o área de administración de riesgos del custodio de valores de manera oportuna.

11.1 Revisoría Fiscal.

El revisor fiscal del custodio, respecto de la actividad de custodia de valores, deberá cumplir con las labores de verificación y control a él asignadas, en virtud de las normas de los sistemas de administración de riesgos aplicables de la actividad de las sociedades fiduciarias, dentro de los cuales se destacan el sistema de administración de riesgo operativo y el sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme con lo dispuesto por la Circular Básica Jurídica, Circular Básica Contable y Financiera y demás disposiciones relevantes en estas materias. Los reportes deberán ser realizados con la misma periodicidad que disponga la normativa vigente en relación con las actividades a cargo de la revisoría fiscal respecto de los negocios o actividades que desarrollan las sociedades fiduciarias. Los reportes del revisor fiscal por lo tanto, deberán incorporar los resultados y análisis correspondientes al desarrollo de la actividad de custodia de valores.

A su vez, el Revisor Fiscal del custodio de valores deberá dar a conocer al Representante Legal de la entidad, los incumplimientos de que tenga conocimiento, sin perjuicio de la obligación de informar inmediatamente sobre ellos y sobre las irregularidades materiales que advierta en el cumplimiento de lo establecido en las normas aplicables, a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces y a la Superintendencia Financiera de Colombia.

11.2 Órgano de control interno

Sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones, la Auditoría Interna del custodio de valores, o quien ejerza el control interno, deberá evaluar periódicamente la efectividad y el cumplimiento de todas y cada una de las labores que se realicen en ejercicio de la actividad de custodia de valores, con el fin de determinar las eventuales deficiencias y explorar sus posibles soluciones. Así mismo, deberá informar los resultados de la evaluación a la unidad o área de administración del riesgo, al comité de riesgos, según sea el caso, y al Representante Legal de la entidad.

Su labor debe contar con procesos de control interno mediante los cuales sea posible verificar la implementación de las metodologías, procedimientos y en general el cumplimiento de todas las reglas aplicables en su funcionamiento, incluyendo especialmente el oportuno flujo de información a la Junta Directiva de la entidad, u órgano que haga sus veces, y al nivel administrativo de la entidad que corresponda.

La Auditoria Interna deberá realizar un seguimiento permanente, adecuado e independiente al cumplimiento de los requisitos, obligaciones, prohibiciones y demás responsabilidades que adquiera el custodio por tal condición. Los informes como resultado de estas auditorías deberán presentarse al menos trimestralmente a la Junta Directiva de la entidad y estar a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia.

11.3 Otras Disposiciones

Las actividades que desarrolle el custodio en virtud del servicio obligatorio establecido en el numeral 2 del artículo 2.37.1.1.2 del decreto 2555 de 2010 deberán entenderse como parte del proceso de compensación y liquidación de las operaciones sobre los valores objeto de custodia. Los desembolsos derivados de las operaciones sobre valores objeto de custodia que se realicen a través de sistemas de compensación y liquidación administrados por entidades autorizadas por la SFC para tal fin, estarán sujetos al régimen aplicable a la actividad de compensación y liquidación de operaciones sobre valores prevista en la normativa vigente.

El organismo de autorregulación de valores al cual pertenezca el custodiado deberá velar por que éste, no obstante suscriba un contrato de custodia con un custodio, cumpla con los deberes y responsabilidades en calidad de intermediario de valores, según corresponda. Para dichos efectos, el organismo de autorregulación de valores tendrá como insumo para su labor toda la información y reportes efectuados por parte del custodio, de acuerdo con lo establecido en el presente Capítulo.

CAPÍTULO CUARTO.

LIBRO ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES Y PRINCIPIOS PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE SOCIEDADES COMISIONISTAS DE VALORES.  

<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>

Los organismos de autorregulación del mercado de valores establecerán los parámetros mínimos que deben cumplir los libros de órdenes que implementen las sociedades comisionistas de valores, con base en lo previsto en el presente Capítulo.

1. PRINCIPIOS A SEGUIR EN EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES.

<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>

1.1. Trazabilidad. Consiste en la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.

1.2. Equidad. Los intermediarios de valores tratarán equitativamente las órdenes realizadas por sus clientes.

1.3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. Los intermediarios de valores deberán informar a sus clientes acerca de las características generales del sistema de registro de órdenes.

2. SISTEMA ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE ÓRDENES SOBRE VALORES.

<Título IX adicionado por la Circular 19 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>

Las sociedades comisionistas de valores deberán implementar un o unos sistemas de registro de órdenes sobre cualquier valor. Dicho sistema o el conjunto de sistemas se denominarán “Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes”.

2.1. Etapas para el tratamiento de órdenes. El Libro Electrónico de Órdenes deberá reconocer las siguientes etapas:

i) Recepción de órdenes.

ii) Registro de órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes.

iii) Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate del mercado mostrador.

iv) Ejecución de órdenes.

v) Procesos operativos posteriores a la ejecución

2.2. Manuales del Libro Electrónico de Órdenes. Las sociedades comisionistas de valores deberán contar con manuales sobre su sistema(s) de registro de órdenes.

Las sociedades comisionistas de valores darán a conocer a sus clientes las características generales de sus manuales respecto su sistema(s) de registro de órdenes y sus respectivas modificaciones.

2.3 Recepción de órdenes. Las sociedades comisionistas de valores tendrán que recibir sus órdenes a través de cualquier medio verificable. Para tal fin no podrán recibir órdenes sin que quede registro de la misma en un medio verificable.

2.4 Órdenes recibidas fuera del horario normal de operación. El comisionista de valores podrá recibir órdenes las veinticuatro (24) horas, siempre que en sus manuales de libro de órdenes haya establecido políticas para el tratamiento de las mismas en cada una de las etapas para el tratamiento de órdenes.

2.5 Contenido de la información en el libro electrónico de órdenes. El contenido de las órdenes ingresadas al sistema del Libro Electrónico de Órdenes deberá incluir toda la información necesaria para el cumplimiento de los principios previstos en el presente Capítulo.

2.6 Interrupciones del sistema de Libro de órdenes. Cuando se presente algún hecho transitorio que impida que el sistema funcione de manera continua, la sociedad comisionista de valores deberá contar con una alternativa para operar en situación contingente. Esta misma deberá permitir auditar las condiciones y el orden cronológico en que fueron ejecutadas las órdenes, y que corresponden en un todo a los términos señalados por los clientes de la firma.

2.7 Ejecución de órdenes. En los manuales del libro de órdenes, los intermediarios de valores establecerán la manera cómo se deben ejecutar las órdenes ingresadas en el Libro Electrónico de Órdenes y que posteriormente se hayan transmitido, con el fin de dar cumplimiento al deber de mejor ejecución. En dichos manuales se deberá establecer los casos en los cuales, de conformidad con el tipo de cliente de que se trate, el volumen de la operación o el medio verificable a través del cual se recibe la orden, no será necesario haber ingresado la orden previamente a su ejecución.

2.8 Procesos operativos posteriores a la ejecución de órdenes. Para la realización de cualquier proceso operativo posterior a la ejecución de operaciones, tanto por cuenta propia como por cuenta de terceros, las sociedades comisionistas de valores deberán incluir en sus políticas, una descripción de sus procesos operativos posteriores. Los procesos mencionados tendrán una secuencia cronológica relacionada con el folio que corresponda a la orden, salvo las excepciones contenidas en el presente Capítulo, y las demás que establezcan los organismos de autorregulación.

El proceso operativo posterior a la ejecución de complementación de información en los sistemas de negociación o de registro de operaciones deberá efectuarse a la mayor brevedad posible, y máximo una (1) hora después de la ejecución. Los organismos de autorregulación de valores podrán exigir el cumplimiento de plazos máximos inferiores para realizar dicha complementación.

2.9 Consolidación de órdenes y fraccionamiento de operaciones. Se podrán ejecutar de manera consolidada órdenes de clientes previamente ingresadas al (los) Libro(s) Electrónico(s) de Órdenes. Para la realización de este tipo de operaciones, los intermediarios de valores que ejecuten órdenes que después sean fraccionadas, deben establecer en sus manuales reglas generales claras de prorrateo o distribución de las órdenes ejecutadas, que eviten conflicto de interés en las operaciones que afecten a dos o más clientes basados en el principio de equidad. Así mismo, deberán determinar criterios claros de tiempo u otros para establecer qué órdenes serán unidas en una operación que después será fraccionada.

2.10 Vigencia de las órdenes. Las órdenes tendrán la vigencia que determine el comitente; en ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea ingresada al Libro (s) Electrónico (s) de Órdenes.

En caso de órdenes con vigencia superior a un (1) día, y mientras éstas no sean ejecutadas, las comisionistas de valores deberán transmitir las posturas correspondientes a cada una de ellas, al inicio de cada sesión de negociación o, en su caso, mantenerlas en el libro electrónico de los sistemas de negociación electrónicos, durante la vigencia de la orden y hasta tanto concluya dicha vigencia o sean ejecutadas, lo que suceda primero.

2.11 Cancelación o corrección de órdenes. Las órdenes impartidas por un cliente podrán ser canceladas del (los) Libro (s) Electrónico (s) de Órdenes o corregidas mediante instrucción impartida por el cliente mediante medio verificable que tenga como fin eliminar o variar una orden que haya sido formulada con anterioridad, siempre y cuando no hayan sido ejecutadas. El comisionista de bolsa de valores deberá establecer el procedimiento para realizar cancelación o corrección de las órdenes, y en todo caso se deberá conservar la información necesaria para hacer trazabilidad de cualquier orden ingresada.

TÍTULO DÉCIMO.

DISPOSICIONES ESPECIALES RELATIVAS A LAS OPERACIONES DE LAS ENTIDADES SEÑALADAS EN EL PARÁGRAFO TERCERO DEL ARTÍCULO 75 DE LA LEY 964 DE 2005 Y DE LOS EMISORES DE VALORES.

CAPÍTULO PRIMERO.

EMISIÓN DE BONOS DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA DE VALORES.

1. AUTORIZACIÓN PARA EMITIR Y COLOCAR BONOS ORDINARIOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores están autorizadas para emitir y colocar bonos ordinarios, previa autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia.

En los eventos en que decidan emitir bonos ordinarios para ser ofrecidos públicamente, deberán observar las disposiciones que rigen la autorización de la oferta pública de valores en el mercado primario, en especial las contenidas en los Libros Primero, Segundo y Cuarto de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010.

2. DESTINACIÓN EXCLUSIVA DE LOS RECURSOS DEL EMPRÉSTITO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Los recursos que obtengan las sociedades comisionistas de bolsas de valores derivados de la emisión y colocación de bonos ordinarios, además, tendrán como única destinación la atención de requerimientos de liquidez.

3. REQUISITOS Y CONDICIONES PARA LA EMISIÓN DE BONOS ORDINARIOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores que pretendan emitir y colocar bonos ordinarios deberán acreditar de manera previa a la autorización correspondiente, el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) La elaboración de un manual que contemple los procedimientos para el manejo de la emisión, los activos en que se mantendrán invertidos los recursos captados, así como los casos en que se podrá acudir eventual y transitoriamente a los mismos.

b) La actualización de sus sistemas de control interno y de gestión y control de riesgos conforme a lo previsto en el numeral 8 del presente Capítulo.

c) La inclusión dentro del Código de Buen Gobierno de la sociedad de normas de conducta especiales para el manejo de emisiones propias, las cuales deberán guardar armonía con lo previsto en el numeral siguiente y con los principios de lealtad, transparencia, reserva, manejo adecuado de la información, profesionalismo y adecuación a la ley.

4. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad comisionista de bolsa de valores que coloque bonos ordinarios deberá abstenerse de realizar respecto de los títulos que integren la emisión correspondiente las siguientes operaciones o actividades:

a) Desarrollar el contrato de comisión para la compra y venta de valores.

b) Recomendar o sugerir a sus clientes la inversión en ellos.

c) Participar en el proceso de colocación de la emisión correspondiente.

d) Realizar operaciones por cuenta propia o con recursos propios.

e) Adquirirlos e integrarlos a los portafolios de valores de terceros que administre.

f) Adquirirlos e integrarlos a los portafolios de las carteras colectivas que administre.

g) La administración de valores.

h) Otorgar préstamos con sus propios recursos para financiar la adquisición de bonos emitidos por ella.

5. INVERSIÓN O REPRESENTACIÓN DEL EMPRÉSTITO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La totalidad del empréstito derivado de la colocación de bonos ordinarios por parte de las sociedades comisionistas miembros de bolsas de valores deberá mantenerse invertido en todo momento, de manera exclusiva, en uno o varios de los siguientes tipos de activos:

a) Depósitos bancarios en cuentas de ahorro o corrientes;

b) Participaciones en portafolios colectivos de adhesión voluntaria que ofrezcan a sus suscriptores o tenedores liquidez a la vista;

c) Títulos o valores de deuda pública interna de alta seguridad y liquidez emitidos por la Nación, entendidos como tales los valores integrantes de aquellas emisiones o referencias de deuda pública interna respecto de las cuales los creadores y aspirantes a creadores de mercado, deban colocar permanente y simultáneamente puntas de compra y de venta en el primer escalón del mercado secundario de Tes Clase B dentro del programa de deuda pública interna, de conformidad con las publicaciones que para el efecto realice el Banco de la República.

d) En otros instrumentos y valores que de manera general y previa autorice la Superintendencia Financiera de Colombia..

6. DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS DEL EMPRÉSTITO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Una sociedad comisionista de bolsa de valores podrá hacer uso de los recursos obtenidos a través de la colocación de bonos ordinarios únicamente en los siguientes eventos: (i) para subsanar problemas transitorios de liquidez originados en el incumplimiento de operaciones por parte de sus contrapartes; (ii) por interrupciones en los sistemas y procesos de compensación y liquidación de operaciones sobre valores; (iii) por interrupciones o fallas en los sistemas de negociación de valores y (iv) para agilizar el proceso de cumplimiento de operaciones que se deban compensar y liquidar el mismo día de su negociación o contratación.

7. RESTITUCIÓN DE LOS RECURSOS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La sociedad comisionista de bolsa emisora que disponga de los recursos obtenidos mediante la colocación de bonos ordinarios deberá restituirlos a los rubros del activo de que trata el numeral 5 del presente Capítulo en el mismo día de su utilización. De no ser posible su restitución dentro del mismo día de su uso, el representante legal de la sociedad deberá informar de manera inmediata sobre dicha circunstancia a la Superintendencia Financiera de Colombia y al representante de los tenedores de bonos, con indicación de las razones que imposibilitaron tal restitución, así como de la fecha en que dicho procedimiento se hará efectivo.

En todo caso, los recursos deberán ser restituidos, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha en que la sociedad comisionista de bolsa dispuso de los mismos.

8. AJUSTES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsas de valores que recurran a la colocación de bonos ordinarios como mecanismo de endeudamiento, deberán ajustar su sistema de control interno mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y mecanismos para el seguimiento y monitoreo de entre otros los siguientes aspectos: (i) asegurar que los recursos obtenidos en las colocaciones de deuda se inviertan y mantengan en los activos autorizados, según lo previsto en el numeral 5 del presente Capítulo; (ii) verificar que los recursos provenientes del empréstito se utilicen únicamente en los eventos permitidos, (iii) determinar que se observen y cumplan de manera cabal los deberes de suministro y revelación de información al mercado y a la Superintendecia Financiera de Colombia, y (iv) verificar que se dé estricto cumplimiento a las prohibiciones y demás disposiciones del presente Título.

9. INFORMACIÓN A LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas de bolsa deberán reportar diariamente a la Superintendencia Financiera de Colombia, vía internet, información acerca del saldo no amortizado de las emisiones de bonos ordinarios que mantengan vigentes, así como sobre los activos en los que se encuentre invertida o representada la porción no amortizada de dichas emisiones, según lo dispuesto en el numeral 5 precedente.

10. REVELACIONES EN TORNO A LAS EMISIONES DE BONOS ORDINARIOS VIGENTES. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Las sociedades comisionistas deberán revelar a través de notas a los estados financieros la siguiente información respecto de las emisiones de bonos ordinarios que mantenga vigentes: (i) el monto total autorizado y colocado de cada emisión; (ii) las series en que se encuentra dividida cada emisión con indicación del monto autorizado y colocado de cada serie, así como de la fecha de redención de los bonos que integran cada serie; (iii) las tasas de interés y forma de pago; (iv) las garantías o avales; (v) los activos en los que se encuentre invertida o representada la porción no amortizada de cada emisión vigente, con indicación de las cuentas contables en las que se encuentran registrados; (vi) el monto o porción no amortizada de cada una de las series en las que se encuentra dividida la emisión, (vii) el monto de los flujos de recursos que demandará el servicio de la deuda (capital e intereses) durante los doce (12) meses siguientes al informe respectivo, (viii) la razón de cobertura del flujo de efectivo, y (ix) las calificaciones de riesgo crediticio otorgadas a la sociedad comisionista emisora o a la emisión correspondiente por las calificadoras de valores autorizadas para el efecto.

Además de todo lo anterior, debe darse cumplimiento de lo previsto en el Libro 16 de la Parte 6 del Decreto 2555 de 2010, y de las demás obligaciones previstas para los emisores de valores.

CAPÍTULO SEGUNDO.

PRACTICAS NO AUTORIZADAS E INSEGURAS DE LOS EMISORES DE VALORES.

<Capítulo adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>

1. PRÁCTICAS ILEGALES, NO AUTORIZADAS E INSEGURAS. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>

En la medida en que pueden constituir contravención a lo dispuesto en los artículos 184 y 185 del código de comercio y el artículo 23 de la ley 222 de 1995, en particular los numerales 2, 6 y 7, los emisores de valores se deben abstener de realizar directa o indirectamente las siguientes conductas:

a) Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes donde no parezca claramente definido el nombre del representante para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades.

b) Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.

c) Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin el lleno de los requisitos establecidos en el artículo 184 del Código de Comercio, para participar en asambleas de accionistas.

d) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.

e) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.

f) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar, convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.

g) Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores, y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma.

En todo caso los administradores o los empleados de la sociedad emisora de acciones, podrán ejercer los derechos políticos inherentes a sus propias acciones y a aquellas que representen cuando actúen en calidad de representantes legales.

2. MEDIDAS CORRECTIVAS Y DE SANEAMIENTO. <Numeral adicionado por la Circular 24 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>

En el evento en que se presente alguna de las situaciones previstas en el numeral anterior se deberá proceder de la siguiente manera:

a) Los administradores deberán devolver a sus poderdantes los poderes que pudieren contravenir lo prescrito en el numeral anterior

b) Los administradores deberán informar a los accionistas que los poderes no podrán conferirse a personas vinculadas directa o indirectamente con la administración o con los empleados de la sociedad.

c) Los administradores no podrán recibir poderes especiales antes de la convocatoria por medio de cual se informe los asuntos a tratar en la asamblea respectiva.

d) Los administradores deberán adoptar todas las medidas necesarias para que los funcionarios de la respectiva sociedad obren con neutralidad frente a los distintos accionistas.

e) Los administradores deberán, previa a la celebración de la asamblea de accionistas, adoptar todas las medidas apropiadas y suficientes para garantizar la participación efectiva de los accionistas en la asamblea y el ejercicio de sus derechos políticos.

f) Las juntas directivas de las sociedades emisoras de acciones estarán obligadas a establecer por escrito medidas apropiadas y suficientes, orientadas a asegurar el cumplimiento de lo establecido en el numeral 1 del presente Capítulo. Tales medidas deberán estar dirigidas a los representantes legales, administradores y demás funcionarios de la respectiva sociedad, para asegurar que estos den un trato equitativo a todos los accionistas de la misma.

g) Para el efecto previsto en el presente numeral, la respectiva junta directiva deberá adoptar por escrito mecanismos de control y deberá diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

h) Los miembros de la junta directiva deberán requerir antes de cada asamblea a los funcionarios responsables de verificar el cumplimiento de los procedimientos a los que se refiere el inciso anterior, con el fin de que se les informe sobre el cumplimiento de lo dispuesto en desarrollo del presente numeral, y tomarán las medidas necesarias para remediar las posibles falencias detectadas por los mencionados funcionarios responsables de la verificación.

i) Las medidas y mecanismos a que se refiere el presente numeral deberán ser informadas por el presidente de la junta directiva al mercado en general, por conducto del Superintendente Delegado para Emisores, Portafolios de Inversión y Otros Agentes de manera previa a la celebración de la respectiva asamblea de accionistas.

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